~ 5 MAARÏ /1 o/a. 19, BJC Coerts H. (050)316

Transcriptie

1 groningen Aan Provinciale Staten ui Datum Briefnummer Zaaknummer Behandeld door Telefoonnummer Antwoord op Bijlage Onderwerp ~ 5 MAARÏ /1 o/a. 19, BJC Coerts H. (050)316 h.coerts@provinciegroningen.nl 1 Vormgeving nieuw interbestuurlijk toezicht in 2013 Geachte dames en heren. (/) ec Bij brief van 26 juni 2012 hebben wij u bericht over de herziening van het interbestuurlijk toezicht: het toezicht van de ene overheid op de andere (rijkprovincie, provincie-gemeenten, provincie-waterschappen). Op dat moment was nog onduidelijk wanneer de Wet revitalisering generiek toezicht, de wet die de herziening van het interbestuurlijk toezicht regelt, in werking zou treden. Inmiddels is deze wet per 1 oktober 2012 van kracht geworden. Het nieuwe toezicht moet soberder, selectiever en risicogerichter worden en gaat uit van vertrouwen van de toezichthouder in de onder toezicht gestelde. Het is in eerste instantie niet aan de toezichthouder, maar aan vertegenwoordigende organen als de Gemeenteraad en Provinciale Staten om toezicht te houden op de uitoefening van medebewindstaken door de colleges. Hoewel er voor het financieel toezicht en het toezicht op waterschappen in wettelijke zin niets wijzigt, is het wel de bedoeling dat de uitvoering van het toezicht, in de geest van de nieuwe wet gaat plaatsvinden. Samen met in eerste instantie de gemeente Hoogezand-Sappemeer en vanaf medio 2012 ook met de andere gemeenten in de provincie Groningen hebben wij het nieuwe interbestuurlijk toezicht in de provincie Groningen ontwikkeld. Daarbij zijn de volgende aspecten aan de orde geweest: de toezichtgebieden de risico's op de diverse toezichtgebieden de benodigde toezichtinformatie de toezichtcriteria. o Eind vorig jaar is een concept voor het nieuw interbestuurlijk toezicht in de provincie Groningen voorgelegd aan achtereenvolgens de klankbordgroep van burgemeesters, de Broederschap van gemeentesecretarissen en op 4 februari jl. in VGG verband aan betrokken burgemeesters en wethouders. Met dit concept is ingestemd. Op 5 maart jl. hebben wij dit concept vastgesteld. 06-HB-SG-001 De pfovincïe Groningen werkt volgens normen d.. zi,n vastgelegd in een handvest voor dienstveriening. DU handvest vindt n op onze 'f-'-'fïbsite of.uni iw ' nv n hij c^ :iiéiiv.n^ Cosrim^^nicafie en H'^^&intaï. Pu&.!ieksvoo.nichtin9' 0,

2 In bijgevoegde notitie is de wijze waarop wij dit jaar interbestuurlijk toezicht willen uitoefenen vastgelegd. Dit betekent o.a. dat de colleges van B en W in het jaarverslag bij de jaarrekening 2012 voor het eerst op de nieuwe manier verantwoording over de medebewindstaken naar de gemeenteraad toe moeten afleggen. Aan het einde van dit jaar wordt de nieuwe werkwijze geëvalueerd. Wij zijn ons goed bewust van het feit dat de rol van de gemeenteraad in het nieuwe interbestuurlijke toezicht anders wordt en dat de raad gesteund dient te worden die nieuwe rol goed op te pakken. Wij hebben de gemeenten daarom ook ondersteuning vanuit de provincie aangeboden. Wij vertrouwen er op u met bovenstaande vooralsnog voldoende te hebben geïnformeerd en zullen u op de hoogte blijven houden. Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Groningen:, voorzitter. secretaris. Bijlagen: Nr. Titel Bijgevoegd Ter inzage in de Statenkast 1 Interbestuurlijk toezicht in de provincie Groningen X -

