Bijlagen behorende bij POP subsidies

Transcriptie

1 EUROPESE GEMEENSCHAP ELFPO Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling: Europa investeert in zijn platteland Bijlagen behorende bij POP subsidies Inhoudsopgave Bijlage 1, Subsidieverplichtingen POP / PMJP 2 Bijlage 2, Uitleg bij Europese voorschriften communicatie POP2 8 Bijlage 3, Voorbeelden informatiebord en plaquette 12 Bijlage 4, Formulier voortgangsrapportage / eindrapportage 14 Bijlage 5, Formulier termijnbetaling / vaststelling van de subsidie 20 Bijlage 6, Registratieformulier uren 25 Bijlage 7, Protocol accountantsverklaring 26

2 EUROPESE GEMEENSCHAP ELFPO Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling: Europa investeert in zijn platteland Bijlage 1 Subsidieverplichtingen POP / PMJP Deze bijlage maakt integraal deel uit van de subsidieverleningbeschikking. Algemene bepalingen 1. De eindbegunstigde/subsidieontvanger voert het project volledig uit conform de bij de aanvraag ingediende projectomschrijving. 2. De activiteiten starten uiterlijk binnen twee maanden na subsidieverlening, tenzij in de beschikking tot subsidieverlening een andere termijn is bepaald. 3. De activiteiten worden afgerond binnen twee jaren na de subsidieverlening, tenzij in de beschikking tot subsidieverlening anders is bepaald. 4. Wijzigingen in het project worden vooraf ter goedkeuring voorgelegd aan de DLG. Wijzigingen in het project kunnen geen betrekking hebben op: de eindbegunstigde/subsidieontvanger tenzij het gaat om rechtsopvolging verhoging van het EU subsidiebedrag. 5. De uitvoering van het project geschiedt in overeenstemming met vastgestelde communautaire wet en regelgeving. Met name van belang zijn de communautaire regels inzake: Aanbesteding; Staatssteun; Milieubescherming. 6. De eindbegunstigde/subsidieontvanger dient zich tijdens de uitvoering van het project tegen risico s te verzekeren. Hiertoe behoort in ieder geval een adequate verzekering tegen de risico s van wettelijke aansprakelijkheid en van brandschade. 7. De eindbegunstigde/subsidieontvanger dient binnen 2 weken na afloop van een trimester een voortgangsrapportage in te dienen conform het formulier voortgangsrapportage. 8. Binnen 3 maanden nadat het project is voltooid dient de eindbegunstigde/subsidieontvanger een aanvraag in tot vaststelling van de subsidie bij de DLG conform het formulier vaststelling van de subsidie.

3 EUROPESE GEMEENSCHAP ELFPO Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling: Europa investeert in zijn platteland 9. De eindbegunstigde/subsidieontvanger is verplicht om minimaal 5 jaar het bereikte doel in tenminste dezelfde staat te handhaven. 10. Het is de eindbegunstigde/subsidieontvanger niet toegestaan verzoeken tot betaling rechtstreeks te richten aan de financiers. 11. Bij in gebreke blijven van een co financier zal de eindbegunstigde/subsidieontvanger zelf verantwoordelijk worden gesteld voor deze nalatigheid van betreffende co financier. 12. De subsidieontvanger mag de subsidie niet aanwenden voor vermogensvorming. Wijziging en intrekking verlening Zolang de subsidie niet is vastgesteld kan de provincie de subsidieverlening intrekken of ten nadele van de eindbegunstigde/subsidieontvanger wijzigen indien: 1. De eindbegunstigde/subsidieontvanger zijn verplichtingen niet nakomt of is nagekomen en de eindbegunstigde/subsidieontvanger nalaat deze tekortkomingen te herstellen binnen de daartoe gestelde termijn; 2. De eindbegunstigde/subsidieontvanger voor de uitvoering van het project verkregen middelen niet kenbaar maakt, welke tot een andere subsidiebeschikking zouden hebben geleid; 3. De eindbegunstigde andere dan kenbaar gemaakte overheidsbijdragen ter zake van het project heeft of zal ontvangen; 4. Sprake is van surséance van betaling of aanvraag daartoe dan wel een faillissement dan wel indien op alle roerende en onroerende zaken van de eindbegunstigde beslag wordt gelegd dan wel indien de aanvrager het vrije verkeer van zijn vermogen heeft verloren, verliest dan wel zal verliezen; 5. De eindbegunstigde zelf aangifte doet als bedoeld in artikel 1 faillissementswet; 6. De rechtspersoon van de eindbegunstigde/subsidieontvanger wordt ontbonden of gewijzigd; 7. De eindbegunstigde heeft gehandeld, handelt of zal handelen in strijd met de eisen van cross compliance (Verordening EC no. 1782/2003), voorzover van toepassing.

