Informatieve notitie BloodyNightCon Europe 2016

Transcriptie

1 Informatieve notitie BloodyNightCon Europe 2016 BloodyNightCon Europe de vierde editie zal plaatsvinden in het weekend van 14 en 15 mei 2016 in The Egg in Brussel. Dit is een fantastische en grote plaats speciaal voor ons tijdens het weekend. The Egg ligt dichtbij Midi station en heeft verbindingen met alle vliegvelden in de buurt van Brussel en het centrum van de stad. Je kunt de onderstaande kaart volgen om er te komen (5 minuten loopafstand van Brussels Midi): * Niemand, behalve de mensen met accreditatie, kan de conventie ruimte binnen komen en de gasten zien. Het is toegestaan om eten mee naar binnen te nemen en vlak voor The Egg is er een supermarkt waar je eventueel snel nog iets kunt kopen. Op een loopafstand van 5 minuten van Midi Station zijn er overigens ook een aantal plekken waar je kunt eten. De registratie, die alleen kan worden gedaan door mensen met een al eerder gekochte pas, is nodig om toegang te krijgen tot het event en de andere activiteiten van de conventie. Het wordt georganizeerd op ticket nummer in de hal van The Egg op vrijdag 13 mei volgens onderstaand tijdschema: Nummers 1 tot uur tot uur Nummers 301 tot uur tot uur Nummers 601 tot uur tot uur Een speciale tafel wordt opgezet voor de registratie tijdens de gehele middag en van uur tot op zaterdag ochtend (registratie voor de zaterdag is helaas al vol) en voor iedereen die niet kan arriveren op de aangegeven tijden. Het is noodzakelijk voor de gene die niet op tijd kunnen arriveren om meteen contact met ons op te nemen via [email protected] vóór aankomende donderdag en ons door te geven wat je naam, je ticket nummer en je aankomsttijd is.

2 Om te kunnen registreren heb je het volgende nodig: Het document waarin je bestelbevestiging staat die KLZ Events je in PDF formaat heeft toegestuurd via de e mail. De PFD s van alle producten die je gekocht hebt van KLZ Events en die wij jou via de e mail hebben toegestuurd (foto s, handtekeningen, full meeting room, party enzovoorts). Persoonlijk identificatie document (I.D. of paspoort) Als je onder de 18 bent en tussen de 16 en 17 moet je ons verzoeken je het ouderstoestemmingsformulier toe te sturen via [email protected] voor aankomende donderdag. Dit moet goed ingevuld zijn met een fotokopie van het I.D. of paspoort van je moeder/vader of voogd. BELANGRIJK: de stafleden zullen alle product tickets en het entree ticket (dit zit allemaal in een envelop) nakijken en om dit te kunnen doen vragen we om jouw medewerking. Zodra je de registratie tafel verlaat en je hebt alles bevestigd dan kunnen wij erna niet meer je eventuele missende producten toch nog geven. We kijken de envelop niet nogmaals na, sorry. Tijdens de registratie zal iemand van staf je een speciaal armbandje geven. Je moet dit armbandje het gehele weekend aanhebben om deel te kunnen nemen aan de activiteiten van de conventie. Als je je ticket en je accreditatie wel hebt en je ambandje niet kun je niet meer naar binnen. Dit geldt ook voor het geval je een van de andere dingen niet hebt. Voor mensen met een exclusieve of salvatore pas hebben we een aanpassing dit jaar. Je vindt niet al je producten los in de evenlop van je pas (behalve de groep foto in de exclusieve passen). Je vindt namelijk een uniek document waarop ALLES staat. Je mag dit document niet verliezen, gebeurt dit wel dan kun je helaas niet genieten van de producten die erop staan (inclusief de extra foto die je kiest).

