DE HANDLEIDING. Partners bij beheer. Financiën en aankopen

Transcriptie

1 Beheerteamroos

2 DE HANDLEIDING Wil je de werking van jullie team eens onder de loep nemen? Dan biedt de beheerteamroos jullie de ideale manier om een analyse te doen van jullie team. Overleg even met het ondersteunende team van consulenten en bepaal samen het beste plan van aanpak. Na de analyse krijg je een overzicht van tools waarmee jouw beheerteam kan ondersteund en versterkt worden (zgn. toolbox voor beheerteams). Wanneer de beheerteamroos gebruiken? De beheerteamroos werd ontwikkeld om als beheerteam stil te staan bij de werking van het team. Zijn alle elementen voldoende aanwezig om goed te kunnen functioneren als beheerteam? Welke dingen zijn goed, welke zaken kunnen nog beter? Dat kom je te weten als je met deze vragenlijst aan de slag gaat. Uiteindelijk zal je kunnen bepalen wat de sterke punten en de werkpunten van jullie beheerteam zijn, en hoe jullie dat samen kunnen aanpakken. Gekoppeld aan de beheerteamroos werd de toolbox voor beheerteams ontwikkeld, een verzameling van alle beschikbare tools (vormingen, hulpmiddelen, ), om de werking van het team op bepaalde vlakken te verbeteren. De analyse gebeurt in het ideale geval samen met het ondersteunende team van consulenten, indien dit niet mogelijk is, is het aan te raden om na de analyse terug te koppelen en de beschikbare tools samen te overlopen. Werkpunten Daar waar jullie beheerteam een score kreeg tussen 1 en 3, zitten nog werkpunten voor de werking. Vervolgens kan de toolbox voor beheerteams met beschikbare vormingen, hulpmiddelen ed gebruikt worden om te kijken hoe jouw team versterkt kan worden in zijn werking. Bespreek het resultaat zeker ook met jouw consulententeam. En nu? Maak een overzicht van de tools waarvan jullie als team of enkele vrijwilligers gebruik willen maken. Probeer een planning te maken wanneer je welke tool wilt inplannen. Contacteer vervolgens de juiste contactpersoon (zie fiche tool). Zijn er verbeteringen merkbaar of blijf je toch vastzitten? Overleg dan even met je consulententeam. Vul eventueel na enige tijd de vragenlijst opnieuw in. Vergeet niet dat ook jullie team, een groep mensen in beweging is, steeds veranderend en groeiend. Teamwerking Kennis De vragenlijst Wanneer je als beheerteam besloten hebt om de beheerteamroos in te vullen, plan je best een aparte vergadering. Het vraagt immers tijd om al de vragen te overlopen en de analyse te maken. Overloop de vragen in groep, discussieer er even over indien nodig, maar zorg ervoor dat je niet verzand in welles-nietes discussies, of in pogingen om daar meteen dingen op te lossen. Buitenwereld 0 Draagkracht Visualiseren Op het einde van de vragenlijst gekomen? Tijd om de antwoorden te visualiseren! Op deze manier zal sneller duidelijk worden waar jullie sterke punten en werkpunten zitten. Neem per thema (teamwerking, kennis, ) één straal van de roos en duid hierop de gemiddelde score per thema aan met een dikke bol. Als op elke lijn de antwoorden werden aangeduid, zal het duidelijk worden waar de sterke punten zitten (buitenzijde) en de werkpunten (in het midden van de roos). Partners bij beheer Financiën en aankopen

