Draaiboek Start-finish locatie voor de 24e Triathlon van Noordwijkerhout op 6 juli 2014

Transcriptie

1 Draaiboek Start-finish locatie voor de 24e Triathlon van Noordwijkerhout op 6 juli 2014 Beste Hartelijk dank dat u ook dit jaar weer bereid bent om de Triathlon van Noordwijkerhout mogelijk te maken. De deelnemers en het organisatieteam realiseert zich dat zonder u er geen evenement is. Mocht het in een noodgeval nodig zijn dat het zwembad ontruimt wordt dan dient u de aanwijzingen van het zwembad personeel op te volgen. Dit draaiboek is er voor om u zo goed mogelijk te informeren en te zorgen dat u niet voor verrassingen komt te staan. Het is niet zo dat dit de enige manier is om uw taak te doen. Graag doen wij een beroep op uw inzicht en creativiteit om voorkomende problemen op te lossen. Zie dit draaiboek als een richtlijn. Mocht u vooraf of tijdens de wedstrijd vragen of opmerkingen over uw taak heb kunt u contact opnemen met; Erik Nieuwenhuis, algehele coördinatie David Peters coördinator start-finish locatie hij is tijdens de wedstrijd aanwezig op rondom de Schelft en daarmee uw eerste aanspreekpunt. Lenard Onderwater, verantwoordelijk voor de wisselzone, hij tijdens het evenement steeds aanwezig in de wisselzone. In de Schelft kunt u bij het vrijwilligerspunt (direct bij de ingang), voordat u met uw taak aanvangt daar een kopje koffie krijgen. Ook is het mogelijk om daar alvast uw lunchpakket mee te nemen. Tijdens de wedstrijd wordt u op uw post voorzien van koffie, thee, frisdrank en lunchpakket. Indien er in uw pakket een veiligheidsvest, wordt u verzocht deze te dragen voor uw veiligheid en die van de deelnemers. Dit vest gaarne na afloop retour bij de organisatie. Het zou mooi zijn als u tijdens de wedstrijd het verstrekte T-shirt zichtbaar draagt. Heeft u suggesties, ideeën of vindt u dat iets voor verbetering vatbaar is laat het ons dan weten. Namens het organisatie team nogmaals hartelijk dank, Erik Nieuwenhuis, fjp.nieuwenhuis@ziggo.nl