4 EUROPESE GEMEENSCHAP ELFPO Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling: Europa investeert in zijn platteland Projectadministratie 1. De eindbegunstigde zal een overzichtelijke financiële en inhoudelijke projectadministratie voeren en hiervan een dossier bijhouden. De financiële administratie is tenminste zodanig ingericht dat de in het projectplan opgenomen begroting en de realisatie van alle rechtstreeks aan het project toe te rekenen kosten en baten, vorderingen, bezittingen en schulden op eenvoudige wijze kunnen worden afgelezen. In het dossier dienen in voorkomende gevallen de volgende relevante documenten en gegevens te zijn opgenomen: Alle bij de aanbesteding van werken, diensten en of leveringen behorende documenten; Alle op het project betrekking hebbende originele facturen, declaraties, betalingsbewijzen, bestellingen, orderbevestigingen en andere relevante documenten; De tijdsplanning en realisatie van het project; Tijdsverantwoording eigen arbeid t.b.v. subsidiabele activiteiten; Alle uitgeoefende en uit te oefenen rechten, verplichtingen en eigendommen betreffende het project; Vergunningen, leges, verklaringen en adviezen; Onderzoeksresultaten (Bijv. bodemonderzoek, MER rapportage); Kadastrale gegevens (kaart en uittreksel); Taxatierapporten; Bewijsmateriaal t.a.v. voorlichting en publicatie, besprekingsverslagen, correspondentie. 2. Het in lid 1 genoemde dossier dient tenminste tot 31 december 2020 te worden bewaard. 3. De subsidieontvanger is verplicht aan de DLG te allen tijde inzage te verlenen in de administratie en alle inlichtingen te verstrekken. Termijnbetalingen Het subsidiebedrag kan in de vorm van termijnbetalingen aan de eindbegunstigde/subsidieontvanger worden verstrekt. Hierbij gelden de volgende bepalingen: 1. Het betaalorgaan kan de eindbegunstigde/subsidieontvanger op diens verzoek termijnbetalingen doen. Voor een termijnbetaling komen gemaakte en betaalde kosten in aanmerking, indien en voor zover zij nog niet in een eerdere termijnbetaling zijn betrokken. Een termijnbetaling bedraagt ten minste 20% van het beschikkingsbedrag of meer dan ,.

5 EUROPESE GEMEENSCHAP ELFPO Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling: Europa investeert in zijn platteland 2. De voortgangsrapportages zijn tijdig ingeleverd. 3. Een verzoek om termijnbetaling wordt ingediend bij de DLG. 4. Een verzoek om een termijnbetaling gaat vergezeld van: Verzoek om termijnbetaling conform het formulier termijnbetaling; Kopieën van facturen samen met betalingsbewijzen of gewaarmerkte kopieën van facturen (bij ontbreken van betalingsbewijzen). Daarnaast dient er door de subsidieontvanger een gewaarmerkt overzicht van inkomsten en uitgaven toegevoegd te worden. Eindafrekening en vaststelling van de subsidie 1. De aanvraag tot subsidievaststelling conform het formulier vaststelling van de subsidie gaat vergezeld van: een financiële specificatie zoals in bijlage 1 van de subsidieverleningbeschikking is aangegeven; bij een subsidiebedrag van meer dan een accountantsverklaring, welke moet zijn ondertekend door een accountant of een accountant administratieconsulent als bedoeld in artikel 2:393, eerste lid, van het Burgerlijk Wetboek. De verklaring moet tenminste voldoen aan de modelverklaring conform het controleprotocol accountantsverklaring; kopieën van facturen en betalingsbewijzen indien geen accountantsverklaring is vereist; een gewaarmerkt overzicht van inkomsten en uitgaven; een proces verbaal van aanbesteding (indien van toepassing); een kopie van de gunningsbrief (indien van toepassing); de laatste voortgangsrapportage c.q. het eindverslag omtrent de realisatie van het project in relatie tot de oorspronkelijke opzet en doelstellingen. Hierbij dient met name aandacht te worden geschonken aan de realisatie van de in de aanvraag beschreven outputindicatoren; een proces verbaal van oplevering van de werken (voor zover van toepassing); nota van notaris en akte (indien er sprake is van overdracht van onroerend goed); bewijsmateriaal t.a.v. publiciteits en voorlichtingsacties.

