Whitepaper Implementatieplan. Figlo platform Enterprise Services

Transcriptie

1 Whitepaper Implementatieplan Figlo platform Enterprise Services Versie:

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Scope Implementatiestappen Stappen Project definiëren: Huidige situatie analyseren Project scope Totaal oplossing definiëren Figlo Experience Studio Figlo Academy Start Analyse traject Totaal oplossing ontwikkelen Implementatie Oplevering en installatie op testomgeving Opstellen van gebruikshandleidingen en procedures Testen en Acceptatie Opleiding eindgebruikers Pilot Migratie en Uitrol Planning Resources Randvoorwaarden Whitepaper Implementatieplan Figlo platform, versie 2.0 Versie: Pagina: 2 van 15

3 1 Inleiding Dit document beschrijft een mogelijke aanpak voor een succesvolle implementatie van de Enterprise services van het Figlo adviesplatform. Figlo beschouwt zichzelf niet zozeer als toolleverancier, maar meer als flexibele en strategische partner die klanten helpt met het bereiken van hun business doelstellingen. De invoering van een integraal adviesplatform raakt in de meeste gevallen een flink deel van de organisatie. De gewenste voordelen van de invoering van Figlo worden behaald door een integrale implementatieaanpak die processen, organisatie en IT raakt. Door de implementatie van het Figlo platform als een integraal project aan te vliegen en alle relevante stakeholders in een zo vroeg mogelijk stadium bij het traject te betrekken, wordt maximaal zeker gesteld dat het tool aan de verwachtingen van alle betrokken partijen voldoet. Deze aanpak wordt in dit document beschreven. Voor iedere opdrachtgever dient dit plan op maat gemaakt te worden en aangepast te worden aan specifieke doelstellingen, uitgangspunten en verwachtingen. 1.1 Scope Dit document gaat in op de activiteiten die uitgevoerd moeten worden om het Figlo adviesplatform succesvol in uw bestaande organisatie te integreren om zodoende optimaal te profiteren van de kracht van het platform. Dit Implementatieplan gaat niet in op zaken als: Opstellen van een visie en business case Contractmanagement Inbedding in beheerorganisatie Communicatie rondom invoering Whitepaper Implementatieplan Figlo platform, versie 2.0 Versie: Pagina: 3 van 15

4 2 Implementatiestappen Figlo heeft op basis van diverse projecten een best-practice implementatieplan ontwikkeld voor de invoering van het adviesplatform. In onderstaande afbeelding is de standaard fasering beschreven. In dit implementatieplan wordt in detail ingegaan op alle stappen. Het is goed mogelijk dat opdrachtgevers het Figlo platform gefaseerd in willen voeren. Het meerdere malen (voor iedere fase) doorlopen van onderstaande stappen is dan de optimale aanpak. Six key Figlo implementa on steps Experienced program manager knows the stakeholders to be involved in Figlo implementa on Project defini on Current state analysis Analysts helps client to scope and develop Figlo implementa on roadmap for successful project. Process architects quickly asses current PFA high level processes. Project scoping Solu on defini on Solu on development Analysts guide interface development, organiza on change and perform product configura on Analysts, design to be processes, build reports, define interfaces. Implementa on Test managers, trainers and implementa on managers guide acceptance tes ng, educa on and implementa on. 2.1 Stappen In het implementatieproces onderkennen we de volgende stappen: Project definiëren Bevestigen belangrijkste business drivers en verwachtte resultaten business case Opstellen projectplan en projectorganisatie Huidige situatie analyseren Analyseren van de high level processen, organisatie en systemen Plotten van Figlo concepten en functionaliteit op high level processen Uitvoeren van een eerste Gap-analyse (as-is en to-be) Projectscope Bepalen van de projectscope (producten en proces) Totaaloplossing definiëren Figlo Academy Whitepaper Implementatieplan Figlo platform, versie 2.0 Versie: Pagina: 4 van 15

