Aan de slag met EVC en EVP. Een handreiking voor bedrijven

Transcriptie

1 Aan de slag met EVC en EVP Een handreiking voor bedrijven Kenniscentrum EVC Utrecht, juli 2010

2 Colofon Titel Aan de slag met EVC en EVP. Een handreiking voor bedrijven Auteur Kenniscentrum EVC Versie 3 Datum Juli 2010 Kenniscentrum EVC, Utrecht, Het Kenniscentrum EVC wordt uitgevoerd door CINOP, s-hertogenbosch,

3

4 Inhoudsopgave Inleiding ABC van EVC Wat is EVC? Wat is EVP? Doelen EVC en EVP Wie gaan er een EVC-procedure in? Doelbepaling Om welke meetlat gaat het? Individuele of groepsaanpak Wie zijn de aanbieders? Erkende aanbieders Variëteit aanbieders Uitvoering procedure Verzilveren van Ervaringscertificaat Wat moet ik als organisatie regelen? Voorlichtingsbijeenkomsten Kandidatenregistratie Afspraken maken Financiering en inkoop Kosten Inkoop centraal of decentraal regelen Gebruik van regelingen Waar kan ik met vragen terecht? Bijlage 1: Schema wanneer een EVC- of een EVP-procedure? Bijlage 2: Checklist selectie EVC-aanbieder... 21

5 Inleiding De eisen van de arbeidsmarkt veranderen tegenwoordig steeds vaker en sneller. Als gevolg daarvan is niemand ooit uitgeleerd en moeten mensen zich aan nieuwe omstandigheden kunnen aanpassen. Het Ervaringscertificaat (EVC) maakt het mogelijk om kennis en ervaringen van mensen in kaart te brengen en zelfs om te zetten in erkende diploma s of verkorte opleidingen, zodat zij zich gemakkelijker op de arbeidsmarkt kunnen bewegen. Maar ook steeds vaker wordt een verkort instrument, EVP, ingezet om competenties van medewerkers inzichtelijk te maken in een Ervaringsprofiel. Het gaat dan om een zelfbeoordeling zonder assessment. Voor u ligt een groeidocument waarin verschillende ervaringen van bedrijven staan weergegeven. Deze ervaringen zijn verzameld vanuit het Platform EVC in Bedrijven teneinde de marktkant van EVC te versterken. Deze ervaringen bieden u een handreiking om zelf met EVC te gaan werken. Deze handreiking zal worden aangevuld en verfijnd op basis van verdere ervaringen. Dus heeft u tips of opmerkingen bij deze handreiking, dan horen we dat graag via info@kenniscentrumevc.nl U vindt in deze handreiking ervaringen, aangevuld met uitleg. Wat houden EVC en EVP precies in? Wie bieden EVC en EVP aan? Hoe kan de meest geschikte aanbieder geselecteerd worden? Welke afspraken moeten er worden vastgelegd? Dat zijn de vragen die van belang zijn voor goed gestroomlijnde trajecten voor uw medewerkers. We hopen dat deze handreiking u zal helpen om met EVC en EVP aan de slag te gaan in uw organisatie. Veel succes! Kenniscentrum EVC Juli

6 2

7 1 ABC van EVC In deze paragraaf wordt kort uiteengezet wat EVC en EVP inhouden en met welke doelen deze instrumenten kunnen worden ingezet. 1.1 Wat is EVC? Een EVC-procedure brengt in beeld over welke competenties iemand beschikt aan de hand van een portfolio. Ook wordt duidelijk in hoeverre deze competenties kunnen worden gewaardeerd ten opzichte van een bepaalde kwalificatiestandaard. Een kwalificatiestandaard is de meetlat die gebruikt wordt voor een bepaald diploma. Iemand die dat diploma behaalt, voldoet aan die eisen. Dit is ook de meetlat voor een EVCprocedure. Iemands ervaringen en competenties worden dan dus gemeten ten opzichte van de eisen voor het diploma timmerman of voor het diploma procesoperator. Iemand kan competenties hebben verworven via school, maar ook via het werk, hobby s, vrijwilligerswerk of andere activiteiten. Hoe gaat EVC in zijn werk? Een EVC-traject bestaat uit vijf stappen die hieronder worden toegelicht. 1. Voorlichting en intake Medewerkers en hun leidinggevenden moeten worden voorgelicht over wat EVC inhoudt en welke doelen met EVC worden beoogd. Het is van belang dat binnen de organisatie duidelijk is met welk doel EVC wordt ingezet (zie paragraaf 1.3 en 2.1). Voordat een EVC-traject wordt gestart, vindt er altijd een intake plaats met een EVCaanbieder waarin wordt besproken of een medewerker voldoende ervaring heeft, gemotiveerd is en wat een EVC-traject inhoudt aan activiteiten en tijdsbesteding. Op basis van deze eerste kennismaking wordt ook de standaard (oftewel de eisen voor een diploma) vastgesteld waarvoor een werknemer een EVC-procedure gaat volgen. Die standaard heeft met name te maken met de inhoud en het niveau van ervaring van een werknemer. Daarnaast worden afspraken gemaakt over het verdere verloop van het traject en de portfoliobegeleiding. Na deze intake wordt definitief vastgesteld of een medewerker het EVC-traject gaat doorlopen of niet. 2. Herkennen: portfolio Medewerkers ontvangen een portfolio dat zij gaan vullen. In dit portfolio komt een overzicht van de ervaring van een medewerker en bewijzen daarbij. Denk bijvoorbeeld bij secretaresses aan gemaakte notulen of bij een bouwkundig werkvoorbereider aan een werktekening met bijbehorende materialenlijsten. Wanneer een grotere groep medewerkers met een duidelijk profiel en ervaring tegelijk een EVC-traject doorloopt kan met de werkgever doorgesproken worden welke bewijzen worden verzameld en kan dit traject redelijk snel plaatsvinden. Het vullen van een portfolio houdt in dat je als persoon kritisch naar jezelf kijkt. Het vraagt zelfreflectie. Voor de meeste mensen is dit geen alledaagse bezigheid en vraagt dit proces wat tijd. Als deze tijd hiervoor wordt genomen en goede begeleiding wordt gegeven is dit een waardevol proces in de ontwikkeling van medewerkers. 3

