Handleiding Rabo Corporate Connect

Transcriptie

1 Handleiding Rabo Corporate Connect Rabo Trade Access Gebruikershandleiding Import LC juli 2016

2 Inhoud 1 Inleiding Import LC opdracht aanmaken in RTA Voordat u begint Een import LC opdracht aanmaken Geopende import LC wijzigen Aanmaak, gebruik en beheer van sjablonen Een sjabloon aanmaken Een import LC opdracht aanmaken met gebruik van een sjabloon Een sjabloon aanpassen of verwijderen Een import LC opdracht aanmaken middels de kopieerfunctie Concept import LC opdracht bekijken en printen Import LC opdrachten in RTA tekenen Tekenen Tekenen van meerdere dossiers tegelijk Tekenen met de Reader Tekenen met de USB Reader Tekenen met de Rabo Scanner Afkeuren Import LC opdrachten in RTA wijzigen of verwijderen Opdrachten wijzigen Opdrachten verwijderen Status bekijken van een import LC Documentenbibliotheek Digitaal inzien van documenten Digitaal inzien van swiftbericht geopend LC en/of wijziging notificatie Bijlage Rabo Trade Access 2

3 1 Inleiding Rabo Trade Access (RTA) is een gebruikersvriendelijke toepassing waarmee de klant opdrachten voor documentaire betaalproducten elektronisch kan aanleveren. Met RTA kunnen Letters of Credit (Accreditieven) op eenvoudige wijze opgevoerd, geautoriseerd, vrijgegeven en gewijzigd worden. De stap-voor-stap procedures in deze Rabo Trade Access Gebruikershandleiding zijn ontworpen om het proces van een import Letter of Credit te ondersteunen. Deze handleiding is bedoeld om nieuwe gebruikers bekend te laten raken met alle functies die RTA te bieden heeft, maar ook voor ervaren gebruikers die snel iets willen opzoeken over een bepaald proces. Als u nog aanvullende vragen heeft die niet in deze handleiding behandeld worden of als u wilt weten hoe de Rabobank u verder kan helpen met uw business wensen, kunt u zoals altijd contact opnemen met uw relatie manager. Rabo Trade Access 3

4 2 Import LC opdracht aanmaken in RTA 2.1 Voordat u begint Als u voor het eerst gebruik gaat maken van RTA vindt u op uitgebreide informatie over het inloggen op Rabo Corporate Connect. Zodra u zich bevindt op Rabo corporate connect kunt de verschillende applicaties benaderen waarvoor u bevoegd bent. in de algemene handleiding van RTA staat beschreven hoe u bijvoorbeeld de taalkeuze van RTA bepaalt (standaard opent RTA in het Nederlands) en is het van belang dat u bij basisgegevens eerst rekeningnummers in RTA heeft opgevoerd. Gegevens kunnen op verschillende manieren in de velden ingevuld worden. De gebruiker kan gegevens direct in de velden invullen, kiezen uit een drop-down lijst of een keuze maken uit de database zodat het systeem de velden automatisch met gegevens uit de database vult (resultaten rekensom bijvoorbeeld). Er zijn drie typen velden in RTA: Optionele velden: in deze velden mogen gegevens ingevuld worden. Verplichte velden: in deze velden moeten gegevens ingevuld worden. Deze gegevens zijn de basisgegevens voor een transactie. Het systeem staat geen lege verplichte velden toe. Verplichte velden worden voorafgegaan met een grijs blokje. Na bevestiging van de opdracht wordt middels een melding aangegeven welke verplichte velden nog ingevuld moeten worden. Beschermde velden: deze datavelden hebben een grijze achtergrond welke automatisch gevuld worden met data nadat er een ID is ingevuld van bijvoorbeeld een tegenpartij of van een BIC/SWIFT code (SWIFT adres). Rabo Trade Access 4

5 Naast het handmatig invullen van data in de velden, kan de gebruiker ook gebruik maken van speciale tabs en links zoals hieronder wordt getoond. Datumveld: door één keer op een datum in de kalender te klikken verschijnt de datum in het veld. Verw ijderen kan door dubbelklikken op het datumveld en de kalender te sluiten. Favorieten: hierin bevinden zich gegevens die de gebruiker heeft opgeslagen in datatabellen (onder basisgegevens). Bic+ : vanuit deze bankdata tabel kan de gebruiker de juiste bank opzoeken Toolbar: met de knoppen in de toolbar kan op verschillende manieren de transactie afgehandeld w orden. Let op! U dient RTA altijd af te sluiten door op afmelden te klikken. Sluit RTA nooit af door op het kruisje rechtsboven te klikken. Let op! Omdat u zich op een beveiligde internetomgeving bevindt zal RTA automatisch afsluiten als u langere tijd bent ingelogd zonder verdere handelingen te verrichten (zie ook bijlage). 2.2 Een import LC opdracht aanmaken Klik in de blauwe menubalk op Letters of Credit en dan op Import LC om bij de Import LC functionaliteit te komen. Rabo Trade Access 5

6 In de linkerkolom ziet u het overzicht van import LC functies verschijnt waartoe u gebruikersrechten heeft gekregen. Om een nieuwe Import LC opdracht aan te maken klikt u op LC opdracht aanmaken. Uit het scherm wat verschijnt blijkt dat de in te vullen opdracht Import LC uit zes tabbladen bestaat. U kunt navigeren tussen de tabbladen door het gewenste tabblad aan te klikken of middels de knoppen rechts onderin met volgende en/of vorige. Tabblad Algemeen In dit tabblad kunt u de volgende velden invullen. LC Number Bij het aanmaken van een LC genereert het systeem automatisch een uniek (Rabobank) LC nummer. Uw referentie Hier vult u uw referentie in. LC vorm Hierbij heeft u in de drop down lijst de keuze uit: Irrevocable = onherroepelijk ( = standaard) Irrevocable transferable = als de begunstigde de rechten van het accreditief wil overdragen aan een uiteindelijke leverancier. Meestal vraagt de begunstigde hierom. De door u gevraagde documenten zullen dan door de uiteindelijke leverancier opgemaakt worden met uitzondering van de factuur die door de begunstigde op uw naam al worden uitgeschreven. Deze vorm is niet standaard. LC bedrag Kies een muntsoort uit de drop-down lijst en vul het te bedrag in waarvoor het accreditief geopend moet worden. Datum Geldigheid Uiterste geldigheidsdatum van het LC. Deze datum wordt bepaald door het aantal dagen van de aanbiedingstermijn (onder tabblad Instructies ) op te tellen bij de uiterlijke verzend/verschepingsdatum (bij tabblad Goederen ). De datum moet u in de kalender selecteren (verwijderen van de datum kan door middel van dubbelklikken op het veld). Rabo Trade Access 6

