Programma van Eisen V1.07. OndernemingsDossier

Transcriptie

1 Programma van Eisen V1.07 OndernemingsDossier Auteur: Projectbureau ondernemingsdossier Versie: V1.07 Datum: augustus 2011 Dit werk valt onder een CCL licentie 3.0 Nederland. Naamsvermelding: Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie NietCommercieel Gelijkdelen.

2 Inhoudsopgave HOOFDSTUK 1 Inleiding Aanleiding Doel en positionering Doel en doelgroep Korte schets van het ondernemingsdossier-concept Indeling van dit document... 7 HOOFDSTUK 2 Organiseren van de samenwerking Rollen en (keten)partijen Aansluiting bij eherkenning of een andere authenticatiedienst HOOFDSTUK 3 Het afnemen van een ondernemingsdossier dienst Wettelijke vertegenwoordiger onderneming vraagt een ondernemingsdossier aan Onderneming start met ondernemingsdossier Onderneming (hoofdgebruiker/beheerder) voegt gebruikers toe aan ondernemingsdossier Hoofdgebruiker ondernemingsdossier beheert toegangsrechten Toezichthoudend bestuursorgaan vraagt toegang aan tot ondernemingsdossier onderneming Inspecteur verkrijgt toegang tot ondernemingsdossier onderneming X Medewerker onderneming vraagt toegang aan tot ondernemingsdossier Medewerker logt in in ondernemingsdossier...18 HOOFDSTUK 4 Regels afleiden Vastleggen overzicht van regelhulpen in ondernemingsdossier Ondernemer gebruikt regelhulp Ondernemer verwerkt resultaat regelhulp Ondernemer gebruikt regelhulp opnieuw Signaleren van wijzigingen in wetgeving HOOFDSTUK 5 Plannen, bewaken en uitvoeren van taken Ondernemer plant taken Ondernemer bewaakt taken Verantwoordelijke beheert eigen Taken HOOFDSTUK 6 Rapportage en aanvraag Verantwoordelijke doet aanvraag/melding Genereren van de aanvraag/melding Het versturen van de aanvraag/melding Reactie aanvraag verwerken HOOFDSTUK 7 Toezicht ondergaan Hoofdgebruiker autoriseert toezichthouder Ondernemer verstrekt gevraagde informatie aan toezichthouder Toezichthouder ziet ondernemingsdossier van onderneming in Ondernemer verwerkt oordeel toezichthouder in ondernemingsdossier Toezichthouder plaatst opmerking in ondernemingsdossier van onderneming HOOFDSTUK 8 Communicatie Overzicht van notificaties in ondernemingsdossier HOOFDSTUK 9 Functioneel beheer van de ondernemingsdossier-toepassing HOOFDSTUK 10 Algemene eisen ondernemingsdossier-basis HOOFDSTUK 11 Domeinmodel ondernemingsdossier-concept Bedrijfsonderwerp Bestuurlijke uitspraak Document (Wettelijke) Eis Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V1.07 2/52

3 11.5. Maatregel Medewerker Nalevingsresultaat (tussenentiteit) Onderneming Opmerking Taak Vestiging Wettelijk onderwerp Aanpassingen t.o.v V Bijlage I: Beheermodel & te beleggen verantwoordelijkheden Tabellen in dit document: Tabel 1: Indeling van het document... 8 Tabel 2: Rollen in het ondernemingsdossier-concept Tabel 3: Rollen binnen eherkenning Tabel 4: Service ID's voor ondernemingsdossier-content en functionaliteit Tabel 5: Overzicht van mogelijke soorten notificaties Afbeeldingen in dit document Afbeelding 1: De werking van het ondernemingsdossier-concept... 7 Afbeelding 2: Het afleiden van regels Afbeelding 3: Domeinmodel ondernemingsdossier-basis Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V1.07 3/52

4 HOOFDSTUK 1 Inleiding 1.1. Aanleiding Ondernemers zijn op basis van wet- en regelgeving verplicht informatie aan te leveren aan de overheid. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om informatie voor het verkrijgen van vergunningen, meldingen aan een toezichthouder of het CBS maar ook om informatie over naleving van regelgeving op basis waarvan een inspectie toezicht uitoefent. Veel ondernemers ervaren de hoeveelheid tijd en geld die zij moeten besteden aan naleving van regelgeving vanuit de overheid, als een rem op hun ondernemerschap. Voor ondernemers is wet- en regelgeving vaak ingewikkeld en moeilijk te begrijpen, zodat ondernemers niet altijd weten wat zij precies moeten doen om de regels goed na te leven. Vaak sluit de wettekst niet aan bij de belevingswereld van de ondernemer en zijn bedrijf. De ondernemer moet ook nog vaak dezelfde informatie meerdere malen verstrekken omdat deze door de overheid niet bewaard of hergebruikt wordt of kan worden. En inspecties zijn nog onvoldoende afgestemd om de ondernemer te ontlasten. Het gevolg is dubbel werk, ergernis en inefficiëntie. De overheid neemt dit probleem serieus en werkt daarom met ondernemers aan vermindering van de regeldruk en de verbetering van de elektronische dienstverlening aan bedrijven. Ook het kabinet Rutte spreekt in het regeerakkoord de ambitie uit om met een faciliterend en stimulerend beleid de regeldruk voor bedrijven verder te laten dalen. Het ondernemingsdossier draagt bij aan de vermindering van regeldruk doordat het eenmalige gegevensaanlevering mogelijk maakt, vooral voor MKB-bedrijven die te maken hebben met de stapeling van regelgeving vanuit verschillende overheidsorganisaties. Daarnaast sluit het concept aan op de ambitie van het Kabinet om bedrijven die over eigen kwaliteitssystemen beschikken en goed naleefgedrag laten zien minder zwaar met inspectiebezoeken te belasten (inspectievakantie). Door het toegankelijk maken van bedrijfseigen informatie vanuit het ondernemingsdossier kan een fysieke inspectie op locatie verschuiven naar een minder belastend regiem, zoals systeemtoezicht of inspectie op afstand. Voor meer achtergronden wordt verwezen naar de referentiearchitectuur ondernemingsdossier Doel en positionering Dit document bevat het gedetailleerde programma van eisen voor een ondernemingsdossiertoepassing als invulling van het ondernemingsdossier-concept. Het ondernemingsdossier-concept is ontwikkeld binnen het programma 'Slim geregeld, goed verbonden (Sggv). Een ondernemingsdossier-toepassing ondersteunt bedrijven in hun wettelijke verplichtingen en vergemakkelijkt de handhaving en toezicht voor bedrijven en overheden. Een ondernemingsdossier-toepassing vereenvoudigt de informatie-uitwisseling tussen bedrijven en overheden, en verlicht daardoor administratieve- en toezichtlasten. Centraal bij het opstellen van het gedetailleerd programma van eisen staan de referentiearchitectuur ondernemingsdossier en het globale programma van eisen. 1. Referentie-architectuur In de referentie-architectuur zijn het ondernemingsdossier-concept en de te maken afspraken over de samenhang en samenwerking van processen, informatie en techniek op generiek niveau beschreven. De referentie-architectuur bevat de elementaire uitgangspunten en principes voor een ondernemingsdossier en is daarmee richtinggevend en kaderstellend. De referentiearchitectuur verwijst voor enkele standaarden naar de NEN NTA Globaal programma van eisen Een belangrijke voorwaarde voor succes is dat de meerwaarde in de praktijk bewezen wordt. Om het concept te beproeven is met de brancheverenigingen (NRK, Recron, MO-Groep en KHN) een aantal praktijktesten (EUGO en Horeca Digitaal) ondernomen, om vast te stellen of het concept daadwerkelijk bijdraagt aan de gewenste administratieve lastenverlichting Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V1.07 4/52