8 3. Waarderen: assessment Als het portfolio gevuld is, vindt een assessment plaats. Een assessment kan verschillende vormen hebben. Meestal wordt het portfolio beoordeeld door beoordelaars en vindt daarna een gesprek plaats met de EVC-kandidaat om het portfolio, de bewijzen en de opgedane ervaring kritisch door te spreken en te toetsen. Daarnaast kan bijvoorbeeld een werkplekbezoek, een simulatie of een proeve van bekwaamheid worden gevraagd. Dit is altijd vooraf bekend. Dus u als werkgever en de medewerkers weten hoe het assessment eruit zal zien, voordat aan het daadwerkelijke EVC-traject wordt begonnen. 4. Resultaten: Ervaringscertificaat De resultaten van de beoordeling worden weergegeven in een rapportage. Deze rapportage heet het Ervaringscertificaat. In het Ervaringscertificaat staat een beschrijving van het doel van de EVC-kandidaat, welke standaard is gebruikt, waaruit het assessment bestond, en in hoeverre iemand al voldoet aan de gestelde eisen in de standaard. Ook wordt een advies gegeven hoe de kandidaat zich verder kan ontwikkelen. Het is dus een rapportage waarin de kandidaat leest wat zijn ervaring waard is ten opzichte van een bepaalde diploma-eis. En ook hoe hij zich verder kan ontwikkelen richting zijn loopbaandoel. 5. Verdere ontwikkeling Het Ervaringscertificaat is nooit een doel op zich, maar is een middel om verder te komen om een loopbaandoel te verwezenlijken. Met het Ervaringscertificaat is de EVC-procedure officieel ten einde, maar veelal bevat het Ervaringscertificaat een advies over welke competenties verder te ontwikkelen en op welke manier. Bijvoorbeeld door het volgen van een (eventueel verkorte) opleiding of door extra taken of begeleiding op de werkplek. Dit betreft het traject dat een vervolg is op de EVC-procedure. Het kan echter ook zo zijn dat het inzicht in de competenties van de werknemer voldoende blijkt en dat een Ervaringscertificaat volstaat. 1.2 Wat is EVP? Er is steeds meer behoefte aan instrumenten die als doel hebben om competenties van mensen inzichtelijk te maken. Daarbij gaat het soms alleen om het zichtbaar maken van de kennis en ervaring waarover mensen beschikken en niet zozeer om het waarderen (officieel beoordelen) van deze competenties. Een procedure die competenties inzichtelijk maakt ten opzichte van een kwalificatiestandaard is het Ervaringsprofiel. Deze procedure komt erg overeen met een EVC-procedure, echter voor EVP wordt geen assessment van competenties afgenomen. Competenties zijn via EVP dus niet te verzilveren voor diploma s of verkorte opleidingen. Wel is het mogelijk om na een EVP-procedure alsnog een EVC-assessment te doen. 4

9 1.3 Doelen EVC en EVP EVC is in de eerste plaats bedoeld voor mensen die op een hoger niveau functioneren dan hun laatst behaalde diploma. Denk aan de automonteur die een diploma heeft op vmboniveau, maar al jaren op mbo-niveau werkt. Verder is EVC ook geschikt voor mensen van wie de talenten nog niet eerder zijn erkend met een certificaat of diploma. Een EVCprocedure motiveert en stimuleert om door te leren en loopbaanstappen mogelijk te maken. Het zorgt ervoor dat personeel beter inzetbaar is én blijft. Onderstaand schema geeft een kort overzicht van de gemeenschappelijke doelen van EVC en EVP én de specifieke doelen van beide instrumenten. Tabel 2 Overzicht van doelen voor een Ervaringscertificaat of Ervaringsprofiel Doelen van beide instrumenten Met welk doel in te zetten? Ervaringscertificaat Ervaringsprofiel laten inzien wat iemands ervaring waard is wie ben ik, wat kan ik, wat wil ik motivatie, zelfvertrouwen, eigenwaarde stap zetten naar een loopbaandoel preventief: beter en efficiënter matchen waarderen van competenties in relatie tot een standaard verzilveren ervaringskennis bekorten opleidingsduur of aantal scholingsdagen preventief gebruik in kader van van werk naar werk : efficiënter en kwalitatief beter inschrijven en matchen van kandidaten ambitie: hogerop of bredere inzet focus op instroom, doorstroom en uitstroom indicatie van competenties in relatie tot een standaard vooral preventief gebruik in kader van van werk naar werk : efficiënter en kwalitatief beter inschrijven en matchen van kandidaten daarnaast mogelijk HR-instrument voor effectief POP 5

