De BGT: 12 tips om meteen aan de slag te gaan

Transcriptie

1 Ministerie van Infrastructuur en Milieu De BGT: 12 tips om meteen aan de slag te gaan

2 2 Ministerie van Infrastructuur en Milieu

3 De BGT: 12 tips om meteen aan de slag te gaan De BGT 3

4 Waarom dit boekje? De BGT moet klaar zijn op 1 januari Die datum komt steeds dichterbij. Voor veel bronhouders betekent het, dat de tijd begint te dringen. Hoe staat het met de voorbereidingen voor de BGT? Is de keuze al gemaakt tussen uitbesteden of zelf doen, tussen IMBGT of IMGeo? Zijn de bronhouderburen al op de koffie geweest om te praten over samenwerken? Afgelopen jaar hebben het ministerie van Infrastructuur en Milieu en het SVB-BGT, met ondersteuning van het Kadaster en Geonovum, proefgedraaid met de BGT-keten. Daarbij kwamen de vruchten van jaren denkwerk en voorbereiding voor het eerst samen: de centrale BGT-systemen bij SVB-BGT en het Kadaster, de BGT-opbouw bij bronhouders, standaarden, transitieaanpak en assemblageprocedures van SVB-BGT en lokale BGT-software. Voor de proef gebruikten we BGT-data van bronhouders die al (bijna) klaar waren met de transitie: de koplopers. Zij hebben veel tijd en energie gestoken in deze testfase, samen met hun softwareleveranciers, die niet zonder slag of stoot verliep. Hun inspanningen hebben nu zichtbaar resultaat. Ook hebben ze veel verbeteringen opgeleverd: vaak klein en 4 Ministerie van Infrastructuur en Milieu

5 praktisch, maar ook een fundamentele vereenvoudiging van het mutatieproces. Daarom kunnen we nu zeggen: de BGT-keten werkt! Op die manier heeft de kopgroep veel hobbels gladgestreken waar het peloton straks geen last meer van heeft. Daarnaast hebben we ervaringen opgedaan die ook voor andere bronhouders waardevol zijn. Daarom delen wij ze graag in dit boekje. Hopelijk bieden deze tips inspiratie en inzicht bij het maken van de juiste keuzes voor de transitie naar de BGT. De lessen en successen van de koplopers zijn verdeeld over 4 thema s: ORGANISATIE EN SAMENWERKING WETEN WAT JE WILT EN ZORGEN DAT JE HET KRIJGT PROJECTAANPAK UITVOERING Per thema geven we de belangrijkste lessen en successen weer, aangevuld met de persoonlijke visie van vier koplopers. De BGT 5

6 6 Ministerie van Infrastructuur en Milieu

7 Inhoud Waarom dit boekje? 4 Organisatie en samenwerking 8 Weten wat je wilt en zorgen dat je het krijgt 11 Projectaanpak 15 Uitvoering 18 Over de kopgroep en het peloton 20 Meer weten over de BGT 23 De BGT 7

8 Organisatie en samenwerking Samenwerking is de sleutel tot succes. Vaak is de interne geo-afdeling de drijvende kracht achter de BGT, maar die kan niets zonder intensief samen te werken over de grenzen van de eigen afdeling én organisatie heen. Daarnaast is een betrokken houding van bestuurders onmisbaar. In gesprek met Erwin van Leiden (Syntrophos) horen we waarom. Zorg voor kennis over de BGT bij eigen mensen Kennis over de BGT komt niet vanzelf. De effectiefste manier van leren is zelf doen. Laat mensen in huis zich de BGT goed eigen maken; dat zorgt voor kwaliteit en continuïteit. Als zij dit al in het opbouwstadium doen, dan kunnen ze er straks optimaal mee werken. Erwin van Leiden zegt daar het volgende over: Kennis over de BGT moet je in huis hebben. Als bronhouder moet je namelijk weten wat de BGT van je vraagt. Maar wees je ook bewust van je eigen sterke en zwakke punten en werk samen met andere bronhouders die weer andere kwaliteiten in huis hebben. Hoe je de BGT invult, is per organisatie verschillend. Denk na over beleid, organisatie en techniek en maak duidelijke keuzes. Ga ook niet te snel de markt op; samen met andere bronhouders kun je heel ver komen. Werk samen met de andere vak afdelingen van je organisatie Om de hele organisatie te laten profiteren van de BGT is interne samenwerking essentieel. Dat werkt het beste wanneer je vakafdelingen als beheer openbare ruimte, ingenieursdiensten, ICT en staf al vroeg bij de ontwikkeling van de BGT betrekt. Laat hen meedenken over wat de BGT voor hen kan betekenen. 8 Ministerie van Infrastructuur en Milieu

