Algemene doelstelling. Huidige situatie

Transcriptie

1 Jaarplan 2014

2 Algemene doelstelling Present Leeuwarden heeft als doel de brug te zijn tussen groepen en individuen die iets te bieden hebben en personen of instanties die daarmee geholpen kunnen worden. Uiteindelijk zal er hierdoor een beweging opgang komen die er voor zorgt dan mensen het weer gewoon gaan vinden om naar elkaar om te zien. Huidige situatie Stichting Present Leeuwarden is uitgegroeid naar een organisatie waar Leeuwarden niet meer zonder kan. Het aantal hulpvragen voor praktische projecten groeit waardoor een aangemelde groep vaak op korte termijn gematched kan worden aan een vraag. Het aantal operationeel vrijwilligers (mensen die mee gestalte geven aan de organisatie) is het afgelopen jaar flink gegroeid. Mensen bieden spontaan hun diensten aan om de organisatie goed te laten functioneren. We zijn een organisatie geworden waar mensen bij willen horen. We komen dan nu ook in een situatie dat we de organisatie goed in moeten richten en iedereen op zijn plaats goed gaat functioneren. Kortom werk gaat verschuiven van betaalde krachten naar vrijwilligers, waarmee de betaalde krachten de vaste factor naar buiten zijn en regelen dat het operationele werk voor het grootste gedeelte door vrijwilligers wordt uitgevoerd. Hierop zal dit jaarplan dan ook voor een groot gedeelte zijn gebasseerd. Betaalde krachten zijn altijd de achtervang van de vrijwilligers. Goede instructie en een helder proces zijn hiervan de basis. Uitbreiding gebied Vanaf is een gedeelte van de voormalige gemeente Boansterhim toegevoegd aan de gemeente Leeuwarden. De mogelijkheden voor groepen en projecten in dit gebied zal nader bekeken moeten worden. Dit valt verder onder de reguliere werkzaamheden Jaarplan Stichting Present

3 De centrale doelstelling is: Present slaat een brug om 160 keer een groep in te zetten uit de breedte van de samenleving. De kerken zijn hier het startpunt. De groepen zetten zich in met de juiste motivatie, de juiste begeleiding, de juiste follow-up. Doelstellingen en targets uitgevoerde projecten ,= ontvangen aan financiële steun Sterke organisatie neerzetten. Met name uitbreiding van het bestuur, waaronder werving van een inspirerende voorzitter. Sterke organisatie door: Inschrijven 3 nieuwe bestuursleden. Fondswerving continue sturing. Uitbreiden ambassadeurs binnen kerken. (Elke kerk die meerdere groepen (kan) leveren een ambassadeur/contactpersoon). Projectadministratie door vrijwilligers (2 á 3) Vastleggen (en onderhouden) processen en daarop sturen. Uibreiden PR werkgroep. Elkaar op de hoogte houden en betrokkenheid stimuleren. Contact onderhouden met vrijwilligers. Vrijwilligers willen zich inzetten maar houden niet van vergaderen. Betaalde krachten moeten regelaars zijn en weinig uitvoerend. Professionaliseren van de medewerkers en daarmee ook de vrijwilligers. Organogram: Fondswerving Bestuur PR en communicatie Coördinator Contactpersoon MO s Operationeel team Project voorbereiders / begeleiders Administratie 2 personen Werving groepen 1 vrijwilliger Ambassadeurs kerken Ondersteuning MO 1 vrijwilliger Ondersteuning vaste flexgroep Jaarplan Stichting Present