7 Let op: De datum geldigheid moet gelijk zijn aan de optelling van het aantal dagen opgegeven bij de aanbiedingstermijn documenten en de uiterste verschepingsdatum (systeemcheck). Plaats Geldigheid Plaats waar de documenten uiterlijk binnen de aanbiedingstermijn (en geldigheid van het LC) aangeboden moeten worden. In de regel is dit het land van de bank waar het LC naar toe gestuurd wordt (meestal de bank van de begunstigde). Tolerantie % +/- Hier kan een marge in procenten ingevuld worden als het LC geopend moet worden voor een LC bedrag dat xx % hoger en/of xx% lager mag zijn (bijvoorbeeld indien de hoeveelheid te leveren goederen en/of eenheidsprijs niet vast staat of fluctueert). Men kan ook alleen een percentage bij een van beide opties (+) of (-) opgeven. N.B. Uw kredietfaciliteit wordt dan ook voor bijvoorbeeld 110% van het LC bedrag ingeperkt. LC beschikbaar bij gegevens De velden onder LC beschikbaar bij, 'Gegevens betalingstermijn' en Gegevens bank betrokkene hangen met elkaar samen. Invulling ervan is afhankelijk van welke keuzes worden gemaakt. Rabobank hanteert in het algemeen de standaardinstructie: 'Any Bank' (bij LC beschikbaar bij ) + By Negotiation' (bij Beschikbaar bij ) + RABONL2U (bij Swift adres onder Gegevens bank betrokkene ) zodat wissels op Rabobank Nederland getrokken moeten worden. De leverancier kan in dit geval zijn documenten bij elke willekeurige bank in zijn land aanbieden. Wij adviseren om deze standaardinstructie aan te houden. Dit kan voor u een gunstiger effect hebben m.b.t. het moment dat de uiteindelijke afrekening van uw rekening courant plaatsvindt (zie toelichting bij de keuzemogelijkheden). De volgende combinaties onder LC beschikbaar bij zijn mogelijk: 1. By Negotiation: hierbij wordt een zichtwissel getrokken op Rabobank Nederland. Onder Gegevens bank betrokkene moet bij SWIFT Adres de swiftcode van Rabobank Nederland (=RABONL2U) ingevuld worden of u kunt dit veld leeg laten. Afrekening van uw rekening courant vindt direct (op zicht) plaats na ontvangst kredietconforme documenten door Rabobank Nederland. In geval afwijkingen in de documenten zijn geconstateerd vindt afrekening pas plaats na acceptatie van de afwijkingen door u. Indien leverancierskrediet is afgesproken (langzicht) dient u ook het aantal dagen in te vullen bij Uitgestelde betalingstermijn en een keuze te maken uit: days sight, days after shipment date en days after B/L date. 2. By Payment: LC betaalbaar aan de kas van de bank waar het LC beschikbaar is gesteld (meestal de bank van de begunstigde) tegen aanbieding van documenten aldaar. Onder LC beschikbaar bij moet bij SWIFT Adres de swiftcode van de betreffende bank ingevuld of via Bic+ opgezocht worden. Deze bank is gemachtigd om bij aanbieden van kredietconforme documenten direct over te gaan tot betaling aan de begunstigde. Let op! de rekening courant van de opdrachtgever wordt belast voordat Rabobank Nederland de documenten heeft ontvangen en gecontroleerd. 3. By Deferred payment: LC betaalbaar aan de kas van de bank waar het LC beschikbaar is gesteld (meestal de bank van de begunstigde) tegen aanbieding van documenten aldaar. Onder LC beschikbaar bij moet bij SWIFT Adres de swiftcode van de betreffende bank ingevuld of via Bic+ opgezocht worden. Deze bank is gemachtigd om bij aanbieden van kredietconforme documenten op een datum in de toekomst over te gaan tot betaling aan de begunstigde. Hier is dus sprake van leverancierskrediet. U dient daarom ook het aantal dagen in te vullen bij Uitgestelde betalingstermijn en een keuze te maken uit: days sight, days after shipment date en days after B/L date. 4. By Acceptance: LC betaalbaar tegen acceptatie van een wissel getrokken op de bank waar het LC beschikbaar is gesteld (meestal de bank van de begunstigde) tegen aanbieding van documenten aldaar. Onder LC beschikbaar bij en onder Gegevens bank betrokkene moet bij SWIFT Adres de swiftcode van de betreffende bank ingevuld of via Bic+ opgezocht worden. Deze bank is gemachtigd om bij aanbieden van kredietconforme documenten op een datum in de toekomst over te gaan tot betaling aan de begunstigde. Hier is dus sprake van leverancierskrediet. U dient daarom ook het aantal Rabo Trade Access 7

8 dagen in te vullen bij Uitgestelde betalingstermijn en een keuze te maken uit: days sight, days after shipment date en days after B/L date. 5. Mixed payment: Hierbij is sprake van een combinatie waarbij een percentage van het documenten bedrag direct ( at sight ) betaalbaar is en een percentage wat betaalbaar is op een datum in de toekomst ( deferred ). Als u het percentage voor zicht onder % betaling op zicht invult, vult RTA zelf het percentage in bij % betaling uitgesteld en de respectievelijk bijbehorende bedragen. Tevens vult u voor het uitgestelde betalingsdeel het aantal dagen in bij Uitgestelde betalingstermijn en maakt u een keuze uit: days sight, days after shipment date en days after B/L date. Afrekening vindt plaats op een datum in de toekomst. N.B. In RTA is de keuze 'Any Bank' alleen mogelijk in combinatie met 'By Negotiation'. Alleen bij opties 2 t/m 5 kan een ander SWIFT adres worden ingevoerd. Additioneel bedrag boven LC bedrag Wanneer er extra kosten (zoals bijvoorbeeld verzekering- of vrachtkosten) worden genoemd in het LC, wordt geadviseerd het LC bedrag met deze kosten te verhogen. % betaling op zicht en % betaling uitgesteld - Standaard is dit 100% maar is afhankelijk van de gemaakte afspraken tussen de afnemer en de leverancier (zie ook LC beschikbaar bij ). Uitgestelde betalingstermijn Dit veld vult u in indien de gekozen betalingstermijn uitgesteld is. Zie verdere uitleg bij LC beschikbaar bij ). Uitgestelde betalingsgegevens Dit veld is gekoppeld aan de optie 'Uitgestelde betalingstermijn en wordt automatisch gevuld met de omschrijving die bij de Uitgestelde betalingstermijn is ingevuld. Vervaldatum wissel Dit veld is gekoppeld aan de optie By Acceptance of By Negotiation en wordt automatisch gevuld met de omschrijving van de langzicht voorwaarden. Gegevens bank betrokkene Dit veld is gekoppeld aan Beschikbaar bij by Negotiation' en by Acceptance'. In geval gekozen is voor by Negotiation (de standaard) dan hoeft dit veld niet gevuld te worden of u vult RABONL2U in. In geval van by acceptance kunt u hier hetzelfde SWIFT adres van de bank invullen zoals u dat ook bij LC beschikbaar bij heeft gedaan. Tabblad Partijen In dit tabblad voert u informatie in over de partijen die betrokken zijn bij het LC. Het bevat de volgende velden: Gegevens begunstigde Vul hier naam, adres, woonplaats en land in van de begunstigde. Als u vaker handelt met dezelfde leverancier dan kunt zijn gegevens middels zoeken ook ophalen uit een adresboek waarin ze eerder zijn opgeslagen. Het aanmaken en beheren van klantgegevens in een adresboek kan via de functie Basis gegevens en Partij toevoegen. Gegegevens bank begunstigde De begunstigde (leverancier) of een orderbevestiging / proforma factuur informeert u over de bankgegevens van de begunstigde. Als u geen SWIFT code heeft kunt u deze opzoeken via BIC+. Indien u deze bank niet in de BIC+ kunt vinden, kiest u het hoofdkantoor van die bank of een andere bank in BIC+ die in hetzelfde land gevestigd is. De bank van begunstigde vult u dan in bij Tweede adviserende bank. U kunt de bankgegevens ook ophalen uit de favorietenlijst waarin u eerder de bankgegevens heeft opgeslagen. Het aanmaken en beheren van bankgegevens in een adresboek kan via de functie Basis gegevens en Bank gegeven beheren. Rabobank Nederland behoudt zich evenwel het recht voor het accreditief via een andere bank te leiden. Tweede adviserende bank Dit veld wordt alleen gebruikt, wanneer er bij Gegevens bank begunstigde geen Swift code van de bank gevonden kan worden (zie uitleg Gegevens bank begunstigde ). Rabo Trade Access 8

