De BGT beheer je samen. Zo zet u eerste stappen op weg naar een solide bijhouding

Transcriptie

1 De BGT beheer je samen Zo zet u eerste stappen op weg naar een solide bijhouding 1

2

3 Inhoud Waarom dit boekje? 4 De transitie en dan? 5 Verschillende bronhouders, verschillende eisen 5 Wettelijke eisen voor bijhouding 5 Samenwerking blijft de sleutel 7 Eenmalig inwinnen, meervoudig gebruik 7 De vervuiler als verantwoordelijke 7 Vroegtijdig overleg over bekende mutaties 8 Een rondje langs de bronhouders 9 Landelijke bronhouders 9 Regionale bronhouders 9 Om nu al over na te denken 18 Triggers voor mutaties 19 Tips en suggesties van collega-bronhouders 19 Het mutatiemeldsysteem van het SVB-BGT 21 Nawoord 23 Meer informatie? 25 3

4 4 De BGT beheer je samen

5 Waarom dit boekje? Tijdens de transitie naar de BGT bleken veel bronhouders vragen te hebben over de fase ná 1 januari 2016: het beheer en de bijhouding van de BGT. Daarom organiseerden het ministerie van IenM en het SVB-BGT op 25 juni 2015 een bijeenkomst waarop vertegenwoordigers van alle bronhouders bij elkaar kwamen om hierover van gedachten te wisselen. Hoe gaat het beheer van de BGT in zijn werk straks, als de transitie klaar is? Hoe regelen we dat en wat spreken we daarover met elkaar af? De algemene conclusie van die dag was: de BGT beheer je niet alleen. Ook daarvoor werk je samen met je buurbronhouders. Gelukkig zocht u als bronhouders elkaar al op tijdens de transitie, en kan er in de beheerfase worden voortgebouwd op de samenwerking die er al is. Graag maken wij u deelgenoot van de gedachtewisselingen van 25 juni en geven we u inzicht in de ideeën van verschillende bronhouders. Daarom ontvangt u dit boekje. Hierin vindt u onder meer een korte rondgang langs alle typen bronhouders en hun visie op beheer en bijhouding. Daarnaast geeft deze brochure u een aantal handvatten voor het inrichten van het beheerproces in uw eigen organisatie én het verder vormgeven van de samenwerking met uw buurbronhouders. Ook technische aspecten komen aan bod: zo leest u meer over het mutatiemeldsysteem dat het SVB-BGT vrij beschikbaar stelt aan alle bronhouders om wettelijk verplichte terugmeldingen, maar ook interne mutaties te doen. Wij hopen dat dit boekje u helpt om nu al, tijdens de transitie naar de BGT, na te denken over de fase waarin u de BGT gaat bijhouden en beheren. En dat het u inspireert om met uw collega-bronhouders te bespreken hoe zij het beheer van de BGT voor zich zien. Natuurlijk kunt u met uw vragen ook altijd terecht bij uw transitieregisseur. Het beheer en de bijhouding van de BGT: hoe gaat ú dat aanpakken? 5

6 De transitie en dan? Op dit moment is de opleverdatum van 1 januari 2016 niet ver weg meer. Dit betekent dat u als bronhouder volop bezig bent met de transitie. Maar na de transitie begint het reguliere werk: het bijhouden en beheren van de BGT. Het is verstandig om nu al na te denken over de manier waarop u dat gaat doen. Verschillende bronhouders, verschillende eisen Vooral de samenwerking en afstemming met buurbronhouders heeft daarbij uw aandacht nodig. Wie voert welke mutaties door, en op welk moment? Hoe wordt de werkvoorraad aan mutaties verdeeld? Verschillende bronhouders hebben verschillende wensen en eisen op het gebied van nauwkeurigheid, bijhoudingsfrequentie en gebruik van plustopografie. Als bronhouders dat van elkaar weten, wordt samenwerken eenvoudiger. Wij hanteren strengere actualiteitseisen dan de BGT: zowel voor harde als zachte topografie moet een mutatie binnen 3 maanden verwerkt zijn. Willem Wijnen ministerie van defensie 6 De BGT beheer je samen

7 Wettelijke eisen voor bijhouding Daarnaast moet u als bronhouder rekening houden met de wet BGT en de bijbehorende eisen voor de actualiteit en nauwkeurigheid van data. U vindt deze in de IMBGT-catalogus in hoofdstuk 4. De IMBGT-catalogus definieert bijvoorbeeld actualiteit als de mate waarin de gegevens binnen een gedefinieerd tijdsinterval overeenstemmen met de werkelijke situatie. Per objecttype is de minimale actualiteit beschreven: voor de objecttypen pand, wegdeel, overbruggingsdeel en tunneldeel: 6 maanden voor overige objecttypen: 18 maanden. Natuurlijk kunnen de actualiteits- of nauwkeurigheidseisen voor uw interne gebruiksdoelen strenger zijn dan de wet voorschrijft. Het is dan ook handig om met collega-bronhouders te bespreken wat dat betekent voor een samenwerking in het beheren van de BGT. 7