10 6

11 2 Wie gaan er een EVC-procedure in? In deze paragraaf gaan we in op de vraag in welke situatie en voor wie EVC en EVP geschikte instrumenten kunnen zijn. Voordat u op zoek gaat naar een EVC/EVP-aanbieder dienen bepaalde zaken helder te zijn: Waarom kiest u voor EVC voor uw medewerkers? Welke meetlat wordt gebruikt? En biedt u EVC groepsgewijs of individueel aan? 2.1 Doelbepaling Zowel de organisatie als de werknemer zelf kunnen een doel hebben voor ontwikkeling. Dit kan voor de organisatie inhouden dat zij werknemers willen kwalificeren voor nieuwe functie-eisen of veiligheidseisen. Het kan zijn dat een bedrijf mensen wil laten doorstromen zodat er ruimte komt voor instroom op de lagere functies. Ook kan het zijn dat een bedrijf medewerkers inzetbaar wil houden voor voor het geval dat uitstroom moet plaatsvinden. Voor een werknemer kan het doel bijvoorbeeld een loopbaanstap zijn. EVC is een instrument dat zowel gebruikt wordt bij loopbaanontwikkeling als bij outplacementprocedures. Via EVC wordt het zelfvertrouwen van mensen vaak verbeterd en de motivatie versterkt. Maar wees u ervan bewust dat EVC ook onrust kan veroorzaken bij uw medewerkers als medewerkers niet goed weten wat er met de uitkomsten wordt gedaan. Wees duidelijk over wat uw doelstellingen zijn! 2.2 Om welke meetlat gaat het? Welke standaard wordt als meetlat gebruikt voor uw EVC-procedures? Ofwel, welk diploma kiest u als uitgangspunt? Bij EVC kan alleen gekozen worden uit de officieel in Nederland geldende standaarden (dus de normale mbo- en hbo-diploma s) én erkende branchespecifieke standaarden. NB: Branchespecifieke standaarden kunnen in aanmerking komen voor erkenning via een speciale procedure. In het EVC-register kan via de zoekfunctie beroepen gezocht worden naar gerichte EVCprocedures. De keuze voor de meetlat is afhankelijk van het doel van de EVC-procedure voor u en uw medewerkers. Wilt u bijvoorbeeld een hele groep medewerkers EVC-en ten opzichte van één specifieke kwalificatiestandaard? Dit is bijvoorbeeld zo als u uw medewerkers wilt opleiden en diplomeren voor één specifiek diploma, dat u vereist vindt voor een bepaalde functie. Of is het doel dat de ervaring van de medewerkers wordt alleen gewaardeerd en is het zaak om te zoeken naar de meetlat die het beste past bij de ervaringen van uw medewerkers? In het eerste geval bepaalt u als werkgever de meetlat van de EVC-trajecten en wordt in de intake bekeken welke medewerkers voldoende ervaring hebben ten opzichte van deze standaard om een EVC-traject in gaan. Dit zal vooral aan de orde zijn als u een homogene groep medewerkers met eenzelfde functie en achtergrond een EVC-traject wilt aanbieden. 7

