Projectplan E-gemeente Informatisering: de automatisering van bedrijfsprocessen

Transcriptie

1 Datum: 16 oktober 2008 Bestuurlijk opdrachtgever: Klaas Tigelaar Ambtelijk opdrachtgever: Jaap Brouwer Projectleider: Marijk van der Hoek Projectplan E-gemeente Informatisering: de automatisering van bedrijfsprocessen 1 Inleiding In de organisatie zijn er op diverse plekken projecten, werkzaamheden en initiatieven die betrekking hebben op de informatiseringsfunctie. Er is een visie op Informatisering ontwikkeld, er wordt gewerkt aan verdere automatisering van diverse werkprocessen (vergunningverlening, beheer openbaar gebied), de GEO-informatie wordt vorm gegeven, de elektronische dienstverlening wordt verder ontwikkeld, de basisregistraties worden ingevoerd. Daarnaast wordt een start gemaakt met de digitalisering van het archief en de post- en factuurstromen in de organisatie. Dit projectplan bindt alle initiatieven die er zijn op het gebied van informatisering samen, maakt een totaaloverzicht en verbindt de diverse zaken samen tot één project met een aantal deelprojecten. 2 Probleemstelling In de notitie I-visie Oud-Beijerland wordt een visie beschreven op informatisering. Op het gebied van Informatisering zijn er al diverse initiatieven genomen, ook zijn er nog de nodige initiatieven om verder te ontwikkelen en te implementeren. De probleemstelling in de I-visie vormt de basis voor de probleemstelling van het totale project E-gemeente: De organisatie wordt vanuit diverse kanten gedwongen om verder automatisering van de bedrijfsprocessen te realiseren: Wettelijke verplichtingen opgelegd vanuit de landelijke overheid zoals de invoering van diverse basisregistraties en elektronische dienstverlening; De wens van de klant (inwoners, bedrijven, instellingen) om 24 uur per dag bereikbaar te zijn voor het verstrekken van informatie en voor het beschikbaar stellen van elektronische formulieren etc. De noodzaak tot de opbouw van zaakdossiers: informatie die vanuit verschillende kanten komt over een specifiek onderwerp moet worden gebundeld in één zaakdossier. In het politiek vierjarenprogramma is één van de doelstellingen de klantgerichtheid van de organisatie te vergroten. Informatisering van de organisatie draagt daar voor een belangrijk deel aan bij. 3 Doelstelling De doelstelling van dit projectplan is de bundeling van alle projecten op het gebied van Informatisering zodanig dat structuur gegeven wordt aan de uitvoering van de projecten op dit gebied. 1

2 4 Randvoorwaarden en afbakening Het project is groot van omvang. Dit betekent dat de onderdelen in deelprojecten uitgevoerd gaan worden. De gehele organisatie wordt op enig moment in meer of mindere mate betrokken. Dit maakt dat hier in de zin van tijd rekening gehouden moet worden met de werkplannen van de afdelingen/medewerkers. Om dit project succesvol tot een einde te kunnen brengen is het noodzakelijk dat hier prioriteit aan gegeven wordt door zowel bestuur als management. Voor de digitalisering van de post- en factuurstromen en om te komen tot digitale dossiervorming is het noodzakelijk dat de bestaande (archief)dossiers voldoen aan een aantal eisen. Eén projectdeel is erop gericht om te komen tot een goed ingericht archief. Hierbij is de voorwaarde dat alle dossiers in de gehele organisatie voldoen aan de actuele eisen van de archiefwet. De deelprojecten worden aangegeven in 5. Een aantal van deze deelprojecten zijn al in uitvoering. Andere deelprojecten moeten nog worden gestart. De notities die ten grondslag liggen aan de verschillende projecten zijn in de bijlagen opgenomen: I-visie Oud-Beijerland (augustus 2008) Begrippen en afkortingen Activiteitenplanning/implementatieplan (mei 2008) Projectplan Geografische informatievoorziening (juni 2006) Digitale allures (augustus 2005) Memo Invoering basisregistraties (maart 2008) Informatiearchitectuur (2004) ICT-beheerplan 2008/2009 (2007) ICT-stappenplan (2006) Project digitalisering (2008) Projectplan Documentaire Informatievoorziening (2008) Vervanging ABT (2008) 5 Organisatie en management Voor het project E-gemeente wordt een stuurgroep ingericht. De projectgroep bestaat uit de projectleiders van de verschillende deelprojecten: GIS-systeem Elektronische dienstverlening Gegevensbeheer Digitalisering post en archief Personeel & Organisatie 5.1 Stuurgroep E-gemeente: Voorzitter: Jaap Brouwer Marijk van der Hoek (ID) Margriet de Zoete (GW) Ton van Dongen (RO) Erwin Wigt (PRO/RO) Kees Vink (OG) Secretaris: Jacqueline Kruithof Kirsten Schouten (verslaglegging) 2

