DB-vergadering Agendapunt 8

Transcriptie

1 DB-vergadering Agendapunt 8 Onderwerp Vaststellen Continuïteitsplan Grieppandemie Portefeuillehouder(s) J.J. Schrijen / R.L.M. Sleijpen Afdeling Nieuwe Werken en Onderhoud Bestuursprogramma Niet van toepassing Waterbeheersplan Niet van toepassing Programma begroting Instrumenten Routing Dagelijks bestuur 14 september 2009 Commissie ABA Commissie MFB Commissie WS Dagelijks bestuur Algemeen bestuur Voorstel Het Continuïteitsplan Grieppandemie vaststellen. Toelichting In uw vergadering van 29 juni 2009 bent u geïnformeerd over de ontwikkelingen rondom de grieppandemie en over het feit dat de minister van BZK heeft aangekondigd met decentrale overheden afspraken te willen maken over continuïteitsmanagement bij grieppandemie, zodat eind % van de decentrale overheden een continuïteitsplan heeft. Aan de Unie van Waterschappen is meegedeeld dat het Waterschap Roer en Overmaas in de tweede helft van 2009 een continuïteitsplan grieppandemie zal opstellen../. Een concept-continuïteitsplan Grieppandemie treft u ter vaststelling hierbij aan. Beoogd effect In het Continuïteitsplan Grieppandemie zijn maatregelen opgenomen die het Waterschap Roer en Overmaas neemt tegen knelpunten en kwetsbaarheden in de continuïteit tijdens een grieppandemie /VIN 1/2

2 Implementatie van het continuïteitsplan leidt ertoe dat: onze organisatie tijdens een grieppandemie zo lang mogelijk zo gewoon mogelijk blijft functioneren; we bij personeelstekort de juiste (lees vitale) dingen blijven doen; burgers en bedrijven op ons kunnen blijven rekenen. Op dit moment heerst er een wereldwijde grieppandemie 'Mexicaanse griep'. Er zijn voor zover bekend nog geen concrete ziekteverschijnselen bij het eigen personeel. Conform het voorliggende plan wordt vooralsnog volstaan met de volgende maatregelen: voorlichting van en communicatie met het personeel; registratie griepmeldingen conform het verzuimprotocol; en het intensiveren van de schoonmaakwerkzaamheden, met name ten aanzien van contactvlakken als knoppen, klinken, leuningen, toetsen e.d. Duurzaamheid Het voorliggende continuïteitsplan beperkt zich tot een grieppandemie. In een vervolg kan het plan uitgebreid worden met andere dreigingen zoals brand, terrorisme en langdurige stroomuitval. Financiële consequenties De kosten voor het intensiveren van de schoonmaakwerkzaamheden voor een periode van 4 maanden bedragen ongeveer 4.000,-. Voor deze kosten hoeft de begroting niet aangepast te worden. De secretaris/directeur, ing. J.M.G. In den Kleef /VIN 2/2

3 Continuïteitsplan Grieppandemie VERSIE 1.0 / 14 SEPTEMBER 2009

4 Inhoudsopgave 1 Inleiding Aanleiding Probleem / uitdaging Doelstelling Resultaat: een continuïteitsplan gericht op grieppandemie Afbakening en randvoorwaarden Effecten van het project Gebruikers van het projectresultaat Voorbereiding en leidraad Organisatie en opschaling Calamiteitenorganisatie Fasering Analyse prioriteiten kwetsbaarheden en knelpunten Prioriteiten Kwetsbaarheden, knelpunten en maatregelen Vitale primaire processen Vitale secundaire processen Voorlichting en communicatie Doel Doelgroep Strategie Centrale boodschap In de aanloop naar een pandemie Tijdens een grieppandemie Na de grieppandemie Communicatiemiddelen Communicatieacties korte en middellange termijn Financiële consequenties Personeel en materieel/middelen Bijlage 1 Verzuimprotocol grieppandemie / Continuïteitsplan Grieppandemie Waterschap Roer en Overmaas 2

5 1 Inleiding 1.1 Aanleiding Een grieppandemie is één van de grootste dreigingen voor de Nederlandse samenleving. De vraag is niet óf, maar wannéér een grieppandemie uitbreekt. Door de grootschalige personeelsuitval komt de continuïteit van organisaties in gevaar. De minister van BZK heeft aangekondigd met decentrale overheden afspraken te willen maken over continuïteitsmanagement bij grieppandemie. Zodat eind % van de decentrale overheden een continuïteitsplan heeft. 1.2 Probleem / uitdaging Een grieppandemie is een wereldwijde uitbraak van griep. Een grieppandemie wordt (per definitie) veroorzaakt door een griepvirus waar de meeste mensen nog geen afweer tegen hebben. Wereldwijd zal gemiddeld 30% van de bevolking ziek worden tijdens een grieppandemie, verdeeld over één of meer griepgolven. Een grieppandemie is niet alleen een medisch probleem. Ziekte, zorg voor zieke naasten en angst om ziek te worden zullen er voor zorgen dat veel mensen tijdens een grieppandemie niet naar hun werk gaan. Tijdens de piek van een ernstige grieppandemie is dat naar verwachting gemiddeld 30%. De pandemedische golf heeft ongeveer een duur van 12 weken. Zeker om afwezigheid omwille van (onnodige) angst tegen te gaan, is zorgvuldige voorlichting noodzakelijk. Belangrijke constatering is dat de genoemde percentages gemiddelde waardes zijn. Het is goed mogelijk dat binnen een bepaalde functie bijvoorbeeld iedereen ziek is en binnen een andere groep niemand. Er lijken nu nog weinig patronen herkenbaar te zijn, waaruit afgeleid kan worden of bijvoorbeeld medewerkers die in de buitendienst werkzaam zijn, vatbaarder zijn dan mensen op kantoor. Daarom moeten de cijfers met enige terughoudendheid geïnterpreteerd worden. Deze grote uitval van personeel, ongepland en op ongelukkige plekken in onze organisatie, kan de continuïteit van onze organisatie onder druk zetten. Inmiddels is de grieppandemie een feit. De Nieuwe Influenza A H1N1 (voorheen Mexicaanse griep) verloopt mild en is vergelijkbaar met een seizoensgriep. Net als bij een grieppandemie is in de vakantie periode sprake van een krappere personeelsbezetting. Bij het Waterschap Roer en Overmaas is tijdens de vakantieperiode 40% tot 45% van het personeelsbestand gedurende 3 à 4 weken gelijktijdig afwezig. De kans is klein, maar een vakantieperiode zou kunnen samenvallen met een hoogwater Maas. Bij dit scenario kan ook de continuïteit van de organisatie onder druk komen te staan. Figuur 1: ziektebeeld bij een grieppandemie (bron: Handleiding continuïteitsmanagement voor decentrale overheden van het interdepartementale project Griep en maatschappij (BZK en VWS) in samenwerking met VNG, IPO en Unie van Waterschappen) / Continuïteitsplan Grieppandemie Waterschap Roer en Overmaas 3