8 Samenwerking blijft de sleutel Om de transitie naar de BGT goed te kunnen maken, hebt u de samenwerking opgezocht met de buurbronhouders in uw gebied. Laat die samenwerking niet verwateren, maar bouw er juist op verder voor de beheerfase. Want je blijft elkaar nodig hebben als bronhouders. Samenwerking blijft de sleutel tot succes. Onderstaande uitgangspunten vormen daarvoor de basis. Eenmalig inwinnen, meervoudig gebruik Het uitgangspunt van de basisregistraties is eenmalige inwinning en meervoudig gebruik. Mutaties zorgen ervoor dat de kaart actueel blijft en beter wordt. Hiervoor is afstemming nodig met uw buurbronhouders. Anders gaan meerdere bronhouders dezelfde mutaties bijhouden. De vervuiler als verantwoordelijke Uitgangspunt is dat de bronhouder die verantwoordelijk is voor een verandering in de fysieke wereld, ook zorgdraagt voor de inwinning en het muteren van het betreffende object in de BGT. Dat geldt ook voor de objecten van rakende bronhouders. Voor EZ, het waterschap en provincie verzorgen wij het beheer van de BGT. Samen met gemeente Almere onderzoeken we momenteel of bronhouders verdergaand willen samenwerken voor de inwinning van de BGT. Eén gebiedsbeheerder voorkomt dat meerdere bronhouders dezelfde BGT-beheeromgeving moeten optuigen en dat grensobjecten dubbel worden ingewonnen en verwerkt. Peter Keijzer gemeente dronten 8 De BGT beheer je samen

9 Vroegtijdig overleg over bekende mutaties Het is belangrijk om goed te overleggen over mutaties: niet alleen voor het reguliere proces, maar ook voor incidentele aanpassingen die meerdere bronhouders aangaan. Een groot project is bijvoorbeeld lang van te voren bekend, het projectgebied is duidelijk te bepalen. Dan is het vrij eenvoudig om in een vroeg stadium met elkaar te bespreken wie de BGT-mutaties voor zijn rekening neemt, én wanneer en hoe dat gebeurt. Op het moment dat een lap grond fysiek geen landbouwgrond meer is (bijvoorbeeld omdat er een tijdelijke baan neergelegd wordt waar straks asfalt overheen komt), dan halen wij dat stuk al uit ons bestand. Maar een gemeente of provincie neemt die mutatie pas op zodra de weg helemaal klaar is. Die timing moeten we op elkaar af gaan stemmen. Everard Hagedoorn ministerie van economische zaken 9

10 Een rondje langs de bronhouders Elke bronhouder gebruikt de BGT op zijn eigen manier en voor zijn eigen doelen. Daarom zijn de belangen van verschillende bronhouders heel wisselend. Zo is ProRail bijvoorbeeld gebaat bij een hoge actualiteit én een hoge nauwkeurigheid. Terwijl het ministerie van EZ ook hoge actualiteit nodig heeft, maar veel minder hoge eisen stelt aan nauwkeurigheid. Verschillende belangen, wensen en eisen in kaart Om goed te kunnen samenwerken is het zinvol om te weten wat de belangen, wensen en eisen van uw collega-bronhouders zijn als het gaat om het beheren van de BGT. Daarom brengen we die in kaart met de interviews op de volgende pagina s. Let op: de interviews met de regionale bronhouders weerspiegelen de visie en de ambities van die specifieke bronhouder. Andere waterschappen, provincies of gemeenten kunnen andere ideeën hebben. Neem gerust contact op met de bronhouders in uw regio om te horen wat hun plannen zijn. Landelijke bronhouders Ministerie van EZ - Everard Hagedoorn Rijkswaterstaat - Rob van der Schoot ProRail - Raymond Welhuis Ministerie van Defensie - Willem Wijnen Regionale bronhouders Waterschap Noorderzijlvest - Tamar Bakker Provincie Fryslân - Erik Post Gemeente Dronten - Peter Keijzer Gemeente Venray - Rudolf van Summeren 10 De BGT beheer je samen

