Overgang naar de werkkostenregeling

Transcriptie

1 Overgang naar de werkkostenregeling 1. Inleiding De werkkostenregeling is ingevoerd per 1 januari Bij de invoering van de werkkostenregeling is voorzien in een keuzeregime. Op basis van dit keuzeregime konden werkgevers vanaf 1 januari 2011 jaarlijks kiezen voor toepassing van de regeling voor vrije vergoedingen en verstrekkingen of voor toepassing van de werkkostenregeling. Naar de oorspronkelijke bedoeling zou dit keuzeregime op 31 december 2013 eindigen. Vanaf 1 januari 2014 zouden alle werkgevers verplicht overgaan op de werkkostenregeling. In een brief van 8 maart 2013 heeft staatssecretaris Weekers van Financiën aangekondigd dat de looptijd van het keuzeregime met een jaar wordt verlengd 1. Dat betekent dat werkgevers pas vanaf 1 januari 2015 verplicht overgaan op de werkkostenregeling. Uit deze brief blijkt tevens dat via een verkenning en consultatie gekeken zal worden naar opties voor verbeteringen van de werkkostenregeling. De verkenning en de consultatie moeten leiden tot voorstellen ter vereenvoudiging van de huidige werkkostenregeling. Wanneer deze voorstellen verschijnen, is op dit moment nog niet bekend. Naar verwachting zal de werkkostenregeling niet worden afgeschaft, maar in gewijzigde vorm worden voortgezet. Hoewel het keuzeregime met een jaar is verlengd, zullen werkgevers die thans nog gebruik maken van de regeling voor vrije vergoedingen en verstrekkingen, in 2014 massaal de overstap moeten maken naar de werkkostenregeling. Deze notitie beoogt een praktisch stappenplan te bieden voor de begeleiding van werkgevers bij de overgang naar de werkkostenregeling per (uiterlijk) 1 januari De notitie is uitdrukkelijk niet bedoeld als een fiscaal inhoudelijke toelichting op de werkkostenregeling zelf. De opzet van het stappenplan wordt in paragraaf 2 beschreven. De verschillende stappen worden vervolgens in paragraaf 3 tot en met 5 nader uitgewerkt. Paragraaf 4.2 van de notitie, waarin de arbeidsrechtelijke aspecten worden benoemd, is geschreven door mr. J.P.M van Zijl 2. Voor het schrijven van paragraaf 5.2, over de gevolgen van de administratie, heeft overleg plaatsgevonden met de NBA. Naar verwachting wordt deze notitie de komende maanden aangepast naar aanleiding van ontwikkelingen in de praktijk. Raadpleegt u voor de meest recente versie. 2. Stappenplan voor de overgang naar de werkkostenregeling De gevolgen van de overgang van de regeling voor vrije vergoedingen en verstrekkingen naar de werkkostenregeling zijn niet voor elke werkgever gelijk. Toch is het voor elke werkgever raadzaam om een aantal stappen te doorlopen alvorens over te gaan op de werkkostenregeling. Het hierna opgenomen stappenplan beoogt een afgewogen beoordeling mogelijk te maken van de impact van de overstap op de werkkostenregeling. Op die manier wordt voorkomen dat werkgevers achteraf worden geconfronteerd met onvoorziene effecten van de toepassing van de werkkostenregeling. 1 Brief van de Staatssecretaris van Financiën van 8 maart 2013, Kamerstukken II 2012/13, , nr De heer J.P.M van Zijl is werkzaam bij Kantoor Mr. van Zijl. 1

2 Het stappenplan valt uiteen in drie fasen. De eerste fase bestaat uit het in kaart brengen van de gevolgen van de overgang naar de werkkostenregeling. Deze inventarisatie heeft als doel de financiële impact van de werkkostenregeling te beoordelen. De tweede fase bestaat uit advisering over de toepassing van de werkkostenregeling. Waar mogelijk kunnen op basis van de inventarisatie aanpassingen aan de bestaande arbeidsvoorwaarden worden voorgesteld. De derde fase bestaat uit de implementatie van de werkkostenregeling. De implementatie heeft naast fiscale gevolgen ook gevolgen voor de financiële administratie. De verschillende fasen van het stappenplan worden in de volgende paragrafen uitgewerkt. 3. Gevolgen van de werkkostenregeling De gevolgen van de overgang van de regeling voor vrije vergoedingen en verstrekkingen naar de werkkostenregeling worden aan de hand van het volgende stappenplan in kaart gebracht: 1. Inventariseren bestaande vergoedingen en verstrekkingen; 2. Categoriseren bestaande vergoedingen en verstrekkingen; 3. Calculeren financiële impact werkkostenregeling. De verschillende stappen worden in de volgende paragrafen toegelicht. 3.1 Inventariseren bestaande vergoedingen en verstrekkingen Voor de overgang naar de werkkostenregeling is het van belang een zo compleet mogelijk beeld te krijgen van de bestaande vergoedingen en verstrekkingen. De inventarisatie van de bestaande vergoedingen en verstrekkingen kan eenvoudig worden gemaakt door na te gaan welke arbeidsvoorwaarden bij de desbetreffende werkgever van toepassing zijn. Deze arbeidsvoorwaarden zijn normaliter schriftelijk vastgelegd. Daarbij valt te denken aan arbeidscontracten, arbeidsvoorwaardenregelingen, huishoudelijke reglementen, personeelsreglementen en cao s. In veel gevallen zijn niet alle vergoedingen en verstrekkingen beschreven in de hiervoor genoemde documenten. Te denken valt aan de volgende vergoedingen en verstrekkingen: Kerstpakketten; Sinterklaaspresentje; Traktaties bij andere feestdagen; Personeelsfeesten; Kantoorborrels; Vergoedingen op declaratiebasis. Deze vergoedingen en verstrekking zijn wel terug te vinden in de financiële administratie van de werkgever. Het is daarom raadzaam om ook de grootboekrekeningen van de werkgever door te nemen. Daarnaast is het raadzaam om een gesprek aan te gaan met de directeur en/of de personeelsmanager over de vergoedingen en verstrekkingen die door de werkgever worden gedaan. In veel gevallen blijkt dat de werkgever veel meer zaken vergoedt en verstrekt dan op het eerste gezicht lijkt. 2