6 1.3 Doelstelling Doelstelling van dit plan is om uitgaande van een breed verspreide pandemie aan te geven op welke wijze het Waterschap Roer en Overmaas de continuïteit van het operationele proces borgt. Continuïteitsmanagement betekent dat burgers en bedrijven ook tijdens een grieppandemie op ons kunnen blijven rekenen. 1.4 Resultaat: een continuïteitsplan gericht op grieppandemie Het continuïteitsplan grieppandemie bevat de volgende elementen: prioriteiten; knelpunten; maatregelen: om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen; om het personeel te beschermen tegen besmetting op de werkvloer; voorlichting en communicatie. Het continuïteitsplan wordt vastgesteld door het dagelijks bestuur van het Waterschap Roer en Overmaas. 1.5 Afbakening en randvoorwaarden Voor de uitwerking van dit plan is een maatgevend scenario bepaald, waarbij tijdens de piek 30% van de bevolking getroffen wordt door een virus. Voor de bedrijfsvoering van het waterschap dient dan ook rekening gehouden te worden met een uitval van 30% van het personeel tijdens de piekweken. Het project stopt bij het vaststellen van het continuïteitsplan grieppandemie. Het uitvoeren van de beschreven maatregelen en het onderhoud van het plan zijn taken van de reguliere organisatie en vallen niet binnen dit project. Het continuïteitsplan staat of valt bij de inbreng van de gehele organisatie. Afdelingen hebben zelf het beste zicht op hun eigen prioriteiten en knelpunten. Uiteraard maakt de ambtelijke leiding de uiteindelijke (af)weging. Ook voor de maatregelen is de inbreng van alle afdelingen van belang. Het continuïteitsplan moet goed aansluiten bij het calamiteitenplan. Niet in de laatste plaats omdat ook voor de calamiteitentaken de continuïteit gewaarborgd moet worden. Maar ook omdat beide plannen tegelijkertijd in werking kunnen zijn. Dit continuïteitsplan beperkt zich tot de grieppandemie. In een vervolg kan het continuïteitsplan uitgebreid worden met andere dreigingen zoals brand, terrorisme, langdurige stroomuitval. 1.6 Effecten van het project Wat we willen Maatregelen die we treffen voor knelpunten in de continuïteit tijdens een grieppandemie, kunnen ook aangrijpingspunten geven om reguliere knelpunten in de bezetting op te lossen. Tijdens de zomer bijvoorbeeld / Continuïteitsplan Grieppandemie Waterschap Roer en Overmaas 4

7 Wat we niet willen Het benoemen van prioriteiten kan ten onrechte de indruk wekken dat andere activiteiten niet belangrijk zijn. En dat daarop bezuinigd zou kunnen worden. Dat is niet het geval. Het gaat er bij prioriteiten in dit continuïteitsplan om of en hoe lang activiteiten uitgesteld kunnen worden en wat de consequenties van dat uitstel zijn, want ook daar moeten we rekening mee houden. 1.7 Gebruikers van het projectresultaat Implementeren van het continuïteitsplan leidt ertoe dat: onze organisatie tijdens een grieppandemie zo lang mogelijk zo gewoon mogelijk blijft functioneren; we bij personeelstekort de juiste (lees vitale) dingen blijven doen; burgers en bedrijven op ons kunnen blijven rekenen. 1.8 Voorbereiding en leidraad Waterschappen hebben geen crisistaak in het kader van een grieppandemie. Toch bereidt het Waterschap Roer en Overmaas zich voor op de effecten van de grieppandemie in verband met de continuïteit van de vitale bedrijfsprocessen. Leidraad voor het opstellen van dit continuïteitsplan is de Handleiding continuïteitsmanagement van het Ministerie van BZK. Hiervoor wordt verwezen naar Het volgen van het stappenplan dat is opgenomen in bovengenoemde handleiding heeft geresulteerd in onderliggend continuïteitsplan. Het Waterschapsbedrijf Limburg (WBL) is zelf verantwoordelijk voor het opstellen van een eigen continuïteitsplan. Wel heeft er afstemming plaatsgevonden met het Waterschapsbedrijf Limburg / Continuïteitsplan Grieppandemie Waterschap Roer en Overmaas 5

