Nog te plannen: Boekbespreking Thinka Bor-Reijinga bijeenkomst Rondetafel evenement over BCM

Transcriptie

1 Conceptnotulen Aanwezig : Ron Massink (RM), Thinka Bor-Reijinga (), Chris Ravensbergen (CR), Nick Helgers (NH), Frank Sanders (FS), Arie de Wild (AW), Lourens van der Linden (LL/notulist) Afwezig : -- Datum : 19 mei 2015 Aanvang : uur Locatie : Hogeschool Rotterdam Notulen : versie conceptnotulen Welkom en opening RM heet allen welkom. 2. Mededelingen en ingekomen stukken - Aanbod presentatie Martin van Staveren - Document Role of the auditor in project Proactive Project Auditing toegezonden door Sam Huibers - Mailbericht Sylvestro Lorello, Senior Consultant Aon Global Risk Consulting 3. Jaaragenda 2015 Jaaragenda doorgenomen: Aandachtspunten Tweede lezing C. Coumou Integriteitrisico s. HS R dam 9 juni 2015 ALV + Peter Donk: Digitalisering vs Risicomanagement 18 juni jarige jubileum GvRM + nazomerbijeenkomst september 2015 Jaarlijkse bijeenkomst samen met PvIB 16 september 2015 Matchmaking GvRM en studenten 8 oktober 2015 ALV + onderwerp nog nader te betalen november 2015 Rondetafel evenement over Internal Audit vs Risicomanagement (tien kritieke succesfactoren voor een succesvolle implementatie van risicomanagement) december 2015 Nog te plannen: Boekbespreking Thinka Bor-Reijinga bijeenkomst Rondetafel evenement over BCM Bestuurslid Allen/NH NH RM/AW Allen Allen 4. Status quo GvRM bestuur geeft aan dat ze meer daadkracht van het GvRM-bestuur had verwacht, sinds de toetreding van een merendeel van de bestuursreden. Gevraagd wordt aan de overige bestuursleden, hoe zij tegen de situatie aankijken en wat er moet gebeuren om de afgesproken doelstellingen te behalen. Het betreft: - Waardecreatie - Levenwerving - Evenementen 1

2 Reacties: Als we niet in staat zijn nieuwe leden en oude leden te enthousiasmeren, dan kan dit eind 2015 tot de vraag leiden, of het GvRM na 2015 nog bestaansrecht heeft. De overige bestuursleden geven aan dat dit inderdaad het geval zou kunnen zijn. Conclusie is dat we met nog meer tijd, initiatief en inspanning, het bestuurslidmaatschap gestalte moeten geven. (Besluit) NH RM FS CR LL Geeft aan dat er toch voldoende evenementen zijn georganiseerd en vraagt zich af of het niet verstandig is om te wachten met waardecreatie. Geeft aan ook wel enige zorgen te hebben over de te realiseren doelstellingen. Er wordt wel georganiseerd, doch blijft de effectiviteit sterk achter op de verwachtingen. Het proces verloopt niet genoeg. We moeten doorgaan, met evt. minder aantal activiteiten, maar wel met grotere inspanning, zodat de effectiviteit van onze inspanningen om hoog gat. Vindt dat we focus moeten richten op nieuwe leden. Ons programma moet ook voor een deel worden aangestuurd via social media. Ziet ook wel beweging, maar resultaten zijn niet snel genoeg zichtbaar. We moeten ze z.s.m. zichtbaar maken, pas dan zijn we in staat om een vliegwieleffect te creëren. Om dit te kunnen bereiken moeten we wel zichtbaar zijn op een vernieuwde website waarmee we betrokkenheid en enthousiasme bij de leden losmaken. Verwijst naar zijn memo van dd. 18 mei jl. waarin hij stil staat bij de werving van nieuwe leden, hetgeen sterk is achter gebleven met de verwachtingen die wij als nieuw bestuur eind vorig jaar hadden. Ondanks de goede wil, maken we tot nu toe geen meters en maken we in slechts beperkte mate gebruik van ons netwerk. Een goed voorbeeld is de invulling en de tot nu toe ondernomen stappen van de werkgroepen. De meeste werkgroepen moeten nog beginnen. Bij diverse werkgroepen zijn nog geen trekker, volger en leden benoemd. Het is een kwestie van gewoon zelf doen vanuit een constructieve aanpak. Hoe een verbeteringslag te realiseren: Tijdsbeslag per week, zeker 2 tot 4 uur per week, soms wel 8 uur. Een bestuurslid die geen 2 tot 4 uur per week kan vrijmaken moet zich de vraag stellen of hij wel op deze wijze moet willen blijven doorgaan. AW Waardecreatie en visibiliteit moet worden bereikt Het aandeel wat hij wil leveren bestaat uit: Opstarten van een kennistafel betreffende integriteit waarbij de lezingen van Cees Coumou dienen als basis (Besluit) Een te schrijven stuk over waardecreatie Het organiseren van kleine evenementen waarbij hij docenten van de Hogeschool Rotterdam en de UvA er bij te betrekken. Communicatie via de website enthousiasmeren 2