5 Opleiding van het projectteam om één centrale kennisbasis te vormen als start van het project Introductie en online toegang tot up-to-date functionele en technische beschrijvingen van het systeem Analyseren van het gehele nieuwe adviesproces, integratiepunten, architectuur en adviesrapport (zie bijlage 1) en het mappen op Figlo generieke producten Specificeren van business requirements voor het Figlo platform, integratiepunten en adviesrapport op basis van beide voorgaande analyses (functionele en technische requirements) Uitvoeren van Gap-analyse tussen het Figlo platform en gedefinieerde requirements Definiëren technische (doel)applicatiearchitectuur Opstellen functioneel en technisch ontwerp Totaaloplossing ontwikkelen Configureren van het Figlo platform (onder andere producten van de klant) Ontwikkelen van maatwerk/integratie en software Ontwikkelen maatregelen voor de realisatie van de (doel)architectuur. Opstellen en inrichten van structuur van kantoren/adviseurs Implementatie Oplevering en deployment van de totaaloplossing op diverse omgevingen Opstellen van gebruikshandleidingen en procedures Testen en Acceptatie Opleiding eindgebruikers Pilot Migratie en uitrol 2.2 Project definiëren: Door de verantwoordelijke projectleider wordt in overleg met opdrachtgever en stuurgroep een eerste projectdefinitie opgesteld op basis van de gedefinieerde visie en business case en de reeds vastgelegde afspraken. Door middel van een eerste workshop (mogelijk binnen de Figlo Experience Studio) wordt de toekomstige situatie geschetst en worden de verwachtingen op elkaar afgestemd. Na overeenstemming tussen projectleider en opdrachtgever over doel, resultaat en eerste scopeafbakening, worden in een stakeholderanalyse de betrokkenen geïdentificeerd. Op basis van de stakeholderanalyse wordt in overleg met de opdrachtgever een projectorganisatie ingericht en de juiste mensen betrokken of geïnformeerd. De projectdefinitie eindigt in projectplan op hoofdlijnen met daarin een projectorganisatie en de belangrijkste mijlpalen; dit projectplan wordt afgestemd met de opdrachtgever. 2.3 Huidige situatie analyseren Voordat de nieuwe situatie kan worden vormgegeven, moet eerst een beeld gekregen van de huidige situatie en de daarin bestaande knelpunten. De analyse van de huidige high level processen, organisatie en systemen kan uitgevoerd worden door middel van de Figlo Experience Studio. De Figlo Experience Studio heeft als doel snel en resultaatgericht inzicht te verkrijgen in welke optimalisatieslagen, afwegingen en keuzes er aan het Whitepaper Implementatieplan Figlo platform, versie 2.0 Versie: Pagina: 5 van 15

