Programma van Eisen V1.07. OndernemingsDossier

Transcriptie

1 Programma van Eisen V1.07 OndernemingsDossier Auteur: Projectbureau ondernemingsdossier Versie: V1.07 Datum: augustus 2011 Dit werk valt onder een CCL licentie 3.0 Nederland. Naamsvermelding: Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie NietCommercieel Gelijkdelen.

2 Inhoudsopgave HOOFDSTUK 1 Inleiding Aanleiding Doel en positionering Doel en doelgroep Korte schets van het ondernemingsdossier-concept Indeling van dit document... 7 HOOFDSTUK 2 Organiseren van de samenwerking Rollen en (keten)partijen Aansluiting bij eherkenning of een andere authenticatiedienst HOOFDSTUK 3 Het afnemen van een ondernemingsdossier dienst Wettelijke vertegenwoordiger onderneming vraagt een ondernemingsdossier aan Onderneming start met ondernemingsdossier Onderneming (hoofdgebruiker/beheerder) voegt gebruikers toe aan ondernemingsdossier Hoofdgebruiker ondernemingsdossier beheert toegangsrechten Toezichthoudend bestuursorgaan vraagt toegang aan tot ondernemingsdossier onderneming Inspecteur verkrijgt toegang tot ondernemingsdossier onderneming X Medewerker onderneming vraagt toegang aan tot ondernemingsdossier Medewerker logt in in ondernemingsdossier...18 HOOFDSTUK 4 Regels afleiden Vastleggen overzicht van regelhulpen in ondernemingsdossier Ondernemer gebruikt regelhulp Ondernemer verwerkt resultaat regelhulp Ondernemer gebruikt regelhulp opnieuw Signaleren van wijzigingen in wetgeving HOOFDSTUK 5 Plannen, bewaken en uitvoeren van taken Ondernemer plant taken Ondernemer bewaakt taken Verantwoordelijke beheert eigen Taken HOOFDSTUK 6 Rapportage en aanvraag Verantwoordelijke doet aanvraag/melding Genereren van de aanvraag/melding Het versturen van de aanvraag/melding Reactie aanvraag verwerken HOOFDSTUK 7 Toezicht ondergaan Hoofdgebruiker autoriseert toezichthouder Ondernemer verstrekt gevraagde informatie aan toezichthouder Toezichthouder ziet ondernemingsdossier van onderneming in Ondernemer verwerkt oordeel toezichthouder in ondernemingsdossier Toezichthouder plaatst opmerking in ondernemingsdossier van onderneming HOOFDSTUK 8 Communicatie Overzicht van notificaties in ondernemingsdossier HOOFDSTUK 9 Functioneel beheer van de ondernemingsdossier-toepassing HOOFDSTUK 10 Algemene eisen ondernemingsdossier-basis HOOFDSTUK 11 Domeinmodel ondernemingsdossier-concept Bedrijfsonderwerp Bestuurlijke uitspraak Document (Wettelijke) Eis Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V1.07 2/52

3 11.5. Maatregel Medewerker Nalevingsresultaat (tussenentiteit) Onderneming Opmerking Taak Vestiging Wettelijk onderwerp Aanpassingen t.o.v V Bijlage I: Beheermodel & te beleggen verantwoordelijkheden Tabellen in dit document: Tabel 1: Indeling van het document... 8 Tabel 2: Rollen in het ondernemingsdossier-concept Tabel 3: Rollen binnen eherkenning Tabel 4: Service ID's voor ondernemingsdossier-content en functionaliteit Tabel 5: Overzicht van mogelijke soorten notificaties Afbeeldingen in dit document Afbeelding 1: De werking van het ondernemingsdossier-concept... 7 Afbeelding 2: Het afleiden van regels Afbeelding 3: Domeinmodel ondernemingsdossier-basis Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V1.07 3/52

4 HOOFDSTUK 1 Inleiding 1.1. Aanleiding Ondernemers zijn op basis van wet- en regelgeving verplicht informatie aan te leveren aan de overheid. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om informatie voor het verkrijgen van vergunningen, meldingen aan een toezichthouder of het CBS maar ook om informatie over naleving van regelgeving op basis waarvan een inspectie toezicht uitoefent. Veel ondernemers ervaren de hoeveelheid tijd en geld die zij moeten besteden aan naleving van regelgeving vanuit de overheid, als een rem op hun ondernemerschap. Voor ondernemers is wet- en regelgeving vaak ingewikkeld en moeilijk te begrijpen, zodat ondernemers niet altijd weten wat zij precies moeten doen om de regels goed na te leven. Vaak sluit de wettekst niet aan bij de belevingswereld van de ondernemer en zijn bedrijf. De ondernemer moet ook nog vaak dezelfde informatie meerdere malen verstrekken omdat deze door de overheid niet bewaard of hergebruikt wordt of kan worden. En inspecties zijn nog onvoldoende afgestemd om de ondernemer te ontlasten. Het gevolg is dubbel werk, ergernis en inefficiëntie. De overheid neemt dit probleem serieus en werkt daarom met ondernemers aan vermindering van de regeldruk en de verbetering van de elektronische dienstverlening aan bedrijven. Ook het kabinet Rutte spreekt in het regeerakkoord de ambitie uit om met een faciliterend en stimulerend beleid de regeldruk voor bedrijven verder te laten dalen. Het ondernemingsdossier draagt bij aan de vermindering van regeldruk doordat het eenmalige gegevensaanlevering mogelijk maakt, vooral voor MKB-bedrijven die te maken hebben met de stapeling van regelgeving vanuit verschillende overheidsorganisaties. Daarnaast sluit het concept aan op de ambitie van het Kabinet om bedrijven die over eigen kwaliteitssystemen beschikken en goed naleefgedrag laten zien minder zwaar met inspectiebezoeken te belasten (inspectievakantie). Door het toegankelijk maken van bedrijfseigen informatie vanuit het ondernemingsdossier kan een fysieke inspectie op locatie verschuiven naar een minder belastend regiem, zoals systeemtoezicht of inspectie op afstand. Voor meer achtergronden wordt verwezen naar de referentiearchitectuur ondernemingsdossier Doel en positionering Dit document bevat het gedetailleerde programma van eisen voor een ondernemingsdossiertoepassing als invulling van het ondernemingsdossier-concept. Het ondernemingsdossier-concept is ontwikkeld binnen het programma 'Slim geregeld, goed verbonden (Sggv). Een ondernemingsdossier-toepassing ondersteunt bedrijven in hun wettelijke verplichtingen en vergemakkelijkt de handhaving en toezicht voor bedrijven en overheden. Een ondernemingsdossier-toepassing vereenvoudigt de informatie-uitwisseling tussen bedrijven en overheden, en verlicht daardoor administratieve- en toezichtlasten. Centraal bij het opstellen van het gedetailleerd programma van eisen staan de referentiearchitectuur ondernemingsdossier en het globale programma van eisen. 1. Referentie-architectuur In de referentie-architectuur zijn het ondernemingsdossier-concept en de te maken afspraken over de samenhang en samenwerking van processen, informatie en techniek op generiek niveau beschreven. De referentie-architectuur bevat de elementaire uitgangspunten en principes voor een ondernemingsdossier en is daarmee richtinggevend en kaderstellend. De referentiearchitectuur verwijst voor enkele standaarden naar de NEN NTA Globaal programma van eisen Een belangrijke voorwaarde voor succes is dat de meerwaarde in de praktijk bewezen wordt. Om het concept te beproeven is met de brancheverenigingen (NRK, Recron, MO-Groep en KHN) een aantal praktijktesten (EUGO en Horeca Digitaal) ondernomen, om vast te stellen of het concept daadwerkelijk bijdraagt aan de gewenste administratieve lastenverlichting Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V1.07 4/52

5 De opgedane ervaringen in de praktijktesten, die voor de ontwikkeling van een ondernemingsdossier van groot belang zijn, zijn meegenomen in het globale programma van eisen 1. Het globale programma van eisen bevat een overzicht van gewenste functionaliteiten op basis waarvan per functie kan worden vastgesteld wat de bijdrage is aan het ondernemingsdossier. Op 12 juli 2010 hebben de brancheorganisaties en het programma Sggv vastgesteld dat het globaal programma van eisen die eisen en wensen bevat die aanwezig zijn bij de koploperbranches, waardoor de te realiseren ondernemingsdossier-toepassing de bij de branches bestaande wensen kan invullen. Op basis van deze documentatie en in samenwerking met de koploperbranches is dit gedetailleerde programma van eisen voor een te ontwikkelen ondernemingsdossier-toepassing met basisfunctionaliteit opgesteld Doel en doelgroep In dit document wordt de basisfunctionaliteit beschreven voor een ondernemingsdossier-toepassing. Het programma SGGV heeft op basis hiervan een voorbeeldapplicatie ontwikkeld; een softwareprogramma dat de basisfunctionaliteiten zoals beschreven in dit document voor een groot deel ondersteunt, maar niet volledig omdat bij de uiteindelijke implementatie pas definitieve keuzes worden gemaakt.. Met de realisatie van een voorbeeldapplicatie, wordt een eenvoudige start beoogd met een ondernemingsdossier-toepassing met basisfunctionaliteit die ter beschikking wordt gesteld door de overheid. Koploperbranches en andere geïnteresseerde branches/ketens kunnen deze gebruiken nadat zij, op basis van afspraken met verwante ketenpartijen, de voorbeeldapplicatie hebben geconfigureerd en aangevuld met branchespecifieke keuzes die in dit PVE open zijn gelaten. Daar waar nodig kan de ondernemingsdossier-toepassing met basisfunctionaliteit worden uitgebreid met branchespecifieke functionele behoeften. In het programma van eisen wordt de toepassing die dan ontstaat aangeduid als ondernemingsdossier-toepassing of ondernemingsdossier ingericht voor een specifieke branche. Onderstaande figuur laat globaal de functionaliteit zien beschreven in het PVE, wat de voorbeeldapplicatie daarvan invult en dat een branche dit kan uitbreiden met eigen functionaliteiten. PVE functionaliteit branchewensen voorbeeldapplicatie Branche specifiek maken voorbeeldapplicatie Toe te voegen branche functies (niet in PVE) Branche specifiek maken ondernemingsdosssier Het gebruik van de ondernemingsdossier-toepassing met basisfunctionaliteit vindt plaats op eigen verantwoordelijkheid van de branche/keten. De realisatie van de voorbeeldapplicatie heeft een eenmalig karakter. Het beheer, gebruik en doorontwikkeling liggen qua verantwoordelijkheid bij de ondernemer en de branche. De realisatie van de voorbeeldapplicatie met basisfunctionaliteit is vanuit 1 Document: Opzet specificaties EOD-basis Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V1.07 5/52

6 de overheid gebaseerd op de principes van open standaarden en open source software en is beschikbaar volgens een EUPL licentie. Het gedetailleerde programma van eisen heeft tot doel: 1. De eisen aan het ondernemingsdossier basis te beschrijven zodat de voorbeeldapplicatie gerealiseerd kan worden. 2. Brancheorganisaties en softwareleveranciers een PvE beschikbaar te stellen, waarin de eisen aan een ondernemingsdossier-toepassing met basisfunctionaliteit zijn vastgelegd. 3. Brancheverenigingen in staat te stellen zich een beeld vormen van de mate waarin in hun behoefte en ambitie voorzien wordt en zich een beeld te vormen of en in hoeverre een eigen voorziening ondernemingsdossier-compliant is. Het staat partijen vrij om gebruik te maken van alle genoemde producten. De software van de voorbeeldapplicatie op basis van open source (EUPL) en de Referentiearchitectuur en dit Programma van Eisen, volgens een creative commonslicentie (CCL) Korte schets van het ondernemingsdossier-concept Het ondernemingsdossier-concept steunt op: - Samenwerking tussen bedrijven en overheden gebaseerd op vertrouwen - Digitale gegevensuitwisseling op basis van overeengekomen standaarden ondersteund door een gebruiksvriendelijke ondernemingsdossier-toepassing - Regelhulp: slimme uitleg van wat ondernemer moet doen om regels na te leven Het ondernemingsdossier-concept vraagt om intensieve samenwerking tussen bedrijven en overheden. Samenwerking gebaseerd op vertrouwen en de bereidheid om over de grenzen van de eigen organisatie en werkprocessen heen te kijken. Het ondernemingsdossier-concept geeft invulling aan de uitgangspunten van vernieuwing toezicht, te weten een omkering van toezicht uit wantrouwen naar vertrouwen (high trust), werken met risicoprofielen, betere afstemming tussen toezichthouders en minder fysieke controles. Daarbij zijn de uitgangspunten : Het integraal ondersteunen van de onderneming in zijn nalevingverplichtingen staat centraal en niet de regelgeving en naleving per bevoegd gezag. Ketenomkering; de overheid sluit bij het maken van wet- en regelgeving en de uitvraag van gegevens meer aan bij bedrijfsgegevens en bedrijfsbegrippen zodat een bedrijf de regels beter begrijpt en de gewenste gegevens gemakkelijker kan leveren vanuit de eigen bedrijfsadministratie. De onderneming kan eenvoudiger de toepasselijke regelgeving achterhalen en vereisten vastleggen door middel van een regelhulp en het voldoen aan de eisen bewaken. Efficiënte gegevensuitwisseling noodzaakt om de gehele keten in samenhang te bezien; vanaf het verkrijgen van informatie over de regelgeving naar het aanvragen van vergunningen/subsidies, het verkrijgen van toestemming tot en met toezicht. Hiertoe wordt een gedeeld dossier ingericht voor door de onderneming geautoriseerde deelnemers. Samenwerking tussen bedrijven en overheden gaat op basis van vertrouwen in plaats van wantrouwen. De ondernemer stelt aan door hem geautoriseerde overheden informatie beschikbaar over het bedrijf op basis waarvan toezichthouders zich een beeld vormen van het voldoen aan de wettelijke eisen. De samenwerking tussen bedrijven en overheden moet voor beiden kostenvoordelen opleveren, bijvoorbeeld doordat de onderneming gegevens slechts één keer hoeft te overleggen en toezicht gerichter en meer op afstand gebeurt. Daarnaast spelen overwegingen als gemak, meer transparantie en kwaliteitsverbetering een belangrijke rol. In het ondernemingsdossier-concept gaat de digitale gegevensuitwisseling tussen ondernemers en overheden om te voldoen aan de wettelijke eisen als volgt verlopen met gebruik van de ondernemingsdossier-toepassing: Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V1.07 6/52

7 1- Op basis van de kennis over het bedrijf (het bedrijfsprofiel) kan de onderneming uit een externe bron een op haar toegesneden overzicht van wettelijke onderwerpen en eisen afleiden en de bijbehorende maatregelen en deze vastleggen in het ondernemingsdossier, idealiter door een aantal vragen te beantwoorden en het resultaat te bewaren, we noemen dit regelhulp gebruiken. 2- De onderneming plant vervolgens het voldoen aan deze maatregelen, bewaakt de uitvoering door middel van signaleringen en legt het bewijs vast in de ondernemingsdossier-toepassing. Zo verzamelt de onderneming nalevings-informatie, die mede uit de eigen administratiesystemen komt. 3- Door middel van actief aanbieden van die informatie (bijvoorbeeld bij een aanvraag) of toegang verlenen tot die informatie aan door de onderneming geautoriseerde toezichthouder(s) (dossier inzien) maakt de onderneming zijn nalevingsresultaat eenvoudig beschikbaar aan de betrokken instanties. 4- Deze controleren de informatie, nemen hierop actie (een besluit) en melden de uitkomst aan de onderneming. Deze uitkomst kan bijvoorbeeld bestaan uit een onderzoeksrapport of een vergunning die wordt bewaard in de ondernemingsdossier-toepassing. Schematisch is dit proces als volgt weer te geven: Afbeelding 1: De werking van het ondernemingsdossier-concept Om het ondernemingsdossier-concept te laten werken is een ondernemingsdossier-afsprakenstelsel nodig dat het mogelijk maakt de interactie en communicatie tussen ondernemer en overheid voor een grotendeels elektronisch plaats te laten vinden en te ondersteunen met een ondernemingsdossiertoepassing. De referentiearchitectuur is daarvan de invulling Indeling van dit document Dit document beschrijft de eisen aan de hand van onderstaande indeling. Het begint met een korte schets van het ondernemingsdossier-concept en basisafspraken om het strategische proces van samenwerking vorm te geven. In hoofdstuk 2 staan de voorbereidingen die getroffen moeten worden om een ondernemingsdossier-basis te gaan gebruiken. Hoofdstukken 3 en 4 beschrijven hoe het bedrijfsprofiel en de wettelijke eisen waaraan de onderneming moet voldoen worden geregistreerd. De hoofdstukken 5 tot en met 7 beschrijven de functionaliteit die de onderneming ondersteunt bij zijn streven te voldoen aan wet en regelgeving. Hoofdstuk 8 gaat in op de voorwaarden die gesteld worden aan de communicatie met een ondernemingsdossier. Daarna volgen de hoofdstukken over functioneel beheer, de algemene technische eisen en het domeinmodel van de voorbeeldapplicatie Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V1.07 7/52

8 Kernvraag Biedt ondersteuning bij ondernemingsdossier proces Hoofdstuk Hoe begint een Het creëren van een Organiseren van de samenwerking Hoofdstuk 2 branche? nulsituatie Bepalen rollen en partijen Aansluiting op authenticatiedienst Kernvraag Biedt ondersteuning bij Operationele ondernemingsdossier Hoofdstuk Wat moet ik (ondernemer) allereerst doen? Treffen van voorbereidingen processen Het afnemen van een ondernemingsdossier dienst Het aanvragen van een ondernemingsdossier-account Het verlenen van toegang Het opnemen van bedrijfsconfiguratie Hoofdstuk 3 Waar moet ik (ondernemer) me aanhouden? Wat moet ik (ondernemer) doen om te voldoen aan wet- & regelgeving? Hoe moet ik (ondernemer) communiceren met de overheid? Waarmee doen wij (branche) dat? Hoe borgen wij (branche) dat? Wat is de gegevensstructuur? Bepalen van het bedrijfsprofiel Nastreven van compliance Communiceren met een ondernemingsdossier Parametriseren en aanvullen In gebruik nemen/onderhouden Bepalen fit met andere applicaties Tabel 1: Indeling van het document Afleiden regels Hoofdstuk 4 Vinden van regelhulpbronnen Verkrijgen van regelhulp Signaleren van wetswijzigingen Taken Hoofdstuk 5 Plannen, bewaken en uitvoeren Toestemming verkrijgen Hoofdstuk 6 Opmaken, genereren, verzenden aanvraag Ontvangen van reacties Toezicht ondergaan Hoofdstuk 7 Inloggen toezichthouder Versturen van informatie Inkijken op ondernemingsdossier Reageren op adhoc verzoeken Melden uitkomst toezicht Communicatie Hoofdstuk 8 Configureren ondernemingsdossierbasis Functioneel beheer ondernemingsdossier-toepassing Hoofdstuk 9 Hoofdstuk 10 Hoofdstuk Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V1.07 8/52