6 EUROPESE GEMEENSCHAP ELFPO Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling: Europa investeert in zijn platteland Terugvordering van de subsidie De door het betaalorgaan aan de eindbegunstigde/subsidieontvanger uitbetaalde bedragen, hetzij als termijnbetaling hetzij bij de eindafrekening, zijn terstond en zonder ingebrekestelling opeisbaar: voor zover de vastgestelde subsidie lager is dan de reeds uitgekeerde voorschotten; indien de eindbegunstigde/subsidieontvanger zodanig onjuiste of onvolledige informatie heeft verschaft dat bij de beslissing op de subsidieaanvraag een ander besluit zou zijn genomen, indien de juiste gegevens bekend waren geweest; met inbegrip van de wettelijke rente aangaande de EU bijdrage over de periode die aanvangt op het tijdstip van uitbetaling van het subsidiebedrag en die eindigt op het tijdstip van volledige terugbetaling. Grove nalatigheid of opzet De eindbegunstigde/subsidieontvanger kan worden uitgesloten van het recht van gebruikmaking van een subsidieregeling gebaseerd op Verordening (EG) Nr. 1975/2006 van de Europese Commissie. Daarbij geldt het volgende: 1. Indien blijkt dat de eindbegunstigde opzettelijk een valse verklaring heeft afgelegd, wordt de betrokken concrete actie uitgesloten van steun uit het ELFPO en worden alle eventueel reeds voor die concrete actie betaalde bedragen teruggevorderd. 2. Voorts wordt de eindbegunstigde voor het betrokken ELFPO jaar en het daaropvolgende ELFPO jaar uitgesloten van het ontvangen van steun in het kader van dezelfde maatregel. Verplichtingen ter zake van publiciteits en voorlichtingsacties 1. Voorlichtings en communicatiemateriaal Op de titelpagina van publicaties (zoals brochures, folders en nieuwsbrieven) en op aanplakbiljetten over maatregelen en acties die worden medegefinancierd door het ELFPO moet de tekst: Europees Landbouwfonds voor plattelandsontwikkeling: Europa investeert in zijn platteland worden opgenomen. Als het nationale of regionale embleem is gebruikt moet ook de Europese vlag zijn aangebracht.