8 2 Organisatie en opschaling Bij een grieppandemie is er sprake van een calamiteit binnen de organisatie. Bij de bestrijding van de grieppandemie kan gebruik worden gemaakt van de reguliere structuur van de calamiteitenorganisatie. 2.1 Calamiteitenorganisatie Pas wanneer één of meerdere medewerker(s) bij het waterschap besmet is of zijn met het griepvirus, zal een Operationeel Team grieppandemie worden samengesteld bestaande uit: het managementteam; de calamiteitenmedewerker; medewerker communicatie; medewerker P&O; indien nodig liaison WBL. De grieppandemie is dan een vast agendapunt op de reguliere wekelijkse MT-vergadering. Het Operationeel Team zet acties uit en zal overgaan tot het nemen van maatregelen. 2.2 Fasering In het continuïteitsplan zijn mogelijke maatregelen benoemd om de continuïteit van vitale bedrijfsfuncties te waarborgen. Om over te gaan op deze maatregelen zijn alarmeringsfasen benoemd (gebaseerd op het ziekteverzuim van Waterschap Roer en Overmaas op enig moment). De fase waarbinnen het ziekteverzuim valt, bepaalt de inzet van de maatregelen. De maatregelen zoals opgenomen onder onderstaande fasen geven slechts de algemene preventieve maatregelen weer. Het Operationeel Team grieppandemie is belast met het uitvoeren van de maatregelen en de acties zoals in hoofdstuk 3 en beschreven bij onderstaande fasen. Deze fasen zijn als volgt ingedeeld: Fase 0: basis van preventieve acties Fase 1: > 10% ziekteverzuim, waakzaamheid, volgen ziekteverzuim Fase 2: > 30% ziekteverzuim, piekperiode Fase 0 In de normale fase 0, geen besmette medewerker(s), zorgt de medewerker calamiteitenbestrijding in overleg met het team communicatie en het team P&O voor het opstellen van het continuïteitsplan. Medewerkers worden via het dagjournaal geïnformeerd over de ontwikkelingen rondom de grieppandemie. Verder worden onderstaande acties uitgevoerd: Registratie van ziekmeldingen en ziekteverzuim door P&O. Uitvoering geven aan protocol ziekteverzuim. Afstemming met schoonmaakbedrijf (intensiveren schoonmaak) en cateringbedrijf over te nemen maatregelen (zie hoofdstuk 3). Instructie opstellen voor thuiswerk. Opstellen protocol ziekteverzuim. Notitie MT informatie en maatregelen grieppandemie. Er worden voorbereidingen getroffen voor fase / Continuïteitsplan Grieppandemie Waterschap Roer en Overmaas 6

9 Fase 1 (> 10% ziekteverzuim) Als gezinsleden griep hebben, dan wordt de medewerker, indien zijn functie dat toelaat, verplicht om thuis te werken. Medewerkers worden naar huis gestuurd indien er griepverschijnselen worden geconstateerd of een ernstig vermoeden is van een mogelijke besmetting. Medewerkers wordt geadviseerd telefonisch contact op te nemen met de huisarts. Tevens wordt informerend contact opgenomen met de bedrijfsarts. Alle excursies en overige bezoeken door grote groepen worden geannuleerd. Intensiveren schoonmaak. Er wordt het volgende gecommuniceerd met de medewerkers: instructie over (persoonlijke) hygiëne; er wordt antwoord gegeven op veelgestelde vragen; er wordt gevraagd alert te zijn op ziekteverschijnselen. Vanaf deze fase vindt continue monitoring plaats over de ontwikkelingen, om zo nodig maatregelen te kunnen bijstellen op onderdelen waar alsnog onvoldoende continuïteit gewaarborgd is. Er worden voorbereidingen getroffen voor fase 2. Fase 2 (> 30% ziekteverzuim) Verlof kan op basis van noodzakelijke inzet per functie ingetrokken worden. Parttimers worden mogelijk verzocht/opgedragen tijdelijk meerdere uren/fulltime te komen werken. Eerdere communicatie naar het personeel wordt herhaald. Daarnaast wordt het volgende aan de medewerkers gevraagd/opgedragen: zoveel als mogelijk thuis te werken. Voorzetten continue monitoring en zo nodig bijstellen maatregelen. Nazorg Zeker in een situatie waarbij de pandemie maximale vormen heeft aangenomen, heeft dit consequenties voor zowel zieke medewerkers, als medewerkers die voor zieke gezinsleden moeten zorgen. Daarnaast zal van een aantal functionarissen het uiterste gevergd worden (zoals andere werktijden, meer uren en ander werk dan de reguliere functie). Het is goed hier als organisatie bij stil te staan. Een evaluatie van de situatie en de volledigheid/toepasbaarheid van het continuïteitsplan mag zeker niet ontbreken, om het plan te verbeteren voor mogelijk een volgende situatie. Daarnaast is het goed actief en open naar de doelgroepen (zie hoofdstuk voorlichting en communicatie) te communiceren over hoe het waterschap heeft stand gehouden tijdens de pandemie. Daarbij dient niet alleen aandacht te zijn voor wat goed is gegaan, maar juist ook voor de leermomenten en de verbeteracties die daaraan gekoppeld worden / Continuïteitsplan Grieppandemie Waterschap Roer en Overmaas 7

10 3 Analyse prioriteiten kwetsbaarheden en knelpunten De prioritering van taken is als uitgangspunt genomen bij het bepalen van de risico s voor het Waterschap Roer en Overmaas. 3.1 Prioriteiten De taak van het waterschap is de waterstaatkundige verzorging van zijn gebied, voor zover deze taak niet aan andere publiekrechtelijke lichamen is opgedragen. De taak omvat: de zorg voor het watersysteem en; de zorg voor het zuiveren van afvalwater. Alleen in het geval van een samenloop van een hoogwater Maas en de uitbraak van een grieppandemie, loopt het waterschap grotere risico s ten aanzien van de vitale bedrijfsprocessen. In dat geval wordt door het waterschap een beroep gedaan op de inzet van de gehele calamiteitenorganisatie. Bij een grieppandemie loopt het waterschap op dat moment misschien het risico delen van de calamiteitenorganisatie niet in te kunnen zetten als gevolg van afwezigheid van medewerkers. Het feit dat de huidige eigen bezetting van het waterschap bij een dergelijke calamiteit reeds krap is (zeker wanneer de calamiteit meerdere dagen duurt), versterkt dit risico. Medewerkers draaien bij een hoogwater Maas vaak al langere diensten en een eventuele gelijktijdige grieppandemie verslechtert deze situatie alleen maar. Anderzijds is het zo dat alle functies in de calamiteitenorganisatie in principe dubbel bezet zijn. Andere mogelijke effecten van samenloop van een hoogwater Maas met een grootschalige grieppandemie zijn een verstoorde bevoorrading van materialen die nodig zijn voor lopende (vitale) activiteiten, alsmede een verminderde beschikbaarheid van diensten van leveranciers. Eerste prioriteit in de borging van de vitale bedrijfsprocessen is: het continueren van de calamiteitenorganisatie bij het optreden van een hoogwater Maas in samenloop met een grieppandemie. Tweede prioriteit in de borging van de vitale bedrijfsprocessen is: het continueren van de dagelijkse werkzaamheden en daarbij horende leiding en coördinatie. 3.2 Kwetsbaarheden, knelpunten en maatregelen Voordat een inventarisatie gemaakt kan worden van de risico s die het waterschap loopt bij de uitbraak van een grieppandemie wordt vooraf een inschatting gemaakt van het personeelstekort in geval van een grieppandemie bij Waterschap Roer en Overmaas. Personeelsuitval heeft een aantal redenen: medewerkers zijn zelf ziek; medewerkers zorgen voor andere mensen die ziek zijn (bijvoorbeeld familie- of gezinsleden en omgeving); medewerkers zorgen voor (gezonde) jonge kinderen die niet naar school of kinderopvang kunnen vanwege uitval van leerkrachten of door sluiting; medewerkers verzuimen uit angst voor ziekte / Continuïteitsplan Grieppandemie Waterschap Roer en Overmaas 8