9 HOOFDSTUK 2 Organiseren van de samenwerking Gebruik van een ondernemingsdossier-basis geschiedt op vrijwillige basis. Ketenpartners, ondernemers en overheden, bepalen gezamenlijk of zij een ondernemingsdossier-basis als passende oplossing zien en implementeren die vervolgens. Deze vrijwilligheid betekent niet vrijblijvendheid in tegendeel, zij brengt verplichtingen voor de betrokken partijen met zich mee. Het ondernemingsdossier-concept vraagt om een nieuwe manier van samenwerking. Een ondernemingsdossier werkt alleen als de betrokken partijen met elkaar samenwerken op basis van vertrouwen. Om het concept te laten slagen dienen partijen de onderstaande uitgangspunten uit de referentiearchitectuur te onderkennen en bereid te zijn om de resulterende randvoorwaarden na te komen en in te vullen. Het gaat om de volgende uitgangspunten: 1. het ondernemingsdossier-concept vermindert de administratieve lasten voor de onderneming. 2. Transparantie wordt beloond; een onderneming heeft minder toezichtlast als het ondernemingsdossier-concept wordt toegepast 3. het ondernemingsdossier-concept vraagt om denken en handelen vanuit de processen en administraties van het bedrijf (ketenomkering) 4. het ondernemingsdossier-concept werkt binnen het bestaande bestuursrecht 5. het ondernemingsdossier-concept brengt bestaande toepassingen samen. als knoop in een netwerk van informatiebronnen en andere toepassing De principes die hieruit voortkomen en die leidend zijn voor een ondernemingsdossier-toepassing zijn eveneens opgenomen: 1. Het ondernemingsperspectief (gegevens en processen van de onderneming) is leidend. 2. Een ondernemingsdossier-toepassing is voor en van de onderneming. 3. Een ondernemingsdossier-toepassing kan samenwerken met regelhulp (omvat niet de regelhulp zelf). 4. Een ondernemingsdossier-toepassing vergemakkelijkt het uitwisselen van informatie tussen onderneming en overheden. 5. Eenmaal middels een ondernemingsdossier-toepassing beschikbaar gestelde documenten en gegevens worden niet langs andere weg uitgevraagd door de toezichthouder. 6. Een ondernemingsdossier-toepassing kan statusinformatie geautomatiseerd verwerken. 7. Een ondernemingsdossier-toepassing kan samenwerken met bestaande bedrijfsapplicaties. 8. Een ondernemingsdossier is tenminste zo betrouwbaar als de bestaande toepassingen. 9. Connectie tot de ondernemingsdossier-toepassing geschiedt op basis van open standaarden. Opmerking bij principe 6 & 7: De toepassing ondernemingsdossier-basis is een eerste toepassing om het proces tussen overheid (wetgever, toezichthouder) en onderneming te ondersteunen op basis van de principes van het ondernemingsdossier. De principes 6 & 7 zijn in dat kader minder essentieel en dermate complicerend dat ze niet in het ondernemingsdossier-basis zijn opgenomen. De bereidheid tot samenwerking en de organisatorische en procesmatige spelregels voor deze samenwerking, in termen van uitgangspunten, randvoorwaarden en principes, moeten betrokken partijen formaliseren in een samenwerkingsovereenkomst. Eis 1 (proces 2 ) Partijen die met elkaar willen samenwerken op basis van een ondernemingsdossier bekrachtigen de samenwerking in de vorm van een overeenkomst, waardoor zij invulling geven aan de uitgangspunten, randvoorwaarden en principes uit de Referentie-architectuur. 2 Alle eisen zoals beschreven zijn van toepassing op de realisatie van de ONDERNEMINGSDOSSIER-Basis toepassing, tenzij expliciet staat aangegeven dat het om het proces gaat Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V1.07 9/52

10 2.1. Rollen en (keten)partijen Binnen het ondernemingsdossier-concept bestaan verschillende rollen, die uitgevoerd kunnen worden door diverse partijen. De partijen zijn met elkaar verbonden in de keten die zorg dragen dat ondernemingen wet- en regelgeving naleven. Iedere partij levert daartoe een unieke bijdrage aan het geheel door één of een combinatie van meerdere rollen op zich te nemen. In de samenwerkingsovereenkomst moeten betrokken partijen opgenomen worden alsmede hun rol binnen het ondernemingsdossier-concept en daaruit voortvloeiende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Het ondernemingsdossier-concept onderscheidt de volgende rollen en mogelijke partijen: Rol Omschrijving Mogelijke partij Wordt in het PvE aangeduid als: Rol Omschrijving Mogelijke partij Wordt in het PvE aangeduid als: Rol Omschrijving Mogelijke partij Aanbieder van regelhulp Deze partij verstrekt informatie en advies aan een onderneming over welke voorschriften op de onderneming van toepassing zijn op grond van informatie over de bedrijfsactiviteiten en bedrijfsobjecten. Overheid, branche of markt. Regelhulp Toestemming verlenend bestuursorgaan Deze partij neemt een besluit over een door de onderneming ingediend verzoek op grond van ingediende informatie Rijk, Provincie of Gemeente Bestuursorgaan Toezichthoudend bestuursorgaan De partij die namens de overheid toeziet op de naleving van wet- en regelgeving door een onderneming. Ook hiervoor is informatie nodig van de onderneming Rijksinspectie, Regionale uitvoeringsdiensten, Gemeente, Waterschappen, Gemandateerde marktpartij Toezichthouder Wordt in het PvE aangeduid als: Rol ondernemingsdossier-eigenaar/dossierbeheerder Omschrijving Deze partij maakt gebruik van de aangeboden dienst van een ondernemingsdossier-dienstverlener. De eigenaar wil hiermee bereiken dat de bedrijfsvoering comform de wettelijke eisen gebeurt. Mogelijke partij Wordt in het PvE aangeduid als: Rol Omschrijving Mogelijke partij Wordt in het PvE aangeduid als: Rol Omschrijving Mogelijke partij Wordt in het PvE aangeduid als: Rol Omschrijving Mogelijke partij Opmerking Onderneming, ondernemer Hoofdgebruiker Gebruiker Een persoon die namens een partij handelingen verricht met een ondernemingsdossier-toepassing om een bepaald doel te bereiken. Medewerker van een onderneming, Inspecteur Rijksinspectie, inspecteur Regionale uitvoeringsdienst, ambtenaar Gemeente, inspecteur Waterschap of gemandateerde marktpartij Gebruiker (uitgesplitst naar medewerker onderneming of inspecteur) ondernemingsdossier-dienstverlener/dienstaanbieder Deze partij biedt een ondernemingsdossier-toepassing als dienst aan voor ondernemingen en beheert deze. Branche, Marktpartij ondernemingsdossier-dienstverlener ondernemingsdossier Conceptueel eigenaar/beheerder De partij die het intellectueel eigendom heeft van het ondernemingsdossierconcept (referentie-architectuur). MINEZ/stuurgroep Het programma SGGV faciliteert geïnteresseerde partijen bij de ontwikkeling Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

11 van het ondernemingsdossier-concept. Het programma zelf is uiteindelijk eindig van aard. Daarna neemt marktwerking het over en bepaalt de verdere ontwikkeling van het ondernemingsdossier-concept. Dat kan leiden tot nieuwe kennis en inzichten aangaande de referentiearchitectuur. De referentiearchitectuur wordt centraal beheerd om te borgen dat alle ondernemingsdossier-toepassingen uitgaan van dezelfde structuur. Tabel 2: Rollen in het ondernemingsdossier-concept De laatste rol wordt wel voorzien binnen het ondernemingsdossier-concept, maar komt in dit programma van eisen verder niet aan bod. Bij het opstellen van de overeenkomst moeten betrokkenen wel afspraken maken over de invulling van deze rollen. EIS 2a (proces) In de samenwerkingsovereenkomst zijn de rollen van de betrokken partijen benoemd met de bijbehorende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. EIS 2b (proces) Het functioneren van een ondernemingsdossier-toepassing vergt een beheeromgeving die wordt opgezet door de ondernemingsdossier-dienstverlener. Het ondernemingsdossier-basis voorziet noch in de techniek, noch in de processen nodig voor de noodzakelijke dienstverlening van deze beheerprocessen. Bijlage 1 geeft inzicht in de te beleggen verantwoordelijkheden Aansluiting bij eherkenning 3 of een andere authenticatiedienst Eén van de uitgangspunten van het ondernemingsdossier-afsprakenstelsel is dat vanwege doelmatigheid aangesloten wordt op de voorzieningen die al ontwikkeld zijn. Daarom sluit het ondernemingsdossier-concept voor identificatie, authenticatie en autorisatie van toezichthouders en hun inspecteurs aan bij een bestaande authenticatiedienst zoals Open-ID of het stelsel van eherkenning. eherkenning bestaat uit een netwerk van aanbieders die volgens bepaalde rollen met elkaar samenwerken. Naast de rollen die binnen het ondernemingsdossier-concept zijn onderkend, kunnen partijen één of meerdere specifieke eherkenning rollen voor hun rekening nemen: De herkenningsmakelaar de partijen in deze rol leveren eherkenning aan de dienstaanbieder. Dat houdt in dat nagegaan wordt: Is een persoon (van een onderneming, bestuursorgaan) bekend? Mag deze persoon namens die organisatie deze dienst gebruiken? Dit leidt tot een eherkenning AKKOORD/NIET AKKOORD op een van te voren bepaalde dienst (service ID) De middelenuitgever deze levert de eherkenningsmiddelen aan een organisatie voor gebruik door haar werknemers en legt de identiteiten vast. eherkenningsmiddelen worden geleverd in maximaal vier betrouwbaarheidsniveaus, variërend van combinatie gebruikersnaam/wachtwoord tot en met het gebruik van PKIcertificaten. De dienstaanbieder bepaalt welk betrouwbaarheidsniveau van toepassing op de dienst is. De authenticatiedienst deze maakt de eherkenningsmiddelen van gebruikers beschikbaar binnen het netwerk voor eherkenning. Het machtigingenregister hierin leggen organisaties vast welke persoon namens de onderneming of toezichthouder een bepaalde dienst (service ID) mag afnemen Tabel 3: Rollen binnen eherkenning 3 Zie document: eherkenning algemene informatie.doc Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

12 EIS 3 (applicatie en proces) Het gebruik van een externe authenticatiedienst brengt de volgende consequenties met zich mee: 1. Branche en toezichthouders bepalen het betrouwbaarheidsniveau * dat vereist is voor gebruik van de ondernemingsdossier toepassing en daarmee van het benodigde identificatiemiddel; 2. De ondernemingsdossier-dienstverlener selecteert een authenticatiedienst. 3. De ondernemingsdossier toepassing kan voldoen aan het koppelvlak eherkenning en andere open standaarden als Open-ID. 4. De ondernemingsdossier-dienstverlener koppelt de ondernemingsdossier-toepassing aan de authenticatiedienst. 5. De ondernemingsdossier-dienstverlener en leverancier van de dienst maken afspraken in termen van aansluitvoorwaarden en procedures om verzoeken voor autorisatie af te handelen. 6. De ondernemingsdossier-dienstverlener communiceert naar alle gebruikers met welke middelen zij toegang kunnen krijgen tot het ondernemingsdossier. * De keuze voor het betrouwbaarheidsniveau 1 heeft tot gevolg dat autorisatie in de ondernemingsdossier-toepassing zelf moet worden geregistreerd. Dit vergt extra functionaliteit die in dit PVE niet is beschreven Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

13 HOOFDSTUK 3 Het afnemen van een ondernemingsdossier dienst In dit hoofdstuk zijn de processen opgenomen die te maken hebben met de voorbereidingen om te kunnen starten met een ondernemingsdossier nadat partijen besloten hebben om te gaan samenwerken. Een onderneming moet een dossier kunnen aanvragen bij een ondernemingsdossierdienstverlener om vervolgens gebruikers toegang te verlenen tot het dossier. Op basis van de afspraken over rollen en bijbehorende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in voorgaand hoofdstuk moeten de autorisatie (lees- en schrijfrechten) van de gebruikers ingesteld worden. Dit proces is sterk afhankelijk van een aantal keuzes en is daarom geen onderdeel van de voorbeeldapplicatie maar zal per ondernemingsdossier-toepassing moeten worden ingericht Wettelijke vertegenwoordiger onderneming vraagt een ondernemingsdossier aan Beschrijving Een onderneming heeft besloten een ondernemingsdossier aan te leggen (de ondernemingsdossierdienst af te nemen). De wettelijke vertegenwoordiger van de onderneming moet hiervoor een hoofdgebruiker van zijn onderneming kunnen aanwijzen en deze kunnen registreren. Vervolgens moet deze persoon akkoord gaan met de gebruiksvoorwaarden van het ondernemingsdossier om vervolgens in de ondernemingsdossier-toepassing het dossier voor de onderneming aan te maken. Actoren: Wettelijke vertegenwoordiger onderneming, Hoofdgebruiker, dienstaanbieder ondernemingsdossier, ondernemingsdossier-toepassing Optie 1, Machtigen en inloggen met gebruik van eherkenning Een onderneming die heeft besloten een ondernemingsdossier aan te leggen (de ondernemingsdossier-dienst-x af te nemen) registreert bij het machtigingenregister dat de hoofdgebruiker bevoegd is om dat namens de onderneming te doen. De wettelijk vertegenwoordiger van de onderneming is hierbij actief betrokken. De vorm van het registratieproces is afhankelijk van het gewenste betrouwbaarheidsniveau voor de dienst ondernemingsdossier en of de onderneming al in het stelsel bekend is. Het kan een papieren procedure zijn met getekende verklaringen. Na registratie logt de hoofdgebruiker, met behulp van eherkenning, in op de ondernemingsdossierdienst (webapplicatie). Dit gaat als volgt: 1. De hoofdgebruiker gaat naar de webpagina van de ondernemingsdossier-toepassing en wordt daar doorverwezen naar een inlogscherm van de herkenningsmakelaar waarbij de ondernemingsdossier-toepassing is aangesloten 2. In het inlogscherm moet hij aangeven welk herkenningsmiddel hij gebruikt. 3. De hoofdgebruiker voert de benodigde gegevens in en vervolgens checkt de herkenningsmakelaar via het stelsel de authenticatie en de machtiging en genereert een AKKOORD-bericht aan de ondernemingsdossier-toepassing. 4. Het bericht bevat de volgende informatie: een positieve authenticatie voor de onderneming met KVKnr 1234 en een uniek identificerend kenmerk gekoppeld aan de hoofdgebruiker en een service-id op basis waarvan de ondernemingsdossier toepassing weet dat het de hoofdgebruiker betreft. 5. De ondernemingsdossier-toepassing weet nu dat deze persoon als hoofdgebruiker namens onderneming Y bevoegd is om een ondernemingsdossier aan te maken. 6. De hoofdgebruiker komt in het welkomstscherm voor het aanmaken van een ondernemingsdossier. Hij moet akkoord gaan met de gebruiksvoorwaarden en er wordt een dossier voor hem aangemaakt. Zie verder Onderneming start met ondernemingsdossier. Optie2, Autoriseren en inloggen met een andere authenticatiedienst De ondernemingsdossier-dienstverlener heeft een procedure waarmee een wettelijke vertegenwoordiger van een onderneming een hoofdgebruiker de bevoegdheid geeft dit te doen. Dit Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

14 kan een papieren procedure zijn. Iedere deelnemende onderneming moet deze procedure doorlopen om te kunnen starten. Het betreft hier een globale beschrijving met daarin opgenomen de minimale processtappen, aangezien het PvE alleen bekend is met de werking van eherkenning. De overweging om niet met eherkenning te werken ligt bij de branche/keten waardoor de uiteindelijke vorm afhankelijk is van de mogelijkheden van het in te zetten alternatief. EIS 4 (proces) Een onderneming moet kunnen registreren wie er namens de onderneming een ondernemingsdossier mag starten. Bij het registreren verstrekt de wettelijke vertegenwoordiger (minimaal) de verplichte persoons- en identificerende gegevens van de onderneming (waaronder NHR nummer). EIS 5 (proces) De ondernemingsdossier-dienstverlener legt vast welke persoon de hoofdgebruiker is, die bevoegd is om de dienst af te nemen namens de onderneming en verstrekt de inloggegevens aan deze persoon Onderneming start met ondernemingsdossier Na het aanmaken van een dossier, moeten bedrijfsspecifieke gegevens betreffende de onderneming en vestigingen ingevuld worden. Op te nemen configuratiekenmerken in ondernemingsdossier komen deels overeen met die uit het Nieuw Handelsregister en gekoppelde basisregistraties van de overheid en mogelijk een registratie van een bedrijfsschap. Uitgangspunt is om de brongegevens in te lezen of ernaar te verwijzen. De keuze welke gegevens moeten worden vastgelegd is deels generiek (bijvoorbeeld Nieuw Handels Register (NHR-gegevens) en deels branche specifiek en afhankelijk van het wetdomein waarvoor de verplichtingen moeten worden afgeleid en de informatievraag van de overheid. Voor dat laatste zal de voorbeeldapplicatie aanvullend moeten worden geconfigureerd op basis van bijvoorbeeld formulierdefinities of overeengekomen datamodellen. De configuratie bevat in elk geval de identificerende gegevens van een bedrijf (zie domeinmodel) zoals vastgelegd in het Nieuw Handelsregister. Aanname Het ondernemingsdossier brengt gegevens samen die elders binnen de overheid al bekend zijn. De ondernemingsdossier-dienstverlener en Kamer van Koophandel/houder van het brancheregister maken afspraken over de levering van bedrijfsgegevens. Zie hoofdstuk 9 Functioneel beheer. Actoren: Hoofdgebruiker, ondernemingsdossier-toepassing De Hoofdgebruiker logt in en komt in het welkomstscherm voor het aanmaken van een ondernemingsdossier. Hij moet akkoord gaan met de gebruiksvoorwaarden en er wordt dan een dossier voor hem aangemaakt. EIS 6 (proces branche) Op het portaal (URL) van de ondernemingsdossier-toepassing heeft de geautoriseerde hoofdgebruiker een scherm om een nieuw dossier aan te maken binnen de webapplicatie. Als het akkoord op de gebruiksvoorwaarden niet in een aparte procedure wordt afgedekt kan dit als stap in dit scherm worden opgenomen. De onderneming bestaat uit één of meerdere vestigingen zoals vastgelegd in het Nieuwe Handelsregister of een ander register. Het ondernemingsdossier voorziet in de faciliteit om de organisatiestructuur van de onderneming zoals bekend in het register, vast te leggen binnen het dossier op 2 niveau's. Het niveau van onderneming en daaronder één of meer vestigingen. Iedere vestiging is een aparte entiteit in het ondernemingsdossier omdat per vestiging andere voorschriften (denk aan APV) of activiteiten kunnen gelden. Wel kan informatie die voor alle vestigingen gelijk is eenvoudig worden gedeeld tussen vestigingen binnen één ondernemingsdossier. De toepassing legt in dit proces een relatie tussen een dossier en de onderneming en kent aan het dossier de identificerende elementen van de onderneming toe (tenminste NHR nr). Gegevens uit het Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