12 In het tweede geval wordt met u als opdrachtgever bekeken welke standaarden waarschijnlijk het meest zullen passen bij de ervaringen van de medewerkers en kan er in de intake per individu een keuze gemaakt worden welke standaard het beste past bij de ervaring van de medewerker. Dit kan door hobby s en eerdere werkervaringen wel eens een heel andere standaard zijn dan door u benoemd. Maak vooraf duidelijke afspraken met de EVC-aanbieder én de medewerkers of alle standaarden zijn toegestaan of niet. Dit is belangrijk in verband met verwachtingenmanagement. Wat regelmatig voorkomt, is dat de meetlat niet één-op-één overeenkomt met de functieprofielen. Het kan zijn dat u naast de gekozen meetlat competenties en werkprocessen uit uw eigen functie- en competentieprofiel wilt laten waarderen door de EVC-aanbieder. Of dat u bijvoorbeeld de kerncompetenties binnen uw bedrijf mee wilt nemen in de beoordeling. Dit is vaak bespreekbaar met een EVC-aanbieder. Het vraagt wel het een en ander van de beschrijvingen van uw profielen, maar u kunt dit in de offertefase bespreken met de EVC-aanbieder. 2.3 Individuele of groepsaanpak Wanneer er is besloten dat een EVC-procedure een geschikt instrument is, is het voor de organisatie een afweging of er moet worden gekozen voor een individuele of groepsaanpak. Deze afweging heeft onder andere te maken met het doel van de organisatie voor het in gang zetten van EVC. Wanneer een groep werknemers gekwalificeerd moet worden voor dezelfde kwalificatiestandaard, ligt het voor de hand de groepsaanpak te kiezen. Wanneer er sprake is van ontwikkeldoelen per individu, ligt de keuze voor de hand om individuele trajecten aan te gaan. In dat laatste geval kunt u ervoor kiezen om de medewerker zelf contact te laten zoeken met een EVC-aanbieder of als werkgever zelf afspraken maken met de EVC-aanbieder. Het is ook mogelijk een raamovereenkomst af te sluiten en daarin toch per individuele medewerker afspraken te maken over het verloop van het traject. Een aandachtspunt bij een individuele aanpak is het vervolgtraject. Wilt u de medewerker een maatwerkopleiding aanbieden na de EVC-procedure als de medewerker nog niet alle competenties voor een diploma bezit? Dan is het goed om vooraf de mogelijkheden te bespreken met de EVC-aanbieder. Het kan namelijk zijn dat men geen of nauwelijks maatwerktrajecten aanbiedt op individueel niveau. Vraag vooraf naar de mogelijkheden hiervoor. 8

13 3 Wie zijn de aanbieders? EVC-procedures worden ingekocht bij erkende EVC-aanbieders. De grootste groep EVCaanbieders zijn de mbo- en hbo-scholen. Daarnaast zijn er ook particuliere aanbieders en kenniscentra actief als EVC-aanbieder. Via het EVC-register (te vinden op zijn de erkende EVC-aanbieders te vinden. 3.1 Erkende aanbieders Erkend wil zeggen dat deze aanbieders voldoen aan de kwaliteitscode EVC. Deze code is ontwikkeld om ervoor te zorgen dat de kwaliteit van EVC-beoordelingen goed is. De EVC-aanbieders worden hierop beoordeeld door onafhankelijke partijen. Wilt u aanspraak maken op de WVA (paragraaf 5.3) en een betrouwbaar Ervaringscertificaat ontvangen, dan koopt u EVC in bij een erkend EVC-aanbieder. 3.2 Variëteit aanbieders EVC-aanbieders onderscheiden zich in het aantal standaarden waarvoor men EVCprocedures beschikbaar heeft. Dat kan heel breed zijn of alleen een specifieke sector betreffen, bijvoorbeeld alleen zorg en welzijn of techniek. Ook verschillen zij in de niveaus waarvoor zij EVC aanbieden (bijvoorbeeld mbo-niveau of hbo-niveau). Nog een onderscheid is dat sommige aanbieders mogen diplomeren en andere niet. Overigens: het mag niet zo zijn dat EVC uitsluitend dient als vertrekpunt naar een verkorte opleiding. EVC blijft een loopbaaninstrument dat op zichzelf staat. Wees helder in uw doelstellingen met EVC en overleg die met de instelling. Vraag vooraf wat de mogelijkheden zijn voor verkorte opleidingstrajecten en maak hierover pas concrete afspraken op grond van de uitkomsten van EVC-trajecten. Het is een kwestie van afwegen op welke manier u EVC binnen de eigen organisatie gaat organiseren en wat voor soort aanbieder het beste daarbij past. Hieronder enkele globale kenmerken van verschillende soorten EVC-aanbieders. Scholen voor middelbaar beroepsonderwijs (mbo) Mbo-scholen werken vaak met een soort EVC-loket. Dat wil zeggen dat u voor verschillende EVC-trajecten niet hoeft te gaan shoppen binnen de verschillende sectoren van een school, maar uw vraag op één punt kunt neerleggen. Het EVC-loket zorgt er intern voor dat de EVC-procedures worden uitgevoerd door de goede personen. Een mboinstelling is vaak erg groot. Zorg er daarom voor dat u goed weet met wie u te maken krijgt in de loop van het traject en dat u een vaste contactpersoon krijgt. Een mbo-instelling mag wettelijk gezien diplomeren. Voldoet een medewerker helemaal aan de meetlat, dan mag een mbo-instelling op basis van het afgegeven Ervaringscertificaat een diploma afgeven. Een eventueel voordeel kan zijn dat wanneer de EVC-procedure wordt gevolgd bij een EVC-aanbieder in het onderwijs een mogelijk vervolgtraject bijdezelfde school kan worden voortgezet. De EVC-aanbieder is echter verplicht de uitgevoerde EVC-procedure strikt te scheiden van een mogelijk opleidingstraject na de afgifte van een Ervaringscertificaat. 9

