Controleprotocol algemene subsidieverordening gemeente Hoogeveen

Transcriptie

1 Controleprotocol algemene subsidieverordening gemeente Hoogeveen Inhoud 1. Inleiding Wettelijk kader Object van controle Relevante geldstroom Betrokken partijen Controle- en toezichtstructuur Doel Procedure 3 2. Reikwijdte accountantsonderzoek Onderzoeksaanpak Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid Normenkader 6 3. Rapportages accountantsonderzoek Model accountantsverklaring 7 Modeltekst goedkeurende accountantsverklaring 8 Model 2 : Controleprotocol algemene subsidieverordening gemeente Hoogeveen pagina 1 van 8

2 1. Inleiding Op grond van de Algemene subsidieverordening (ASV) van de gemeente Hoogeveen verstrekt het college van Burgemeester en Wethouders subsidies. Bij alle aanvragen tot subsidievaststelling hoger of gelijk aan ,= waarvan het college heeft bepaald dat een accountantscontrole als bedoeld in artikel 4:78 en 4:79 Algemene Wet Bestuursrecht (Awb) is vereist, is een accountantscontrole als bedoeld in artikel 4:78 en 4:79 Awb vereist. Ten behoeve van deze accountantscontrole heeft het college van de gemeente Hoogeveen dit controleprotocol vastgesteld. Dit controleprotocol is bestemd voor de accountant van de ontvanger van een door de gemeente Hoogeveen verleende subsidie die een subsidievaststelling indient hoger of gelijk aan ,=, waarvan het college heeft bepaald dat een accountantscontrole als bedoeld in artikel 4:78 en 4:79 Awb is vereist. De subsidieontvanger is verantwoordelijk voor het ter kennis stellen van dit controleprotocol aan de accountant. 1.1 Wettelijk kader U hebt op grond van de ASV van de gemeente Hoogeveen en de Awb een beschikking tot subsidieverlening ontvangen. De beschikking bevat een omschrijving van de activiteiten waarvoor subsidie wordt verleend alsook de verplichtingen die uw organisatie zijn opgelegd in de uitvoering en verantwoording van de subsidie. Dit protocol moet worden gezien als aanwijzing over de reikwijdte en intensiteit van de controle als bedoeld in art.4:79, tweede lid, Awb Object van controle De gemeente Hoogeveen wil zekerheid over zowel de juistheid van de jaarrekening van een subsidieontvanger als over het feit of de door de gemeente Hoogeveen verstrekte subsidiegelden in overeenstemming met de regels (subsidievoorwaarden) zijn besteed. De subsidieverplichtingen kunnen expliciet zijn opgenomen in de beschikking tot verlening en/of uitvoeringsovereenkomst, maar in de beschikking kan ook verwezen worden naar de betreffende regelgeving waarin de subsidieverplichtingen zijn opgenomen. De in de verleningsbeschikking opgenomen verplichtingen vormen tezamen met uw aanvraag tot subsidievaststelling het object van de controle Relevante geldstroom De beschikking tot subsidieverlening vermeldt het bedrag van de (maximale) subsidie en de wijze waarop dit bedrag wordt bepaald. De beschikking tot subsidievaststelling stelt het bedrag van de subsidie vast en geeft aanspraak op betaling van het vastgestelde bedrag overeenkomstig afdeling van de Awb. Het bedrag in de aanvraag tot subsidievaststelling is bepalend voor de toepassing en uitvoering van de accountantscontrole. Model 2 : Controleprotocol algemene subsidieverordening gemeente Hoogeveen pagina 2 van 8