15 Nieuw Handelsregister kan een hoofdgebruiker in het ondernemingsdossier niet wijzigen, dat moet bij de bron waarna ze kunnen worden geactualiseerd in het ondernemingsdossier. EIS 7 Het ondernemingsdossier moet in staat zijn (d.m.v. een "webservice") de genoemde bedrijfsgegevens en vestigingsgegevens bij het Nieuw Handelsregister of het brancheregister op te vragen. EIS 8 Het ondernemingsdossier toont de identificerende bedrijfsgegevens op een scherm en legt ze vast in het dossier Onderneming (hoofdgebruiker/beheerder) voegt gebruikers toe aan ondernemingsdossier In dit deelproces beheert de hoofdgebruiker (de ondernemer) de rechten van alle gebruikers van een ondernemingsdossier voor de te gebruiken functies en ondernemingsdossier-content (service ID's). EIS 9 Voor het kunnen verlenen van toegang moeten Service ID's uit de dienstencatalogus van eherkenning worden gekoppeld aan een persoon in het machtigingenregister of moet op een andere wijze worden geregistreerd voor welke profiel een persoon of organisatie autorisatie heeft: De service ID's worden gekoppeld aan : de gebruikers die namens de onderneming het ondernemingsdossier gebruiken; de bestuursorganen/toezichthouders die toegang hebben en de bijbehorende inspecteurs; een private dienstverlener die voor de onderneming (een deel van) de administratie voert in een ondernemingsdossier. Het vastleggen van een machtiging door de hoofdgebruiker gebeurt voor medewerkers op niveau van de persoon en voor toezichthouders en dienstverleners (gemachtigden) op niveau van de organisatie. Dit onderscheid tussen gebruikers is wenselijk omdat de taakuitvoering van de interne medewerker op niveau van een persoon wordt belegd en de bevoegdheid van een bestuursorgaan op niveau van de organisatie. De toezichthouder dienst vervolgens zelf zijn machtiging door te mandateren aan een inspecteur door die als bevoegde persoon in het machtigingenregister vast te laten leggen. De ondernemingsdossier-content is onder andere voorzien van een kenmerk "Autorisatielabel" en te filteren aan de hand hiervan. Autorisatielabels zijn het middel om de toegangsrechten in het ondernemingsdossier toe te spitsen naar het gebruiksdoel. Een hoofdgebruiker kan desgewenst de inzage in documenten die behoren tot een bepaald label toch onzichtbaar maken voor een toezichthouder. De hoofdgebruiker voorziet een document in dat geval bijvoorbeeld van een label ( intern in plaats van een voor toezichthouders opengesteld label. Aannames bij de keuze voor eherkenning 1. Identificatie en authenticatie en de machtiging dat persoon X namens bestuursorgaan Y toegang heeft tot de ondernemingsdossier-toepassing voor service ID A vindt plaats volgens het stelsel van eherkenning.. 2. De hoofdgebruiker kent de rechten toe aan medewerkers en rechten aan organisaties op niveau van een Service ID. 3. De ondernemingsdossier dienstverlener zorgt voor aansluiting van het ondernemingsdossier op een herkenningsmakelaar in het stelsel eherkenning voor herkennen van een bestuursorgaan.. Actoren: Hoofdgebruiker, ondernemingsdossier-dienstverlener, ondernemingsdossier-toepassing, Bestuursorgaan, medewerker EIS 10 Er is rechtenbeheer ingericht conform de referentiearchitectuur op basis van profielen/autorisaties (Service ID's bij de keuze voor eherkenning). De ondernemingsdossier-toepassing kan medewerkers van aangesloten bedrijven herkennen en hen toegangsrechten verlenen op basis van een gekend Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

16 profiel. De ondernemingsdossier-toepassing kan zo ook organisaties herkennen en hen toegangsrechten verlenen Hoofdgebruiker ondernemingsdossier beheert toegangsrechten EIS 11 Een hoofdgebruiker kan toegangsrechten verlenen. Deze worden vastgelegd in het machtigingenregister van eherkenning of een andere authenticatievoorziening. De dienstbeschrijving van het ondernemingsdossier ondersteunt tenminste drie rollen voor autorisatie op functionaliteit binnen de dienst. 1. Hoofdgebruiker; volledige toegang tot alle functionaliteit 2. Medewerker onderneming; toegang tot alle functionaliteit behalve autorisatiefuncties. 3. Toezichthouder (inspecteur); alleen lezen functionaliteit voor alle content en de mogelijkheid om bij bepaalde items een opmerking te plaatsen. Daarnaast wordt op basis van een autorisatielabel voor medewerkers en toezichthouders een op die labels gefilterde weergave van documenten getoond. De combinatie van Rol en autorisatielabel leidt tot een uniek profiel of autorisatie (service ID). De combinatie van autorisatie en uniek NHR nummer van het betreffende ondernemingsdossier legt de autorisatie op een dossier uniek vast. LET OP: het is dus niet mogelijk om binnen het ondernemingsdossier te autoriseren op vestiging! De informatie van alle vestigingen in het dossier is toegankelijk, gefilterd naar autorisatielabel. Als autorisatie op vestiging gewenst is zal een extra argument (bijvoorbeeld een postcode) moeten worden toegevoegd aan de autorisatie op basis waarvan het ondernemingsdossier kan filteren. Actoren: Hoofdgebruiker, machtigingenregister In onderstaande tabel is een voorbeeld opgenomen van service ID's voor 1 ondernemingsdossier toepassing met 3 rollen en 3 labels om rechtenbeheer tot de ondernemingsdossier-content te verzorgen. Hierin zijn de verschillende functionaliteiten vast gekoppeld aan een rol Label 1 is altijd voor iedereen zichtbaar (label "openbaar"), label 2 en 3 kunnen de waarde 1 (inzage) of nul (geen inzage ) hebben. Dit leidt tot 9 mogelijke Service ID's Service ID/ ROL Label 1 Label 2 Label 3 profiel 1 Hoofdgebruiker Medewerker Toezichthouder Tabel 4: Service ID's voor ondernemingsdossier-content en functionaliteit EIS 12 Een hoofdgebruiker kan autorisaties vastleggen per dossier voor een gebruiker, waarbij deze rechten krijgt om een bepaalde Service ID te gebruiken De hoofdgebruiker heeft tevens de mogelijkheid om rechten in te trekken. EIS 13 De authenticatiedienst toont op verzoek van de hoofdgebruiker een overzicht van alle toegangsrechten tot een ondernemingsdossier voor medewerkers en bestuursorganen Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

17 EIS 14 Een hoofdgebruiker kan een autorisatielog uitlezen om te zien wie er een bepaalde periode ingelogd zijn geweest. EIS 15 Het ondernemingsdossier maakt documenten in het dossier (on)zichtbaar voor een medewerker of toezichthouder door een document te labelen met een autorisatielabel. Op die wijze kunnen ook "interne" documenten worden afgeschermd voor toezichthouders. EIS 16 Het ondernemingsdossier genereert op basis van de Service ID een gefilterde view op de totale ondernemingsdossier-content Toezichthoudend bestuursorgaan vraagt toegang aan tot ondernemingsdossier onderneming Beschrijving Een bestuursorgaan dat besluit om deel te nemen aan een ondernemingsdossier registreert de personen die gemachtigd zijn om het ondernemingsdossier in te zien in een machtigingenregister van het stelsel eherkenning of een andere authenticatiedienst en zorgt dat die personen beschikken over een identificatiemiddel met de afgesproken betrouwbaarheid. In de samenwerkingsovereenkomst is vastgelegd welke toezichthouders toegang kunnen krijgen tot de aangesloten ondernemingen. Actoren: Hoofdgebruiker, Bestuursorgaan, houder machtigingenregister EIS 17 Een inspecteur kan achterhalen of een onderneming beschikt over een ondernemingsdossier. De NEN NTA 9040 deel toezicht voorziet in standaarden om dit te kunnen achterhalen. De persoon selecteert een bedrijf of komt daar terecht via de URI van het dossier en vraagt autorisatie aan voor het betreffende bedrijfsdossier. EIS 18 Een bestuursorgaan/toezichthouder kan toegangsrechten op een dossier van een bedrijf aanvragen door een verzoek in te dienen. Hiervoor moet een procedure worden afgesproken in het samenwerkingsverband. (zie ook NTA toezicht). Bijvoorbeeld een dialoog via de toepassing waarin in elk geval uniek NHR onderneming, organisatie OIN en naam toezichthoudende bestuursorgaan en adres voor notificatie worden vastgelegd. EIS 19 Het ondernemingsdossier stuurt een systeemnotificatie naar de hoofdgebruiker dat een verzoek om toegang is ontvangen van bestuursorgaan x op het door de hoofdgebruiker opgegeven adres. EIS 20a De hoofdgebruiker kan een bestuursorgaan toegangsrechten verlenen. (alleen bij keuze eherkenning) De hoofdgebruiker registreert in het machtigingenregister de toe te kennen Service ID's aan een bestuursorgaan.en het bestuurorgaan krijgt een notificatie op het opgegeven adres dat de machtiging is verleend. Het bestuursorgaan kan vervolgens inspecteurs machtigen om namens het bestuursorgaan de Service ID af te nemen om toezicht uit te voeren Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

18 Inspecteur verkrijgt toegang tot ondernemingsdossier onderneming X Actoren: ondernemingsdossier-toepassing, Inspecteur De inspecteur logt in met zijn identificatiemiddel op het webportaal van de ondernemingsdossiertoepassing van branche X. (uitgangspunt is dus dat de toegang tot deze dienst al is geregeld via de authenticatiedienst, maw het bestuursorgaan heeft deze medewerker geregistreerd als bevoegd om die dienst te gebruiken, het bestuursorgaan is deelnemer in de samenwerkingsovereenkomst). In geval van gebruik van eherkenning logt Inspecteur X van bestuursorgaan Y in op de ondernemingsdossier-dienst (webapplicatie) als volgt: 1. Inspecteur X gaat naar de webpagina van de ondernemingsdossier-toepassing en wordt daar doorverwezen naar een inlogscherm van de herkenningsmakelaar waarbij de ondernemingsdossier-toepassing is aangesloten 2. In het inlogscherm moet hij aangeven welk herkenningsmiddel hij gebruikt en daarna eventueel in welk machtigingenregister zijn machtiging is vastgelegd (momenteel zal dat veelal ook bij de herkenningsmakelaar bekend zijn). 3. Inspecteur X voert de benodigde gegevens in en vervolgens checkt de herkenningsmakelaar via het stelsel de authenticatie en de machtiging en genereert een bericht aan de ondernemingsdossier-toepassing. 4. Het bericht bevat de volgende informatie: een positieve authenticatie voor bestuursorgaan een pseudoniem gekoppeld aan Inspecteur X het service ID van de machtiging voor welke onderneming (NHR nr 1234) de machtiging is afgegeven. 5. De ondernemingsdossier-toepassing weet nu dat deze inspecteur X (de identiteit van persoon X wordt hierbij niet gegeven) bevoegd is om een ondernemingsdossier met NHR nr 1234 te raadplegen conform Service ID A. Vervolgens kan inspecteur X het dossier inzien. De Service ID bepaalt wat hij dan te zien krijgt (welke autorisatielabels dat bestuursorgaan mag inzien). Opmerking De keuze voor eherkenning heeft tot gevolg dat op deze manier niet binnen een bestuursorgaan kan worden verfijnd naar autorisatielabel. Om dit op te lossen moet hetzij de granulariteit van de organisatie in het NHR worden verfijnd (de brandweer van gemeente X is een aparte vestiging en als aparte organisatie opgenomen) of de ondernemingsdossier dienst zelf moet worden verfijnd in het machtigingenregister. In overleg met het programma eherkenning wordt de gevraagde granulariteitsfunctionaliteit gerealiseerd in V2.0 van eherkenning (prognose eind 2011) Medewerker onderneming vraagt toegang aan tot ondernemingsdossier De medewerker neemt contact op met de hoofdgebruiker. De hoofdgebruiker laat de medewerker opnemen in het autorisatieregsiter via de ondernemingsdossier-dienstverlener. Actoren: ondernemingsdossier-toepassing, Hoofdgebruiker, Medewerker, ondernemingsdossierdienstverlener EIS 20b Een ondernemingsdossier-dienstverlener kan voor medewerkers van de onderneming een autorisatie vastleggen Medewerker logt in in ondernemingsdossier Een medewerker logt in op de ondernemingsdossier-toepassing dmv de hem verstrekte authenticatiemiddelen. Het ondernemingsdossier genereert op basis van de autorisatie een gefilterde view op de totale ondernemingsdossier-content van de onderneming. Actoren: ondernemingsdossier-toepassing, Medewerker Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

19 HOOFDSTUK 4 Regels afleiden In het proces regels afleiden zoekt de onderneming uit welke wettelijke eisen op de onderneming van toepassing zijn en welke maatregelen moeten worden genomen om aan die eisen te voldoen. Om zicht te krijgen op welke wettelijke eisen van toepassing zijn en wat een onderneming aan maatregelen kan nemen om aan die eisen te voldoen, kan een onderneming beschikbare bronnen voor regelhulp zoeken en daar regelhulp vragen. Met regelhulp leiden ondernemers op basis van de kenmerken van hun onderneming de relevante wettelijke eisen voor hun onderneming af. Regelhulp is in het ondernemingsdossier-concept een toepassing waarmee een regelhulp aanbieder de onderneming (geautomatiseerd) ondersteunt met het verkrijgen van een overzicht van op die onderneming van toepassing zijnde wettelijke eisen en daarbij behorende maatregelen. De regelhulp functioneert buiten de ondernemingsdossier-toepassing en is dus geen onderdeel van de ondernemingsdossier-toepassing. Gegevensleveringen verlopen via koppelvlakken tussen de regelhulp-toepassingen en de ondernemingsdossier-toepassing. Dit is gedaan omdat het komen tot een toepassing voor verkrijgen van regelhulp een eigen, complexe, aanpak vergt. Bovendien is het idee dat één regelhulp door meerdere ondernemingsdossiertoepassingen kan worden gebruikt om de maatregelen voor dat wetsdomein af te leiden Vastleggen overzicht van regelhulpen in ondernemingsdossier In dit deelproces gaan de ondernemingsdossier-dienstverlener en/of de onderneming op zoek naar regelhulpbronnen die helpen bij het vaststellen van wettelijke eisen en maatregelen. Actoren: ondernemingsdossier-toepassing, ondernemingsdossier-dienstverlener, hoofdgebruiker EIS 21 Een ondernemingsdossier-dienstverlener neemt in de ondernemingsdossier-toepassing een overzicht op van voor de onderneming relevante regelhulpen, die ook zijn vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst en die voldoen aan het koppelvlak. Het overzicht kan een statisch overzicht van regelhulpen zijn of een dynamisch overzicht. Statisch overzicht De ondernemingsdossier-dienstaanbieder of een hoofdgebruiker neemt in het ondernemingsdossier een overzicht op van doorverwijzingen (url s) naar relevante regelhulpen in het ondernemingsdossier. Het activeren van een doorverwijzing opent een nieuw browserscherm. Dit is in lijn met de webrichtlijnen 4. Dynamisch overzicht Het ondernemingsdossier vraagt om invoer door de onderneming van wettelijke domeinen. Na beantwoording ervan stelt het ondernemingsdossier een dynamisch overzicht samen met doorverwijzingen naar regelhulpen dat toegesneden is op de specifieke situatie van de onderneming. EIS 22 Het ondernemingsdossier biedt de onderneming een statisch of een dynamisch overzicht met doorverwijzingen naar regelhulpbronnen. EIS 23 Het is voor een hoofdgebruiker mogelijk om zelf regelhulpen toe te voegen aan het overzicht in de vorm van doorverwijzingen. De dienstverlener kan een overzicht opnemen van alle regelhulpen, die voldoen aan het koppelvlak, waaruit de onderneming kan kiezen. 4 Open geen nieuwe vensters, behalve wanneer de locatie van de link behulpzame informatie bevat die nodig kan zijn tijdens een belangrijk, niet te onderbreken proces, zie Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

20 Aannames De hoofdgebruiker configureert per gebruiker de lees- en schrijf rechten in het statisch overzicht. De ondernemingsdossier-dienstverlener moet zelf een metastructuur maken waarmee de relatie gelegd wordt tussen wettelijke onderwerpen en een overzicht van relevante regelhulpen en deze onderhouden Ondernemer gebruikt regelhulp In dit deelproces leidt de onderneming op basis van het bedrijfsprofiel de relevante wettelijke eisen af en de bijbehorende maatregelen. De onderneming verstrekt hiervoor gegevens over de situatie bij de onderneming aan een externe regelhulp. Regelhulp = Ontvangen van een overzicht van op mijn onderneming van toepassing zijnde: onderwerpen die de wet noemt (wettelijke onderwerpen) eisen zoals de wet die noemt per onderwerp (wettelijke eisen) en de daarbij behorende concreet te nemen maatregelen zodat ik WEET WAT IK MOET DOEN Regelgeving Afspraken/ kennis Logica / vragenboom Regelhulp Onderwerpen zweminrichting - - Eisen -< 10ppm chloor -wekelijks meten Logboek Maatregelen bijhouden OD Mijn situatie Mijn onderwerpen eisen maatregelen Afbeelding 2: Het afleiden van regels ondernemingsdossier Actoren: ondernemingsdossier-toepassing, ondernemingsdossier-dienstverlener, hoofdgebruiker Aanname Het invullen van de externe regelhulp gebeurt door menselijke tussenkomst (bijvoorbeeld door het doorlopen van een vragenboom). Bijdrage van het ondernemingsdossier Na het doorlopen van een vragenboom voor het bepalen van de relevante bedrijfskenmerken in de externe regelhulp krijgt de onderneming als resultaat van de regelhulp de wettelijke onderwerpen, de wettelijke eisen en maatregelen terug. Afhankelijk van de automatiseringsgraad van de regelhulp betreft het een gestructureerd of een ongestructureerd resultaat. Ongeacht het soort uitkomst dat een regelhulp levert, moet het resultaat (alsnog) gestructureerd vastgelegd worden in het ondernemingsdossier. Dit vereist minimaal dat de uitkomst ofwel handmatig wordt ingevuld ofwel in een leesbaar formaat wordt aangeboden om op te nemen. Bij het opnemen in het ondernemingsdossier wordt aan de regels een tijdskenmerk toegekend zodat gebruikers inzicht hebben in de actualiteit va de wetten waarmee in het ondernemingsdossier gewerkt wordt. Situatie 1: Het opnemen van een ongestructureerd resultaat / handmatig vullen van ondernemingsdossier Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