3 Enkele definities Natuurgebied Een natuurgebied van Natuurpunt komt overeen met een aankoop- of huurproject (of een overkoepeling van verschillende aankoop- of huurprojecten) steeds gelinkt aan slechts één afdeling. Beheerteam Een beheerteam is een groep van mensen die instaan voor het beheer van een gebied of een groep van kleinere gebieden. Ze zorgen ervoor dat de noodzakelijke beheerwerken in het gebied uitgevoerd worden. Het beheerteam heeft een mandaat van een lokale algemene vergadering van één afdeling, die jaarlijks kwijting geeft. Het beheerteam speelt ook een rol bij de monitoring van het gebied, de beheerevaluatie en openstelling ervan en ze werkt mee om het gebied verder uit te breiden via aankopen, huren,. (Team van) consulenten: elk beheerteam wordt ondersteund door een team van consulenten. De consulent planning staat o.a. in voor het opmaken van het erkenningsdossier, ondersteuning bij projecten en inhoudelijke ondersteuning van het beheerteam. De consulent beheeruitvoering zorgt mede voor organisatie van de beheerwerken op het terrein en praktische ondersteuning bij beheer. De bewegingscoach is het aanspreekpunt van de verenigingswerking en neemt de rol van ombudsman op. De vormingsconsulent ondersteunt afdelingen, gidsenwerkgroepen en andere partners bij het organiseren van vormingen. Conservator Eén of meerdere conservators fungeren als verantwoordelijke(n) voor het beheerteam. Zij zijn het eerste aanspreekpunt voor de buitenwereld en voor het team van consulenten aangaande vragen betreffende de beheerdoelstellingen, beheerplanning en uitvoering. Lid van een beheerteam In het beheerteam zitten mensen die meedenken over de planning en uitvoering van het gevoerde beheer. Dit zijn niet noodzakelijk dezelfde mensen als degenen die de werken uitvoeren op terrein of andersom. In dit laatste geval kunnen in de schoot van een beheerteam of afdeling ook één of meerdere beheerwerkploegen actief zijn. In bepaalde gevallen, al dan niet occasioneel en soms ingevolge verplichtingen uit een overeenkomst, kunnen beheerteams uitgebreid of georganiseerd worden met partners, overheden of deskundigen. Deze groep wordt dan vaak een beheercommissie genoemd.

4 Niet elk beheerteam bestaat uit het zelfde aantal (actieve) leden, beheert evenveel oppervlakte en beschikt over het juiste werkmateriaal. Daarom voegen we een extra vragenlijst bij, zodat de analyse goed gedaan kan worden en de juiste tools aangereikt kunnen worden. Aard van het beheerteam Werkingsgebied werkzaam in één gebied werkzaam in meerdere gebieden binnen de afdelingsgrenzen werkzaam in een gebied dat meerdere afdelingen omvat werkzaam in een gebied van ANB of andere overheidsinstelling Beheerde oppervlakte 0 10ha 10 25ha ha ha ha Meer dan 200ha Relatie afdelingsbestuur één of meerdere beheerteamleden zitten ook in het bestuur het beheerteam is tevens ook het afdelingsbestuur er is geen relatie met het afdelingsbestuur het beheerteam is vertegenwoordigd in meerdere besturen andere: Samenstelling beheerteam 0 1 beheerteamleden 2 3 beheerteamleden 4 5 beheerteamleden 6 10 beheerteamleden Meer dan 10 beheerteamleden Samenstelling werkploeg 0 5 werkers 5 10 werkers werkers werkers meer dan 20 werkers Praktisch beheer Hoe wordt de dagdagelijkse uitvoering van het beheer aangepakt Organiseren jullie (beheer)werkdagen? Ja nee Indien ja, hoeveel keer per jaar? wekelijks maandelijks om de twee maand 1 of 2 keer per jaar Hebben jullie buiten de werkdagen een vaste werkploeg die regelmatig beheerwerken uitvoert? Ja nee Indien ja, wat is de frequentie hiervan? wekelijks maandelijks om de twee maand 1 of 2 keer per jaar Hebben jullie eigen werkmateriaal om jullie beheer uit te voeren? Duid aan met een kruisje. (eventueel aantal) niet gemotoriseerd werkmateriaal: handzaagjes: hooirijven: rieken: zeis: gemotoriseerd materiaal: kettingzaag: bosmaaier: grondboor: grote machines: éénassige trekker (type rapid): traktor: hooimachines: kipkar: transportmiddel materiaal: andere :

