Operationeel sport- en bewegingsmanager

Transcriptie

1 Operationeel sport- en bewegingsmanager SB 4 Uitgeverij Angerenstein profi-leren SB

2 Colofon Titel: Operationeel sport- en bewegingsmanager; SB 4 Isbn: Uitgever: Uitgeverij Angerenstein Postbus CB Arnhem Fax: uitgeverij Angerenstein 2010 Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. No part of this book may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means without written permission from the publisher. 2 Operationeel sport- en bewegingsmanager; SB 4

3 Inleiding Profi-leren SB is een complete serie leermiddelen voor de competentiegerichte kwalificatiestructuur Sport & Bewegen. Profi-leren SB bestaat uit boeken, opdrachten- en beoordelingsmagazijnen én gratis extra digitale content-thema s, verwerkingsopdrachten, een zoekmachine en diagnostische kennistoetsen. Sport & Bewegen niveau 4 Dit boek is één van de boeken voor de nieuwe opleidingen Sport en Bewegen niveau 4. De inhoud van deze boeken is gebaseerd op de werkprocessen uit het competentiegerichte kwalificatiedossier Sport en Bewegen niveau 4. In het schema hieronder staan de boeken en opdrachtenmagazijnen (cobm) van Profi-leren SB. Niveau 4 Bewegingsagoog; SB 4 + COBM (kerntaak 5) Operationeel sport- en bewegingsmanager; SB 4 + COBM (kerntaak 6) BOS-medewerker; SB 4 + COBM (kerntaak 5) SB-projecten coördineren; SB 4 (kerntaak 4) Niveau 3 De sportleider als lesgever; SB 3 & 4 (kerntaak 1 deel A) De sportleider als begeleider; SB 3 & 4 (kerntaak 1 deel B) De sportleider als trainer-coach; SB 3 & 4 (kerntaak 1 deel C) De sportleider als organisator en SB-functionaris; SB 3 & 4 (kerntaken 2 en 3) Trainer-coach; SB 4 + COBM (kerntaak 5) }+ COBM SB 3 Niveau 2 Sport- en bewegingsbegeleider; SB 2 (kerntaken 1+2) + COBM SB 2 Inleiding Inhoud 3

4 Ieder boek bevat die thema s die de sb er-in-opleiding gedurende zijn/haar opleiding veelvuldig moet raadplegen als achtergrondinformatie bij het werken aan bijvoorbeeld: opdrachten; taken; beroepsproducten; prestaties. De thema s van Operationeel sport- en bewegingsmanager; SB 4 Operationeel sport- en bewegingsmanager; SB 4 bevat de volgende 12 thema s: 1 Management en organisatie 2 Strategie en beleid 3 Managementinformatie en besluitvorming 4 Leiderschap 5 Werving en selectie 6 Personeelsmanagement 7 Conflicten op het werk 8 Financiën 9 Marketing 10 Commerciële vaardigheden 11 Inkomsten genereren 12 Beheer, onderhoud en exploitatie Aanvullende thema s staan als digitale content thema s (dc-thema s), op 4 Operationeel sport- en bewegingsmanager; SB 4