3 CR Slimmer gebruik maken van anderende organisaties die al veel met risicomanagement doen. (Besluit) Voorbeelden van te benaderen organisaties zijn: Huidige studenten universiteiten (o.a. UvA) Huidige studenten Hogescholen (o.a. Rotterdam en Den Haag) Belangenorganisaties: - NARIM - ASPO - NNR -. NH LL Werk een concreet voorstel uit. Positieve instelling en zelf actie ondernemen vanuit een constructieve aanpak: Goede planning en afstemming van het organiseren van evenementen met een tijdige en goede communicatie naar leden en potentiële leden. Werkgroepen installeren incl. vulling met leden (maak gebruik van gehouden enquêtes van Cees Coumou en LL), opdrachtformulering, plan van aanpak en uitvoering. Eigen netwerken benaderen en uitnodigen / betrekken in werkgroepen en/of evenementen. (Besluit) 5. Werkgroepen stroomlijnen Werkgroep 1: Waardegeneratie Trekker: Arie de Wild 1.1 Onderwijs-Onderzoek-Kennisuitwisseling / Jong GvRM (inclusief: aftasten levensvatbaarheid Jong GvRM ) Duwer: Ron Massink / Frank Sanders Leden: n.t.b. Status werkgroep 19 mei 2015: Insteek is kennisuitwisseling. Dit gebeurd door publicatie whitepapers, vakbladen contact met diverse stakeholders, het voeren van discussies (via social media) en kennis delen van GvRM-leden onderling. Verzoek aan het secretariaat om een database aan te leggen en deze te plaatsen in het afgeschermde deel van de website. (Besluit) 1.2 BCM Trekker: Thinka Bor Duwer: Yvon van de Zalm en/of Lourens van der linden? Leden: Stephan Moormann, n.t.b. 3

4 Status werkgroep 19 mei 2015: benadert naast Stephan Moormann potentiële kandidaten voor deelname aan de werkgroep. 1.3 ERM Trekker: Duwer: Leden: Lourens van der Linden Chris Ravensbergen n.t.b. Status werkgroep 19 mei 2015: Start 16 juni a.s. 1 e bijeenkomst 1.4 Financiële dienstverlening Trekker: Chris Ravensbergen Duwer: Lourens van der Linden Leden: n.t.b. Status werkgroep 19 mei 2015: Start 16 juni a.s. 1 e bijeenkomst Werkgroep 2: Externe contacten en netwerk (incl. wie-is-wie + kennis) inclusief mediamanagement en website Trekker: Chris Ravensbergen Duwer: Thinka Bor of Frank Sanders? Leden: te benaderen: Alan van Ballegooijen en anderen Onderwerp: Breng de meerwaarde die het GvRM voor RM professionals heeft in kaart. 2.1 Status werkgroep 19 mei 2015: Nog op te starten. 2.2 Project auditing / risicomanagement onder de vlag van IIA is namens het GvRM aangehaakt bij deze werkgroep. Werkgroep 3: Coördinatie Jaaragenda (events, ronde tafels, 30-jarig jubileum, enz.) Trekker: Duwer: Leden: Nick Helgers Ron Massink Harrie Janssen, Micha Knippels, Jan Lobbezoo Status werkgroep 1 april 2015: NH heeft contact gehad met Harrie Janssen, Micha Knippels en Jan Lobbezoo. De vergadering heeft gekozen voor de optie Rivieren water De werkgroep is bezig met de voorbereiding. 4

