Werken met een DVDU manual

Transcriptie

1 Geachte heer, geachte mevrouw, Hartelijk dank voor het aanvragen van de folder Werken met een DVDU manual. Software manuals DVDU heeft een ruime ervaring in het ontwikkelen van softwareboeken voor leerlingen van het basis- en middelbaar onderwijs, thuisgebruikers en manuals voor bedrijven. Een voorbeeld hiervan is de serie Computer op school. Een DVDU software manual is een uitkomst voor softwaregebruikers op kantoor, in de fabriek of in de winkel. DVDU maakt software manuals (leerboeken) over programma s van Oracle, Microsoft, Adobe, CAD systemen en veel (ook minder bekende) andere programma s. Een manual voor uw personeel? Bedrijfssoftware is uitgebreid en kostbaar. Slechts 10 % van de software in uw bedrijf wordt daadwerkelijk gebruikt. De manual van een softwareproducent is meestal in een andere taal geschreven en is oppervlakkig of u ontvangt helemaal geen manual omdat aan het programma een helpsysteem is toegevoegd die te uitgebreid, onoverzichtelijk en in het (Amerikaans) Engels is geschreven. Het resultaat is, dat men gaat experimenteren met uw kostbare programma s. Veel tijd gaat verloren met het zoeken in een helpsysteem naar een 1

2 oplossing voor het probleem, terwijl een duidelijk antwoord op het probleem vrijwel nooit wordt gegeven. Dit wil je doen, zo moet je het doen staat er meestal niet in. Een op maat gemaakte DVDU software manual maakt een eind aan onrendabel gebruik van uw software. Met een DVDU manual wordt een groter deel van uw software doeltreffender gebruikt, is toegankelijker en de gebruiker begrijpt het beter. Layout van een DVDU manual Een DVDU manual is altijd full color en is rijk voorzien van afbeeldingen. U kunt elk gewenst lettertype kiezen. Wij stellen geen limiet aan het aantal manuals. Een manual is altijd voorzien van een automatische inhoudsopgave en een index. Een DVDU manual kan op verschillende niveaus worden gemaakt. Het principe van een manual is, dat iedereen zonder enige kennis vooraf met een softwareprogramma kan werken. Product-, machine- en technische manuals Door een ruime ervaring met CAD-systemen, productfabricage en technische deskundigheid maakt DVDU duidelijke product manuals voor de gebruikers van uw producten. DVDU maakt manuals voor producten, machines, gereedschappen en technische systemen. Fotograaf Foto s in een manual zijn belangrijk voor een goed gebruik van uw product. Om communicatie over de kwaliteit van aangeleverde foto s te vermijden heeft DVDU een ervaren productfotograaf beschikbaar. Fotomontage en fotobewerking zijn mogelijk. Lettertype Een manual is prettig leesbaar met een goed lettertype. In veel manuals wordt het voor de hand liggende lettertype van een tekstverwerker gebruikt. Een dergelijk lettertype is meestal niet geschikt voor een boek of manual. DVDU kiest het juiste lettertype voor de juiste manual. Redactie en vertalen Voor specifieke opdrachten maakt DVDU gebruik van een extern redactie- en vertaalbureau. Wanneer u besluit een manual in het buitenland te verspreiden, kan DVDU zorgen voor uw vertaling(en). DVDU heeft verschillende auteurs beschikbaar voor specifieke opdrachten. 2

3 Op maat gemaakt Een DVDU manual wordt op maat gemaakt, variërend van enkele pagina s tot een omvangrijke en gedetailleerde manual voor alle afdelingen van uw bedrijf of gericht op individuele gebruikers van uw product. Hebt u speciale wensen, dan verwerken wij deze in de manual. DVDU beschikt over een reeks opmaak- en dtp-programma s om aan alle wensen te voldoen. Voor een perfecte fotoweergave van producten heeft DVDU een fotograaf beschikbaar. Een personeelsmanual is bedrijfsgericht, dus aangepast aan de werkzaamheden binnen uw bedrijf. De tekst is duidelijk en in begrijpelijke tekst geschreven. Duidelijke afbeeldingen zeggen vaak meer dan tekst. Daarom zijn DVDU manuals rijk voorzien van afbeeldingen. Het doel van de manual is, dat een gebruiker, zelfs zonder enige kennis van de materie waarmee wordt gewerkt, in staat is de software of het product volledig te gebruiken. 3