5 Sport en Bewegen kent opleidingen op niveau 2 (sport- en bewegingsbegeleider), 3 (sport- en bewegingsleider) en 4 (sport- en bewegingscoördinator). De opleiding tot sport- en bewegingscoördinator heeft vier specialisaties of uitstromen: BOS-medewerker; Trainer/coach; Bewegingsagoog; Operationeel sport- en bewegingsmanager. Dit boek gaat over de specialisatie Operationeel sport- en bewegingsmanager. De formule van de thema s De Profi-leren SB - boeken kennen de volgende formule: Theorie met voorbeelden De thema s bevatten de naslag die relevant is de sb er-in-opleiding. De theorie wordt verlevendigd met voorbeelden uit het sb-werkveld. Aanvullende thema s staan als digitale content thema s (dc-thema s), op Mini-samenvattingen) De theorie is opgehangen aan mini-samenvattingen. Deze mini-samenvattingen zijn voor de school als powerpointpresentatie verkrijgbaar. Tips voor de praktijk Vrijwel ieder thema wordt afgesloten met praktijktips: handvatten voor de sb er-in-opleiding voor bpv en/of werk. Profi-leren SB Op vindt de gebruiker gratis: extra digitale content (dc-thema s), met onderwerpen die minder frequent geraadpleegd hoeven te worden, of thema s waarvan de inhoud te snel verandert. verwerkingsopdrachten bij de thema s; diagnostische kennistoetsen bij ieder thema uit de boeken, waardoor er voor de school een databank met meerkeuzevragen beschikbaar is; een zoekmachine die verwijst naar thema s uit de boeken en/of direct toegang geeft tot thema s die direct gedownload kunnen worden. Inleiding Inhoud 5

6 Verwijzingen In de boeken wordt verwezen naar thema s binnen anderen sb-boeken. Niet naar dc-thema s op omdat de thema s daar wisselend zijn. In alle gevallen kan de lezer via de zoekmachine op of via de trefwoordenlijsten achterin de boeken vinden wat, waar staat. Opdrachten- en beoordelingsmagazijnen SB Naast de boeken zijn er voor de sb-opleidingen competentiegerichte opdrachten- en beoordelingsmagazijnen beschikbaar. Zo n magazijn bevat opdrachten met (competentiegerichte) beoordelingsprotocollen voor het portfolio en een proeve van bekwaamheid. Bij ieder opdracht ziet de leerling welke thema s als naslag dienen bij die opdracht. Dit digitale magazijn is verkrijgbaar met een licentie. Veel plezier en succes in het werken met dit boek. 6 Operationeel sport- en bewegingsmanager; SB 4

7 Inhoud Thema 1 Management en organisatie 1.1 Inleiding Het werkveld en werk van de sportmanager Rollen van de sportmanager Taken van de sportmanager De sportmanager als leider en strateeg Doelen en beleid De omgeving De sportmanager als planner Strategische planning Tactische planning Operationele planning De sportmanager als organisatiebouwer Organisatiestructuur Organisatiecultuur De sportmanager als stuurman Tips voor de praktijk...47 Thema 2 Strategie en beleid 2.1 Inleiding Een beleidsmodel SWOT-analyse en andere beleidsinstrumenten Externe analyse: beleidsinstrumenten Interne analyse: beleidsinstrumenten Strategiekeuze Een veranderstrategie Tips voor de praktijk...72 Thema 3 Managementinformatie en besluitvorming 3.1 Inleiding Adequate managementinformatie Eisen aan managementorganisatie Interne en externe bronnen Communicatienetwerk Gegevens, informatie en communicatie Formeel netwerk Informeel netwerk Effectieve besluitvorming Managen is beslissen Effectieve besluiten BOB-model Besluitvormingsinstrumenten Rationele en intuïtieve aanpak Medezeggenschap Medezeggenschapvormen en rechten Kwaliteitsmanagement Hoe werkt kwaliteitsmanagement? Kwaliteitsinstrumenten Verantwoording Tips voor de praktijk Thema 4 Leiderschap 4.1 Inleiding Begripsbepaling en opvattingen leiderschap Leiderschap en mensvisie Behavioristisch mensbeeld Humanistisch mensbeeld Leiderschap in een organisatiecultuur Leiderschap en leiderschapsstijlen De kenmerken van effectief leiderschap Tips voor de praktijk Thema 5 Werving en selectie 5.1 Inleiding Werving en selectie als onderdeel van personeelsbeleid Afbreukrisico en schaarste Het wervings- en selectieproces De voorbereidingsfase Strategische personeelsplanning Analyseren vacature Uitgangspunten procedure formuleren Functieprofiel formuleren De wervingsfase Interen of extern werven Personeelsadvertenties De sollicitatiefase Inhoud 7