5 Ons beheermateriaal is: van ons beheerteam alleen we delen het materiaal met andere beheerteams binnen de afdeling we delen het met andere afdelingen een deel van het materiaal is van ons, groter materiaal delen we met de regio (afdeling, andere beheerteams) Ons beheermateriaal wordt onderhouden door: onze materiaalmeester wie opmerkt dat er iets mis is via een beurtrol niet andere: We stockeren ons materiaal: bij iemand thuis in een lokaal van de afdeling niet op een vastgelegde plaats andere: Worden er door het beheerteam werken aangevraagd aan de professionele terreinploeg van Natuurpunt? Zo ja welke? onderhoud wandelpaden, infrastructuur beheerwerk, hooien beheerwerk, bosbeheer bestrijden invasieve exoten onderhoud kleine landschapselementen (knotbomen, hagen, poelen) onderhoud raster controle vee éénmalige inrichtingswerken (aanleg poel, plaggen, plaatsen raster, ) andere: Hoe wordt de nodige opleiding voorzien binnen het beheerteam om met machines te werken? niet binnen het beheerteam zelf professionelen binnen natuurpunt externe opleiding (bv Inverde of andere) Welk soort werk wordt er voornamelijk door het beheerteam uitgevoerd? onderhoud wandelpaden, infrastructuur beheerwerk, hooien beheerwerk, bosbeheer bestrijden invasieve exoten onderhoud kleine landschapselementen (knotbomen, hagen, poelen,...) onderhoud raster controle vee éénmalige inrichtingswerken (aanleg poel, plaggen, plaatsen raster, ) andere: Al de beheermaatregelen voorzien in het beheerplan worden uitgevoerd. Ja Nee beheerplan is niet helemaal duidelijk Zoniet, duid aan wat de reden hiervoor is. er is onvoldoende tijd/mankracht om alle maatregelen uit te voeren er is onvoldoende materiaal ter beschikking lukt niet door externe factoren (weer) andere: De vragen zijn onderverdeeld in thema s, zij vormen de basispunten van de roos. Zij bepalen de aspecten waarover meer info nodig is van het beheerteam om een duidelijke analyse te maken van de werking. Per thema worden een aantal gerichte vragen voorzien om te komen tot een goede doorsnede van het beheerteam. Na elk thema is er ruimte voorzien om eventuele opmerkingen te noteren. De vragen zijn opgesteld om op een schaal van 1 tot 5 te beantwoorden, van volledig oneens, tot volledig mee eens. Indien de vraag niet van toepassing is, wordt deze niet ingevuld. 1 volledig oneens 2 enigszins oneens 3 noch eens noch oneens (neutraal) 4 enigszins mee eens 5 volledig mee eens

6 A. TEAMWERKING Met betrekking tot interne dynamiek, oog voor menselijke relaties, vrijwilligers etc. 1. In ons beheerteam krijgt iedereen de kans zijn/haar mening in de groep te gooien. 2. In ons beheerteam kan je meer dan de helft omschrijven als doeners. 3. Wij hebben verschillende keren per jaar contact met de professionele medewerkers van Natuurpunt. 4. In ons beheerteam kunnen ook mensen, die minder assertief zijn, hun mening geven. 5. Beheerwerken zijn niet alleen gelijk aan ons in het zweet werken: we soigneren onze vrijwilligers ook met een natje en een droogje. 6. Belangrijke beslissingen, zoals uitbreiden natuurgebied, wijzigen van natuurdoeltypen, kapwerken,, worden op het beheerteamoverleg gebracht zodat we samen kunnen beslissen. 7. Niet alles moet op het beheerteamoverleg besproken worden, bepaalde mensen hebben een mandaat en kunnen in vertrouwen beslissingen nemen, zoals herstel raster, beslissingen over vee, 8. Wij spreken mensen, die regelmatig op beheerwerkdagen aanwezig zijn, aan om deel uit te maken van ons beheerteam. 9. Iedereen is welkom in ons beheerteam, ongeacht de mate van beheerkennis ze al bezitten.