11 Inschatting aanwezig personeel bij Waterschap Roer en Overmaas Reguliere organisatie Calamiteitenorganisatie Personeelsbestand 140 medewerkers 135 medewerkers WRO 38 medewerkers gemeenten 9 medewerkers WBL Personeelsbestand bij grieppandemie: 30% afwezig in piekperiode = 98 medewerkers = 95 medewerkers = 27 medewerkers 9-3 = 6 medewerkers Aannames: Een Hoogwater Maas neemt 100% van de werktijd van de medewerker in beslag. Calamiteiten hebben prioriteit: afwezigheid in de calamiteitenorganisatie wordt getracht zoveel mogelijk op te vangen. Tijdens een grieppandemie kunnen niet alle activiteiten doorgaan: daarvoor is er gewoon te weinig personeel. Er zijn dus keuzes nodig: hoe worden schaarse mensen en middelen ingezet. Oftewel: wat zijn de prioriteiten van het waterschap. Er wordt daarbij zowel naar processen als producten gekeken. De inventarisatie van de kwetsbaarheden en knelpunten en het geven van een prioritering hieraan is uitgevoerd aan de hand van brainstormgesprekken met alle afdelingshoofden en de secretaris-directeur. Hierbij wordt een onderscheidt gemaakt tussen vitale primaire processen en vitale secundaire processen. In onderstaande paragraaf volgt een overzicht van de inventarisatie van de kwetsbaarheden en knelpunten en de te nemen maatregelen Vitale primaire processen Nieuwe Werken en Onderhoud Peilbeheer Stuwbediening ter voorkoming van overlast dient door te blijven gaan (zowel teveel als te weinig water). De handmatig bediende stuwen worden door de rayonbeheerder geregeld. De automatisch gestuurde stuwen worden automatisch ingeregeld via het meetnet. Voor de automatisch gestuurde stuwen zal een personeelstekort geen gevolgen hebben. Bij een storing aan een geautomatiseerde stuw zal de technisch medewerker van het waterschap de storing verhelpen. Bij afwezigheid van de technisch medewerker wordt de storingsopvolging uitbesteed aan een bedrijf. Dit is reeds voorzien in de procedure voor de waterwachtdienst. Tevens kunnen alle geautomatiseerde stuwen handmatig bediend worden en zijn deze bij een hoogwater in een veilige stand te zetten. Voor de handbediende stuwen kunnen wel knelpunten ontstaan bij een groot personeelstekort. Wanneer van een aantal rayons de rayonbeheerders door ziekte afwezig zijn, zullen zij vervangen moeten worden door medewerkers uit andere rayons / Continuïteitsplan Grieppandemie Waterschap Roer en Overmaas 9

12 Calamiteitenbestrijding Het proces calamiteitenbestrijding is een proces dat geldt voor de gehele organisatie en niet alleen voor de afdeling NWO. Voor het Waterschap Roer en Overmaas kan er alleen een knelpunt ontstaan wanneer een grieppandemie samenvalt met een hoogwater Maas waarbij de gehele calamiteitenorganisatie is opgeschaald en sprake is van een hoogwaterperiode van lange duur. Zeker in de piekperiode waarbij uitgegaan wordt van een uitval van 30% van de medewerkers is het waterschap kwetsbaar. De kans dat zich een hoogwater Maas voordoet in de piekperiode is relatief klein. Er zal dan een beroep gedaan moeten worden op de flexibiliteit van de medewerkers en improvisatie van de calamiteitenorganisatie. De kwetsbaarheid ten aanzien van personeelstekort in de calamiteitenorganisatie zal zich met name manifesteren bij de actiecentra Noord en Zuid en het actiecentrum Kadewacht. De actiecentra Noord en Zuid vertegenwoordigen de regio s en voeren de acties uit die buiten in het veld moeten gebeuren, zoals inspectie van het gebied, het uitrijden van de materialen, het opbouwen van demontabele keringen en het plaatsen van kwelwaterpompen. Het is van groot belang dat de continuïteit van deze werkzaamheden kan doorgaan. Dit geldt ook voor de kadewachtteams die inspecties uitvoeren op de kades en de ogen en oren zijn voor de calamiteitenorganisatie. Bij afwezigheid van een groot deel van de buitendienst zal er extra inhuur van externe capaciteit plaats moeten vinden. Voor de kadewacht kan geen beroep worden gedaan op externe capaciteit. Maatregelen die getroffen moeten worden zijn de teamsamenstelling verkleinen, de te lopen tracés per team vergroten, het aantal inspecties verlagen en accepteren dat het inspectieniveau lager is dan normaal. Het heeft weinig zin om voor ieder hoogwater scenario vervangingsschema s op te stellen. Elke hoogwater is anders en heeft een bepaalde golfvorm. Ook is van te voren niet bekend in welke teams van de calamiteitenorganisatie het grootste personeelstekort zal optreden. Het waterschap zal op dat moment de situatie beoordelen en handelen naar omstandigheden. Medewerker calamiteitenbestrijding Knelpunt hierin is dat het feitelijk een eenmansfunctie betreft. De medewerker calamiteitenbestrijding is van wezenlijk belang bij een hoogwater Maas, waarbij het operationeel team actief wordt en de gehele calamiteitenorganisatie is opgeschaald. De kans dat dit voorkomt is relatief klein. Daarnaast wordt verwacht dat overige medewerkers uit het operationeel team tijdelijk zelfstandig op basis van ervaring (en kennis) de functie kunnen waarnemen. Waterwacht Het afhandelen van meldingen/incidenten in de routinematige 0-fase moet gegarandeerd zijn. Zeker omdat deze meldingen ook zouden kunnen leiden tot een calamiteit. Wanneer een aantal waterwachtambtenaren ziek is, zullen de waterwachtambtenaren die wel werkzaam zijn langer wachtdienst hebben. In de normale situatie hebben zes ambtenaren om beurten wekelijks dienst, dat wil zeggen 1 keer per zes weken. Tijdens de piekperiode grieppandemie (30% uitval) zal dit ongeveer 1 keer per maand zijn. Een andere maatregel is het zo nodig inzetten van medewerkers die normaal gesproken geen wachtdienst hebben of dat een rayonbeheerder tijdelijk de rol van waterwachtambtenaar overneemt / Continuïteitsplan Grieppandemie Waterschap Roer en Overmaas 10