3 De stuurgroep bespreekt de rapportage vanuit de projectgroep en ziet toe op/bewaakt de invoering en borging in organisatie. De stuurgroep komt eens per 6 weken bij elkaar. De stuurgroep gebruikt het volledige MT als klankbord. 5.2 Projectgroep E-gemeente: Voorzitter: Marijk van der Hoek (Projectleider) Bert Hermanussen (Projectleider deelproject) Monique van der Stappen (Projectleider deelproject) Jacqueline Kruithof (Projectleider deelproject/projectsecretaris) Diny Kramer (Projectleider deelproject) Pim Ensering (Projectleider deelproject) Kirsten Schouten (verslaglegging) De projectgroep houdt de planning van de deelprojecten in de gaten en draagt zorg voor de afstemming en verbinding van de onderlinge delen. De projectgroep rapporteert aan de stuurgroep. De projectgroep komt eens per 4 weken bij elkaar. In de hieronder genoemde projectgroepen staan de namen genoemd van medewerkers in de organisatie die betrokken zijn bij (onderdelen) van het project. In de loop van de tijd is het mogelijk dat andere medewerkers uit de organisatie uitgenodigd worden een bijdrage te leveren aan het project. Deze bijdrage zou ook kunnen bestaan uit het voor korte tijd aanschuiven in de projectgroep om ontwikkelen te delen of specifieke kennis in te brengen. De deelprojectgroepen rapporteren aan de projectgroep E-gemeente. 5.3 Projectgroep GIS-systeem: Voorzitter: Diny Kramer (Projectleider) Iwan de Vreede (GW), Dafne Struijk (RO), Jacqueline Kruithof (ID), Linda Appelo (RO), Evelien Knibbeler (PRO), medewerker Brandweer (BW) Onder de projectgroep GIS vallen de onderdelen: Modernisering back-office systeem Beheer OG Modernisering back-office systeem Vergunningen GIS-Viewer Basis Geodatawarehouse Implementatie BAG Implementatie WKPB (2 e fase) Invoering DURP Ontwikkeling Geo-systeem Organisatorische inbedding 5.4 Projectgroep Elektronische dienstverlening: Voorzitter: Monique van der Stappen (Projectleider) Debby Dekkers (ID), Inez Campo (GW), Sylvia Joon (GW), Harry van der Horst (RO) Onder de projectgroep Elektronische Dienstverlening vallen de onderdelen: Website: nieuwe lay-out, andere leverancier, implementatie systeem i.s.m. andere gemeenten in Hoeksche Waard. Inventariseren/koppelen digitale producten Implementeren formulier Klachten en Meldingen 3

4 E-formulieren Inrichten Bedrijvenloket Koppelen met productsystemen Afsprakenmodule gemeentewinkel via Internet Persoonlijke internetpagina (PIP) 5.5 Projectgroep Gegevensbeheer: Voorzitter: Jacqueline Kruithof (Projectleider) Kamla Jaghan (ID), Inez Campo (GW), Monique van der Stappen (ID) Onder de projectgroep Basisregistraties vallen de onderdelen: Invoering Key2Datadistributie Invoering BSN (in alle administraties) Invoering Mid-office 5.6 Projectgroep Digitalisering post en archief: Voorzitter: Bert Hermanussen (Projectleider) Monique van der Stappen (ID), Kamla Jaghan (ID), André de Kievit (ID) Senior DIV (vacature ID), Michel Westerweele (FI), René van Ast (ID) Bij dit deelproject geldt de afspraak dat tussen de externe projectleider, Monique van der Stappen en René van Ast nauw wordt samengewerkt zodat kennis na vertrek van de projectleider gewaarborgd blijft. Onder de projectgroep Digitalisering post en archief vallen de onderdelen: Reorganisatie post- en archiefstromen Invoeren documentair structuurplan (DSP) Implementatie DMS/WFM Werkprocessen opnemen in DMS/WFM Koppeling andere systemen met DMS/WFM Digitale archivering Invoering/Ontsluiting WFM Vervanging ABT 5.7 Projectgroep Personeel & Organisatie: Voorzitter: Pim Ensering (Projectleider) Jacqueline Kruithof (ID), Marcel van Vuuren (ID), Onder de projectgroep Personeel & Organisatie vallen de onderdelen: Informatiearchitectuur opstellen/actualiseren Beveiligingsbeleid ICT Uitwijk Opstellen opleidingsplan ICT-functies Beleid flexibel werken herzien 4