2 Draaiboek Start-finish locatie (wedstrijddag) Algemene beschrijving Op deze locatie komen activiteiten samen, deelnemers, toeschouwers, vrijwilligers en reguliere bezoekers van Optiesport, dienen veilig te kunnen passeren. Het is daarom belangrijk dat, iedereen goed op de hoogte is van de afspraken en dat de regie zorgvuldig in de hand wordt gehouden. De coördinatie is in handen van David Peters. Hij is het eerste aanspreekpunt op deze dag. Op de zaterdag voor de wedstrijd word alles zover mogelijk in gereedheid gebracht. Op de wedstrijddag is vanaf 07:30 is de wisselzone open, dan hebben alleen deelnemers (op vertoon van startnummer), vrijwilligers en juryleden toegang tot de wisselzone. Fietsen van de deelnemers mogen pas geplaatst worden als deze goed gekeurd zijn door de jury en voorzien zijn van de fietssticker. In de wisselzone mag niet gefietst worden. Calamiteiten en Veiligheid. Voor een geslaagd evenement is het waarborgen van de veiligheid van de deelnemers en vrijwilligers belangrijk. Een veilig uitgezet en bewaakt parcours is daar een kritische succesfactor in. De vrijwilligers zijn hierin de belangrijkste schakel. Hun inzicht en flexibiliteit maakt het mogelijk dat iedereen, deelnemers en andere weggebruikers veilig kunnen passeren Voor de veiligheid van de deelnemers en vrijwilligers, is in overleg met de gemeente, door middel van een vergunning, een gedeelte van Noordwijkerhout afgesloten. Hulpdiensten (Politie, Brandweer & Ambulance) hebben altijd toegang tot het parcours. Daarnaast hebben de bewoners en de medewerkers van de organisatie (deze laatste zijn herkenbaar aan groene kaart) toegang tot het parcours. Voor de veiligheid zijn alle verkeersregelaars en posters, voorzien van hesjes. In een noodgeval direct contact opnemen met 112 gebruik hiervoor het onderstaande format. Locatie Aard van het ongeval Aantal betrokkenen Letsel Aanrijroute (geadviseerd) daarna Erik Nieuwenhuis informeren (Bereikbaar via ). Bij ongelukken of andere calamiteiten (geen noodgeval) contact opnemen met Erik Nieuwenhuis. Op 12 locaties zijn EHBO posten aanwezig (zie plattegrond), ingeval van een lichte verwonding deze eerst raadplegen. Spoedeisende huisartsenhulp Ingeval van een noodsituatie, kan de wedstrijd stilgelegd worden. Dit wordt via de telefoon en de motorrijders bekend gesteld. Indeling startnummers Er worden 4 programmaonderdelen afgewerkt op de deze dag. Programma onderdeel starttijd locatie startno kleur grp 1 1/4 Wedstrijd triatlon 09:00 Oosterduinse Meer Wit 2 1/4 Recreatie triatlon 1e serie 09:15 De Schelft Blauw 2e serie 09:45 De Schelft Geel 3 1/4 Recreatie estafette triatlon 10:15 De Schelft Oranje 4 Recreatie 1/8 triatlon 1e serie 10:45 De Schelft Groen (alleen dames start) 2e serie 11:05 De Schelft Rood (snelste mannen) 3e serie 11:25 De Schelft Paars

3 Chronologisch verloop wedstrijddag 06:00 Aanvang opbouw, wisselzone, parcours, Oosterduinse Meer (OM), wedstrijd secretariaat. 06:30 De Schelft open. 07:30 Wedstrijd secretariaat open, ophalen wedstrijd bescheiden deelnemers 07:30 Wisselzone de Schelft open, voor het plaatsen van loop benodigdheden, Wedstrijdatleten. 08:00 Wisselzone OM open, deelnemers mogen fietsen plaatsen. 08:15 Wisselzone de Schelft open voor het plaatsen van de fietsen etc, Recreatie atleten. 09:00 Start wedstrijd bij het Oosterduinsemeer. 09:15 Start eerste serie, recreatieve triatlon. 09:13 Eerste fietser op het parcours. 09:45 Start tweede serie, recreatieve triatlon. 09:40 Laatste zwemmer OM het water uit. 10:05 Eerste loper op het parcours. 10:15 Start estafette triatlon. 10:15 Doorkomst eerste loper. 10:45 Start eerste serie 1/8 triatlon. 10:44 Finish eerste atleet. 11:05 Start tweede serie 1/8 triatlon. 11:20 Finish eerste recreatieve triatleet 11:25 Start derde serie 1/8 triatlon. 11:40 Finish eerste 1/8 triatleet. 11:15 Laatste zwemmer het zwembad verlaten. 12:00 Finish eerste estafette team. 12:00 Prijsuitreiking, wedstrijd triatlon. 12:55 Laatste fietser van het parcours. 13:00 Prijsuitreiking overige afstanden. 13:30 Binnenkomst laatste triatleet.