21 De onderneming verstrekt handmatig gegevens over de situatie bij de onderneming in een externe regelhulp. Na afronding levert de externe regelhulp een overzicht van wettelijke onderwerpen, de daaraan gekoppelde wettelijke eisen en de maatregelen. Dit kan de vorm hebben van: 1. Een PDF-document met een samenvatting van eisen en maatregelen dat aan een bedrijfsobject in het ondernemingsdossier toegevoegd wordt. Een voorbeeld van deze situatie is het invulresultaat van de module Activiteitenbesluit Internet Module (AIM) van het Ministerie van VROM. 2. Een URL dat verwijst naar de tijdelijk bewaarde uitkomst van een externe regelhulp. De onderneming kan beide vormen in het ondernemingsdossier opnemen. EIS 24 Een gebruiker kan handmatig een maatregel invoeren, zolang hij de relevante wettelijke eisen en onderwerpen die hij gevonden heeft bij een externe regelhulp heeft ingevoerd. Indien de uitkomst van de externe regelhulp een document is, kan hij deze vervolgens koppelen aan de zelf ingevoerde maatregel. Aan een maatregel is altijd een wettelijke eis gekoppeld. Situatie 2: Het geautomatiseerd opnemen van een gestructureerd resultaat Na het doorlopen levert de regelhulp een gestructureerd resultaat op (XML bericht) dat ingelezen en opgeslagen kan worden in gestructureerde vorm in het ondernemingsdossier. Ontwerpbesluit De ondernemingsdossier-dienstverlener en aanbieder moeten zich houden aan de NTA Regelhulp. EIS 26 Het ondernemingsdossier moet in staat zijn om conform de NTA regelhulp een XML bericht in te lezen en te ontleden naar de gedefinieerde gegevensobjecten in het ondernemingsdossier Ondernemer verwerkt resultaat regelhulp Nadat de onderneming een regelhulp heeft doorlopen, is het ondernemingsdossier tenminste gevuld met wettelijke onderwerpen en wettelijke eisen behorende bij dat wetsdomein. Actoren: ondernemingsdossier-toepassing, (hoofd)gebruiker EIS 27a Een gebruiker kan in het ondernemingsdossier handmatig wettelijke onderwerpen, wettelijke eisen en maatregelen toevoegen en voorziet deze van de nodige attributen conform situatie 2. EIS 27b Een gebruiker legt in het ondernemingsdossier het gestructureerde resultaat van een externe regelhulp vast door de output van de regelhulp na te bewerken; De ondernemingsdossier-toepassing stelt hem in staat: 1. maatregelen toe te voegen 2. relaties te leggen tussen wettelijk onderwerp en de bedrijfsonderwerpen van de onderneming/vestiging. De regelhulpoutput bestaat onder meer uit een lijst van wettelijke onderwerpen. Per wettelijk onderwerp een set wettelijke eisen en de onderliggende maatregelen. Nu kan het zijn dat er geen maatregelen uit de regelhulp komen. In dat geval wordt de gebruiker gevraagd om een maatregel aan te maken en de koppeling met wettelijke eis aan te brengen. Een maatregel zonder (wettelijke) eis heeft in ondernemingsdossier geen betekenis daarom is het uitgangspunt een wettelijke eis waarvoor tenminste één maatregel moet worden aangemaakt. Een maatregel aanmaken en daar een wettelijke eis bij zoeken kan dus niet. Er moet m.a.w. altijd een reden (eis) zijn om een maatregel aan te maken. Bij opname van een wettelijk onderwerp in het ondernemingsdossier (uit regelhulp of handmatig) moet de gebruiker aangeven welke bedrijfsonderwerpen daaronder vallen. Dus als in de regelhulp de vraag "heeft u één of meer stookinstallaties?" positief beantwoord is, zullen in het ondernemingsdossier de bedrijfsonderwerpen behorend bij het wettelijk onderwerp stookinstallatie moeten worden vastgelegd Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

22 Het ondernemingsdossier vraagt de gebruiker bij een wettelijk onderwerp, dat volgens de regelhulp op hem van toepassing is, om tenminste één bedrijfsonderwerp aan te maken. Bij het invoeren van een (nieuw) bedrijfsonderwerp zal het ondernemingsdossier vragen om de relatie te leggen met één of meer wettelijke onderwerpen. Het ondernemingsdossier legt de relatie vast. De overige attributen van het bedrijfsonderwerp vult de gebruiker handmatig in. Het ondernemingsdossier kan nu tonen welke eisen en maatregelen van toepassing zijn op het (nieuwe) bedrijfsonderwerp (afgeleid van de relatie met wettelijk onderwerp). Uitgangspunt bij dit model is dat de maatregelen die behoren bij een wettelijk onderwerp (soort) op alle bijbehorende bedrijfsonderwerpen (exemplaren) van toepassing zijn. Op deze wijze is dus ook de relatie bedrijfsonderwerp en maatregel eenduidig vastgelegd. Vervolgens selecteert de gebruiker de maatregel om een taak aan te maken. Zie hiervoor hoofdstuk 5.1. EIS 28 Om te voorkomen dat een gebruiker gedwongen wordt om na het ontvangen van het resultaat van de regelhulp direct volledig te zijn in het definiëren van alle bedrijfsonderwerpen en eventueel maatregelen, beschikt het ondernemingsdossier over functionaliteit waarmee de gebruiker de volgende constateringen kan doen: Wettelijke onderwerpen die nog geen relatie met een Bedrijfsonderwerp hebben; Eisen die nog geen relatie met Maatregelen hebben. De entiteiten die te maken hebben met regelhulp; Wettelijk onderwerp en Bedrijfsonderwerp Wettelijke eis Maatregel worden opgenomen in het ondernemingsdossier zoals beschreven in de bijlage over het domeinmodel, waarbij is aangegeven wat de gebruiker zelf moet invullen en wat automatisch gaat (uitgaande van een volledig werkende regelhulp, bij handmatig aanmaken van een wettelijk onderwerp zijn dit door de gebruiker in te vullen attributen): 4.4. Ondernemer gebruikt regelhulp opnieuw Een onderneming is verantwoordelijk voor zijn eigen administratie. Als gevolg van bedrijfsuitbreidingen of wijzigende wet- en regelgeving moet een ondernemer actief onderzoeken of nieuwe regels op de onderneming van toepassing zijn. Dat betekent dat een onderneming meer dan eens een beroep doet op regelhulpen. Actoren: ondernemingsdossier-toepassing, (hoofd)gebruiker Eis 29 Een ondernemingsdossier kan na opnieuw doorlopen van dezelfde regelhulp het resultaat vergelijken met de bestaande entiteiten. De levenscyclus van entiteit maatregel kant dan twee situaties: Situatie: maatregel vervalt Maatregel wordt historisch, werkt door in gekoppelde taken, deze vervallen ook. Situatie: maatregel wijzigt Behandelen als een nieuwe maatregel (oude maatregel vervalt) met als optie om oude taken te koppelen. Dit betekent in geval van: samenvoegen; oude maatregelen vervallen, de nieuwe vervangt de oude. splitsen; oude maatregel vervalt en wordt vervangen door de nieuwe maatregelen. in alle gevallen geldt, alle gekoppelde taken worden historisch, ondernemer moet zelf vaststellen welke taken een rol hebben in de nieuwe maatregel. De velden datum aanmaak en datum vervallen van het object maatregel en taak worden overeenkomstig de levenscyclus gevuld Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

23 4.5. Signaleren van wijzigingen in wetgeving Wet- en regelgeving is dynamisch. Bij wijzigingen in wet- en regelgeving moet een onderneming mogelijk aanvullende maatregelen treffen om te (blijven) voldoen aan de gewijzigde regelgeving. Een onderneming wil hiervan actief van op de hoogte worden gesteld. Bijdrage van het ondernemingsdossier De volwassenheid van regelhulpen bepaalt in grote mate de interactiemogelijkheden met het ondernemingsdossier. Het ondernemingsdossier biedt vooralsnog geen ondersteuning bij het signaleren van wetswijzigingen als gevolg waarvan de onderneming de regelhulp opnieuw moet doorlopen. Op termijn is voorzien dat een onderneming zich abonneert op notificaties van de regelhulp als gevolg van wetswijzigingen en deze in de ondernemingsdossier-toepassing ontvangt. EIS 29a Het ondernemingsdossier kent een registratiedatum toe aan het moment waarop de wettelijke eisen en de maatregelen in het dossier opgenomen worden Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

24 HOOFDSTUK 5 Plannen, bewaken en uitvoeren van taken Met het verkrijgen en vastleggen van de uitkomst van de externe regelhulp heeft de onderneming inzicht in de wettelijke eisen die op haar van toepassing zijn en de maatregelen die genomen moeten worden om de eisen na te leven. Een maatregel is de vertaling van de wettelijke eis naar een concreet uitvoerbare maatregel om aan de eis te voldoen. Op basis van deze maatregelen plant en bewaakt de onderneming taken in een ondernemingsdossier om aan de wettelijke eis te voldoen. taken leiden tijdens de uitvoering tot informatie die een onderneming in het ondernemingsdossier wil vastleggen (nalevingsresultaten) ter bewijs dat aan de wettelijke eis is/wordt voldaan. Een maatregel is op alle bedrijfsonderwerpen (exemplaren van een wettelijk onderwerp) van toepassing. Een onderneming, die beschikt over meer dan één bedrijfsonderwerp, heeft per exemplaar een nalevingsresultaat nodig. De onderneming heeft bij het bepalen van de taak in het ondernemingsdossier de keuze om per exemplaar een specifieke of voor alle exemplaren een generieke taak te plannen. Dit wordt geïllustreerd aan de hand van onderstaand voorbeeld. Voorbeeld: Ondernemingen A en B hebben ieder 10 exemplaren van het wettelijk onderwerp opslagtank, die jaarlijks gekeurd moeten worden. Ze houden er echter een andere werkwijze op na. A kiest ervoor om 10 afzonderlijke taken te plannen om voor elke tank een keuringsrapport (nalevingsresultaat) op te laten maken; B kiest ervoor om 1 generieke taak te plannen om voor alle 10 tanks een keuringsrapport (nalevingsresultaat) op te laten maken Ondernemer plant taken Procesbeschrijving De maatregelen vormen in principe het vertrekpunt voor een gebruiker om taken te definiëren, te delegeren aan een andere gebruiker en een datum verbinden waarop het resultaat klaar moet zijn. Nieuwe taken kunnen ook ontstaan als gevolg van een reactie van een bestuursorgaan, zie Hoofdstuk 7 Toezicht. Actoren: ondernemingsdossier-toepassing, (hoofd)gebruiker Een gebruiker maakt in de ondernemingsdossier-toepassing een taak aan door een maatregel te selecteren en daarop de bewerking "aanmaken taak" uit te voeren. De taak is in principe van toepassing op alle bedrijfsonderwerpen waarop de maatregel betrekking heeft want een maatregel hoort bij een wettelijk onderwerp. De gebruiker kan kiezen of het systeem afzonderlijke taken per bedrijfsonderwerp maakt of één taak voor alle betrokken bedrijfsonderwerpen. De taak of taken worden toegewezen aan een medewerker en uitgezet in de tijd. EIS 30 Met behulp van de ondernemingsdossier-toepassing kan een onderneming taken aanmaken per bedrijfsonderwerp of per groep van bedrijfsonderwerpen. Kiest de ondernemer voor een taak per exemplaar dan ondersteunt het ondernemingsdossier daar waar mogelijk met het geautomatiseerd aanmaken van taken voor alle exemplaren, waarop de maatregel van toepassing is. De ondernemingsdossier-toepassing maakt een taak aan en de gebruiker voorziet die van de attributen zoals omschreven in het domeinmodel. Het toevoegen van specifieke taakkenmerken, zoals intern behandelaar, einddatum, certificerende instantie, etc. doet de onderneming handmatig. Een enkel kenmerk, zoals periodiciteit, kan automatisch meegegeven worden aan een taak om aan te geven wanneer een wettelijk vereiste door de onderneming afgerond dient te zijn. EIS 31 Een toewijzing aan een medewerker leidt in de ondernemingsdossier-toepassing automatisch tot het aanmaken van een notificatie aan de desbetreffende medewerker. Door taken toe te wijzen aan medewerkers is de ondernemer in staat opdrachten en werkzaamheden in de vorm van taken te delegeren Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

25 Ontwerpbesluit Het geautomatiseerd aanmaken van taken door het ondernemingsdossier voorkomt dat een onderneming het plannen van gelijksoortige taken als een tijdrovende activiteit ervaart. Het sluit aan bij het principe dat het ondernemingsperspectief leidend is (zie ook hoofdstuk 1.4); het ondernemingsdossier houdt rekening met de digivaardigheid van de beoogde gebruikers en sluit simpel en intuïtief aan bij de werkwijze. EIS 32 De ondernemingsdossier-toepassing kan geautomatiseerd een verzameling van identieke taken aanmaken volgens de vermenigvuldigingsformule: [Maatregel] x [aantal Bedrijfsonderwerpen] = [aantal taken]. Ook bij uitbreiding van bedrijfsonderwerpen, moet een onderneming voor de nieuwe bedrijfsonderwerpen taken aan kunnen maken op het niveau van voorkomen. De gebruikersbeschrijving beschrijft de interactie tussen het ondernemingsdossier en gebruiker bij het opnemen van nieuwe bedrijfsonderwerpen. Gebruikersbeschrijving opnemen nieuw bedrijfsonderwerp. In dit geval bestaat in het ondernemingsdossier al een relatie tussen wettelijk onderwerp, bestaande bedrijfsonderwerp, maatregel en taak. Voert een ondernemer nu nieuwe bedrijfsonderwerpen in, dan moet de onderneming deze koppelen aan een wettelijk onderwerp. Het ondernemingsdossier toont de gebruiker dat er al bedrijfsonderwerpen zijn opgenomen voor dat wettelijk onderwerp en dat er maatregelen gekoppeld zijn aan dat wettelijk onderwerp. Er is nu alleen nog geen taak aangemaakt. De gebruiker selecteert een maatregel, kiest voor taak toevoegen per bedrijfsonderwerp en koppelt de nieuwe taak aan het nieuwe bedrijfsonderwerp. De al gedefinieerde taken blijven intact. Wijzigingen van bedrijfsonderwerpen leiden ook tot een helptekst naar de gebruiker dat het bedrijfsprofiel nu is veranderd als gevolg waarvan mogelijk opnieuw regelhulp nodig is om de wetstechnisch gevolgen vast te stellen. EIS 33 De ondernemingsdossier-toepassing ondersteunt de gebruiker bij wijzigingen in het bedrijfsprofiel en notificeert de gebruiker om de regelhulp opnieuw te doorlopen. EIS 34 Een bedrijfsonderwerp dat al voorkomt in het ondernemingsdossier moet ook aan meerdere wettelijke onderwerpen gekoppeld kunnen worden. Voorbeeld: De heer Jansen treedt op als leidinggevende die in het kader van de Drank en Horeca Wet in het bezit is van een Verklaring Sociale Hygiëne. Dus, in het ondernemingsdossier komt een bestaand bedrijfsonderwerp voor (medewerker Jansen) bij een wettelijk onderwerp (Leidinggevende in het kader van drank en horecawet). De heer Jansen wordt vervolgens aangewezen als de persoon die ook als bedrijfshulpverlener optreedt in het kader van de ARBOwet. Die bepaalt dat tenminste één persoon in het bezit dient te zijn van een vakbekwaamheidcertificaat (maatregel). Er is nu sprake van een nieuw wettelijk onderwerp (bedrijfshulpverlener) waar een nieuwe maatregel voor getroffen moet worden. Deze gegevens worden via regelhulp of handmatig opgenomen in het ondernemingsdossier. De relatie met bijbehorende maatregel is afgeleid van wettelijk onderwerp ligt daarmee nu ook vast in het ondernemingsdossier. De gebruiker koppelt vervolgens vanuit wettelijk onderwerp (bedrijfshulpverlener) het bestaande bedrijfsobject (persoon Jansen). Nu wil de hoofdgebruiker een taak Verkrijgen vakbekwaamheidcertificaat meneer Jansen aanmaken. Dat doet hij door de maatregel te selecteren die ondernemingsdossier vertoont bij het wettelijk onderwerp, vervolgens de bewerking aanmaken taak uit te voeren. Het ondernemingsdossier weet vanuit het gekoppelde wettelijk onderwerp voor welke bedrijfsonderwerp (medewerker Jansen) deze maatregel geldt en maakt de taak aan Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

26 EIS 35 De ondernemingsdossier-toepassing stelt de onderneming in staat om een taak te bepalen als combinatie van nieuwe maatregel en een bestaand bedrijfsonderwerp Ondernemer bewaakt taken Beschrijving: Een gebruiker kan aan de hand van het taakoverzicht vaststellen indien bijsturing nodig is voor een taak. Afhankelijk van de rol en de autorisatie van de gebruiker bevat het overzicht of alleen de eigen taken of de taken van alle deelnemers. Bij overzichten van taken kan de gebruiker de relatie herleiden naar het bijbehorende wettelijke onderwerp, de daaraan gekoppelde bedrijfsonderwerpen en de noodzakelijk uit te voeren maatregelen. Actoren: ondernemingsdossier-toepassing, (hoofd)gebruiker EIS 36 (branchespecifiek in te vullen) Het ondernemingsdossier kan een notificatie sturen aan een gebruiker over een taak. De ondernemingsdossier-toepassing helpt door een notificatie te versturen naar de medewerker waaraan de taak is toegewezen. Het betreft bijvoorbeeld notificaties over taken die: nog openstaan terwijl de einddatum is verstreken, waarvan de einddatum dreigt te verlopen afgehandeld zijn (aan de hoofdgebruiker). Zie eis 55 voor de mogelijke typen notificaties. Er moet een keuze gemaakt worden bij het branche specifiek maken welke notificaties gewenst zijn. De gebruiker bepaalt zelf hoe en op welke wijze hij notificaties wenst te ontvangen (Zie 8.1). EIS 37 De ondernemingsdossier-toepassing biedt een door de gebruiker in te stellen filtering aan op het overzicht van alle taken, op basis waarvan een gebruiker zijn taken kan bewaken. Daarnaast bewaart het ondernemingsdossier de filterinstellingen van een gebruiker (bijvoorbeeld wanneer een overzicht met taken filtert op geselecteerde attributen) Verantwoordelijke beheert eigen Taken Beschrijving Na het plannen en uitzetten van taken op basis van het koppelen van bedrijfsonderwerpen aan maatregelen dienen deze uitgevoerd te worden. Uitvoering leiden tot nalevingsresultaten waarmee de onderneming het bewijs levert dat aan de maatregel (en daarmee de wettelijke eis) is voldaan. Actoren: ondernemingsdossier-toepassing, (hoofd)gebruiker Ontwerpbesluit: Het ondernemingsdossier-basis is niet het document management systeem van de onderneming. Dit betekent dat documenten alleen worden opgeslagen die een directe relatie met het ondernemingsdossier hebben, bijvoorbeeld als gevolg van het afleiden van regelhulp, het uitvoeren van een taak of het registreren van een nalevingsresultaat. Op een onderneming zijn verschillende wetten van toepassing. Dat heeft gevolgen voor de uit te voeren taken. Het indienen van een aanvraag, het verstrekken van een melding, het bijwerken van een logboek met meetresultaten en het üploaden van documenten zijn allen verschijningsvormen van het uitvoeren van taken waar de ondernemingsdossier-toepassing in moet voorzien om de gebruiker te ondersteunen. Afhankelijk van de notificatie-instellingen ontvangt een gebruiker een notificatie van wijzigingen in ondernemingsdossier Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

27 De interactie tussen gebruiker en het ondernemingsdossier ziet er bij het koppelen van een nalevingsresultaat als volgt uit: Gebruikersbeschrijving koppelen van een nalevingsresultaat (een gegeven) aan een taak. Een gebruiker wil de wekelijkse meetwaarden opnemen in zijn logboek 5 en koppelen aan de taak. Hij opent het logboek en werkt het bij. Hij selecteert nu de taak wekelijks noteren waarden opslagtank 1. Nu heeft de gebruiker de mogelijkheid om het document dat aan deze taak is gekoppeld ( het logboek) te vernieuwen en zo het nalevingsresultaat bij te werken, dat is gekoppeld aan opslagtank 1 (bedrijfsonderwerp). Gebruikersbeschrijving koppelen van een nalevingsresultaat (document) aan een taak. In het ondernemingsdossier is een lijst met taken opgenomen. De gebruiker moet handmatig bepalen bij welke taak een document hoort. Hij selecteert de taak en krijgt de keuze het document daaraan toe te voegen. Bij het uploaden van het document wordt automatisch de taak als relatie meegegeven aan het nalevingsresultaat. Daarna vult hij bij het document de attributen. Een andere mogelijkheid is dat een gebruiker een nalevingsresultaat aanmaakt (een document in het ondernemingsdossier plaatst) en vervolgens de bijbehorende taak uit een lijst aanwijst waar dit resultaat bij hoort. Het systeem legt vervolgens via de taak de overige relaties. EIS 38 Een gebruiker moet bij het uitvoeren van een taak verschillende handelingen kunnen doen: 1. Taak wijzigen, status veranderen, kenmerken veranderen, etc. 2. Document toevoegen; uploaden/vernieuwen en registreren. De gebruiker koppelt het nalevingsresultaat (een document, een gegeven) aan de betreffende taak en daarmee ook aan het betreffende bedrijfsonderwerp. Periodieke maatregel Indien de onderneming een periodiek terugkerende taak afrondt (en het resultaat vastlegt), maakt het ondernemingsdossier op basis van de periodiciteit voor de onderneming een nieuwe taak aan met een nieuwe verloopdatum. Dit gebeurt als volgt: 1. Op of voor verloopdatum afgehandeld: De nieuwe verloopdatum = de oude verloopdatum opgehoogd met een door de maatregel voorgeschreven periodiciteit/tijdseenheid (repeat on due date). 2. Na de verloopdatum afgehandeld: De nieuwe verloopdatum bevat= de datum waarop de taak is voltooid opgehoogd met een door de maatregel voorgeschreven periodiciteit/tijdseenheid (repeat on completion date). EIS 39 Een ondernemingsdossier kan een taak behorend bij een periodieke maatregel conform de periodiciteit opnieuw aanmaken nadat de laatste taak door de gebuiker op de status voltooid is gezet EIS 40 Bij ontvangst van een notificatie per krijgt de gebruiker een doorverwijzing (deep-link) die na activatie rechtstreeks leidt naar het betreffende item (taak of nalevingsresultaat) in het ondernemingsdossier. 5 Het omgaan met en gebruiken van logboeken is branchespecifiek. Van belang is te onderkennen dat de oplossing een zeker gebruiksgemak in zich moet hebben waardoor het niet als een last wordt ervaren Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