3 Interbestuurlijk toezicht (IBT) in de provincie Groningen in 2013 (vastgesteld door GS d.d. 5 maart 2013) 1. Inleiding Op 1 oktober 2012 is de Wet revitalisering generiek toezicht (Wet rgt) van kracht geworden. Deze wet is de basis voor het nieuwe interbestuurlijk toezicht, het toezicht van de ene overheid op de andere overheid (rijk-provincie, provincie-gemeenten, provincie - waterschappen). Het toezicht richt zich op naleving van regelgeving in medebewind en uitvoering van autonome taken door de lagere overheid. De instrumenten die de toezichthouder tot zijn beschikking heeft zijn indeplaatsstelling bij taakverwaarlozing en schorsing en vernietiging. Voor het tot het gebruik van deze (zware) Instrumenten komt, worden over het algemeen een aantal stappen doorgelopen. De eerste stap is het signaleren, dat er mogelijkerwijs iets aan de hand is. Daarna volgen andere stappen, die uiteindelijk kunnen uitmonden in de indeplaatsstelling. Het totaal van stappen wordt de-interventieladder genoemd. Kernpunten van de nieuwe wet: het toezicht van rijk en provincies moet soberder en risicogerichter worden in eerste instantie ligt er een belangrijke rol voor vertegenwoordigende organen ais Provinciale Staten en gemeenteraden om in het kader van de horizontale verantwoording toezicht te houden op de colleges van GS en B en W de toezichthouder moet niet te dicht op de onder toezichtgestelde zitten. Die moet de ruimte en het vertrouwen krijgen om haar taken uit te voeren 2. Doel In deze notitie wordt aangegeven hoe Gedeputeerde Staten (GS) het interbestuurlijk toezicht in 2013 vorm en inhoud willen geven. Dit nieuwe interbestuurlijk toezicht is in nauw overleg met de gemeente Hoogezand-Sappemeer en de overige gemeenten in de provincie Groningen ontwikkeld. De gemeente Hoogezand-Sappemeer was vanaf 2011 als pilotgemeente betrokken. 3. Context Commissie Oosting Ter vermindering van het interbestuurlijk toezicht stelde het kabinet In 2006 de commissie Oosting In. De commissie kreeg de taak het interbestuurlijk toezicht in Nederland door te lichten en te zoeken naar mogelijkheden om de manier van toezicht houden te veranderen. Het toezicht van de ene bestuurslaag op de andere zou wel moeten blijven, maar dit zou simpeler en efficiënter moeten. Het zou ook meer uit moeten gaan van onderling vertrouwen. De conclusie van de commissie was dat het toezicht simpeler kan. Zo zou In ieder geval een groot aantal goedkeuringsvormen in allerlei bijzondere wetten (bijvoorbeeld de verklaring van geen bezwaar) kunnen vervallen. Reeds bestaande toezichtinstrumenten als schorsing en vernietiging en indeplaatsstelling bij taakverwaarlozing zouden voldoende moeten zijn. 4. Visie op het nieuwe interbestuurlijke toezicht GS willen conform de intenties van de commissie Oosting toezicht uitoefenen. Voor GS is daarbij het volgende belangrijk: 1. Goede interbestuurlijke verhoudingen zijn gebaseerd op wederzijds vertrouwen. Bij gedecentraliseerde taken moet er vertrouwen vanuit de provincie zijn in de taakbehartiging en in het stelsel van horizontale verantwoording. 2. Elke overheidslaag is zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit van de taakuitvoering. 3. Van de hogere overheid mag worden verwacht dat het accent ligt op het aan de voorkant stellen van duidelijke kaders. Toezicht daarentegen vindt achteraf plaats en daarvoor moeten de instrumenten schorsing, vernietiging en in de plaatsstelling worden gebruikt.