7 10. Tijdens onze wekelijkse/maandelijkse beheerwerkdag zorgen we tijdig voor pauze. Ook al is er veel werk en zijn we met weinig, het draait niet alleen om werken maar ook om de sfeer en het contact. 11. Er is altijd iemand van het beheerteam aanwezig op de bestuursvergadering van de afdeling, zo zijn we verbonden en op de hoogte van elkaars werking. Noteer hier eventuele opmerkingen B. KENNIS Hier willen we peilen in welke mate een beheerteam inzicht heeft in een aantal zaken. 1. In onze groep is een gevarieerde soortenkennis van de relevante soortgroepen aanwezig. 2. In ons natuurgebied gebeurt monitoring i.f.v. beheerevaluatie, al dan niet door studiewerkgroepen. 3. We gebruiken de Beheerwerkenapplicatie (online tool om o.a. beheerwerken aan te vragen) om de gewenste beheerwerken aan te vragen bij de terreinploeg. 4. Nadenken over openstelling van ons natuurgebied maakt deel uit van ons werk. 5. Een aantal mensen in ons beheerteam waren actief (minstens nagelezen) betrokken bij de opmaak van het beheerplan.

8 6. Wij maken minimum twee keer per jaar tijd voor een terugkoppeling met onze consulent beheeruitvoering en consulent planning i.v.m. het beheer op het terrein, het beheerplan of éénmalige werken. 7. Af en toe behandelen wij als beheerteam (eventueel samen met de afdeling) ook beleidsdossiers i.v.m. vergunningen of juridische zaken. 8. Als we een nieuw wandelpad willen aanleggen of we hebben nood aan een infobord, dan koppelen we terug met de professionele medewerkers van Natuurpunt. 9. De meeste mensen in ons beheerteam weten wat er in het beheerplan staat. 10. Het beheerteam weet welk materiaal het meest geschikt is om bepaalde werken uit te voeren en ze kunnen het materiaal op een juiste manier gebruiken. 11. We gebruiken de Beheerwerkenapplicatie (online tool om o.a. beheerwerken aan te vragen) om onze eigen werken te registreren. 12. In ons natuurgebied werken we met grote grazers, er is iemand van het beheerteam verantwoordelijk voor de dagelijkse opvolging van de dieren. Noteer hier eventuele opmerkingen

9 C. DRAAGKRACHT We willen hier de motivatie van een beheerteam meten, de flexibiliteit om om te gaan met vragen en problemen. 1. Ondanks dat ieder van ons al verantwoordelijk is voor heel wat taken, proberen we toch nieuwe mensen te zoeken om extra taken op te nemen of de taken te herverdelen. 2. De meeste mensen in ons team zijn gemotiveerd om aan de slag te gaan en blijven, omdat ze resultaten zien. 3. De goede sfeer in ons team, maakt het werken voor de natuur extra plezant. 4. In ons beheerteam zijn de motivaties zeer divers: van natuurbeheer, voor dat éne soortje dat misschien terugkomt, tot bewegen in de natuur en lol hebben onder elkaar in het groen. 5. Ons team is flexibel. Bij onvoorziene beheerwerken, kan er altijd wel iemand in de bres springen, of we doen het lekker samen.. 6. We zijn ons bewust dat sommige taken al lang door één bepaalde persoon worden gedaan. 7. We zetten ons actief in om andere mensen op te leiden, informatie door te geven en / of nieuwe mensen te zoeken. 8. In ons team is er plaats voor nieuwe vrijwilligers en zijn we bereid om taken af te staan (takenpakket te verlichten).