11 Ministerie van Economische Zaken senior adviseur geo Everard Hagedoorn Muteren in het belang van subsidies Het beheer van onze BGT-objecten hangt voor een groot deel samen met het beheer van de gegevens over onze agrarische arealen. Dat doen we voor Brussel; daar komen de landbouwsubsidies vandaan die wij uitkeren. We krijgen onder andere signalen van onze relaties als er iets niet klopt in die gegevens. Daarnaast doen we jaarlijks een mutatieronde van onze AAN-objecten, waarbij we minimaal een derde van de percelen op de actuele luchtfoto leggen. Eerst zelf bijhouden, dan overdragen? Het bijhouden van de BGT doen we in eerste instantie alleen. Want we willen zeker weten dat de bijhouding goed aansluit op onze interne processen, én dat alles volgens onze eigen karteerinstructie verloopt. Dat gaan we eerst zelf ondervinden. Pas daarna overwegen we om in samenwerkingsverband de bijhouding aan andere partijen over te dragen. We denken dan wel aan grotere gebieden als de provincies Zeeland of Flevoland. Want afstemmen met 400 gemeenten wordt te ingewikkeld. Definitie van landbouwgrond als uitgangspunt Wij zijn de minst nauwkeurige bronhouder. We karteren nu op basis van 25 centimeter orthofoto s, terwijl de meeste gemeenten dat stereofotogrammetrisch doen op 10 centimeter. Het belangrijkst bij ons is de definitie: wanneer is iets landbouwgrond of niet? Een kleine verandering in een landbouwoppervlak heeft namelijk rechtstreeks gevolgen voor de portemonnee van de boer, via die landbouwsubsidies. Wij kunnen een kwaliteitsslag maken door aan te sluiten bij de nauwkeurige karteringen van collega-bronhouders. Maar dan moet de definitie van landbouwgrond wel goed gehanteerd worden. Timing van mutaties goed afstemmen Daarnaast is timing een belangrijk aspect: wanneer vindt een mutatie plaats? Op het moment dat een lap grond fysiek geen landbouwgrond meer is (bijvoorbeeld omdat er een tijdelijke baan neergelegd wordt waar straks asfalt overheen komt), dan halen wij dat stuk al uit ons bestand. Je kunt daar geen gewas meer telen of koeien laten lopen, dus het komt niet meer in aanmerking voor subsidie. Maar een gemeente of provincie neemt die mutatie pas op zodra de weg helemaal klaar is. Dat is voor ons te laat. Die timing moeten we op elkaar af gaan stemmen. 11

12 Rijkswaterstaat projectleider Rob van der Schoot Principe versus praktijk Binnen Rijkswaterstaat houden we ontzettend veel areaalgegevens bij. Topografie en geometrie zijn daar slechts een onderdeel van. Al 10 jaar werken we met het principe de vervuiler betaalt, wat wil zeggen dat degene die een nieuwe weg of brug aanlegt, ook de gegevens daarover aanlevert. Dat is een prima principe, maar de praktijk is soms wat weerbarstig. Voor de aannemer die een brug heeft aangelegd, is het project klaar zodra het lintje is doorgeknipt. Daarna nog gegevens inmeten en aanleveren heeft geen prioriteit meer. Gegevenshuishouding in ontwikkeling Daarnaast werken we nog steeds met verschillende informatiesystemen. Zo zitten de gegevens over een brug bijvoorbeeld in 5 aparte systemen. Dat maakt het ook niet gemakkelijker om die gegevens aan te leveren. Op dit moment ontwikkelen we een nieuw business management systeem. Daarin leg je op één plek alle geometrie vast, om er vervolgens andere informatie aan te koppelen, zoals beheerinformatie of inspectiegegevens. Dan is het heel eenvoudig om van daaruit de link naar de BGT te leggen. Afstemming of één gebiedsbeheerder? Wij hebben zo n kilometer bronhoudergrens waar we overeenstemming over moeten bereiken. Dat is niet alleen lastig vanwege de grote hoeveelheid, maar ook omdat ons areaal behoorlijk complex is. Bij een rivier horen uiterwaarden waar soms hele dorpskernen in liggen. Daar hebben wij geen actuele gegevens van, maar gemeenten wel. Dat is lastig afstemmen. Daarnaast is het niet te doen om over ieder object de discussie aan te gaan wie de hoogste nauwkeurigheid heeft. Je zou dus kunnen overwegen om één gebiedsbeheerder aan te wijzen die de regie heeft over het beheer van de BGT. Daar zitten ook haken en ogen aan, maar je voorkomt wel dat individuele bronhouders hierover moeten bakkeleien. 12 De BGT beheer je samen

13 ProRail procesleider Raymond Welhuis Projecten als trigger voor mutaties Bij ProRail komen triggers voor mutaties voor het grootste deel uit infraprojecten: nieuwe wissels, nieuwe sporen, nieuwe stations. We weten dus van tevoren wat er gaat veranderen. Zodra een project klaar is, nemen wij de gegevens daarvan op in onze database. Die gebruiken we voor onze primaire bedrijfsvoering, maar ook voor de BGT. Daarnaast doen we een jaarlijkse fotovlucht om de laatste details bij te karteren. Strenger dan de wet Actualiteit en nauwkeurigheid zijn voor ons van essentieel belang. Als er iets mis is op het spoor, moet een aannemer of hulpdienst zo snel mogelijk ter plekke kunnen zijn. Zodat het tijdsverlies voor de reizigers minimaal blijft. Wij hanteren daarom strengere eisen dan de wet BGT. Afstemmen met de buren Afstemming met onze bronhouderburen loopt via het SVB-BGT. Voor de transitie hebben we de afgelopen maanden gezien dat dat proces goed loopt, dus ik verwacht ook dat dat voor de beheerfase zo gaat werken. Wat dat betreft heb ik veel vertrouwen in het SVB-BGT. Steeds meer geo in primair proces Geo-informatie krijgt een steeds belangrijkere plek in onze primaire bedrijfsprocessen. We gebruiken het voor het beheer en onderhoud van het spoor, voor het plannen van nieuwe projecten, maar ook voor de dagelijkse gang van zaken: mijn ProRail-collega s krijgen hun informatie straks uit de Landelijke Voorziening. Ook bij storingen en calamiteiten baseren wij ons straks op informatie uit de BGT. In onze spoormeldkamer hangt een grote kaart van Nederland. Alle medewerkers kunnen daar, op hun eigen computer, op inzoomen tot op het schaalniveau van de BGT. Beheer in eigen hand Eén gebiedsbeheerder voor de BGT? Voor ProRail gaat dat niet werken. Het spoorgebied is veiligheidsgebied, daar mag je niet zomaar op. Wij zullen dus altijd onze eigen data blijven beheren. Dat kan bijna niet anders. 13