8 5.8 De selectiefase Criteria voor een selectiemiddel Selectiemiddelen Interpreteren en kiezen Aanstellen en inwerken Tips voor de praktijk Thema 6 Personeelsmanagement 6.1 Inleiding Human resource management Human resource management Uitgangspunten en aandachtspunten van HRM Teamrollen Samenwerken in een team Voorwaarden Kwaliteiten Niveau Personeelsinstrumenten Competentiemanagement Opleiding, vorming en training Gespreksvormen Personeelsactiviteiten Burnout Van stress naar burnout Wat is een burnout? Personeelsplanning De middellange termijn planning De korte termijnplanning Tips voor de praktijk Thema 7 Conflicten op het werk 7.1 Inleiding Het arbeidsconflict Soorten conflicten in organisaties Conflicthanteringstijlen Drie modellen Overige factoren die van invloed zijn op de conflicthanteringstijl Conflictescalatie Herkennen van een escalatie Verloop van een escalatie Een escalatie tegengaan De gevolgen van conflicten Bemiddeling Tips voor de praktijk Thema 8 Financiën 8.1 Inleiding Begroting en budgettering Werken met budgethouders Betalingsverplichtingen Resultaat en analyse Verschillenanalyse Kostprijsberekening Standaardkostprijsmethode Direct-costing methode De balans en de resultatenrekening Balans Resultatenrekening Kengetallen Solvabiliteit Liquiditeit Rentabiliteit Tips voor de praktijk Thema 9 Marketing 9.1 Inleiding Wat is een marketingconcept? De product-marktcombinatie Concurrentiestrategieën Segmentatiestrategie Beleid Marketingmix Product Plaats De prijs Promotie Personeel Marktonderzoek Het verzamelen van externe gegevens Het verzamelen van interne gegevens Desk research Field research Statistiek Fasen van statistisch onderzoek Tabellen Grafieken Indexcijfers Andere statistische getallen Tips voor de praktijk Operationeel sport- en bewegingsmanager; SB 4

9 Thema 10 Commerciële vaardigheden 10.1 Inleiding Koopmotieven en verkoopargumenten Het proces van kopen en verkopen Het koopproces Het verkoopgesprek in de IOA-formule Commerciële gesprekken Telefoongesprek Het pioniersgesprek Het afsluitgesprek Onderhandelen De verkooppresentatie Schriftelijke commerciële communicatie Direct mailing Offerte Webteksten schrijven Digitale nieuwsberichten Tips voor de praktijk Thema 11 Inkomsten genereren 11.1 Inleiding Fondsenwerving Geldwervingsacties binnen de vereniging Subsidiëring Sponsoring Organiseren van sponsoring Sponsoring en evenementen Fondsenwerving en communicatie Citymarketing Tips voor de praktijk Thema 12 Beheer, onderhoud en exploitatie 12.1 Inleiding Facilitair management Beheer en exploitatie Verzelfstandiging Professionalisering Inkomsten en uitgaven Verantwoordelijkheid Onderhoud en schoonmaak Onderhoud Schoonmaak Uitleen en (ver)huur Uitleen en verhuur Huren Regels, procedures, aansprakelijkheid en veiligheidsvoorschriften Aansprakelijkheid Regels, procedures en veiligheidsvoorschriften Klachtenregeling Tips voor de praktijk Inhoud 9