3 1.1.3 Betrokken partijen College: het college van burgemeester en wethouders van Hoogeveen Aanvrager: de rechtspersoon, die in aanmerking wil komen voor het ontvangen van subsidiegelden Instelling: een rechtspersoon, met volledige rechtsbevoegdheid, die krachtens haar statutaire doelstelling zonder winstoogmerk werkzaam is in een aanwijsbaar belang van het maatschappelijk welzijn in en ten behoeve van (een deel van) de inwoners van de gemeente Hoogeveen Accountant: een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek aan wie de subsidieontvanger (subsidieaanvrager) de opdracht geeft tot onderzoek van het financiële verslag dat bij de aanvraag tot subsidievaststelling moet worden overgelegd Controle- en toezichtstructuur Bij alle aanvragen tot subsidievaststelling hoger of gelijk aan ,=, waarvan het college heeft bepaald dat een accountantscontrole als bedoeld in artikel 4:78 en 4:79 Awb is vereist, is een accountantscontrole als bedoeld in artikel 4:78 en 4:79 Awb vereist. U bent verplicht om zonder enig voorbehoud alle gegevens te verstrekken die in verband met de subsidieverstrekking door of namens het college worden gevraagd. U bent daarnaast verplicht om te allen tijde aan het college of aan door hen aangewezen personen inzage te verlenen in uw boeken en administratie. 1.2 Doel Het doel van dit controleprotocol is het verkrijgen van zekerheid over de besteding van de subsidie en het voldoen aan de gestelde voorwaarden die verbonden zijn aan de subsidie. 1.3 Procedure De subsidieontvanger (subsidieaanvrager) geeft opdracht tot onderzoek van het financiële verslag en de naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen aan een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. De subsidieontvanger stelt dit controleprotocol ter kennis aan de accountant. Naast de richtlijnen in dit controleprotocol worden bij de accountantscontrole (uiteraard) de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (RAC) inachtgenomen. De accountant stemt zijn bevindingen inzake de uitgevoerde accountantscontrole af met en rapporteert aan zijn opdrachtgever, de subsidieontvanger. De instelling verstrekt zonder enig voorbehoud alle gegevens die in verband met de subsidieverstrekking door of namens het college worden gevraagd, waaronder tevens valt dossierinzage door de eventuele reviewer namens de gemeente Hoogeveen van de accountantswerkzaamheden betreffende de afgegeven accountantsverklaring. Model 2 : Controleprotocol algemene subsidieverordening gemeente Hoogeveen pagina 3 van 8

4 2. Reikwijdte accountantsonderzoek 2.1 Onderzoeksaanpak De onderzoeksaanpak is in principe de verantwoordelijkheid van de accountant zelf. Het is dus aan de accountant van de subsidieaanvrager om te bepalen of indien mogelijk een systeemgerichte aanpak kan worden toegepast, waarbij de accountant bij de uitvoering van zijn werkzaamheden steunt op de interne procedures of dat juist op bepaalde onderdelen of altijd nadrukkelijk sprake moet zijn van een sterk gegevensgerichte aanpak. De volgende zaken betreffende de naleving door de subsidieontvanger van de aan de subsidie verbonden verplichtingen moeten nadrukkelijk worden getoetst, namelijk dat: 1. alle in de subsidiebeschikking nader beschreven specifieke verplichtingen zijn nageleefd, waarbij bijzondere aandacht geldt voor de verplichtingen inzake te verrichten activiteiten en/of prestaties. 2. het financiële verslag aansluit op de begroting waarvoor subsidie is verleend en een vergelijking behelst met de gerealiseerde inkomsten en uitgaven van het jaar, voorafgaand aan het boekjaar. 3. voor zover de aanvrager bij het verzoek tot subsidieverlening voor dezelfde begrote uitgaven tevens subsidie heeft aangevraagd bij een of meer andere bestuursorganen, de aanvrager daarvan eveneens mededeling doet bij het verzoek tot subsidievaststelling, onder vermelding van de stand van zaken met betrekking tot die andere aanvraag of aanvragen. 4. de aanvrager de volgende zaken (indien als verplichting opgenomen in de verleningsbeschikking) onverwijld schriftelijk ter kennis van het college heeft gebracht: a. (het voornemen tot) ontbinding van de instelling; b. (het voornemen tot) het aangaan van een fusie of het anderszins aangaan van een vorm van samenwerking; c. (het voornemen tot) het geheel of gedeeltelijk staken van gesubsidieerde activiteiten; d. (het voornemen tot) het wijzigen van statuten; e. een voorgenomen vervreemding, bezwaring of bestemmingswijziging van voor een of meer van de gesubsidieerde activiteiten gebruikte of bestemde goederen met een marktwaarde van 1000 of meer. f. andere gebeurtenissen, die een belangrijke invloed hebben op de gesubsidieerde activiteiten. 5. indien de subsidie voor twee of meer boekjaren werd verleend, aan de verplichting tot het periodiek aan het bestuursorgaan verstrekken van de gegevens die voor de vaststelling van de subsidie van belang zijn, is voldaan. 6. tenzij anders door het college werd bepaald, het verschil tussen de vastgestelde subsidie en de werkelijke kosten van de activiteiten waarvoor subsidie werd verleend ten gunste onderscheidenlijk ten laste van de egalisatiereserve komt. 7. dat de oorsprong van de toevoegingen aan en onttrekkingen uit de egalisatiereserve apart in het verslag zijn opgenomen. Model 2 : Controleprotocol algemene subsidieverordening gemeente Hoogeveen pagina 4 van 8