4 Vrijwilligers lijst Start-finish No Taak Wie Opbouwen locatie. Algehele coördinatie en aansturen vrijwilligers cf. onderstaande vrijwilligers en takenlijst. 7 Opvangen en begeleiden deelnemers bij de uitgang van het zwembad. & Begeleiden deelnemers naar de doorkomst en finish bij het looponderdeel. Vanaf 09:15(Eerste zwemstart) Deelnemers die na het zwemgedeelte via de uitgang uit het zwembad komen vrije doorgang geven. Richting wissel zone sturen (linksaf tussen de dranghekken) Vanaf 10:15 combineren met deelnemers doorsturen voor de volgend ronden. Om ongeveer 10:44 zal naar verwachting de eerste atleet finishen Post wordt opgeheven bij de finish van de laatste deelnemer. 8 Bewaken Wissel zone Vanaf 07:30 aanwezig. Alleen deelnemers (op vertoon van startnummer), vrijwilligers en juryleden hebben toegang tot het Wissel zone. Deelnemers Oosterduinse Meer leggen hun loopspullen gereed op hun plaats. Fietsen van de deelnemers mogen pas geplaatst worden als deze goed gekeurd zijn door de jury en voorzien zijn van de fietssticker. Indien geen NTB jury aanwezig, dienen de fietsen van de deelnemers door ons op deugdelijkheid gecontroleerd te worden Geen toeschouwers binnenlaten - geen hulp - geen fotografen (muv Lex Verveer van de organisatie) In de Wissel zone mag niet gefietst worden. Bewaking wordt pas opgeheven als de laatste fiets is opgehaald. Uiterlijk 14: Deelnemers Estafette triatlon begeleiden. Vanaf 10:00 aanwezig in het zwembad voor het begeleiden van de deelnemers, indien nodig uitleggen wat de nieuwe regels zijn. Deelnemers voor het fietsonderdeel van de estafette triathlon begeleiden en bij elkaar houden in het "wisselvaktrio's. Controleren of er cf de regels gewisseld wordt (wisselen van bandje). Deelnemers voor het looponderdeel van de estafette-triatehlon begeleiden en bij elkaar houden in het wisselvak. Bij aankomst teamlid op de fiets, mogen de lopers nadat het enkel bandje hebben gewisseld het wisselvak verlaten. Post wordt opgeheven na vertrek laatste loper. 11 Bewaken oversteek plaats bij de ingang van de Schelft Vanaf 08:45 aanwezig. Zorgen voor een veilige oversteek van publiek en deelnemers van en naar de Schelft, zodanig dat de deelnemers op het parcours niet gehinderd worden. Post wordt opgeheven als de laatste deelnemer gefinishd is. 12 Begeleiding deelnemers en bezoekers bij de Schipperslootbrug Vanaf 10:00 post bezetten. De toeschouwers en deelnemers begeleiden die via de brug over de Schippersloot naar De Schelft willen. Toeschouwers buiten de dranghekken, deelnemers er tussen. Post wordt opgeheven als de laatste deelnemer gefinishd is. David Peters Lenard Onderwater Pepijn Bomas Gert de Bruin Cor van der Lans Piet van Tol Alex van der Lans Nelleke Huis & Lisette Kaptein Jan de Ridder