3 3.2 Categoriseren bestaande vergoedingen en verstrekkingen Zijn alle vergoedingen en verstrekkingen geïnventariseerd, dan moeten zij worden onderscheiden in verschillende categorieën. Door een scheiding aan te brengen in verschillende categorieën vergoedingen en verstrekkingen kan worden bepaald welke vergoedingen en verstrekkingen onder de werkkostenregeling vallen. Daarnaast moet worden bepaald of bepaalde vergoedingen en verstrekkingen voor de loonheffingen vrijgesteld zijn of op nihil kunnen worden gewaardeerd. Op die manier kan worden bepaald welke vergoedingen en verstrekking in de vrije ruimte kunnen worden opgenomen en welke niet. De volgende categorieën vergoedingen en verstrekkingen zijn te onderscheiden Vergoedingen en verstrekkingen die niet tot het loon behoren In beginsel behoren alle vergoedingen en verstrekkingen tot het loon. Daarop bestaan echter een aantal uitzonderingen. Dit betreft de volgende vergoedingen en verstrekkingen: a. Voordelen buiten de dienstbetrekking Verstrekkingen die de werkgever doet vanuit een andere hoedanigheid dan werkgever kwalificeren niet als loon. Tot deze categorie behoren bijvoorbeeld attenties bij ziekte of overlijden 3 van de werknemer. Bij dergelijke verstrekkingen staat de persoonlijke relatie tussen de werkgever en de werknemer voorop. b. Intermediaire kosten Vergoedingen die de werkgever betaalt aan de werknemer voor kosten die de werknemer in opdracht en voor rekening van de werkgever maakt, kwalificeren niet als loon. Dit zijn kosten van de werkgever zelf. Tot deze categorie behoren kosten die de werknemer heeft voorgeschoten voor de werkgever. c. Vrijgestelde aanspraken en uitkeringen Bepaalde vrijgestelde aanspraken en vrijgestelde uitkeringen die de werkgever toekent aan de werknemer, kwalificeren niet als loon. Tot deze categorie behoren met name aanspraken op sociale- en oudedagsvoorzieningen en uitkeringen bij overlijden. d. Verstrekkingen waarvoor een reële vergoeding wordt betaald Betaalt de werknemer een vergoeding aan de werkgever van ten minste de waarde in het economische verkeer van de verstrekking (of de forfaitaire waarde 4 ), dan resteert per saldo geen belaste looncomponent. Er is dan geen sprake van belast loon. De bovenstaande vergoedingen en verstrekkingen zijn nader toegelicht in het Handboek loonheffingen 2013 van de Belastingdienst 5. De resterende vergoedingen en verstrekkingen behoren tot het loon voor de loonheffingen Vergoedingen en verstrekkingen die niet tot het eindheffingsloon behoren De werkkostenregeling kan alleen worden toegepast op vergoedingen en verstrekkingen die als eindheffingsloon mogen worden aangemerkt. Sommige vergoedingen en verstrekkingen 3 Een vergoeding bij overlijden behoort wel tot het loon 4 Voor sommige verstrekking wordt de waarde forfaitair vastgesteld. Is de vergoeding van de werknemer gelijk aan deze forfaitaire waarde, dan wordt de vergoeding geacht de waarde in het economische verkeer te vertegenwoordigen. 5 Dit handboek is ook te vinden via het ledendeel van de website van het Register Belastingadviseurs. 3

4 mogen niet als eindheffingsloon aangemerkt worden. Tot deze categorie behoren onder andere de volgende vergoedingen en verstrekkingen 6 : a. Privégebruik van de auto van de zaak; b. Genot van de dienstwoning; c. Vergoeding van bepaalde geldboeten; d. Vergoedingen en verstrekkingen in verband met criminele activiteiten. De bovenstaande vergoedingen en verstrekkingen zijn nader toegelicht in het Handboek loonheffingen 2013 van de Belastingdienst Vergoedingen en verstrekkingen die tot ander eindheffingsloon behoren Naast eindheffing op basis van de werkkostenregeling blijven nog andere vormen van eindheffing bestaan. Vergoedingen en verstrekkingen die onder deze eindheffingsbepalingen vallen, kunnen niet worden aangewezen als eindheffingsloon voor de werkkostenregeling. Tot deze categorie behoren onder andere de volgende vergoedingen en verstrekkingen: a. Niet op de werknemer verhaalde naheffingsaanslagen; b. Tijdelijke knelpunten van ernstige aard; c. Privégebruik van de doorlopend wisselend gebruikte bestelauto van de zaak; d. Geschenken en verstrekkingen aan derden. Een compleet overzicht van de verschillende eindheffingen treft u aan in het Handboek loonheffingen 2013 van de Belastingdienst 7. De resterende vergoedingen en verstrekkingen kunnen in principe worden aangewezen als eindheffingsloon voor de werkkostenregeling Vergoedingen en verstrekkingen die zijn vrijgesteld Sommige vergoedingen en verstrekkingen zijn onder voorwaarden gericht vrijgesteld onder de werkkostenregeling. Worden deze vergoedingen en verstrekkingen aangewezen als eindheffingsbestanddeel voor de werkkostenregeling, dan komen deze kosten niet ten laste van de vrije ruimte. Voor sommige gerichte vrijstellingen geldt echter een forfait. Wordt het forfait overschreden, dan vormt het meerdere een eindheffingsbestanddeel. Dit bedrag komt dan ten laste van de vrije ruimte. Tot de categorie gericht vrijgestelde werkkosten behoren de volgende vergoedingen en verstrekkingen: a. Vervoer en reiskosten: Abonnementen en losse kaartjes voor reizen met openbaar vervoer; Kostenvergoedingen voor zakelijke reizen met eigen vervoer tot maximaal 19 cent per kilometer; b. Kosten van tijdelijk verblijf van ambulante werknemers; c. Kosten van cursussen, congressen en vakliteratuur; d. Kosten van studie en opleiding; e. Kosten van outplacement; f. Maaltijden tijdens overwerk, koopavonden, dienstreizen en tijdelijk verblijf van ambulante werknemers; g. Verhuiskosten; h. Extraterritoriale kosten. 6 Artikel 31 lid 4 Wet op de loonbelasting Dit handboek is ook te vinden via het ledendeel van de website van het Register Belastingadviseurs. 4