4 In de pilot met Hoogezand-Sappemeer en vervolgens in nauw overleg met de andere gemeenten in de provincie Groningen is de invulling en vormgeving van het nieuwe interbestuurlijk toezicht in verband met de volgende onderwerpen besproken: toezichtgebieden risico's toezichtinformatie toezichtcriteria Deze onderwerpen worden hieronder uitgewerkt. 5. Toezichtgebieden De Wet rgt beoogt tot een versimpeling van het toezicht te komen in die zin dat slechts één bestuurslaag toezicht houdt op een andere bestuurslaag. De provincie is de overheidslaag die toezicht houdt op de uitvoering van medebewindstaken door de gemeentebesturen. Van dit uitgangspunt wordt slechts afgeweken indien de provincie op het betreffende beleidsterrein geen taak of expertise heeft. In dat geval berust het interbestuurlijk toezicht bij het rijk. Er zijn ook terreinen waar de provincie wel toezicht houdt, maar die niet onder de werking van de Wet rgt vallen, zoals het toezicht van de provincie op waterschappen en het financieel toezicht. Overigens valt het toezicht op de archieven van waterschappen wel weer onder de werking van de Wet rgt. De gemeentelijke medebewindstaken waar de provincie in verband met de Wet rgt toezicht op houdt zijn archieven, ruimtelijke ordening, omgevingsrecht, wonen (huisvesting statushouders), monumenten en archeologie en water. 6. Risico's De Wet rgt gaat uit van risicogericht toezicht. Dit betekent dat er vanuit de toezichthouder vooral aandacht moet zijn voor medebewindstaken waar (maatschappelijke) risico's aan vast zitten. Samen met de pilotgemeente zijn de risico's in beeld gebracht op een vijftal terreinen: wonen, ruimtelijke ordening, omgevingsrecht, archieven en het financieel toezicht. Het financieel toezicht valt formeel niet onder de werking van de Wet rgt, maar het is wel de bedoeling van de wetgever, dat het zoveel mogelijk risicogericht wordt georganiseerd. Daarom is in het kader van de pilot ook aandacht besteed aan de risico's op dit terrein. Voor wat betreft de Wabo is uitgegaan van de risico's, die op landelijk niveau door het IPO en BZK in samenwerking met de voormalige VROM-inspectie zijn gedefinieerd. Aan het toezichtgebied water is geen aparte aandacht besteed in de pilot, omdat water veelal onderdeel is van ruimtelijke ordening (ruimtelijke plannen) en milieu. Gemeenten dienen GS wel te informeren over besluitvorming in verband met het gemeentelijk rioleringsplan (art Wet milieubeheer). De gebruikelijke planperiode hiervoor is vier jaar. Monumenten en archeologie was geen onderdeel van de pilot, omdat in eerste instantie niet bekend was dat dit terrein van de erfgoedinspectie naar de provincie zou gaan. De risico's op dit terrein zijn onafhankelijk van de pilot in beeld gebracht. Een overzicht van de risico's, niet alleen op het terrein van monumenten en archeologie, maar voor alle toezichtterreinen, is verwerkt in het laatste hoofdstuk van deze nota. Dat hoofdstuk vormt de concrete uitwerking voor het jaar 2013 van het nieuwe interbestuurlijke toezicht. Het vaststellen van risico's is overigens niet een eenmalige gebeurtenis, maar dient periodiek plaats te vinden en is ook aan verandering onderhevig; zo kan uit (nader) onderzoek blijken dat er nieuwe risico's bijkomen. Het is aan de gemeente als eerstverantwoordelijke overheid om zich hier een goed beeld van te vormen (bv middels een risicoanalyse) en dat te blijven doen. Het is aan de provincie als toezichthouder om zich een

5 beeld te vormen over de risicoanalyse door de gemeenten en van de maatregelen die genomen worden. Wanneer blijkt dat gemeenten hun medebewindstaken niet voldoende uitvoeren, zal de provincie moeten optreden. Dit geldt overigens ook als de provincie kennis krijgt van het niet goed uitvoeren van medebewindstaken, die niet als risicovol betiteld kunnen worden. De focus is echter in eerste instantie gericht op de risicovolle taken. 7. Benodigde toezichtinformatie De provincie gaat uit van een adequate taakuitoefening door de colleges van B en W en toezicht daarop vanuit de gemeenteraad. Om tot een goed oordeel te kunnen komen over de taakuitvoering door gemeenten heeft de provincie informatie nodig. Het is in de lijn van het nieuwe interbestuurlijk toezicht, dat de provincie in beginsel gebruik maakt van de informatie die de gemeenteraad van het college ontvangt, dan wel put uit jaarverslagen, programma's etc die conform wettelijke voorschriften op de diverse toezichtterreinen door het gemeentebestuur vastgesteld dienen te worden. Op termijn zou de informatie die gemeenten op de website "Waarstaatjegemeente.nl" onder het kopje toezichtinformatie plaatsen, voldoende informatie voor de provincie moeten kunnen opleveren. Deze website is nog in ontwikkeling. Met de gemeenten is afgesproken, dat het jaarverslag bij de jaarrekening en de begroting voor het volgende jaar de momenten zijn om verantwoording af te leggen door het college over de uitvoering van medebewindstaken. Het ligt voor de hand dan ook de andere stukken voor de raad te agenderen, die conform de wettelijke voorschriften gemaakt dienen te worden, zoals het programma en het jaarverslag Wabo. De provincie moet de betreffende stukken en het verslag van de raad ontvangen dan wel op de website van de gemeenten terug kunnen vinden. In de stukken moet naar voren komen hoe door de gemeente uitvoering wordt gegeven aan de taken die ze in medebewind uitvoert. In het geval van een matige of slechte uitvoering van taken moet worden aangegeven welke herstelmaatregelen getroffen worden. De gemeente moet ook blijk geven zich bewust te zijn van de risicogebieden in de taken die ze in medebewind dient uit te voeren. Geen informatie, te weinig informatie of informatie waaruit blijkt dat de taakuitvoering door gemeenten niet adequaat is, is reden voor de provincie om in gesprek te gaan met het gemeentebestuur. Buiten de informatie die de provincie krijgt van de gemeentebesturen kan er op basis van incidenten, dan wel verzoeken van burgers, dan wel berichten in de media ofwel bilaterale contacten reden voor de provincie zijn om in gesprek te gaan met het gemeentebestuur. Er kan een onderscheid gemaakt worden tussen incidentele informatie en systematische toezichtinformatie. Indien het provinciebestuur in een incidenteel geval behoefte heeft aan informatie van de gemeente - zoals naar aanleiding van een signaal het geval kan zijn - dient het gemeentebestuur deze informatie desgevraagd te verstrekken. Dit wordt in art. 118 van de Gemeentewet geregeld. Het provinciebestuur heeft voor de uitoefening van de toezichthoudende taak echter ook behoefte aan structurele informatie met vooraf bepaalde regelmaat en omvang. Met de Wet revitalisering generiek toezicht wordt in artikel 124 h van de Gemeentewet een wettelijke basis gecreëerd voor een algemene maatregel van bestuur. Op basis van dit artikel in de Gemeentewet is op 11 juli 2012 het Besluit verstrekking systematische toezichtinformatie vastgesteld. Hierin worden algemene regels gesteld over het gebruik van toezichtinformatie. Wanneer dit jaar blijkt dat het voor het gros van de gemeenten heel moeilijk is de provincie voldoende te informeren kan de provincie besluiten een verordening vast te stellen. In deze verordening wordt dan vastgelegd welke informatie de provincie wil ontvangen en wanneer ze die wil ontvangen.

