BINNENHUISREGLEMENT VAN HET DOCC BORSBEEK

Transcriptie

1 BINNENHUISREGLEMENT VAN HET DOCC BORSBEEK Ed

2 1.Benaming, doel, locatie en website van de vereniging a. Benaming: DocC Borsbeek is de verenigingsnaam voor het 'Documentatiecentrum Borsbeek. Deze benaming wordt verder in dit binnenhuisreglement gebruikt. Het logo van de vereniging staat in de koptekst van dit document; het werd ontworpen door Ida Verbist en is beschermd. b. Het DocC Borsbeek heeft tot doel: (1) het materieel en immaterieel cultureel en historisch erfgoed van de gemeente Borsbeek te inventariseren, te ontsluiten, te digitaliseren, bekend te maken bij de burgers en te bewaren voor het nageslacht. (2) de burgers en de verenigingen met raad en daad te steunen bij het in stand houden van hun respectieve archieven. Deze archieven desgewenst en in overeenkomst met de rechthebbenden over te nemen bij overlijden van de betrokkenen of bij stopzetting van die vereniging. (3) het bevorderen en verrichten van wetenschappelijk studiewerk, zowel binnen als buiten de gemeente en gemeentelijke instellingen en archieven, met als doel de geschiedenis van de gemeente Borsbeek uit te diepen en eventueel te boek te stellen. (4) nauwe samenwerkingsverbanden op te bouwen en te onderhouden met andere documentatiecentra, heemkringen en archieven uit de omliggende gemeenten en in de provincie Antwerpen. (5) het studiewerk van derden te ondersteunen. c. Locatie: Het DocC Borsbeek is gevestigd in de kelderverdieping van de bibliotheek van Borsbeek aan de Lindenboomstraat 3. d. Website: Het DocC Borsbeek beschikt over een website ( die onderhouden wordt door de webmaster. Het DocC Borsbeek is eigenaar van deze domeinnaam en behoudt de toegang tot en het eigendomsrecht over de volledige inhoud. 2. Juridisch statuut van de vereniging Het DocC Borsbeek is een feitelijke vereniging opgericht voor onbepaalde duur. 3. De leden van het DocC Borsbeek a. Ieder geïnteresseerde kan lid worden van de vereniging door het indienen van een vraag tot lidmaatschap. Het dagelijks bestuur (zie later) dient bij gewone meerderheid het lidmaatschap goed te keuren, waarna het lid ingeschreven wordt op de ledenlijst. b. Alle leden hebben stemrecht in de jaarlijkse Algemene Vergadering. c. Zij werken als onbezoldigde vrijwilliger. d. Ze zijn verzekerd door de vrijwilligersverzekering van de gemeente of van de provincie. e. Hebben een eigen B.A.-verzekering met rechtsbijstandsclausule. f. Werken in het aan de vereniging toegewezen lokaal dat onder de brandverzekering van de bibliotheek van Borsbeek valt en gedekt wordt door een polis van de gemeente Borsbeek. g. Elk lid kan zich kandidaat stellen voor een functie in het dagelijks bestuur. h. Ontslag gebeurt bij voorkeur per mail of per gewone brief gericht aan het dagelijks bestuur. i. Afzetting omwille van ernstige fouten of misdrijven gebeurt na beslissing bij gewone meerderheid van de Algemene Vergadering en wordt per mail of per gewone brief met motivatie aan het betrokken lid meegedeeld. Ed