9 Tabblad Goederen In dit tabblad kunt u gegevens over de goederen en de verscheping invullen. Deelleveringen Hier kunt u aangeven of deelleveringen zijn toegestaan. Uit een drop down list kunt u kiezen uit Not allowed, Allowed of Other. Other wordt alleen gebruikt als deelleveringen onder bepaalde voorwaarden zijn toegestaan. Deze voorwaarden moet u dan tevens aangeven (bijvoorbeeld: only per complete order allowed ). Overlading Onder overladen wordt verstaan het overladen van goederen vanuit bijvoorbeeld de ene boot naar een andere boot. Vanuit uw oogpunt kan overladen minder gewenst zijn. Houdt u er echter wel rekening mee dat, bij bepaalde wijzen van vervoer (bijvoorbeeld bij een voorgeschreven vervoerstraject met meerdere wijzen van transport, of vervoer per vliegtuig) volgens internationale regelgeving overladen altijd is toegestaan. Uit een drop down list kunt u kiezen uit Not allowed, Allowed of Other. Other wordt zelden gebruikt en is alleen bedoeld als overladen onder bepaalde voorwaarden is toegestaan (bijvoorbeeld als de plaats van overlading beperkt is tot Singapore). Verzending van Hier wordt de plaats ingevuld van overname door de vervoerder (enkel te gebruiken bij twee verschillende wijzen van vervoer bijvoorbeeld het eerste traject per truck en het vervolg per boot), de plaats van ontvangst door de vervoerder (in geval van transport over de weg, via spoor of binnenvaart of koeriersdienst), de plaats van verzending of verscheping zoals moet worden weergegeven op het transportdocument. (lucht) haven van vertrek Hier wordt de (lucht)haven van vertrek vermeld, zoals moet worden weergegeven op het transportdocument. Als de exacte plaats niet bekend is kan worden volstaan met 'any port' of 'any airport' in een met name genoemd land. (lucht) haven van bestemming Hier wordt de (lucht)haven van aankomst vermeld, zoals moet worden weergegeven op het transportdocument. Als de exacte plaats niet bekend is kan worden volstaan met 'any port' of 'any airport' in een met name genoemd land. Verzending naar Hier wordt de uiteindelijke plaats van bestemming of plaats van aflevering van de goederen ingevuld, zoals moet worden weergegeven op het transportdocument, in geval van transport over de weg, via spoor of binnenvaart of koeriersdienst Uiterlijke verzend / verschepingsdatum Dit is de uiterste datum waarop de goederen verzonden moeten zijn door de exporteur. De datum moet u in de kalender selecteren (verwijderen van de datum kan door middel van dubbelklikken op het veld). Verschepingsperiode Dit veld wordt alleen gebruikt als is afgesproken dat deelleveringen van de goederen (weergegeven in lots ) binnen specifieke periodes verscheept moeten worden. Bijv.: Lot 1 is to be shipped not before however not later than Lot 2 is to be shipped not before however not later than Uit de goederenomschrijving moet dan blijken welke goederen tot de verschillende Lots behoren. Hier kunnen maximaal 6 regels ingevuld worden. Als dit veld gevuld is mag het veld erboven (uiterste verzend/verschepingsdatum) niet gevuld zijn (systeemcheck). Incoterms van toepassing In dit veld kiest u eerst de versie van de Incoterms welke u met de leverancier overeengekomen bent. Incoterms zijn uitgegeven in het jaar 1990, 2000 en de laatste update dateert van 2010 en variëren ook enigszins per jaar van uitgave. Nadat u een jaar van uitgave heeft gekozen verschijnen nieuw in te vullen velden: Leveringsconditie Via de drop down lijst kunt u de afgesproken leveringsconditie selecteren Plaats leveringsconditie - Hier vult u de plaats in behorend bij de afgesproken leveringsconditie. Rabo Trade Access 9

10 De leveringsconditie en plaats zullen later in de goederenomschrijving van het LC vermeld worden. Goederen omschrijving Hierin kunt u een korte of specifieke omschrijving van de goederen opnemen. Wij adviseren om, indien bekend, het aantal stuks en eenheidsprijzen op te nemen en eventueel te verwijzen naar een contract of een pro forma factuur. Een zeer uitgebreide omschrijving van de goederen biedt u niet meer zekerheid dat de juiste goederen worden ontvangen. Als u de Incoterms velden erboven heeft ingevuld, hoeft u in de goederenomschrijving geen leveringsconditie meer op te nemen. Als u bij Incoterms voor none heeft gekozen wel. Indien u bij het LC Bedrag een tolerantie percentage heeft opgegeven en u heeft hoeveelheden (aantallen/gewichten) opgenomen in de goederenomschrijving dan dient u na te gaan of de tolerantie ook voor de goederenomschrijving van toepassing is. Zo ja, dan kunt u hier bijvoorbeeld het volgende vermelden: 10 pct more or less in quantity (per item) allowed. Mocht u vaak van dezelfde goederenomschrijving gebruik maken dan kunt u hiervoor ook een standaard tekstsjabloon aanmaken onder Basis gegevens > Clausule > Clausule toevoegen. Deze tekst kunt u in de goederenomschrijving dan oproepen middels Zoeken onderaan het veld. Rabo Trade Access 10

11 Tabblad Documenten In dit tabblad zijn de meest voorkomende documenten opgenomen. U kunt hierin de gewenste documenten selecteren. U kunt ook nog documenten opvoeren bij Overige documenten. Het bevat de volgende velden: Zodra u een van de documenten aanvinkt verschijnen vanzelf meer in te vullen velden op het scherm waarbij u de gewenste gegevens kunt selecteren en de aantallen in kunt vullen. Rabo Trade Access 11

