VUB - INTERNE DIENST PREVENTIE & BESCHERMING OP HET WERK AFD. ADM. & FAC. DIENSTEN

Transcriptie

1 PRMI/HG/ april 2019 VUB - INTERNE DIENST PREVENTIE & BESCHERMING OP HET WERK AFD. ADM. & FAC. DIENSTEN NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN HET CPBW ADM. & FAC. DIENSTEN D.D. 26/03/2019 AANWEZIG: Dhr. R. DEVOS, Dhr. N. VAN CRAEN: leden van de werkgeversdelegatie Dhr. J. COULIER, Dhr. J. DE NEEF, Mevr. M. HUVET, Dhr. M. KORTNHEUER, Mevr. N. N DOYE, Mevr. T. STADSBADER, Dhr. N. STEVENS, Mevr. M. STRAETMANS, Dhr. S. VAN ACHTER, Dhr. T. VANDENBERGHE, Dhr. T. VAN DE VOORDE, Dhr. G. VANOPDENBOSSCHE, Dhr. M. VERLEYSEN: leden van de werknemersdelegatie Mevr. L. DE BACKER: directie infrastructuur Mevr. H. GEUDENS, Mevr. Ch. VAN DEN BOSSCHE: preventieadviseurs VERONTSCHULDIGD: Dhr. C. BUSSCHOTS, Dhr. Ph. LATAIRE, Dhr. E. VAN GELDER: leden van de werkgeversdelegatie Dhr. F. DE MAN, Dhr. C. EMPSEN, Dhr. Ph. MERCKX, Mevr. D. SORGELOOS, Mevr. Ch. SANDERS, Mevr. S. VAN SNICK: leden van de werknemersdelegatie Dhr. G. SCHYVENS: preventieadviseur arbeidsgeneesheer Attentia UITGENODIGD: Mevr. A. FAVEERE in het kader van de toelichting van het LIC project Mevr. L. WOUTERS in het kader van de toelichting van de cijfers van het meldpunt 2018 VOORZITTER: Dhr. N. VAN CRAEN SECRETARIS: Mevr. H. GEUDENS PUNT 1: GOEDKEUREN VAN DE DAGORDE Twee punten werden na verzending van de dagorde nog toegevoegd op vraag van de directeur M&O. De dagorde wordt goedgekeurd met aanvulling van twee punten: re-integratie en samenwerking met het huis van veerkracht. PUNT 2: GOEDKEUREN VAN DE NOTULEN VAN DE VERGADERING De notulen worden goedgekeurd. PUNT 3: BESPREKING MAANDVERSLAG EN ACTIVITEITEN VAN MAART 2019 VAN DE PREVENTIEDIENST (INCL. OP TE VOLGEN PUNTEN) De vier tabellen worden toegelicht door de dienst PRMI. Tabel 1 activiteiten van de dienst PRMI/op te volgen punten: 1

2 2015/61: toegangscontrole: eerdere planning gaf aan dat dit dossier afsluit zou hebben eind Q1, dit zal echter verlegd worden naar einde Q /61: ventilatie Pleinlaan 9, 5 de verdieping. De bestelling bij TEM voor de uitvoering van de werken zal worden geplaatst. 2016/123: Animalarium Etterbeek: De verantwoordelijke firma is in overleg met de directie infrastructuur voor de taakrisicoanalyse van de voorziene werken. 2018/95: werkgroep werken met derden. Tijdens de laatste vergadering werden drie types van derden bepaald. Er zijn de derden die via bestelling worden binnengehaald, derden die werken onder gezag van de VUB en derden die behoren tot de groep van studenten, bezoekers en leveranciers. Intussen is de flow voor de eerste groep afgewerkt, de andere flows volgen nog. Ook werd de eerste aanzet gegeven tot het nieuwe veiligheids-en gezondheidsplan van VUB. Aan dit document moet nu verder inhoud gegeven worden door de leden van de werkgroep. 2018/102: dossier liften: het aanbestedingsdossier is bijna opgesteld, de publicatie is voorzien voor eind mei. De gunning zou dan rond augustus kunnen. Indien de timing kan behouden blijven, dan zouden tegen eind 2020 de liften vernieuwd moeten zijn. De voorzitter vult nog aan dat er intussen ook op vraag van de rector een extra communicatie vanuit infra gebeurde naar de betrokken partijen. De werknemersvertegenwoordiging bevestigt het belang van een centrale communicatie, want in het ander geval krijgt men soms tegenstrijdige informatie. 2018/133: dossier zuurkasten: op dit moment worden de voorbereidingen getroffen voor de vervanging van de filters van de zuurkasten in gebouw E. 2018/237: brandveiligheid en branddetectie Jette: Tegen eind 2019 zouden alle oude systemen van Siemens moeten overgeschakeld zijn op de nieuwe Notifier. In gebouw K is deze overschakeling al een feit. Ronny Janssens, medewerker van de directie infrastructuur, is de persoon die zich over dit dossier buigt. De voorzitter vraagt of deze stand van zaken ook in de gebouwencommissie in Jette besproken is, en indien niet, van zeker de decaan mee op de hoogte te houden van de voortgang in dit dossier, mede vanuit zijn rol in het noodplan/crisisteam. 