10 10 Operationeel sport- en bewegingsmanager; SB 4

11 Thema 1Management en organisatie 1.1 Inleiding Je hebt gekozen om af te studeren als operationeel sport- en bewegingsmanager. In het vervolg van dit boek spreken we van de sportmanager. In dit thema starten we met het geven van een overzicht van het werkveld en de werkzaamheden van de sportmanager. Hij kan terecht komen in een veelheid van functies en werkvelden. Zo kan hij de functie hebben van coördinator binnen een grote sportvereniging of van beleidsmedewerker bij een provinciale sportraad. Wat hij ook doet, in het merendeel van de gevallen is hij zowel een duizendpoot als de spin in het web in een SB-organisatie. Hij heeft enerzijds hart voor en verstand van sport, spreekt de taal van sporters, trainers/coaches, leden, vrijwilligers, bestuurders, klanten en beleidsmakers. Hij heeft oog voor de wensen en behoeften van de klantgroepen binnen de SB-organisatie waar hij werkzaam is. Hij heeft zowel uitvoerende als leidinggevende taken. De sportmanager moet goed kunnen delegeren en mensen aan kunnen sturen en motiveren. Bovendien is hij ondernemend en handelt hij commercieel en bedrijfsmatig. Dit vraagt om het kunnen vervullen van een veelheid aan rollen. In dit thema gaan we in op de belangrijkste rollen van de sportmanager. 1-1 De inhoud van dit thema: 1.2 Het werkveld en werk van de sportmanager 1.3 De sportmanager als leider en strateeg 1.4 De sportmanager als planner 1.5 De sportmanager als organisatiebouwer 1.6 De sportmanager als stuurman 1.7 Tips voor de praktijk Thema 1 Management en organisatie 11

12 1.2 Het werkveld en werk van de sportmanager Sportmanagement is een prachtig vak. De sportmanager richt zich op strategie en beleid, een goede bedrijfsvoering en op de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden. De sportmanager is een goede organisator en beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden. Omdat hij de organisatie ook naar de buitenwereld toe vertegenwoordigt, is hij representatief, sociaal en klantgericht. Hij volgt ontwikkelingen en trends op de voet en kunt zowel op de korte als de lange termijn denken. Het werkveld van de sportmanager is breed. De sportmanager kan in een veelheid van functies terecht komen. Enkele functies zijn: hoofd, coördinator of teammanager binnen een commerciële SB-organisatie; verenigingsmanager; beleidsmedewerker sport en bewegen: - bij een gemeente; - bij een sportbond; - bij een sportservicebureau; accommodatiemanager; (assistent) bedrijfsleider. De sportmanager in overleg 12 Operationeel sport- en bewegingsmanager; SB 4 Operationeel sportmanager.indb :34:51

13 Theo van der Staak is directeur bij het Huis voor de Sport. Theo twittert. Een selectie hieruit: Managementoverleg met gemeentelijke sportraden. De benchmark wijst uit dat onze provincie achter blijft bij de deelname aan seniorensport. We gaan een campagne starten. Overleg gevoerd over een seniorencampagne. Niet alleen het verenigingsleven was uitgenodigd, maar ook commerciële sportaanbieders. Biedt perspectief om een nieuwe impuls te geven aan deze doelgroep. Ook commerciële aanbieders hebben interesse in deze doelgroep. De subsidieregeling ziet er interessant uit en is goed ontvangen. Een groei van 10% moet mogelijk zijn. Helaas is Peter ziek. Moet ik zelf als contactpersoon voor de seniorencampagne optreden. Wel weer eens leuk zo. Weer wat meer met de poten in de klei. Gezellig praatje gemaakt met verschillende klanten tijdens het ontbijtfitness. Het is weer lekker druk. Onze promotiecampagne lijkt aan te slaan. Met het team gesproken over het plan van aanpak voor de seniorencampagne. Peter heeft enkele kansrijke ideeën ingebracht. Deze vragen een goede voorbereiding en uitbreiding van ons team. Ik ga een plannetje uitwerken. Zojuist een goed sollicitatiegesprek gehad met een nieuwe medewerker, Joyce. Zij moet samen met Peter in staat zijn onze seniorencampagne op te zetten en uit te voeren. Als sportmanager heb je uitvoerende, leidinggevende en managementtaken. Je werk is heel afwisselend. Je bent de spin in het web van een sportorganisatie. Je moet daarom veel overleggen. Je moet goed kunnen delegeren en mensen kunnen aansturen en motiveren. Daarnaast regel je praktische zaken en heb je veel direct contact met sporters. Je draagt het beleid van de organisatie uit op de werkvloer. De sportmanager werkt in opdracht van het bestuur of het management en is verantwoordelijk voor de medewerkers van het betreffende organisatieonderdeel. In dit eerste thema gaan we in op management en organisatie. Managen is het gestructureerd en planmatig realiseren van doelen. De manager is de persoon die sturing geeft aan de mensen, de middelen en de processen om deze doelen te realiseren. Thema 1 Management en organisatie 13