9 Belangrijk is dat je elkaar fysiek opzoekt. Dit kun je niet via of telefoon afhandelen. Je moet elkaar echt leren kennen. Als shared service center maken wij de BGT voor vijf gemeenten en een waterschap. Van al die organisaties hebben we met alle beheerafdelingen om de tafel gezeten om ons ambitieniveau te bepalen. Dat leidde tot een besluit van alle colleges om voor IMGeo te gaan. Bij dat theoretische beslismoment was iedereen betrokken. En iedereen snapte wat dat in de praktijk gaat betekenen: de werkprocessen veranderen, het bijhouden van de beheerkaart wordt een heel nieuw verhaal. Begin dus bij je beheerafdelingen. En ga dan pas naar je bestuurders. Andersom kan niet als je het rendement van de BGT wilt realiseren. Afspreken en aanspreken, ook op bestuurlijk niveau De BGT maakt bronhouders van elkaar afhankelijk. Praat daar open over met collega-bronhouders; dat is belangrijk voor een goede samenwerking. Leg afspraken met andere bronhouders ook op bestuurlijk niveau vast. En spreek elkaar op datzelfde niveau aan als die afspraken niet worden nagekomen. De BGT 9

10 Ons shared service center is onder andere opgericht om de BGT te kunnen maken voor meerdere bronhouders. De bestuurlijke bereidheid om samen te werken was er dus al. Elkaar aanspreken was daarom ook niet echt nodig. Afspreken wel: het besluit van alle colleges om unaniem voor IMGeo te kiezen, is daar een voorbeeld van. Hou altijd de stelselprincipes voor ogen: waar doen we het allemaal voor? Dan hou je bestuurders makkelijker op één lijn. Speel in op het belang van de bestuurder De BGT is een investering die de tijd nodig heeft om te renderen. Daarom is het belangrijk om je bestuurders te overtuigen van het nut en de noodzaak van de BGT. Sluit daarom aan bij hun belevingswereld: maak duidelijk wat de BGT voor de hele organisatie kan betekenen. En wees tegelijk concreet over wat je nodig hebt om de BGT te realiseren. Wil je je bestuurder meekrijgen, kijk dan waar die op dit moment druk mee is. Wat kan geo-informatie (met de BGT als ondergrond) voor die vraagstukken betekenen? En laat dat zien. Kies dus altijd de dienstverlenende route, in plaats van erop te hameren dat de BGT verplicht is vanaf Ik weet dat niet alle bestuurders even bereikbaar zijn. Lukt het niet om daar zomaar even binnen te stappen? Ga dan naar de afdeling waar zo n hot item speelt en spreek daar de sleutelfiguren aan. Een belangrijke waarschuwing: dit zijn trajecten van de lange adem. Initieel kost de BGT gewoon geld, punt. Breng het niet mooier dan het is. Natuurlijk vragen ze naar een business case, en dat vraagt om een diepgaandere analyse. Ook zijn de baten minder goed hard te maken. Maar je kunt ze wel degelijk benoemen en er ook voorbeelden van laten zien. Erwin van Leiden, teamcoördinator Geo-informatie van Syntrophos (SSC voor ICT, telecom, I-advies, geo-informatie en basisregistraties voor gemeenten op Voorne-Putten) 10 Ministerie van Infrastructuur en Milieu