4 Niveau van een manual Voor een manual hanteren we verschillende niveaus Professioneel Manual en naslagwerk voor de geroutineerde gebruiker. Deze manual bevat geen aanwijzingen en herhaalmaterie die we wel gebruiken voor beginnende gebruikers. De inhoud van de manual is professioneel, strikt en bondig. Een Professioneel DVDU manual is in duidelijke taal geschreven, en ook kort en bondig. Interim Eenvoudige manual voor tijdelijk inzetbaar personeel. Deze manual is alleen geschikt voor een onderdeel van het werk dat door een stagiair of ingehuurd personeel wordt verricht. Bij afwezigheid van een personeelslid kan een ander personeelslid met een Interim manual het werk voortzetten. Een Interim manual is doelgericht en beperkt. Primair Deze manual is geschikt voor nieuw personeel. Ze zijn niet of weinig bekend met de materie waarmee ze gaan werken en hebben een duidelijke, gedetailleerde manual met veel afbeeldingen nodig. Deze manual is uitgebreid en voorzien van veel afbeeldingen, tips, opmerkingen en waarschuwingen. Nieuw personeel kan direct aan de slag met Oracle, Office (Word, Excel etc.), Open Office of alle andere softwareprogramma s, ook als ze niet met de materie bekend zijn. 4

5 Manual in kleur Een DVDU manual is ruim voorzien van duidelijke afbeeldingen c.q. foto s in kleur. OPMERKING Een DVDU manual heeft veel afbeeldingen, tips, waarschuwingen en opmerkingen. Op veel afbeeldingen staan duidelijke aantekeningen of op- en aanmerkingen. LET OP: Een DVDU manual is een pluspunt voor het ISO-certificaat Een DVDU manual is een pluspunt voor het ISO-certificaat, het is tenslotte een leermiddel voor uw personeel. Het is gebruikersvriendelijk en uw personeel werkt volgens hetzelfde stramien aan eenzelfde taak. 5

6 Digitaal, gedrukt, p.o.d. Digitaal Een digitale manual op uw computer hebt u altijd bij de hand. Vanuit de index schakelt u eenvoudig naar het gewenste onderwerp. Van een digitale manual mag u onbeperkt kopieën maken om binnen uw bedrijf te gebruiken. Een digitale manual is altijd voorzien van uw bedrijfsnaam. Gedrukt Een gedrukte manual is geschikt bij een grote afname. Het proces dat aan een gedrukte manual vooraf gaat is bewerkelijker dan het proces voor een digitale of pod manual. Voor een gedrukte manual worden daarvoor bestemde opmaakprogramma s gebruikt. Op elke pagina wordt iedere afbeelding (300 tot 600 dpi) apart ingevoegd. Een gedrukte manual is bewerkelijk en kostbaar bij kleine afnames, daarvoor hebben we een alternatief: een pod manual. P.O.D. POD of print on demand is een alternatief voor gedrukte manuals. Voordelen van een pod manual: U ziet geen verschil met drukwerk. Te bestellen vanaf 1 stuks en/of aantallen op afroep. Goedkoper dan drukwerk. Vrij constante prijs. 6

7 Werken met Oracle DVDU is gespecialiseerd in Oracle E-Business Suite. E-Business Suite Oracle start met de weergave van de voor de afdeling bestemde responsibilities. Een responsibility selecteren opent de bij deze responsibility behorende menu s. Selecteer het gewenste menu om in de responsibility gegevens in de betreffende vensters in te voeren. 7

8 Voorbeeld van Navigator Cost Management In de responsibility kiest u de menu s via het venster Navigator. In Navigator kan je de menu s op verschillende manieren openen: met de beschikbare knoppen, met dubbelklikken op het menu of selecteer het menu en klik op Enter. TIP Knoppen van Navigator Opent het geselecteerde menu in Navigator. Sluit het geselecteerde menu in Navigator. Opent het geselecteerde menu en de submenu s van dat menu. Opent alle menu s en submenu s in Navigator. Sluit alle in Navigator geopende menu s en submenu s. Voegt een geselecteerd menu of submenu toe aan de Top Ten List. Verwijdert een menu uit de Top Ten List 8