2019/38: temperatuur in de Vandermeeren gebouwen: hiervoor werd een ticket aangemaakt bij de dienst infrastructuur. Tabel 2 arbeidsongevallen: Er werden in februari 3 arbeidsongevallen gemeld, 2 wegwerk ongevallen en 1 arbeidsongeval met een tijdelijke ongeschiktheid. Dit ongeval kon nog niet volledig onderzocht worden, omdat het relaas van de feiten door het slachtoffer ontbreekt.. Er werd een voorlopig verslag van omstandigheden opgemaakt, hetwelk nog zal aangevuld worden bij terugkeer slachtoffer. Het overzicht van de arbeidsongevallen in de tandheelkundige kliniek van de laatste 3 jaar, opgevraagd door de werknemersvertegenwoordiging, wordt rondgegeven. De werknemersvertegenwoordiging merkt op dat er in 2018 drie ongevallen waren, en benadrukt de vraag naar risicoanalyse van deze dienst. De preventieadviseur zal een afspraak maken met het diensthoofd. Tabel 3 incidenten In februari werden er 4 incidenten gemeld. Twee incidenten zijn gerelateerd aan het omwaaien en vellen van bomen, met 1 geval van materiële schade en 1 geval van menselijke schade bij de aannemer (Krinkels, arbeidsongeval). Een derde incident betreft de melding van lekkende lithiumbatterijen, waarbij de dienst PRMI ter plaatse het incident heeft afgehandeld. Een vierde incident betreft een vals evacuatiealarm als gevolg van werken. 2

3 De werknemersdelegatie vroeg vorige vergadering meer informatie over een incident van januari met betrekking tot de werken aan Pleinlaan 5. De preventieadviseur overloopt een verslag dat werd gemaakt over dit incident. Dit verslag zal worden meegestuurd met de uitnodiging van het volgende CPBW. Lessons learned: veel problemen kunnen vermeden worden door een betere communicatie met de gebruikers van een gebouw wanneer er verbouwingen of werken zullen gebeuren. Ook de voorstudie van een project is belangrijk. In het kader hiervan zal op regelmatige tijdstippen een preventieadviseur aanwezig zijn op de dienst infrastructuur, zodat er onmiddellijke raadpleging mogelijk is. Er zijn verder geen vragen over dit incident. Tabel 4 opvolging rondgangen: Met betrekking tot tabel 4 vraagt de voorzitter naar een stand van zaken in de dossiers met het hoogste risico. ARTE: - Het plafond in de snijzaal te Jette: er is een algemeen projectnummer geopend voor herstellingen plafond, de snijzaal wordt hierin opgenomen. - Het monitoringsysteem voor de koelkamers werd besteld, levertermijn 6 tot 8 weken. - Voor de herstelling van de dissectietafels werd er intussen samengezeten met een gespecialiseerde firma. ORGC: - De dienst heeft offertes i.v.m. persoonlijke monitoring en algemene zuurstofdetectie doorgestuurd naar PRMI ter nazicht. Deze zijn ok en kunnen dus op korte termijn besteld worden. Verder werden er ook een aantal tickets aangemaakt via het infradesk-systeem voor kleinere technische interventies. De voorzitter vraagt wat de stand van zaken is i.v.m. de risicoanalyse van het batterijlabo bij ETEC. De preventieadviseur licht toe dat deze intussen afgerond is, maar dat een opleiding en toelichting over de inhoud van deze veiligheidsdocumenten aangewezen is. Vaak beschikt een dienst over procedures, maar zijn deze niet door iedereen gekend. Wanneer er een bepaald verloop is binnen een dienst, is het belangrijk dat die dienst nadenkt over de continuïteit van de kennis van de veiligheidsprocedures. Maandverslag Attentia: Gezien de afwezigheid van dokter Schyvens kunnen eventuele vragen genoteerd worden voor opvolging tijdens het volgende comité. Er blijken