14 Managen: het gestructureerd en planmatig realiseren van doelen 1-2 Managers zijn er in allerlei soorten en maten. Organisaties met enige omvang zijn zo georganiseerd dat er verschillende managementlagen zijn. top- midden- lager management In grote sportorganisaties komen we deze drie managementlagen tegen. Vaak zijn sportorganisaties echter zo klein dat het onzinnig is om drie lagen management te onderscheiden. Denk maar eens aan een buitensportorganisatie waar de eigenaar samen met enkele medewerkers alle buitensportactiviteiten verzorgt. In zo n bedrijfje is er één managementlaag. Dus, hoe kleiner de organisatie, hoe minder managementlagen en managers. In iedere managementlaag houdt de sportmanager zich bezig met de doelen van de organisatie. De periode waarbinnen de doelen gerealiseerd moeten worden is verschillend. We onderscheiden doelen voor de korte, de middenlange en de lange termijn. Managementlaag Niveau Doelen Periode Topmanagement Strategisch Lange termijn Meerdere jaren Middenmanagement Tactisch Middenlange termijn Een jaar Lager management Operationeel Korte termijn Weken maanden 14 Operationeel sport- en bewegingsmanager; SB 4

15 Topmanagement Afhankelijk van de grootte van de sportorganisatie wordt het topmanagement meestal gevormd door een directie. De directie geeft de richting aan van de organisatie voor de komende jaren. Hier wordt het strategische beleid vastgesteld. Het management bevindt zich dan ook op het strategische niveau. Het gaat hierbij om afstemming van de organisatie op de omgeving. Middenmanagement Het middenmanagement werkt vanuit jaarlijks vastgestelde doelen. Doelen voor de middenlange termijn noemen we tactische doelen. Op het tactische niveau is het belang van beheersen en organiseren groter. Het tactische niveau is gericht op de interne organisatie. Tevens wordt het lager management aangestuurd en begeleid. Peter is beleidsmedewerker sport en bewegen bij het Huis voor de Sport. Tijdens een overleg komt Peter tot de conclusie dat de sportdeelname van senioren in zijn provincie achter blijft. Tijdens het managementoverleg is dit besproken. Afgesproken is dat de sportdeelname van senioren de komende jaren met 10% moet stijgen. Theo, de directeur van het Huis voor de Sport heeft Peter gevraagd met een plan van aanpak te komen. Peter heeft dit gemaakt en vervolgens is dit goedgekeurd. Peter kan aan de slag. Lager management Het lager management heeft te maken met de doelen voor de korte termijn. Verder geeft deze managementlaag leiding aan de dagelijkse gang van zaken: de operatie. Doelen voor de korte termijn worden operationele doelen genoemd. Dus de managementlaag bevindt zich op het operationele niveau. Theo van der Staak doet twee keer per week aan ontbijtfitness. De sportmanager van het fitnesscentrum zorgt ervoor dat er sportleiders aanwezig zijn, dat de bar geopend is en het ontbijt geregeld is. Ook zal hij moeten regelen dat de leden tijdig de contributie betalen. Deskundigen op het terrein van Management & Organisatie hebben op verschillende manieren het werk van de sportmanager beschreven. Henry Mintzberg beschrijft dit werk in tien rollen en het bijbehorende gedrag. Hij gaat uit van de vraag: wat is een sportmanager? Door het gedrag van de sportmanager te observeren, komt hij tot de conclusie dat de sportmanager onder andere de leider, de woordvoerder en de onderhandelaar van de sportorganisatie is. Thema 1 Management en organisatie 15