9 Werken met Word Microsoft Word is geen opmaakprogramma al wordt het daar wel vaak voor gebruikt omdat een opmaakprogramma kostbaar is. Toch biedt het programma een aantal handige hulpmiddelen om tekst en afbeeldingen te verwerken. De afbeelding hieronder toont een tabel met tekst en afbeeldingen. De lijnen in de tabel zijn bewerkt. De rand van de tabel is zwart, de lijnen binnen de tabel zijn grijs. De grijze lijnen worden niet afgedrukt tijdens het printen, maar tekst en afbeelding staan wel op de juiste plaats Met een klik in de tabel, en vervolgens drukken op de rechter muisknop opent een menu. 9

10 Randen en arcering selecteren opent het venster Randen en arcering. Een Word manual Een Word manual kan of de benodigde materie bevatten of uitgebreid ingaan op de materie zodat men andere opties kan toepassen. Dit geldt overigens voor alle softwaremanuals. Gebruikt men specifieke opties, dan kan ook hierop uitgebreid worden ingegaan. Het venster Randen en arcering heeft bijvoorbeeld voldoende opties om 14 pagina s met tekst en afbeeldingen te vullen. De afbeeldingen in DVDU manuals zijn altijd duidelijk, leesbaar en overzichtelijk. 10

11 Werken met Excel Een Excel manual geeft uitgebreide informatie over: Berekeningen maken Met een manual erbij is rekenen met Excel voor veel mensen geen probleem meer. De mogelijkheden van Excel zijn onbeperkt en dat schrikt veel mensen af om met dit programma te werken. De ervaring leert dat zelfs geoefende gebruikers niet op de hoogte zijn van de vele mogelijkheden van Excel. Ook voor deze gebruikers leveren wij een passende manual. Een programma is kostbaar, daarom moet het ook ten volle worden gebruikt. Werken met kolommen Werken met kolommen, kolommen verplaatsen, kolommen en rijen invoegen en veel andere informatie verwerken we in Excel manuals. Een gebruiker werkte al een aantal jaar met Excel. Toen we hem vroegen om de achterste ingevulde kolom tussen de eveneens ingevulde kolommen B en C te plaatsen stelden we hem voor een raadsel. Nu is dat probleem opgelost. Problemen die we op bedrijven tegenkomen, verwerken we ook in onze manuals. Excel in combinatie met andere programma s gebruiken Veel programma s, waaronder Oracle, AutoCAD en andere programma s maken gebruik van Excel om data op te slaan. Hoe dat werkt en hoe u dat gebruikt beschrijven we nauwkeurig in een manual. 11

12 Omvang van een manual Een DVDU manual wordt in overleg met u, uw ICT-manager en de gebruiker samengesteld. Wilt u een uitgebreide en gedetailleerde manual of een manual op maat gemaakt. U bepaalt de omvang en de inhoud van de manual. Voor een machine- of productmanual hebben wij een fotograaf beschikbaar om foto s c.q afbeeldingen van uw producten te maken. Manuals zijn altijd voorzien van een inhoudsopgave en een uitgebreide index. Een afdelingsmanual bestaat uit verschillende onderdelen, omdat elk personeelslid van die afdeling aan een specifieke taak werkt. Een dergelijke manual kan daarom al gauw uit 500 pagina s of meer bestaan. Het is niet handig als een manual van de ene werknemer naar de andere verhuist. Het is ook niet aan te raden om 10 dikke manuals te maken. Dat is niet alleen lastig om mee te werken, het grootste deel van de manual wordt door een werknemer niet gebruikt omdat het niet tot zijn/haar taak hoort. Dit lossen we op door per gebruiker een manual te maken. Het aantal pagina s verandert dan niet, maar de manual is wel beter en eenvoudiger te gebruiken. Een manual wordt van begin tot eind door DVDU begeleidt. Na het inleveren van de manual, hebt u de gelegenheid om de manual te controleren op technische juistheid. In overleg en op uw advies passen wij vervolgens de tekst en/of afbeeldingen aan. Het controleren van de tekst op taalkundige juistheid wordt daarna door een voor DVDU werkzame redacteur gedaan. DVDU is gespecialiseerd in Oracle E-Business Suite, programma s van Microsoft, Adobe, Autodesk en veel andere software. DVDU Roermonds Kwartier DM Grubbenvorst T: E: info@dvdu.eu I: 12