5 Een nadere toelichting op de voorwaarden waaronder de bovenstaande vrijstellingen van toepassing zijn treft u aan in het Handboek loonheffingen 2013 van de Belastingdienst. Voldoet de vergoeding of verstrekking niet aan de voorwaarden voor een vrijstelling, dan kan de vergoeding als eindheffingsbestanddeel worden opgenomen in de vrije ruimte Verstrekkingen die op nihil worden gewaardeerd Een aantal verstrekkingen worden onder voorwaarden op nihil gewaardeerd. Daardoor komen deze vergoedingen en verstrekkingen feitelijk niet ten laste van de vrije ruimte. Tot deze categorie behoren de volgende vergoedingen en verstrekkingen: a. Voorzieningen op de werkplek; b. Arbovoorzieningen op de werkplek; c. Consumpties op de werkplek die geen onderdeel zijn van een maaltijd; d. Verstrekking van werkkleding; e. Renteloze personeelsleningen ter financiering van de aankoop van een fiets, een elektrische fiets of elektrische scooter voor woon-werkverkeer; f. Kosten en rentevoordeel van een personeelslening voor de aankoop van een eigen woning, mits deze kosten aftrekbaar zijn voor de inkomstenbelasting; g. Ter beschikking gestelde mobiele telefoon en smartphone, mits meer dan 10% zakelijk gebruik; h. Ter beschikking gestelde hulpmiddelen, gereedschappen en toebehoren die de werknemer ook buiten de werkplek kan gebruiken, mits zakelijk gebruik ten minste 90%; i. Ov-jaarkaart en voordeelurenkaart, mits de kaart de kaart ook voor het werk wordt gebruikt; j. De verstrekking van huisvesting en inwoning op de werkplek ter vervulling van de dienstbetrekking. Een nadere toelichting op de voorwaarden waaronder de bovenstaande nihilwaarderingen van toepassing zijn treft u aan in het Handboek loonheffingen 2013 van de Belastingdienst. Voldoet de vergoeding of verstrekking niet aan de voorwaarden voor de nihilwaardering, dan kan de betreffende vergoeding of verstrekking worden opgenomen in de vrije ruimte Vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte Nadat de vergoedingen en verstrekkingen zijn gecategoriseerd, resteren de kosten die in de vrije ruimte kunnen worden opgenomen. De werkgever heeft de keuze om deze vergoedingen en verstrekkingen aan te merken als eindheffingsbestanddeel of als regulier loon. De vergoedingen en verstrekkingen die de werkgever aanmerkt als eindheffingsbestanddeel, komen ten laste van de vrije ruimte. Wordt de vrije ruimte vervolgens overschreden, dan wordt het meerdere bij de werkgever belast met 80% eindheffing. Merkt de werkgever bepaalde vergoedingen en/of verstrekkingen aan als regulier loon, dan worden de vergoedingen en verstrekkingen belast bij de werknemer Vaste kostenvergoedingen Bijzondere aandacht verdienen nog de vaste kostenvergoedingen. Onder de werkkostenregeling zijn vaste kostenvergoedingen ten laste van de vrije ruimte zonder 8 Zie paragraaf 3.4 5

6 beperking mogelijk. Voor gericht vrijgestelde kosten en intermediaire kosten 9 is slechts een vrijgestelde vaste kostenvergoeding mogelijk als vooraf een onderzoek heeft plaatsgevonden naar de aard en omvang van de vaste kosten. Dit onderzoek moet voldoen aan de volgende voorwaarden: De werkgever maakt het bedrag van de intermediaire kosten aannemelijk; De intermediaire kosten worden per kostenpost gespecificeerd naar aard en omvang; De kostenvergoeding wordt gespecificeerd naar intermediaire kosten, gericht vrijgestelde kosten en overige kosten; De bedragen worden onderbouwd met een onderzoek dat op verzoek van de inspecteur kan worden herhaald; Een aanvullende vergoeding is alleen mogelijk als de werkgever aannemelijk maakt dat de werkelijke uitgaven hoger zijn dan het bedrag van de vaste kostenvergoeding. Voor bestaande vaste kostenvergoedingen hoeft geen nieuw onderzoek te worden gestart, als de omstandigheden waarop de vergoeding is gebaseerd niet zijn gewijzigd. 3.3 Calculeren financiële impact werkkostenregeling Op basis van de geïnventariseerde en gecategoriseerde vergoedingen en verstrekkingen kan een berekening worden gemaakt van de financiële gevolgen van de toepassing van de werkkostenregeling. Die gevolgen zijn sterk afhankelijk van de mate waarin de werkkosten binnen de vrije ruimte blijven. Of de vrije ruimte toereikend is, kan als volgt worden bepaald Omvang vrije ruimte De vrije ruimte bedraagt 1,5% (sinds 2013) van de fiscale loonsom van de werkgever. Tot het fiscale loon behoren naast het reguliere loon, overuren, vakantiegeld en de 13 e maand uit tegenwoordige dienstbetrekking ook de (waarde van de) vergoedingen en verstrekkingen die als loon bij de werknemer worden belast 10. Ook het loon uit vroegere dienstbetrekking mag tot de fiscale loonsom worden gerekend, mits dit loon niet meer dan 10% van de totale loonsom bedraagt Kwalificeren vergoedingen en verstrekkingen Vergoedingen en verstrekkingen die in aanmerking komen voor de werkkostenregeling dienen eerst als eindheffingsbestanddeel te worden aangemerkt om te kunnen worden aangemerkt als werkkosten. Alleen als de vergoedingen en verstrekking worden aangemerkt als eindheffingsbestanddeel kunnen zij als werkkosten ten laste van de vrije ruimte worden gebracht. Is het totaal van alle eindheffingsbestanddelen groter dan de vrije ruimte, dan is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd over het surplus. De belastingdruk ligt dan bij de werkgever. Strikt genomen kan de werkgever de vergoedingen en verstrekkingen ook aanmerken als regulier loon. In dat geval moet de werkgever op reguliere wijze loonheffingen inhouden op de vergoedingen en verstrekkingen. De belastingdruk ligt dan bij de werknemer. Voor de beoordeling van de gevolgen van de overgang naar de werkkostenregeling verdient het echter de voorkeur om de vergoedingen en verstrekkingen die in aanmerking komen voor de werkkostenregeling eerst zoveel mogelijk aan te merken als eindheffingsbestanddeel. Anders wordt geen zuiver beeld verkregen van de gevolgen van de toepassing van de werkkostenregeling. Mocht de toepassing van de werkkostenregeling nadelig uitpakken voor 9 Besluit van 29 november 2010, nr. DGB 2010/5419, onderdeel Zie paragraaf