10 9. In ons team is er ruimte voor creativiteit en nieuwe initiatieven 10. Er is openheid en flexibiliteit in de groep om aan te geven als het werk te veel wordt en er kan iets gedelegeerd worden. Noteer hier eventuele opmerkingen D. PARTNERS BIJ BEHEER Met welke partners wordt er samengewerkt voor het beheer van het gebied? Het gaat hier om mensen die niet eigen zijn aan Natuurpunt, maar wel in een eerste lijn betrokken worden. 1. We werken verschillende keren per jaar samen met andere actoren op onze werkdagen (zoals jeugdverenigingen, scholen, bedrijven, asielcentra, ). 2. Voor het monitoren van onze gebieden werken we ook samen met studiewerkgroepen. 3. Niet alleen tijdens de Dag van de Natuur, maar ook op andere momenten proberen we zo veel mogelijk partners (scholen, bedrijven, ) bij ons natuurbeheer te betrekken. 4. In ons beheerteam zijn verschillende vaardigheden (communicatie, organisatietalent,...) aanwezig om een (veilige) werkdag te organiseren en te begeleiden voor andere actoren (jeugd, bedrijven, ). 5. We hebben als beheerteam het nodige netwerk om ons beheerwerk georganiseerd te krijgen.

11 6. Als het op het praktisch beheer van onze gebieden aankomt, kunnen we rekenen op een aantal losse medewerkers, niet behorend tot de vaste kern van het beheerteam of beheerwerkploeg. 7. We werken samen met (lokale) landbouwers via gebruiksovereenkomsten. Noteer hier eventuele opmerkingen E. DE BUITENWERELD Hoe wordt er gecommuniceerd naar de buitenwereld? Is er een verantwoordelijke, is er overleg voor er gecommuniceerd wordt, hoe verlopen contacten met de buren en lokale overheid? 1. Binnen het beheerteam is er iemand aangesteld voor de communicatie. 2. Voor de communicatie naar de pers werken we nauw samen met de persverantwoordelijke van de afdeling, we proberen hem zo veel mogelijk bij te staan met onze eigen terreinkennis. 3. Als er gecommuniceerd wordt naar de buurt of gemeenten, overlegt het beheerteam dit op de bestuursvergadering en wordt er afgesproken wat er gaat gebeuren. 4. Tijdens een werkdag met scholen, bedrijven,... is er ruimte voor uitleg over het gebied en over de beheerwerken. 5. Als beheerteam hebben wij contacten met de plaatselijke overheid (gemeente of stad, ANB, ). We gebruiken deze dan ook in het voordeel van ons natuurgebied.

12 6. We verspreiden actief onze folders via bezoekerscentra/toeristische dienst/gemeente. 7. We schrijven regelmatig artikels in krant/website/facebook 8. Bij (grote) inrichtingswerken wordt er vooraf en meermaals gecommuniceerd naar de buurt, pers, gemeenten, 9. We zorgen er voor dat de lokale gidsenwerking zo veel mogelijk op de hoogte is van de beheerwerken en toekomstplannen. Zodat zij dit kunnen doorcommuniceren naar bezoekers. Noteer hier eventuele opmerkingen F. FINANCIËN EN AANKOPEN 1. Als beheerteam zijn wij actief betrokken bij het aankoopbeleid van de afdeling. Onze doelen zijn duidelijk en vooraf bepaald. 2. We hebben als beheerteam een duidelijk zicht op de stand van onze restfinanciering. 3. We werken als beheerteam actief mee aan het zoeken van middelen om onze aankopen en onkosten te dragen.

13 4. We dienen jaarlijks onze begroting in, al dan niet overkoepelend met alle gebieden van onze afdeling. 5. We kennen het systeem van de terugbetaling van de gemaakte onkosten, goedgekeurd via de begroting. Noteer hier eventuele opmerkingen

14 Teamwerking Kennis Financiën en aankopen Draagkracht Buitenwereld Partners bij beheer