28 HOOFDSTUK 6 Rapportage en aanvraag Een aanvraag in het kader van de Algemene Wet Bestuursrecht is een verzoek van een belanghebbende aan het bevoegd gezag om een besluit te nemen. Wet- en regelgeving kan voorschrijven dat een onderneming vooraf toestemming dient aan te vragen voor bepaalde bedrijfsactiviteiten. Daarnaast moet een onderneming voor bepaalde activiteiten een melding doen op grand waarvan een overheid nadere eisen kan stellen. Een aanvraag indienen (een vergunning, ontheffing, subsidie of anderszins) is het uitvoeren (taak) van één van de maatregelen die zijn afgeleid in het proces regels afleiden. De aanvraag dient veelal vergezeld te gaan van gegevens over de situatie bij de onderneming en vaak moeten ook eerst andere taken worden uitgevoerd om aan de indieningvereisten voor de aanvraag te voldoen. Indieningvereisten zijn de eisen die door het bevoegd gezag worden gesteld aan de informatie die bij een aanvraag voor een vergunning, ontheffing, anderszins moet worden verstrekt, om tot een ontvankelijke aanvraag te komen. Dat betekent dat afspraken gemaakt moeten worden over wie, wat en hoe? Wie is de aanvrager en wie is het toestemmingsverlenend bestuursorgaan? Dit bepaalt in grote mate de vervolgvragen wat en hoe. Per gemeente kunnen de voorkeuren en mogelijkheden verschillen. De één wenst informatieproducten te ontvangen via ; de ander staat het gebruik van een website of web services toe. Wat is er mogelijk in termen van producten en diensten? Wat is de aard van het verzoek aan het toestemmingsverlenend bestuursorgaan? Is de aanvraag conform het vastgestelde formulier, is het verzoek van de juiste bijlagen vergezeld? Hoe verloopt het gegevensverkeer van het verzoek? Waar moet de reactie naar toe (via website of web service)? Betreft het een formele reactie van een bevoegd gezag? In hoofdstuk 8 zijn de mogelijkheden om te communiceren met een ondernemingsdossier-toepassing opgenomen. Bovenstaande vragen bepalen en kaderen de wijze in waarop het ondernemingsdossier met de omgeving (toezichthouders, aanvragers, regelhulp) over en weer communiceert. Aanname ondernemingsdossier-dienstverlener, branchevereniging en overheidsbestuursorganen hebben afspraken gemaakt over de indieningvereisten (Zie hoofdstuk 2, organiseren van de samenwerking). Daarmee is voor de betrokken partijen inzichtelijk welke eisen worden gesteld aan de betreffende producten, diensten en communicatiekanalen. Deze afspraken zijn vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst. Het bestuursorgaan ontvangt de aanvraag, neemt deze in behandeling en kan een uitspraak doen over de status van de aanvraag (ontvangen, aanvullende informatie benodigd, in behandeling genomen). Op basis van de bij de aanvraag gevoegde informatie vormt het bestuursorgaan een oordeel. Het toestemming verlenend bestuursorgaan zal een bestuurlijke uitspraak doen (een beschikking vaststellen). In de bestuurlijke uitspraak zijn mogelijk aanvullende eisen en maatregelen opgenomen die moeten worden uitgevoerd voordat toestemming kan worden verleend. Hieronder valt ook het aanvullen van de aanvraag als deze incompleet is. Als er geen aanvullende maatregelen worden gevraagd dan is het proces toestemming verkrijgen en de daaraan verwante taak afgerond. Als er wel aanvullende eisen en maatregelen zijn opgenomen zal de onderneming opnieuw taken moeten bepalen en plannen en deze vervolgens uitvoeren. Dit proces kan zich herhalen totdat de toestemming is verkregen. Het is ook mogelijk dat de uitspraak aanvullende eisen benoemd waaraan moet worden voldaan bij het uitvoeren van de bedrijfsactiviteiten waarvoor toestemming is verleend in de uitspraak. Denk hierbij aan het versturen van meldingen Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

29 6.1. Verantwoordelijke doet aanvraag/melding Beschrijving De onderneming verzamelt op basis van de indieningvereisten de informatie die noodzakelijk is voor het doen van een aanvraag. Het gaat om invullen van een formulier en toevoegen van bijlagen. Alle documenten worden gekoppeld aan de relevante taak. De NEN NTA 9040 deel Aanvraag en Rapportage beschrijft in detail hoe dit proces in zijn werk gaat. Actoren: ondernemingsdossier-toepassing, (hoofd)gebruiker EIS 41 Het ondernemingsdossier bevat deels de relevante nalevingsinformatie ten behoeve van een aanvraagformulier en bijlagen (documenten) in het ondernemingsdossier, die gebruikt kunnen worden bij het opmaken van de aanvraag/melding (een taak waar die documenten aan gekoppeld zijn). De ondernemingsdossier-toepassing biedt ondersteuning bij het vinden van de juiste formulieren en het verzamelen en (voor)invullen van de benodigde gegevens en documenten. EIS 42 De databasestructuur van het ondernemingsdossier is zodanig van opzet dat nieuwe formuliervelden kunnen worden toegevoegd. Aannames De informatievraag van de toestemmingsverlenende of toezichthoudende bestuursorganen is bekend en is gebaseerd op de afspraken met branches zoals opgenomen in de samenwerkingsovereenkomst. Informatievragen van bestuursorganen veranderen in de loop van de tijd. Een ondernemingsdossier-dienstverlener wil nieuwe/gewijzigde formulieren kunnen toevoegen aan het ondernemingsdossier. De ondernemingsdossier-dienstverlener baseert de databasestructuur en formulierdefinities op de afspraken met betrekking tot de informatievraag van de overheid die in de samenwerkingsovereenkomst zijn opgenomen. De ondernemingsdossier-dienstverlener en overheid hebben afspraken gemaakt over de berichtspecificaties (XML schema), gebaseerd op de StUf-berichtenstandaarden zoals vastgelegd in de NEN NTA Genereren van de aanvraag/melding Beschrijving Na het verzamelen van alle benodigde informatie en invullen van de aanvraag (formuliervelden) moet de (hoofd)gebruiker aangeven dat de aanvraag gegenereerd kan worden, om een verzendklaar bestand te hebben. Actoren: ondernemingsdossier-toepassing, (hoofd)gebruiker EIS 43 De ondernemingsdossier-toepassing kan, na aangeven door de (hoofd)gebruiker, de geselecteerde en opgemaakte gegevens verwerken tot een aanvraagbestand. Dit bestand heeft, afhankelijk van de indieningsvereisten en de gemaakte afspraken een PDF of XML outputformaat. Afhankelijk van het formaat moet de ondernemingsdossier-toepassing andere bewerkingen uitvoeren vóór verzending van het bestand. PDF; Als de afspraak een PDF-bestand is, dan bundelt het ondernemingsdossier de verzameling van aanvraaggegevens in een PDF bestand. Daarnaast ondersteunt de ondernemingsdossier-toepassing bij het selecteren, clusteren en eventueel comprimeren van een groep documenten zodat de PDF-aanvraag en bijlagen als 1-bestand (Zip-bestand) zijn te versturen. Vervolgens wordt afhankelijk van de gemaakte afspraken het bestand verstuurd Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

30 XML; Als de afspraak een XML-bestand is, dan kunnen de gevraagde gegevens overlegd worden vanuit de ondernemingsdossier-toepassing. De ondernemingsdossier-toepassing verzamelt de in de formulierdefinitie genoemde gegevens en documenten die opgenomen worden en verwijzen naar de elementen die zijn gedefinieerd in het XML-schema 6 en verstuurd deze volgende het afgesproken communicatiekanaal Het versturen van de aanvraag/melding Beschrijving De onderneming verstuurt de verzamelde informatie naar het bestuursorgaan. Het doen van de aanvraag zelf. Actoren: ondernemingsdossier-toepassing, (hoofd)gebruiker Bijdrage van het ondernemingsdossier Het ondernemingsdossier verstuurt de aanvraag via het gekozen/ingestelde communicatiekanaal voor een aanvraag zoals is opgenomen in hoofdstuk 8 Communicatie. De geboden mogelijkheden zijn: 1. Berichtenbox; er is hier sprake van een gebruiker/machine interactie. Dat wil zeggen dat de gebruiker zelf het betreffende bestand selecteert en via de berichtenbox verstuurt. Deze functie wordt verder niet beschreven. 2. Webservice; de ondernemingsdossier-toepassing dient XML-berichten conform de bijbehorende berichtspecificatie te kunnen genereren en dient te kunnen communiceren met de bijbehorende webservice. Zie onder. EIS 44 De ondernemingsdossier-toepassing beschikt over een verzendknop om na het genereren van het XML-bericht deze daadwerkelijk aan te bieden aan een webservice. De ondernemingsdossiertoepassing houdt de datum bij van de momenten waarop aanvragen verzonden zijn (systeemlog). EIS 45 De ondernemingsdossier-toepassing voorziet XML-berichten van een identificerend kenmerk van de onderneming. EIS 46 Na verzending van de aanvraag vraagt de ondernemingsdossier-toepassing de gebruiker om de status van de taak aan te passen om het aanvraagproces te kunnen bewaken Reactie aanvraag verwerken Beschrijving Een aanvraag door een onderneming leidt in de meeste gevallen tot een reactie door een toestemmingsverlenend bestuursorgaan. Reacties van de overheid kennen een formele status en worden zodoende verstuurd via de traditionele kanalen (waaronder post en berichtenbox). Vervolgens is het de keuze van de onderneming om de reactie op te nemen in het ondernemingsdossier als bestuurlijke uitspraak. Als de onderneming de bestuurlijke uitspraak op papier heeft ontvangen dient de onderneming deze eerst te digitaliseren door het document te scannen. Actoren: ondernemingsdossier-toepassing, (hoofd)gebruiker EIS 47 De ondernemingsdossier-toepassing maakt het mogelijk dat de gebruiker het gedigitaliseerde bericht (de bestuurlijke uitspraak) vastlegt in het ondernemingsdossier. Hij kan deze koppelen aan een nalevingsresultaat, en voorzien van attributen. 6 Een XML-schema bevat de structuur van een bericht waarmee deze berichten kunnen worden gespecificeerd en op grond waarvan gegevensuitwisseling mogelijk is. De velden van een XML bericht zijn ontleend (corresponderen met) aan de velden van de database Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

31 HOOFDSTUK 7 Toezicht ondergaan Bij het proces Toezicht ondergaan ligt het initiatief hoofdzakelijk bij de toezichthouder. Deze verzamelt informatie over de handelingen van een onderneming. Deze informatie is afkomstig van verschillende informatiebronnen: De (bestaande) informatiebronnen waar het bestuursorgaan zelf over beschikt. De (bestaande) informatiebronnen van andere bestuursorganen. Informatie van de onderneming zelf. De eerste twee zijn geen onderdeel van het ondernemingsdossier en worden zodoende verder niet beschreven. De toezichthouder wil via de ondernemingsdossier-toepassing kennis nemen van de informatie van de onderneming; de beschikbare nalevingsresultaten. Deze nalevingsresultaten bestaan zowel uit de fysieke situatie bij de onderneming als uit nalevingsresultaten waaruit het nalevingsgedrag van de onderneming blijkt. Deze informatie wordt in de huidige situatie opgevraagd of tijdens een inspectie op locatie verzameld Hoofdgebruiker autoriseert toezichthouder EIS 48 (proceseis) Toezichthouder en branche komen overeen dat (een deel van het) toezicht plaatsvindt via het ondernemingsdossier. De toezichthouder legt bij de authenticatiedienst vast welke personen namens hem dit ondernemingsdossier mogen gaan gebruiken. De hoofdgebruiker autoriseert na verzoek de organisatie van de toezichthouder tot zijn ondernemingsdossier, zie hoofdstuk 3.3. De hoofdgebruiker notificeert via de betreffende toezichthouder dat een autorisatieverzoek is toegekend. Actoren: Toezichthouder, hoofdgebruiker, authenticatiedienst 7.2. Ondernemer verstrekt gevraagde informatie aan toezichthouder Beschrijving De onderneming heeft een wettelijke plicht om informatie in de vorm van een melding te verstrekken of de toezichthouder kan de onderneming verzoeken informatie te sturen. De onderneming verstuurt conform de maatregel die dat vraagt, een melding naar de toezichthouder. Dit gaat zoals omschreven bij Rapportage en aanvraag Actoren: ondernemingsdossier-toepassing, toezichthouder, (hoofd)gebruiker EIS 49 Met de ondernemingsdossier-toepassing kan de onderneming eenmalige, incidentele en periodieke meldingen afhandelen. De onderneming kan zelf periodieke meldingen aanmaken en versturen als gestructureerd of ongestructureerd bericht naar de verschillende toezichthouders. Het selecteren en en versturen van de informatie naar de toezichthouders is afhankelijk van de gemaakte afspraken, zie Hoofdstuk 6: eis 44. Naast meldingen (met content) verstuurt de ondernemingsdossier-toepassing systeemnotificaties naar toezichthouders die een abonnement daarop hebben genomen bij bepaalde wijzigingen. Aanname Net als bij de aanvraag de indieningvereisten bekend moeten zijn, geldt hetzelfde bij meldingen in het kader van toezicht. De toezichtvereisten moeten bekend en vastgelegd zijn in de samenwerkingsovereenkomst Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

32 1. Versturen van een melding Een melding is een bijzonder type aanvraag (Zie aanvraag). De onderneming kan de voor de melding noodzakelijke ondernemingsdossier-content met behulp van de ondernemingsdossiertoepassing invullen en/of verzamelen. Vervolgens zal de melding als gestructureerd of als ongestructureerd bericht verstuurd wordt. Voor gedetailleerde specificaties zie 6.1 Versturen van een aanvraag. 2. Versturen van informatie op verzoek Ook in reactie op verzonden meldingen kunnen toezichthouders aanvullend een adhoc verzoek om informatie doen. De inhoud van het verzoek is van te voren niet bekend. Een onderneming moet het verzoek van een toezichthouder kunnen opnemen als aanvullende maatregel in het ondernemingsdossier. Daarnaast ondersteunt de ondernemingsdossier-toepassing door het verzoek als taak af te handelen (zie EIS 39) of door de toezichthouder inzage te verlenen, zie eis Toezichthouder ziet ondernemingsdossier van onderneming in Beschrijving In het ondernemingsdossier raadpleegt de toezichthouder de informatie in het dossier behorende tot die autorisatielabels waar de onderneming hem toe heeft geautoriseerd. Raadplegen kan op elk moment dat de toezichthouder daar behoefte aan heeft. De toezichthouder verzamelt de informatie op afstand waardoor lokale administratieve inspectieactiviteiten grotendeels achterwege kunnen blijven. Door het raadplegen van het ondernemingsdossier vormt de toezichthouder zich een oordeel over de mate van compliance. Dit oordeel wordt aan de onderneming medegedeeld als een bestuurlijke uitspraak. Actoren: ondernemingsdossier-toepassing, toezichthouder EIS 50 Na het verkrijgen van toegang (zie 3.3) toont de ondernemingsdossier-toepassing een toezichthouder alleen die ondernemingsdossier-content waartoe de hoofdgebruiker hem heeft geautoriseerd door de informatie te filteren. Voor het overige is de weergave gelijk aan die voor de onderneming. Aanname Er zijn afspraken gemaakt tussen toezichthouders en brancheverenigingen over inkijk aangaande de rechten en plichten van onderneming en overheid. Bijvoorbeeld: een toezichthouder die mag inzien, mag ook downloaden naar de eigen omgeving. Ook is afgesproken wat een toezichthouder te zien krijgt. Alleen documenten of ook maatregelen, bedrijfsprofiel en of taken Ondernemer verwerkt oordeel toezichthouder in ondernemingsdossier Beschrijving De toezichthouder meldt het resultaat van een toezichtactie (bijvoorbeeld een handhavingsrapport) in de vorm van een bestuurlijke uitspraak via de traditionele kanalen aan een onderneming. Een reactie van een toezichthouder bevat een bestuurlijke uitspraak. De gebruiker voegt een bestuurlijke uitspraak (document) zelf toe aan het ondernemingsdossier en koppelt deze aan de bijbehorende taak als nalevingsresultaat. Actoren: ondernemingsdossier-toepassing, toezichthouder, (hoofd)gebruiker Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

33 7.5. Toezichthouder plaatst opmerking in ondernemingsdossier van onderneming Beschrijving Om de samenwerking te ondersteunen kan iedere toezichthouder een opmerking maken (vrije tekst) en die koppelen aan een informatieobject in het ondernemingsdossier zoals beschreven in het domeinmodel. Actoren: ondernemingsdossier-toepassing, toezichthouder, hoofdgebruiker Opmerking Onderneming en toezichthouder kunnen in de toekomst overgaan naar een andere manier van samenwerken, waarbij overeengekomen wordt dat ook de toezichthouder mag en kan werken in het dossier van de onderneming. In dat geval zou een bestuurlijke uitspraak klaargezet kunnen worden in een aparte map en na akkoord van de onderneming opgenomen worden in het dossier bij het betreffende nalevingsresultaat. Vooralsnog biedt het ondernemingsdossier hierbij geen ondersteuning omdat de autorisatiemodule alleen leesrechten toestaat voor niet-bedrijfsmedewerkers (m.u.v. de opmerking). EIS 51 Het is voor een geautoriseerde toezichthouder mogelijk om met behulp van de ondernemingsdossiertoepassing opmerkingen te plaatsen. Hiervoor is een opmerkingenveld opgenomen dat moet worden gekoppeld aan tenminste één object. EIS 52 Op het moment dat het opmerkingenveld gevuld wordt, verstuurt de ondernemingsdossier-toepassing een notificatie met bijbehorende deeplink naar de hoofdgebruiker dat er een opmerking is vastgelegd in zijn ondernemingsdossier Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