5 8. als de egalisatiereserve is gebruikt, deze uitsluitend is benut in relatie tot activiteiten die gesubsidieerd worden door de gemeente Hoogeveen, met dien verstande, dat het college kan bepalen dat de in enig jaar gevormde egalisatiereserve wordt verrekend met de in het volgende boekjaar uit te keren subsidie. 9. dat het totale bedrag aan egalisatiereserve niet groter is dan het door de gemeente Hoogeveen voorgeschreven bedrag c.q. voorgeschreven percentage van de laatstelijk vastgestelde subsidie. 10. indien aanwezig, de egalisatiereserve zo hoog rentend en zo veilig als redelijkerwijs mogelijk is belegd en dat de van de egalisatiereserve genoten rente aan de egalisatiereserve wordt toegevoegd. 11. het activiteitenverslag de aard en omvang van de activiteiten beschrijft waarvoor subsidie werd verleend en een vergelijking tussen de nagestreefde en de gerealiseerde doelstellingen alsmede een toelichting op de verschillen bevat. 12. het activiteitenverslag een overzicht bevat van de activiteiten waarvoor subsidie werd toegezegd en per activiteit de daarvoor benodigde personele en materiële middelen vermeldt. 2.2 Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid De accountantsverklaring inzake de bij de aanvraag tot subsidievaststelling te overleggen financiële verslag en de naleving door de subsidieontvanger van de aan de subsidie verbonden verplichtingen, wordt afgegeven met de gebruikelijke hoge, maar niet absolute mate van zekerheid. Voor de oordeelsvorming van de accountant en de daarmee samenhangende accountantsverklaring zijn de volgende toleranties voor de financiële verantwoording van toepassing: Soort verklaring Fouten in de verslaglegging (% van de lasten) Onzekerheden in de controle (% van de lasten Goedkeurend Met beperking Oordeelonthouding Afkeurend < - 1% > 1% < 3% - > - 3% < - 3% > 3% < 10% > - 10% Daarnaast kunnen kwalitatieve tekortkomingen leiden tot een nietgoedkeurende accountantsverklaring. Het professional judgement van de accountant speelt daarbij een doorslaggevende rol. De overwegingen terzake moeten worden toegelicht in een rapport van bevindingen bij de afgegeven accountantsverklaring. De accountant hoeft, behoudens wat expliciet vermeld wordt in dit controleprotocol, veelal niet de naleving van wetgeving waarvan afwijking geen financiële gevolgen heeft te controleren. Indien de accountant (toevallig) toch relevante zaken ontdekt die geen directe financiële gevolgen hebben, kunnen deze wel worden meegenomen in de foutenanalyse en in de rapportage. Indien dit in de subsidiebeschikking is Model 2 : Controleprotocol algemene subsidieverordening gemeente Hoogeveen pagina 5 van 8