5 De opgedane ervaringen in de praktijktesten, die voor de ontwikkeling van een ondernemingsdossier van groot belang zijn, zijn meegenomen in het globale programma van eisen 1. Het globale programma van eisen bevat een overzicht van gewenste functionaliteiten op basis waarvan per functie kan worden vastgesteld wat de bijdrage is aan het ondernemingsdossier. Op 12 juli 2010 hebben de brancheorganisaties en het programma Sggv vastgesteld dat het globaal programma van eisen die eisen en wensen bevat die aanwezig zijn bij de koploperbranches, waardoor de te realiseren ondernemingsdossier-toepassing de bij de branches bestaande wensen kan invullen. Op basis van deze documentatie en in samenwerking met de koploperbranches is dit gedetailleerde programma van eisen voor een te ontwikkelen ondernemingsdossier-toepassing met basisfunctionaliteit opgesteld Doel en doelgroep In dit document wordt de basisfunctionaliteit beschreven voor een ondernemingsdossier-toepassing. Het programma SGGV heeft op basis hiervan een voorbeeldapplicatie ontwikkeld; een softwareprogramma dat de basisfunctionaliteiten zoals beschreven in dit document voor een groot deel ondersteunt, maar niet volledig omdat bij de uiteindelijke implementatie pas definitieve keuzes worden gemaakt.. Met de realisatie van een voorbeeldapplicatie, wordt een eenvoudige start beoogd met een ondernemingsdossier-toepassing met basisfunctionaliteit die ter beschikking wordt gesteld door de overheid. Koploperbranches en andere geïnteresseerde branches/ketens kunnen deze gebruiken nadat zij, op basis van afspraken met verwante ketenpartijen, de voorbeeldapplicatie hebben geconfigureerd en aangevuld met branchespecifieke keuzes die in dit PVE open zijn gelaten. Daar waar nodig kan de ondernemingsdossier-toepassing met basisfunctionaliteit worden uitgebreid met branchespecifieke functionele behoeften. In het programma van eisen wordt de toepassing die dan ontstaat aangeduid als ondernemingsdossier-toepassing of ondernemingsdossier ingericht voor een specifieke branche. Onderstaande figuur laat globaal de functionaliteit zien beschreven in het PVE, wat de voorbeeldapplicatie daarvan invult en dat een branche dit kan uitbreiden met eigen functionaliteiten. PVE functionaliteit branchewensen voorbeeldapplicatie Branche specifiek maken voorbeeldapplicatie Toe te voegen branche functies (niet in PVE) Branche specifiek maken ondernemingsdosssier Het gebruik van de ondernemingsdossier-toepassing met basisfunctionaliteit vindt plaats op eigen verantwoordelijkheid van de branche/keten. De realisatie van de voorbeeldapplicatie heeft een eenmalig karakter. Het beheer, gebruik en doorontwikkeling liggen qua verantwoordelijkheid bij de ondernemer en de branche. De realisatie van de voorbeeldapplicatie met basisfunctionaliteit is vanuit 1 Document: Opzet specificaties EOD-basis Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V1.07 5/52

6 de overheid gebaseerd op de principes van open standaarden en open source software en is beschikbaar volgens een EUPL licentie. Het gedetailleerde programma van eisen heeft tot doel: 1. De eisen aan het ondernemingsdossier basis te beschrijven zodat de voorbeeldapplicatie gerealiseerd kan worden. 2. Brancheorganisaties en softwareleveranciers een PvE beschikbaar te stellen, waarin de eisen aan een ondernemingsdossier-toepassing met basisfunctionaliteit zijn vastgelegd. 3. Brancheverenigingen in staat te stellen zich een beeld vormen van de mate waarin in hun behoefte en ambitie voorzien wordt en zich een beeld te vormen of en in hoeverre een eigen voorziening ondernemingsdossier-compliant is. Het staat partijen vrij om gebruik te maken van alle genoemde producten. De software van de voorbeeldapplicatie op basis van open source (EUPL) en de Referentiearchitectuur en dit Programma van Eisen, volgens een creative commonslicentie (CCL) Korte schets van het ondernemingsdossier-concept Het ondernemingsdossier-concept steunt op: - Samenwerking tussen bedrijven en overheden gebaseerd op vertrouwen - Digitale gegevensuitwisseling op basis van overeengekomen standaarden ondersteund door een gebruiksvriendelijke ondernemingsdossier-toepassing - Regelhulp: slimme uitleg van wat ondernemer moet doen om regels na te leven Het ondernemingsdossier-concept vraagt om intensieve samenwerking tussen bedrijven en overheden. Samenwerking gebaseerd op vertrouwen en de bereidheid om over de grenzen van de eigen organisatie en werkprocessen heen te kijken. Het ondernemingsdossier-concept geeft invulling aan de uitgangspunten van vernieuwing toezicht, te weten een omkering van toezicht uit wantrouwen naar vertrouwen (high trust), werken met risicoprofielen, betere afstemming tussen toezichthouders en minder fysieke controles. Daarbij zijn de uitgangspunten : Het integraal ondersteunen van de onderneming in zijn nalevingverplichtingen staat centraal en niet de regelgeving en naleving per bevoegd gezag. Ketenomkering; de overheid sluit bij het maken van wet- en regelgeving en de uitvraag van gegevens meer aan bij bedrijfsgegevens en bedrijfsbegrippen zodat een bedrijf de regels beter begrijpt en de gewenste gegevens gemakkelijker kan leveren vanuit de eigen bedrijfsadministratie. De onderneming kan eenvoudiger de toepasselijke regelgeving achterhalen en vereisten vastleggen door middel van een regelhulp en het voldoen aan de eisen bewaken. Efficiënte gegevensuitwisseling noodzaakt om de gehele keten in samenhang te bezien; vanaf het verkrijgen van informatie over de regelgeving naar het aanvragen van vergunningen/subsidies, het verkrijgen van toestemming tot en met toezicht. Hiertoe wordt een gedeeld dossier ingericht voor door de onderneming geautoriseerde deelnemers. Samenwerking tussen bedrijven en overheden gaat op basis van vertrouwen in plaats van wantrouwen. De ondernemer stelt aan door hem geautoriseerde overheden informatie beschikbaar over het bedrijf op basis waarvan toezichthouders zich een beeld vormen van het voldoen aan de wettelijke eisen. De samenwerking tussen bedrijven en overheden moet voor beiden kostenvoordelen opleveren, bijvoorbeeld doordat de onderneming gegevens slechts één keer hoeft te overleggen en toezicht gerichter en meer op afstand gebeurt. Daarnaast spelen overwegingen als gemak, meer transparantie en kwaliteitsverbetering een belangrijke rol. In het ondernemingsdossier-concept gaat de digitale gegevensuitwisseling tussen ondernemers en overheden om te voldoen aan de wettelijke eisen als volgt verlopen met gebruik van de ondernemingsdossier-toepassing: Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V1.07 6/52