13 Buitendienst Belangrijk is dat wat buiten in het veld dient te gebeuren blijft functioneren. Ook zijn er uitbestede onderhoudstaken zoals bijvoorbeeld maaibeer die continuïteit vereisen. De buitendienst zal met name kwetsbaar zijn bij afwezigheid van een groot deel van de medewerkers in combinatie met afwezigheid van beide regiomanagers. Het waterschap heeft een relatief kleine buitendienst waarbij de gebiedskennis met name georiënteerd is op de eigen rayons. Het delen van gebiedskennis is niet op korte termijn te realiseren. Hier gaan jaren overheen. De rayonbeheerders draaien tevens om beurten waterwachtdienst. Als gevolg van de dienstfrequentie en de frequentie van het aantal meldingen, geldt ook voor de waterwachtdienst dat de algehele gebiedskennis vaak beperkt blijft. De dienstdoende rayonbeheerder dient ook meldingen af te handelen die niet in zijn eigen rayon plaatsvinden. Wanneer dan ook nog tijdens een grieppandemie 30% uitvalt, is het wegvallen van deze gebiedskennis een risico. Dit risico is op korte termijn niet te ondervangen. De regiomanager die de regio aanstuurt heeft in feite ook een eenmansfunctie. Wanneer hij wegvalt, kan de andere regiomanager hem opvangen. Als beide regiomanagers afwezig zijn, kan tijdens hun afwezigheid één van de regio-ondersteuners of projectleiders hun vervangen. Ook voor de buitendienst geld dat er een uitwisseling kan plaatsvinden tussen de regio s en meer inhuur van externe capaciteit. Beheer Handhaving Toezicht en met name handhaving is geen recht maar een verplichting van het waterschap. Indien een ingezetene vraagt om handhavend op te treden moet het waterschap erop reageren. Indien schade optreedt als gevolg van het illegale handelen kan het waterschap medeaansprakelijk gesteld worden. In veel gevallen zal het echter niet zo spoedeisend zijn dat onmiddellijk moet worden opgetreden. Hierbij is het goed te monitoren welke zaken er spelen. Het handhavingsproces dient gewaarborgd te zijn. Bij een groot personeelstekort kan men terugvallen op het regionaal milieuteam. Dit wordt reeds gedaan, bijvoorbeeld in de vakantieperiode. Een andere maatregel is accepteren dat geen handhavingactie wordt ingezet, met als gevolg dat een overtreder niet gestraft wordt, maar ook dat het waterschap bij handhavingsverzoeken door derden mogelijk schadeclaims kan krijgen. GIV Op zich zijn er geen directe knelpunten wanneer het team GIV te maken heeft met een personeelstekort. Men moet zich alleen ervan bewust zijn dat kaarten niet direct voor handen zullen zijn. Beleid, Onderzoek en Advies Wateradviezen Een extra uitval door griep betekent uiteraard dat medewerkers één tot maximaal twee weken zijn uitgeschakeld, maar dat zal hooguit leiden tot ongemak in de snelheid van afhandeling van bijv. wateradviezen, waarvoor de afhandeltijd van maximaal acht weken normaliter ruimschoots wordt gehaald. Dat wordt dan iets langer, maar naar verwachting nog gewoon op tijd / Continuïteitsplan Grieppandemie Waterschap Roer en Overmaas 11