3 4. Het dagelijks bestuur. a. Wordt door de Algemene Vergadering gekozen uit de leden. b. Neemt zijn beslissingen bij gewone meerderheid. c. Wordt voor een termijn van drie jaar verkozen, dit om de continuïteit te verzekeren. d. Komt maandelijks minstens één maal samen met de leden, behalve in de maanden juli en augustus. e. Houdt toezicht op de inhoud van de website van de vereniging. f. Bestaat uit: een voorzitter, een ondervoorzitter, een secretaris, een penningmeester en een beheerder digitaal archief. De voorzitter is de hoofdverantwoordelijke van de vereniging. Hij coördineert de taken die de leden op zich nemen. Hij is de eindverantwoordelijke van de Algemene Vergadering en van de periodieke werkvergaderingen: hij zit ze voor en zorgt voor een goede besluitvorming. In samenspraak met de secretaris stelt hij de agenda op voor de werk- en algemene vergaderingen. Hij is eindverantwoordelijke voor de planning van het jaarprogramma. Hij is tevens eindverantwoordelijke voor de communicatie en de public relations: naar de buitenwereld is hij het gezicht van de vereniging. Hij vertegenwoordigt de vereniging in de Borsbeekse cultuurraad. Hij onderhoudt de contacten met het gemeentebestuur en de gemeentelijke administratie, en met andere verenigingen uit de gemeente, met zusterverenigingen en met overkoepelende organen: daarvoor kan hij echter, indien gewenst, de contacten delegeren naar een van de leden. Hij is ook eindverantwoordelijke voor de inhoud van de publicaties en de website van de vereniging: de taak van de redactie van bijdragen of het onderhouden van de website, wordt door andere leden waargenomen. De ondervoorzitter vervangt, indien nodig, de voorzitter. De secretaris is verantwoordelijk voor het beheer van de administratie van de vereniging; zij stelt in overleg met de voorzitter de agenda van de vergaderingen op en deelt die mee aan de leden. Tijdens de bestuursvergadering staat hij in voor de notulen. De secretaris houdt deze notulen en andere relevante documenten zoals werkingsverslagen nauwgezet bij. Zij is de verantwoordelijke voor het aanvragen van eventuele subsidies en voor het invullen van de noodzakelijke subsidiedocumenten. In overleg met de voorzitter verzorgt zij de briefwisseling zoals o.a. bepaald tijdens de werk- en/of Algemene Vergadering. De penningmeester voert de boekhouding van de vereniging, is er verantwoordelijk voor dat de inkomsten en de uitgaven correct worden geregistreerd. Hij legt jaarlijks op de Algemene Vergadering de jaarrekening voor met een financieel verslag en een overzicht van de besteding van het budget en van de werkingskosten. De beheerder digitaal archief is verantwoordelijk voor het digitaliseren van geselecteerde bestanden, voor de goede werking van ondersteunende ICT- en technische apparatuur. Ed

4 5. De Algemene Vergadering. a. Bestaat uit alle leden. b. Komt minstens één maal per jaar samen, in principe de laatste woensdag van de maand maart. c. Vergadert geldig indien minstens de helft plus één van de leden aanwezig of door volmacht vertegenwoordigd is. d. Neemt zijn beslissingen bij gewone meerderheid van de aanwezige en vertegenwoordigde leden. e. Beslist over de wijziging van dit Binnenhuisreglement. f. Beslist over de eventuele ontbinding van de vereniging. g. Benoemt de leden van het dagelijks bestuur of zet ze af. h. Beslist over de eventuele uitsluiting van een lid. i. Benoemt de verificateur die jaarlijks de controle over de boekhouding uitvoert. j. Controleert de jaarrekening en de begroting en evalueert ze. k. Voert controle uit op de inhoud van de website. l. Kan voor de vereniging verdienstelijke personen die geen lid zijn of wensen te worden, voordragen als erelid. m. Kan het dagelijks bestuur voorstellen personen van buiten de vereniging uit te nodigen voor medewerking aan specifieke projecten. n. Een buitengewone Algemene Vergadering kan te allen tijde worden samengeroepen, hetzij door het dagelijks bestuur, hetzij op initiatief van minstens de helft van de leden. 6. Ledenlijst en taakbeschrijving. Desaever Heidemarie: secretaris, webmaster, vormgeving van publicaties (ook digitale), Janssen Paul: penningmeester, beheer van documentatie, van schenkingen en papieren archief, leeszaalwerking Janssens Walter: archiefonderzoeker, leeszaalwerking, beeld- en tekstherkenning Mortelmans Johan: adviseur en vertegenwoordiger van het Archief Stan Mortelmans Neyens Frans: voorzitter, public relations Niewold Leo: beeld- en tekstherkenning Schaltin Liebrecht: beeldbeheer, digitalisering en technische assistentie Schouppe-Moons Rita: ICT-ondersteuning Verbist Frans: ondervoorzitter, archiefonderzoeker 7. Het dagelijks bestuur. Uit de leden werd tijdens de Algemene Vergaderingen van 17 december 2014 en 28 maart 2015 volgend dagelijks bestuur samengesteld: Voorzitter: Neyens Frans Ondervoorzitter: Verbist Frans Secretaris: Desaever Heidi Penningmeester: Janssen Paul Beheerder digitaal archief: Schaltin Liebrecht De eerste vier vernoemden treden in functie op 1 januari 2015, de laatst vermelde vanaf 01 april Hun mandaat loopt tot 31 december Ed