3 Voor de gene die meer dan 2 passen hebben moeten contact met ons opnemen om ons de namen door te geven van de andere pashouder(s) voor het event via [email protected]. Onthoudt dat alle passen normatief zijn en wij altijd het recht houden om iemand te weigeren als we niet de naam van de echte eigenaar hebben. Tijdens het event kun je nog producten kopen van BloodyNightCon Europe (in het geval dat ze niet al uitverkocht zijn tijdens de virtuele batches). Foto s (inclusief Ian), handtekeningen, Meeting Rooms e.d. zullen in kleine hoeveelheden nog worden verkocht en zijn ook duurder vanaf vrijdag middag 13 mei. KLZ Events/BloodyNightCon Merchandize zal worden verkocht en promotionele foto s voor de handtekeningen van de gasten zullen worden verkocht. Je kunt deze items betalen via contant geld. De mensen die geen ticket hebben gekocht voor het event kunnen geen producten kopen. De BloodyNightCon Europe 2016 online shop zal open zijn tot woensdag 11 mei 23:59 uur s nachts. Dit is het moment dat dus ook geen passen meer kunnen worden gekocht. Op het event worden alleen producten verkocht, geen entree tickets. Onthoudt dat we snel nog de laatste Normal passen verkopen met korting tijdens de laatste sprint richting de conventie. We raden iedereen aan om de virtuele shop nogmaals te bekijken van BloodyNightCon Europe en te kijken naar wat er nog beschikbaar is omdat er nog steeds aantrekkelijke aanbiedingen op staan. Mochten er vragen zijn, zijn we te bereiken via [email protected]. Alle foto s, handtekeningen, Q&A s en andere activiteiten vereisen een volgorde die zal worden geregeld via ticket nummer. Zitplaatsen worden ook via pasnummer en zones (Exclusief, Salvatore, Normal) geregeld. Het stoelnummer wordt je gegeven op de dag van registratie. Onthoudt dat de zitplaatsen voor Full Meeting Room ook genummerd zijn maar dan wel op volgorde van bestelling voor deze activiteit. Ook dit stoelnummer krijg je tijdens de registratie. De activiteiten worden omgeroepen via een luidspreker en de informatie op de aanwezige schermen. Stafleden zijn beschikbaar om te helpen en om dit aan te geven, maar wij raden je ten zeerste aan om deze instructies te volgen zodat alles voor iedereen zo vlekkeloos mogelijk verloopt. Let op, wordt niet nerveus en geniet er vooral van. De mensen die al in de rij gaan staan, maar waarvan nog geen pasnummer is omgeroepen, worden ook weer verzocht terug te gaan zitten op hun eigen plaatsen en op hun beurt te wachten. We vragen iedereen deze informatie te respecteren zodat iedere activiteit zonder al te veel wachten kan verlopen en ook relaxt kan verlopen. Iedereen die deelneemt aan de conventie wordt geacht zich aan de regels te houden van de stafleden en de organisatie. Als op enig moment een van deze regels niet wordt nageleefd of iemand gedraagt zich niet netjes tegen een van de stafleden, gasten of de organisatie, dan heeft de organisatie het recht om iemand de toegang te weigeren en de verwijderen van de conventie ruimte. Om enig type van ongeval te voorkomen, raden we iedereen aan om op de hoogte te zijn van alle voorwaarden die jullie geaccepteerd hebben toen je het ticket hebt gekocht zodat er op deze manier geen verrassingen zijn tijdens de conventie. De acteurs worden te allen tijde door beveilingspersoneel en stafleden begeleid. De mensen die geen pas hebben gekocht kunnen onder geen enkele voorwaarden de acteurs zien. De informatie over ruimtes en activteiten wordt nog gegeven aan jullie in een exclusieve evenement folder die jullie ook krijgen tijdens de registratie. Zo weet iedereen wat wanneer gehouden wordt via het tijdschema. Als een Q&A voorbij is rvagen we iedereen (ondanks dat je wellicht een foto of handtekening hebt op dat moment) te wachten op de aankondiging van je nummer via de luidspreker en dat je niet vertrekt

4 voor die tijd. Niemand kan al in de rij gaan staan tenzij zijn of haar nummer al eerder is aangekondigd en op deze manier willen we alles soepel laten verlopen. ONTHOUDT: vanuit ELKE plaats binnen de conventie ruimte weet je wanneer het jouw beurt is om deel te nemen aan een activiteit, geen zorgen! Voor de tweede keer zal onze veteraanse Spaanse David Ordinas gastheer zijn van het evenement. Verspil je tijd dus niet met al in de rij gaan staan en blijf daar en geniet met iedereen! Foto s mogen worden genomen tijdens de Q&A s en ook bij de party maar niet bij de andere activiteiten zoals de meeting room, handtekeningen en foto sessies. Filmen wordt alleen toegestaan tijdens de Q&A s. Het is STRICT VERBODEN om te live streamen tidjens het event en hier wordt goed op gelet. Als iemand wordt betrapt dan wordt de desbetreffende mobiel ingenomen tot het einde van het event en er kan ook sprake zijn van verwijdering van het event als de regels niet worden nageleefd. Tijdens de Q&A s en in de Full Meeting Room zullen er stafleden aanwezig zijn om supervisie te houden over de vragen die worden gesteld alvorens ze worden gesteld. Geen vraag wordt geaccepteerd als de stafleden deze niet hebben goedgekeurd. De cadeautjes die je wellicht aan de gasten wilt geven kunnen alleen worden gegeven tijdens de handtekeningen sessies. Je mag ze geen cadeaus geven buiten de handtekeningen sessies behalve de instituten, clubs of websites die al voorafgaand dit besproken hebben met KLZ Events en waarover een overeenkomst is gesloten. We accepteren op dit gebied geen onderhandelingen meer. KLZ Events faciliteert geen vertalingen tijdens de Q&A s. De persoonlijke assistenten, stafleden en de organisatie spreken Spaans, Engels en andere talen (Frans, Italiaans, Duits, Portugees, Russisch en Japans) en deze zullen ervoor zorgen dat de communicatie goed verloopt mocht dit nodig zijn. Voor alle mensen met een Exclusive of Salvatore pas die NOG NIET hun foto hebben gekozen die hoort bij de pas kunnen dit nog doen op het event tijdens de registratie op vrijdag 13 mei. Zij kunnen niet kiezen uit een Ian foto en wellicht ook andere mogelijkheden niet. We hebben hotel kamers aangeboden dichtbij The Egg de afgelopen paar maanden. Mocht er een probleem zijn of mochten er twijfels zijn neem dan direct contact op met het hotel waar je verblijft. Het tijdschema van het event is er! We hadden de mogelijkheid hem al af te krijgen voor het event en je kunt dus niet al kijken wanneer je activteiten zijn. Nate Buzolic is alleen aanwezig op zondag. Alle passen zijn wel voor beiden dagen.

5 Het event is twee dagen en houdt dit ook in gedachten. Mocht je een van de twee dagen niet kunnen komen wegens een goede geldige reden dan stuur alsjeblieft een e mail naar [email protected]. Het spijt ons zeer maar we kunnen geen uitzonderingen maken dit jaar. Zoals onze voorwaarden al zeggen houdt alsjeblieft goed in de gaten wanneer welke activiteiten zijn omdat het toch een tweedaags evenement is. Mocht je de foto niet kunnen meenemen dan kunnen wij ze naar je versturen, maar dit kost wel extra. Voor alle activiteiten tijdens de ochtend adviseren we iedereen 20 tot 30 minuten voor de opening al aanwezig te zijn. KLZ Events werkt om iedereen het beste aan te bieden. We hopen dat jullie genieten van het event en dat het een volledig onvergetelijke ervaring wordt!