7 de werkgever, dan kan later alsnog worden overwogen om bepaalde vergoedingen en/of verstrekkingen als regulier loon aan te merken Waardering verstrekkingen De verstrekkingen die niet in aanmerking komen voor een vrijstelling of een nihilwaardering, komen ten laste van de vrije ruimte voor de waarde in het economische verkeer. Is voor de verstrekkingen een consumentenprijs beschikbaar, dan geldt deze prijs normaliter als maatstaf voor de waarde in het economische verkeer. Worden de werkkosten betrokken van een derde, dan geldt de factuurwaarde (inclusief btw) als de waarde in het economische verkeer. Een derde is in dit verband de niet met de werkgever verbonden vennootschap 11. Voor sommige werkkosten geldt overigens een afwijkende forfaitaire waardering, namelijk voor: Maaltijden in bedrijfsrestaurants; Huisvesting en inwoning op de werkplek; Kinderopvang. Betaalt de werknemer voor bepaalde verstrekkingen een eigen bijdrage, dan komt die bijdrage in mindering op de waarde van de betreffende verstrekking. De waarde van de verstrekking kan daardoor echter niet minder bedragen dan nihil Berekening eindheffing Blijft het saldo van de hiervoor benoemde en gewaardeerde werkkosten binnen de vrije ruimte, dan is geen eindheffing verschuldigd op basis van de werkkostenregeling. Overschrijden de werkkosten de vrije ruimte, dan is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd over het bedrag van het surplus. De totaal verschuldigde eindheffing is de som van eindheffing op basis van de werkkostenregeling en de eindheffing op basis van de overige eindheffingsbepalingen 12. In dit verband is nog van belang dat onder de werkkostenregeling een aantal oude eindheffingsbepalingen zijn vervallen. Dat zijn: de eindheffing voor bezwaarlijk te individualiseren loon; de eindheffing voor loon met een bestemmingskarakter (met uitzondering van toeslagen op grond van de Wet uitkeringen vervolgingsslachtoffers en de Wet uitkeringen burgeroorlogsslachtoffers ); de eindheffing voor geschenken in natura; de eindheffing voor bovenmatige kostenvergoedingen en verstrekkingen. Maakte de werkgever in het verleden gebruik van deze eindheffingsregelingen, dan zal bijzondere aandacht besteed moeten worden aan de vergoedingen en/of verstrekkingen die onder deze regelingen werden gedaan. 11 Als verbonden vennootschap wordt aangemerkt: Een vennootschap waarin de werkgever voor ten minste een derde gedeelte belang heeft; Een vennootschap die voor ten minste een derde belang heeft in de werkgever; Een vennootschap waarin een andere vennootschap ten minste een derde gedeelte belang heeft, terwijl deze vennootschap tevens voor ten minste een derde belang heeft in de werkgever. 12 Zie paragraaf

8 4. Adviseren over de werkkostenregeling Blijkt uit de berekening van de gevolgen van de overgang naar de werkkostenregeling dat de werkgever geen financieel nadeel ondervindt, dan kan overgegaan worden op de implementatie van de werkkostenregeling 13. Ondervindt de werkgever wel financieel nadeel, dan is het zinvol om te beoordelen of er mogelijkheden zijn om dit nadeel te beperken. In deze paragraaf wordt aandacht besteed aan zowel de fiscaalrechtelijke als de arbeidsrechtelijke aspecten van deze mogelijkheden. 4.1 Fiscale aandachtspunten Bij de invoering van de werkkostenregeling is voorzien dat de werkgevers macro bezien geen nadeel zouden ondervinden van de overgang op de werkkostenregeling. Op individueel niveau kan de overgang naar de werkkostenregeling echter wel nadelig uitpakken. Werkgevers die weinig vergoedingen en verstrekkingen doen aan hun personeel, zullen (meer dan) voldoende hebben aan de vrije ruimte van 1,5% (2013). Voor deze werkgevers zal de overgang naar de werkkostenregeling geen financieel nadeel opleveren. Werkgevers die veel vergoedingen en verstrekkingen doen aan hun personeel, zullen in veel gevallen niet genoeg hebben aan de vrije ruimte. Zij zullen 80% eindheffing verschuldigd zijn voor zover de werkkosten de vrije ruimte overschrijden. Deze werkgevers ondervinden daarom wel financieel nadeel van de overgang op de werkkostenregeling. Voor die werkgevers bestaan echter een aantal mogelijkheden om het financiële nadeel te beperken Vergoedingen en verstrekkingen als regulier loon Wordt de vrije ruimte overschreden, dan kan ervoor gekozen worden om bepaalde vergoedingen en verstrekkingen niet aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel voor de werkkostenregeling, maar als regulier loon. De werkgever betaalt dan geen 80% eindheffing over (de waarde van) deze vergoedingen en verstrekkingen. In plaats daarvan worden deze vergoedingen en verstrekkingen bij de werknemer belast tegen het tabeltarief. Uiteraard betekent dit dat de werknemer er netto op achteruit gaat. Of een dergelijk netto achteruitgang arbeidsrechtelijk is geoorloofd, is afhankelijk van de afspraken die in het verleden tussen werkgever en werknemer zijn gemaakt. In dat kader is met name van belang of sprake is van bruto of netto afspraken ten aanzien van de beloning. Een nadeel van de aanwijzing van vergoedingen en verstrekkingen als regulier loon kan zijn dat de werkgever meer premies werknemersverzekeringen is verschuldigd. In tegenstelling tot als eindheffingsbestanddeel aangewezen vergoedingen en verstrekkingen, behoort regulier loon namelijk wel tot het premieloon. Het maximale premieloon bedraagt overigens (2013), zodat aanwijzing als regulier loon niet in alle gevallen tot hogere premieafdracht zal leiden Wijzigen van de arbeidsvoorwaarden Het schrappen in de bestaande vergoedingen en verstrekkingen is een tweede mogelijkheid om de nadelige gevolgen van de overgang op de werkkostenregeling te beperken. Het schrappen van bestaande vergoedingen en verstrekkingen is echter een wijziging van de bestaande arbeidsvoorwaarden. Worden dergelijke wijzigingen overwogen, dan moet rekening gehouden worden met de arbeidsrechtelijke gevolgen daarvan. Deze worden in paragraaf 4.2 uitgebreid beschreven. 13 Zie paragraaf 5 8