6 begin van het traject gemaakt moeten worden. Tevens zorgt de Figlo Experience Studio voor een gezamenlijk draagvlak voor de start van het project. De Figlo Experience Studio bestaat uit een serie direct op elkaar volgende workshops die intensief zijn voorbereid. De duur van deze Figlo Experience Studio bedraagt één tot enkele dagen (afhankelijk van de te behandelen onderwerpen). Gedurende deze dagen wordt met de belangrijkste stakeholders op creatieve wijze het hele proces met elkaar doorgesproken. Nadat het proces, de organisatie en de systemen geheel in kaart zijn gebracht en de optimalisaties en doelstellingen duidelijk zijn verwoord, kan het Figlo proces worden geplot en de Gap-analyse (as-is en to-be) op hoog niveau worden uitgevoerd. Het uitvoeren van deze activiteiten geeft in een vroeg stadium aan waar de focus op moet komen te liggen een geeft input voor de scopeafbakening. De Figlo Experience Studio biedt op professionele wijze ondersteuning aan besluitvorming en zorgt voor concrete resultaten in een beperkte tijdsspanne. 2.4 Project scope De resultaten van de Figlo Experience Studio worden vastgelegd in een meer gedetailleerd projectplan, met daarin ook aandacht voor een roadmap van de te implementeren onderdelen. Hier wordt een meer gedetailleerd projectplan opgesteld waarin ook de planning van de te bouwen, integreren en te configureren onderdelen is vastgelegd. Eventueel moeten de doelstellingen van de business case worden aangepast naar aanleiding van de resultaten van de analyse. Deze mijlpaal is daarom een belangrijk afstemmoment met de stuurgroep en opdrachtgever. 2.5 Totaal oplossing definiëren Figlo Experience Studio Ter ondersteuning van het definiëren van de nieuwe toekomst kan de Figlo Experience Studio worden ingezet. Door gebruik te maken van verschillende werkvormen, veel interactie en professionele facilitators doorlopen de deelnemers een steile leercurve waarin ze met alle ins en outs van het Figlo platform in aanraking komen. Onderdeel van de Figlo Experience Studio is het maken van de belangrijkste integratiekeuzes, het afstemmen van het toekomstig proces en eventueel nieuw organisatiemodel en definiëren van uitgangspunten Figlo Academy Voordat de nieuwe oplossing wordt vormgegeven is het raadzaam om betrokkenen een goed beeld te geven van de mogelijkheden en onmogelijkheden van het Figlo platform. Dit helpt met het voorkomen van onnodig maatwerk en de daarmee gepaard gaande extra kosten en doorlooptijd. Binnen de Figlo Academy zijn een aantal cursussen en opleidingen ontwikkeld om de implementatie van het Figlo platform bij klanten te ondersteunen. De Figlo Academy is ontstaan door het samenvoegen van best practices van Figlo experts met als doel elke cursist binnen enkele dagen op te leiden in het gebruik van het Figlo Platform. Een belangrijke cursus van de Academy richt zich zowel op de technische als functionele aspecten van het platform en is naar wens van de klant in te richten. Het doel van deze cursus is om met het gehele projectteam één centrale kennisbasis te vormen als start van het project. Whitepaper Implementatieplan Figlo platform, versie 2.0 Versie: Pagina: 6 van 15

7 2.5.3 Start Analyse traject Nadat het projectteam is opgeleid en een goed begrip heeft van de mogelijkheden van het Figlo platform, kan er een start worden gemaakt met het inventariseren van requirements, uitvoeren van analyses en het opstellen van functionele en technische ontwerpen. Zoals in verdere hoofdstukken is beschreven staat het behalen van de business doelstellingen centraal in de aanpak. Alvorens er requirements kunnen worden opgesteld is het van belang dat de huidige situatie goed is geanalyseerd (2.3). Vervolgens moet een gedegen analyse worden uitgevoerd van de toekomstige processen (in het bijzonder het adviesproces), systemen, de gewenste integratiepunten, de architectuur, (historische) adviesproducten en de rapportage (adviesrapport). Nadat de gewenste situatie in kaart is gebracht, dient er in detail te worden gekeken naar de invulling om de requirements te kunnen realiseren met behulp van het Figlo platform. Dit gebeurt door het maken van twee Gap-analyses: Huidige versus gewenste situatie Deze Gap-analyse heeft als doel inzicht te verschaffen in het transitieproces om te komen van de oude naar de nieuwe situatie. Op basis van deze Gap-analyse kunnen nieuwe processen en procedures worden beschreven. Naast het transitieproces biedt de analyse ook input voor de inrichten van kantoren/adviseurs structuur. Gewenste situatie versus Figlo Platform De tweede Gap-analyse geeft inzicht in de verschillen tussen het Figlo Platform en de gewenste situatie. Het doel van de analyse is inzicht te verschaffen in de stappen die benodigd zijn om het Figlo Platform aan te sluiten bij de klant specifieke wensen. Als resultaat van beide analyses worden de business requirements vastgelegd. Naast de requirements resulterend uit de analyses zijn er ook tal van functionele en non functionele requirements die vanuit andere organisatieonderdelen komen (te denken valt aan juridisch, compliance, beheer, architectuur, etc.). Aan het einde van deze fase moeten alle requirements inzichtelijk zijn gemaakt en vastgelegd. Deze vastgelegde requirements dienen als input voor de functionele en technische ontwerpen voor het eventuele maatwerk en de integratiepunten met Figlo. 2.6 Totaal oplossing ontwikkelen Het vormgeven van de totaaloplossing is afhankelijk van een aantal factoren: Configuratie, Te ontwikkelen maatwerk/integratie software, de ontwikkelde maatregelen realisatie van de (doel) applicatie architectuur en Opstellen en inrichten van kantoren/adviseurs structuur. Onder de Configuratie vallen alle elementen die flexibel kunnen worden ingericht in het Figlo Platform door middel van de Manager (beheerapplicatie van het Figlo Platform). Alle zaken die hier niet in ondergebracht kunnen worden en resulteren in een aanpassing van het generieke systeem of het realiseren van integratiesoftware, wordt onder de activiteit Realisatie ingedeeld. Het onderdeel Whitepaper Implementatieplan Figlo platform, versie 2.0 Versie: Pagina: 7 van 15