5 In kaart brengen van de uit te nodigen personen voor het 30-jarig jubileum: GvRM-leden, zakelijke partners, netwerk bestuursleden en overige stakeholders. (Actie: allen) 19 mei 2015 besluit genomen om de bijeenkomst open te stellen voor (bestuurs) leden van andere organisaties die raakvlak met risicomanagement hebben P.S. Bij elke werkgroep moet goed nagedacht worden, wat de doelstelling, opdracht, het vertrekpunt of de onderzoeksvraag is. Hierdoor is de kans op een succesvolle afloop het grootst. 6. Bestuur en organisatie ALV Besluit genomen om de datum van de te houden ALV te verplaatsen van 4 juni a.s. naar 18 juni. Leden weten dan ruim van te voren wanneer de ALV wordt gehouden. Actiepunten: 1. NH informeert Peter Donk, spreker voorafgaand aan de ALV op 18 juni a.s. 2. CR regelt de locatie bij de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) 3. LL aankondiging ALV versturen minimaal 4 weken van te voren. 20 mei verstuurd 4. LL stelt agenda op Presentatie RM acties bestuur + bijlagen: Notulen ALV 26 november 2014, financiële stukken (NH) Akkoordverklaring kascommissie (René Scheerman en André van Brunschot) (NH) 7. Communicatie Belrondje Chris (contactpersonen, onderwerpen, tijdpad) belt CR op 3 april op om e.e.a. af te stemmen. CR start in april met zijn belronde en houdt rekening met de belronde die LL en Cees Coumou. In oktober 2014 hebben verricht. (Actiepunt) 7.2 Skype communicatie bestuursleden onderling Afgesproken wordt dat alle bestuursleden voor 4 juni een Skype aansluiting hebben. Op 4 juni om uur hebben bestuursleden overleg via skypeverbinding. 8 Website CR en FS zijn druk bezig om de bouw van de website te begeleiden. Hun verwachting is dat we voor de zomervakantie kunnen starten met een te houden pilot. Enkele weken later moet de website operationeel kunnen zijn. 9 Notulen en rapportages 9.1 Conceptnotulen vergadering 1 april 2015 (Bijlage) Bedrag moet 370,- zijn. - Besluitenlijst: Punt 1 is wel voorgesteld maar niet aangenomen. - Yvonne v.d. Zalm wordt duwer - Punt 3 schrappen - Donata fute of risk actie 4. - De notulen worden door de vergadering goedgekeurd. 5

6 9.2 Besluiten-/Actielijst Lijsten doorgenomen en aangepast. Zie bijlagen. 9.3 Planning 2015 Bestuursvergaderingen: - 4 juni bespreking (skypen) - LL inventariseert de vakanties en op basis hiervan doet hij een voorstel voor een volgende bestuursvergadering. 9.4 Financieel NH heeft stukken t.b.v. AVL naar LL verzonden. De stukken worden als bijlage met de uitnodiging van de AVL meegezonden. 10 Rondvraag en sluiting Wanneer is de eerst volgende bestuursvergadering? Besloten wordt om via Skype te vergaderen op 4 juni 2015 om uur Besluitenlijst 1. Onderwerpen concreet oppakken. (zie overzicht opgesteld door RM)) 2. Bouw nieuwe website Welke organisatie mag de website bouwen? Wat is verder besproken. Wat is de nu de status? Hoe lang duurt de testperiode? Wanneer is de website operationeel? 3. Eigen netwerken benaderen en uitnodigen / betrekken in werkgroepen en/of evenementen. 4. Slimmer gebruik maken van andere organisaties die al veel met risicomanagement doen (NARIM, ASPO, NNR, UvA, Hogescholen) Werk een concreet voorstel uit. 5. Besloten om op korte termijn geen onderzoek naar te verstrekken PE-punten op te starten. Prioriteit voor de rest van 2015 hebben de te realiseren doelstellingen GvRM. 6. Besluit genomen om de datum van de te houden ALV te verplaatsen van 4 juni a.s. naar 18 juni. Leden weten dan ruim van te voren wanneer de ALV wordt gehouden. 6

7 Actielijst Wie Deadline 1. Planning evaluatie functioneren GvRM + bestuur LL 15 sept 2. Back-up archivering herstellen bij Tessa* LL 3. Beoordeling overeenkomst GvRM-Secuur RM//LL 18 juni 4. Check statuten op commerciële belangen/handelingen LL 4 juni 5. Uitwisseling Skype-adressen bestuursleden AW 4 juni 6. In kaart brengen meerwaarde lidmaatschap GvRM CR 18 juni 7. Belrondje Chris met leden CR 18 juni 8. Bouwwebsite CR/ 18 juni 9. Selectie uitnodiging 30 jarig jubileum Allen 18 juni 10. Aanvraag nieuwe LinkedIn licentie + stopzetten oude LL Gereed 11. Opstarten van een kennistafel betreffende integriteit AW? 12. Een te schrijven artikel over waardecreatie AW? 13. Aanhaken bij andere organisaties Allen? 14. Installeren / opstarten Werkgroep ERM LL 16 juni 15. Installeren /opstarten Werkgroep Financiële Dienstverl. CV 16 juni * Herziening herbeoordeling data in kennisbank Data van ooit gepubliceerde whitepapers, vakbladen, contact met stakeholders en gevoerde discussies, worden opnieuw beoordeeld of ze nog actueel en van waarde zijn. Waardevolle data worden in een nieuwe kennisbank geplaatst en beschikbaar gesteld aan de leden op het afgeschermde deel van onze website. 7