6 vermeld zullen zaken die geen directe financiële gevolgen hebben expliciet onderzocht en gerapporteerd moeten worden. 2.3 Normenkader Het bij de aanvragen tot subsidievaststelling te overleggen financiële verslag (jaarrekening) geeft volgens normen die in het maatschappelijk verkeer als aanvaardbaar worden beschouwd en voor zover een opstelling van ontvangsten en uitgaven daartoe geschikt is, een zodanig inzicht dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd over: a. het vermogen en het exploitatiesaldo, en b. voor zover de aard van het financiële verslag dat toelaat, over de solvabiliteit en de liquiditeit van de subsidieontvanger. De balans met de toelichting geeft getrouw, duidelijk en stelselmatig de omvang en de samenstelling in actief- en passiefposten van het vermogen op het einde van het boekjaar weer. De exploitatierekening met de toelichting geeft getrouw, duidelijk en stelselmatig de hoogte van het exploitatiesaldo van het boekjaar weer. Het financiële verslag sluit aan op de begroting waarvoor subsidie is verleend en behelst een vergelijking met de gerealiseerde inkomsten en uitgaven van het jaar, voorafgaand aan het boekjaar. De Richtlijnen voor de jaarverslaggeving moeten in acht worden genomen. De opstelling van ontvangsten en uitgaven dient te bestaan uit een overzicht van ontvangen subsidies en bijdragen van derden alsmede uitgaven, gespecificeerd naar activiteit. Het overzicht dient conform de aanvraag te zijn ingericht naar de onderscheiden kostensoorten. De begroting van het jaar van verantwoording alsmede de realisatiecijfers van het voorgaande jaar moeten als vergelijkende cijfers worden opgenomen. De Richtlijnen voor de jaarverslaggeving moeten op overeenkomstige wijze in acht worden genomen. De accountant onderzoekt de getrouwheid van het financiële verslag en onderzoekt tevens de naleving door de subsidieontvanger van de aan de subsidie verbonden verplichtingen. De accountant zal na de accountantscontrole normaal gesproken een verklaring afgeven waarin hij zijn goedkeuring verleent aan het financiële verslag en inzake de naleving door de subsidieontvanger van de aan de subsidie verbonden verplichtingen. Als de accountant geen goedkeurende verklaring kan afgeven, is er sprake van een onvolledige aanvraag en nodigt het college de instelling schriftelijk uit binnen vier weken alsnog deze aanvraag in te dienen c.q. aan te vullen dan wel de situatie toe te lichten. Indien hieraan geen gehoor wordt gegeven stelt het college de subsidie ambtshalve vast. Model 2 : Controleprotocol algemene subsidieverordening gemeente Hoogeveen pagina 6 van 8

7 3. Rapportages accountantsonderzoek 3.1 Model accountantsverklaring Er zijn door de gemeente Hoogeveen geen specifieke voorwaarden gesteld ten aanzien van de tekst van de accountantsverklaring, anders dan dat daarin moet worden aangegeven dat dit controleprotocol in acht is genomen. Terzake wordt verder verwezen naar de voor de accountants algemeen geldende richtlijnen. Voor de goedkeurende accountantsverklaring worden de volgende voorbeeldteksten gegeven. Model 2 : Controleprotocol algemene subsidieverordening gemeente Hoogeveen pagina 7 van 8

8 Accountantsverklaring [NaamSubsidieregeling] Afgegeven ten behoeve van [NaamSubsidiegever] Opdracht Wij hebben bijgevoegde en door ons gewaarmerkte, subsidiedeclaratie ingevolge [NaamSubsidieregeling] van [NaamRechtspersoon te ZetelRechtspersoon over Periode//Jaar inzake vermeld hier bijvoorbeeld de naam van het project zoals vermeld op de subsidiedeclaratie] gecontroleerd. De subsidiedeclaratie is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bestuur van [NaamRechtspersoon]. Het is onze verantwoordelijkheid een accountantsverklaring inzake de declaratie te verstrekken. Werkzaamheden Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht waaronder de relevante bepalingen in de Algemene Subsidieverordening van de gemeente Hoogeveen, het van toepassing zijnde controleprotocol en de subsidieverleningbeschikking. Dienovereenkomstig dienen wij onze controle zodanig te plannen en uit te voeren, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de subsidiedeclaratie geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van relevante gegevens. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Oordeel Naar ons oordeel geeft de subsidiedeclaratie de gegevens voor de vaststelling van de subsidie volledig en juist weer, [[Afhankelijk van de subsidieregeling zelf, zal dit nader gespecificeerd moeten worden naar de onderzochte posten.]], in overeenstemming met[[neem een verwijzing op naar de controlecriteria zoals Nederlands recht waaronder de relevante bepalingen in de Algemene Subsidieverordening van de gemeente Hoogeveen, het van toepassing zijnde controleprotocol en de subsidieverleningbeschikking.]] Overige aspecten- beperking in het gebruik [en verspreidingskring] De subsidiedeclaratie van [NaamRechtspersoon] en onze verklaring daarbij zijn uitsluitend bedoeld voor [NaamSubsidiegever] en kunnen derhalve niet voor andere doeleinden worden gebruikt. [Optioneel:Toelichting] Zonder afbreuk te doen aan ons oordeel brengen wij nog het volgende onder uw aandacht: [AanvullendeTekstAccountantsverklaring] [[Deze accountantsverklaring moet handmatig worden ondertekend]] Model 2 : Controleprotocol algemene subsidieverordening gemeente Hoogeveen pagina 8 van 8