12 Hoe u de velden moet invullen spreekt voor zich. Na ontvangst van de LC opdracht door Trade Services zullen in het te openen LC de gevraagde documenten in de daartoe ontwikkelde standaardteksten van de Rabobank worden omgezet. U kunt er ook voor kiezen om alle (of extra) documenten op te nemen in het veld Overige documenten. Wij adviseren u om dan zoveel mogelijk gebruik te maken van de (standaard) documentenomschrijvingen zoals deze in eerder geopende LC s al zijn opgenomen. Als u alle documenten in dit veld opneemt dan vinkt u alleen dit veld aan en laat u bovenstaande selectievelden leeg. Mocht u vaak van dezelfde documentenreeks gebruik maken dan kunt u hiervoor ook een standaard tekstsjabloon aanmaken onder Basis gegevens > Clausule > Clausule toevoegen. Deze tekst kunt u dan in het Overige documenten veld oproepen middels Zoeken onderaan het veld. Tabblad Instructies Overige instructies U kunt hier extra voorwaarden m.b.t. o.a. de documenten opnemen. Aanbiedingstermijn documenten Dit veld moet met name ingevuld worden indien u bij de voorgeschreven documenten ook een vervoersdocument heeft opgenomen en geeft het aantal dagen na verzending/verscheping aan waarbinnen de documenten bij de daartoe aangewezen bank aangeboden moeten zijn. De termijn moet redelijk zijn: de begunstigde zou genoeg tijd moeten krijgen om documenten op te (laten) maken en aan te bieden. Houd hierbij wel rekening met de tijd dat de goederen onderweg zijn. Indien de aanbiedingstermijn in vergelijking tot de reistijd van de goederen te ruim wordt gesteld, kan het gebeuren dat goederen al zijn gearriveerd maar de koper (m.n. bij cognossementen) niet over de goederen kan beschikken omdat de documenten nog onderweg zijn. Dit kan tot demurrage kosten leiden voor opslag goederen na aankomst. Als het aantal dagen voor u niet belangrijk is, kunt u 21 dagen invullen, het standaard aantal dagen volgens de Uniforme Regels (zie ook uitleg bij het volgende veld). Let op! De som van het aantal dagen aanbiedingstermijn en de uiterste verschepingsdatum moet gelijk zijn aan de datum geldigheid van het LC (systeemcheck). Tekst voor aanbiedingstermijn documenten Dit veld hoeft u veelal niet in te vullen omdat vaak de door Rabobank gehanteerde standaardtekst van toepassing is ( documents to be presented not later than xx days after shipment date, however within credit validity ). Mocht de standaardtekst niet van toepassing zijn (omdat bijvoorbeeld geen vervoersdocument opgenomen is) dan kunt u dit veld gebruiken om voor te schrijven binnen welke termijn en na welke gebeurtenis de documenten moeten worden aangeboden. Bijvoorbeeld: Documents to be presented within xx days after date of acceptance certificate, however within expiry date. Confirmatie instructies Dit veld staat standaard op Without (zie uitleg verderop). Uit een drop down lijst kunt u kiezen uit Confirm, Without, of May Add en geeft u hiermee aan hoe de adviserende bank het accreditief aan de begunstigde moet adviseren. Als de adviserende bank het accreditief confirmeert, verbindt zij zich aan de begunstigde om bij aanbieding van kredietconforme documenten tot betaling over te gaan. Zonder confirmatie adviseert de adviserende bank het accreditief aan begunstigde zonder een bindende afspraak dat bij aanbieding van kredietconforme documenten tot betaling wordt overgegaan en zal veelal pas betalen nadat het bedrag van de Rabobank is ontvangen. Bij may add zal de bank na overleg met de begunstigde al dan niet tot confirmatie overgaan. Door de stabiele politieke situatie in Nederland en de goede financiële status van de Rabobank is het niet noodzakelijk dat accreditieven geopend door de Rabobank door andere banken worden geconfirmeerd. U kunt uw leverancier hier in de onderhandelingsfase al op wijzen. N.B. Een LC met confirmatie instructie kan als nadeel hebben dat de confirmerende bank een remboursmachtiging in het LC wil waardoor u als klant al belast kunt worden voor een documentenset voordat deze is ontvangen door Rabobank. Daarnaast blijven confirmatiekosten voor uw rekening indien deze niet op de begunstigde te verhalen zijn. Rabo Trade Access 12

13 Tabblad Kosten In dit tabblad kunt u de kostenverdeling en afrekengegevens invullen. Het bevat de volgende velden: Kosten Rabobank voor rekening van In dit veld geeft u aan voor wiens rekening de kosten van de Rabobank zijn. Gebruikelijk is dat de kosten van de kredietopenende bank (Rabobank) voor rekening van de opdrachtgever zijn en kosten van de adviserende en/of overige banken voor rekening begunstigde. Overige kosten voor rekening van Hier geeft u aan voor wiens rekening de kosten van de adviserende en/of overige banken zijn. N.B. Indien kosten voor rekening van de begunstigde niet te verhalen zijn bij de begunstigde blijven deze voor rekening van de opdrachtgever. Te debiteren rekening Hier geeft u aan ten laste van welk IBAN rekeningnummer en in welke muntsoort (Euro of vreemde valuta) debitering van het documentenbedrag moet plaatsvinden. Middels zoeken kunt u het juiste IBAN rekeningnummer selecteren als u dat eerder bij basisgegevens heeft opgevoerd. Kosten t.l.v. rekeningnummer Hier geeft u aan ten laste van welk IBAN rekeningnummer en in welke muntsoort (Euro of vreemde valuta) de kosten van het accreditief moet plaatsvinden. Middels zoeken kunt u het IBAN juiste rekeningnummer selecteren als u dat eerder bij basisgegevens heeft opgevoerd. Let op! Als u hier geen IBAN rekeningnummer invult zal uw Euro rekening hiervoor belast worden. Overige instructies aan Rabobank Hier kunt u notities gerelateerd aan de transactie toevoegen. Nadat alle benodigde data voor de LC zijn ingevuld heeft u ter afronding onderaan het scherm verschillende mogelijkheden: Bevestigen Als u de transactie volledig wilt afronden. Als dit succesvol is verschijnt het bericht: Transaction completed successfully (het systeem geeft anders vanzelf aan als u een verplicht veld vergeten bent in te vullen). Na voltooiing krijgt de transactie de status Pending en moet deze nog goedgekeurd en getekend worden door de daartoe gemachtigde supervisor in de functie Opdracht tekenen. Opslaan U kunt de transactie tijdelijk opslaan als u deze nog niet volledig kunt afronden. De transactie krijgt de status Saved. U kunt de transactie dan later vervolgen en afronden door op Opdracht wijzigen te klikken. Annuleren de transactie stoppen Een transactie die nog niet getekend is en een transactie die is opgeslagen kunnen nog gewijzigd worden via de functie Opdracht wijzigen. Sjabloon Voordat u de transactie bevestigt of opslaat kunt u de transactie ook als voorbeeldtekst opslaan door op sjabloon te klikken. Dit sjabloon kunt u bij een volgende LC opdracht oproepen zodat u de vaste gegevens niet telkens opnieuw hoeft in te voeren. Opdracht tekenen, Opdracht wijzigen en een sjabloon aanmaken wordt later in deze handleiding verder toegelicht. Nadat de opdracht is bevestigd, getekend en verwerkt door Trade Services is het verstuurde swiftbericht voor u zichtbaar in de Documenten module. Zie hoofdstuk 10.2 van deze handleiding voor verdere details. Rabo Trade Access 13