7 1- Op basis van de kennis over het bedrijf (het bedrijfsprofiel) kan de onderneming uit een externe bron een op haar toegesneden overzicht van wettelijke onderwerpen en eisen afleiden en de bijbehorende maatregelen en deze vastleggen in het ondernemingsdossier, idealiter door een aantal vragen te beantwoorden en het resultaat te bewaren, we noemen dit regelhulp gebruiken. 2- De onderneming plant vervolgens het voldoen aan deze maatregelen, bewaakt de uitvoering door middel van signaleringen en legt het bewijs vast in de ondernemingsdossier-toepassing. Zo verzamelt de onderneming nalevings-informatie, die mede uit de eigen administratiesystemen komt. 3- Door middel van actief aanbieden van die informatie (bijvoorbeeld bij een aanvraag) of toegang verlenen tot die informatie aan door de onderneming geautoriseerde toezichthouder(s) (dossier inzien) maakt de onderneming zijn nalevingsresultaat eenvoudig beschikbaar aan de betrokken instanties. 4- Deze controleren de informatie, nemen hierop actie (een besluit) en melden de uitkomst aan de onderneming. Deze uitkomst kan bijvoorbeeld bestaan uit een onderzoeksrapport of een vergunning die wordt bewaard in de ondernemingsdossier-toepassing. Schematisch is dit proces als volgt weer te geven: Afbeelding 1: De werking van het ondernemingsdossier-concept Om het ondernemingsdossier-concept te laten werken is een ondernemingsdossier-afsprakenstelsel nodig dat het mogelijk maakt de interactie en communicatie tussen ondernemer en overheid voor een grotendeels elektronisch plaats te laten vinden en te ondersteunen met een ondernemingsdossiertoepassing. De referentiearchitectuur is daarvan de invulling Indeling van dit document Dit document beschrijft de eisen aan de hand van onderstaande indeling. Het begint met een korte schets van het ondernemingsdossier-concept en basisafspraken om het strategische proces van samenwerking vorm te geven. In hoofdstuk 2 staan de voorbereidingen die getroffen moeten worden om een ondernemingsdossier-basis te gaan gebruiken. Hoofdstukken 3 en 4 beschrijven hoe het bedrijfsprofiel en de wettelijke eisen waaraan de onderneming moet voldoen worden geregistreerd. De hoofdstukken 5 tot en met 7 beschrijven de functionaliteit die de onderneming ondersteunt bij zijn streven te voldoen aan wet en regelgeving. Hoofdstuk 8 gaat in op de voorwaarden die gesteld worden aan de communicatie met een ondernemingsdossier. Daarna volgen de hoofdstukken over functioneel beheer, de algemene technische eisen en het domeinmodel van de voorbeeldapplicatie Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V1.07 7/52

8 Kernvraag Biedt ondersteuning bij ondernemingsdossier proces Hoofdstuk Hoe begint een Het creëren van een Organiseren van de samenwerking Hoofdstuk 2 branche? nulsituatie Bepalen rollen en partijen Aansluiting op authenticatiedienst Kernvraag Biedt ondersteuning bij Operationele ondernemingsdossier Hoofdstuk Wat moet ik (ondernemer) allereerst doen? Treffen van voorbereidingen processen Het afnemen van een ondernemingsdossier dienst Het aanvragen van een ondernemingsdossier-account Het verlenen van toegang Het opnemen van bedrijfsconfiguratie Hoofdstuk 3 Waar moet ik (ondernemer) me aanhouden? Wat moet ik (ondernemer) doen om te voldoen aan wet- & regelgeving? Hoe moet ik (ondernemer) communiceren met de overheid? Waarmee doen wij (branche) dat? Hoe borgen wij (branche) dat? Wat is de gegevensstructuur? Bepalen van het bedrijfsprofiel Nastreven van compliance Communiceren met een ondernemingsdossier Parametriseren en aanvullen In gebruik nemen/onderhouden Bepalen fit met andere applicaties Tabel 1: Indeling van het document Afleiden regels Hoofdstuk 4 Vinden van regelhulpbronnen Verkrijgen van regelhulp Signaleren van wetswijzigingen Taken Hoofdstuk 5 Plannen, bewaken en uitvoeren Toestemming verkrijgen Hoofdstuk 6 Opmaken, genereren, verzenden aanvraag Ontvangen van reacties Toezicht ondergaan Hoofdstuk 7 Inloggen toezichthouder Versturen van informatie Inkijken op ondernemingsdossier Reageren op adhoc verzoeken Melden uitkomst toezicht Communicatie Hoofdstuk 8 Configureren ondernemingsdossierbasis Functioneel beheer ondernemingsdossier-toepassing Hoofdstuk 9 Hoofdstuk 10 Hoofdstuk Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V1.07 8/52

9 HOOFDSTUK 2 Organiseren van de samenwerking Gebruik van een ondernemingsdossier-basis geschiedt op vrijwillige basis. Ketenpartners, ondernemers en overheden, bepalen gezamenlijk of zij een ondernemingsdossier-basis als passende oplossing zien en implementeren die vervolgens. Deze vrijwilligheid betekent niet vrijblijvendheid in tegendeel, zij brengt verplichtingen voor de betrokken partijen met zich mee. Het ondernemingsdossier-concept vraagt om een nieuwe manier van samenwerking. Een ondernemingsdossier werkt alleen als de betrokken partijen met elkaar samenwerken op basis van vertrouwen. Om het concept te laten slagen dienen partijen de onderstaande uitgangspunten uit de referentiearchitectuur te onderkennen en bereid te zijn om de resulterende randvoorwaarden na te komen en in te vullen. Het gaat om de volgende uitgangspunten: 1. het ondernemingsdossier-concept vermindert de administratieve lasten voor de onderneming. 2. Transparantie wordt beloond; een onderneming heeft minder toezichtlast als het ondernemingsdossier-concept wordt toegepast 3. het ondernemingsdossier-concept vraagt om denken en handelen vanuit de processen en administraties van het bedrijf (ketenomkering) 4. het ondernemingsdossier-concept werkt binnen het bestaande bestuursrecht 5. het ondernemingsdossier-concept brengt bestaande toepassingen samen. als knoop in een netwerk van informatiebronnen en andere toepassing De principes die hieruit voortkomen en die leidend zijn voor een ondernemingsdossier-toepassing zijn eveneens opgenomen: 1. Het ondernemingsperspectief (gegevens en processen van de onderneming) is leidend. 2. Een ondernemingsdossier-toepassing is voor en van de onderneming. 3. Een ondernemingsdossier-toepassing kan samenwerken met regelhulp (omvat niet de regelhulp zelf). 4. Een ondernemingsdossier-toepassing vergemakkelijkt het uitwisselen van informatie tussen onderneming en overheden. 5. Eenmaal middels een ondernemingsdossier-toepassing beschikbaar gestelde documenten en gegevens worden niet langs andere weg uitgevraagd door de toezichthouder. 6. Een ondernemingsdossier-toepassing kan statusinformatie geautomatiseerd verwerken. 7. Een ondernemingsdossier-toepassing kan samenwerken met bestaande bedrijfsapplicaties. 8. Een ondernemingsdossier is tenminste zo betrouwbaar als de bestaande toepassingen. 9. Connectie tot de ondernemingsdossier-toepassing geschiedt op basis van open standaarden. Opmerking bij principe 6 & 7: De toepassing ondernemingsdossier-basis is een eerste toepassing om het proces tussen overheid (wetgever, toezichthouder) en onderneming te ondersteunen op basis van de principes van het ondernemingsdossier. De principes 6 & 7 zijn in dat kader minder essentieel en dermate complicerend dat ze niet in het ondernemingsdossier-basis zijn opgenomen. De bereidheid tot samenwerking en de organisatorische en procesmatige spelregels voor deze samenwerking, in termen van uitgangspunten, randvoorwaarden en principes, moeten betrokken partijen formaliseren in een samenwerkingsovereenkomst. Eis 1 (proces 2 ) Partijen die met elkaar willen samenwerken op basis van een ondernemingsdossier bekrachtigen de samenwerking in de vorm van een overeenkomst, waardoor zij invulling geven aan de uitgangspunten, randvoorwaarden en principes uit de Referentie-architectuur. 2 Alle eisen zoals beschreven zijn van toepassing op de realisatie van de ONDERNEMINGSDOSSIER-Basis toepassing, tenzij expliciet staat aangegeven dat het om het proces gaat Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V1.07 9/52