34 HOOFDSTUK 8 Communicatie Een goed functionerende ondernemingsdossier-toepassing is niet alleen een kwestie van techniek. In dit hoofdstuk staat de communicatiewijze tussen overheidsorgaan en onderneming centraal. De onderlinge communicatie kan verlopen via diverse kanalen met behulp van verschillende soorten media. Een ondernemingsdossier-toepassing moet daar rekening mee houden. Om een werkende ondernemingsdossier-toepassing te krijgen die kan omgaan met verschillende producten en diensten, communicatiekanalen en (ingaande en uitgaande) informatiestromen zijn afspraken nodig. Het gaat daarbij om beantwoording van de vraag: Wie kan/mag/moet wat, hoe en of waarmee versturen? Feitelijk moeten deelnemers binnen het ondernemingsdossier-concept omgangsvormen met elkaar afspreken. EIS 53 De ondernemingsdossier-toepassing onderkent de volgende vormen van communicatie: Ontvangen van een systeembericht via een webservice (bijvoorbeeld Webservice NHR); voor het afleiden van een deel van het bedrijfsprofiel beschikt het ondernemingsdossier over een koppelvlak met het NHR om de relevantie profielgegevens over te nemen van het NHR in het ondernemingsdossier. Er is hier sprake van een machine/machine interface. Verzenden van een systeembericht via een webservice (bijvoorbeeld aanvraag); voor het verzenden van een informatieset (aanvraag, melding) aan een ontvangend systeem (regelhulp, overheidsloket) beschikt ondernemingsdossier over een koppelvlak met die systemen. Webservice regelhulp aanbieder; voor het ontvangen van de van toepassing zijnde regelhulp gegevens beschikt het ondernemingsdossier over een koppelvlak met bijvoorbeeld de webservice van de regelhulp aanbieder om de relevante regelhulpinformatie over te nemen van de regelhulp in het ondernemingsdossier. Er is hier sprake van een machine/machine interface. Browsen (bv in een regelhulp webapplicatie); voor het afleiden van maatregelen zoekt de gebruiker toegang met zijn browser tot de betreffende regelhulp webapplicatie. Er is in dit geval sprake van een mens/machine interface. De gebruiker heeft een browsersessie vanuit zijn ondernemingsdossier met de regelhulp. Relevante maatregelen zal de gebruiker zelf knippen en plakken in het ondernemingsdossier. Browsen berichtenbox webapplicatie; De ondernemingsdossier-toepassing voorziet in de mogelijkheid om de berichtenbox te starten in een apart browserscherm zodat de gebruiker aanvragen en meldingen kan versturen aan een toezichthouder. Er is in dit geval sprake van een mens/machine interface. De gebruiker maakt het bericht aan, voegt de relevante teksten en documenten toe en verzend het bericht via de berichtenbox. Browsen ondernemingsdossier-toepassing; De ondernemingsdossier-toepassing biedt de geautoriseerde toezichthouder toegang via een browserscherm voor het inzien van het ondernemingsdossier van de ondernemer. Systeembericht aan gebruiker; De ondernemingsdossier-toepassing moet afhankelijk van gangbare communicatie binnen de branche een systeembericht kunnen versturen (notificatie) aan een ingesteld kanaal (SMS, , etc). Ontwerpbesluit Het ondernemingsdossier-basis legt correspondentie over naleving niet separaat vast. Correspondentie via de berichtenbox is in de berichtenbox te vinden. Correspondentie via traditionele kanalen is aldaar te vinden. De logfile van systeemberichten over webservice communicatie wordt wel vastgelegd in het ondernemingsdossier Overzicht van notificaties in ondernemingsdossier Het ondernemingsdossier-basis verstuurt naar aanleiding van verschillende gebeurtenissen mededelingen (notificaties). Sommige notificaties volgen altijd en direct op een gebeurtenis. Deze notificaties volgen op basis van de notificatie-instellingen van de gebruiker. De gebruiker heeft de Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

35 optie notificaties afzonderlijk aan of uit te zetten. Hij kan definiëren wanneer en hoe hij een notificatie wil ontvangen. EIS 55 Na toegang te hebben tot een ondernemingsdossier, moet iedere gebruiker een gebruikersprofiel kunnen aanmaken met de persoonlijke instellingen voor notificaties. Iedere gebruiker moet zelf kunnen bepalen welke soort notificaties hij langs welk kanaal ( , SMS) wil ontvangen en met welke frequentie (opsparen van notificaties van een week bijvoorbeeld). Sommige notificaties zijn door het systeem voorgedefinieerd (bijvoorbeeld directe notificatie als een autorisatie is gewijzigd). Dit is branchespecifieke functionaliteit. De voorbeeldapplicatie ondersteunt slechts 2 en 8 via .. Gebeurtenis Omschrijving notificatie Systeem/instelbaar 1 een autorisatie is gewijzigd Uw autorisatie is gewijzigd. Ga naar URL systeem om uw nieuwe autorisatie te bekijken 2 een taak is toegewezen. Er is een taak aan u toegewezen. Ga naar URL om de actie te bekijken Instelbaar, dagelijks of wekelijks 3 het verstrijken van de einddatum voor de status voltooid De einddatum van taak "nummer" is verstreken. Ga naar URL om de actie te bekijken instelbaar 4 bereiken van een ingestelde waarschuwingsdatum voor einddatum Dit is een waarschuwing om u te herinneren aan taak "nummer". Ga naar URL om de actie te bekijken 5 Statuswijziging taak De status van taak "nummer" is gewijzigd. Ga naar URL om de actie te bekijken 6 Statuswijziging Er is nieuwe ondernemingsdossier-inhoud ondernemingsdossier toegevoegd voor taak "x". Ga naar URL inhoud bij taak X om de inhoud te bekijken 7 Statuswijziging ondernemingsdossier inhoud bij label X Er is nieuwe ondernemingsdossier-inhoud toegevoegd voor label "x". Ga naar URL om de inhoud te bekijken 8 Opmerking geplaatst Toezichthouder "organisatienaam" heeft een opmerking geplaatst. Ga naar URL om de opmerking te bekijken Tabel 5: Overzicht van mogelijke soorten notificaties Instelbaar, (bij einddatum taak waarschuwingsdatum invoeren) instelbaar instelbaar instelbaar instelbaar Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

36 HOOFDSTUK 9 Functioneel beheer van de ondernemingsdossier-toepassing Het ondernemingsdossier-basis is een generieke applicatie, een zogenaamd casco die meerdere branches kan bedienen. Ieder ondernemingsdossier-basis moet worden ingericht op basis van de specifieke en bijzondere eisen van de branche. Daarmee wordt het een ondernemingsdossiertoepassing met branchespecifieke functionaliteiten. Voor iedere te bouwen ondernemingsdossiertoepassing moeten dus keuzen gemaakt worden voor het gegevensmodel die sterk afhankelijk zijn van de scope van het ondernemingsdossier (branche, wetsdomeinen, samenwerkingspartijen etc). Uitgangspunt is dat de structuur van het domeinmodel voor iedere ondernemingsdossier-toepassing hetzelfde is. De aanvulling van deze structuur moet elke branche zelf bepalen en kan daarmee per branche verschillen. In dit hoofdstuk komen de instellingen aan bod die een ondernemingsdossier-dienstverlener heeft voorgeprogrammeerd in een ondernemingsdossier-toepassing. In de voorgaande hoofdstukken zijn de functionele eisen behandeld. Voor de overzichtelijkheid zijn de aspecten die de ondernemingsdossier-dienstverlener moet ontwerpen in dit hoofdstuk integraal opgenomen. 1. ondernemingsdossier-dienstverlener, branchevereniging en overheidsbestuursorganen hebben afspraken gemaakt over de indieningvereisten van aanvragen met het ondernemingsdossier. Het gaat om de berichtspecificaties (XML schema), gebaseerd op de StUF-berichtenstandaarden. De ondernemingsdossier-dienstverlener neemt zowel de formulierdefinities op als eventuele branche specifieke sjablonen om bijvoorbeeld aanvragen/meldingen te doen. 2. ondernemingsdossier-dienstverlener verzorgt het koppelvlak met het NHR. Met de Kamer van Koophandel/houder van het brancheregister maakt hij afspraken over de levering van bedrijfsgegevens. 3. De ondernemingsdossier-dienstverlener onderhoudt de voorgedefinieerde doorverwijzingen naar regelhulpbronnen bij het statisch en dynamisch overzicht. 4. De ondernemingsdossier-dienstverlener verzorgt het koppelvlak met de regelhulp-toepassing. Het ondernemingsdossier is een van de gebruikers van de regelhulptoepassing. De regelhulptoepassing is een algemene voorziening die naast een mens-machine-interface mogelijk ook over een machine-machine-interface beschikt waar ondernemingsdossiers maar ook andere toepassingen op aan kunnen sluiten. De ondernemingsdossier-dienstverlener en aanbieder van regelhulp maken semantische en syntactische afspraken over de gegevenslevering van wettelijke onderwerpen, wettelijke eisen, maatregelen. Partijen maken afspraken over het leveren van notificaties als gevolg van wijzigingen in wetgeving en dus regelhulp. 5. De ondernemingsdossier-dienstverlener moet zelf een aanvulling op de gegevensstructuur kunnen ontwerpen en bouwen. De aanvullende gegevensstructuur van het ondernemingsdossier is gebaseerd op: Extra attributen bij de entiteiten zoals in dit programma van eisen opgenomen. Formulierdefinities (formuliervelden uit op te nemenaanvraag /melding). Gekozen Wetsdomeinen De gegevensstructuur moet uitbreidbaar zijn. Een ondernemingsdossier-dienstverlener moet velden kunnen toevoegen afhankelijk van de scope van het ondernemingsdossier. 6. De ondernemingsdossier-dienstverlener moet samen met de branche van een aantal attributen het waardenbereik bepalen. Voorbeelden hiervan zijn autorisatielabel, Bestuursorgaan, status actie, etc.ook moet worden bepaald welke notificaties gewenst zijn, welke communicatiekanalen worden gekozen met de overheden en welke indeling gewenst is voor documenten (mappenstructuur). Ook de autorisatiestructuur moet worden gekozen (wat mag een toezichthouder/medewerker zien en doen) 7. De ondernemingsdossier-dienstverlener verzorgt het koppelvlak met de authenticatiedienst Afspreken van het betrouwbaarheidsniveau van het gehanteerde authenticatiemiddel; Selecteren van een authenticatiedienst Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

37 Verzorgen koppeling van de ondernemingsdossier-toepassing met de authenticatiedienst Afspraken maken met authenticatiedienst in termen van aansluitvoorwaarden en procedures om verzoeken om opgenomen te worden in het authorisatieregister af te handelen. Communiceren richting afnemers met welke dienst ze toegang kunnen krijgen tot het ondernemingsdossier Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

38 HOOFDSTUK 10 Algemene eisen ondernemingsdossier-basis Uit de praktijktesten zijn onderstaande algemene eisen afgeleid waaraan een ondernemingsdossiertoepassing moet voldoen. Deze eisen moeten bij het realiseren van de toepassing worden ingevuld i.o.m. de branche. A. Beveiliging 1. De ingang van beheer en het content-management-deel is gescheiden van de publieke toegang en alleen bereikbaar vanaf specifieke IP adressen. 2. De ondernemingsdossier-toepassing in combinatie met de onderliggende infrastructuur moeten voorzien in systeemlogboeken om gebruik inzichtelijk te maken tot op het niveau van ingelogde identiteiten en IP adressen. Onder het inzichtelijk te maken gebruik vallen in het bijzonder applicatiefouten, autorisatiewijzigingen, berichtenlog, aanmelden, aanmeldpogingen en beheeracties. Het archiveren van de logbestanden moet periodiek voorzien zijn. 3. Het is voor de gebruiker zichtbaar wanneer (datum en tijdstip) hij zich in de afgelopen periode heeft aangemeld.. 4. Een aangemelde gebruiker kan zich afmelden, de sessie is daarmee beëindigd. Na een configureerbare periode van inactiviteit door de gebruiker meldt de applicatie een gebruiker automatisch af. 5. De infrastructuur voor de ondernemingsdossier-toepassing is gesegmenteerd en voorziet in inbraakdetectie en preventie. Onder inbraakdetectie vallen bijvoorbeeld ook anti-virus software en alarmering. 6. Er is actief veiligheidsbeheer voorzien; in het bijzonder moeten ondernemingsdossiertoepassing en infrastructuur naast het reguliere onderhoud beschikken over de meest recente patches en updates die relevant zijn uit het oogpunt van veiligheid. 7. Logging van CRUD handelingen per identiteit vindt plaats voor de objecten: bedrijfsonderwerp, voorschriften, maatregelen, taak, nalevingsresultaat, document. 8. Een hoofdgebruiker kan het autorisatielog uitlezen om te zien wie er een bepaalde periode ingelogd zijn geweest. B. Betrouwbaarheid 1. De ondernemingsdossier-toepassing dient zodanig te zijn opgezet dat deze een beschikbaarheid van 98% heeft, tenzij anders overeengekomen. 2. De beheerpartij dient te voorzien in een mechanisme voor backup en restore van de ondernemingsdossier-toepassing. 3. Het uitvoeren van backup en restore operaties moet op ieder moment mogelijk zijn, onafhankelijk van de ondernemingsdossier-toepassing zelf. 4. Het toegestane gegevensverlies bij het onvoorzien uitvallen van de applicatie of de systeemomgeving is maximaal 1 dag, tenzij anders overeengekomen. 5. De hersteltijd (de tijd voor het uitvoeren van een restore-actie) na uitval bedraagt maximaal twee uur. Restore-procedures worden regelmatig getest door het terugzetten van backups van individuele componenten (maandelijks) en het terugzetten van het volledige systeem (halfjaarlijks). 6. Het systeem dient qua opzet en bouw dermate open te zijn en gedocumenteerd dat ondersteuning en beheer kan worden overgedragen aan een andere beheerpartij. C. Bruikbaarheid / Gebruiksvriendelijkheid 1. Rekening moet worden gehouden met gebruikers die weinig ervaring hebben met computergebruik. Veel van de handelingen moeten intuïtief zijn en zelfverklarend. Taalgebruik dient afgestemd te zijn op MBO-niveau De context van een pagina is voor de gebruiker altijd duidelijk. Duidelijk zichtbaar is tot welk onderdeel de pagina behoort door een navigatiehulp Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

39 3. De ondernemingsdossier-toepassing beschikt over een informatiefunctie per onderdeel (button, gegevensveld, handeling) waar informatieve- en handleidingteksten kunnen worden opgenomen. 4. Notificaties zijn duidelijk afkomstig van de ondernemingsdossier-toepassing. Dit blijkt uit het adres van de afzender van de notificatie en uit het onderwerp. 5. Notificaties bevatten, indien relevant, een verwijzing (deep-link) naar het item waar de notificatie betrekking op heeft. De verwijzing leidt de gebruiker rechtstreeks naar het betreffende item in de ondernemingsdossier-toepassing. Indien nodig dient de gebruiker eerst zijn toegangsgegevens in te voeren. 6. Bij een foutsituatie, om welke reden dan ook, dienen foutmeldingen getoond te worden. Deze foutmeldingen moeten informatie bevatten wat de gebruiker moet doen of welke actie de website gaat uitvoeren. Foutmeldingen mogen niet als onbegrijpelijke systeemmelding geformuleerd zijn. 7. Het aantal "klikken" om een handeling te voltooien moet minimaal zijn en een gebruiker moet eenvoudig kunnen navigeren. 8. Schermen dienen gebruikersvriendelijk te ogen en te functioneren; de webrichtlijnen ( worden toegepast. Het resultaat van een actie of handeling wordt altijd zichtbaar en duidelijk weergegeven. D. Schaalbaarheid en response 1. De software van de ondernemingsdossier-toepassing dient schaalbaar te zijn zodat bij toenemend aantal gebruikers volstaan kan worden met het opschalen van de onderliggende hardware. 2. Na aanroep van één van de services geeft de ondernemingsdossier-toepassing na gemiddeld 2 seconden een antwoord. Maximaal duurt het 10 seconden voordat een antwoord wordt verkregen. Deze tijden gelden vanaf het moment dat een bericht volledig is ontvangen. Daar waar verwacht wordt dat de gebruiker van het systeem moet wachten, wordt hij geïnformeerd over dit feit. E. Onderhoudbaarheid en overdraagbaarheid 1. De ondernemingsdossier-toepassing moet goed onderhoudbaar zijn; van iedere versie of revisie voor productie is actuele broncode en actuele documentatie beschikbaar met een beschrijving van de wijzigingen ten opzichte van de voorgaande versie. 2. Er is gebruik gemaakt van gangbare methodieken voor softwareontwikkeling die de onderhoudbaarheid bevorderen zoals: codeerstandaards, automatische code analyse, unit testen en defensief programmeren. 3. Wijzigingen dienen getest te worden voordat ze in gebruik worden genomen. 4. De omgeving is dusdanig ingericht en gedocumenteerd dat aan het einde van het contract een leverancier de dienstverlening kan overdragen aan een willekeurige andere partij die eventuele licentierechten kan overnemen Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

40 HOOFDSTUK 11 Domeinmodel ondernemingsdossier-concept Het domeinmodel is een uitwerking van het domeinmodel in de referentiearchitectuur ondernemingsdossier en benoemt de relevante onderwerpen binnen de scope van de voorbeeldapplicatie en de relaties en attributen van deze onderwerpen. Het domeinmodel is een model van de relevante werkelijkheid en van de daarover vast te leggen gegevens. Het domeinmodel is geen exact model van de gegevensopslag in de voorbeeldapplicatie; het is geen relationeel gegevensmodel (ERD). Het domeinmodel laat het aspect historie (wijziging van gegevens) buiten beschouwing. Attributen als tijdstippen van registratie en wijziging zijn daarom niet in het domeinmodel opgenomen. Het domeinmodel modelleert ook niet het autorisatiemechanisme van de ondernemingsdossier-toepassing. Ook zaken als een lijst met door de gebruiker gevonden regelhulp-voorzieningen is niet in het domeinmodel gemodelleerd. Nalevingsresultaat is een tussenentiteit naar document omdat een document niet altijd een nalevingsresultaat is maar een nalevingsresultaat wel altijd een document. De entiteit medewerker in dit model is een gebruikersrol die een taak krijgt toegewezen of een document in het dossier plaatst. Alle andere personen in het ondernemingsdossier (leidinggevenden, bestuurders, etc) zijn wettelijke onderwerpen cq. bedrijfsonderwerpen. Bestuurlijke uitspraak hoeft niet als aparte entiteit te worden beschouwd maar is een bijzondere vorm van een document. Bestuursorgaan kan als entiteit worden vervangen door een attribuut bij Wettelijk onderwerp, Opmerking en Bestuurlijke uitspraak (document). Opmerking kan als entiteit worden vervangen door dit als attribuut van Nalevingsresultaat (document), Taak en Maatregel te beschouwen Bestuurlijke Uitspraak * * 1..* * 1..* * 0..1 Opmerking * * * Onderneming Vestiging * 1 1 Nalevingsresultaat Bestuursorgaan 1 Medewerker 1 1 * 1..* Taak * 1 of alle Bedrijfsonderwerp 1..* 1..* * 1..* * Wettelijk Onderwerp Maatregel * 1..* 1 1..* (wettelijke) Eis * * * 1..* * * Document 1 * 0..1 Afbeelding 3: Domeinmodel ondernemingsdossier-basis In het domeinmodel zitten impliciet een aantal bedrijfsregels besloten. 1. Een onderneming bestaat uit tenminste 1 vestiging. 2. Een wettelijk onderwerp heeft tenminste 1 eis en een eis kan niet bestaan zonder wettelijk onderwerp. 3. Een eis heeft tenminste 1 maatregel en een maatregel kan niet bestaan zonder eis en dus niet zonder een relatie met een wettelijk onderwerp Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

