Organisatiebeheersing: één element van kwaliteitszorg

Transcriptie

1 Organisatiebeheersing: één element van kwaliteitszorg Aanpak inschatting van de maturiteit van de organisatiebeheersing in het Netwerk organisatiebeheersing, 27 oktober 2009 Het Beleidsdomein 2

2 Het Beleidsdomein 3 Afdeling Beleidsontwikkeling WVG Patrick Bedert Staf WVG Kenniscentrum WVG dagelijks verantw. Luc Moens Afdeling Beheersmonitoring WVG Luc Moens Secretaris-generaal van het WVG Marc Morris Afdeling Welzijn en Samenleving dd. Marijke Enghien Het WVG heeft als missie: - Het beleid te ondersteunen van de Vlaamse minister bevoegd voor welzijn, volksgezondheid en gezin - Als een organisatie van experts die elk binnen de eigen inhoudelijke of procesmatige deskundigheid hun kennis opbouwen, onderhouden en ter beschikking stellen van klanten en strategische partners Afdeling VIPA tit. Karine Moykens a.i. Ivan De Boom MOD Afdeling Personeel WVG Anne Vanwalleghem MOD Afdeling Ondersteuning Werking WVG Ivan De Boom 4

3 Tien CAF-verbeteracties voor Kwaliteitszorg over drie assen CAF2006 Zelfevaluatie Strategische doelstellingen managementovereenkomst Applicatie Takenbeheer Leidraad organisatiebeheersing / interne controle Maturiteitsinschatting 6

4 Vanuit verschillende invalshoeken kijken naar één organisatie We hanteren daar al dan niet toe gedwongen - meerdere invalshoeken om acties te beheren, te duiden en erover te rapporteren 7 Maturiteitsinschatting opgelegd Met de beslissing van 30 mei 2008 heeft de Vlaamse Regering bevestigd dat de entiteiten van de Vlaamse overheid moeten streven naar een uitgeschreven en gedocumenteerd systeem van interne controle tegen eind Dit impliceert dat de entiteiten niet alleen aan de hand van een zelfevaluatie beschrijven hoe de organisatiebeheersing binnen het agentschap of departement is opgezet, maar eveneens dat zij de in de zelfevaluatie beschreven beheersmaatregelen documenteren. Het uitgeschreven en gedocumenteerd systeem van interne controle/organisatiebeheersing moet bovendien tegen 2010 voldoen aan niveau 3 *, overeenkomstig het maturiteitsmodel uit de Leidraad Interne Controle/Organisatiebeheersing. * Beheersmaatregelen zijn aanwezig. Zij zijn gestandaardiseerd, gedocumenteerd, gecommuniceerd en worden toegepast ( Do ). 8

5 Pragmatische aanpak ingegeven door WVG? Vaststelling bij CAF-zelfevaluatie 2007: nood aan eenduidige documentatie, eenduidig beeld van de organisatie Matrix Leidraad organisatiebeheersing CAF2006 als sleutel voor documentatie van het beheer van de organisatie Tijdnood én PDcA Opportuniteit van gedeelte werkruimtes in MS SharePoint 9 Ontsluiting van de documentatie Beschikbare documenten, rapporten, Ad hoc: unieke stukken Op permanente basis: Internet/intranetpagina s Webapplicaties Cognos-rapporten Reeksen in gedeelde servermappen en werkruimtes, via verzendlijsten toegankelijk voor Leden Directieraad en hun aangestelden Beleidsdomeinverantwoordelijken IAVA komen in gedeelde werkruimte In documentenbank: Kopie van uniek stuk Exemplarisch stuk van niet toegankelijke rapporten, documentenreeksen, Beschikbaar via een link gekoppeld aan een beheersmaatregel 10

6 Inhoud van de gedeelde werkruimte Lijst met criteria, subcriteria, controledoelstellingen en beheersmaatregelen van de Leidraad Toetsing van elementen van organisatiebeheersing aan de beheersmaatregelen van de Leidraad Documentenbank met kopieën van unieke stukken of met exemplarische stukken die niet vrij toegankelijk zijn Voorlopige suggesties voor verbeteracties 11 Startpagina van de gedeelde werkruimte 12

7 De Leidraad Organisatiebeheersing ontsloten 13 Een document(atie) toetsen aan de beheersmaatregelen 14

8 Overzicht van de toetsing 15 Traject Applicatie ontwikkeld door onszelf in eigen beheer Omzetting van de Leidraad naar een lijst in SharePoint, codering van criteria, Materiaalverzameling binnen de afdelingen en de staf: koppeling aan de codes Opladen in de Toetsing aan de criteria Voorstel van zelfevaluatie en van revisieplanning Individuele zelfevaluatie door leden van de Directieraad a.h.v. het verzamelde materiaal en validatie 16

9 Instrument voor de zelfevaluatie Naar de Leidraad Naar de documentatie 17 Wat vinden we van deze aanpak? De zelfevaluatie blijft een fikse, belastende klus Versleuteling op basis van de matrix CAF2006-Leidraad is absoluut nodig Helpt om hot spots te identificeren in de documentatie over de organisatie. Revisiebeheer is ook beheer van de informatiearchitectuur Is als instrument dienstig om maturiteitsniveau 3 Gedefinieerd na te gaan. Is slechts één niet onbelangrijk element in een traject naar prioriteren van verbeteracties. En daarvoor verkiezen we de CAF2006- methodiek en vooral dynamiek 18