11 Weten wat je wilt en zorgen dat je het krijgt Nog voordat je over de aanpak gaat nadenken, is het belangrijk om voor ogen te hebben wat je met de BGT wilt bereiken. En: ook als je goed weet wat je wilt, is het zaak om zeker te stellen dat je dat echt krijgt. Pascal Keij (gemeente Leiden) deelt zijn ervaringen op dit gebied. Denk vooraf na over het nut van de BGT voor de eigen organisatie Een consistente, realistische en duurzame visie op het nut van de BGT voor de eigen organisatie is het uitgangspunt voor het hele transitieproces. Alleen zo kun je de juiste keuzes maken, de interne belanghebbenden meekrijgen en uiteindelijk de vruchten plukken van de BGT. Pascal Keij zegt daarover: Hoe kom je aan je visie? Praten. Heel veel praten. Met iedereen: mensen in de uitvoering, bestuurders, collega-bronhouders. En nadenken. Jezelf continu vragen stellen: Waarom doen we dit? Wat hebben we eraan? Wat heeft een bepaalde keuze voor consequenties voor onze organisatie? Als je die vragen kunt beantwoorden, ga je nadenken over de verschillende rollen binnen je organisatie. Hoe kun je taken en functies beter scheiden? Realiseer je ook dat de wereld er over vier, vijf jaar anders uitziet. Zorg dus voor flexibiliteit in je plannen. Een visie ontwikkelen doe je niet in een paar maanden. Wij zijn er in 2007 al mee begonnen. Begin je in 2014 of 2015 met de BGT? Laat je dan nu ontzorgen en ga nadenken over wat je in 2016 gaat doen. Dan win je een jaar tijd. En je krijgt een De BGT 11

12 standaardbestand waar alles in zit volgens de regels die er nu zijn. Ga in elk geval niet zelf aanmodderen als je geen visie hebt. Ga uit van het principe een malige inwinning, meervoudig gebruik Dit is de sleutel tot het optimaal gebruiken van de BGT. Als de organisatie de BGT breed gebruikt, dan is het de moeite en de investering dubbel en dwars waard. Alle vakafdelingen gebruiken de grootschalige topografie dan in hun processen, baseren zich zo op dezelfde waarheid en hoeven zelf minder in te winnen. Vaak worden heel veel dingen dubbel gedaan. Hoe groter de organisatie, hoe erger dat wordt. Zonde! Probeer dat inzichtelijk te maken voor je collega s en bestuurders. Leg uit dat het veel efficiënter is om het gegevensbeheer op één plek te doen. Benoem wie waarvoor verantwoordelijk is. De groenbeheerder gaat over het gras, ik ga over de kaart. Probeer dat vertrouwen wederzijds te wekken. Laat zien dat jij de expert bent in geobeheer. Soms betekent dat ook dat je mensen op een andere plek in de organisatie moet neerzetten omdat ze daar hun rol beter kunnen uitoefenen. 12 Ministerie van Infrastructuur en Milieu

13 Wees een scherpe opdrachtgever Alleen met voldoende inhoudelijke expertise in huis kun je opdrachten verlenen (aan softwarebureaus, adviseurs en meetbedrijven) én beoordelen of die opdrachten juist zijn uitgevoerd. Zorg dus voor goede bestekken, specificaties en kwaliteits controles. Als je als opdrachtgever een adviesbureau om een advies vraagt, dan moet je wel weten wát je vraagt en wat je met dat advies moet doen. Anders heb je er helemaal niks aan. Leg dus je oor te luisteren bij andere organisaties en bedrijven. Hoe vraag je uit? Wat voor vragen stel je? Waar moet je op letten? En gebruik je boerenverstand. Als je een auto koopt, wil je ook een aantal dingen weten. Daar denk je van tevoren over na. Dat geldt net zo voor de BGT. Zorg er ook voor dat je kunt beoordelen wat er in een offerte staat. Ga er niet zomaar van uit dat het goed is. Ik zie vaak dat de kleine lettertjes niet worden gelezen. Mensen snappen niet wat er staat of, erger nog: ze snappen niet wat er niét staat. Wat valt er onder het vaste bedrag, wat valt er onder meerwerk? Als het er niet staat, weet je zeker dat je meerwerk krijgt. De BGT 13