4 Toelichting organisatie Bestuur: sturen via de coördinator de operationele organisatie aan, de fondswerving en PR en communicatie. Fondswerving: Neemt de volledige fondswerving voor hun rekening nemen. Dit inclusief rapportage naar verstrekkers. Informatie wordt via coördinator verzameld. PR en Communicatie 2 personen die nu de PR communicatie doen. Dit zal moeten groeien. Nu alleen mogelijkheden voor Facebook en eventuele artikelen in het Friesch Dagblad. Coördinator: Coördinator (die de operationele organisatie aanstuurt) en contactpersoon MO s. Operationeel team: Alle operationeel betrokken vrijwilligers Onder te verdelen in: Project voorbereiders en begeleiders: Een groep die projectopname (projectbezoek) doen en/of projecten begeleiden. Het opstarten en afsluiten van een project Administratie: 2 personen die administratief werk verrichten voor het operationeel team. Dit is het invoeren van hulpvragen, afhandelen van projecten en plaatsen op de site, maar ook bijzondere activiteiten zoals het op orde brengen van de bestanden in CRM t.b.v. rapportage en verwerken Flex-projecten Werving groepen Vrijwilligers die in samenwerking met de coördinator in eerste instantie voornamelijk kerken benaderen om groepen te werven, ambassadeurs van kerken te werven en daarmee meer kerken actief te krijgen en de al actieve kerken beter te bedienen i.s.m. ambassadeurs. In tweede instantie ook andere groeperingen betrekken bij het werk van Present. Ambassadeurs kerken Mensen die binnen hun eigen kerk/gemeente groepen werven, presentaties geven enzovoort. Ondersteuning MO Vrijwilliger(s) die ondersteunen in het matchen en het ontwikkelen van concepten. Met name de ontwikkeling van concepten voor het vereenvoudigen van sociale activiteiten bij instellingen. Ondersteuning Flex-groep: De vaste Flex-groep wordt ondersteund door 1 vrijwilliger die planning en afhandeling van de projecten doet. Voor de gehele organisatie geldt dat wanneer een vrijwilliger uitvalt, de betaalde krachten een oplossing zoeken of zelf tot uitvoering over moeten gaan. Jaarplan Stichting Present

5 Stel regel met name voor 2013 is dat de betaalde krachten het werk regelen maar zoveel mogelijk laten uitvoeren door vrijwilligers. We onderkennen de volgende soorten groepen: Werving groepen Vaste Flex-groep (doen wekelijks op projecten) Georganiseerde Flex-groepen (worden geformeerd uit het bestand van flex-werkers die wanneer nodig gevraagd kunnen worden) Reguliere groepen (groepen die een keer een project gaan doen en zich na verloop van tijd weer aan melden voor een nieuw project) Reguliere groepen (eenmalige inzet) Hierop ligt de nadruk op de werving van groepen. Dit omdat we steeds meer mensen willen betrekken bij het werk van Present Leeuwarden en daarmee de beweging op gang willen brengen dat steeds meer mensen het vanzelfsprekend vinden om naar een ander om te zien. We onderscheiden de volgende indeling: Groepen uit Kerken Groepen van scholen Groepen van bedrijven/instellingen Serviceclubs (Rotary, Lions en dergelijke) Flex-groepen Overige groepen Uiteraard kunnen we hierin ook weer onderscheid maken in leeftijdscategorieën en samenstellingen (zoals gezinnen, vrienden enzovoort). Groepen uit Kerken Voor het werven van groepen uit kerken zijn een aantal zaken van belang: Alle Kerken Present laten zijn. Netwerken bij nieuwe kerken Ambassadeurs in Kerken werven Target per kerk (in apart plan geformuleerd) Groepen van scholen Friese poort Voortzetten van de jaarlijkse actie met de Friese poort om in de week voor kerst activiteiten uit te voeren met jongeren van de opleiding PW. Onderzoeken of er mogelijkheden zijn voor andere studies om op een ander moment soortgelijke acties te doen. Jaarplan Stichting Present

6 NHL/Stenden Studenten kunnen vaak studiepunten vergaren door het uitvoeren van projecten. Groepen melden zich als klas aan. Stenden studenten moeten al stage vrijwilligerswerk doen. Zij melden zich individueel aan maar worden als groep ingezet. In de eerste helft van 2014 contact met Stenden over mogelijkheden om als aanbod opgenomen te kunnen worden voor stage en vrijwilligerswerk. Bekeken zal worden of er meerdere scholen zijn die op een ander moment gelijksoortige acties kunnen en willen doen. Groepen van bedrijven Present gaat een samenwerking aan met AEGON, die de mogelijkheid om een project te doen via Present aanbieden aan hun medewerkers. Het betreft projecten die als teambuilding / bedrijfsuitje worden gezien. Hiervoor wordt dan ook een vergoeding gegeven voor het regelen van de projecten. Verder zijn er nog geen contacten met bedrijven die zich hierbij aan willen sluiten. Plan is om bedrijven te benaderen via deelnemers van projecten. Hiervoor wordt nog een werkwijze ontwikkeld in Serviceclubs Rotary wil 2x per jaar een activiteit doen via Present. Met De Rondetafel en Aldehou opnieuw benaderen voor een activiteit in Overige groepen opsporen en contacten mee leggen. Flex-groep Overige groepen Hieronder valt onder andere Vrouwen van NU, waarvan een paar dames van de afdeling Leeuwarden in 2013 een eerste project hebben gedaan. Gekeken moet worden hoe meer vrouwen van NU actief kunnen worden. Andere vrouwen organisaties moeten opnieuw benaderd worden. Verder kijken naar andere mogelijke groeperingen en proberen contacten te leggen. Jaarplan Stichting Present