41 4. Bij een wettelijk onderwerp hoort tenminste 1 bedrijfsonderwerp en een bedrijfsonderwerp kan niet bestaan zonder wettelijk onderwerp. 5. Voor een maatregel is op een gegeven moment tenminste 1 taak geformuleerd en een taak kan niet bestaan zonder een maatregel. 6. Een taak heeft een relatie met precies 1 bedrijfsonderwerp of met alle bedrijfsonderwerpen die horen bij het wettelijk onderwerp waar de maatregel naar verwijst. 7. Een afgeronde taak heeft tenminste 1 nalevingsresultaat in de vorm van één of meer documenten 8. Een taak is altijd gekoppeld aan een medewerker. 9. Een document is altijd gekoppeld aan een medewerker Deze logica betekent dat een taak niet kan bestaan zonder maatregel, die niet kan bestaan zonder eis, die niet kan bestaan zonder wettelijk onderwerp, die niet kan bestaan zonder bedrijfsonderwerp. Dit lijkt omslachtig maar dit is een bewuste keuze. Naarmate het dossier meer content gaat bevatten is deze logica noodzakelijk om het overzicht te bewaren en om te kunnen herleiden waarom bepaalde taken, maatregelen, eisen en onderwerpen bestaan Bedrijfsonderwerp Definitie Een bedrijfsonderwerp is een voorkomen (exemplaar) van een wettelijk onderwerp binnen de vestiging waarover in een ondernemingsdossier gegevens worden vastgelegd. Relaties: Wettelijk onderwerpen: een bedrijfsonderwerp is een voorkomen van één of meer wettelijke onderwerpen. Deze relatie wordt gelegd door de gebruiker die een wettelijk onderwerp kiest en daar een bedrijfsonderwerp bij toevoegd. Taken: een bedrijfsonderwerp is het onderwerp van nul of meer taken die er voor moeten zorgen dat het bedrijfsonderwerp voldoet aan de eisen die er aan gesteld worden. De relatie tussen bedrijfsonderwerp en taak wordt via de maatregel gelegd door de toepassing op het moment dat een taak wordt aangemaakt bij een maatregel. Een maatregel is via wettelijke eis en wettelijk onderwerp gerelateerd aan een of meer bedrijfsonderwerpen. Bij het aanmaken van de taak kiest de gebruiker voor de wijze van koppeling. Documenten: een bedrijfsonderwerp is onderwerp in nul of meer documenten. Deze documenten bevatten informatie over het bedrijfsonderwerp. Een voorbeeld van zo n document is een installatiehandleiding. Deze relatie legt de gebruiker die het document toevoegt. De relatie met de vestiging loopt via het wettelijk onderwerp. Attributen: Naam (tekst): een bedrijfsonderwerp heeft altijd een naam zoals die binnen de onderneming wordt gehanteerd. Kenmerk (tekst): een bedrijfsonderwerp heeft optioneel een uniek kenmerk zoals dat binnen de onderneming wordt gebruikt. Toelichting (tekst): een bedrijfsonderwerp heeft optioneel een toelichting waaruit het blijkt welk bedrijfsonderwerp het betreft. Begindatum (datum): een bedrijfsonderwerp heeft optioneel een begindatum waarop het bedrijfsonderwerp voor het eerst tot de onderneming behoort. Einddatum (datum): een bedrijfsonderwerp heeft optioneel een einddatum waarop het bedrijfsonderwerp niet langer tot de onderneming behoort. Locatie (tekst): een bedrijfsonderwerp heeft optioneel een aanduiding van de locatie binnen de vestiging waar het bedrijfsonderwerp toe behoort. Een bedrijfsonderwerp kan alleen een locatieaanduiding hebben als het behoort tot precies één vestiging. Toelichting Een wettelijk onderwerp definieert een soort, bijvoorbeeld stookinstallaties. Een bedrijfsonderwerp is een voorkomen van zo n soort bij een vestiging: één stookinstallatie bij één vestiging, bijvoorbeeld CV-ketel 3 bij vestiging A. Op het bedrijfsonderwerp zijn de eisen van toepassing die de wet of een bestuurlijke uitspraak voor het wettelijk onderwerp formuleert. Omdat verschillende wetten eisen Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

42 kunnen stellen aan hetzelfde bedrijfsonderwerp kan een bedrijfsonderwerp een voorkomen zijn van meer dan één wettelijk onderwerp. Een bedrijfsonderwerp is het voorkomen van één of meer wettelijke onderwerpen binnen een onderneming. Een wettelijk onderwerp valt onder een bepaald bevoegd bestuursorgaan. Een bedrijfsonderwerp valt via de wettelijk onderwerpen waar het een voorkomen van is onder hetzelfde bestuursorgaan. Er zijn twee typen bedrijfsonderwerpen te onderkennen: bedrijfsactiviteiten en bedrijfsobjecten. Het domeinmodel voor de voorbeeldapplicatie onderscheidt deze twee typen niet expliciet omdat er geen verschil is in de relevante gegevens erover. Een bedrijfsactiviteit is een verzameling van handelingen van de onderneming die als wettelijk onderwerp zijn benoemd. Bijvoorbeeld "alcohol schenken" of "afvalwater lozen". Voor een clustering van samenhangende bedrijfsactiviteiten kan worden aangesloten bij de SBI: Een bedrijfsobject is een object (of een subject, een persoon) van de onderneming dat als wettelijk onderwerp is benoemd. Bijvoorbeeld "Jan Jansen in zijn rol van leidinggevende", "dieselgenerator 3" of "zwembad 1". Een bedrijfsobject is vaak ook een inspectieobject voor de toezichthoudende instantie. Het kenmerk van een bedrijfsonderwerp zal veelal een unieke aanduiding uit een andere administratie van de onderneming zijn, bijvoorbeeld het personeelsnummer van een personeelslid. De naam van een bedrijfsonderwerp zal veelal de naam uit een andere administratie van de onderneming zijn, bijvoorbeeld de volledige naam van een personeelslid zoals geregistreerd in de personeelsadministratie Bestuurlijke uitspraak Definitie Een bestuurlijke uitspraak is een beschikking, reactie of rapport van een bestuursorgaan op een nalevingsresultaat. Relaties Nalevingsresultaten: een bestuurlijke uitspraak heeft betrekking op één of meer nalevingsresultaten. Eisen: een bestuurlijke uitspraak bevat nul of meer eisen. Dit zijn aanvullende eisen ten opzichte van eisen die in de wet zijn geformuleerd. Documenten: een bestuurlijke uitspraak is beschreven in één of meer documenten. Bestuursorgaan: een bestuurlijke uitspraak is afkomstig van precies één bestuursorgaan. Attributen Zie document Toelichting De bestuurlijke uitspraak is beschreven in één of meer documenten: de fysieke of digitale verschijningsvorm van de vergunning en eventuele bijlagen. Een bestuurlijke uitspraak heeft betrekking op één of meer nalevingsresultaten, bijvoorbeeld op de vergunningsaanvraag of het door de toezichthouder beoordeelde keuringsrapport. Een bestuurlijke uitspraak kan aanvullende eisen formuleren. De aanvullende eisen uit de bestuurlijke uitspraak zijn van toepassing op dezelfde bedrijfsonderwerpen als waar de nalevingsresultaten op van toepassing zijn. Een aanvullende eis vraagt om aanvullende maatregelen, aanvullende taken en aanvullende nalevingsresultaten die allemaal gerelateerd zijn aan diezelfde bedrijfsonderwerpen Document Definitie: Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

43 Een document bevat voor de onderneming in het kader van naleving relevante informatie en is aan het dossier toegevoegd. Relaties: Medewerker: een document is altijd ingebracht in het dossier door precies één medewerker. Bedrijfsonderwerpen: een document beschrijft nul of meer bedrijfsonderwerpen, bijvoorbeeld een document met installatie-instructies. Eisen: een document beschrijft nul of meer eisen, bijvoorbeeld een document met de wettekst. Een document dat een bestuurlijke uitspraak beschrijft kan ook eisen beschrijven maar die relatie tussen het document en de eisen verloopt via de bestuurlijke uitspraak. Maatregelen: een document beschrijft nul of meer maatregelen, bijvoorbeeld een document met best practices of een handboek. Nalevingsresultaten: een document beschrijft nul of meer nalevingsresultaten, bijvoorbeeld een logboek, een keuringscertificaat of een keuringsrapport. Bestuurlijke uitspraak: een document beschrijft nul of één bestuurlijke uitspraak, bijvoorbeeld een verstrekte vergunning. Document: precies één document heeft nul of meer relaties met een vorige versie van het document. Een document beschrijft altijd OF bedrijfsonderwerpen OF eisen OF maatregelen OF nalevingsresultaten OF een bestuurlijke uitspraak. Attributen: Naam (tekst): een document heeft altijd een naam, namelijk de bestandsnaam die de gebruiker invult. Toelichting (tekst): een document heeft optioneel een toelichting gegeven door de medewerker die het document heeft ingebracht in het dossier. Hier kunnen bijvoorbeeld kenmerken van een bestuurlijke uitsopraak worden toegevoegd Versienummer (natuurlijk getal): Een documentversie heeft een versienummer toegekend door het systeem. Het versienummer start met 1 en wordt iedere versie met 1 opgehoogd. Soort: een document is van een soort. Mogelijke soorten zijn; vergunning, subsidie, melding, aanvraag, certificaat, logboek, voorschrift, anders nl. De gebruiker maakt een keuze in een lijst Autorisatielabel (zichtbaar voor:) hier staan de labels voor inzage. Naast de voorkomens Openbaar (iedereen kan dit zien) en Intern (nog niet te zien) zijn dit labels per toezichtsdomein. De gebruiker kent 1 of meer labels toe. Map: een document wordt geplaatst in een map die de gebruiker kiest. Datum: een document krijgt van het systeem een datum van toevoegen aan het dossier. Toelichting: Een document bevat relevante informatie. Deze informatie kan ongestructureerd zijn (bijvoorbeeld een rapport in PDF-vorm) of gestructureerd (bijvoorbeeld in XML-vorm). Het document met de informatie wordt in het elektronisch dossier van de onderneming gekoppeld aan de bijbehorende entiteit. Bijvoorbeeld, een vergunning in de vorm van een PDF-bestand wordt in het elektronische dossier gekoppeld aan een Bestuurlijke uitspraak. De relatie tussen het PDF-bestand en de bestuurlijke uitspraak is dat het PDF-bestand de bestuurlijke uitspraak bevat: het PDF-bestand bevat de inhoud van de bestuurlijke uitspraak. Een ander voorbeeld is een PDF-bestand dat de inhoud van een vergunningaanvraag bevat. Dit PDF-bestand wordt in het elektronisch dossier gekoppeld aan een nalevingsresultaat. Ook hier bevat het PDF-bestand de inhoud van het nalevingsresultaat: het beschrijft het nalevingsresultaat. Een document kan verschillende nalevingsresultaten beschrijven, bijvoorbeeld een keuringsrapport dat de keuringsuitkomsten voor verschillende bedrijfsobjecten beschrijft. Van een document kunnen verschillende versies aan het dossier zijn toegevoegd. Iedere versie heeft dezelfde bestandsnaam. Het systeem kent aan iedere versie een versienummer toe. Iedere versie kan een toelichting bij versie hebben. De laatst toegevoegde versie is de actuele versie (Wettelijke) Eis (of voorschrift) Definitie Een dwingende eis die van toepassing is op een wettelijk onderwerp.. Relaties Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

44 Wettelijk onderwerp: een eis is van toepassing op precies één in de wet gedefinieerd wettelijk onderwerp. Deze relatie legt de regelhulp of in geval van een bestuurlijke uitspraak de gebruiker door een wettelijk onderwerp te selecteren en een nieuwe eis aan te maken. Maatregelen: aan een eis kan worden voldaan door de uitvoering van één of meer maatregelen. Dit komt uit de regelhulp of de gebruiker legt deze relatie handmatig door een nieuwe maatregel te formuleren bij die eis. Bestuurlijke uitspraak: een eis is afkomstig uit nul of één bestuurlijke uitspraak. Als de eis niet afkomstig is uit een bestuurlijke uitspraak dan is deze afkomstig uit een wet. Deze relatie wordt handmatig gelegd bij attribuut Bron. Document: een eis is beschreven in nul of één document. Als de eis afkomstig is uit een bestuurlijke uitspraak dan is de eis beschreven in het documenten dat de bestuurlijke uitspraak beschrijft. De eis heeft dan een directe relatie naar dit document. Als een eis afkomstig is uit een wet dan kan de eis beschreven zijn in een document met de wettekst. Attributen Aanduiding (tekst): een eis heeft optioneel een aanduiding zoals gehanteerd in de bron waar de eis uit afkomstig is, bijvoorbeeld het artikelnummer uit de wet en/of een titel. Dit volgt uit de regelhulp of de gebruiker maakt handmatig een eis aan. Citaat (tekst): een eis heeft optioneel een formele omschrijving zoals opgenomen in de bron waar de eis uit afkomstig is. Volgt uit de regelhulp of handmatig invullen Bron (tekst): een eis is afkomstig uit een bron. Als de eisen zijn afgeleid via een regelhulp komt dit uit de regelhulp. Als een eis niet afkomstig is uit regelhulp maar uit een bestuurlijke uitspraak dan dient hier de aanduiding "bestuurlijke uitspraak" ingevuld te worden door de gebruiker. Verwijzing (lijst van adressen (URI s)): Een voorschrift is beschreven op één plaats waarnaar verplicht wordt verwezen door middel van het adres van die plaats in bijvoorbeeld Wetten.nl of de CVDR of het dossier zelf. Naar deze plaats wordt verwezen door middel van de URL. Toelichting Een eis is van toepassing op één wettelijke onderwerp. Een wettelijk onderwerp valt onder een bepaald bestuursorgaan. Een eis valt via het wettelijk onderwerp waarop het van toepassing is onder hetzelfde bestuursorgaan Maatregel Definitie Een maatregel is de concrete invulling van een (wettelijke) eis. Relaties Eis: een maatregel is de concrete invulling van precies één (wettelijke) eis. De relatie wordt door de regelhulp gelegd of handmatig vanuit de eis. Taken: een maatregel wordt bewaakt en uitgevoerd met één of meer taken. Deze relatie wordt gelegd door de maatregel te selecteren en een nieuwe taak aan te maken. Documenten: een maatregel is beschreven in nul of één document, Deze relatie wordt gelegd door de gebruiker. Opmerking: een maatregel is voorzien van nul of meer opmerkingen door toezichthouders. Deze relatie wordt gelegd als attribuut door de inspecteur die een maatregel selecteert en een opmerkingenveld invult. De relatie met een bedrijfsonderwerp wordt niet rechtstreeks gelegd maar via wettelijke eis en wettelijk onderwerp. Attributen Omschrijving (tekst): een maatregel heeft altijd verplicht een korte omschrijving. Toelichting (tekst): een maatregel heeft optioneel een lange toelichting. Additionele info: een maatregel heeft optioneel additionele informatie. Dit is een afspraak uit de NTA en hangt af van de regelhulpaanbieder Brontype (vastgesteld waardebereik): een maatregel heeft altijd verplicht een soort bron. De mogelijke waarden zijn: regelhulp, branche, handmatig. De standaard waarde is geen waarde. Er moet altijd een waarde gekozen worden Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

45 Periodiciteit: een maatregel heeft verplicht een periodiciteit (vastgesteld waardebereik). De mogelijke waarden zijn: eenmalig, iedere x dagen, iedere x weken, iedere x maanden, iedere x jaar, iedere weekdag, iedere x-ste dag van de maand, iedere x-ste {maa, di, woe, do, vrij, za, zondag} van de maand, iedere laatste {maa, di, woe, do, vrij, za, zondag} van de maand 7. De standaardwaarde is eenmalig. Herhalingswijze (vastgesteld waardebereik): een maatregel heeft optioneel een herhalingswijze als de periodiciteit ongelijk is aan eenmalig. De herhalingswijze bepaalt hoe de einddatum van de bijbehorende taken wordt bepaald. De mogelijke waarden zijn: herhalen op datum afronding en herhalen op einddatum. Bij herhalen op datum afronding wordt de volgende taak gepland op basis van de afrondingsdatum van de afgeronde actie en de periodiciteit. Bij herhalen op einddatum wordt de volgende taak gepland op basis van de einddatum van de afgeronde actie en de periodiciteit. Verwijzingen (lijst van adressen (URI s)): een maatregels is beschreven op nul of meer andere plaatsen buiten het dossier. Naar deze plaatsen wordt verwezen door middel van de adressen van die plaatsen. Iedere verwijzing heeft een naam, en een adres in het formaat van een Uniform Resource Identifier (URI), veelal een Uniform Resource Locator (URL, het adres van een website). Toelichting Een maatregel is de vertaling van een juridisch geformuleerde eis naar een concreet uitvoerbare maatregel om aan die eis te voldoen. De wet schrijft immers niet altijd concreet voor wat je moet doen. Om aan één wettelijke eis te voldoen zijn soms meerdere maatregelen nodig. Een maatregel is de concrete invulling van een eis. Een eis is van toepassing op één wettelijke onderwerp. Een wettelijk onderwerp komt binnen een onderneming voor als één of meer bedrijfsonderwerpen. Een maatregel is van toepassing op al deze bedrijfsonderwerpen (via eis en wettelijk onderwerp). Een maatregel is de concrete invulling van een eis. Een eis is van toepassing op één wettelijke onderwerp. Een wettelijk onderwerp valt onder een bepaald bevoegd gezag. Een maatregel valt via de eis en het wettelijk onderwerp onder hetzelfde bevoegd gezag. Maatregelen worden per vestiging afgeleid Medewerker Definitie: Een medewerker is een natuurlijk persoon die namens een onderneming is betrokken bij het dossier van de onderneming. Relaties: Taak: een medewerker is verantwoordelijk voor nul of meer taken. Documenten: een medewerker heeft nul of meer documenten toegevoegd aan het dossier. Attributen: Voornaam: Een medewerker heeft een voornaam zoals aangegeven door de medewerker zelf. Achternaam: Een medewerker heeft een achternaam, optioneel met tussenvoegsel, zoals aangegeven door de medewerker zelf. adres: Een persoon heeft één adres zoals aangegeven door de medewerker zelf. Toelichting: Voor de voorbeeldapplicatie zijn alleen geautoriseerde medewerkers relevant. Deze personen hebben een gebruikersaccount Nalevingsresultaat (tussenentiteit) Definitie 7 Deze mogelijke waarden dienen als voorbeeld. De precieze invulling van periodiciteit is mede afhankelijk van de mogelijkheden van beschikbare deeloplossingen voor het ONDERNEMINGSDOSSIER-basis Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