14 Wees een goed geïnformeerde en zakelijke gesprekspartner van leveranciers en adviseurs Zorg dat je zelf weet hoe het zit: Ga zelf op onderzoek uit en vertrouw niet iedereen op zijn blauwe ogen. Praat met collega-bronhouders. Dat betaalt zich allemaal terug in het gebruik en voorkomt gedoe achteraf. Bij ons is de regel: een offerte of advies van een externe partij wordt altijd beoordeeld door meerdere mensen vanuit verschillende expertises. Begrijpen die allemaal wat er staat? En komt jouw vraag in de stukken terug? Als je twijfelt, vraag dan gerust nog een bedrijf om een offerte, zodat je kunt vergelijken. En bel een andere gemeente op of zij ook eens mee willen kijken. Dat is heel normaal. Het is goed om als bronhouders ruggespraak met elkaar te voeren als je met leveranciers bezig bent. Samen sta je veel sterker. Je mag ook best eens met je vuist op tafel slaan. Dat is niet om ze in een hoek te drukken; dat is gewoon zakelijk. Het gaat erom dat ze waar voor hun geld leveren. Het is tenslotte allemaal belastinggeld waar we mee werken. Pascal Keij, coördinator inwinning en beheer basiskaarten gemeente Leiden 14 Ministerie van Infrastructuur en Milieu

15 Projectaanpak De transitie naar de BGT is een behoorlijke klus, die vraagt om een strakke en projectmatige aanpak. Tegelijk ben je afhankelijk van andere partijen. Kies daarom voor een aanpak die houvast geeft, maar die ook om kan gaan met onzekerheden en die je de mogelijkheid geeft om te leren van opgedane ervaringen. Friso Penninga vertelt hoe de gemeente Den Haag dat doet. Wacht niet op anderen, maar ga gewoon aan de slag Er is altijd wel een reden te verzinnen waarom je nog niet zou kunnen beginnen met de BGT. Misschien zijn bronhouder buren nog niet zover of wacht je op een nieuwe softwareversie. Laat je daardoor niet ontmoedigen. Ga uit van wat er wel kan. Zoek actief naar duidelijkheid, samenwerking en oplossingen voor knelpunten. Friso Penninga licht toe: Terugrekenend op basis van onze beschikbare mankracht kwamen we al snel tot de conclusie: we moeten op 1 januari 2014 beginnen om de deadline van 1 januari 2016 te halen. Ongeacht of de software wel af was, of het SVB-BGT er klaar voor was en of de keten al helemaal klaar was. Toen we begonnen, was alles dus nog in beweging. Gekscherend zeiden we wel eens tegen elkaar: het enige wat wél vaststaat, is de wettelijke deadline. En toch hebben we daar eigenlijk nauwelijks last van gehad. Werk gefaseerd en stap voor stap; laat tussentijdse resultaten zien Knip het werk op in overzichtelijke deelgebieden, langs logische grenzen. Doe eerst ervaring op in één deelgebied en lever dit meteen aan de BGT-keten aan. Tussentijdse, De BGT 15

16 zichtbare resultaten zorgen voor focus en intern draagvlak. Bovendien kun je zo tijdig bijsturen als dat nodig blijkt. En: door te doen krijg je de BGT beter in de vingers. Eerst zijn we met een klein gebied begonnen om een beetje een gevoel te krijgen van wat we allemaal moesten doen. We hebben Den Haag opgedeeld in acht deelgebieden (voor het gemak namen we de acht stadsdelen) en op een gegeven moment zijn we gewoon maar begonnen om die één voor één om te zetten naar de BGT. Als eerste kozen we een deelgebied met vrij weinig bronhoudersgrenzen. En het ingewikkeldste deelgebied bewaren we voor het laatst: daar zit het Prins Clausplein in. Je kunt je voorstellen dat daar op één vierkante kilometer al onze bronhouderburen vertegenwoordigd zijn. Hopelijk hebben we tegen die tijd alles zo goed in de vingers dat we dat gebied dan makkelijk kunnen doen. Op een gegeven moment snapten we wel hoe IMGeo in elkaar zit en hoe we met de software om moeten ginnen, maar durf ook aan te leveren! Er is geen enkele bronhouder waarvan een grote levering in één keer foutloos is. En hoe je vaker aanlevert, hoe beter het gaat. Friso Penninga, projectleider transitie BGT+ gemeente Den Haag 16 Ministerie van Infrastructuur en Milieu