5 Vrijwilligers lijst Start-finish No Taak Wie 13 Deelnemers begeleiden in de juiste richting (wisselen, volgende ronden en finish lopen) Vanaf uur aanwezig (eerste zwemstart) Deelnemers die moeten wisselen van zwemmen naar het fietsen de juiste richting op sturen. (Links af) Deelnemers wijzen naar de volgende ronden of finish deelnemers dienen zelf het aantal ronden bij te houden. Mondeling aangeven "volgende ronde links, finish rechts". Zorg ervoor dat er niemand anders dan de deelnemers die in de wedstrijd zitten de wisselzone in gaat. Post wordt opgeheven wanneer laatste loper is gefinisht ongeveer (13:50 uur) 14 Begeleiden deelnemers bij het op stappen Vanaf 07:30 uur aanwezig met het opgaan van de wisselzone, zie er op toe dat niemand de wisselzone in of uit gaat bij post 14. Deelnemers mogen uitsluitend bij het controlepunt voor de fietsen bij post 8 de wisselzone in of uit. Houd tot dat de eerste deelnemer (ongeveer 09:30) gaat fietsen deze (post 14) uit en ingang hermetisch gesloten. Op toe zien dat deelnemers niet fietsen in de wisselzone. Deelnemers mogen pas op de fietsstappen en als zij de wittestreep gepasseerd zijn. Zorg ervoor dat niemand deze uitgang als ingang gebruikt Geen toeschouwers over laten steken. Als de laatste fietser is vertrokken dient de uitgang weer gesloten te worden. Blijf assiteren tot het einde van de wedstrijd en zorg ervoor dat niemand anders dan de deelnemers zich in wisselzone bevinden. 15 Opvangen fietsers voor de wissel fietsen/lopen. Vanaf 09:00 aanwezig. Zorg ervoor dat niemand anders dan de deelnemers die gaan wisselen voor het lopen deze ingang gebruikt. De fietsers erop attent maken om vaart te minderen en om verplicht af te stappen. Voor de wittebalk Het is verboden te fietsen in de wisselzone Als de laatste fietser weer binnen is dient de ingang weer gesloten te worden. Blijf assiteren tot het einde van de wedstrijd en zorg ervoor dat niemand anders dan de deelnemers zich in wisselzone bevinden. 16 Begeleiden en oversteken deelnemers en toeschouwers. Om 08:30 uur In gereedheid brengen rotonde Maandagse wetering. Corridor maken voor de lopers tot aan de brug. Bij de oversteekplaats de hekken zo plaatsen dat er vrije doorgang is voor publiek en deelnemers. Vanaf 10:00 post bezetten. Zodat het publiek en deelnemers alleen kunnen oversteken met begeleiding. Deelnemers naar De Schelft verwijzen via de parkeerplaatsen. Om ongeveer uur passage eerste deelnemers lopen. Oversteken alleen mogelijk op de Wildlaan Post wordt opgeheven na binnenkomst laatste loper + begeleiding, (ongeveer 13:35 uur). Bij opheffing van uw post gelieve de dranghekken bij elkaar aan de kant van de weg te plaatsen. Deze worden later opgehaald. Dedi den Elzen Maureen Duivenvoorden Jan Brama Richard van Dijk

6 Vrijwilligers lijst Start-finish No Taak Wie 17 Begeleiden de deelnemers in de wisselzone Vanaf 08:45 aanwezig. Vraag Lenard Onderwater coördinator wisselzone om uitleg Zorg ervoor dat niemand anders dan de deelnemers zich op houden in de wisselzone. Let op dat de deelnemers die met de wedstrijd bezig zijn niet gehinderd worden door deelnemers die hun fiets komen brengen of halen. Wij de deelnemers in de juiste richting bij de wissel. Zie er op toe dat ze niet fietsen in de wisselzone. Geluid verzorgd door Night-force Jos van der Klucht Peter Roelofs Andy Limoen Ed Went Dirk Jan Barnhoorn