14 Meldingen (blauwwier, botulisme, vissterfte) Het reageren op meldingen en incidenten (waterverontreiniging, blauwwierbloei, botulisme, vissterfte, etc.) vergt uiteraard onmiddellijke inzet. Er zijn meerdere personen binnen de afdeling BOA die dergelijke meldingen kunnen beoordelen en zo nodig telefonisch of via de met de zieke deskundigen kunnen communiceren. Zeker iets later in het jaar, na september, neemt het aantal incidenten in deze sfeer (blauwwieren, drijflagen, botulisme) af en is de te verwachten meldfrequentie laag. Dat zal ook tijdens een pandemie zo voortgezet kunnen worden. Mocht er echter geen enkele deskundige meer ter plaatse kunnen worden gestuurd, dan kan BOA terugvallen op een rayonbeheerder die op inspectie wordt gestuurd met specifieke instructies betreffende fotograferen van objecten, het nemen van watermonster en aanbieden aan een deskundige thuis (informatie via internet en extranet; monsters in flessen bij de voordeur afleveren). Middelen Teams die onder Middelen vallen zijn I&A, FaZa, Financiën, P&O, Algemene en Juridische zaken. Daarnaast vallen de vitale secundaire processen catering en schoonmaak onder de verantwoordelijkheid van Middelen. Bij een uitval van 30% van de medewerkers geldt voor nagenoeg al deze activiteiten dat deze in beginsel doorgang zullen vinden. Daar waar nodig is kan vervanging intern opgevangen worden. Het team P&O zorgt voor een aangepast personeelsbeleid o.a. aangepaste verzuimprocedure grieppandemie. Een kwetsbaar onderdeel binnen middelen is automatisering. Ter ondersteuning van de noodzakelijke diensten dient de beschikbaarheid en continuïteit van de technische infrastructuur te zijn gewaarborgd. Tapehandeling ten behoeve back-up en restore en het monitoren van de beschikbaarheid van de diverse systemen zijn activiteiten die hierbij van belang zijn. Deze activiteiten moeten altijd doorgang vinden en kunnen niet, ook niet voor een korte periode, onderbroken worden. Deze A (automatiserings)-taken worden door vier personen uitgevoerd. De reguliere taken kunnen door al deze vier medewerkers van het proces worden uitgevoerd. Voor de beschikbaarheid van de technische infrastructuur is het bij storingen noodzakelijk dat de externe leverancier de gevraagde diensten kan leveren. Voor vitale onderdelen is dit contractueel gewaarborgd. Stafteam Bestuur en Communicatie Voor het stafbureau Bestuur en Communicatie zijn er geen kwetsbaarheden en knelpunten geïnventariseerd. WBL Met betrekking tot het kunnen continueren van het zuiveringsproces bij de uitbraak van een eventuele grieppandemie is door het waterschap aan het Waterschapsbedrijf Limburg gevraagd of er voorbereidingen zijn getroffen en wat de risico s zijn bij een tekort aan medewerkers. De unit ZVB zal dan met minder personeel zo goed mogelijk moeten blijven functioneren. De unit kan dan overschakelen op een aangepast werkrooster, waarbij met minimale bezetting de noodzakelijke bedrijfsprocessen gewoon kunnen worden uitgevoerd. Ook zullen zij ervoor zorgen dat producten en diensten die voor andere organisaties van groot belang zijn, beschikbaar blijven / Continuïteitsplan Grieppandemie Waterschap Roer en Overmaas 12

15 3.2.2 Vitale secundaire processen Ten behoeve van de catering en schoonmaak wordt gebruik gemaakt van externe partners. Het bedrijf dient zelf voor vervanging te zorgen. Wanneer vervanging niet geboden kan worden, kan de vraag naar schoonmaakpersoneel uitgezet worden bij uitzendbureaus. Schoonmaak Tijdens de pandemie verdient de schoonmaak extra aandacht om besmettingsgevaar te voorkomen. Vooral klinken, liftdeuren, bureaus, tafels, trapleuningen, telefoons, balies etc. Facilitaire zaken dient dit op te nemen met het schoonmaakbedrijf. Catering De catering kan wel gecontinueerd worden. Aan het cateringbedrijf en het schoonmaak bedrijf moet gevraagd worden of ze bij een pandemie kunnen blijven voldoen aan de (contractuele) verplichtingen. Zo nodig dienen zij aanvullende maatregelen te treffen. Telewerken Wanneer een medewerker besmet is met het griepvirus of wanneer een gezinslid van de medewerker besmet is met het griepvirus, wordt indien de functie het toelaat in overleg met het afdelingshoofd de keuze gemaakt om te gaan telewerken. Het systeem kan licentietechnisch 50 gebruikers tegelijkertijd aan voor telewerken. Hierin zitten reeds 10 werkplekken voor de loodsen. Na werktijd kan dus gezegd worden dat we 50 telewerkplekken hebben. Onder werktijd is dit aantal minimaal 40 afhankelijk van hoeveel gebruikers er op de loodsen overdag actief zijn met telewerken. Om te kunnen telewerken dient men in het bezit te zijn van een RSA-token. Eventuele uitbreiding van de telewerkmogelijkheden betekent verruiming van de licentie en aanschaf van extra RSA-tokens. Dit is wanneer het nodig zou zijn op korte termijn moeilijk te realiseren en tevens zeer kostbaar. De verwachting is dat de huidige licentie voldoende dekkend is tijdens de pandemie-periode. BHV-organisatie De BHV-organisatie binnen het waterschap is bemand met 9 BHV-ers, waarvan 7 op de Parklaan 10 en 2 op de Parklaan 15. Ten tijde van een pandemie zullen er minder mensen in het gebouw aanwezig zijn en zijn er dus ook minder BHV-ers nodig. Tijdens een pandamie houdt het Hoofd BHV bij of het aantal aanwezige BHV-ers voldoende is / Continuïteitsplan Grieppandemie Waterschap Roer en Overmaas 13

16 Overzicht kwetsbaarheden en knelpunten Vitale primaire processen Vitale primaire processen - organisatiebreed Vitale secundaire processen WBL NWO Beheer BOA Middelen Peilbeheer Waterwacht Buitendienst Kwetsbaarheden en knelpunten Handhaving GIV Stafbureau Bestuur en Communicatie - Automatisering - Calamiteitenbestrijding Schoonmaak, Catering, Telewerken, BHV-organisatie Zuiveringsproces Overzicht maatregelen NWO Beheer BOA Middelen WBL Peilbeheer: - storingopvolging uitbesteden aan bedrijf - uitwisselen rayonbeheerders Handhaving - terugvallen op regionaal milieuteam - accepteren dat geen handhavingactie wordt uitgezet en mensen niet gestraft worden. Wel risico claims - telefonisch of per mail advies zieke medewerker (specialist) - rayonbeheerder naar buiten voor inspectie, monsters, metingen Automatisering - storingen vitale onderdelen zijn contractueel gewaarborgd Zuiveringsproces - aangepast werkrooster Primaire vitale processen Calamiteitenbestrijding - inhuur externe capaciteit (aannemers, materialen, mankracht) - teamsamenstelling verkleinen (kadewacht) - te lopen tracés per team vergroten (kadewacht) - uitwisseling rayonbeheerders regio s P&O - aangepast personeelsbeleid (o.a. verzuimprocedure grieppandemie) - Waterwacht - langere periode wachtdienst - inzet medewerkers die normaal geen wachtdienst draaien - rayonbeheerders neemt rol over waterwachtambtenaar Buitendienst - uitwisseling regio s - vervanging regiomanagers door regio-ondersteuning of projectleiders - extra inhuur externe capaciteit / Continuïteitsplan Grieppandemie Waterschap Roer en Overmaas 14