10 2.1. Rollen en (keten)partijen Binnen het ondernemingsdossier-concept bestaan verschillende rollen, die uitgevoerd kunnen worden door diverse partijen. De partijen zijn met elkaar verbonden in de keten die zorg dragen dat ondernemingen wet- en regelgeving naleven. Iedere partij levert daartoe een unieke bijdrage aan het geheel door één of een combinatie van meerdere rollen op zich te nemen. In de samenwerkingsovereenkomst moeten betrokken partijen opgenomen worden alsmede hun rol binnen het ondernemingsdossier-concept en daaruit voortvloeiende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Het ondernemingsdossier-concept onderscheidt de volgende rollen en mogelijke partijen: Rol Omschrijving Mogelijke partij Wordt in het PvE aangeduid als: Rol Omschrijving Mogelijke partij Wordt in het PvE aangeduid als: Rol Omschrijving Mogelijke partij Aanbieder van regelhulp Deze partij verstrekt informatie en advies aan een onderneming over welke voorschriften op de onderneming van toepassing zijn op grond van informatie over de bedrijfsactiviteiten en bedrijfsobjecten. Overheid, branche of markt. Regelhulp Toestemming verlenend bestuursorgaan Deze partij neemt een besluit over een door de onderneming ingediend verzoek op grond van ingediende informatie Rijk, Provincie of Gemeente Bestuursorgaan Toezichthoudend bestuursorgaan De partij die namens de overheid toeziet op de naleving van wet- en regelgeving door een onderneming. Ook hiervoor is informatie nodig van de onderneming Rijksinspectie, Regionale uitvoeringsdiensten, Gemeente, Waterschappen, Gemandateerde marktpartij Toezichthouder Wordt in het PvE aangeduid als: Rol ondernemingsdossier-eigenaar/dossierbeheerder Omschrijving Deze partij maakt gebruik van de aangeboden dienst van een ondernemingsdossier-dienstverlener. De eigenaar wil hiermee bereiken dat de bedrijfsvoering comform de wettelijke eisen gebeurt. Mogelijke partij Wordt in het PvE aangeduid als: Rol Omschrijving Mogelijke partij Wordt in het PvE aangeduid als: Rol Omschrijving Mogelijke partij Wordt in het PvE aangeduid als: Rol Omschrijving Mogelijke partij Opmerking Onderneming, ondernemer Hoofdgebruiker Gebruiker Een persoon die namens een partij handelingen verricht met een ondernemingsdossier-toepassing om een bepaald doel te bereiken. Medewerker van een onderneming, Inspecteur Rijksinspectie, inspecteur Regionale uitvoeringsdienst, ambtenaar Gemeente, inspecteur Waterschap of gemandateerde marktpartij Gebruiker (uitgesplitst naar medewerker onderneming of inspecteur) ondernemingsdossier-dienstverlener/dienstaanbieder Deze partij biedt een ondernemingsdossier-toepassing als dienst aan voor ondernemingen en beheert deze. Branche, Marktpartij ondernemingsdossier-dienstverlener ondernemingsdossier Conceptueel eigenaar/beheerder De partij die het intellectueel eigendom heeft van het ondernemingsdossierconcept (referentie-architectuur). MINEZ/stuurgroep Het programma SGGV faciliteert geïnteresseerde partijen bij de ontwikkeling Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

11 van het ondernemingsdossier-concept. Het programma zelf is uiteindelijk eindig van aard. Daarna neemt marktwerking het over en bepaalt de verdere ontwikkeling van het ondernemingsdossier-concept. Dat kan leiden tot nieuwe kennis en inzichten aangaande de referentiearchitectuur. De referentiearchitectuur wordt centraal beheerd om te borgen dat alle ondernemingsdossier-toepassingen uitgaan van dezelfde structuur. Tabel 2: Rollen in het ondernemingsdossier-concept De laatste rol wordt wel voorzien binnen het ondernemingsdossier-concept, maar komt in dit programma van eisen verder niet aan bod. Bij het opstellen van de overeenkomst moeten betrokkenen wel afspraken maken over de invulling van deze rollen. EIS 2a (proces) In de samenwerkingsovereenkomst zijn de rollen van de betrokken partijen benoemd met de bijbehorende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. EIS 2b (proces) Het functioneren van een ondernemingsdossier-toepassing vergt een beheeromgeving die wordt opgezet door de ondernemingsdossier-dienstverlener. Het ondernemingsdossier-basis voorziet noch in de techniek, noch in de processen nodig voor de noodzakelijke dienstverlening van deze beheerprocessen. Bijlage 1 geeft inzicht in de te beleggen verantwoordelijkheden Aansluiting bij eherkenning 3 of een andere authenticatiedienst Eén van de uitgangspunten van het ondernemingsdossier-afsprakenstelsel is dat vanwege doelmatigheid aangesloten wordt op de voorzieningen die al ontwikkeld zijn. Daarom sluit het ondernemingsdossier-concept voor identificatie, authenticatie en autorisatie van toezichthouders en hun inspecteurs aan bij een bestaande authenticatiedienst zoals Open-ID of het stelsel van eherkenning. eherkenning bestaat uit een netwerk van aanbieders die volgens bepaalde rollen met elkaar samenwerken. Naast de rollen die binnen het ondernemingsdossier-concept zijn onderkend, kunnen partijen één of meerdere specifieke eherkenning rollen voor hun rekening nemen: De herkenningsmakelaar de partijen in deze rol leveren eherkenning aan de dienstaanbieder. Dat houdt in dat nagegaan wordt: Is een persoon (van een onderneming, bestuursorgaan) bekend? Mag deze persoon namens die organisatie deze dienst gebruiken? Dit leidt tot een eherkenning AKKOORD/NIET AKKOORD op een van te voren bepaalde dienst (service ID) De middelenuitgever deze levert de eherkenningsmiddelen aan een organisatie voor gebruik door haar werknemers en legt de identiteiten vast. eherkenningsmiddelen worden geleverd in maximaal vier betrouwbaarheidsniveaus, variërend van combinatie gebruikersnaam/wachtwoord tot en met het gebruik van PKIcertificaten. De dienstaanbieder bepaalt welk betrouwbaarheidsniveau van toepassing op de dienst is. De authenticatiedienst deze maakt de eherkenningsmiddelen van gebruikers beschikbaar binnen het netwerk voor eherkenning. Het machtigingenregister hierin leggen organisaties vast welke persoon namens de onderneming of toezichthouder een bepaalde dienst (service ID) mag afnemen Tabel 3: Rollen binnen eherkenning 3 Zie document: eherkenning algemene informatie.doc Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