46 Nalevingsresultaat is de informatieve weerslag (het bewijs) van het voldoen aan een maatregel (en daarmee aan een eis). Relaties Taak: een nalevingsresultaat is het resultaat van precies één taak. Bestuurlijke uitspraken: op een nalevingsresultaat volgen nul of meer bestuurlijke uitspraken. Documenten: een nalevingsresultaat is beschreven in één of meer documenten. Opmerkingen: een nalevingsresultaat (document) is voorzien van nul of meer opmerkingen door toezichthouders. Deze relatie kan worden gelegd als attribuut door de inspecteur die een document selecteert en een opmerkingenveld invult. Attributen Zie Document Toelichting Voorbeelden van een nalevingsresultaat zijn; een afgegeven certificaat, een ingevuld logboek of gegevensoverzicht, een veiligheidsplan etc. Deze nalevingsresultaten hebben vaak een fysieke of digitale verschijningsvorm. Dit zijn de documenten waarin het nalevingsresultaat is beschreven. Een nalevingsresultaat kan gerelateerd zijn aan bestuurlijke uitspraken, bijvoorbeeld een verleende vergunning (de bestuurlijke uitspraak) naar aanleiding van een vergunningaanvraag (het nalevingsresultaat). Een nalevingsresultaat is het resultaat van een taak. Een taak is van toepassing op één bedrijfsonderwerp (direct) of op meer bedrijfsonderwerpen (via maatregel, eis en wettelijk onderwerp). Langs die weg is de relatie tussen nalevingsresultaten en bedrijfsonderwerpen af te leiden. Nalevingsresultaat heeft geen directe relatie met bedrijfsonderwerp in het domeinmodel. Een nalevingsresultaat is het resultaat van een taak. Een taak is de uitvoering van een maatregel. Een maatregel is de concrete invulling van een eis. Een eis is van toepassing op één wettelijke onderwerp. Een wettelijk onderwerp valt onder een bepaald bestuursorgaan. Een nalevingsresultaat valt via de taak, de maatregel, de eis en het wettelijk onderwerp onder hetzelfde bevoegd bestuursorgaan Onderneming Definitie Een onderneming is een verband tussen één of meer personen, een voldoende mate van zelfstandigheid, inbreng van arbeid of middelen, winstoogmerk en extern optreden (bron: Gegevenscatalogus Nieuw Handelsregister (NHR), Handelsregisterwet 2007, stb. 2007, nr.153, Versie 1.2, april 2009). Relaties Vestigingen: een onderneming heeft één of meer vestigingen. Attributen Handelsnaam: een onderneming heeft altijd een handelsnaam zoals vermeld in het Handelsregister. De handelsnaam in het Handelsregister is een naam waaronder een onderneming of een vestiging van een onderneming handelt. KvK-nummer: een onderneming heeft altijd een KvK-nummer zoals vermeld in het Handelsregister. Overige attributen; volgen uit de NHR Toelichting Per branche moet worden bepaald welke overige ondernemingsattributen relevant zijn en uit het handelsregister of het brancheregister moeten worden overgenomen Opmerking Definitie: Een opmerking is de weerslag van een gedachte van een inspecteur behorende tot een bestuursorgaan bij een onderdeel in het dossier Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

47 Relaties: Nalevingsresultaat: een opmerking betreft nul of één nalevingsresultaat (document). Taak: een opmerking betreft nul of één taak. Maatregel: een opmerking betreft nul of één maatregel. Bestuursorgaan: een opmerking is afkomstig van precies één bestuursorgaan Een opmerking heeft betrekking op OF één nalevingsresultaat OF één taak OF één maatregel. Daarom kan worden overwogen om de opmerking als attribuut op te nemen bij deze entiteiten. Attributen: bestuursorgaan (tekst): een opmerking is altijd afkomstig van een toezichthouder, een bestuursorgaan. De aanduiding van dit bestuursorgaan wordt opgenomen bij de opmerking door het systeem (op basis van het profiel van de inspecteur). Inhoud (tekst): een opmerking heeft een inhoud zoals geformuleerd door de inspecteur. Datum: een opmerking heeft een datum van invoer Toelichting: Een inspecteur die namens een toezichthouder toegang heeft tot het dossier kan opmerkingen plaatsen bij nalevingsresultaten (documenten), taken of maatregelen. Op deze manier kan een inspecteur met alleen leesrechten op het betreffende onderdeel toch een boodschap achter laten Taak Definitie Een taak is de handeling die in een ondernemingsdossier-toepassing wordt gepland en bewaakt om aan een maatregel te voldoen en die een nalevingsresultaat oplevert. Relaties Maatregel: een taak is de uitvoering van precies één maatregel. De relatie wordt gelegd door het systeem bij het aanmaken van de taak. Medewerker: een taak is de verantwoordelijkheid van precies één medewerker. De relatie wordt gelegd door het systeem (defaultwaarde is gebruiker die de taak aanmaakt) en kan door de gebruiker worden aangepast. Bedrijfsonderwerp: een taak is van toepassing op nul of één bedrijfsonderwerp. De relatie legt het systeem bij het aanmaken van de taak. De gebruiker moet dan een keuze maken. Een taak is OF van toepassing op alle bedrijfsonderwerpen waarop de bijbehorende maatregel van toepassing is 8 OF slechts op één bedrijfsonderwerp. Als de taak van toepassing is op alle bedrijfsonderwerpen heeft de taak geen directe relaties naar bedrijfsonderwerpen maar via maatregel, eis een relatie met wettelijk onderwerp. Als de taak niet van toepassing is op alle bedrijfsonderwerpen dan heeft de taak een directe relatie naar één bedrijfsonderwerp dat bij het aanmaken van de taak is aangewezen door de gebruiker. Nalevingsresultaten: een taak leidt tot één of meer nalevingsresultaten (documenten). De relatie legt de gebruiker die het document toevoegt aan het dossier. Opmerkingen: een taak is voorzien van nul of meer opmerkingen door toezichthouders. De relatie kan worden gelegd door de opmerking als attribuut op te nemen bij een taak. Attributen Omschrijving (tekst): een taak heeft altijd een korte omschrijving, ingevuld door de gebruiker die de taak aanmaakt. Begindatum (datum): een taak heeft optioneel een begindatum waarop de uitvoering van de taak kan starten. Als een taak geen begindatum heeft dan kan de actie op ieder moment starten. De gebruiker vult dit in. Einddatum (datum): een taak heeft altijd een einddatum waarop de actie afgerond dient te zijn. Voor een taak die is afgeleid van een maatregel met een periodiciteit ongelijk aan eenmalig is de einddatum afgeleid van de maatregel. 8 Deze relatie tussen maatregel en bedrijfsonderwerp loopt via eis en wettelijk onderwerp Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

48 Status (vastgesteld waardebereik): een taak heeft altijd een status. Mogelijke waarden zijn: niet gepland, gepland, gestart, afgerond. De standaard waarde is niet gepland. Een niet geplande taak heeft nog geen datum en geen verantwoordelijke medewerker, een geplande taak heeft minimaal een einddatum en een verantwoordelijke medewerker. Toelichting (tekst): een taak is voorzien van aantekeningen door de verantwoordelijke medewerker. In de aantekening kan de verantwoordelijke medewerker aantekeningen voor zichzelf bijhouden, bijvoorbeeld dat een aanvraag is ingediend. Toelichting Een maatregel is op alle bedrijfsonderwerpen van dezelfde soort (hetzelfde wettelijk onderwerp) van toepassing. De gebruiker kan kiezen om één taak te definiëren die op alle bedrijfsonderwerpen van toepassing is of om een taak per bedrijfsonderwerp te definiëren. In het eerste geval is bijvoorbeeld sprake van een taak controleer wekelijks alle speeltoestellen. In het tweede geval is bijvoorbeeld sprake van taken controleer wekelijks speeltoestel 1, controleer wekelijks speeltoestel 2, enz. Vandaar dat in het eerste geval de taak niet is gekoppeld aan één bedrijfsonderwerp maar via de maatregel en eis aan een wettelijk onderwerp en alle daaraan gekoppelde bedrijfsonderwerpen. Een taak is de uitvoering van een maatregel. Een maatregel is de concrete invulling van een eis. Een eis is van toepassing op één wettelijke onderwerp. Een wettelijk onderwerp valt onder een bepaald bestuursorgaan. Een taak valt via de maatregel, de eis en het wettelijk onderwerp onder hetzelfde bestuursorgaan. De periodiciteit en herhalingswijze van de maatregel bepaalt de herhaling en planning van de bijbehorende taken. Indien gewenst kunnen periodiciteit en herhalingswijze van de maatregel ook worden getoond bij de taak. Losse taken die niet gerelateerd zijn aan een maatregel zijn niet mogelijk. Ook als de gebruiker zelf een taak definieert dient deze gerelateerd te worden aan een maatregel en daarmee aan een eis, een wettelijk onderwerp en bedrijfsonderwerpen. De lijst taken is per vestiging en per medewerker te filteren Vestiging Definitie Een vestiging is een gebouw of een complex van gebouwen waar duurzame uitoefening van activiteiten van een onderneming of rechtspersoon plaatsvindt (bron: Gegevenscatalogus Nieuw Handelsregister (NHR), Handelsregisterwet 2007, stb. 2007, nr.153, Versie 1.2, april 2009). Relaties Onderneming: een vestiging behoort tot precies één onderneming. Wettelijke onderwerpen: een vestiging bevat nul of meer wettelijke onderwerpen. Attributen Vestigingsnummer (tekst): een vestiging heeft een vestigingsnummer zoals geregistreerd in het handelsregister. Handelsnamen (lijst van namen (tekst)): een vestiging heeft altijd één of meer handelsnamen zoals geregistreerd in het handelsregister. Bezoekadres (adres): een vestiging heeft altijd een bezoekadres zoals vastgelegd in het handelsregister. Overige attributen: cf NHR Toelichting: De vestiging van een onderneming moet men opvatten als een (kleinste eenheid) bundeling van economische activiteiten op een locatie Wettelijk onderwerp Definitie Een wettelijk onderwerp is een classificatie van een onderwerp in de werkelijkheid waarover een regeling uitspraken doet (in de vorm van wettelijke eisen) Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

49 Relaties Vestiging: een wettelijk onderwerp komt voor bij één of meer vestigingen. Deze relatie wordt gelegd door de toepassing doordat voor het doorlopen van de regelhulp moet worden aangegeven voor welke vestiging dat gebeurt. Eisen: op een wettelijk onderwerp zijn één of meer eisen van toepassing. De regelhulp legt deze relatie. Bedrijfsonderwerpen: een wettelijk onderwerp komt bij een onderneming voor in de vorm van nul of meer bedrijfsonderwerpen. De meeste bedrijfsonderwerpen behoren tot één vestiging. Sommige (personen en andere roerende objecten) kunnen bij verschillende vestigingen voorkomen. De relatie wordt gelegd door de gebruiker. Attributen Naam (tekst): een wettelijk onderwerp heeft verplicht een naam zoals gedefinieerd in de wet. Dit komt uit de regelhulp. Definitie (tekst): een wettelijk onderwerp heeft verplicht een formele formulering zoals opgenomen in de wet. Dit komt uit de regelhulp. Bron (tekst): een wettelijk onderwerp is altijd gedefinieerd in een bron. De aanduiding van deze bron (wet/apv/regeling) wordt verplicht opgenomen bij het wettelijk onderwerp en wordt aangegeven door de regelhulp. Bestuursorgaan (tekst): Een wettelijk onderwerp valt altijd onder één of meer typen bevoegd bestuursorgaan dat de benodigde toestemming verstrekt of toeziet op de naleving van de voorschriften die aan het wettelijk onderwerp in de regeling zijn gesteld. De ondernemingsdossiertoepassing zelf kan op grond van bijvoorbeeld vestiging-postcode dit specificeren naar de lokaal van toepassing zijnde organisatie. Dit komt optioneel uit de regelhulp Verwijzingen (lijst van adressen (URI s)): een wettelijk onderwerp is verplicht beschreven op precies 1 andere plaats buiten het dossier. Naar deze plaatsen wordt verwezen door middel van de adressen van die plaatsen. Iedere verwijzing heeft een naam, en een adres in het formaat van een Uniform Resource Identifier (URI), veelal een Uniform Resource Locator (URL, het adres van een website). Dit komt mee uit de regelhulp. Toelichting Een wettelijke onderwerp definieert voor een bepaalde wet een onderwerpsoort en heeft betrekking op één of meer bedrijfsonderwerpen van die soort. Een wettelijk onderwerp heeft vaak een andere benaming dan bedrijfsonderwerp waardoor moet worden nagegaan welk bedrijfsonderwerpen precies worden bedoeld. Bijvoorbeeld: in de wet milieubeheer wordt gesproken over een stookinstallatie. Dit wettelijk onderwerp heeft betrekking op de bedrijfsonderwerpen "de CV-ketel in gebouw 1", "de dieselgenerator in gebouw 3"en de "de CV-ketel in gebouw 3". Een wettelijk onderwerp is beschreven in één of meer documenten via de relatie met de (wettelijke) eis Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

50 Bijlage I: Beheermodel & te beleggen verantwoordelijkheden In dit model gaan we ervan uit dat de branche geen eigen ICT capaciteit heeft. Beheerrollen voor de exploitatie van een branche-ondernemingsdossier Beheerrollen bij het ondernemingsdossier concept Functioneel beheer van de vraagzijde Uitleg Verantw. Uitvoerder Opmerking Omvat het beheren van de gevraagde functionaliteit (programma van eisen) en wijzigingen daarop. Welke regelhulpen zijn aangesloten, welke formulieren zitten erin, welke content zit erin (metamodel gegevens) Branche Dienstverlener ondernemingsdossier (administreren) in samenwerking met de branche (inhoudelijk beslissen op change management) Applicatiebeheer ondernemingsdossierbranche Operationeel beheer (technisch beheer) Beheer content individueel dossier Ondersteuning bij het gebruik (functionele helpdesk) Omvat configuratiebeheer van de applicatie, doorvoeren van wijzigingen, testen en release management Hosting en technische helpdesk (niet beschikbaar, backup etc), beschikbaarheid applicatie en beheer infrastructuur Het bijhouden van de content, gebruik van het ondernemingsdossier Helpdesk voor inhoudelijke vragen over gebruik ondernemingsdossier Branche Dienstverlener ondernemingsdossier in opdracht van branche Ondernemer Branche Dienstverlener ondernemingsdossier ICT dienstverlener (kan andere partij zijn dan voor de andere beheerrollen!) Medewerkers Dienstverlener of branche Zie Hfdst 10 voor een aantal relevante eisen. Afhankelijk van webapplicatie of installatie op client (in laatste geval is ook ondernemer deels verantwoordelijk). Zie Hfdst 10 voor een aantal relevante eisen. Kan ook slechts een ingebouwde helpfunctie zijn Toegangsbeheer Beheerrollen bij het ondernemingsdossier concept Toegangsbeheer ondernemingsdossier branche Toegangsbeheer dossier onderneming Uitleg Verantw. Uitvoerder Opmerking Toegang tot de dienst voor gebruikers Autorisatie aan gebruikers voor functies binnen een dossier (CRUD) Gebruikende organsiatie (bedrijf, toezichthouder) Ondernemer authenticatiedienst, leverancier Hoofdgebruiker bedrijf Beheerrollen voor de exploitatie van een generieke regelhulp Beheerrollen bij het ondernemingsdossier concept Functioneel beheer aan de vraagzijde Uitleg Verantw. Uitvoerder Opmerking Omvat het beheren van de gevraagde functionaliteit ((programma van eisen) en wijzigingen daarop. Welke wetten dekt de regelhulp af, welke output is mogelijk, bewaren van antwoorden etc Overheid of private partij (aanbieder) ICT dienstverlener ism aanbieder regelhulp Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

51 Applicatiebeheer aan de aanbodzijde Operationeel beheer (technisch beheer) Beheer content regelhulp Ondersteuning bij het gebruik (functionele helpdesk) Omvat configuratiebeheer van de applicatie, doorvoeren van wijzigingen, testen en release management Hosting en technische helpdesk (niet beschikbaar, backup etc), beschikbaarheid applicatie en beheer infrastructuur Het actueel houden van de content, wetswijzigingen etc Helpdesk voor inhoudelijke vragen over gebruik regelhulp Aanbieder regelhulp Aanbieder regelhulp Aanbieder regelhulp ICT dienstverlener ICT dienstverlener (kan andere partij zijn dan voor de andere beheerrollen!) Aanbieder regelhulp ism ICT dienstverlener Zie Hfdst 10 voor een aantal relevante eisen. Zie Hfdst 10 voor een aantal relevante eisen. Aanbieder regelhulp ICT dienstverlener Kan ook slechts een ingebouwde helpfunctie zijn Beheerrollen voor de exploitatie van een branchespecifieke regelhulp Beheerrollen bij het ondernemingsdossier concept Functioneel beheer aan de vraagzijde Uitleg Verantw. Uitvoerder Opmerking Omvat het beheren van de gevraagde functionaliteit (programma van eisen) en wijzigingen daarop. Welke domeinen dekt de regelhulp af, welke output is mogelijk, bewaren van antwoorden etc Branche ICT dienstverlener ism aanbieder regelhulp Applicatiebeheer Operationeel beheer (technisch beheer) Beheer content regelhulp Ondersteuning bij het gebruik (functionele helpdesk) Omvat configuratiebeheer van de applicatie, doorvoeren van wijzigingen, testen en release management Hosting en technische helpdesk (niet beschikbaar, backup etc), beschikbaarheid applicatie en beheer infrastructuur Het actueel houden van de content, wetswijzigingen etc Helpdesk voor inhoudelijke vragen over gebruik regelhulp Branche (opdracht geven) Branche (formuleren van de eisen en opdracht geven) Branche ICT dienstverlener ICT dienstverlener (kan andere partij zijn dan voor de andere beheerrollen!) Branche ism ICT dienstverlener Zie Hfdst 10 voor een aantal relevante eisen. Zie Hfdst 10 voor een aantal relevante eisen. Branche ICT dienstverlener Kan ook slechts een ingebouwde helpfunctie zijn Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

52 Aanpassingen t.o.v V1.0 Naast diverse tekstuele verduidelijkingen en aanpassingen, die geen functionele consequenties hebben, zijn de volgende functionele wijzigingen door gevoerd. Nr. Blz./eis Aanpassing 1 Blad 20, eis Herschrijven eis. Aan een maatregel is altijd een wettelijke eis gekoppeld 24 2 Blz 21, Ontwerpbesluit: afspraak hoe een sessie door regelhulp wordt herkend. 3 Blz. 22, tabel 7 Maatregelnr, wordt gedefinieerd door toepassing ipv regelhulp, zie ook eis 24. Gebruiker kan zelf maatregelen definiëren. 4 Blz. 23, Eis Nieuw eis op basis van levenscyclus object maatregel. 29a 5 Blz. 33 Eis 48 Eis 48 vervallen, is andersom. Afnemer kan middels webservice gegevens ophalen. 6 Blz. 37 Eis Mededeling Statuswijziging ondernemingsdossier inhoud bij taak X toegevoegd 55 7 Hele document EOD vervangen door ondernemingsdossier en nalevingsactie door taak en begrip thema aangepast 8 Blz 12 Eis 3 Authenticatiedienst wordt ook gebruikt voor vastleggen autorisatie Blz 15 Eis 10 en verder 9 Blz 23 en verder De tabellen met attributen zijn verwerkt in het domeinmodel om dubbele informatie te voorkomen en eenduidig vast te leggen. 10 Hst 11 Domeinmodel aangepast, relatie vestiging bedrijfsonderwerp verbroken en via wettelijk onderwerp gelegd. Flow van entiteitenrelaties vastgelegd. 11 Hele document Relatie PVE en voorbeeldapplicatie verduidelijkt. NTA uitkomsten verwerkt. Aangegeven welke eisen branchespecifiek moeten worden ingevuld. Eisen meer in lijn gebracht met basisgedachte van het PVE en geavanceerde functies vereenvoudigd Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52