14 Ministerie van Defensie centraal adviseur vastgoedinformatie Willem Wijnen (Rijksvastgoedbedrijf ) w.wijnen@mindef.nl Hek als bronhoudergrens Wij zijn bronhouder voor bebouwde terreinen van Defensie zoals kazernes, vliegbases, marinehavens en opslagterreinen. Dat is in totaal zo n 7500 hectare, vergelijkbaar met een kleine gemeente. Er staat vrijwel altijd een hek om zo n terrein, en meestal is dat ook de bronhoudergrens. Afstemming met onze buurbronhouders is nodig wanneer wij ook eigenaar en beheerder zijn van stukken grond buiten dat hek. Gemeenten komen soms bij ons omdat onze bronhoudergrens niet op de rand van het topografisch object ligt. Dat kan, want in het verleden zijn die grenzen soms opgebouwd aan de hand van kadastrale grenzen. Dat passen wij dan natuurlijk aan. Contact met buurbronhouders Ik schat in dat dit soort afstemming ook in de beheerfase nog doorloopt. Nog lang niet alle aanliggende bronhouders hebben namelijk contact met ons gezocht. Overigens zijn we actief bezig om onze eigen beheergrenzen beter vast te leggen als gevolg van de BGT. Dus we gaan ook zelf contact opnemen met onze buurbronhouders. Onze bronhoudergrenzen zijn voorlopig nog wel even - in detail - in beweging. Strengere actualiteit en nauwkeurigheid Wij hanteren strengere actualiteitseisen dan de BGT: zowel voor harde als zachte topografie moet een mutatie binnen 3 maanden verwerkt zijn. Daarnaast is een hoge nauwkeurigheid ook belangrijk voor ons. We winnen alleen terrestrisch in en doen voor de BGT vrijwel niets met luchtfoto s. Mutaties uit projecten en terugmeldingen Qua inwinnen van mutaties verandert er voor ons niet zo veel. De meeste van onze mutaties komen uit vastgoedprojecten die we zelf initiëren. Daarnaast krijgen we terugmeldingen vanuit de defensieonderdelen als er iets niet klopt op de kaart. Dan gaan we zelf kijken en eventueel opnieuw inmeten. Dat inmeten gebeurt overigens door een gespecialiseerd bedrijf dat een veiligheidsscreening heeft gehad. Want niet iedereen mag zomaar op onze terreinen komen. Tip: Hebt u als gemeente een defensieterrein op uw grondgebied? Neem dan contact op met het Rijksvastgoedbedrijf (directie Vastgoedbeheer, sectie Vastgoedinformatie) om de beheergrenzen met Defensie af te stemmen, of met uw transitieregisseur. 14 De BGT beheer je samen

15 Waterschap Noorderzijlvest coördinator gegevensbeheer Tamar Bakker Zelf inwinnen en kennis opbouwen Wij gaan het beheer en de bijhouding van de BGT zelf doen. Want in principe weten we van tevoren welke wijzigingen er in het veld gaan plaatsvinden, omdat we daar zelf een vergunning voor hebben afgegeven. We gaan er altijd op uit om te controleren of die wijziging goed is uitgevoerd en om onze eigen kernregistratie aan te passen. Dan kunnen we net zo goed meteen de wijziging voor de BGT inwinnen. Bovendien denk ik dat het goed is om kennis op te bouwen over de BGT. Mochten we na verloop van tijd besluiten om het beheer alsnog uit te besteden, dan weten we waar we het over hebben. Kernregistratie niet gekoppeld aan BGT We hebben onze eigen kernregistratie niet gekoppeld met de BGT, omdat onze eigen registratie voornamelijk lijn- en puntgericht is. Wij blijven die lijnen nodig hebben, alleen al omdat we willen weten welke kant een rivier, sloot of kanaal op stroomt. Ook z-waarden zitten nog niet in de BGT. Terwijl wij zonder hoogtegegevens van waterlopen, kunstwerken en keringen ons primaire proces niet eens kunnen uitvoeren. In de beheerfase gaan we bekijken of het meerwaarde heeft om die twee registraties te koppelen. Landelijke afspraken voor afstemming? Voor het afstemmen met onze buurbronhouders gaan we de komende periode op zoek naar standaard werkprocedures, bijvoorbeeld rondom grote infrastructurele projecten. Afspraken kun je individueel maken, maar het is ook erg praktisch om een landelijke afsprakenlijst te hebben waar je uit kunt putten als je in je eigen regio gaat afstemmen. Volgens mij ligt daar een mooie rol voor het SVB-BGT. Je eigen proces in kaart Een tip voor andere bronhouders? Breng je eigen proces in kaart: wat zijn je inwinmomenten, en wat zijn je wijzigingsmomenten? Het is handig om dat inzichtelijk te hebben, ook in overleg met je buurbronhouders. 15