12 EIS 3 (applicatie en proces) Het gebruik van een externe authenticatiedienst brengt de volgende consequenties met zich mee: 1. Branche en toezichthouders bepalen het betrouwbaarheidsniveau * dat vereist is voor gebruik van de ondernemingsdossier toepassing en daarmee van het benodigde identificatiemiddel; 2. De ondernemingsdossier-dienstverlener selecteert een authenticatiedienst. 3. De ondernemingsdossier toepassing kan voldoen aan het koppelvlak eherkenning en andere open standaarden als Open-ID. 4. De ondernemingsdossier-dienstverlener koppelt de ondernemingsdossier-toepassing aan de authenticatiedienst. 5. De ondernemingsdossier-dienstverlener en leverancier van de dienst maken afspraken in termen van aansluitvoorwaarden en procedures om verzoeken voor autorisatie af te handelen. 6. De ondernemingsdossier-dienstverlener communiceert naar alle gebruikers met welke middelen zij toegang kunnen krijgen tot het ondernemingsdossier. * De keuze voor het betrouwbaarheidsniveau 1 heeft tot gevolg dat autorisatie in de ondernemingsdossier-toepassing zelf moet worden geregistreerd. Dit vergt extra functionaliteit die in dit PVE niet is beschreven Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

13 HOOFDSTUK 3 Het afnemen van een ondernemingsdossier dienst In dit hoofdstuk zijn de processen opgenomen die te maken hebben met de voorbereidingen om te kunnen starten met een ondernemingsdossier nadat partijen besloten hebben om te gaan samenwerken. Een onderneming moet een dossier kunnen aanvragen bij een ondernemingsdossierdienstverlener om vervolgens gebruikers toegang te verlenen tot het dossier. Op basis van de afspraken over rollen en bijbehorende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in voorgaand hoofdstuk moeten de autorisatie (lees- en schrijfrechten) van de gebruikers ingesteld worden. Dit proces is sterk afhankelijk van een aantal keuzes en is daarom geen onderdeel van de voorbeeldapplicatie maar zal per ondernemingsdossier-toepassing moeten worden ingericht Wettelijke vertegenwoordiger onderneming vraagt een ondernemingsdossier aan Beschrijving Een onderneming heeft besloten een ondernemingsdossier aan te leggen (de ondernemingsdossierdienst af te nemen). De wettelijke vertegenwoordiger van de onderneming moet hiervoor een hoofdgebruiker van zijn onderneming kunnen aanwijzen en deze kunnen registreren. Vervolgens moet deze persoon akkoord gaan met de gebruiksvoorwaarden van het ondernemingsdossier om vervolgens in de ondernemingsdossier-toepassing het dossier voor de onderneming aan te maken. Actoren: Wettelijke vertegenwoordiger onderneming, Hoofdgebruiker, dienstaanbieder ondernemingsdossier, ondernemingsdossier-toepassing Optie 1, Machtigen en inloggen met gebruik van eherkenning Een onderneming die heeft besloten een ondernemingsdossier aan te leggen (de ondernemingsdossier-dienst-x af te nemen) registreert bij het machtigingenregister dat de hoofdgebruiker bevoegd is om dat namens de onderneming te doen. De wettelijk vertegenwoordiger van de onderneming is hierbij actief betrokken. De vorm van het registratieproces is afhankelijk van het gewenste betrouwbaarheidsniveau voor de dienst ondernemingsdossier en of de onderneming al in het stelsel bekend is. Het kan een papieren procedure zijn met getekende verklaringen. Na registratie logt de hoofdgebruiker, met behulp van eherkenning, in op de ondernemingsdossierdienst (webapplicatie). Dit gaat als volgt: 1. De hoofdgebruiker gaat naar de webpagina van de ondernemingsdossier-toepassing en wordt daar doorverwezen naar een inlogscherm van de herkenningsmakelaar waarbij de ondernemingsdossier-toepassing is aangesloten 2. In het inlogscherm moet hij aangeven welk herkenningsmiddel hij gebruikt. 3. De hoofdgebruiker voert de benodigde gegevens in en vervolgens checkt de herkenningsmakelaar via het stelsel de authenticatie en de machtiging en genereert een AKKOORD-bericht aan de ondernemingsdossier-toepassing. 4. Het bericht bevat de volgende informatie: een positieve authenticatie voor de onderneming met KVKnr 1234 en een uniek identificerend kenmerk gekoppeld aan de hoofdgebruiker en een service-id op basis waarvan de ondernemingsdossier toepassing weet dat het de hoofdgebruiker betreft. 5. De ondernemingsdossier-toepassing weet nu dat deze persoon als hoofdgebruiker namens onderneming Y bevoegd is om een ondernemingsdossier aan te maken. 6. De hoofdgebruiker komt in het welkomstscherm voor het aanmaken van een ondernemingsdossier. Hij moet akkoord gaan met de gebruiksvoorwaarden en er wordt een dossier voor hem aangemaakt. Zie verder Onderneming start met ondernemingsdossier. Optie2, Autoriseren en inloggen met een andere authenticatiedienst De ondernemingsdossier-dienstverlener heeft een procedure waarmee een wettelijke vertegenwoordiger van een onderneming een hoofdgebruiker de bevoegdheid geeft dit te doen. Dit Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