14 3 Geopende import LC wijzigen Als u een wijzigingsopdracht voor een reeds geopende LC wilt aanmaken gaat u binnen de Import LC functies naar Geopende LC wijzigen. Er wordt dan een scherm geopend waarin alle reeds door Trade Services verwerkte LC s worden getoond. Het te wijzigen LC kunt u in de lijst opzoeken door gebruik te maken van het (deels) invullen van een of meerdere selectiecriteria zoals het LC Nummer, Uw Referentie en Naam Begunstigde. Klik op Filter om een lijst te zien te krijgen met alle reeds door Trade Services verwerkte LC transacties die voldoen aan de criteria. Let op! de tekst die in de zoekvelden ingevuld wordt is hoofdlettergevoelig. Vink de LC transactie aan die u wilt wijzigen en klik dan op Selecteren. De wijzigingsopdracht bestaat uit vijf tabbladen: Algemeen, Details, Verscheping, Vrije tekst en Overige instructies aan Rabobank. Door op één van de vijf tabbladen te klikken gaat u direct naar dat onderdeel. De in te vullen tekst dient in de Engelse taal te zijn en wordt daarnaast gecontroleerd op ongeldige SWIFT tekens (zie bijlage). De informatie weergegeven in velden met een grijze achtergrond kunnen (in dat veld) niet worden gewijzigd. Hierna worden de velden per tabblad verder omschreven. N.B. In hoofdstuk 2.2 zijn alle mogelijk in te vullen velden in een wijziging uitgebreid beschreven. Hierna worden de velden per tabblad verder omschreven. Tabblad Algemeen Rabo Trade Access 14

15 Dit tabblad laat algemene LC informatie zien zoals het LC nummer, Uw referentie, datum van uitgave, naam begunstigde, banknaam begunstigde, waar het LC beschikbaar is en Tweede adviserende bank. In dit tabblad kunnen geen wijzigingen worden aangebracht. Tabblad Details In dit tabblad kunt u de details van de transacties invullen. Het tabblad bevat de volgende velden: LC bedrag Dit veld laat het oorspronkelijke LC bedrag zien. Verhoog bedrag met Als u het LC bedrag wilt verhogen kunt u hier het bedrag waarmee verhoogd moet worden invullen. Verlaag bedrag met Als u het LC bedrag wilt verlagen kunt u hier het bedrag waarmee verlaagd moet worden invullen. Het verhoogde of verlaagde LC bedrag wordt getoond in het veld Nieuw LC bedrag. Tolerantie % +/ - Indien gewenst kan de gebruiker hier de tolerantiewaarden veranderen. Additioneel bedrag boven LC bedrag Dit veld wordt vrijwel nooit gevuld maar de gebruiker kan hier de waarde veranderen. Datum Geldigheid Laat de uiterste geldigheidsdatum van het LC zien. Nieuwe datum geldigheid Als een nieuwe geldigheidsdatum nodig is dan kunt u deze in de kalender selecteren (verwijderen van de datum kan door middel van dubbelklikken op het veld). Het systeem checkt of deze datum niet voor de Datum van uitgave ligt. Omdat de datum geldigheid gekoppeld is aan de uiterste verzend/verschepingsdatum en aantal dagen aanbiedingstermijn zal vaak de uiterste verschepingsdatum ook moeten wijzigen. Plaats Geldigheid De eerder ingevulde plaats Geldigheid wordt getoond. Indien nodig kan de gebruiker deze aanpassen (de wijziging zal getoond worden in het Vrije tekst veld). Tabblad Verscheping In dit tabblad kunt u gegevens over de verscheping invullen. Het bevat de volgende velden: Verzending van De eerder ingevulde plaats wordt getoond zodat de gebruiker deze hier kan aanpassen (indien van toepassing). (lucht)haven van vertrek De eerder ingevulde plaats wordt getoond zodat de gebruiker deze hier kan aanpassen (indien van toepassing). (lucht)haven van bestemming De eerder ingevulde plaats wordt getoond zodat de gebruiker deze hier kan aanpassen (indien van toepassing). Verzending naar De eerder ingevulde plaats wordt getoond zodat de gebruiker deze hier kan aanpassen (indien van toepassing). Uiterlijke verzend/verschepingsdatum De eerder ingevulde datum wordt getoond. Als een nieuwe uiterlijke verzend/verschepingsdatum nodig is dan kunt u deze in de kalender selecteren (verwijderen van de datum kan door middel van dubbelklikken op het veld). Het systeem checkt of deze datum niet Rabo Trade Access 15

16 voor de datum van uitgave ligt. Omdat de uiterste verzend/verschepingsdatum en aantal dagen aanbiedingstermijn gekoppeld is aan de datum geldigheid zult u de laatste ook vaak moeten wijzigen. Verschepingsperiode Indien van toepassing wordt de eerder ingevulde periode getoond zodat de gebruiker deze kan aanpassen. Tabblad Vrije tekst Vrije tekst De gebruiker kan hier de details van de wijziging invullen als ze niet in bovengenoemde velden ingevuld konden worden. Kosten wijziging zijn voor Kies uit de drop down lijst voor aanvrager (Applicant) of begunstigde (Beneficiary). Tabblad Overige instructies aan Rabobank In dit tabblad kunt u overige instructies invullen. Dit tabblad bevat maar één veld. Overige instructies aan Rabobank de gebruiker kan hier een aan de transactie gerelateerde notitie toevoegen. Nadat alle benodigde data voor de wijziging zijn ingevuld heeft u ter afronding onderaan het scherm verschillende mogelijkheden: Bevestigen - Als u de wijziging op de transactie volledig wilt afronden. Als dit succesvol is verschijnt het bericht: Transaction completed successfully (het systeem geeft anders vanzelf aan als u een verplicht veld vergeten bent in te vullen). Na voltooiing krijgt de transactie de status Pending en moet deze nog goedgekeurd en getekend worden door de daartoe gemachtigde supervisor in de functie Opdracht tekenen. Opslaan - U kunt de wijziging op de transactie tijdelijk opslaan als u deze nog niet volledig kunt afronden. De transactie krijgt de status Saved Een wijziging op de transactie die nog niet getekend is en een wijziging op de transactie die is opgeslagen kunnen nog gewijzigd worden via de functie Opdracht wijzigen. Opdracht tekenen wordt in hoofdstuk 7 verder toegelicht. Nadat de opdracht is bevestigd, getekend en verwerkt door Trade Services is het verstuurde swiftbericht voor u zichtbaar in de Documenten module. Zie hoofdstuk 10.2 van deze handleiding voor verdere details. Rabo Trade Access 16