9 In veel gevallen is het onder de werkkostenregeling niet mogelijk om bepaalde voorzieningen vrijgesteld te vergoeden. Vergoedt de werkgever bijvoorbeeld de kosten van een telefoonabonnement, dan is deze vergoeding onder de werkkostenregeling niet langer vrijgesteld. Uiteraard kan deze vergoeding worden ondergebracht in de vrije ruimte. Is de vrije ruimte echter niet toereikend, dan is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd over het surplus. Wordt de telefoon door de werkgever verstrekt, dan is daarop een nihilwaardering van toepassing, mits de werknemer de telefoon ten minste 10% zakelijk gebruikt. Door sommige bestaande vergoedingen om te zetten in verstrekkingen, kan het financiële nadeel van de overgang op de werkkostenregeling worden beperkt. De omzetting van een vergoeding in een verstrekking houdt echter ook een wijziging van de bestaande arbeidsvoorwaarden in. Ook in deze gevallen zal rekening gehouden moeten worden met de arbeidsrechtelijke gevolgen daarvan Gebruikelijkheidstoets Los van arbeidsrechtelijke beperkingen, kunnen vergoedingen en verstrekkingen vanuit fiscaal perspectief ook niet ongelimiteerd worden aangewezen als regulier loon in plaats van als eindheffingsbestanddeel. Evenmin kunnen arbeidsvoorwaarden onbeperkt worden gewijzigd. Dit wordt veroorzaakt door de gebruikelijkheidstoets. Deze toets houdt in dat de in de vrije ruimte op te nemen vergoeding en verstrekkingen niet in belangrijke mate 14 mogen afwijken van hetgeen gebruikelijk is. Deze bepaling beoogt te voorkomen dat de vrije ruimte geheel ten bate van één of enkele werknemers wordt benut ten laste van de overige werknemers. Bij het wijzigen van de arbeidsvoorwaarden en het benutten van de vrije ruimte moet hiermee rekening gehouden worden. 4.2 Arbeidsrechtelijke aandachtspunten 15 Vergoedingen en verstrekkingen behoren tot de (secundaire) arbeidsvoorwaarden. Worden aanpassingen van de bestaande vergoedingen en verstrekkingen overwogen, dan zal rekening gehouden moeten worden met eventuele arbeidsrechtelijke gevolgen van deze aanpassingen. Het is in die gevallen raadzaam een jurist of advocaat te raadplegen die gespecialiseerd is in het arbeidsrecht. Eerst overleg tussen werkgever en werknemer Omdat de arbeidsovereenkomst een wederkerige overeenkomst is, zal duidelijk zijn dat vergoedingen en verstrekkingen die tussen de werkgever en de werknemer zijn overeengekomen, niet zo maar eenzijdig door de werkgever kunnen worden gewijzigd, alleen omdat deze anders belast worden. In beginsel liggen de gevolgen van de wijziging van het fiscale regime echter op het bordje van de werknemer, omdat het uitgangspunt onder de werkkostenregeling is dat alle vergoedingen en verstrekkingen loon vormen dat normaal gesproken bij de werknemer wordt belast. In het niet vaak voorkomende geval dat uitdrukkelijk zou zijn afgesproken dat een vergoeding of verstrekking netto plaatsvindt, zou de werkgever met het probleem van de belastbaarheid van een bepaalde vergoeding of verstrekking worden opgezadeld. De werkgever wordt echter ook opgezadeld met de belastingheffing in het geval de werkkosten de vrije ruimte overschrijden; dan is de werkgever immers 80% eindheffing verschuldigd over het bedrag van het surplus. De Hoge Raad heeft in 1996 na cassatieberoep een rechterlijke uitspraak in stand gelaten waarbij was bepaald dat de gevolgen van een wijziging van de fiscale behandeling van een 14 In belangrijke mate afwijken betekent meer dan 30% afwijken 15 Deze paragraaf is geschreven door mr. J.P.M van Zijl. 9

10 onkostenvergoeding (in dat geval: de reiskostenvergoeding die door de belastingherziening Oort werd beperkt tot fl. 0,60 per kilometer) naar redelijkheid en billijkheid tussen partijen moeten worden verdeeld. Een redelijke en billijke verdeling van de gevolgen van de inwerkingtreding van de werkkostenregeling vereist dat de werkgever in elk geval de beschikbare vrije ruimte van het forfait gebruikt om de gevolgen van het belastbaar worden van bepaalde vergoedingen en verstrekkingen te matigen. Het uitgangspunt is dus dat werkgever en werknemer in overleg moeten treden over de aanwijzing van vergoedingen en als regulier loon in plaats van als eindheffingsbestanddeel en over de wijziging van arbeidsvoorwaarden als zodanig. Minder duidelijk is of hierbij ook overeenstemming met de werknemers vereist is alvorens de werkgever kan bepalen op welke wijze hij van zijn aanwijsbevoegdheid gebruik maakt. Het lijkt er op dat de werkgever zijn keuze in vrijheid kan maken, als eerst maar overleg heeft plaatsgevonden. Overigens verdient het aanbeveling om de keuze voor de wijze waarop van de aanwijsbevoegdheid gebruik gemaakt wordt, te beperken tot een bepaald kalenderjaar. De werkgever houdt dan de handen vrij(er) om voor een volgend kalenderjaar weer andere keuzes te maken, zonder dat de werknemers kunnen stellen dat sprake is van een verworven recht om een bepaalde vergoeding of verstrekking belastingvrij te ontvangen. In dat geval dient uiteraard wel ook jaarlijks overleg met de werknemers plaats te vinden. Gelijke behandeling van alle werknemers vereist? Het is de vraag in hoeverre de werkgever bij het gebruik van zijn aanwijsbevoegdheid is gebonden aan gelijke behandeling van alle werknemers. Is het bijvoorbeeld mogelijk om alleen ten aanzien van één of enkele werknemers een bepaalde vergoeding of verstrekking aan te wijzen als vallend in het forfait, respectievelijk komend voor rekening van de werkgever, ook als er andere werknemers zijn die dezelfde vergoeding of verstrekking ontvangen? Uitgangspunt hierbij is dat de wet geen wettelijke verplichting kent tot gelijke beloning van werknemers. Uit de jurisprudentie van de Hoge Raad is echter af te leiden dat een werkgever op grond van goed werkgeverschap in beginsel wel verplicht is om gelijk werk onder gelijke omstandigheden gelijk te belonen. Nu is daarbij de eerste niet zo gemakkelijk te beantwoorden vraag al wanneer sprake is van gelijk werk onder gelijke omstandigheden, maar de Hoge Raad heeft aan de verplichting tot gelijke beloning nog andere belangrijke beperkingen gesteld. Zo kan er voor de ongelijke beloning een objectieve rechtvaardigingsgrond zijn, in de zin van een legitiem doel dat niet anders kan worden bereikt dan door middel van ongelijke beloning en waarbij de ongelijke beloning niet onevenredig is aan het doel dat met de ongelijke beloning gediend wordt. Een voorbeeld daarvoor laat zich echter niet zo snel bedenken. Belangrijker is echter dat de Hoge Raad heeft gesteld dat steeds ook andere omstandigheden van het concrete geval in de beoordeling dienen te worden betrokken en dat van strijd met goed werkgeverschap pas sprake is als de ongelijke behandeling naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar is (met welke woorden tot uitdrukking wordt gebracht dat gewoon onredelijk en gewoon onbillijk niet voldoende is). Zeker als de werkgever redenen kan aanvoeren waarom de aanwijzing wel plaats vindt voor de ene groep werknemers maar niet voor de andere, zal van strijd met goed werkgeverschap wegens ongelijke beloning niet snel sprake zijn. Wat is precies een arbeidsvoorwaarde? Voor het overleg tussen werkgever en werknemer over de aanwijzing van vergoedingen en verstrekkingen als regulier loon in plaats van als eindheffingsbestanddeel en over de wijziging van arbeidsvoorwaarden als zodanig, is het natuurlijk van belang te weten wat precies een arbeidsvoorwaarde is. Daarvan is in elk geval sprake als een vergoeding of verstrekking is opgenomen in de arbeidsovereenkomst of in een regeling van arbeidsvoorwaarden waarnaar in de arbeidsovereenkomst wordt verwezen. Het zal wel 10