5 8. Samenwerking met de gemeente Borsbeek a. Algemene regel: het DocC Borsbeek is een onafhankelijke vereniging zonder structurele banden met de gemeentelijke diensten. De vereniging kan, net als alle andere socioculturele verenigingen, in een aantal gevallen rekenen op de ondersteuning vanuit het gemeentebestuur. b. Het College van Burgemeester en schepenen (CBS) stelt gratis een lokaal ter beschikking in de kelderverdieping van de bibliotheek; wijst financiële ondersteuning toe aan het DocC Borsbeek via de jaarlijkse begroting; kan, na schriftelijk verzoek van het DocC Borsbeek, eventueel toelating geven aan de gemeentesecretaris of aan de gemeentelijke instanties om ondersteunende diensten aan het DocC Borsbeek te verlenen. 9. Financieel beheer en boekhouding a. Toelagen, subsidies en materiële steun (1) Toelage: jaarlijks voorziet de begroting van de gemeente Borsbeek een vast bedrag als werkingstoelage voor het DocC Borsbeek. Deze toelage mag niet dienen als vergoeding van het dagelijks bestuur of van de leden. (2) Subsidies: het DocC Borsbeek staat zelf in voor het aanvragen van alle gemeentelijke, provinciale, gewestelijke, federale of andere subsidies waarop het recht meent te hebben. (3) Materiële steun: de vereniging kan gemeentelijk materiaal ontlenen onder dezelfde voorwaarden als de andere gemeentelijk erkende verenigingen. (4) Bijkomende ondersteuning, andere dan hiervoor beschreven, moet door de vereniging schriftelijk en gemotiveerd aan CBS worden aangevraagd. b. Financiële rekening van het DocC Borsbeek (1) Er werd bij het plaatselijk agentschap van de Bank Argenta, Schanslaan 69 te 2150 Borsbeek, een rekening geopende onder nr. BE (2) De voorzitter en de penningmeester zijn de rekening- en volmachthouders. (3) Alle financiële transacties van het DocC Borsbeek worden via deze rekening beheerd. (4) Penningmeester voert de courante betalingen uit. Voor niet-courante transacties (aankopen, kosten voor inrichten van activiteiten e.d.) is de goedkeuring van het dagelijks bestuur vereist. (5) De leden en hun eventuele rechtsopvolgers hebben geen deel in het vermogen van het DocC Borsbeek, hebben geen recht op een aandeel in de behaalde winsten en kunnen geen opbrengsten halen uit de vereniging waardoor zij zich individueel verrijken. Bij uittreding, uitsluiting of overlijden kunnen zij nooit teruggave of vergoeding vorderen voor gestorte bedragen of gedane inbrengen. (6) Bij ontbinding van het DocC Borsbeek, om welke reden ook, moet het vermogen van de vereniging overgemaakt worden aan de gemeentekas en dit na aftrek van de bedragen voor eventueel openstaande rekeningen of facturen. In geen geval mag het vermogen worden uitgekeerd aan de leden. Ed