14 Een mbo-instelling is meestal behoorlijk groot en ingericht voor het opleiden in groepen. Bespreek uw (maatwerk)wensen en eisen vooraf goed en concreet door met de opleidingsinstelling, ook wat betreft de gewenste doorlooptijd. Daarnaast kan het zo zijn dat u tijdens het traject met andere medewerkers te maken krijgt dan in de offertefase en is het belangrijk om te bewaken of alle gemaakte afspraken goed worden nagekomen door de uitvoerders. Scholen voor hoger onderwijs (ho) Ook in het hoger onderwijs zal er vaak een EVC-loket zijn dat intern regelt dat de sectoren de uitvoering op zich nemen. Het komt bij het hbo ook voor dat u rechtstreeks met de sectoren zelf afspraken maakt. In het mbo zijn de opleidingsstandaarden landelijk vastgesteld en daarmee vergelijkbaar voor de verschillende scholen. In het hbo is dat echter niet altijd het geval. Hogescholen zijn redelijk autonoom in het bepalen hoe een opleiding eruit ziet. Dat heeft tot gevolg dat de meetlat en daarmee het Ervaringscertificaat niet zomaar overal tot vergelijkbare resultaten leidt voor verzilvering. Zo kan het voorkomen dat de ene hbo-instelling aan de hand van een Ervaringscertificaat een verkorte opleiding van drie maanden aanbiedt terwijl een andere instelling op basis van hetzelfde Ervaringscertificaat een verkorte opleiding van anderhalf jaar aanbiedt. Als het wenselijk is om na het EVC-traject een verkorte opleiding te volgen, bespreek de mogelijkheden dan met de EVC aanbieder. Ook voor hbo s geldt dat zij wettelijk gezien mogen diplomeren. Kenniscentra beroepsonderwijs bedrijfsleven (kbb s) De kenniscentra beroepsonderwijs bedrijfsleven (kbb) zorgen voor de relatie tussen het beroepsonderwijs en het bedrijfsleven. Ze erkennen leerbedrijven waar (v)mbo-leerlingen terechtkunnen voor het praktijkgedeelte van hun opleiding. Ook ontwikkelen en onderhouden ze kwalificatiedossiers waarin is vastgelegd wat een leerling moet kennen en kunnen als hij klaar is met zijn opleiding. Daarnaast ontwikkelen de kenniscentra activiteiten op het gebied van arbeidsmarktinformatie en voeren ze EVC-procedures uit als aanbieder. Omdat een kbb altijd gericht is op een bepaald domein in het onderwijs (bijvoorbeeld zorg en welzijn of administratie en economie) bieden zij alleen de EVCtrajecten op dit domein aan. De constructies waarin kbb s samenwerken met het onderwijs verschillen. Zo zijn er kbb s die in eigen beheer EVC uitvoeren. Andere kbb s bieden EVC aan en werken daarbij samen met het onderwijs voor de uitvoering en/of vervolgtrajecten voor het verzilveren van een Ervaringscertificaat. Vraag hiernaar als u contact zoekt. Particuliere EVC-aanbieders Er zijn verschillende particuliere instellingen actief als EVC-aanbieder. Zij zijn vaak gewend aan vraaggericht werken. Onderling verschilt het tussen particuliere aanbieders of zij over de mogelijkheid beschikken om te kunnen diplomeren. Als zij deze mogelijkheid niet hebben, vraag dan goed na met welke instellingen zij afspraken hebben gemaakt om een Ervaringscertificaat eventueel te verzilveren in een diploma of een verkorte opleiding en laat dat opnemen in het contract dat u afsluit. Ook zijn er intermediaire partijen die werken als een soort van makelaar-schakelaar. Zij nemen u werk uit handen door te organiseren dat uw EVC-trajecten worden uitgevoerd. Zij zijn zelf geen EVC-aanbieder, maar regelen wel alles eromheen. Deze partijen staan 10

15 natuurlijk niet in het register van erkende EVC-aanbieders, maar kunnen wel adverteren met EVC en u werk uit handen nemen. 3.3 Uitvoering procedure Soms voeren aanbieders de gehele procedure zelf uit en soms besteden ze onderdelen uit. Als dat zo is, is het wel prettig om te weten met wie ze samenwerkingsafspraken hebben en of dit dan de voorkeur heeft. In bijlage 2 is een checklist terug te vinden die ondersteunt bij het maken van goede afspraken met de EVC-aanbieder zodat duidelijk is wat de partijen van elkaar mogen verwachten tijdens het traject. 3.4 Verzilveren van Ervaringscertificaat Het is belangrijk om na te gaan wat de mogelijkheden tot verzilveren van het Ervaringscertificaat zijn, bijvoorbeeld voor een verkorte opleiding of een diploma. Verzilvering bij een andere instelling dan waar de EVC-procedure doorlopen is, is niet altijd vanzelfsprekend. (Het is namelijk altijd de Examencommissie van de desbetreffende instelling die daarover beslist en de kwaliteit van het Ervaringscertificaat speelt daarbij een rol.) Vraag dus aan een niet-diplomerende EVC-aanbieder altijd met welke diplomerende partij zij afspraken hebben over verzilvering (en laat dat zwart op wit laten vastleggen). Ook als het om een diplomerende EVC-aanbieder gaat, kan het wenselijk zijn te bespreken waar verzilvering mogelijk is. Het kan bijvoorbeeld zijn dat verzilvering in een andere regio voor uw werknemers van belang is. Als er geen bestaande afspraken zijn, kunt u vragen of de EVC-aanbieder afspraken wil maken over verzilvering met een school in een andere regio. Ook hier geldt: laat de afspraken vastleggen. Wanneer dit niet mogelijk is, is werken met een EVC-aanbieder in de gewenste regio wellicht betere een optie. 11