16 Provincie Fryslân beleidsadviseur informatiebeheer Erik Post BGT als onderdeel van de planfase Bij de provincie worden mutaties in de BGT met name ingegeven door projecten: het aanleggen van een nieuwe weg of het veranderen van een kruispunt in een rotonde. Zo n project wordt altijd uitgevoerd met meerdere partijen. Van tevoren zitten die uitgebreid om tafel om te bespreken wat er moet gebeuren, hoe het eindresultaat eruit komt te zien en wie het beheer en onderhoud op zich neemt. Het zou ideaal zijn als er in die voorbereidingsfase ook al geomensen aan tafel zitten, zodat de BGT-situatie meteen wordt meegenomen. Wie gaat de mutaties straks inmeten? Wanneer gebeurt dat? En met welke nauwkeurigheid? Als je hierover vooraf overeenstemming over hebt, scheelt dat een hoop werk en kosten. We willen dit nu een standaard onderdeel maken van het werkproces van de provincie. Nauwkeurig inmeten voor beheer en onderhoud Verder is situationele nauwkeurigheid voor ons erg belangrijk. Stel dat je een weg van 30 kilometer lang 20 centimeter smaller intekent dan hij in werkelijkheid is. Dan heb je een probleem als je die weg opnieuw gaat asfalteren, want dan begroot je te weinig asfalt. Zo n fout is een enorme kostenpost. Daarom hebben we in ons objectenhandboek voor elk object de nauwkeurigheid vastgelegd. Gaat iemand anders voor ons inwinnen, dan moet die wel op de hoogte zijn van onze nauwkeurigheidseisen. Shared service centre voor de BGT? Het is best een puzzel om dat allemaal goed af te stemmen. Daarom zie ik heel veel in een shared service centre voor de inwinning van de BGT in Fryslân. Als je een groot aantal landmeters hebt die over de hele provincie kunnen inmeten, dan kun je daar duidelijke afspraken over maken en verlicht je de taken van lokale overheden. Volgens mij werkt dat heel efficiënt. 16 De BGT beheer je samen

17 Gemeente Dronten coördinator geo-informatie Peter Keijzer Eenmalig inwinnen door één gebiedsbeheerder? Voor EZ, het waterschap en provincie verzorgen wij het beheer van de BGT. Dat is een tijdelijke afspraak die wij graag binnen heel Flevoland willen formaliseren. Samen met gemeente Almere onderzoeken we momenteel of bronhouders verdergaand willen samenwerken voor de inwinning van de BGT. Eén gebiedsbeheerder voorkomt dat meerdere bronhouders dezelfde BGT-beheeromgeving moeten optuigen en dat grensobjecten dubbel worden ingewonnen en verwerkt. Het zou mooi zijn als het SVB-BGT een onafhankelijke gesprekspartner is in die discussie, en onze plannen ondersteunt met afspraken - bijvoorbeeld over vergoedingen - die ook in de rest van het land toepasbaar zijn. Twee landelijke bronhouders vallen hier overigens nog buiten: ProRail en Rijkswaterstaat. Hun BGT-beheer is lastig uit te besteden, want hun terreinen zijn moeilijk toegankelijk voor buitenstaanders, meestal vanwege veiligheid. Dat is dus nog een apart issue om op te lossen. Vanuit het veld direct in de BGT Technisch doen we het op dit moment zoals we het voor de GBKN ook al deden. We willen er op termijn naartoe dat een melding vanuit het veld direct in de BGT staat. Het is nog even afwachten of onze ambities wat dat betreft haalbaar zijn, maar de techniek wordt steeds beter en ik vind dat we daarvan ook gebruik moeten maken. Qua actualiteit en nauwkeurigheid hebben wij hogere eisen dan de wet stelt, simpelweg omdat onze interne gebruikers dat nodig hebben. Daarnaast levert fotogrammetrisch inwinnen tegenwoordig zóveel meer detailinformatie op. Dat is pure tijdwinst; daar moet je van profiteren. De BGT niet als doel op zich Aan andere bronhouders zou ik willen meegeven: zie de BGT niet als doel op zich, maar gebruik het als aanleiding om je eigen geografische informatie goed op orde te hebben. Allereerst doe je dit voor je eigen bedrijfsvoering en je eigen afnemers. Probeer BAG, BOR en BGT zo veel mogelijk te integreren, dan heb je er veel meer aan. 17