7 EUROPESE GEMEENSCHAP ELFPO Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling: Europa investeert in zijn platteland Publicaties moeten verwijzingen bevatten naar de instantie die verantwoordelijk is voor de informatie inhoud en naar de minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (LNV) (de aangewezen beheersautoriteit). Voor informatie die beschikbaar wordt gesteld via elektronische middelen (websites) of in de vorm van audiovisueel materiaal gelden dezelfde verplichtingen. 2. Informatieborden en informatieplaquettes Bij infrastructuurvoorzieningen waarvan de totale kosten meer dan euro bedragen moet eindbegunstigde/subsidieontvanger een informatiebord oprichten. Wanneer de totale kosten tussen de euro en euro bedragen moet eindbegunstigde/subsidieontvanger een informatieplaquette aanbrengen. Op het informatiebord en de informatieplaquette moeten worden opgenomen: - een beschrijving van het project/de concrete actie; - de Europese vlag; - de tekst: Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling: Europa investeert in zijn platteland ; - voor in het kader van as 4 Leader gefinancierde acties en maatregelen, tevens het Leader logo. Ook bij de lokalen (gebouwen) van een in het kader van as 4 Leader gefinancierde plaatselijke groep wordt een informatieplaquette aangebracht. Ten minste 25% van de oppervlakte van het informatiebord en de informatieplaquette moet worden gebruikt voor de Europese vlag en de bovengenoemde tekst. De vlag dient te worden uitgevoerd in de Europese kleur blauw (pantone reflex blue) en geel (pantone reflex yellow). Zie de EU website 3. Publicatie projectgegevens op website DLG De projectgegevens worden gepubliceerd op de website van de DLG. De begunstigde levert voor deze website een digitale foto van het project aan. Deze verplichtingen zijn een integrale weergave van de verplichtingen die zijn opgenomen in de Subsidieregeling vitaal Gelderland 2008 (SvG 2008), de Algemene subsidieverordening Gelderland 1998 (AsG 1998) en de kaderverordening (EG) nr: 1698/2005 Plattelands Ontwikkelingsprogramma (POP).

8 Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling: Europa investeert in zijn platteland Europese voorschriften voor schriftelijk en digitaal informatiemateriaal Waarom dit document? De voorlichting en publiciteit over het Plattelandsontwikkelingsprogramma (POP2) zijn gebonden aan voorschriften van de Europese Commissie 1. Dit betekent dat er regels zijn voor o.a. het gebruik van het EU-logo, het plaatsen van informatieborden of plaquettes bij fysieke investeringen, en het vermelden van de slagzin van het Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling (ELFPO) waaruit POP2 wordt gefinancierd. Hiermee wil Europa de rol van de Gemeenschap onder de aandacht brengen van het grote publiek en de financiële bijdrage van het ELFPO duidelijk maken. Als u groen licht heeft gekregen voor uw subsidieaanvraag, is het belangrijk om te weten welke communicatievoorschriften er zijn. Deze voorschriften maken namelijk deel uit van de subsidievoorwaarden. In dit document worden de Europese regels voor communicatie en voorlichting over POP2 in het kort uitgelegd. 1 Deze voorschriften staan in de plattelandsverordening (EG) nr. 1698/2005 en de bijbehorende uitvoeringsverordening (EG) nr. 1974/2006, te vinden op:

9 Europese voorschriften voor schriftelijk en digitaal informatiemateriaal Uitleg Gebruik van logo en slagzin Voor het communiceren over projecten die medegefinancierd worden door POP2 (en daarmee met geld uit het ELFPO), geldt dat alle communicatiemiddelen altijd de volgende twee elementen moeten bevatten: Het logo van de Europese Unie (de Europese vlag); De slagzin waarmee de rol van het ELFPO wordt uitgelegd. Hieronder staan beide elementen weergegeven: Het logo van de Europese Unie De slagzin van het ELFPO Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling: Europa investeert in zijn platteland. Als het gaat om een Leader-project, dan moet ook het Leader-logo worden getoond: Het Leader-logo

10 Voorlichtings- en communicatiemateriaal In onderstaande tabel ziet u hoe de verplichte elementen in voorlichtings- en communicatiemateriaal verwerkt moeten worden: Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling: Europa investeert in zijn platteland. Vermeld altijd de Europese vlag en de slagzin van het ELFPO op de titelpagina van een publicatie of op de homepage/beginpagina van uw website. Als het gaat om een Leader-project, vermeld dan ook het Leader-logo. De Europese vlag en de slagzin moeten ook worden vermeld als u ze combineert met een afbeelding van de Nederlandse of een regionale vlag. Vermeld in of op uw publicaties altijd wie de verantwoordelijke is voor de informatieinhoud. Verwijs in de tekst van uw brochure of website altijd naar het Ministerie van LNV. Dit Ministerie is eindverantwoordelijk voor het Plattelandsontwikkelingsprogramma in Nederland. Gebruik bijvoorbeeld de volgende zin: Het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (LNV) is eindverantwoordelijk voor POP2 in Nederland. Ook kunt u het logo van het ministerie gebruiken. Voor meer informatie over het ELFPO zie Breng op websites altijd een link aan naar het Ministerie van LNV: Plaats op uw website altijd een link naar de website van het Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling:

