Wat doe je bij het nieuwe werkjaar?

Transcriptie

1 Wat doe je bij het nieuwe werkjaar? Stap 1: Oude secretaris nieuwe secretaris PAS OP: Wall-e heeft één nacht nodig om nieuwe bestuursleden een login aan te maken. 1. Ga naar Bestuur > beheer. 2. Vink de persoon vooraan aan waarvan je de functie van secretaris wil toevoegen. 3. Scroll naar onderen. Daar vind je een overzicht van alle beschikbare functies. Selecteer de functie afdelingssecretaris en druk op Functies toevoegen. Dan komt deze functie onder de functies van het lid terecht. Deze wijziging wordt automatisch opgeslagen. 1

2 Stap 2: bestuursfuncties aanpassen 1. Ga naar Bestuur > beheer. 2. Vink de persoon vooraan aan waar je functies wil aan koppelen.. 3. Scroll naar onderen. Daar vind je een overzicht van alle beschikbare functies. Selecteer de functies en druk op Functies toevoegen. Dan komt deze functie onder de functies van het lid terecht. Deze wijziging wordt automatisch opgeslagen. 4. Na één nacht kunnen nieuwe bestuursleden zich inloggen op wall-e. Zij ontvangen een met hun inloggegevens. 2

3 Stap 3: Securityrollen controleren 1. Ga naar Afdeling > security. 2. Je komt op een scherm met alle securityrollen en alle functierollen. 3. Nu kan je elke functierol bijpassende securityrollen geven. Dit doe je door de vinkjes aan te duiden bij elke functierol. Waarvoor staan de verschillende securityrollen? 1. Gebruik basis: Met deze securityrol kan je inloggen op Wall-e, het dashboard bekijken, de ledenlijst bekijken, jezelf inschrijven voor een vorming zoals trainingsdagen of hoofdanimator. 2. Beheer leden: Met deze securityrol kan je aanpassingen doen aan de ledenlijst en deze doorsturen naar nationaal. 3. Communicatie: Met deze securityrol kan je sms en en s versturen. 4. Raadpleeg Kamp en Tour: Met deze securityrol kan je kamp en tour bekijken. 5. Beheer Kamp en Tour: Met deze securityrol kan je kamp en tour bekijken en bewerken. 6. Beheer afdeling: Met deze securityrol kan je de info over je afdeling aanpassen, sms en aankopen, de sportadministratie beheren of een omniumverzekering voor een wagen aanvragen. 7. Beheer vorming: Met deze securityrol kan je alle inschrijvingen voor vormingen en evenementen beheren. Je kan naast jezelf ook andere bestuursleden inschrijven of uitschrijven. 8. Beheer security: Met deze securityrol kan je de securityrollen aanpassen van je afdeling. 9. Raadpleeg kas: Met deze securityrol kan je alle functies onder het tabblad financiën bekijken. 10. Beheer kas: Met deze securityrol kan je alle functies onder het tabblad financiën bekijken en aanpassen. 11. Raadpleeg documenten: Met deze securityrol kan je alle documenten op Wall-E bekijken. 12. Beheer documenten: Met deze securityrol kan je alle documenten op Wall-E bekijken en aanpassen. 3

4 Stap 4: Afdelingsgegevens controleren In Wall-E kan je de infofiche van je afdeling gaan aanpassen. Deze informatie vind je in het linkermenu terug onder Afdeling > Algemene info. Algemene info In het eerste tabblad kan je alle algemene info terugvinden. Witte kaders kan je zelf aanvullen. Om informatie in de grijze kaders aan te passen, moet je deze aanpassing op mail zetten naar Financieel In het tweede tabblad kan je de financiële informatie toevoegen. Zo kunnen de bestuursleden deze snel en gemakkelijk terugvinden. 4

5 Stap 5a: nieuwe leden invoeren 1. Druk op Leden > nieuw lid. 2. Vul het formulier in die je hieronder ziet. Vul dit correct en volledig in, want achter de schermen wordt bepaald welk lidmaatschap aan deze persoon wordt gekoppeld. 3. Druk op Opslaan. Het lid zal verschijnen bij Controle door bestuur. Stap 5b: leden opnieuw aansluiten (controle door bestuur) De status van het lid veranderen 1. Ga naar Leden > Controle door bestuur. 2. Je krijgt het scherm zoals hieronder te zien. 3. Selecteer de leden die je dezelfde status wenst te geven. Druk daarna op Bulk update status. 4. Er opent een scherm zoals hieronder. Selecteer de status die je deze leden wil geven. Je kan kiezen uit aan te sluiten (= leden aansluiten), niet aan te sluiten (= leden schrappen) of onbeslist (= nog niet gekend). Druk daarna op Update. 5. De status van de geselecteerde leden is nu aangepast. Zorg ervoor dat elk lid een status krijgt: aan te sluiten, niet aan te sluiten. Leden met een onbesliste status kan je niet doorsturen naar je secretaris. 5

6 De leden doorsturen naar de secretaris 1. Selecteer de leden die je wil doorsturen naar Controle door secretaris. 2. Druk op Bevestig > secretaris. Nu worden de leden verplaatst naar Controle door secretaris. 6

7 Stap 6: Doorsturen naar KLJ Nationaal Alle leden op gecontroleerd zetten 1. Selecteer alle vakjes voor de leden die je de status Gecontroleerd wil geven. 2. Druk daarna bovenaan op Gecontroleerd. Gecontroleerde leden doorsturen naar KLJ Nationaal 1. Controleer of de leden een vinkje hebben helemaal achteraan in de tabel. 2. Selecteer de leden die je wil doorsturen. 3. Druk daarna bovenaan op Bevestig > KLJ Nationaal. Stap 7: KLJ verwerkt de gegevens Je hebt alle leden opnieuw aangesloten. De gegevens worden nu verwerkt door KLJ Nationaal. Na een tijdje zal je een factuur ontvangen voor je ledenadministratie. 7