6 c. Schenkingen van socioculturele verenigingen of particulieren (1) Schenkingen kunnen gebeuren in de vorm van speciën, objecten, collecties of onroerend goed. (2) Bewaargeving is enkel mogelijk voor objecten of collecties. Dit kan voor bepaalde of onbepaalde duur. De bewaargever kan hiervoor nooit een vergoeding vragen aan het DocC Borsbeek. d. Lidgelden van het DocC Borsbeek (1) Er wordt geen lidgeld gevraagd van de leden. (2) Wijziging van vorige bepaling kan beslist worden bij gewone meerderheid tijdens de jaarlijkse Algemene Vergadering. De betaalde lidgelden zullen niet door de leden kunnen worden teruggevorderd. e. Werkingskosten van het DocC Borsbeek (1) Voor REPROBEL en auteursrechtenorganisaties worden de wettelijke verplichtingen gevolgd. (2) Eventuele verzekeringskosten bij tentoonstellingen e.d. worden per geval bekeken. f. Gevoerde boekhouding en controle (1) De vereniging voert een vereenvoudigde boekhouding die tenminste betrekking heeft op de mutaties in contant geld of op de rekeningen. (2) De penningmeester is hiervoor verantwoordelijk. (3) Het boekhoudkundig jaar loopt van 01 januari tot 31 december. (4) Jaarlijks zal voor de Algemene Vergadering een controle gebeuren op de gevoerde boekhouding, en dit door een verificateur. Hiervoor wordt een van de leden gekozen, met uitsluiting van de penningmeester. Deze functie is onbezoldigd en mag geen twee opeenvolgende jaren door hetzelfde lid worden uitgevoerd. De penningmeester legt de verificateur alle nodige stukken voor ter controle. De verificateur stelt na goedkeuring een bondig verslag op van de uitgevoerde controle en legt dit voor aan de Algemene Vergadering die op basis hiervan de penningmeester ontlast voor het gecontroleerde boekjaar. g. Bestemming van het patrimonium en vermogen na ontbinding van het DocC Borsbeek (1) Bij de ontbinding van de vereniging adviseert het dagelijks bestuur het CBS volgens de flowchart in de bijlage. (2) De door het CBS genomen beslissing wordt aan het dagelijks bestuur van het DocC Borsbeek meegedeeld. 10. Te volgen beleid bij het collectiebeheer a. Aankoop: zal zelden gebeuren, en enkel voor zover de financiële middelen hiertoe voorhanden zijn. b. Schenkingen: (1) Algemeen principe: het DocC Borsbeek behoudt zich het recht voor schenkingen te beoordelen alvorens ze definitief te accepteren. Ze dienen te passen in het collectieprofiel van de vereniging. Alle objecten en/of collecties worden door de schenker gratis aan de vereniging overgedragen. (2) Voor schenkingen van particulieren wordt een akte van eigendomsoverdracht opgesteld (zie bijlage). Deze akte kan specifieke voorwaarden van de schenker bevatten. (3) Voor schenkingen door lokale socioculturele verenigingen en door gemeentelijke diensten geldt hetzelfde als in vorige bepalingen.(zie akten in bijlage) Ed

7 c. Bewaargeving: (1) Algemeen principe: het DocC Borsbeek behoudt zich het recht voor de objecten en collecties die in bewaargeving worden overgedragen te beoordelen alvorens ze definitief te accepteren. Ze dienen te passen in het collectieprofiel van de vereniging. Alle objecten en/of collecties worden door de overdragende particulier of vereniging/dienst gratis aan het DocC Borsbeek in bewaargeving overgedragen. (2) Voor particulieren, gemeentelijke diensten en verenigingen zal een bewaargevingsakte worden opgesteld volgens voorbeelden in bijlage. Deze akten kunnen specifieke voorwaarden van de bewaargever bevatten. d. Ruil: (1) Het DocC Borsbeek probeert te vermijden dat bepaalde objecten in meerdere exemplaren worden bewaard. Daarom kunnen dubbele exemplaren geruild worden voor interessante objecten of collecties van naburige documentatiecentra, heemkringen of socioculturele verenigingen. (2) Zulke ruil kan ook een ruilverkoop zijn waarbij de opbrengst in de kas van het DocC Borsbeek wordt gestort. e. Beheer van de collectie: (1) Objecten of collecties die niet (meer) passen in het collectieplan zullen op regelmatige basis uit de collectie verwijderd worden. (2) Zulke verwijdering kan gebeuren door ruil met, verkoop of schenking aan andere relevante archieven, documentatiecentra, heemkringen of socioculturele verenigingen. (3) In laatste instantie kunnen zulke objecten ook vernietigd worden. 11. Wijziging van het Binnenhuisreglement van het DocC Borsbeek a. Een voorstel tot wijziging van dit Binnenhuisreglement gebeurt door het dagelijks bestuur. De goedkeuring ervan gebeurt door de Algemene Vergadering volgens de voorwaarden voorzien in art. 5 c) van dit reglement. b. Na goedkeuring van een voorstel tot wijziging wordt het gewijzigde artikel opgenomen in dit Binnenhuisreglement. c. Een exemplaar van dit Binnenhuisreglement is beschikbaar en ter inzage in het DocC Borsbeek. Een digitale versie wordt gepubliceerd op de website van de vereniging. Ed