17 Schoonmaak Catering - extra aandacht schoonmaak en persoonlijke hygiëne - opnemen met schoonmaakbedrijf of vervanging contractueel gewaarborgd is - inschakelen schoonmaakpersoneel via uitzendbureau - opnemen met cateringbedrijf dat vervanging contractueel gewaarborgd is Secundaire vitale processen / Continuïteitsplan Grieppandemie Waterschap Roer en Overmaas 15

18 4 Voorlichting en communicatie 4.1 Doel De grieppandemie leidt tot onrust onder mensen, maar kan ook bij ons eigen personeel tot onrust leiden. Hoe ons noodzakelijk werk doorloopt tijdens een grote griepgolf, zal vooral ook voor de buitenwereld relevant en interessant zijn. Hoe zorgt Waterschap Roer en Overmaas voor schoon, voldoende en veilig water tijdens een grieppandemie? En welke risico s zijn er? Welke maatregelen nemen we om de gevolgen van de pandemie te bestrijden? Het griepvirus verspreidt zich niet via ontlasting (riolering), maar weten mensen dit wel? Intern is mogelijk sprake van bezorgdheid over de pandemie zelf, zieke collega s, de vraag hoe de vitale processen lopen en wat de rol van de individuele medewerker hierin is (eventueel wisseling van functie). Communicatie hierover heeft als doel vertrouwen in de organisatie vast te houden en te laten zien dat de vitale processen goed blijven functioneren. 4.2 Doelgroep Het waterschap moet er voor zorgen dat de onrust tot een minimum beperkt blijft. Er zijn verschillende doelgroepen waarop de voorlichting moet worden afgestemd: Extern: burgers (de klant ); andere overheden / functionele relaties / leveranciers; pers. Intern: directie; bestuur; medewerkers; ondernemingsraad. 4.3 Strategie Centrale boodschap Onderhavig continuïteitsplan is het eerste resultaat van de voorbereidingen op de grieppandemie. Daarmee zijn de voorbereidingen echter nog niet af. De ontwikkelingen worden nauwlettend gevolgd tot het moment dat de eerste fase wordt bereikt waarop verdere maatregelen moeten worden getroffen. Waterschap Roer en Overmaas kan geen pandemie voorkomen. We kunnen wel laten zien dat we voorbereidingen treffen om er voor te zorgen dat onze vitale processen goed blijven functioneren. Verder is het goed om ons als goede werkgever op te stellen. Licht het personeel zo goed mogelijk voor, geef tips en aanwijzingen (hygiëne etc.). Zorg dat iedereen weet wat de prioriteiten zijn, wat er van hen verwacht wordt, wat zij van het Waterschap Roer en Overmaas als werkgever kunnen verwachten en waar ze informatie kunnen vinden als de grieppandemie dichterbij komt en daadwerkelijk uitbreekt. De centrale boodschap in de voorlichtingsstrategie is: Waterschap Roer en Overmaas is op orde als er een grieppandemie uitbreekt. Waterschap Roer en Overmaas heeft zorg voor haar medewerkers en de vitale processen lopen geen gevaar. Wij zorgen ook nu voor schoon, voldoende en veilig water / Continuïteitsplan Grieppandemie Waterschap Roer en Overmaas 16

19 4.3.2 In de aanloop naar een pandemie Op het moment dat een dreiging van een grieppandemie dichterbij komt, en dus realistischer wordt, zal de onrust toenemen. Om dit voor te zijn is het belangrijk om vooraf al te communiceren welke maatregelen er zijn getroffen om de pandemie de baas te blijven. Dit geldt voor zowel de interne als de externe doelgroepen. Informeer de collega s ook over algemene zaken met betrekking tot de griep. Voorkom geruchten en onjuistheden. In onderhavig plan (zie hoofdstuk 2) is een drietal alarmeringsfasen beschreven in de ontwikkeling van de pandemie. Per fase zijn voorlichtingsmaatregelen beschreven. Deze worden onderstaand toegelicht. Intern Fase 0 Informatieve berichten op dagjournaal. Fasen 1 en 2: informatie wordt op een centrale plaats, P&O site, beschikbaar gesteld; informeren via dagjournaal (wat is het nu precies, wat zijn risico s); hygiënische maatregelen (zorg voor onze medewerkers); de maatregelen die we treffen in geval van een grieppandemie; kritische processen die door moeten lopen; wat we verwachten van gezonde medewerkers (taakwisseling); veel voorkomende vragen; alert zijn op ziekteverschijnselen; maatregelen om verspreiding griep te voorkomen (bijv. thuiswerken). Extern op internet wordt een centraal communicatiepunt grieppandemie geplaatst voor burgers en partners/relaties, om de stand van zaken te kunnen volgen en zo nodig uit te wisselen; afstemming operationeel team en voorzitter om op een bepaald moment persbericht uit te laten gaan met centrale boodschap (zie ). Bijvoorbeeld op hoofdlijnen het plan van aanpak aangeven zoals het waterschap de grieppandemie te lijf gaat : hoe blijft Waterschap Roer en Overmaas zorgen voor schoon, voldoende en veilig water Tijdens een grieppandemie Waterschap Roer en Overmaas heeft zich inmiddels goed voorbereid op een grieppandemie. De voorlichtingsstrategie tijdens een grieppandemie is er op gericht dit ook daadwerkelijk uit te stralen, om zo rust te behouden en vertrouwen te creëren. Onze medewerkers, burgers en partners zijn op de hoogte van de voorbereidingen en getroffen maatregelen. Het is helder waar actuele informatie te vinden is. De genoemde voorlichtingsmaatregelen bij de fasen 1-2 gelden in dit stadium. De berichtgeving wordt actief en dus actueel bijgehouden. Vooraf is niet exact te voorspellen hoe het verloop van een grieppandemie eruit ziet. We moeten anticiperen op de situatie die ontstaat en hierin zo transparant mogelijk proberen te zijn naar onze doelgroepen / Continuïteitsplan Grieppandemie Waterschap Roer en Overmaas 17