11 zelden het geval zijn ten aanzien van verstrekkingen zoals een kerstpakket, een personeelsfeest of een gift ter gelegenheid van een verjaardag. Daartussenin fungeren in de praktijk echter allerlei verstrekkingen waarover tussen de werkgever en de werknemer niet is onderhandeld maar die wel vaak al jarenlang door de werkgever worden gedaan. Wat bijvoorbeeld als de werkgever in het verleden uit eigen beweging een WGA-hiaatverzekering ten behoeve van zijn werknemers heeft gesloten, waarvan hij de premie zelf betaalt? Is dat dan een arbeidsvoorwaarde geworden en mag de werkgever daar later niet meer eenzijdig op terugkomen als hij na jaren in andere omstandigheden een andere afweging wenst te maken? En wat te denken van de werkgever die jaarlijks aan het einde van het jaar een bepaalde gratificatie verstrekt, zonder dit ooit te zijn overeengekomen? Veelal nemen rechters in dit soort gevallen zonder veel motivering aan dat sprake is van een arbeidsvoorwaarde die deel gaat uitmaken van de arbeidsovereenkomst. Nu is het wel zo dat uit een overeenkomst niet alleen de rechtsgevolgen voortvloeien die in die overeenkomst zijn vermeld maar ook (onder meer) die welke op grond van de gewoonte uit die overeenkomst voortvloeien, maar om te kunnen stellen dat sprake is van een verworven recht zou de werknemer toch niet alleen moet kunnen stellen een bepaalde verstrekking lange tijd heeft plaatsgevonden maar ook dat hij mocht vertrouwen dat de werkgever die verstrekking zou blijven doen. Van een dergelijk vertrouwen is niet reeds sprake op grond van het enkele feit dat de verstrekking reeds gedurende een bepaalde tijd heeft plaatsgevonden. Het (zonder enig voorbehoud) opnemen van de verstrekking in een regeling van arbeidsvoorwaarden zou mogelijk wel een feit kunnen vormen waaraan de werknemer het vertrouwen kan ontlenen dat de werkgever de verstrekking ook steeds in de toekomst zou blijven doen. De werkgever die wil voorkomen dat een verstrekking die regelmatig plaatsvindt op grond van de gewoonte een verplichting wordt, doet er goed aan jaarlijks het besluit kenbaar te maken dat besloten is de verstrekking voor het betreffende jaar opnieuw te doen maar dat dit voor de jaren daarna geen automatisme is en dat steeds opnieuw een besluit zal worden genomen. Mogelijkheden om tot een wijziging van de arbeidsvoorwaarden te komen Als duidelijk is dat sprake is van een arbeidsvoorwaarde en als wijziging gewenst is, zijn er in theorie vier wettelijke mogelijkheden om tot een wijziging van de arbeidsovereenkomst te komen. Hierna worden achtereenvolgens de wijziging vanwege een schriftelijk beding beschreven, de wijziging vanwege redelijkheid en billijkheid of onvoorziene omstandigheden en de wijziging met wederzijds goedvonden. 1. Wijziging vanwege een schriftelijk beding De eerste mogelijkheid bestaat alleen als de werkgever zich in de arbeidsovereenkomst in het algemeen of ten aanzien van bepaalde arbeidsvoorwaarden in het bijzonder de mogelijkheid van eenzijdige wijziging heeft voorbehouden. De wet bepaalt echter dat ook in dat geval eenzijdige wijziging slechts mogelijk is als sprake is van een zodanig zwaarwichtig belang van de werkgever dat het belang van de werknemer bij nakoming van de arbeidsovereenkomst daardoor naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid moet wijken. Uit de wetsgeschiedenis volgt dat instemming van de ondernemingsraad een belangrijke aanwijzing vormt voor het bestaan van een zodanig zwaarwichtig belang. Uit de jurisprudentie valt af te leiden dat als een zwaarwichtig belang vooral wordt aangenomen dat het faillissement van de werkgever dreigt als de arbeidsovereenkomst niet wordt gewijzigd. Werkgevers dienen daarom zeker geen overdreven verwachtingen te hebben dat de inwerkingtreding van de fiscale werkkostenregeling een voldoende zwaarwichtig belang geeft, al zou de instemming van de ondernemingsraad daarin wellicht verandering kunnen brengen. Soms komen in regelingen van secundaire arbeidsvoorwaarden specifieke bepalingen voor die de gevolgen van een wijziging van de belastbaarheid van een vergoeding of verstrekking 11