geen vragen te zijn. PUNT 4: WERKEN, PLANNEN VOOR WERKEN EN ASBESTGERELATEERDE WERKEN De werken aan het Braem gebouw zijn gestart op 18/03. Voordien is er een infovergadering geweest voor de gebruikers van dit gebouw. De verhuisbeweging van de bewoners van de derde verdieping naar de containers is achter de rug. De werknemersvertegenwoordiging vraagt of er een bezoek kan gebracht worden aan de containers. De dienst PRMI zal kijken of er nog ruimte is in de planning. Ook in gebouw K in Jette is er een (tijdelijke) verhuis van de mensen van K+2 naar het gelijkvloers van gebouw K. Dit in het kader van de voorziene werkzaamheden daar. De werknemersvertegenwoordiging vraagt zich af wat bedoeld wordt met het punt cafetaria werken massablok. De directie infrastructuur licht toe dat dit gaat over een voorbereidend onderzoek van nodige werken die men zou moeten doen om van de cafetaria ook een mogelijke 3

4 massablok-plaats te maken. Bepaalde delen zullen dan slotvast moeten afgesloten kunnen worden om de cafetaria toe te laten gebruikt te worden wanneer de bedieningstoog gesloten is. PUNT 5: TOELICHTING CIJFERS MELDPUNT 2018 Naar jaarlijkse gewoonte worden enkele cijfers van het meldpunt gerapporteerd. Lisa Wouters van het kernteam meldpunt geeft een presentatie van de jaarcijfers van Deze presentatie zal worden meegestuurd met de uitnodiging van het volgende CPBW. Het kernteam komt maandelijks samen om de werking van het meldpunt te evalueren. Er worden geen individuele cases besproken o.w.v. vertrouwelijkheid. Wel worden de geldende procedures kritisch bekeken en verfijnd om de werking van het meldpunt te verbeteren. In verband met de cijfers wordt nog meegegeven dat het meldpunt in de loop van 2016 operationeel ging. Volledige jaarcijfers zijn enkel beschikbaar voor 2017 en Daardoor is het nog te vroeg om doorgedreven conclusies te trekken. De werknemersafvaardiging vraagt of het meldpunt succesvol is. Het antwoord is dat dit moeilijk te beoordelen valt. Binnen de vertrouwelijke omgeving die het meldpunt wil bieden, is het niet evident om effectieve succesverhalen in kaart te brengen. Het meldpunt werkt ook als dispatchkanaal, waardoor het nadien niet altijd duidelijk is hoe de melding werd afgehandeld. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij doorverwijzing naar professionele hulp. Al kan de doorverwijzing op zich ook al een positief verhaal zijn. De werknemersvertegenwoordiging vraagt zich ook af hoe het meldpunt omgaat met bijvoorbeeld strafrechtelijke feiten. Momenteel wordt het meldpunt beheerd door medewerkers van het CAW. Zij zijn beroepsmatig opgeleid om hiermee om te gaan. De werknemersdelegatie vraagt ook of er meldingspieken zijn die het gevolg kunnen zijn van media aandacht over het thema van grensoverschrijdend gedrag (#metoo). Het antwoord was negatief, het aantal meldingen is momenteel dermate beperkt dat niet kan aangetoond worden dat zich effectief pieken vormen. De voorzitter dankt Lisa Wouters voor deze toelichting. PUNT 6: TOELICHTING LIC Het LIC-overview document werd per mail aan de leden van het comité bezorgd. Annick Faveere van Strategie en Beleid geeft een toelichting. Het LIC gebouw wordt een shared project met de ULB, net als het project U-square. De bouwheer is Beliris. Zij financieren en zullen het gebouw nadien overdragen aan VUB/ULB. De opening is voorzien eind Voor IT, meubilair en omgevingsaanleg zullen VUB/ULB zelf zorgen. De uitbating zal door VUB gebeuren. Op dit moment zijn er juridische afspraken vastgelegd en bestaat er een werkgroep bibliotheek die zich zal buigen over welke collecties van de ingenieurswetenschappen er zullen aangeboden worden en hoe dit praktisch zal gerealiseerd worden. Men kiest voor smart building. De werknemersvertegenwoordiging vraagt zich af wat men hier