20 4.3.4 Na de grieppandemie Wat de grieppandemie uiteindelijk zal aanrichten is niet duidelijk. Het kan zowel achteraf meevallen of er ontstaat wel degelijk een serieuze crisissituatie. In het eerste geval is de nazorg minimaal. Bij de tweede variant is het belangrijk om ook na de pandemie te communiceren. Wat zijn de gevolgen? Hebben de vitale processen goed gefunctioneerd en zijn er nog verbeterpunten voor de toekomst? Maar ook oog hebben voor persoonlijk leed van medewerkers of mensen in de directe omgeving van medewerkers. 4.4 Communicatiemiddelen Bij de grieppandemie wordt er vanuit gegaan dat zowel medewerkers als burgers en partners ziek thuis zijn. Daarom wordt ingestoken op communicatiemiddelen die ervoor zorgen dat berichtgeving zowel op het werk als bij de mensen thuis te volgen is, namelijk via: Intern intranet; eventueel berichten via , sms en mobiele telefoon (voor extreme en spoedeisende berichten). Extern internet; persberichten. 4.5 Communicatieacties korte en middellange termijn Op korte termijn, dus nog voordat een eerste besmetting binnen het personeelsbestand van het waterschap is waargenomen, worden de volgende acties uitgevoerd: medewerkers informeren via intranet over voorbereidingen die zijn getroffen en maatregelen die worden genomen; het voorlichten van receptionisten (o.a. memo met standaard antwoorden, zodat veel vragen al bij de receptie kunnen worden afgevangen); het inrichten van een centrale plaats, de P&O site waar deze informatie voor het personeel beschikbaar is; op voornoemde centrale plaats medewerkers actief informeren over (preventieve) maatregelen die zij zelf kunnen nemen / Continuïteitsplan Grieppandemie Waterschap Roer en Overmaas 18

21 5 Financiële consequenties 5.1 Personeel en materieel/middelen Het vooraf inzichtelijk maken van de kosten die gepaard kunnen gaan met de uitbraak van de grieppandemie is niet haalbaar. Het zou een beeld geven met een te grote onzekerheid. Daarnaast is de vraag wat rechtstreeks aan de pandemie zou moeten worden toegeschreven en wat mogelijk op andere posten thuishoort. Mogelijke kosten kunnen het gevolg zijn van: Personeel: extra declaratie van overwerk voor mensen die langer moeten werken; extra vergoedingen voor beschikbaarheidverplichtingen; inhuur van externen; extra schoonmaakrondes. Materieel/middelen: aanschaf hygiëne bevorderende middelen (bijvoorbeeld desinfecterende zeep, schoonmaakdoekjes); extra kosten als gevolg van toename telefonisch werkverkeer ; aanschaf van extra middelen ten behoeve van verbreding inzetbaarheid medewerkers in onbekende gebieden of andere functies; kosten voor extra (met name externe) communicatie over het continuïteitsplan en de borging bij Waterschap Roer en Overmaas; schadeclaims als gevolg van niet kunnen voldoen aan bijvoorbeeld handhavingverplichtingen. Aangenomen wordt dat de mogelijke kosten ten laste van de post onvoorzien kunnen worden geboekt, gelet op de overmachtsituatie waartoe de grieppandemie gerekend kan worden / Continuïteitsplan Grieppandemie Waterschap Roer en Overmaas 19

22 Bijlage 1 Verzuimprotocol grieppandemie Aanvulling op de verzuimprocedure in het kader van een grieppandemie 2009 Bij een ziekmelding van een medewerker moet de situatie goed worden ingeschat. Het is van belang om te weten wat de klachten zijn en of de medewerker mogelijk is besmet. Als er sprake is van (mogelijke) besmetting met het nieuwe griepvirus Influenza A (H1N1), geldt onderstaand protocol als aanvulling op de reguliere procedure bij ziek- en herstelmeldingen. 1. Medewerker heeft griepverschijnselen. In eerste instantie geldt de normale verzuimprocedure, waarbij na melding van de medewerker bij het afdelingshoofd, door het afdelingshoofd via het team P&O, de arbodienst wordt ingelicht. Het afdelingshoofd informeert bij de medewerker naar de klachten Als duidelijk is dat het niet om de Nieuwe influenza A (H1N1) gaat, verschijnt de medewerker weer op het werk na herstel. Als het wel gaat om besmetting met het nieuwe griepvirus Influenza A (H1N1) meldt de medewerker dit aan het afdelingshoofd. Het afdelingshoofd stelt P&O hiervan op de hoogte. De medewerker P&O zorgt ervoor dat onmiddellijk de bedrijfsarts wordt ingelicht. De bedrijfsarts kan adviseren maatregelen te nemen en geeft daarbij aan welke maatregelen moeten worden genomen. Medewerkers die zijn besmet, blijven in elk geval thuis totdat ze koortsvrij zijn. Zo wordt voorkomen dat ze andere werknemers besmetten. De bedrijfsarts houdt contact met de medewerker en beoordeelt of terugkeer naar de werkplek verantwoord is. 2. Medewerker heeft geen griepverschijnselen, maar vermoedt dat hij besmet is met het nieuwe griepvirus Influenza A (H1N1). De medewerker heeft geen griepverschijnselen, maar neemt wel contact op met de huisarts, waarbij hij ten minste vraagt: a. of er onderzoek naar besmetting met het nieuwe griepvirus nodig is; b. of hij thuis moet blijven om mogelijke besmetting van zijn omgeving te voorkomen, en zo ja, hoe lang. De medewerker licht vervolgens zijn afdelingshoofd in over het resultaat van het consult bij de huisarts. Het afdelingshoofd meldt dit via P&O aan de bedrijfsarts. De bedrijfsarts kan eventueel contact opnemen met de huisarts. In het geval de huisarts adviseert dat een medewerker thuis moet blijven omdat hij mogelijk besmet is met het nieuwe griepvirus (de incubatietijd is ongeveer 4 dagen), kan het afdelingshoofd, indien mogelijk, thuiswerken faciliteren. Als thuiswerken niet mogelijk is, worden de verzuimde uren geboekt op Bijzonder Verlof overeenkomstig artikel SAW / Continuïteitsplan Grieppandemie Waterschap Roer en Overmaas 20