16 12

17 4 Wat moet ik als organisatie regelen? Wanneer u besluit om EVC-procedures in te kopen voor uw werknemers is het raadzaam om ook binnen uw organisatie een aantal zaken goed te regelen. 4.1 Voorlichtingsbijeenkomsten Wanneer het binnen uw organisatie mogelijk wordt voor medewerkers om een EVC-traject aan te vragen, is het raadzaam om voorlichtingsbijeenkomsten te organiseren. Medewerkers worden geïnformeerd over wat een EVC-traject inhoudt, op welke manier dit onderdeel is van het HRM-beleid en op welke wijze de organisatie omgaat met de aanvragen voor EVC. Voer over dit soort beleid een heldere communicatie. 4.2 Kandidatenregistratie Het is voor te stellen dat uw organisatie wil meten hoe succesvol EVC kan zijn als instrument. Hiervoor dient u zicht te krijgen op hoeveel aanvragen er worden gedaan voor EVC en hoeveel trajecten er succesvol zijn doorlopen (afgerond met een Ervaringscertificaat). Vervolgens biedt een Ervaringscertificaat inzicht in de competenties waarover uw medewerker beschikt en welk opleidingstraject er mogelijk kan worden ingegaan om een diploma te behalen. Het is voor de organisatie interessant om van de kwalificaties van zijn medewerkers op de hoogte te zijn in verband met mogelijke doorstroom naar andere functies. 4.3 Afspraken maken Om EVC als instrument succesvol te laten zijn is een positieve houding van leidinggevenden ten opzichte van EVC wezenlijk. Er moeten afspraken worden gemaakt met de leidinggevende over het beschikbaar stellen van werktijd voor het vullen van het portfolio van de werknemer en het is wenselijk dat de leidinggevende zijn medewerker stimuleert wanneer hij het traject doorloopt. Tevens moeten er concrete afspraken worden gemaakt met de EVC-aanbieder over het verloop van het traject. Wie is waarvoor verantwoordelijk? Wat gebeurt er als er mensen uitvallen gedurende het traject? Wie begeleidt de personen: is er in uw organisatie een eerste aanspreekpunt of doet de EVC-aanbieder dit? Ter ondersteuning van het maken van goede afspraken met de EVC-aanbieder is in bijlage 2 een Checklist EVC-aanbieder opgenomen. 13

18 14

19 5 Financiering en inkoop Informatie over de kosten, de afweging of u centraal of decentraal moet inkopen, of u kortingen wil bedingen en welke regelingen mogelijk voor u gelden zijn in deze paragraaf opgenomen. 5.1 Kosten Het in kaart brengen van de competenties van een werknemer via een Ervaringscertificaat is maatwerk. De kosten zijn dan ook sterk afhankelijk van de aard en duur van het persoonlijke traject, maar bedragen gemiddeld tussen de 800,- en 1.500,-. Binnen bepaalde branches of sectoren wordt het Ervaringscertificaat betaald door het Opleidings- en Ontwikkelingsfonds (O&O-Fonds). De kosten voor EVP liggen ongeveer op 600,-. Bij de kosten voor EVC en EVP is sprake van marktwerking en er zijn lagere prijzen te bedingen voor werkgevers, denk bijvoorbeeld aan staffelkortingen. Zowel bij een groepsaanpak als individuele aanpak zijn kortingen te bedingen. Ga hierover in gesprek met de aanbieder. Er bestaan verschillen in tarief tussen de aanbieders. Belangrijk is om helder te krijgen wat de aanbieder biedt voor een bepaalde prijs. Er kan bijvoorbeeld prijsverschil bestaan doordat een aanbieder veel meer tijd aan de begeleiding van een kandidaat besteedt bij het vullen van het portfolio. Uw criteria bepalen voor welke aanbieder u uiteindelijk kiest (prijs-kwaliteit verhouding). Spreek met de EVC-aanbieder af hoe de facturering en de betaling plaatsvindt. 5.2 Inkoop centraal of decentraal regelen Een groot bedrijf met meerdere vestigingen heeft de keus om centraal of decentraal in te kopen. Beide varianten hebben voor- en nadelen. Enkele overwegingen hierbij vindt u hieronder. Voordelen centrale inkoop: Wanneer u centraal inkoopt, kunnen er gemakkelijker met een of enkele EVCaanbieder(s) afspraken worden gemaakt. Meer volume maakt het makkelijker om afspraken over prijs en werkwijze te maken. Het is belangrijk om een goede relatie op te bouwen met een EVC-aanbieder. Bij centrale inkoop kost dit minder tijd dan bij decentrale inkoop. Aan de andere kant biedt decentrale inkoop de mogelijkheid om een hechtere relatie met een plaatselijke EVC-aanbieder op te bouwen. Het organiseren van EVC vraagt kennis van het onderwijsveld en vraagt kennis van hoe je EVC wil gebruiken binnen je organisatie. Bij centrale inkoop wordt deze kennis gebundeld en op één plaats opgebouwd. Er kan dan steeds makkelijker de weg 15