8 Bijlage 1 Schenkingsakte voor een particulier Ondergetekende, de heer/mevrouw... Adres... hierna de schenker genoemd, en de heer/mevrouw... optredend namens DocC Borsbeek, hierna de ontvanger genoemd komen het volgende overeen: 1. De schenker bevestigt de rechtmatige eigenaar te zijn van het geschonken materiaal. De schenker draagt het eigendom ervan onvoorwaardelijk over aan de ontvanger. 2. De schenker draagt ook de eventuele rechten die hij/zij kan doen gelden op het overgedragen materiaal over aan de ontvanger die er vrij over kan beschikken. 3. De ontvanger verbindt er zich toe het materieel op deskundige wijze te bewaren en te beheren, zodat schade aan het geschonken materiaal in de mate van het mogelijke beperkt wordt. 4. Het materiaal wordt geschonken in de staat waarin het zich bevindt, gekend door de ontvanger. Opgemaakt in tweevoud, te Borsbeek op... De Schenker De Ontvanger Ed

9 Bijlage 2 Schenkingsakte voor een socioculturele vereniging of gemeentelijke dienst Ondergetekende, de heer/mevrouw... Adres... Optredend als (functie)... Van... hierna de schenker genoemd, en de heer/mevrouw... optredend namens DocC Borsbeek, hierna de ontvanger genoemd komen het volgende overeen: 1. De schenker bevestigt de rechtmatige eigenaar te zijn van het geschonken materiaal. De schenker draagt het eigendom ervan onvoorwaardelijk over aan de ontvanger. 2. De schenker draagt ook de eventuele rechten die hij/zij kan doen gelden op het overgedragen materiaal over aan de ontvanger die er vrij over kan beschikken. 3. De ontvanger verbindt er zich toe het materieel op deskundige wijze te bewaren en te beheren, zodat schade aan het geschonken materiaal in de mate van het mogelijke beperkt wordt. 4. Het materiaal wordt geschonken in de staat waarin het zich bevindt, gekend door de ontvanger. Opgemaakt in tweevoud, te Borsbeek op... De Schenker De Ontvanger Ed

10 Bijlage 3 Bewaargevingsakte voor een particulier Ondergetekende, de heer/mevrouw... Adres... hierna de bewaargever genoemd, en de heer/mevrouw... optredend namens DocC Borsbeek, hierna de bewaarnemer genoemd komen het volgende overeen: 1. De bewaargever draagt voor een termijn van.../ voor onbepaalde tijd/ het in bijlage beschreven materiaal over aan de bewaarnemer. De bewaargever blijft eigenaar van het materiaal. 2. De bewaargever draagt aan de bewaarnemer het recht over voor verveelvoudiging en openbaarmaking van het materiaal voor wetenschappelijke, educatieve of socioculturele doeleinden en zonder winstoogmerk. Bij elk ander gebruik is de schriftelijke toestemming van de bewaargever vereist. 3. De bewaargever bepaalt of en voor welke termijn bepaalde onderdelen van het materiaal niet toegankelijk zijn voor derden. Deze onderdelen worden in een aparte bijlage beschreven. 4. De ontvanger verbindt er zich toe het materieel op deskundige wijze te bewaren en te beheren, zodat schade aan het geschonken materiaal in de mate van het mogelijke beperkt wordt. 5. De bewaargever geeft de bewaarnemer toestemming het materiaal te inventariseren en te beschrijven, teneinde het toegankelijk te maken. De bewaargever ontvangt een kopie van deze inventaris. 6. Op verzoek van de bewaargever kan deze het materiaal tijdelijk terugvragen. De bewaarnemer kan niet aansprakelijk gesteld worden voor eventuele schade aan het materiaal veroorzaakt tijdens deze periode van teruggave. 7. Indien de bewaarneming kosten met zich brengt, worden deze door beide partijen gedragen volgens de verdeelsleutel...% ten laste van de bewaarnemer, % ten laste van de bewaargever. 8. Indien de bewaargever overgaat tot verkoop van het materiaal, heeft de bewaarnemer de eerste keuze om het materiaal aan te kopen. Opgemaakt in tweevoud, te Borsbeek op... De Bewaargever De Bewaarnemer Ed