11 Het plaatsen van informatieborden en plaquettes bij projecten Of u bij uw fysieke investering een informatiebord of juist een plaquette moet plaatsen, hangt af van de hoogte van het investeringsbedrag. Zie onderstaande tabel: Investering Alle fysieke investeringen < ,-* Lokalen en gebouwen van Lokale Actiegroepen (Leader) Infrastructuurvoorzieningen > ,- Communicatiemiddel Informatieplaquette Informatieplaquette Informatiebord Op de informatieborden en -plaquettes moeten de volgende zaken staan: Een beschrijving van het project of de concrete actie; De Europese vlag; De slagzin van het ELFPO. Die elementen moeten tezamen ten minste 25% beslaan van het oppervlak van het informatiebord of de informatieplaquette. *In de Europese uitvoeringsverordening staat dat een informatieplaquette verplicht is voor infrastructuurvoorzieningen van ,- tot ,- maar in Nederland worden informatieplaquettes geplaatst bij fysieke investeringen van 0,- tot ,-. Openbaarmaking persoonsgegevens Het Ministerie van LNV maakt volgens voorschrift van de EU ten minste jaarlijks een lijst met de begunstigden openbaar die steun ontvangen in het kader van het programma plattelandsontwikkeling, de namen van de betrokken concrete acties en de voor die acties toegekende bedragen aan overheidssteun. Wanneer u subsidie ontvangt vanuit POP2, zal uw subsidie ook in deze lijst worden opgenomen. Hiervoor hoeft u zelf verder niets te doen. Provinciale POP-maatregelen: gegevens voor provinciale website Als u subsidie ontvangt in het kader van provinciale POP-maatregelen, dan komen de projectgegevens (o.a. foto project, naam project, locatie, omschrijving project, bijdrage POP/totale projectkosten) op de website van de provincie te staan. Als begunstigde moet u daar een digitale foto voor aanleveren. Uitgezonderd projecten Programma Beheer. De Europese vlag U kunt de Europese vlag downloaden in jpg-formaat (voor websites) en eps-formaat (voor drukwerk) vanaf de volgende website: De grafische specificaties van de Europese vlag kunt u vinden in het grafisch handboek van de EU op:

12 Projectnaam Ruimte voor soort werkzaamheden In opdracht van: Directie: Uitvoering: Beheer: Projectmanagement: informatie: telefoonnummer Ruimte voor: Eventueel logo DIT PROJECT WORDT MEDEGEFINANCIERD DOOR Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling: Europa investeert in zijn platteland. maten: in mm Lettertype: Frutiger normaal Projectnaam: H-hoogte 150 mm (610 pt vet) Infonr.: H-hoogte 72 mm (295 pt) Overige tekst: H-hoogte 102 mm (420 pt) Hoogte x breedte verhouding van het totale bord: 3,1 x 4 kleuren: Europees logo: sterren en tekst: achtergrondkleur: onderste plank: PANTONE YELLOW pms process yellow 100% PANTONE REFLEX BLUE C100 M80 Y0 K0

13 15 Gedenkplaat / Plaquette IS MEDE MOGELIJK GEMAAKT MET FINANCIERING DOOR: Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling: Europa investeert in zijn platteland. Europees logo: sterren en tekst: PANTOME YELLOW (C0 M0 Y100 K0) tekstgrootte punt 90 achtergrondkleur: PANTONE REFLEX BLUE (C100 M80 Y0 K0) Maten in centimeters

14 EUROPESE GEMEENSCHAP Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling niet door aanvrager in te vullen: datum ontvangst: par. ontvangst: POP/ILG nummer: Projectnaam: Voortgangsrapportage / Eindrapportage Op welke periode en jaar heeft dit verslag betrekking?. Dit betreft een: voortgangsrapportage (deel A, B, D en E invullen) eindrapportage (deel A, C, D en E invullen) A A1 ALGEMEEN algemene gegevens aanvrager Aanvrager / aanvragende instantie Naam Hr./mevr. *) Straat en huisnummer Postcode en plaats Postbus Postcode en plaats Telefoon Telefax (Post )bankrekening Naam en telefoon contactpersoon E mailadres contactpersoon Hr./mevr. *) Naam gemachtigde Naam project POP/ILG nummer (zie beschikking) *) doorhalen wat niet van toepassing is NB. Deze rapportage dient te worden ingediend uiterlijk 14 dagen na afloop van de betreffende periode. Voortgangsrapportage eindrapportage