17 De BGT 17

18 Uitvoering En dan is het tijd voor het echte werk. Let er bij de uitvoering op, dat je de afstemming met de andere bronhouders in jouw gebied niet uitstelt tot het laatste moment. Want dat vraagt vaak de meeste aandacht. Aralt Brilman (gemeente Almere) vertelt hier meer over. Onderschat niet hoeveel werk het is De hoeveelheid werk zit m niet zozeer in de conversie van bestaande data naar BGT, maar vooral in het afstemmen met andere bronhouders en het opwerken naar het gewenste detailniveau. Kies dus bewust voor een bepaald ambitieniveau. Welk niveau het beste is, is voor elke organisatie verschillend. Daarover zegt Aralt Brilman het volgende: Vooraf een betrouwbare inschatting maken is heel moeilijk. Wij hebben alle stappen zo veel mogelijk uitgeschreven en opgehakt in vier deelprojecten. In dit voortraject hebben we bewust veel energie gestopt, want preventie is altijd beter dan ellende achteraf. Uiteindelijk zijn we toch nog 20 procent over onze inschatting heen gegaan, zowel in tijd als in kosten. Dat zat hem met name in het opknippen van taludlijnen in twee vlakken. Hier in de polder hebben we natuurlijk veel water, en we hadden onderschat hoeveel werk het ons zou kosten om die lijnen naar vlakken om te zetten. 18 Ministerie van Infrastructuur en Milieu

19 Stem vroeg in het proces af met collega-bronhouders Vroeg afstemmen is effectiever dan vlak voor aanlevering aan het SVB-BGT. Want de kans is groot dat er dan nog veel aanpassingen nodig zijn. Hoe eerder je dit weet, hoe beter. Denk hier van tevoren goed over na, ook als je werk uitbesteedt. Stel je ook op de hoogte van de assemblage-instructie. En laat het SVB-BGT eventueel in een vroeg stadium een assemblagecheck doen. Als je de grenzen van je gebied zonder afstemming over de schutting in de Landelijke Voorziening dropt, levert je dat onnodige frustraties en herstelwerk op. Want uiteindelijk krijg je dat toch weer terug. Het SVB en de LV doen niets meer dan faciliteren. Zij zoeken die bronhoudergrenzen niet voor je uit. Als bij de assemblage blijkt dat de grenzen niet kloppen, dan is dat het probleem van twee bron houders. Het is daarom veel beter om van tevoren om tafel te zitten en die grenzen af te stemmen. Zoek elkaar op en zorg voor korte lijnen. Dat voorkomt gedoe en dubbel werk. Aralt Brilman, coördinator geo-informatie gemeente Almere De BGT 19

20 Over de kopgroep en het peloton Een tweegesprek tussen Jeroen van der Veen, ketenmanager BGT (ministerie van IenM) en Henk Ferkranus, projectleider ICT bij het SVB-BGT. Jeroen: Eind 2013 was de eerste versie van de BGT-keten zo goed als klaar. Daarom wilden we alles waar we de afgelopen jaren aan hadden gewerkt, graag beproeven. Niet alleen de ICT-systemen, maar ook de standaarden en de werkprocessen. En niet voor spek en bonen: wat eruit zou komen, zou ook echt de BGT moeten zijn. Henk: Vanaf januari 2014 konden bronhouders al aanleveren, maar dat liep nog niet echt. Dat moesten we dus een beetje aanjagen. We wilden graag laten zien dat het werkte. En we wilden er iets van leren, zodat de rest van het peloton daar straks van kan profiteren. Jeroen: Dus vroegen we 15 bronhouders die al bijna klaar waren of ze hun eerste data wilden aanleveren. Er meldden zich ook spontaan nog een aantal. Ook de softwareleveranciers hebben we er bij betrokken. Regelmatig kwamen we met alle koplopers bij elkaar. Daar hebben we veel van geleerd, van die sessies. We hebben ook nog aardig wat bijgesteld. Eén van die dingen was het mutatieproces. Oorspronkelijk moesten mutaties goedgekeurd 20 Ministerie van Infrastructuur en Milieu