7 Takenlijst Wisselzone Start-finish Takenlijst Wisselzone & Start-finish Wedstrijddag Tijd Taak Wie 06:00 In gereedheid brengen van de wisselzone en Start-finish. Dranghekken ter afsluiting Maandagse wetering richting De Schelft verwijderen. Tot uur diverse auto's organisatie de gelegenheid geven voor vrije doorgang voor De Schelft. Plaatsen finish boog Hardloop winkel Ophangen op wedstrijddag diverse reclameborden banners - vlaggen etc. Bordjes nummering parc-fermé plaatsen. Borden wedstrijdsecretariaat, Fetsenstalling etc plaatsen. Controleren van de start nummers op de dranghekken, van het Parc-fermé. Indien dit op zaterdag niet gelukt is vandaag doen. Plaatsing jurytafel. Verlengsnoeren uitrollen. Pionnen plaatsen. Uitrollen verlengsnoer t.b.v. geluid en 27 MC, Parkoers voor De Schelft verder in orde brengen. Coördinatie rond finish Opbouwen Finish-Podium etc. zoals besproken! Opvangen een plaatsen Mylaps systeem 07:30 Aanvang bewaking Wisselzone Deelnemers Oosterduinse Meer leggen hun loopspullen gereed op hun plaats Toegang alleen voor deelnemers, Op vertoon startnummer toegang parc fermé. Alle deelnemers krijgen een genummerde sticker in hun tas die zij zelf op hun fiets dienen te plakken. De andere ingangen dicht zetten met hekken. David Peters Lenard Onderwater Pepijn Bomas David Peters Pepijn Bomas Lenard Onderwater Cor van der Lans Maureen van Maureen Duivenvoorden Piet van Tol Peter Roelofs Andy Limoen Jos van der Klucht Inrichting locatie geluid 'Night Force: Dirk Jan Barnhoorn 08:00 Begeleiden mensen van Mylaps voor het uitleggen van de matten etc. David Peters Opstellen jurytafels zoals besproken en volgens tekening. David Peters 08:30 Start-finish locatie, verkeersvrij maken en dranghekken definitief opstellen. Locatie afsluiten. David Peters Pepijn Bomas 09:00 Wedstrijdklokken inschakelen, starten op het startsignaal van het Oosterduinsen Meer. 09:15 Locatie gereed voor de wedstrijd. Start wedstrijd Ronald van der Veek 09:15 Bezemwagen, gereed staan rotonde Maandagsewetering-Wildlaan. Hans van der Voet Allen 09:28 Eerste deelnemer zal vanuit het zwembad het parcours betreden allen 09:45 Speaker aanwezig 10:05 Eerste deelnemer wisselt van het fietsen naar het lopen. Eerste loper op het parcours. 10:25 Verwachte eerste wissel zwemmen / fietsen estafette triathlon Alex van der Lans 10:44 Verwachten finish eerste deelnemer allen 11:00 Op halen fietsen deelnemers. Uitsluitend op vertoon startnummer na afloop de fiets mee naar huis. Het nummer op de fiets moet corresponderen met het startnummer. Bewaken fietsenstalling tot uiterlijk 14:30. Cor van der Lans Piet van Tol 11:45 Verwacht 1e wissel (fietsen lopen) deelnemers estafette triathlon. Alex van der Lans

8 Takenlijst Wisselzone & Start-finish Wedstrijddag Tijd Taak Wie 13:45 Assistentie opruimen na de wedstrijd, op sein Lennard Onderwater die in contact staat met laatste fietsbegeleider (lopen) LET OP! Dranghekken op juiste manier in de rekken. Beginnen met achterste hek links doorsteken. 25 hekken per rek. allen

9 Materiaal lijst Wisselzone & Start-finish. Wat Trap Podiumwagen Verhogingen podiumwagen Bord sponsors Witte vlaggen, voor sluiten van het parcours Krijt Rood/wit lint. 200 meter Kniptang Ijzerdraad Borden strafbox Tiewraps Meetlint Mesjes Touw Borden en palen doorkomst lopen & finish Borden nummering Wisselzone Borden in en uitgang Wisselzone Staanders met informatie borden Stickers Parc Fermé Publicatie bord NTB Wedstrijd klokken Pionnen waar komt het vandaan 2 Kabel haspels NSL 2 Kabel haspels NOTG Start en finish doeken Tafel & stoelen Gereedschap, hamer, nijptang, schroeftol, schroeven draaier NSL, AV Rijnsoever, NSL, Spartaan, VVSB NSL de Schelft 250 Dranghekken, leverancier Leiden 1,2,3 hek 50 Bamboestokken met Rood/wit lint voor het afsluiten van de wisselzone Stoelen, voor wisselvak Trio's Finish wagen met taluud Cateringwagen Zelf meenemen David Peters Humpy's Palace Cor Bader NSL

10 Plattegrond