18 Gemeente Venray adviseur (geo)informatisering Rudolf van Summeren BGT als onderdeel van gegevenshuis In Venray zijn we bezig met het opbouwen van een gegevenshuis waarin we onze basis- en kernregistraties integraal beheren. De BGT, de BAG en de WOZ kun je niet meer los van elkaar zien, want daar zitten zóveel raakvlakken tussen. Wij gaan die gegevens dus geïntegreerd bijhouden. Dat is efficiënt en kostenbesparend, maar ook praktisch: steeds meer projecten en samenwerkingsverbanden willen gebruik maken van die data. Denk maar aan belastingsamenwerkingen, de veiligheidsregio, Regionale Uitvoeringsdiensten of de Omgevingswet. Als je die basisgegevens goed op orde hebt, is dat een sterke bron om uit te putten voor steeds meer afnemers en toepassingen, zowel binnen als buiten je eigen gemeente. Burgers en bedrijven beheren mee Dat gegevenshuis, waarin we onder meer de basisgegevens bijhouden, willen we samen met een aantal Noord-Limburgse gemeenten verder ontwikkelen. Veel groter moet zo n huis ook niet worden, want de lokale binding blijft belangrijk. Je kent je eigen omgeving toch het beste. Daarom gaan we ook burgers en bedrijven betrekken bij het actueel houden van onze data. Aannemers, architecten en projectontwikkelaars hebben al toegang tot onze kaarten, en die geven daar terugmeldingen op. Voor burgers maken we een app die breder te gebruiken is dan alleen het melden van een losliggende stoeptegel: je kunt bijvoorbeeld ook de objectkenmerken van je eigen woning veranderen. Als je een tuinhuisje hebt neergezet, kun je dat straks via die app aan ons melden. Verder kijken dan BGT Het beheren en bijhouden van de BGT in samenhang met onze andere basis- en kernregistraties: ik denk dat dat de enige manier is om het te doen, als je naar de toekomst kijkt. Het beheren van data wordt steeds meer een vak apart. Dat doe je er niet zomaar even naast. Kijk dus verder dan de BGT alleen. 18 De BGT beheer je samen

19 Om nu al over na te denken Wacht niet te lang met nadenken over hoe u het beheer van de BGT gaat aanpakken. Want 1 januari 2016 is al erg dichtbij. Als u een visie op beheer en bijhouding voor uw eigen organisatie ontwikkelt, dan is de praktische uitvoering veel beter te overzien. Uw collega-bronhouders zetten daarom een aantal punten op rij waar u nu al over na kunt denken, en deelden hun eerste tips en suggesties over het beheer van de BGT. Triggers voor mutaties Het inrichten van de BGT-beheerorganisatie betekent in eerste instantie het aanpassen van de werkprocessen in uw eigen organisatie. Het dagelijkse werk van uw organisatie levert namelijk input voor de bijhouding van de BGT. Denk bijvoorbeeld aan: het verlenen van een bouwvergunning; het veranderen van een parkeerplaats in een groenstrook; het besluit tot aanleg van een nieuwe weg of rotonde; het verbreden van een waterloop. Daarnaast kunnen er ook nog andere redenen zijn voor mutaties: het finetunen van objecten die al in de BGT zitten; het toevoegen van attributen uit de tweede tranche; terugmeldingen door gebruikers van de BGT (overheid, bedrijven en burgers); crowdsourcing (eventueel). Terugmeldapplicatie in ontwikkeling Iedereen mag en kan straks terug melden: niet alleen overheden en netbeheerders die daartoe verplicht zijn, maar ook burgers en andere bedrijven. Om voor al die gebruikers het terugmelden eenvoudiger te maken, ontwikkelen het Kadaster en het ministerie van IenM een laagdrempelige terugmeldapplicatie voor de BGT. In deze applicatie kan een gebruiker een punt op de BGT-kaart prikken en daarbij aangeven wat er niet klopt. De applicatie stuurt de meldingen zelf door naar de juiste bronhouder. Houd er dus rekening mee dat u ook via deze weg meldingen krijgt die kunnen leiden tot mutaties. 19