7 Bijzondere acties 40-dagentijd PKN NL-DOET (maart) Burendag (september) Sintnicolaasactie (facebook) Aangeboden hulpgoederen/vraag om goederen 40-dagentijd PKN Alle PKN kerken krijgen informatie van Present Leeuwarden om hier aan mee te doen. Per kerk kan dan verder afgesproken worden op welke wijze dat gaat gebeuren. NL-DOET Dit is met name geschikt voor serviceclubs, bedrijfen en dergelijke. Hiervoor apart deze groeperingen benaderen. Burendag Deze activiteit is met name geschikt om kerken/bedrijven in eigen omgeving wat te laten doen. Hierop gaan we ons mogelijk orienteren. Uitgangspunt is dan de buurt, de instelling in de buurt en de mogelijkheden van de omgeving. Sintnicolaasactie Ook in 2014 proberen we weer mensen te interesseren om voor gezinnen die het financiëel moeilijk hebben cadeautjes te regelen. In 2012 en 2013 is dit met name geregeld door een oproep op facebook. Deze actie wordt in 2014 voortgezet, maar daarnaast gaan we gezinnen werven die voor een ander gezin pakjes gaan regelen. Deze activiteiten zullen goed gepland moeten worden en al gaan starten in september/oktober. Hulpgoederen Regelmatig worden er goederen aan Present aangeboden. Dit loopt uiteen van een kinderfiets tot een complete woninginrichting. Over het algemeen kunnen we hier geen invulling aan geven. Alleen zaken die gericht zijn op kinderen, worden direct doorgegeven aan Jeugdhulp Friesland. Zo hebben zij tweemaal een kinderfiets gekregen en wat gebruikt speelgoed. Wanneer het om huisraad gaat wordt de hulpverlener/aanbieder in contact gebracht met Fryslan58 en wordt het verder onderling geregeld. Andersom is het ook mogelijk dat een hulpverlener vraagt om goederen. De hulpverlener wordt dan in contact gebracht met Fryslan58. Jaarplan Stichting Present

8 Matching / relatie met MO s Projectvoorbereiding / Projectbegeleiding Hiervoor is continue aandacht nodig. Steeds melden mensen zich aan voor deze taak. Belangrijk is dat projectbegeleiders goed opgeleid worden en weten dat ze altijd terug kunnen vallen op de betaalde krachten. Kwaliteit blijven bewaken en terug koppelen als er zaken niet goed gaan. Vereenvoudiging proces sociale projecten Soms is het lastig om een goede plek te vinden voor een sociaal project. Elk aanbod wordt naar iedere instelling gestuurd. Er is een afspraak gemaakt met een vrijwilliger / stagaire die gaat inventariseren bij de instellingen wat kan waar altijd aangeboden worden en wat is niet geschikt. Wat zouden ze nog graag eens uitgevoerd willen hebben. (Voorbeeld een avond deelname avondvierdaagse, zoals in Heerenveen is gedaan). Voorstellen mogen als hulpvraag ingedient worden, waardoor er ook voor sociale projecten een voorraad ontstaat. Dan kan direct bij presentatie en aanmelding gekeken worden welke groep geschikt is voor welke instelling en is de match eenvoudig te maken. Rapportage woningcorporaties Voor een woningcorporatie is het belangrijk te weten wat de impact is geweest voor de hulpontvanger en het voordeel voor de woningcorporatie. Dit moet in de verslaglegging naar de corporaties duidelijk weergegeven worden. Ook hierop wordt de stagair ingezet om het goed geregeld te krijgen. Jaarplan Stichting Present