11 Bijlage 4 Bewaargevingsakte voor een socioculturele vereniging of gemeentelijke dienst Ondergetekende, de heer/mevrouw Adres... hierna de bewaargever genoemd, en de heer/mevrouw... optredend namens DocC Borsbeek, hierna de bewaarnemer genoemd komen het volgende overeen: 1. De bewaargever draagt voor een termijn van.../ voor onbepaalde tijd/ het in bijlage beschreven materiaal over aan de bewaarnemer. De bewaargever blijft eigenaar van het materiaal. 2. De bewaargever draagt aan de bewaarnemer het recht over voor verveelvoudiging en openbaarmaking van het materiaal voor wetenschappelijke, educatieve of socioculturele doeleinden en zonder winstoogmerk. Bij elk ander gebruik is de schriftelijke toestemming van de bewaargever vereist. 3. De bewaargever bepaalt of en voor welke termijn bepaalde onderdelen van het materiaal niet toegankelijk zijn voor derden. Deze onderdelen worden in een aparte bijlage beschreven. 4. De ontvanger verbindt er zich toe het materieel op deskundige wijze te bewaren en te beheren, zodat schade aan het geschonken materiaal in de mate van het mogelijke beperkt wordt. 5. De bewaargever geeft de bewaarnemer toestemming het materiaal te inventariseren en te beschrijven, teneinde het toegankelijk te maken. De bewaargever ontvangt een kopie van deze inventaris. 6. Op verzoek van de bewaargever kan deze het materiaal tijdelijk terugvragen. De bewaarnemer kan niet aansprakelijk gesteld worden voor eventuele schade aan het materiaal veroorzaakt tijdens deze periode van teruggave. 7. Indien de bewaarneming kosten met zich brengt, worden deze door beide partijen gedragen volgens de verdeelsleutel...% ten laste van de bewaarnemer, % ten laste van de bewaargever. 8. Indien de bewaargever overgaat tot verkoop van het materiaal, heeft de bewaarnemer de eerste keuze om het materiaal aan te kopen. Opgemaakt in tweevoud, te Borsbeek op... De Bewaargever De Bewaarnemer Ed

12 Bijlage 5 A. Patrimonium Flow-chart bij de ontbinding van het DocC Borsbeek 1. Verworven door schenking van een particulier of een socioculturele vereniging of gemeentelijke dienst: a) terug naar de schenker b) In geval de schenker overleden of onvindbaar is, of de bewaargevende vereniging/dienst ontbonden: naar een door de gemeente Borsbeek beheerd archief indien onbestaande, in prioriteitsvolgorde en naargelang van de inhoud, overdracht aan HK De Kaeck te Wommelgem, HK Het Speelhof te Boechout, het Rijksarchief Antwerpen, het Letterenhuis of het ADVN, beiden te Antwerpen. 2. In bewaarneming van een particulier of van een socioculturele vereniging of gemeentelijke dienst: a) terug naar de bewaargever b) in geval de bewaargever overleden of onvindbaar is, of de bewaargevende vereniging/dienst ontbonden: naar een door de gemeente Borsbeek beheerd archief indien onbestaande, in prioriteitsvolgorde en naargelang van de inhoud, overdracht aan HK De Kaeck te Wommelgem, HK Het Speelhof te Boechout, het Rijksarchief Antwerpen, het Letterenhuis of het ADVN, beiden te Antwerpen. Dezelfde regels gelden voor het patrimonium dat door aankoop of zonder schenking of bewaargeving in het bezit/gebruik van het DocC Borsbeek is gekomen. 3. Kantoormeubilair en materialen, ICT-middelen ter beschikking gesteld door de gemeente Borsbeek: a) terug naar de gemeente of naar een door de gemeente bepaalde gemeentelijke dienst of vereniging. b) indien onbruikbaar: afvoer naar containerpark. B. Vermogen Alle fondsen op de bankrekening of speciën in de kas van het DocC Borsbeek worden, na aftrek van nog openstaande rekeningen of facturen, teruggestort naar de gemeentekas. Ed