20 Tips en suggesties van collega-bronhouders Uit de verkennende sessie met vertegenwoordigers van alle bronhouders kwamen een aantal tips en suggesties naar voren die u kunnen helpen bij het vormgeven van samenwerking met uw buurbronhouders, en bij het inrichten van uw eigen beheerproces. Dit is geen uitputtende lijst, maar een handreiking om met de bijhouding aan de slag te gaan. Neem gerust contact op met uw transitieregisseur als u hierover vragen hebt of van gedachten wilt wisselen. Samenwerking met uw buurbronhouders Organiseer een projectoverleg met andere bronhouders en bouw daarbij voort op al bestaande samenwerking. Verken samen de mogelijkheden voor beheer en bijhouding. Inventariseer welke kwaliteit en actualiteit uw buurbronhouders nastreven. Hebben zij misschien behoefte aan aanvullende objecttypes en attributen? Maak duidelijke afspraken met uw buurbronhouders over muteren en welke wensen en eisen hierbij belangrijk zijn voor uw eigen organisatie. Overweeg eventueel om een pilot te starten met een of meer buurbronhouders: voer een aantal mutaties door en evalueer samen hoe dat verloopt. Zorg voor directe communicatielijnen met uw buurbronhouders en de transitieregio. 20 De BGT beheer je samen

21 Binnen uw eigen organisatie Breng uw eigen inwinproces in kaart. Waar komen mutaties vandaan? Welke wensen en eisen stelt uw organisatie aan de BGT en aan toekomstige mutaties? Zorg voor een goede aansluiting van BGT en mutatieproces op uw huidige werk - processen en huidige (basis)registraties. Denk na over een integrale gegevenshuishouding van BOR, BAG, BGT en WOZ. Ga tijdig om tafel zitten om nieuwe projecten ook in termen van gegevensbeheer af te stemmen. Maak dit onderdeel van uw werkprocessen. Stem ook af met interne projectleiders. Visie op BGT en beheer Zie de BGT niet als een doel op zich, maar als aanleiding om uw eigen geografische gegevens goed op orde te hebben. In sommige regio s gaan stemmen op voor het overlaten van beheer en bijhouding aan één gebiedsbeheerder. U kunt erover nadenken of dit voor u een optie is. Crowdsourcing wordt genoemd als mogelijke manier om in de toekomst mutaties in te winnen. Overweeg of uw organisatie hiervoor openstaat. Ga na of u de BGT ook zou willen gebruiken voor plantopografie en 3D. 21

22 Praktisch Gezamenlijke mutatieherkenning (bijvoorbeeld met luchtfoto s) wordt veel genoemd als kostenbesparende maatregel. U kunt dit overwegen voor uw eigen organisatie. Bekijk en beoordeel uw huidige contracten en overdenk eventueel nieuwe contractvormen met uw aannemer(s) of software - leverancier. Breng in kaart wat u verwacht van partners en aannemers die voor u (een deel van) de bijhouding verzorgen, in het bijzonder op het gebied van actualiteit en kwaliteit. Leg dit vast in een Service Level Agreement. ICT Sluit een mutatie-abonnement af voor de regio waarvan u op de hoogte wilt blijven. Dat kan via de abonnementenservices van BRAVO (SVB-BGT) en PDOK. Ga na met welke ICT-systemen u de beschikbaarheid van een actuele BGT en de mogelijkheden voor bijhouding regelt. Hoe werken deze systemen samen met uw bestaande systemen en koppelvlakken? Leg het referentiemodel ICT-BGT (te vinden op naast uw eigen ICT-architectuur. Zo ziet u wat er nodig is om het beheer van de BGT in te passen in uw eigen ICT-systemen. Overweeg of u het MMS van het SVB-BGT (waarover u meer leest op de volgende pagina) ook wilt gebruiken voor uw interne mutatiemeldingen. 22 De BGT beheer je samen

23 Het mutatiemeldsysteem van het SVB-BGT Voor het bijhouden van de werkvoorraad aan mutaties kunt u gebruikmaken van het mutatiemeldsysteem (MMS) van het SVB-BGT. Dit systeem is vrij beschikbaar voor alle bronhouders. Adrie Noorlander van het SVB-BGT licht het MMS kort toe. Hoe gaat het MMS er ongeveer uitzien? Bronhouders die vertrouwd zijn met het MMS van de GBKN, zal het nieuwe MMS van de BGT erg bekend voorkomen. In feite is het een vergelijkbaar systeem, alleen vertaald naar de huidige technische maatstaven. Zo ligt de actuele data uit PDOK er bijvoorbeeld onder. Je hebt dus realtime informatie tot je beschikking. Verder houdt het systeem rekening met de interne processen van bronhouders die zelf inwinnen en meldingen verwerken. Er zijn 9 verschillende statussen die je kunt toekennen aan een mutatiemelding, die relevant zijn voor de (gemeentelijke) werkpraktijk. We hebben er overigens voor gekozen om het systeem los van BRAVO te ontwikkelen. Het wordt dus een op zichzelf staande online applicatie, die prima aansluit op de software die bronhouders al in huis hebben. Wat zijn de voordelen van dit MMS boven een intern MMS van de bronhouder zelf? Dit MMS biedt één systeem voor de wettelijk verplichte terugmeldingen én je eigen mutaties. Officiële terugmeldingen op de BGT komen binnen bij de Landelijke Voorziening en worden via het MMS door - gestuurd naar de betreffende bronhouder. Zou je je eigen mutaties dan in een ander systeem willen bijhouden? Dat kan natuurlijk, maar het hoeft niet. 23