8 configuratie is altijd onderdeel van de implementatie. De omvang van de realisatie van maatwerk/ integratiesoftware is afhankelijk van de complexiteit van het project, de integratiepunten en specifieke adviesrapportages. Configuratie Een van de onderdelen van de Figlo Academy is een cursus in het configureren van het Figlo platform door middel van de Manager. Tijdens deze opleiding uit de Figlo Academy wordt er veel aandacht besteed aan de analyse voor de configuratie van het adviesplatform om deze naar wens te kunnen inrichten. Nadat de cursus is afgerond, is de klant in staat het adviesplatform zelf in te richten. De basis voor de configuratie zijn de configuratie templates. De configuratie kent verschillende onderdelen: Configuratie activiteiten: Impact Inrichten van de (sub)organisatie met alle bijbehorende eigenschappen 5% Inrichten van de Adviseurs en autorisatiematrix 10% Inrichten van de historische en advies producten 50% Inrichten van de wensen en scenario s 15% Inrichten van de do fase, afhandeling van het advies proces 15% Inrichting van de motivatieteksten en tray buttons. 5% Realisatie Er moet een onderscheid gemaakt worden in een drietal realisatie-activiteiten: 1. Uitbreiding van functionaliteit in het generieke adviesplatform 2. Specifieke adviesfunctionaliteit die geen onderdeel is/wordt van het generieke platform 3. Specifieke functionaliteit voor het realiseren van integratiepunten Het eerste punt betreft functionaliteit die nog niet aanwezig in het generieke platform, maar waarvan Figlo aangeeft dat het generieke functionaliteit betreft. Dit moet worden ingepland in de releasekalender van het Figlo generieke ontwikkelteam. Specifieke adviesfunctionaliteit voor de klant wordt in een maatwerktraject gerealiseerd. Dit wordt opgeleverd en geïntegreerd in het generieke adviesplatform. Dit geldt ook voor functionaliteit die wordt gerealiseerd voor integratie met andere systemen. Realisatie activiteiten worden binnen Figlo uitgevoerd volgens de SCRUM methodiek. 2.7 Implementatie Oplevering en installatie op testomgeving Het aantal en soort activiteiten binnen de oplevering en installatie op een testomgeving is sterk afhankelijk van de scope van het project, de integratiepunten en eventueel specifiek maatwerk. Een voorbeeld van activiteiten die uitgevoerd moeten worden bij een on-premise installatie in combinatie met een maatwerk SQL report en het Figlo platform: Aanmaken en klaar maken gebruik Figlo Platform en report databases op de SQL server Whitepaper Implementatieplan Figlo platform, versie 2.0 Versie: Pagina: 8 van 15