20 worden gevonden in EVC-land. Er ontstaat makkelijker EVC-expertise. Bij decentrale inkoop wordt het wiel wellicht op meerdere plaatsen uitgevonden. Nadelen centrale inkoop: EVC kan veel vragen oproepen bij medewerkers en ook tot onzekerheid leiden. Centrale inkoop zorgt voor meer afstand tussen de medewerker en EVC. Dit kan ten koste gaan van directe informatie over en vertrouwen in EVC. Een medewerker in een EVC-traject heeft tijd en ondersteuning nodig van een leidinggevende. Bij centrale inkoop is een leidinggevende wellicht minder betrokken of verantwoordelijk. Decentrale inkoop is dichter bij huis en leidinggevende en medewerker zijn wellicht meer betrokken bij het inkoopproces. Centrale inkoop leidt meestal tot landelijke afspraken met enkele EVC-aanbieders. De EVC-aanbieder bij de medewerker op de hoek wordt daarmee wellicht overgeslagen. Wanneer een medewerker op basis van een Ervaringscertificaat vervolgens dicht bij huis een opleiding op maat wil volgen, kan het zijn dat het Ervaringscertificaat niet zomaar wordt geaccepteerd. Decentrale inkoop zorgt dat dit soort afwegingen direct al worden meegenomen in het inkoopproces. 5.3 Gebruik van regelingen WVA Via de Wet Vermindering Afdracht (WVA) is het vanaf 1 januari 2007 mogelijk om een fiscale tegemoetkoming te ontvangen voor de kosten van EVC. Voor werkgevers komt deze tegemoetkoming neer op maximaal 320,- per werknemer per kalenderjaar als deze voor een werknemer een EVC-procedure betaalt. Echter, de werkgever heeft alleen recht op WVA wanneer deze een EVC-procedure inkoopt bij een erkende aanbieder. Crisismaatregelen Wanneer werknemers worden bedreigd met ontslag is het mogelijk om hen vanuit het bedrijf waar ze nog werkzaam zijn via het UWV een EVC- of EVP-procedure aan te bieden. De kosten voor EVC bedragen tussen de 800,- en 1.500,-. De kosten voor een EVP liggen op circa 600,-. UWV vergoedt: Bedrijf < 25 werknemers: 100% vergoeding tot maximaal 1.300,- voor EVC; 600,- voor EVP. Bedrijf > 25 werknemers: 50% vergoeding tot maximaal 650,- voor EVC; 300,- voor EVP. Geen fiscale faciliteiten voor EVP. Geen dubbele vergoedingen. Wanneer de organisatie deeltijd-ww aanvraagt, is het tevens zinvol om voor de invulling hiervan een EVC-procedure in te gaan. Dan wordt dan het EVC-traject echter niet vergoed omdat de deeltijd-ww al wordt betaald door het UWV. 16

21 6 Waar kan ik met vragen terecht? Bij het inkopen van EVC-procedures zijn zoals beschreven in deze handreiking een aantal zaken van belang. U kunt zich verder informeren via: Leerwerkloketten Leerwerkloketten zijn veelal gevestigd bij de werkpleinen (samenwerking tussen gemeente, onderwijsinstelling en UWV). Leerwerkloketten hebben een faciliterende functie. De functies van een loket zijn: voorlichting en voorlichtingsmateriaal aanbieden over EVC, scholing en duale trajecten; informatie geven over de financiering van EVC, scholing en duale trajecten en loopbaantrajecten en het totstandkomen van regionale financieringsafspraken rondom EVC; EVC-kandidaten doorverwijzen naar de juiste persoon bij de juiste instelling totdat concrete afspraken zijn gemaakt (warme overdracht); actieve acquisitie van deelnemers voor EVC-trajecten en duale trajecten onder werkgevers, werknemers, uitkeringsinstanties, werkzoekenden en burgers; (het stimuleren van) het ontwikkelen van nieuwe EVC-procedures en het standaardiseren van de (kwaliteit van de) aangeboden procedures. Inwinnen van goede ervaringen bij referenties/concullega s