14 kan een papieren procedure zijn. Iedere deelnemende onderneming moet deze procedure doorlopen om te kunnen starten. Het betreft hier een globale beschrijving met daarin opgenomen de minimale processtappen, aangezien het PvE alleen bekend is met de werking van eherkenning. De overweging om niet met eherkenning te werken ligt bij de branche/keten waardoor de uiteindelijke vorm afhankelijk is van de mogelijkheden van het in te zetten alternatief. EIS 4 (proces) Een onderneming moet kunnen registreren wie er namens de onderneming een ondernemingsdossier mag starten. Bij het registreren verstrekt de wettelijke vertegenwoordiger (minimaal) de verplichte persoons- en identificerende gegevens van de onderneming (waaronder NHR nummer). EIS 5 (proces) De ondernemingsdossier-dienstverlener legt vast welke persoon de hoofdgebruiker is, die bevoegd is om de dienst af te nemen namens de onderneming en verstrekt de inloggegevens aan deze persoon Onderneming start met ondernemingsdossier Na het aanmaken van een dossier, moeten bedrijfsspecifieke gegevens betreffende de onderneming en vestigingen ingevuld worden. Op te nemen configuratiekenmerken in ondernemingsdossier komen deels overeen met die uit het Nieuw Handelsregister en gekoppelde basisregistraties van de overheid en mogelijk een registratie van een bedrijfsschap. Uitgangspunt is om de brongegevens in te lezen of ernaar te verwijzen. De keuze welke gegevens moeten worden vastgelegd is deels generiek (bijvoorbeeld Nieuw Handels Register (NHR-gegevens) en deels branche specifiek en afhankelijk van het wetdomein waarvoor de verplichtingen moeten worden afgeleid en de informatievraag van de overheid. Voor dat laatste zal de voorbeeldapplicatie aanvullend moeten worden geconfigureerd op basis van bijvoorbeeld formulierdefinities of overeengekomen datamodellen. De configuratie bevat in elk geval de identificerende gegevens van een bedrijf (zie domeinmodel) zoals vastgelegd in het Nieuw Handelsregister. Aanname Het ondernemingsdossier brengt gegevens samen die elders binnen de overheid al bekend zijn. De ondernemingsdossier-dienstverlener en Kamer van Koophandel/houder van het brancheregister maken afspraken over de levering van bedrijfsgegevens. Zie hoofdstuk 9 Functioneel beheer. Actoren: Hoofdgebruiker, ondernemingsdossier-toepassing De Hoofdgebruiker logt in en komt in het welkomstscherm voor het aanmaken van een ondernemingsdossier. Hij moet akkoord gaan met de gebruiksvoorwaarden en er wordt dan een dossier voor hem aangemaakt. EIS 6 (proces branche) Op het portaal (URL) van de ondernemingsdossier-toepassing heeft de geautoriseerde hoofdgebruiker een scherm om een nieuw dossier aan te maken binnen de webapplicatie. Als het akkoord op de gebruiksvoorwaarden niet in een aparte procedure wordt afgedekt kan dit als stap in dit scherm worden opgenomen. De onderneming bestaat uit één of meerdere vestigingen zoals vastgelegd in het Nieuwe Handelsregister of een ander register. Het ondernemingsdossier voorziet in de faciliteit om de organisatiestructuur van de onderneming zoals bekend in het register, vast te leggen binnen het dossier op 2 niveau's. Het niveau van onderneming en daaronder één of meer vestigingen. Iedere vestiging is een aparte entiteit in het ondernemingsdossier omdat per vestiging andere voorschriften (denk aan APV) of activiteiten kunnen gelden. Wel kan informatie die voor alle vestigingen gelijk is eenvoudig worden gedeeld tussen vestigingen binnen één ondernemingsdossier. De toepassing legt in dit proces een relatie tussen een dossier en de onderneming en kent aan het dossier de identificerende elementen van de onderneming toe (tenminste NHR nr). Gegevens uit het Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

15 Nieuw Handelsregister kan een hoofdgebruiker in het ondernemingsdossier niet wijzigen, dat moet bij de bron waarna ze kunnen worden geactualiseerd in het ondernemingsdossier. EIS 7 Het ondernemingsdossier moet in staat zijn (d.m.v. een "webservice") de genoemde bedrijfsgegevens en vestigingsgegevens bij het Nieuw Handelsregister of het brancheregister op te vragen. EIS 8 Het ondernemingsdossier toont de identificerende bedrijfsgegevens op een scherm en legt ze vast in het dossier Onderneming (hoofdgebruiker/beheerder) voegt gebruikers toe aan ondernemingsdossier In dit deelproces beheert de hoofdgebruiker (de ondernemer) de rechten van alle gebruikers van een ondernemingsdossier voor de te gebruiken functies en ondernemingsdossier-content (service ID's). EIS 9 Voor het kunnen verlenen van toegang moeten Service ID's uit de dienstencatalogus van eherkenning worden gekoppeld aan een persoon in het machtigingenregister of moet op een andere wijze worden geregistreerd voor welke profiel een persoon of organisatie autorisatie heeft: De service ID's worden gekoppeld aan : de gebruikers die namens de onderneming het ondernemingsdossier gebruiken; de bestuursorganen/toezichthouders die toegang hebben en de bijbehorende inspecteurs; een private dienstverlener die voor de onderneming (een deel van) de administratie voert in een ondernemingsdossier. Het vastleggen van een machtiging door de hoofdgebruiker gebeurt voor medewerkers op niveau van de persoon en voor toezichthouders en dienstverleners (gemachtigden) op niveau van de organisatie. Dit onderscheid tussen gebruikers is wenselijk omdat de taakuitvoering van de interne medewerker op niveau van een persoon wordt belegd en de bevoegdheid van een bestuursorgaan op niveau van de organisatie. De toezichthouder dienst vervolgens zelf zijn machtiging door te mandateren aan een inspecteur door die als bevoegde persoon in het machtigingenregister vast te laten leggen. De ondernemingsdossier-content is onder andere voorzien van een kenmerk "Autorisatielabel" en te filteren aan de hand hiervan. Autorisatielabels zijn het middel om de toegangsrechten in het ondernemingsdossier toe te spitsen naar het gebruiksdoel. Een hoofdgebruiker kan desgewenst de inzage in documenten die behoren tot een bepaald label toch onzichtbaar maken voor een toezichthouder. De hoofdgebruiker voorziet een document in dat geval bijvoorbeeld van een label ( intern in plaats van een voor toezichthouders opengesteld label. Aannames bij de keuze voor eherkenning 1. Identificatie en authenticatie en de machtiging dat persoon X namens bestuursorgaan Y toegang heeft tot de ondernemingsdossier-toepassing voor service ID A vindt plaats volgens het stelsel van eherkenning.. 2. De hoofdgebruiker kent de rechten toe aan medewerkers en rechten aan organisaties op niveau van een Service ID. 3. De ondernemingsdossier dienstverlener zorgt voor aansluiting van het ondernemingsdossier op een herkenningsmakelaar in het stelsel eherkenning voor herkennen van een bestuursorgaan.. Actoren: Hoofdgebruiker, ondernemingsdossier-dienstverlener, ondernemingsdossier-toepassing, Bestuursorgaan, medewerker EIS 10 Er is rechtenbeheer ingericht conform de referentiearchitectuur op basis van profielen/autorisaties (Service ID's bij de keuze voor eherkenning). De ondernemingsdossier-toepassing kan medewerkers van aangesloten bedrijven herkennen en hen toegangsrechten verlenen op basis van een gekend Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