precies mee bedoelt. Annick verduidelijkt dat de basistechnieken op een klassieke en duurzame manier worden uitgevoerd, onder meer door gebruik van warmtepomp. Het smart aspect doelt op het toevoegen van automatisatie in de bediening van de technieken als verlichting, verluchting en multimedia. De linken die gemaakt worden tussen het gebouw en het gebruik ervan. De werknemersdelegatie vraagt of er overleg geweest is met de preventiedienst en of er ook gedacht wordt aan de nodige onderhoudsplannen. Annick bevestigd. De voorzitter stelt voor dat er tijdens de voortgang van dit project een regelmatige terugkoppeling zal zijn naar het CPBW en dankt Annick Faveere voor deze toelichting. PUNT 7: GLOBAAL PREVENTIEPLAN De laatste nieuwe, aangevulde versie kon niet tijdig aan de leden van het comité bezorgd worden,. Het zal nagestuurd worden, om dan inhoudelijk behandeld te worden tijdens het volgende comité. 4

5 PUNT 8: TOELICHTING RE-INTEGRATIE De directeur M&O informeert de leden van het comité dat er reeds contacten zijn geweest met de sociale partners om het beleid van de VUB rond re-integratie toe te lichten. De volgende fase is deze toelichting op het comité. Met het re-integratiebeleid wil VUB een kader creëren voor mensen die langdurig afwezig zijn. Net zoals de overheid een richting aangeeft met het KB 8/11/2016, wil M&O nu komen met een duidelijk voorstel van de invulling die VUB zal geven aan dit KB. In 2018 hebben we 149 collega s gehad die het werk hervat hebben na middellange tot lange afwezigheid. Daarvan heeft 70% het werk hervat zonder verdere begeleiding. Voor 44 medewerkers werd een informeel re-integratietraject opgestart, voor 2 medewerkers een formeel traject. Een informeel traject geniet de voorkeur van de werkgever, omdat de wettelijk verplichte termijnen dan niet meespelen. Dit geeft meer ruimte voor constructief interdisciplinair overleg, wat vaak nodig is om een succesvolle terugkomst te garanderen. Indien er meer info gewenst is over het formeel traject, deze informatie is terug te vinden op de website van de FOD WASO. Er bestaat nu een draaiboek voor re-integratie aan de VUB, en, indien nodig, wordt er een informeel traject opgestart. Indien de werkhervatting niet in dezelfde dienst kan plaatsvinden, zal er gekeken worden naar de competenties. Indien er nog geen definitieve locatie is gevonden voor aanvang van de werkhervatting, dan kan er alvast hervat worden op een tijdelijke locatie. Deze tijdelijke locatie kan definitief worden, maar dat hoeft niet. Het gaat erover de mensen zo snel mogelijk te laten hervatten. Na 6 maanden wordt de bezoldiging door de vorige dienst stopgezet en neemt de nieuwe dienst over, zoals dit nu al gaat bij een mutatie. De directeur M&O stelt voor om deze manier van werken aan te vatten en kort op te volgen via het comité, bijvoorbeeld door trimestriële rapportage samen met de preventieadviseur arbeidsgeneesheer. De voorzitter vraagt of er op dit moment vragen zijn over dit plan. De werknemersvertegenwoordiging is kritisch en geeft aan dat hoe men het in theorie op papier zet, niet altijd strookt met de werkelijkheid. Het lijkt niet altijd of het belang van de werknemer centraal staat. Dit wordt gestaafd met een persoonlijk voorbeeld van langere afwezigheid en terugkomst. De directeur M&O antwoordt dat het een moeilijke oefening is, omdat men enerzijds de privacy van de werknemer wil respecteren, maar anderzijds ook informatie wil over hoe het gesteld is met de werknemer. De werknemersvertegenwoordiging kijkt positief naar deze nota, aangezien ze de bekommernis om het welzijn van de werknemers in langdurige afwezigheid deelt. Echter zien zij deze nota als eerste aanzet, en willen de tekst nog dieper bekijken. In die zin is het een goed idee om het reintegratiebeleid kort te