15 B B1 VOORTGANG projectvoortgang Besteed aandacht aan de volgende aspecten: Voortgang van het project ten opzichte van de planning Verwachte verdere doorlooptijd en de invloed van de knelpunten daarop Beschrijving van de verrichte werkzaamheden/activiteiten Tot nu toe gerealiseerde deel van de output (beschrijving) aan de hand van de indicatoren uit de verleningsbeschikking Verwachte realisatie van de ILG prestatiedoelen Verwachte realisatie van de geplande einddatum Ondernomen activiteiten met betrekking tot voorlichting en publiciteit (Voeg ter bewijs kopieën bij van persberichten, nieuwsbrieven et cetera) Voortgangsrapportage eindrapportage

16 B2 kasplanning Voortgang en prognose van te declareren bedragen (Verplicht invullen) Om een goede inschatting te kunnen maken van het totaalbedrag dat in verschillende boekjaren voor alle projecten gedeclareerd zal worden, is het voor het team Subsidies en Financieringen van belang dat u onderstaande tabel zo nauwkeurig mogelijk invult. U wordt gevraagd een inschatting te maken van de bedragen die u in de opeenvolgende boekjaren verwacht voor uw project te gaan besteden; het gaat hierbij om de totale kosten voor uw projecten en niet om het subsidiebedrag. (bedragen in euro s) (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) Projectonderdeel Begrote kosten Reeds gedeclareerd Nog te declareren in huidig boekjaar Nog te declareren in volgend boekjaar Nog te declareren in daaropvolgende boekjaren Verwachte totale uitgaven (c+d+e+f) TOTALE KOSTEN Toelichting op tabel B2 kasplanning Hieronder staat aangeven welke gegevens in tabel B2 per kolom (a t/m g) ingevuld dienen te worden. a. Neem de projectonderdelen (kostensoorten) uit bijlage 1 van de subsidieverleningsbeschikking over. b. Conform bijlage 1 van de subsidieverleningsbeschikking. Het gaat hier om de begrote kosten per projectonderdeel en dus niet om het subsidiabele bedrag per projectonderdeel. c. Kosten die reeds zijn gedeclareerd bij het team Subsidies en Financieringen a.d.h.v. formulier aanvraag termijnbetaling (ongeacht of deze termijnen reeds door het team Subsidies en Financieringen aan u zijn uitbetaald). d. Kosten die nog dit boekjaar gedeclareerd worden bij het team Subsidies en Financieringen. LET OP: Het EU boekjaar loopt van 16 oktober tot en met 15 oktober. In verband met administratieve afhandeling van een vaststellingeverzoek resp. termijnbetalingsverzoek dient dit verzoek voor 1 augustus resp. 1 september van dat jaar bij het team subsidies en Financieringen te zijn ingediend. e. Projectkosten die u in het volgend boekjaar verwacht te declareren vult u bij kolom (e) in. Voorbeeld: Wanneer u deze tabel invult in jaar X en u verwacht declaraties voor gemaakte kosten in te dienen bij het team Subsidies en Financieringen na 1 augustus/september van hetzelfde jaar X, dan schuiven deze kosten door naar het volgend boekjaar. Deze kosten worden dan uitbetaald in jaar X+1. In dit geval vult u deze kosten in kolom (e) in. f. In navolging op de uitleg bij kolom (e) worden alle jaren na X+1 bedoeld. g. De totale te verwachte kosten van het project. Hiertoe worden de kosten uit kolom (c) + (d) + (e) + (f) per projectonderdeel bij elkaar opgeteld. De kosten in kolom (g) kunnen afwijken van de kosten uit kolom (a) begrote kosten, bijvoorbeeld bij een gunstige aanbesteding. Voortgangsrapportage eindrapportage