17 4 Aanmaak, gebruik en beheer van sjablonen Als u opdrachten heeft waarin steeds dezelfde gegevens opgenomen moeten worden kunt u gebruik maken met de sjabloon functie. Deze functie stelt u in staat om een sjabloon creëren met gegevens en voorwaarden die voor alle LC aanvragen of voor één of meer begunstigden gelden. Hierdoor wordt het invullen van steeds dezelfde informatie voorkomen. Bij het aanmaken van een sjabloon kan men ervoor kiezen om hierin heel veel of juist alleen de basale gegevens op te nemen. U kunt ook meerdere sjablonen aanmaken, bijvoorbeeld een sjabloon per begunstigde. Het sjabloon kan dan in verschillende nieuwe aanvragen toegepast worden zodat bepaalde gegevens niet steeds opnieuw ingevuld hoeven te worden. 4.1 Een sjabloon aanmaken Om een sjabloon aan te maken gaat u naar de Import LC functie LC opdracht aanmaken en vult u de vaste gegevens in de gewenste transactievelden in zoals in hoofdstuk 2 is beschreven. Onderaan het laatste tabblad Kosten kunt u middels de Sjabloon knop uw aangemaakte sjabloon opslaan. Nadat u op de sjabloon knop heeft geklikt verschijnt de Sjabloon Lijst. Rabo Trade Access 17

18 Vervolgens vult u alleen de volgende gegevens in: Naam - Geef een unieke naam aan ieder sjabloon. Soort - selecteer of het sjabloon Persoonlijk of Algemeen is. Persoonlijk betekent dat het sjabloon alleen beschikbaar is voor de huidige gebruiker, terwijl Algemeen betekent dat deze voor alle gebruikers beschikbaar is. Klik vervolgens op aanmaken. Let op! het is niet mogelijk om een sjabloon aan te maken vanuit een eerder opgeslagen opdracht welke u weer heeft opgepakt vanuit de functie Opdracht wijzigen onder de Import LC functies. 4.2 Een import LC opdracht aanmaken met gebruik van een sjabloon Als u bij het aanmaken van een nieuwe LC opdracht gebruik wilt maken van een eerder aangemaakt sjabloon gaat u naar de Import LC functie LC opdracht aanmaken. Een nieuwe transactie verschijnt op het scherm. Vervolgens klikt u in het eerste tabblad Algemeen onderaan het scherm op de sjabloon knop. Daarmee opent u een nieuw scherm met daarin de Sjabloon Lijst die een overzicht weergeeft van eerder aangemaakte sjablonen. Vink het sjabloon aan wat u wenst te gebruiken en klik op Laden zodat de gegevens uit het sjabloon overgenomen worden in de transactievelden van de nieuwe opdracht. U kunt ook gebruik maken van de filterfunctie met vier verschillende zoekcriteria om het juiste sjabloon te vinden in het geval de sjabloon lijst erg lang is. Daarbij kunt u eerst aangeven of het zoekcriterium bijvoorbeeld iets moet bevatten (= contains) of exact gelijk is aan (= equal to). U kunt filteren op sjabloon naam, gebruiker (= pasnummer) van degene die het sjabloon heeft aangemaakt, de aanmaakdatum van het sjabloon en/of het soort (= private of public) sjabloon. Voorbeeld: als u bij aangemaakt door plus contains kiest en in het volgende veld 9605 invult ziet u alle sjablonen verschijnen die zijn aangemaakt door de gebruiker met een pasnummer dat 9605 bevat. Nadat de gegevens succesvol geladen zijn kunt u deze, indien gewenst, nog aanpassen in de nieuwe LC opdracht. Het systeem zal met de volgende melding aangeven als het laden van de gegevens is geslaagd. Rabo Trade Access 18

19 Let op! het is niet mogelijk om een sjabloon te laden vanuit een eerder opgeslagen opdracht welke u weer heeft opgepakt vanuit de functie Opdracht wijzigen onder de Import LC functies. 4.3 Een sjabloon aanpassen of verwijderen Het komt voor dat een sjabloon aangepast moet worden omdat het op een gegeven moment verouderde gegevens bevat of gegevens aangevuld en/of verwijderd moeten worden. Het aanpassen van een sjabloon kan alleen op een indirecte wijze waarbij u als volgt handelt. Ga naar de Import LC functie LC opdracht aanmaken, klik onderaan het eerste tabblad Algemeen van de nieuwe transactie op de sjabloon knop en selecteer het aan te passen sjabloon uit de eerder aangemaakte sjablonen lijst. Klik dan op laden. Nadat de gegevens succesvol geladen zijn kunt u de gegevens aanpassen. Ga na aanpassing naar het laatste tabblad Kosten en klik weer op de sjabloon knop. Selecteer weer hetzelfde sjabloon als wat in het begin is geladen en klik vervolgens op Vernieuwen. De aanpassingen zijn nu in het sjabloon onder dezelfde sjabloon naam opgeslagen. De volgende melding zal in de transactie verschijnen. Vervolgens kunt u de nieuwe opdracht annuleren, tenzij u meteen een nieuwe LC opdracht wilt aanmaken. Een sjabloon verwijderen gaat op dezelfde wijze als hierboven beschreven. In plaats van Vernieuwen klikt u dan op Verwijderen. De volgende melding zal in de transactie verschijnen. Let op! het is niet mogelijk om een sjabloon aan te passen of te verwijderen vanuit een eerder opgeslagen opdracht welke u weer heeft opgepakt vanuit de functie Opdracht wijzigen onder de Import LC functies. Rabo Trade Access 19

20 N.B. De functie Sjablonen beheren onder het menu Basisgegevens is alleen bedoeld om een sjabloon van Private naar Public te veranderen. Rabo Trade Access 20

21 5 Een import LC opdracht aanmaken middels de kopieerfunctie Als u opdrachten heeft waarin steeds dezelfde gegevens opgenomen moeten worden kunt u ook gebruik maken met kopieer functie. Door bij het aanmaken van een nieuwe LC opdracht een eerder aangemaakte LC opdracht te kopiëren kunt u tijd besparen. U gaat naar de Import LC functie LC opdracht aanmaken. Een nieuwe transactie verschijnt op het scherm. Vervolgens klikt u rechtsboven in het eerste tabblad Algemeen op Kopie bestaande transactie. Nadat u op Kopie bestaande transactie heeft geklikt verschijnt een overzicht van eerder aangemaakte transacties. Naarmate u meer transacties heeft aangemaakt wordt het overzicht steeds uitgebreider. Met een zoekfunctie kunt u de te kopiëren transactie makkelijker vinden. U kunt de zoekfunctie aanpassen zodat het mogelijk wordt om op LC nummer, Naam, Muntsoort of ADV BK Naam (Adviserende Bank Naam) te zoeken. Het veld daarnaast staat op Contains (= bevat) maar kunt u indien gewenst aanpassen naar Equals (= gelijk aan) of Begins with (= begint met). Rechts daarnaast kunt u dan de passende tekst invullen op basis waarvan u de reeds eerder gemaakte transactie kunt vinden (deze is wel hoofdlettergevoelig). Klik dan in de kolom LC nummer het juiste LC aan welke gekopieerd moet worden. Behalve het LC nummer en andere referentienummers worden de gegevens van de geselecteerde transactie in de nieuwe aanvraag ingelezen. Wijzig naar behoefte de transactievelden voordat u de opdracht bevestigt. Rabo Trade Access 21