22 18

23 Bijlage 1: Schema wanneer een EVC- of een EVP-procedure? Vanuit organisatie - Beeld van kwaliteiten personeel - Beeld waar werknemer staat in ontwikkeling (uitgangspunt voor POP) Vanuit individu - Maken van loopbaanstappen Profiel werknemer: - werkervaring - nog niet in beeld welke compenties werknemer heeft EVP-procedure Kosten: ± 600,- Ervaringsprofiel Zicht op kwaliteiten m.b.t. opleidingsstandaard Ervaringsprofiel direct bruikbaar Vervolg EVC-traject (competenties worden gemeten t.o.v. opleidingsstandaard) Ontwikkeldoelen (HRD) EVC-procedure Ervaringscertificaat Gemeten profiel t.o.v. opleidingsstandaard Vervolgtraject (aanvullende competenties halen) Vanuit organisatie: - Focus op instroom, doorstroom en uitstroom - Bekorten opleidingsduur of aantal scholingsdagen - Kwalificatieniveau verhogen - Voldoen aan nieuwe kwaliteitseisen/ veiligheidseisen - Zicht op inzetbaarheid personeel - Aantonen geschiktheid functie Profiel werknemer: - relevante werkervaring - nog niet de juiste papieren voor de (nieuwe) functie Kosten: ± 1.200,- Direct inwisselbaar voor dilploma of certificaat Vanuit individu - Verzilveren ervaringskennis - Ambitie: hogerop of bredere inzet - Startkwalificatie halen 19

24 20

25 Bijlage 2: Checklist selectie EVC-aanbieder Deze checklist is ontwikkeld ter ondersteuning van organisaties die EVC gaan inkopen en hiervoor een passende EVC-aanbieder willen selecteren. Via het EVC-register ( kunt u EVC-aanbieders selecteren op basis van: Beroepen. Opleidingen. Sectoren. Aanbieders rechtstreeks. Deze checklist streeft ernaar om zoveel mogelijk inzicht te krijgen in het aanbod van de EVC-aanbieder. De checklist bestaat uit twee onderdelen. Het eerste onderdeel is gericht op het in kaart brengen van de kenmerken van de EVCaanbieder. Die vindt u in het EVC-register. Het tweede onderdeel is gericht op het maken van concrete afspraken met de aanbieder zodat een offerte kan worden aangevraagd. Hoe werkt de checklist? Geef in het formulier telkens aan of het genoemde kenmerk van toepassing is op de EVC-aanbieder. U kunt de gegevens uit het EVC-register gebruiken of een gesprek aangaan met een EVC-aanbieder. Geef eventuele opmerkingen aan. Voldoet de EVC-aanbieder aan uw wensen in deel 1, dan gaat u verder met deel 2. Beschrijf de afspraken die u maakt in dit formulier. Stuur dit formulier op naar de EVC-aanbieder, zodat deze een offerte voor u kan maken. 21

26 Deel 1: Aanbod EVC-aanbieder Naam EVC-aanbieder: Contactpersoon: Datum: Kenmerken Check Opmerkingen Erkend Tot: Individeel EVC-traject Groeps EVC-traject EVC-procedures op mbo-niveau EVC-procedures op ho-niveau Vervolgmogelijkheden traject Voltijd Deeltijd Leren/ werken Duaal Mogelijkheid tot diplomeren Begeleiding op locatie Werkplekbegeleiding De doorlooptijd van de EVC-procedure: De wachttijd om een EVC-procedure in te gaan: De instroommomenten voor een EVC-procedure: 22

27 Deel 2: Afspraken Procedure 1 Hoe ziet de procedure eruit? Omschrijving van de verschillende onderdelen van de EVC-procedure. Onderdelen Tijdsinvestering Intake Portfolio 2 Wie voert de procedure uit? (omcirkelen wat van toepassing is) Aanbieder zelf Intermediar Wie: 3 Wordt er gebruik gemaakt van externe partijen? (nee, vraag 4) Wie: Voor: 4 Wie houdt de intake en wat houdt deze in? Betaal ik hier als werkgever voor? Betaald / onbetaald 5 Hoe ziet het assessment eruit? 6 Bij welke instanties zijn de Ervaringscertificaten te verzilveren? 7 Wat zijn de mogelijkheden als een werknemer geen werkplek heeft? 23

28 Opleidingen 8 Mogelijkheid tot (ja = check) Diplomeren Opleiden Wat houdt maatwerk in? Hier wordt onder verstaan: Begeleiding op locatie/werkplekbegeleiding 10 Wat houdt de begeleiding tijdens het traject in en wiens taak is dit? (ja = check) Begeleiding = Check Wiens taak? - Intake - Begeleiding bij samenstelling portfolio - Stimuleren van de deelnemer - Ondersteuning bij reflectie van de deelnemer - Vinger aan de pols bij de planning - Coachen van de deelnemer - Initiatief nemen voor nieuwe afspraken Belasting 11 Welke inspanningen moet de deelnemer leveren en hoeveel tijd moet de deelnemer investeren? Inspanningen zijn: Tijdsinvestering: 12 Welke inspanningen moet de werkgever leveren en hoeveel tijd moet de werkgever investeren? Inspanningen zijn: Tijdsinvestering: 24

29 Monitoren EVC-proces 13 Wie is er verantwoordelijk voor de voortgang van het traject? 14 Wanneer zijn de overlegmomenten over de voortgang van het traject? 15 Wanneer vindt de evaluatie plaats? Contractafspraken en kosten 16 Looptijd van contract 17 Contract geldt per en loopt tot dd: 18 Tarieven vastgesteld per onderdeel of afzonderlijk en hoe hoog zijn deze? 19 Op basis waarvan is staffelkorting mogelijk? Afspraken: 25