blijven evalueren op het comité. De directeur M&O stelt voor om het punt ook zo mee in te schuiven in het Globaal Preventieplan. Er wordt nogmaals vermeld dat bijstand door een werknemersvertegenwoordiger in elke fase mogelijk is. De werknemersvertegenwoordiging uit de bezorgdheid dat het voorliggende plan erg gericht is op het individu, terwijl er vaak ook wordt vastgesteld dat er een probleem kan zijn met de context. Dit is momenteel nog onvoldoende opgenomen in de tekst. De directeur M&O beaamt dit en voegt toe dat er in de huidige cases ook al naar de context wordt gekeken. PUNT 9: TOELICHTING SAMENWERKING HUIS VAN VEERKRACHT De directeur M&O informeert de leden van het comité dat er op dit moment vooral een verkennende ad hoc samenwerking is met het Huis van Veerkracht. Zij kunnen ondersteuning geven op drie vlakken: workshops, team interventies en coaching gesprekken. Gezien de vraag het aanbod momenteel overstijgt, denkt M&O verder na over een structurele samenwerking, bewust met een externe partner. Dit zou kunnen door de aanwezigheid van een klinisch psychologe van Het Huis op de campus. Deze kan verder werk maken van sensibilisering rond stress en burn-out, workshops geven rond veerkracht en in het algemeen het welzijnsbeleid ondersteunen. Over dit proefproject 5

6 zal op regelmatige basis gerapporteerd worden op het CPBW en na 6 maanden kan er op het CPBW een evaluatie gebeuren. De werknemersorganisatie neemt nota van deze plannen. De intentie om de voortgang te bespreken in het CPBW is goed. De plannen moeten passen in een globaal beleid. Er zijn al werknemers die een coaching achter de rug hebben en waar aanbevelingen geweest zijn, maar de frustratie van de werknemersdelegatie is dat de mensen die rekening zouden moeten houden met adviezen van experten, dat niet doen. De vraag is wat voor zin deze trajecten dan hebben? De directeur beaamt dat het dan tevens een geldverspilling is en benadrukt dat het de bedoeling is om met de adviezen aan de slag te gaan. De werknemersdelegatie vraagt nog of de externe persoon op de VUB zal zetelen, of dat er ergens buiten de VUB in Brussel zal worden afgesproken. De Directeur M&O neemt de vraag mee. PUNT 10: VOLGENDE VERGADERING De volgende vergadering vindt plaats op de volgende datum om 13u30: 30/04/2019 F PUNT 11: VARIA 1. De werknemersdelegatie stelt vast dat de buitenverlichting tegenwoordig 24/7 blijft branden en Vraagt zich af wat het probleem is. Directie infrastructuur bevestigt dat er momenteel gewerkt wordt aan de buitenverlichting. Volgend CPBW zal er meer info volgen hierover. 2. De werknemersdelegatie heeft vernomen dat de bewakingspost gaat verhuizen. Graag wensen zij betrokken te worden in deze verhuisoefening. Zij wensen dit op de dagorde van een volgend comité te plaatsen. 3. De werknemersdelegatie heeft de verhuis van de mensen van M3 naar de containers vastgesteld en wenst een plaats bezoek te doen daar. 4. De werknemersdelegatie vraagt zich af hoe de verschillende evacuatieoefeningen zijn verlopen en of hier een rapportering over kan komen in het CPBW. De preventiedienst vraagt of dit kan ingepland worden na afloop van alle oefeningen, dit om een volledig overzicht te kunnen geven. Verschillende leden van het comité hebben inderdaad bemerkingen ontvangen en genoteerd van verschillende medewerkers. Tevens wordt de vraag gesteld of er wel voldoende evacuatiebegeleiders zijn. Het wordt allemaal meegenomen in de bespreking van de jaarlijkse evacuatieoefeningen binnenkort. Aansluitend wordt ook de vraag gesteld of de VUB een procedure heeft in geval van een bedreiging van buitenaf, bijvoorbeeld een dolle schutter. Deze procedure heeft lock down en moet nog verder uitgewerkt worden in het noodplan. De evacuatiebegeleiders moeten hier ook nog in opgeleid worden. 6