5 6 Tijdpad en procedure In de bijlagen is een activiteitenplanning opgenomen waarin voor alle onderdelen de planning is weergegeven. Het projectplan wordt besproken in het managementteam waarna bespreking plaatsvindt met de twee portefeuillehouders (burgemeester en portefeuillehouder ICT). Het projectplan wordt besproken met de Ondernemingsraad en voorgelegd voor advies (WOR art. 25 lid 1-k). Besluitvorming vindt vervolgens plaats door het college van B&W. Het projectplan wordt ter kennisname voorgelegd aan de leden van de commissie Bestuur & Middelen. 7 Communicatie Per project vindt communicatie plaats met de betrokken partijen. Over het gehele project communiceert de stuurgroep via het personeelsblad en intranet over de stand van zaken. Ook wordt hierbij gebruik gemaakt van de nieuwsbrief die de afdeling ID uitgeeft. De frequentie van communicatie evenals de inhoud wordt afgestemd binnen iedere bijeenkomst van de stuurgroep. 8 Tijdbeslag en prioriteitsstelling De inzet van de medewerkers die op enige wijze bijdragen aan het project E-gemeente bedraagt totaal: naam afd. rol Jaap Brouwer GS voorzitter stuurgroep Marijk v.d. Hoek ID lid stuurgroep Bert Hermanussen ID Projectleiding Monique v.d. Stappen ID Projectleiding Jacqueline Kruithof ID Projectleiding/secretaris Diny Kramer OG Projectleiding Pim Ensering ID Projectleiding Kirsten Schouten ID verslaglegging Iwan de Vreede GW GIS Linda Appelo RO GIS medewerker Brandweer BW GIS Debby Dekkers ID elektr.dienstverlening Inez Campo GW elektr.dienstverlening, gegevensbeheer Sylvia Joon GW elektr.dienstverlening Harry v.d. Horst RO elektr.dienstverlening René van Ast ID digitalisering Michel Westerweele FI digitalisering Kamla Jaggan ID digitalisering, gegevensbeheer André de Kievit ID digitalisering Marcel van Vuuren ID P&O

6 9 Middeleninzet De aanschaf van de meeste applicaties, verbonden aan de onderdelen van dit project is opgenomen is het ICT-Beheerplan. Echter, voor de implementatie van met name het onderdeel digitalisering post en archief is in het ICT-beheerplan onvoldoende rekening gehouden. Enerzijds heeft dit te maken met de inhaalslag die gemaakt moet worden om de dossiers klaar te maken voor de digitalisering, anderzijds heeft dit te maken met de benodigde inhuur van de projectleider om dit omvangrijke project uit te kunnen voeren. Tenslotte is in het ICT-beheerplan onvoldoende rekening gehouden met de nodige omscholing van medewerkers in de organisatie. Dat betekent dat de volgende middelen benodigd zijn voor de uitvoering van het voorliggend projectplan: inhuur projectleider (45 weken, 36 uur per week) uitvoering actualiseren post- en archiefstromen onvoorzien en opleiding en begeleiding medewerkers op de werkplek In het politiek vierjarenprogramma (P4P) geeft het college aan groot belang te hechten aan de ontwikkeling van de dienstverlening. Het project Klantgerichte Organisatie heeft daarin een belangrijke rol gespeeld. In dit project wordt de dienstverlening verder vergroot waarbij automatisering een grote rol speelt. In de verschillende projectplannen is aangegeven welke wijze e.e.a. wordt bereikt (zie bijlagen). Voorgesteld wordt om uit de gelden bestemd voor de uitvoering van het politiek vierjarenprogramma (P4P) beschikbaar te stellen voor het project E-gemeente. In het ICT-beheerplan zijn de nodige bedragen opgenomen voor de aanschaf, implementatie en het onderhoud van aan te schaffen applicaties (zie bijlage ICT-beheerplan 2008/2009). Voor de jaren na 2009 zijn ook enkele investeringen gepland. Deze investeringen worden door de raad vastgesteld in het nog op te stellen ICT-beheerplan 2010/2011. Deze notitie wordt in de loop van het jaar 2009 opgesteld en voorgelegd ter besluitvorming. 6