16 profiel. De ondernemingsdossier-toepassing kan zo ook organisaties herkennen en hen toegangsrechten verlenen Hoofdgebruiker ondernemingsdossier beheert toegangsrechten EIS 11 Een hoofdgebruiker kan toegangsrechten verlenen. Deze worden vastgelegd in het machtigingenregister van eherkenning of een andere authenticatievoorziening. De dienstbeschrijving van het ondernemingsdossier ondersteunt tenminste drie rollen voor autorisatie op functionaliteit binnen de dienst. 1. Hoofdgebruiker; volledige toegang tot alle functionaliteit 2. Medewerker onderneming; toegang tot alle functionaliteit behalve autorisatiefuncties. 3. Toezichthouder (inspecteur); alleen lezen functionaliteit voor alle content en de mogelijkheid om bij bepaalde items een opmerking te plaatsen. Daarnaast wordt op basis van een autorisatielabel voor medewerkers en toezichthouders een op die labels gefilterde weergave van documenten getoond. De combinatie van Rol en autorisatielabel leidt tot een uniek profiel of autorisatie (service ID). De combinatie van autorisatie en uniek NHR nummer van het betreffende ondernemingsdossier legt de autorisatie op een dossier uniek vast. LET OP: het is dus niet mogelijk om binnen het ondernemingsdossier te autoriseren op vestiging! De informatie van alle vestigingen in het dossier is toegankelijk, gefilterd naar autorisatielabel. Als autorisatie op vestiging gewenst is zal een extra argument (bijvoorbeeld een postcode) moeten worden toegevoegd aan de autorisatie op basis waarvan het ondernemingsdossier kan filteren. Actoren: Hoofdgebruiker, machtigingenregister In onderstaande tabel is een voorbeeld opgenomen van service ID's voor 1 ondernemingsdossier toepassing met 3 rollen en 3 labels om rechtenbeheer tot de ondernemingsdossier-content te verzorgen. Hierin zijn de verschillende functionaliteiten vast gekoppeld aan een rol Label 1 is altijd voor iedereen zichtbaar (label "openbaar"), label 2 en 3 kunnen de waarde 1 (inzage) of nul (geen inzage ) hebben. Dit leidt tot 9 mogelijke Service ID's Service ID/ ROL Label 1 Label 2 Label 3 profiel 1 Hoofdgebruiker Medewerker Toezichthouder Tabel 4: Service ID's voor ondernemingsdossier-content en functionaliteit EIS 12 Een hoofdgebruiker kan autorisaties vastleggen per dossier voor een gebruiker, waarbij deze rechten krijgt om een bepaalde Service ID te gebruiken De hoofdgebruiker heeft tevens de mogelijkheid om rechten in te trekken. EIS 13 De authenticatiedienst toont op verzoek van de hoofdgebruiker een overzicht van alle toegangsrechten tot een ondernemingsdossier voor medewerkers en bestuursorganen Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

17 EIS 14 Een hoofdgebruiker kan een autorisatielog uitlezen om te zien wie er een bepaalde periode ingelogd zijn geweest. EIS 15 Het ondernemingsdossier maakt documenten in het dossier (on)zichtbaar voor een medewerker of toezichthouder door een document te labelen met een autorisatielabel. Op die wijze kunnen ook "interne" documenten worden afgeschermd voor toezichthouders. EIS 16 Het ondernemingsdossier genereert op basis van de Service ID een gefilterde view op de totale ondernemingsdossier-content Toezichthoudend bestuursorgaan vraagt toegang aan tot ondernemingsdossier onderneming Beschrijving Een bestuursorgaan dat besluit om deel te nemen aan een ondernemingsdossier registreert de personen die gemachtigd zijn om het ondernemingsdossier in te zien in een machtigingenregister van het stelsel eherkenning of een andere authenticatiedienst en zorgt dat die personen beschikken over een identificatiemiddel met de afgesproken betrouwbaarheid. In de samenwerkingsovereenkomst is vastgelegd welke toezichthouders toegang kunnen krijgen tot de aangesloten ondernemingen. Actoren: Hoofdgebruiker, Bestuursorgaan, houder machtigingenregister EIS 17 Een inspecteur kan achterhalen of een onderneming beschikt over een ondernemingsdossier. De NEN NTA 9040 deel toezicht voorziet in standaarden om dit te kunnen achterhalen. De persoon selecteert een bedrijf of komt daar terecht via de URI van het dossier en vraagt autorisatie aan voor het betreffende bedrijfsdossier. EIS 18 Een bestuursorgaan/toezichthouder kan toegangsrechten op een dossier van een bedrijf aanvragen door een verzoek in te dienen. Hiervoor moet een procedure worden afgesproken in het samenwerkingsverband. (zie ook NTA toezicht). Bijvoorbeeld een dialoog via de toepassing waarin in elk geval uniek NHR onderneming, organisatie OIN en naam toezichthoudende bestuursorgaan en adres voor notificatie worden vastgelegd. EIS 19 Het ondernemingsdossier stuurt een systeemnotificatie naar de hoofdgebruiker dat een verzoek om toegang is ontvangen van bestuursorgaan x op het door de hoofdgebruiker opgegeven adres. EIS 20a De hoofdgebruiker kan een bestuursorgaan toegangsrechten verlenen. (alleen bij keuze eherkenning) De hoofdgebruiker registreert in het machtigingenregister de toe te kennen Service ID's aan een bestuursorgaan.en het bestuurorgaan krijgt een notificatie op het opgegeven adres dat de machtiging is verleend. Het bestuursorgaan kan vervolgens inspecteurs machtigen om namens het bestuursorgaan de Service ID af te nemen om toezicht uit te voeren Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

18 Inspecteur verkrijgt toegang tot ondernemingsdossier onderneming X Actoren: ondernemingsdossier-toepassing, Inspecteur De inspecteur logt in met zijn identificatiemiddel op het webportaal van de ondernemingsdossiertoepassing van branche X. (uitgangspunt is dus dat de toegang tot deze dienst al is geregeld via de authenticatiedienst, maw het bestuursorgaan heeft deze medewerker geregistreerd als bevoegd om die dienst te gebruiken, het bestuursorgaan is deelnemer in de samenwerkingsovereenkomst). In geval van gebruik van eherkenning logt Inspecteur X van bestuursorgaan Y in op de ondernemingsdossier-dienst (webapplicatie) als volgt: 1. Inspecteur X gaat naar de webpagina van de ondernemingsdossier-toepassing en wordt daar doorverwezen naar een inlogscherm van de herkenningsmakelaar waarbij de ondernemingsdossier-toepassing is aangesloten 2. In het inlogscherm moet hij aangeven welk herkenningsmiddel hij gebruikt en daarna eventueel in welk machtigingenregister zijn machtiging is vastgelegd (momenteel zal dat veelal ook bij de herkenningsmakelaar bekend zijn). 3. Inspecteur X voert de benodigde gegevens in en vervolgens checkt de herkenningsmakelaar via het stelsel de authenticatie en de machtiging en genereert een bericht aan de ondernemingsdossier-toepassing. 4. Het bericht bevat de volgende informatie: een positieve authenticatie voor bestuursorgaan een pseudoniem gekoppeld aan Inspecteur X het service ID van de machtiging voor welke onderneming (NHR nr 1234) de machtiging is afgegeven. 5. De ondernemingsdossier-toepassing weet nu dat deze inspecteur X (de identiteit van persoon X wordt hierbij niet gegeven) bevoegd is om een ondernemingsdossier met NHR nr 1234 te raadplegen conform Service ID A. Vervolgens kan inspecteur X het dossier inzien. De Service ID bepaalt wat hij dan te zien krijgt (welke autorisatielabels dat bestuursorgaan mag inzien). Opmerking De keuze voor eherkenning heeft tot gevolg dat op deze manier niet binnen een bestuursorgaan kan worden verfijnd naar autorisatielabel. Om dit op te lossen moet hetzij de granulariteit van de organisatie in het NHR worden verfijnd (de brandweer van gemeente X is een aparte vestiging en als aparte organisatie opgenomen) of de ondernemingsdossier dienst zelf moet worden verfijnd in het machtigingenregister. In overleg met het programma eherkenning wordt de gevraagde granulariteitsfunctionaliteit gerealiseerd in V2.0 van eherkenning (prognose eind 2011) Medewerker onderneming vraagt toegang aan tot ondernemingsdossier De medewerker neemt contact op met de hoofdgebruiker. De hoofdgebruiker laat de medewerker opnemen in het autorisatieregsiter via de ondernemingsdossier-dienstverlener. Actoren: ondernemingsdossier-toepassing, Hoofdgebruiker, Medewerker, ondernemingsdossierdienstverlener EIS 20b Een ondernemingsdossier-dienstverlener kan voor medewerkers van de onderneming een autorisatie vastleggen Medewerker logt in in ondernemingsdossier Een medewerker logt in op de ondernemingsdossier-toepassing dmv de hem verstrekte authenticatiemiddelen. Het ondernemingsdossier genereert op basis van de autorisatie een gefilterde view op de totale ondernemingsdossier-content van de onderneming. Actoren: ondernemingsdossier-toepassing, Medewerker Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