9 Administratie Belangrijke items: Procesbeschrijving CRM Contracten Website projecten deel Procesbeschrijving Het hele proces met gebruik making van CRM moet vastgelegd zijn. Hierdoor weet iedereen wat hij/zij zou moeten doen en hoe. Uiteindelijk zal wanneer het proces goed op orde is en gevolgd wordt het altijd duidelijk zijn hoe de organisatie er voor staat. Daar waar dat nodig is instructies maken voor vrijwilligers. CRM In 2013 is het oude CRM vervangen voor een nieuw systeem, wat gebruik maakt van de database van de oude. Dit is een aanmerkelijke verbetering, maar het is nog steeds niet optimaal. Nog steeds worden er lijstjes bijgehouden om rapportages te maken over het aantal uitgevoerde projecten en dergelijke. Voeden van CRM moet zoveel mogelijk gedaan worden door de vrijwilligers. Contracten Het ontvangen van getekende contracten laat te wensen over. Elk contract moet fysiek of digitaal binnen komen. Dit is nog niet het geval. In 2014 de contracten herzien en een betere manier afspreken om de contracten daadwerkelijk te ontvangen. Hier controle op houden. Website-projecten De tekst die op de website komt wordt nu aangeleverd en gemaakt door de projectbegeleider. Voorstel is om dit door iemand van de groep te laten doen. Dit moet dan gevraagd worden door de projectbegeleider en door hem/haar bewaakt worden dat het er ook komt. Voordeel hiervan is, dat het eigenlijk al een soort evaluatie is en het verhaal persoonlijker wordt. De vrijwilliger administratie zet het verhaal en de foto s op de website en stuurt een mail waarop gereageerd kan worden als evaluatie. Facebook Zoveel morgelijk direct tijdens uitvoering een project op facebook zetten. De mensen die deelnemen aan het project hiervan op de hoogte brengen tijdens het afsluiten van het project. De projectbegeleider zal dit in dien dit voor hem/haar mogelijk is doen. Hier moeten verder afspraken over gemaakt worden met de projectbegeleiders. Onderzocht moet worden of het voor alle projectbegeleiders mogelijk is dat te doen. Jaarplan Stichting Present

10 Financiën / fondswerving Met ingang van 2014 wordt de fondswerving aangestuurd door de coördinator. Al blijft het bestuur verantwoordelijk voor de financiën. Begroting: Jaarplan Stichting Present

11 PR en Communicatie PR-commissie gaat dit jaar nieuwe Poster-campagne lanceren. Onder het motto 'Wie helpt' wordt SPL onder aandacht gebracht d.m.v. posters in kerken, bibliotheken en algemene aanplakzuilen in de stad. Vormgeefster Yvonne Smits heeft posteropzet gemaakt en kunstenaar Gerrit Dijkstra is bezig met een serie cartoons. Minimaal tweemaal per jaar komt er een (nood)kreet van een hulpvrager op een poster te staan. Bijzonder is dat er niet doorverwezen wordt naar onze website, maar naar de website Deze wordt doorgelinkt naar De nieuwe site bekt lekker en is gemakkelijker te onthouden. Bovendien verwijst het naar wat Leeuwarders graag doen getuige de hulpactie n.a.v. grote brand in binnenstad in oktober 2013 en n.a.v. Serieus- Request-actie. Poster bestaat uit een scheefhangende Oldehove die Leeuwarders proberen overeind te duwen. Op deze toren staat het logo van SPL afgebeeld. Relatief klein, omdat het grote publiek het weinig zegt, maar wel herkenbaar omdat honderden Leeuwarders inmiddels via SPL naar alle tevredenheid hulp hebben verleend en ons imago prima is. Zonder het gebruik van ons logo zouden mensen die bekend met SPL zijn zullen denken: is er al weer een nieuw soort Present-stichting ontstaan? Daarnaast komen er dit jaar voor Pasen, voor de zomer en in het najaar weer nieuwsbrieven uit. Jaarplan Stichting Present