22 6 Concept import LC opdracht bekijken en printen Meteen nadat u een LC opdracht heeft afgerond en bevestigd krijgt u een scherm met de mogelijkheid om een concept van de LC opdracht in te zien en te printen door op de link Document bekijken te klikken zoals hieronder wordt getoond. Daarna verschijnt het concept van de LC opdracht waarvan hieronder een deel wordt weergegeven. Dit is een PDF bestand wat u kunt opslaan of uitprinten. Mocht u het scherm met de melding Document bekijken al voorbij zijn dan is het ook mogelijk om het concept van de LC opdracht te bekijken via de ILC functie Status van LC bekijken. Rabo Trade Access 22

23 Selecteer de betreffende transactie en klik op de knop Historie. Selecteer de gebeurtenis (LC Application) van de transactie die u wilt printen en klik op Selecteren. Onderaan de pagina kunt u middels de knop Documenten het PDF bestand oproepen en printen. Ook nu verschijnt het concept van de LC opdracht wat u kunt opslaan of uitprinten. Rabo Trade Access 23

24 7 Import LC opdrachten in RTA tekenen Na het invullen en voltooien van een opdracht LC of voltooien van een Geopende LC wijziging dient deze door een daartoe geautoriseerde gebruiker in RTA goedgekeurd en getekend te worden. Na het tekenen van de opdracht wordt deze aangeboden bij Trade Services ter verdere verwerking. U kunt opdrachten eventueel nog wijzigen tot de eerste handtekening is gezet via de ILC functie Opdracht wijzigen. 7.1 Tekenen Ga naar de Import LC functie Opdracht tekenen. De te tekenen opdracht kunt u in de lijst opzoeken. U kunt daarbij eventueel gebruik maken van de filterfunctie. Door het (deels) invullen van een of meerdere selectiecriteria zoals het LC Nummer, Naam Begunstigde en op Filter te klikken ziet u een lijst met alle transacties die voldoen aan de opgegeven criteria (de tekst die in de zoekvelden ingevuld wordt is hoofdlettergevoelig). Vink de transactie aan die u wilt tekenen en klik op Selecteren. De transactie verschijnt in beeld en u kunt deze per tabblad bekijken en controleren op juistheid. Op het laatste tabblad kunt u middels de knop Afkeuren of Tekenen de transactie afkeuren of goedkeuren nadat u akkoord bent gegaan met de additionele regels op grond van de sanctiewetgeving. Vink hiervoor de check box aan. Rabo Trade Access 24

25 7.1.1 Tekenen van meerdere dossiers tegelijk Deze functionaliteit is alleen beschikbaar op aanvraag. Neem hiervoor contact op met uw relatiemanager. Indien u van deze functionaliteit gebruikt maakt, vinkt u de transacties aan die u wilt tekenen en klik op Selecteren. U dient nu met de voorwaarden akkoord te gaan door de check box aan te vinken en vervolgens kunt u met de knop tekenen de transacties tegelijk goedkeuren. Dit is alleen mogelijk met de USB reader of de Rabo scanner. Rabo Trade Access 25

26 Om een opdracht te tekenen heeft u een reader, een USB reader of de Rabo Scanner nodig. reader USB reader Rabo Scanner Tekenen met de Reader De pop-over voor het tekenen met de reader verschijnt als er geen USB Reader is aangesloten. Volg de instructies en bereken de signeercode en vul deze in op uw scherm. Klik dan op Verzenden. Als u meerdere tekenopdrachten heeft geselecteerd, verschijnt automatisch de volgende geselecteerde tekenopdracht voor ondertekening. Afhankelijk van de grootte van het transactiebedrag wordt gevraagd om één of meerdere controlegetallen in te voeren: Transactiebedrag Aantal controlegetallen Tot Van tot Van ,5mln Tekenen met de USB Reader Het pincode venster verschijnt. Toets nu de pincode van de pas in en klik op OK Tekenen met de Rabo Scanner De pop-over voor het tekenen met de Rabo Scanner verschijnt als er geen USB Reader is aangesloten. Volg de instructies en vul de signeercode in op uw scherm. Klik dan op onderteken. Als u meerdere tekenopdrachten heeft geselecteerd, verschijnt automatisch de volgende geselecteerde tekenopdracht voor ondertekening. Rabo Trade Access 26

27 N.B. In de meeste gevallen is het tekenen door één gebruiker binnen uw bedrijf voldoende. Dit is echter afhankelijk van de wijze waarop de machtigingen voor het tekenen zijn aangevraagd voor RTA. Het is dus ook mogelijk dat binnen een bedrijf voor de te tekenen opdrachten een dubbele autorisatie verlangd is. Dan moet de handeling herhaald worden door een andere gebruiker die gemachtigd is om te tekenen. 7.2 Afkeuren Wanneer u voor Afkeuren kiest kunt u de reden van het afkeuren meegeven: U kunt de opdracht dan weer oppakken via de ILC functie Opdracht wijzigen en aanpassingen doen. Rabo Trade Access 27

28 8 Import LC opdrachten in RTA wijzigen of verwijderen 8.1 Opdrachten wijzigen LC opdrachten of - wijzigingen die nog niet zijn getekend, zijn afgekeurd of eerst zijn opgeslagen kunnen nog aangepast worden via de Import LC functie Opdracht wijzigen. Deze opdrachten hebben als status pending of saved. Klik op Opdracht wijzigen en maak eventueel gebruik van de filterfunctie om de te wijzigen opdracht snel terug te vinden. Door het (deels) invullen van een of meerdere selectiecriteria zoals het LC Nummer, Uw Referentie en Naam Begunstigde en op Filter te klikken ziet u een lijst met alle transacties die voldoen aan de opgegeven criteria (de tekst die in de zoekvelden ingevuld wordt is hoofdlettergevoelig). Vink de opdracht aan die u wilt aanpassen en klik op Selecteren. De opdracht verschijnt in beeld en u kunt de gegevens naar behoefte aanpassen. Klik op bevestigen als u klaar bent. 8.2 Opdrachten verwijderen LC opdrachten of - wijzigingen die nog niet zijn getekend, zijn afgekeurd of eerst zijn opgeslagen kunnen verwijderd worden via de Import LC functie Verwijder nog niet verwerkte opdrachten. Deze opdrachten hebben als status pending of saved. Klik op Verwijder nog niet verwerkte opdrachten en maak eventueel gebruik van de filterfunctie om de te verwijderen opdracht snel terug te vinden. Door het (deels) invullen van een of meerdere selectiecriteria zoals het LC Nummer, Uw Referentie en Naam Begunstigde en op Filter te klikken ziet u een lijst met alle transacties die voldoen aan de opgegeven criteria (de tekst die in de zoekvelden ingevuld wordt is hoofdlettergevoelig). Vink de opdracht aan die u wilt verwijderen en klik op selecteren. Rabo Trade Access 28