9 Uploaden rapportdefinities Configureren Figlo Platform configuratie bestanden. Figlo Platform inhoudelijk testen op werking en gebruik Figlo Nederland in de manager voorzien van juiste productdefinities. Figlo Platform manager applicatie voorzien van gebruikers waar onder managers, adviseurs en test gebruikers Opstellen van gebruikshandleidingen en procedures Alle functionele en technische gebruikershandleidingen van het adviesplatform worden opgeleverd. Deze handleidingen vormen de basis voor het opstellen van specifieke procedures en werkinstructies binnen de klantorganisatie. De Figlo Academy maakt gebruik van een online omgeving waar al deze informatie gestructureerd is ondergebracht. Naast de online variant worden alle technische handleidingen ook aan persoonlijk overgedragen en besproken met de betrokken personen. Voor specifiek maatwerk wordt zowel functionele als technische documentatie opgeleverd Testen en Acceptatie Het testtraject wordt uitgevoerd op basis van Requirement Based Testing. Requirement Based Testing gaat uit van de requirements die in het begin van het project zijn opgesteld. Naast de requirements wordt er met het gehele projectteam en de business een inschatting gedaan naar de grootste IT en business risico s. Alle genoemde risico s dienen te worden afgevangen door de teststrategie. In het testtraject worden verschillende testcases opgesteld. Het uitgangspunt is dat alle testcases bij elkaar tenminste 100% van de van te voren opgestelde requirements dienen te dekken. Afhankelijk van de complexiteit van het project en de beschikbare omgevingen kennen we verschillende fases binnen het test traject te kennen: Systeemtest - technisch In deze fase worden alle systeemcomponenten geïsoleerd getest op de systeemtest omgeving. Ketentest - technisch In deze fase worden alle geïnstalleerde componenten geïntegreerd getest en wordt de gehele keten doorlopen in een testomgeving Performance test voldoet het platform aan de gestelde eisen qua performance? Onder de performance test vallen diverse onderdelen: Concurrent user test (loadtesting) Gemiddeld gebruik Piek gebruik Isolated integration test (incl reporting services) De load & performance test simuleert het in de praktijk maximale gebruik in termen van technische systeembelasting. Functionele Acceptatie Test In deze fase worden alle systeem componenten geïsoleerd getest op de acceptatietest omgeving. Dit gebeurt aan de hand van echte klant- cases of relevante bedrijfsprocessen. Functionele Keten Acceptatie Test Whitepaper Implementatieplan Figlo platform, versie 2.0 Versie: Pagina: 9 van 15

10 In deze fase worden alle geïnstalleerde componenten geïntegreerd getest en wordt de gehele keten doorlopen op de acceptatietest omgeving. Dit gebeurt aan de hand van echte klantcases of relevante bedrijfsprocessen die van klant-tot-klant worden getest. Uitvoering vindt vaak plaats door testexperts. Business Acceptatie Test: definitieve acceptatie test door eindgebruikers aan de hand van de relevante bedrijfsprocessen en (kopieën van) echte data. Afhankelijk van de bevindingen die uit de testen komen wordt bepaald of er naar een volgende fase wordt overgegaan. De prioriteit van bevindingen wordt bepaald op basis van het MoSCoW principe Opleiding eindgebruikers Alvorens de uitrol naar de eindgebruikers wordt gedaan, is het van belang om de gebruikers gestructureerd via bewezen methoden kennis te laten maken met het systeem. Het doel van deze training is het begeleiden van alle cursisten om een algemene basis te vormen van het systeem en de transitie mogelijk te maken om de huidige werkzaamheden te kunnen uitvoeren in het Figlo Platform. Naast dit primaire doel van de training zijn er ook nog ander doelen waaronder draagvlak creëren bij de eindgebruiker. Naast de eerder genoemde onderdelen van de Academy zal er ook klantspecifiek materiaal aan de Figlo Academy worden toegevoegd (te denken aan bijvoorbeeld integratie software/maatwerk) Pilot Afhankelijk van de wensen van de klant over de implementatie, kan er gekozen worden om een pilot uit te voeren voordat het adviesplatform breed binnen de organisatie wordt uitgerold. Een pilot bestaat uit het implementeren van het Figlo platform en processen bij een selecte groep gebruikers voor een afgebakende hoeveelheid adviesgesprekken. De pilot wordt organisatorisch en technisch uitgebreid voorbereid met een selecte groep medewerkers. Na afloop vindt een evaluatie plaats en wordt feedback gegeven aan opdrachtgever en stuurgroep. De pilot levert veel informatie op over de praktijk, brengt kinderziektes aan het licht en is input voor optimalisatie van definitieve implementatieplannen Migratie en Uitrol In de fase van migratie en uitrol spelen de volgende factoren een rol: Kiezen van een scenario voor het uitfaseren van het bestaande systeem (indien van toepassing) o Een big bang scenario, waarbij het oude systeem van het ene op het andere moment wordt vervangen door het nieuwe systeem o Uitfaseer scenario, dwz nieuwe opvoer in het nieuwe systeem en het bestaande systeem langzaam laten leeglopen Inrichten van de productieomgeving conform specificaties (CPU, geheugen, etc) Deployment van alle benodigde software componenten Eventueel datamigratie vanuit het bestaande systeem, afhankelijk van het gekozen scenario. Controle van die datamigratie Productie acceptatietest Whitepaper Implementatieplan Figlo platform, versie 2.0 Versie: Pagina: 10 van 15