24 Een ander voordeel is dat de meldingen in dit MMS toegankelijk zijn voor alle bronhouders in een gebied. Zo ben je op de hoogte van meldingen die er al gedaan zijn. Dat voorkomt dubbelmeldingen. Bovendien kun je op deze manier eenvoudiger bepalen wie welke mutaties op zich neemt. Wanneer kunnen bronhouders het systeem in gebruik nemen? We verwachten dat de eerste versie begin november klaar is. Dan kunnen we als SVB-BGT eerst nog even proefdraaien voor 1 januari. Bronhouders krijgen rond 1 december toegang tot het MMS. 24 De BGT beheer je samen

25 Nawoord Wat te doen na de transitie? Die vraag staat centraal in deze brochure. Met dit boekje gaven wij u een eerste handreiking om alvast na te denken over de volgende fase van de BGT, en u op weg te helpen bij de eerste stappen naar een stabiel beheer en een soepele bijhouding. Bronhouders zijn zich er van bewust dat ook in deze fase samenwerking tussen bronhouders essentieel is. Door voort te bouwen op de samenwerkingsvormen die er zijn ontstaan tijdens de transitie, is het mogelijk het proces van beheer en bijhouding effectief en efficiënt in te richten. Optimaal gebruik van de BGT, waar we allemaal zo hard voor hebben gewerkt, is afhankelijk van deze blijvende samenwerking. Kennis van uw buren en hun wensen is hiervoor onontbeerlijk. De interviews in deze brochure geven een eerste beeld, maar schroom niet om contact te zoeken met uw buurbronhouders om te horen op welke wijze zij de BGT gaan gebruiken, beheren en bijhouden. Dit voorkomt dubbel werk en inefficiënte werkprocessen. Per slot van rekening is het doel van basisregistraties om éénmalig in te winnen en meervoudig te gebruiken. Tijdig uw eigen organisatieprocessen in kaart brengen, zorgen voor een goede aansluiting op huidige informatiesystemen en een koppeling maken met andere registraties, zijn daarnaast essentiële aspecten om het gebruik van de BGT te optimaliseren. De suggesties genoemd in de brochure helpen u op weg en maken inzichtelijk waarover u kunt nadenken. We hopen u met dit boekje een voorzet te hebben gegeven om als bronhouder de eerste stappen te zetten richting een solide beheer en bijhouding. Hoewel de bijhouding van de BGT de verantwoordelijkheid van de bronhouder, helpen we u graag de komende periode om deze verder vorm te geven. Het SVB-BGT en het ministerie van IenM zullen dan ook gezamenlijk meer informatie geven over de inrichting ervan. Daarnaast blijven we graag met u in gesprek over dit thema, en hopen we u te ontmoeten tijdens de BGT-contactdagen, de transitiebijeenkomsten en tijdens verschillende beurzen en congressen zoals de GeoBuzz. 25

26 Tot slot blijven wij ons gezamenlijk bezighouden met andere ontwikkelingen rond de BGT. Zo kijken we alvast vooruit naar het gebruik van de BGT, de inrichting van het Mutatie Meld Systeem en het terugmeldsysteem en de doorontwikkeling van de BGT. U wordt hierover op de hoogte gehouden via de gebruikelijke BGT-communicatiekanalen. De eerste stappen voor beheer en bijhouding kunt u al zelf zetten, met behulp van de informatie in dit boekje. Wij wensen u veel succes! Jan Bruijn, Directeur SVB-BGT Ruud van Rossem, Algemeen Programmamanager BGT Ministerie van Infrastructuur en Milieu 26 De BGT beheer je samen

27 Meer informatie? BGT algemeen Algemene informatie over (beheer en bijhouding van) de BGT vindt u op BGTweb, de website van het programmabureau BGT: Nieuwsbrief BGT Info Op de homepage van BGTweb kunt u zich aanmelden voor de nieuwsbrief BGT Info, waarmee u elke maand het laatste nieuws over de BGT ontvangt. Overzicht van alle BGT-informatie en -documentatie Op staat een overzicht van alle beschikbare informatie en documentatie over de BGT, waaronder brochures, rapporten, beeldmateriaal, films en partnerwebsites. Voor bronhouders Meer informatie over de BGT-transitie en BGT-beheer en -bijhouding, specifiek gericht op bronhouders, vindt u op de website van het SVB-BGT: Referentiemodel ICT-BGT Het referentiemodel ICT-BGT is te vinden via BGTweb, maar ook via de volgende rechtstreekse link: Contact Tot slot kunt u met al uw vragen over beheer en bijhouding natuurlijk ook terecht bij uw transitieregisseur. 27

28 Colofon Dit is een gezamenlijke uitgave van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu en het Samenwerkingsverband van Bronhouders BGT (SVB-BGT). Uitgave September 2015 Teksten Tekstbureau STREEP Marèse Peters Cartoons Willem van Albeslo Meer informatie