29 De opdracht verschijnt in beeld en u kunt op het laatste tabblad de opdracht of wijziging verwijderen door op Verwijderen te klikken. In een volgend scherm wordt om bevestiging gevraagd. Door op OK te klikken wordt de opdracht verwijderd. Rabo Trade Access 29

30 9 Status bekijken van een import LC Nadat een LC opdracht of Geopende LC wijziging door een daartoe geautoriseerde gebruiker in RTA is goedgekeurd en getekend wordt deze, als u bankiert bij een lokale Rabobank, via RTA voor ondertekening bij uw bank aangeboden. Na het tekenen van de opdracht door de lokale bank in RTA wordt deze aangeboden bij Trade Services ter verdere verwerking. Zodra de opdracht daar verwerkt en geautoriseerd is wordt een update van de transacties in RTA verwerkt. Onder de Import LC functies kunt u via Status van LC bekijken zien dat de transactie in RTA een nieuwe status heeft gekregen waardoor duidelijk wordt wanneer en welke laatste actie de transactie heeft ondergaan. In onderstaand voorbeeld ziet u voor elke transactie dat in de laatste 3 kolommen de meest recente actie en de status daarvan wordt weergegeven. U kunt ook alle handelingen van één transactie verder inzien. Klik op Status van LC bekijken en maak eventueel gebruik van de filterfunctie om de opdracht snel terug te vinden. Door het (deels) invullen van een of meerdere selectiecriteria zoals het LC Nummer, Uw Referentie en Naam Begunstigde en op Filter te klikken ziet u een lijst met alle transacties die voldoen aan de opgegeven criteria (de tekst die in de zoekvelden ingevuld wordt is hoofdlettergevoelig). Vink de opdracht aan die u wilt bekijken en klik op historie. Om een van de acties te bekijken vinkt u deze aan en klikt vervolgens op Selecteren. Klik op Annuleren als u klaar bent. Rabo Trade Access 30

31 RTA kent verschillende statussen voor transacties. Hieronder staat uitgelegd wat elke status betekent. Naam gebeurtenis Status Import LC Betekenis LC Application Amend LC Released De LC opdracht of opdracht wijziging is getekend en verzonden LC Application Amend LC Pending De LC opdracht of opdracht wijziging is aangemaakt en bevestigd maar nog niet getekend. Als de transactie nog niet getekend is kan deze via Opdracht Wijzigen nog aangepast worden. LC Application Issued Amendment Processed De LC opdracht of opdracht wijziging is verwerkt bij de Rabobank LC Application Amend LC Partially authorized De LC opdracht of opdracht wijziging is door 1 persoon getekend en wacht nog op de 2 e ondertekening. LC Application Amend LC Refused De LC opdracht of opdracht wijziging is afgekeurd en ter aanpassing retour gezonden LC Application Amend LC Saved De LC opdracht of opdracht wijziging is opgeslagen en kan via Opdracht Wijzigen worden geopend voor verdere afhandeling Payment Details Deferred Payment Processed Processed De aangeboden documenten zijn afgewikkeld of zullen worden afgewikkeld. De aangeboden documenten zullen op vervaldag worden afgewikkeld. Rabo Trade Access 31

32 10 Documentenbibliotheek 10.1 Digitaal inzien van documenten De door de bank van de begunstigde aangeboden documenten onder Import LC s worden na ontvangst en verwerking door Trade Services digitaal beschikbaar gesteld in RTA. Zo wordt het voor u als klant mogelijk om de documenten via RTA in te zien. U gaat hiervoor naar de module Documenten en klikt in de linker kolom op Documenten en vervolgens op Documenten bibliotheek. Er verschijnt een overzicht van LC transacties waarvoor documenten en/of swiftberichten voor u beschikbaar zijn ter inzage. Als het overzicht nogal uitgebreid is kunt u ook de filterfunctie gebruiken. U kunt zoeken op Referentienummer en Module. Het referentienummer betreft het LC nummer wat aan de transactie is toegekend (waarbij u de eerste twee en de laatste drie letters van het referentienummer kunt weglaten). Mocht u in RTA ook over de import incasso module beschikken dan kunt u ook zoeken op Module per productonderdeel (IMLC voor import LC s; IMCO voor import incasso s). Om documenten onder een transactie in te zien selecteert u deze en klikt u op de Documenten knop. Rabo Trade Access 32

33 De toevoeging achter het LC-nummer van D1, D2, D3 etc. geeft aan of het de eerste, tweede, derde documentenzending onder een LC betreft Digitaal inzien van swiftbericht geopend LC en/of wijziging Nadat uw opdracht tot opening of wijziging van een LC verwerkt is bij Trade Services, dit ziet u aan de status processed, is het betreffende swiftbericht dat Trade Services heeft verstuurd voor u zichtbaar in de Documentenbibliotheek. Het betreft een swift MT700 voor een geopend LC en een swift MT707 voor een verstuurde wijziging. Ga om de berichten in te zien naar de Documentenbibliotheek in de module Documenten. Er verschijnt een overzicht van de LC transacties waarvoor documenten en/of swiftberichten voor u beschikbaar zijn voor inzage. U herkent een swiftbericht aan de term swift in de kolom Document Type. In de kolom Document staat dan mt700 voor een geopend LC of mt707 voor een verstuurde wijziging. Selecteer het betreffende dossier. Gebruik hiervoor indien nodig de filterfunctie zoals in paragraaf 10.1 beschreven staat. Klik op de knop Documenten en het verzonden swiftbericht verschijnt op het scherm. Rabo Trade Access 33

34 11 notificatie Met deze functionaliteit kunt u aangeven bij welke handeling onder een import LC een mail gestuurd moet worden naar een of meerdere personen binnen uw bedrijf zodat zij daarover geïnformeerd zijn en indien nodig daarop actie kunnen ondernemen. Onder de module Basis gegevens vindt u in de linker kolom de notificatie. Als u deze optie opent ziet u groep toevoegen. Hier maakt u eerst een groep aan met daarin de adressen van de personen die een notificatie moeten ontvangen. U kunt meerdere groepen aanmaken met verschillende samenstellingen van te mailen persoonlijke- en/of afdelingsmailadressen. Met de knop Toevoegen kunt u één voor één alle adressen aan de lijst van die groep toevoegen. Door op Bevestigen te klikken slaat u de groep op. Vervolgens gaat u naar Basis gegevens > notificatie > notificatie toevoegen om per productonderdeel aan te geven bij welke actie een mail verstuurd moet worden en naar welke groep. Rabo Trade Access 34