11 Go live 3 Planning Nazorg, onder andere: o Directe (gebruikers)ondersteuning na livegang o Inbedding in de beheerorganisatie De planning van het implementatietraject verschilt per project en is zeer afhankelijk van de omvang en het ambitieniveau van de klant. In de grafiek hieronder zijn drie voorbeeldscenario s afgebeeld ter illustratie van de planning. Scenario A: Betreft een standaard implementatie van een intermediair met enkele kantoren. Scenario B: Betreft een standaard implementatie van een middelgrote bank of verzekeraar. Scenario c: Betreft een standaard implementatie van een grote bank of verzekeraar. 4 Resources Het projectteam voor de implementatie zal per klant verschillen en is afhankelijk van de omvang en aard van het project. Figlo biedt haar klanten projectmanagers, productspecialisten (functioneel en technisch), procesanalisten en architecten om te participeren in projecten. Op basis van onze ervaring zijn de volgende rollen minimaal benodigd vanuit de klant: Stuurgroep; gedelegeerd opdrachtgever / projectmanager; productspecialisten (hypotheken, vermogen, etc.); commerciële, juridische en risk medewerkers; systeemspecialisten van systemen waarmee geïntegreerd moet worden; kerngebruikers (voor afstemming ontwerpen, testen en eventueel pilot); overige gebruikers (voor training en daarna gebruik); IT operations / beheer. Overige rollen die mogelijk ingevuld moeten worden in het traject en (intern, Figlo of overig): projectmanager; procesanalist / facilitator; functioneel ontwerper; Whitepaper Implementatieplan Figlo platform, versie 2.0 Versie: Pagina: 11 van 15

12 grafisch ontwerper; technisch ontwerp; Figlo product specialist; Figlo technische integratie; Figlo trainer; specialist Verander management. Een en ander is zeer afhankelijk van de klantorganisatie en doelstellingen van het project. Tijdens de project definitie wordt in het projectplan de projectorganisatie vormgegeven. 5 Randvoorwaarden Om een succesvolle implementatie uit te voeren, gelden in het algemeen de volgende randvoorwaarden: De implementatie van Figlo wordt vormgegeven vanuit helder gedefinieerde business doelstellingen, die bij alle betrokkenen bekend zijn. Primair wordt de standaard werkwijze van Figlo gehanteerd en wordt gebruik gemaakt van de mogelijkheden die Figlo out of the box biedt. Maatwerk wordt geminimaliseerd. Vanuit de klantorganisatie wordt voldoende capaciteit en kwaliteit ter beschikking gesteld om genoemde activiteiten uit te voeren. De betrokken kerngebruikers zijn beslissingsbevoegd, bijvoorbeeld bij het opstellen van functionele en non-functionele requirements De technische integratiepunten worden volledig gespecificeerd en worden via stubs op de OTAP omgevingen beschikbaar gesteld voor test De klant stelt een representatieve OTAP omgeving beschikbaar, van waaruit alle toekomstige integratiepunten eerst via stubs en daarna live getest kunnen worden. Whitepaper Implementatieplan Figlo platform, versie 2.0 Versie: Pagina: 12 van 15

13 6 Bijlagen 6.1 Figlo Systeem Integratie Aanpak

14 7 Financial product mapping methodologie Whitepaper Implementatieplan Figlo platform, versie 2.0 Versie: Pagina: 14 van 15

15 8 Report Analyse Methodologie Whitepaper Implementatieplan Figlo platform, versie 2.0 Versie: Pagina: 15 van 15