21 worden door de bronhouderbuur. Dat leek erg complex te gaan worden, en dat vonden de leveranciers ook. Uiteindelijk heeft de inbreng van zowel de kopgroep als de leveranciers tot een veel betere uitkomst geleid. Henk: Aanvankelijk leek een compromisoplossing het hoogst haalbare. Toen de bronhouders dat plan zagen, zeiden ze: Dan kunnen we net zo goed nóg een stap verder gaan. Laten we die goedkeuring maar helemaal afschaffen. Dat was een enorme ommekeer. Niet alleen technisch, maar ook qua mentaliteit. Want dat betekende dat je uitgaat van het vertrouwen in je bronhouderburen. Dat was een prachtig moment. Jeroen: Ook in andere discussies bleek dat de kopgroep pragmatisch en oplossingsgericht was. Tegelijk waren ze bereid om over hun eigen grenzen heen te kijken en het gemeenschappelijke belang van de bronhouders voorop te stellen. Het moment dat de eerste levering erdoor ging, van de gemeente Dronten, was heel mooi. Iedereen was er dagenlang druk mee bezig om het te laten lukken: de gemeente, het waterschap, EZ, de leverancier en wij. Via hielden we elkaar op de hoogte. Wat een ontlading toen op zaterdagmiddag het verlossende bericht kwam: Hij doet het! Henk: Op dit moment, eind oktober 2014, zijn er 7 bronhouders daadwerkelijk in productie. Een stuk of 5 staan op het punt om aan te leveren. We streven ernaar om aan het eind van het jaar 20 bronhouders in de Landelijke Voorziening te hebben. Dat is realistisch, want er beginnen nu ook al bronhouders aan te leveren die niet in de kopgroep zitten. In elk geval is er veel meer uit de kopgroep gekomen dan we van tevoren verwacht hadden. Daarom gaan we graag met ze verder. Zo blijven ze ook het komende jaar ons klankbord voor de issues die we tegenkomen als het peloton begint met aanleveren. Jeroen: Ik vind het ook mooi om te zien dat de koplopers ambassadeurs zijn geworden in hun eigen regio. Ze delen hun kennis en ervaringen maar al te graag. En collega-bronhouders weten hen gelukkig steeds beter te vinden. De BGT 21

22 Benieuwd naar de ervaringen van een koploper-bronhouder in de buurt? Neem gerust contact op met: gemeente Dronten gemeente Almere gemeente Spijkenisse gemeente Den Haag gemeente Valkenswaard gemeente Leiden gemeente Best gemeente Kampen gemeente Zwolle gemeente Almelo provincie Gelderland provincie Overijssel Ministerie van EZ ProRail Rijkswaterstaat Peter Keijzer Aralt Brilman Erwin van Leiden, Syntrophos Friso Penninga Michel van de Spijker Pascal Keij Marco Appeldoorn Eduard Vunderink Christiaan Wolters Rik Engbers, André Weeink Wim Looijen Steven Schreuder Pieter Kuivenhoven, Roelof van de Wal Tim Lenssen Rob van der Schoot 22 Ministerie van Infrastructuur en Milieu

23 Meer weten over de BGT BGT Algemeen Meer informatie over de BGT, de wet en de invoering vindt u op BGTweb, de website van het programmabureau BGT: Bronhouders Meer informatie voor bronhouders vindt u op de website van het SVB BGT: De Assemblage Instructie waarmee SVB-BGT toetst of de afstemming met andere bronhouders op een goede wijze is uitgevoerd is te vinden op: Bibliotheek+openbaar/ aspx?t=Assemblage%20instructie%20%28pdf De brochure Project BGT voor bronhouders geeft een leidraad aan bronhouders voor het opzetten van een project voor invoering van de BGT en is te vinden op: Standaarden Alles over de BGT en IMgeo standaarden vindt u op de website van Geonovum: Controleservice en Landelijke Voorziening Documentatie over de Controleservice en de Landelijke voorziening vindt u op de website van het Kadaster: Planning Planningen vindt u op de Releasekalender e-overheid: onderwerpen/voortgang-en-planning/releasekalender/bouwsteen/ basisregistratie-grootschalige-topografie-bgt PDOK Als de BGT van een bepaald gebied klaar is, kunt u deze raadplegen via Publieke dienstverlening op de Kaart: De BGT 23

24 Dit is een uitgave van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu Postbus ex Den Haag November 2014