19 HOOFDSTUK 4 Regels afleiden In het proces regels afleiden zoekt de onderneming uit welke wettelijke eisen op de onderneming van toepassing zijn en welke maatregelen moeten worden genomen om aan die eisen te voldoen. Om zicht te krijgen op welke wettelijke eisen van toepassing zijn en wat een onderneming aan maatregelen kan nemen om aan die eisen te voldoen, kan een onderneming beschikbare bronnen voor regelhulp zoeken en daar regelhulp vragen. Met regelhulp leiden ondernemers op basis van de kenmerken van hun onderneming de relevante wettelijke eisen voor hun onderneming af. Regelhulp is in het ondernemingsdossier-concept een toepassing waarmee een regelhulp aanbieder de onderneming (geautomatiseerd) ondersteunt met het verkrijgen van een overzicht van op die onderneming van toepassing zijnde wettelijke eisen en daarbij behorende maatregelen. De regelhulp functioneert buiten de ondernemingsdossier-toepassing en is dus geen onderdeel van de ondernemingsdossier-toepassing. Gegevensleveringen verlopen via koppelvlakken tussen de regelhulp-toepassingen en de ondernemingsdossier-toepassing. Dit is gedaan omdat het komen tot een toepassing voor verkrijgen van regelhulp een eigen, complexe, aanpak vergt. Bovendien is het idee dat één regelhulp door meerdere ondernemingsdossiertoepassingen kan worden gebruikt om de maatregelen voor dat wetsdomein af te leiden Vastleggen overzicht van regelhulpen in ondernemingsdossier In dit deelproces gaan de ondernemingsdossier-dienstverlener en/of de onderneming op zoek naar regelhulpbronnen die helpen bij het vaststellen van wettelijke eisen en maatregelen. Actoren: ondernemingsdossier-toepassing, ondernemingsdossier-dienstverlener, hoofdgebruiker EIS 21 Een ondernemingsdossier-dienstverlener neemt in de ondernemingsdossier-toepassing een overzicht op van voor de onderneming relevante regelhulpen, die ook zijn vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst en die voldoen aan het koppelvlak. Het overzicht kan een statisch overzicht van regelhulpen zijn of een dynamisch overzicht. Statisch overzicht De ondernemingsdossier-dienstaanbieder of een hoofdgebruiker neemt in het ondernemingsdossier een overzicht op van doorverwijzingen (url s) naar relevante regelhulpen in het ondernemingsdossier. Het activeren van een doorverwijzing opent een nieuw browserscherm. Dit is in lijn met de webrichtlijnen 4. Dynamisch overzicht Het ondernemingsdossier vraagt om invoer door de onderneming van wettelijke domeinen. Na beantwoording ervan stelt het ondernemingsdossier een dynamisch overzicht samen met doorverwijzingen naar regelhulpen dat toegesneden is op de specifieke situatie van de onderneming. EIS 22 Het ondernemingsdossier biedt de onderneming een statisch of een dynamisch overzicht met doorverwijzingen naar regelhulpbronnen. EIS 23 Het is voor een hoofdgebruiker mogelijk om zelf regelhulpen toe te voegen aan het overzicht in de vorm van doorverwijzingen. De dienstverlener kan een overzicht opnemen van alle regelhulpen, die voldoen aan het koppelvlak, waaruit de onderneming kan kiezen. 4 Open geen nieuwe vensters, behalve wanneer de locatie van de link behulpzame informatie bevat die nodig kan zijn tijdens een belangrijk, niet te onderbreken proces, zie Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52

20 Aannames De hoofdgebruiker configureert per gebruiker de lees- en schrijf rechten in het statisch overzicht. De ondernemingsdossier-dienstverlener moet zelf een metastructuur maken waarmee de relatie gelegd wordt tussen wettelijke onderwerpen en een overzicht van relevante regelhulpen en deze onderhouden Ondernemer gebruikt regelhulp In dit deelproces leidt de onderneming op basis van het bedrijfsprofiel de relevante wettelijke eisen af en de bijbehorende maatregelen. De onderneming verstrekt hiervoor gegevens over de situatie bij de onderneming aan een externe regelhulp. Regelhulp = Ontvangen van een overzicht van op mijn onderneming van toepassing zijnde: onderwerpen die de wet noemt (wettelijke onderwerpen) eisen zoals de wet die noemt per onderwerp (wettelijke eisen) en de daarbij behorende concreet te nemen maatregelen zodat ik WEET WAT IK MOET DOEN Regelgeving Afspraken/ kennis Logica / vragenboom Regelhulp Onderwerpen zweminrichting - - Eisen -< 10ppm chloor -wekelijks meten Logboek Maatregelen bijhouden OD Mijn situatie Mijn onderwerpen eisen maatregelen Afbeelding 2: Het afleiden van regels ondernemingsdossier Actoren: ondernemingsdossier-toepassing, ondernemingsdossier-dienstverlener, hoofdgebruiker Aanname Het invullen van de externe regelhulp gebeurt door menselijke tussenkomst (bijvoorbeeld door het doorlopen van een vragenboom). Bijdrage van het ondernemingsdossier Na het doorlopen van een vragenboom voor het bepalen van de relevante bedrijfskenmerken in de externe regelhulp krijgt de onderneming als resultaat van de regelhulp de wettelijke onderwerpen, de wettelijke eisen en maatregelen terug. Afhankelijk van de automatiseringsgraad van de regelhulp betreft het een gestructureerd of een ongestructureerd resultaat. Ongeacht het soort uitkomst dat een regelhulp levert, moet het resultaat (alsnog) gestructureerd vastgelegd worden in het ondernemingsdossier. Dit vereist minimaal dat de uitkomst ofwel handmatig wordt ingevuld ofwel in een leesbaar formaat wordt aangeboden om op te nemen. Bij het opnemen in het ondernemingsdossier wordt aan de regels een tijdskenmerk toegekend zodat gebruikers inzicht hebben in de actualiteit va de wetten waarmee in het ondernemingsdossier gewerkt wordt. Situatie 1: Het opnemen van een ongestructureerd resultaat / handmatig vullen van ondernemingsdossier Programma van Eisen ondernemingsdossier-basis V /52