12 regelen. In zoverre als de gevolgen daarvan op voorhand zijn geregeld (bijvoorbeeld door te bepalen dat niet meer vergoed wordt dan belastingvrij mogelijk is) is een dergelijk beding in elk geval niet te zien als een eenzijdig wijzigingsbeding. De vraag rijst dan wel of de vergoeding ook vervalt als deze niet belast wordt als de werkgever tot aanwijzing overgaat. Zie hierboven omtrent de vrijheid en beperkingen van de werkgever bij het gebruik van die aanwijsbevoegdheid. In het verleden is door werkgevers vaak op grond van goed werknemerschap met succes voor de rechter afgedwongen dat de werknemer een door de werkgever gedaan voorstel tot wijziging van de arbeidsovereenkomst aanvaardt. Vereist is dan dat sprake is van gewijzigde omstandigheden op het werk, die zodanig zijn dat de werkgever daarin in redelijkheid aanleiding kon vinden om een voorstel tot wijziging van de arbeidsovereenkomst te doen. Het moet bovendien gaan om een redelijk voorstel, waarvan de aanvaarding door de werknemer in redelijkheid kon worden verlangd. Daargelaten dat deze driedubbele redelijkheidstoets eerst moet worden doorstaan, is vooral een probleem dat de Hoge Raad in 2008 heeft bepaald dat een werknemer in beginsel niet gehouden is om voorstellen van de werkgever tot wijziging van de arbeidsovereenkomst te aanvaarden en dat deze mogelijkheid niet bedoeld is voor collectieve wijzigingen. In het geval van wijziging van secundaire arbeidsvoorwaarden gaat het nu juist om collectieve regelingen. 2. Wijziging vanwege redelijkheid en billijkheid of onvoorziene omstandigheden Wat dan nog resteert zijn twee mogelijkheden die voortkomen uit het algemene overeenkomstenrecht, namelijk om te stellen dat een bepaling uit de arbeidsovereenkomst niet van toepassing is omdat dit in de omstandigheden van het geval naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar is dan wel om de rechter te vragen de arbeidsovereenkomst te wijzigen wegens onvoorziene omstandigheden, omdat ongewijzigde nakoming naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar zou zijn. In beide gevallen moet echter sprake zijn van omstandigheden die maken dat het ongewijzigd voortzetten van de arbeidsovereenkomst meer dan gewoon onredelijk en meer dan gewoon onbillijk is. Dit geeft al aan dat de mogelijkheden die hier worden geboden zeer beperkt zijn. Daarbij komt dat deze bepalingen zullen moeten worden toegepast in een arbeidsrechtelijke omgeving, waarbij aan de wettelijke bescherming van de werknemer geen afbreuk mag worden gedaan. Niet denkbaar is met name dat op grond van één van de twee mogelijkheden uit het algemene overeenkomstenrecht een arbeidsovereenkomst wordt gewijzigd in een situatie waarin vanwege de arbeidsrechtelijke bescherming van de werknemer geen gebruik zou kunnen worden gemaakt van een eenzijdig wijzigingsbeding, als dat zou zijn overeengekomen. 3. Wijziging met wederzijds goedvinden Zonder te stellen dat er voor een werkgever nooit mogelijkheden zouden zijn om arbeidsvoorwaarden eenzijdig te wijzigen vanwege de inwerkingtreding van de fiscale werkkostenregeling, moeten werkgevers er rekening mee houden dat het alles behalve eenvoudig zal zijn om eventueel bestaande mogelijkheden te benutten. Werkgevers die hun arbeidsvoorwaarden willen wijzigen met het oog op de inwerkingtreding van de fiscale werkkostenregeling doen er dan ook goed aan om alle mogelijkheden tot uitruil die zich voordoen te benutten en bijvoorbeeld bij een periodieke salarisverhoging (die niet reeds op grond van de cao verplicht is) te bedingen dat de werknemer dan wel in moet stemmen met de gewijzigde regeling van secundaire arbeidsvoorwaarden. Het kunnen benutten van mogelijkheden tot uitruil vereist dat de werkgever tijdig vóór de beoogde invoeringsdatum van de gewijzigde regeling van secundaire arbeidsvoorwaarden al naar dergelijke uitruilmomenten zoekt. 12

13 Mogelijk kan de werkgever ook druk zetten op de werknemer om akkoord te gaan met een voorgestelde wijziging van de arbeidsovereenkomst door te weigeren om ten aanzien van de werknemer gebruik te maken van de aanwijsbevoegdheid. Dan wordt het voor de werknemer in elk geval onaantrekkelijk om niet akkoord te gaan met de gewijzigde arbeidsvoorwaardenregeling, omdat dat zou betekenen dat alle bestaande vergoedingen of verstrekkingen die niet reeds in de wet zijn vrijgesteld, bij hem belast worden. Een dergelijk selectief gebruik van de aanwijsbevoegdheid zou echter kunnen worden gezien als misbruik van bevoegdheid en het zal van alle omstandigheden van het geval afhangen of dat ook daadwerkelijk zo is. Nadat de mogelijkheden tot aanpassing van de arbeidsvoorwaarden zijn overwogen en eventueel daartoe is overgegaan, kan de werkkostenregeling worden geïmplementeerd. De aandachtpunten bij implementatie van de werkkostenregeling worden in de volgende paragraaf beschreven. 5. Implementatie werkkostenregeling Zijn de gevolgen van de overgang op de werkkostenregeling in kaart gebracht, dan kan de werkkostenregeling in beginsel worden geïmplementeerd. De implementatie van de werkkostenregeling heeft gevolgen voor de inrichting van de loonadministratie en de financiële administratie. Enerzijds zal gezorgd moeten worden voor een goede administratie van de aangewezen werkkosten. Anderzijds moet worden bijgehouden of de aangewezen werkkosten de vrije ruimte overschrijden. Er bestaan drie methodes waarop de werkkostenregeling kan worden toegepast. Hierna worden eerste de methoden van toepassing van de werkkostenregeling toegelicht. Daarna zal worden ingegaan op de gevolgen voor de loonadministratie en de financiële administratie. 5.1 Methoden van toepassing van de werkkostenregeling De werkkostenregeling biedt de werkgever de mogelijkheid om vergoedingen en verstrekkingen vrijgesteld ten laste van de vrije ruimte te verstrekken. Daartoe moeten deze vergoedingen en verstrekkingen eerst worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel voor de werkkostenregeling. Overschrijden de werkkosten de vrije ruimte, dan is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd over het surplus. Om te kunnen bepalen of de werkgever eindheffing verschuldigd is moet de vrije ruimte en de benutting daarvan dus nauwgezet worden bijgehouden. De vrije ruimte moet per aangiftetijdvak en per kalenderjaar worden geadministreerd. Overschrijdingen en tekorten kunnen in beginsel tussen de verschillende maanden worden verrekend. Verrekening van een overschrijding in het ene jaar met een tekort van een ander jaar is echter niet mogelijk. De vrije ruimte kan op drie manieren worden bijgehouden Bijhouden vrije ruimte op jaarbasis De werkgever mag de vrije ruimte bepalen op basis van de fiscale loonsom van het voorafgaande jaar. In het jaar zelf betaalt de werkgever pas 80% eindheffing zodra de aldus berekende vrije ruimte wordt overschreden. Uiterlijk bij het indienen van de eerste aangifte van het volgende jaar maakt de werkgever een herrekening van de vrije ruimte. De herrekening kan tot de constatering leiden dat teveel of te weinig eindheffing is afgedragen. Dit bedrag wordt verrekend in de betreffende eerste aangifte van het volgende jaar. 16 Zie voor een nadere toelichting paragraaf 8.2 van het Handboek loonheffingen 2013 van de Belastingdienst 13