17 B3 wijzigingsverzoek (voor zover nog niet eerder gedaan en goedgekeurd) De voortgangsrapportage kan ook worden gebruikt om voorziene wijzigingen in het project te laten goedkeuren. Daartoe dient blok B3 te worden ingevuld. Onvoorziene wijzigingen moeten achteraf en onverwijld aan de Provincie worden doorgegeven. Indien geen sprake is van een wijzigingsverzoek, kan B3 worden overgeslagen! 1. Wordt een aanzienlijke afwijking voorzien van de projectbegroting zoals aangegeven in bijlage 1 van de subsidieverleningsbeschikking? Geef die dan hiernaast aan met vermelding van de reden. N.v.t. Afwijkingen: Reden: 2. Wordt een aanzienlijke afwijking voorzien van de financiële planning zoals aangegeven in bijlage 1 van de subsidieverleningsbeschikking (B2, kolom 2)? Geef die dan hiernaast aan met vermelding van de reden. N.v.t. Afwijkingen: Reden: 3. Is er sprake van andere afwijkingen van het projectplan, geef dan aan waaruit die bestaan (bijv. uitloop werkzaamheden, andere output etc.) en wat de reden is. N.v.t. Afwijkingen: Reden: Voortgangsrapportage eindrapportage

18 C C1 EINDRAPPORTAGE projectafsluiting Besteed aandacht aan de volgende aspecten: Beschrijving van de verrichte werkzaamheden/activiteiten na indienen van de laatste voortgangsrapportage Eventuele gemotiveerde afwijkingen ten opzichte van het projectplan en hoe hiermee is omgegaan en aangeven of deze afwijkingen reeds eerder bij een voortgangsrapportage zijn gemeld. Gerealiseerde ILG prestatie Gerealiseerde EU output Gerealiseerde einddatum Ondernomen activiteiten met betrekking tot voorlichting en publiciteit C2 financiële eindsituatie (bedragen in euro s) Projectkosten Begrote kosten Werkelijke kosten Totale kosten Voortgangsrapportage eindrapportage

19 D BIJLAGEN Voeg relevante officiële bewijsstukken toe (voor zover nog niet eerder aangeleverd en voor zover van toepassing) zoals: Proces verbaal van aanbesteding Kopie van gunningsbrieven Revisietekeningen Bewijzen van publiciteits en voorlichtingsactiviteiten, zoals persberichten (in geval van een eindrapportage) Kaartje met de uiteindelijke ligging van de gerealiseerde objecten (in geval van een eindrapportage) E ONDERTEKENING DOOR AANVRAGER OF DAARTOE GEMACHTIGDE Aldus naar waarheid ingevuld, (plaats) (datum) (naam) (handtekening) (functie) (organisatie) Voortgangsrapportage eindrapportage

20 EUROPESE GEMEENSCHAP Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling (ELFPO) niet door aanvrager in te vullen Datum ontvangst: par. ontvangst POP of ILG nummer Projectnaam: Dit betreft een aanvraag voor: termijnbetaling subsidie/ aanvraag verlening voorschot (deel A, B, C en E invullen) vaststelling van de subsidie (eindafrekening) (deel A, B, D en E invullen) A. GEGEVENS AANVRAGER/AANVRAAG Naam Straat en huisnummer Postcode en plaats Postbus Postcode en plaats Telefoon Telefax E mail adres (Post )bankrekening Naam en telefoon contactpersoon E mailadres contactpersoon Hr./mevr. *) *) doorhalen wat niet van toepassing is Naam project POP/ILG projectnummer (zie subsidieverleningbeschikking) Documentnaam: Aanvraagformulier termijnbetaling of subsidievaststelling Versie d.d. 17 april 2008