14 2. Bijhouden vrije ruimte op maandbasis De werkgever mag de vrije ruimte bepalen op basis van de fiscale loonsom van het voorafgaande jaar, gedeeld door het aantal tijdvakken. Per maand betaalt de werkgever 80% eindheffing als de aldus berekende vrije ruimte wordt overschreden. Uiterlijk bij het indienen van de eerste aangifte van het volgende jaar maakt de werkgever een herrekening van de vrije ruimte. De herrekening kan tot de constatering leiden dat teveel of te weinig eindheffing is afgedragen. Dit bedrag wordt verrekend in de betreffende eerste aangifte van het volgende jaar. 3. Bijhouden vrije ruimte per maand De werkgever mag de vrije ruimte bepalen op basis van de fiscale loonsom van de betreffende maand. Per maand betaalt de werkgever 80% eindheffing als de aldus berekende vrije ruimte wordt overschreden. Eventuele overschrijdingen van de ene maand mogen niet worden verrekend met tekorten van andere maanden. Ook mag niet worden verrekend aan het einde van het jaar. Hoewel deze methode het minst gunstig is, is deze methode verplicht voor startende werkgevers, aangezien deze werkgevers geen loonsom van het voorafgaande jaar hebben op basis waarvan methode 1 of methode 2 kan worden toegepast. Het bijhouden van de werkkosten en de vrije ruimte vragen om aanpassingen in de administratie van de werkgever. De gevolgen van de overgang naar de werkkostenregeling voor de loonadministratie en de financiële administratie worden in de volgende paragraaf beschreven. 5.2 Gevolgen voor de administratie 17 De overgang van de regeling voor vrije vergoedingen en verstrekkingen naar de werkkostenregeling heeft gevolgen voor de inrichting van de loonadministratie en de financiële administratie van de werkgever. Om tot een goede aangifte loonheffingen te komen moet de werkgever voortaan zorgen voor goed overzicht van de werkkosten en de vrije ruimte. Daarvoor is enerzijds van belang dat al in de financiële administratie een onderscheid wordt gemaakt tussen de verschillende soorten vergoedingen en verstrekkingen. Daartoe zal degene die de verschillende facturen in de financiële administratie boekt voldoende kennis moeten hebben van de werkkostenregeling, zodat de loonadministratie van de juiste gegevens wordt voorzien. Anderzijds zal de loonadministratie informatie moeten verstrekken over de omvang van de vrije ruimte, zodat de financiële administratie kan beoordelen of en wanneer de vrije ruimte wordt overschreden. De overgang naar de werkkostenregeling vraagt daarom om nieuwe afspraken en procedures over de communicatie tussen de financiële administratie en de loonadministratie. Denk daarbij ook aan de timing van de verschillende werkzaamheden. De financiële administratie wordt immers in veel gevallen een keer per kwartaal bijgewerkt, terwijl de loonadministratie per maand moet worden gevoerd. In die gevallen moeten hierover aanvullende werkafspraken worden gemaakt Inrichting financiële administratie Om een goed overzicht te houden over de verschillende categorieën vergoedingen en verstrekkingen, moet al in de financiële administratie een onderscheid worden gemaakt tussen de verschillende soorten werkkosten. Het verdient de voorkeur om niet alleen onderscheid te maken tussen de verschillende categorieën werkkosten (vrijgesteld, op nihil 17 Voor het schrijven van deze paragraaf heeft overleg plaatsgevonden met de NBA. 14

15 gewaardeerd, forfaitair gewaardeerd en overige) maar ook een onderscheid aan te brengen tussen de verschillende soorten kosten (bijvoorbeeld gereedschappen, contributies, maatlijden, consumpties, etc.). Deze werkwijze heeft als voordeel dat bij het opmaken van de aangifte loonheffingen dit onderscheid niet alsnog moet worden gemaakt. Daarnaast wordt op basis van deze werkwijze een gedetailleerd overzicht verkregen, op basis waarvan de werkkostenregeling eenvoudig kan worden geëvalueerd. Het aanbrengen van een onderscheid tussen de verschillende vergoedingen en verstrekkingen vergt uiteraard een aanpassing van de inrichting van de financiële administratie. Het onderscheid tussen de verschillende soorten vergoedingen en verstrekkingen kan worden gemaakt door de bestaande grootboekrekeningen te splitsen in diverse subcategorieën. Dit heeft echter als nadeel dat de financiële administratie minder overzichtelijk wordt. De splitsing tussen de verschillende vergoedingen en verstrekkingen kan ook via memoriaalboekingen worden gerealiseerd. Dit houdt in dat de uitgave niet alleen via de reguliere boeking in de administratie wordt geboekt, maar dat daarnaast een tweede boeking wordt gemaakt op een aparte grootboekrekening. Om het verschil met de reguliere grootboekrekeningen duidelijk te maken, kunnen de memoriaalboekingen het beste op een aparte grootboekrekening worden geboekt. Ter illustratie is hieronder een voorbeeld opgenomen van de verstrekking van een stuk gereedschap. Reguliere boeking: Personeelskosten 100 BTW 21 A/ Bank Memoriaalboeking: 9 Gereedschap nihilwaardering 121 A/ 9 Totaal kosten werkkostenregeling 121 Doordat de memoriaalboeking op dezelfde grootboekrekening wordt gemaakt, bedraagt het saldo van de grootboekrekening altijd nihil. Daardoor hebben de memoriaalboekingen geen invloed op het resultaat. Zoals uit het bovenstaande voorbeeld blijkt, moeten de werkkosten voor de loonheffingen worden geboekt inclusief btw. Wordt gebruik gemaakt van memoriaalboekingen, dan kan daar direct rekening mee worden gehouden. Worden de werkkosten in de reguliere administratie bijgehouden, dan zal dat niet mogelijk zijn. Worden de werkkosten exclusief btw geboekt, dan moeten de bedragen op de betreffende grootboekrekening ten behoeve van de loonadministratie worden gecorrigeerd naar bedragen inclusief btw Inrichting loonadministratie Ook in de loonadministratie zullen nieuwe grootboekrekeningen worden aangemaakt. Er zal onderscheid gemaakt moeten worden tussen vergoedingen en verstrekkingen die als werkkosten ten laste van de vrije ruimte komen en overige vergoedingen en verstrekkingen. Daarnaast is het raadzaam om onderscheid te maken tussen de verschillende categorieën werkkosten (vrijgesteld, nihil gewaardeerd, forfaitair gewaardeerd of overig), zodat eenvoudig een aansluiting kan worden gemaakt met de financiële administratie. 15

16 Vergoedingen en verstrekkingen waarvoor een forfaitaire waardering geldt, zullen niet voor de juiste bedragen zijn opgenomen in de financiële administratie. Voor deze categorie moet nog een herrekening gemaakt van de waarde van de vergoedingen en verstrekkingen. Overigens is van belang dat de loonadministratie de financiële administratie maandelijks informeert over de benutting van de vrije ruimte. Op die manier kan de financiële administratie tijdig signaleren dat de vrije ruimte wordt overschreden. Heeft u naar aanleiding van deze notitie nog vragen en/of opmerkingen dan kunt u een bericht sturen naar [email protected]. Culemborg, 8 november 2013 drs. M.A.B. Bögemann 16