21 Totale baten 2) EUROPESE GEMEENSCHAP Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling (ELFPO) B. FINANCIËN B1. Financiële projectgegevens 1. Is de aanvrager BTW verschuldigd op dit project? Ja Nee 2. Kan de aanvrager deze verschuldigde BTW verrekenen bij de belastingdienst? Ja Nee B2. Kostenoverzicht Overzicht van de gemaakte projectkosten ten opzicht van de begroting conform bijlage 1 van de subsidieverleningbeschikking. Indien het gaat om een vaststellingsverzoek , 1 dient u het onderstaande kostenoverzicht bij voorkeur door de accountant te laten waarmerken, of anders te zorgen voor een door de accountant gewaarmerkt kostenoverzicht als bijlage. Bedragen in euro s vermelden Projectkosten Begrote kosten (conform Realisatie van de kosten tot BTW bedrag (gebruik de kostensoorten uit bijlage 1 van de subsidieverleningbeschikking) bijlage 1 van de subsidieverleningbeschikking) nu toe (Betaalde facturen excl. BTW) Totale bruto kosten Totale netto kosten 1. Hebben zich wijzigingen voorgedaan in de projectbegroting? Ja/nee Zo ja, geef hieronder aan waaruit de wijzigingen bestaan. 2. Hebben zich wijzigingen voorgedaan in de projectfinanciering? Ja/nee Zo ja, wat houden deze wijzigingen concreet in? 3. Is voor bovenstaande wijziging(en) reeds een wijzigingsverzoek ingediend? Ja/nee C AANVRAAG TERMIJNBETALING 1 Afhankelijk van de betreffende provinciale verordening kan dit bedrag ook lager dan zijn. 2 Onder baten worden verstaan: inkomsten die direct uit een project voortvloeien, bijvoorbeeld inkomsten uit de verkoop van een folder die i.h.k.v. het project is geproduceerd. Het gaat dus niet om subsidies van derden. Documentnaam: Aanvraagformulier termijnbetaling of subsidievaststelling Versie d.d. 17 april 2008

22 BTW (voor zover deze niet kan worden verrekend) 3 + EUROPESE GEMEENSCHAP Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling (ELFPO) C.1. Kostenoverzicht termijnbetaling Aanvrager vraagt een termijnbetaling van subsidie aan op grond van onderstaande opgave. Deze termijnbetaling dient in overeenstemming te zijn met de subsidieverplichtingen onder artikel 4 van de algemene subsidieverplichtingen (zie bijlage 2 subsidieverleningbeschikking). Het totaal van de gemaakte kosten dat in de tabel hieronder wordt ingevuld, moet overeenstemmen met het totaal van de facturen die worden ingediend. Gemaakte kosten waarvoor termijnbetaling wordt aangevraagd (excl. BTW) Bedragen in euro s vermelden Totaal (bruto kosten) Ontvangen baten behorend bij hierboven aangegeven kosten 4 Totale netto kosten C.2. Bijlagen bij termijnbetalingverzoek Voeg de noodzakelijke bijlagen toe, zoals hieronder vermeld. Een incompleet betalingsverzoek kan niet door het team Subsidies en Financieringen in behandeling worden genomen! De navolgende bijlagen zijn verplicht: Facturenoverzicht Kopieën van facturen samen met betalingsbewijzen of alleen gewaarmerkte facturen 5. Proces verbaal van aanbestedingen (voor zover van toepassing) Kopie van gunningsbrieven (voor zover van toepassing) Kopie notarisnota grondverwerving (voor zover van toepassing) bijgevoegd 3 Ook gemeenten kunnen hier de BTW opgeven. 4 Onder baten worden verstaan: inkomsten die direct uit een project voortvloeien, bijvoorbeeld inkomsten uit de verkoop van een folder die i.h.k.v. het project is geproduceerd. Het gaat dus niet om subsidies van derden. 5 Of kopieën van facturen bijvoegen samen met de betaalbewijzen. Of gewaarmerkte kopieën van de facturen bijvoegen; de aanvrager moet dan binnen 2 weken na ontvangst van de termijnbetaling de betaalbewijzen overleggen. Waarmerking van een factuur geschiedt middels dag en ondertekening en door onder vermelding van naam en functie te verklaren dat de factuur betaald wordt, zodra de termijnbetaling ontvangen is. Documentnaam: Aanvraagformulier termijnbetaling of subsidievaststelling Versie d.d. 17 april 2008