6 8. Toezichtcriteria Samen met de gemeenten in de provincie Groningen zijn op basis van de wetgeving toezichtcriteria ontwikkeld. Wanneer is sprake van een goede, wanneer van een matige en wanneer van een slechte uitvoering van medebewindstaken. De ontwikkeling van deze criteria past in de wens van het college van GS om tot duidelijke kaders vooraf te komen, waaraan de uitvoering van medebewindstaken dient te voldoen. Deze kaders passen ook bij de wens van de gemeenten om vooraf duidelijkheid te hebben en niet achteraf voor onplezierige verrassingen te komen. Met de gemeenten is afgesproken, dat deze duidelijkheid ook richting de raden wordt gegeven. Maak duidelijk hoe de uitvoering van de medebewindstaken is geweest: goed, matig of slecht! Daarmee wordt transparantie gecreëerd en Is het voor de provincie mogelijk op basis van de stukken te beoordelen hoe de raad met de informatie is omgegaan en of aanvullende stappen van de provincie al dan niet nodig zijn. De toezichtcriteria zijn verwerkt in het laatste hoofdstuk van deze nota. 9. Toezichtgebieden, risico's, informatiebehoefte, toezichtcriteria samengevat De hiervoor benoemde onderdelen: toezichtgebieden, risico's, informatiebehoefte en toezichtcriteria zijn uitgewerkt in het laatste hoofdstuk. Tevens is aangegeven welke toezichtintensiteit gehanteerd wordt. Met de gemeenten in de provincie Groningen zijn afspraken gemaakt over de vormgeving van het nieuwe interbestuurlijke toezicht. Die afspraken komen er op neer, dat per toezichtterrein door de gemeenten wordt aangegeven of sprake is van een goede, een matige of een slechte uitvoering van taken en welke herstelmaatregelen zo nodig getroffen worden. Dit gebeurt twee keer per jaar bij de behandeling van het jaarverslag en bij de begroting.de informatie vanuit de gemeenten wordt door de provinciale toezichtambtenaren ook twee keer per jaar beoordeeld en aan GS voorgelegd. Wanneer een gemeente voor een betreffend terrein in de categorie groen terecht komt is er het jaar daarop behoudens bijzondere omstandigheden geen sprake van provinciale (toezicht)bemoeienis. Voor gemeenten die niet voldoen aan de toezichtcriteria geldt een apart regime. Zij zullen vaker bezocht en ook begeleid worden door provinciale toezichtambtenaren om zo snel mogelijk weer aan de toezichtcriteria te voldoen. Overigens Is het niet zo dat gemeenten die aan de criteria voldoen, buiten de twee genoemde momenten helemaal niets meer van de provincie zullen vernemen. Het is belangrijk goede contacten te blijven onderhouden, ook als er vanuit toezichtoogpunt bezien niets aan de hand is. Via verschillende kanalen zal gewerkt blijven worden aan een plezierige samenwerking. 10. Beleidskaders In juni 2012 hebben GS het algemene beleidskader "Indeplaatsstelling bij taakverwaarlozing" vastgesteld. Dit is op landelijk niveau ontwikkeld door het IPO in nauwe samenwerking met Binnenlandse Zaken. Op het moment van vaststelling werd voor diverse toezichtdisciplines nog overwogen aparte beleidskaders te maken. Daar is het echter tot nu toe niet van gekomen. Een uitzondering betreft het aanvullend beleidskader archief met de naam "Nieuwe schoenen". Dit is door de gezamenlijke provinciale archiefinspecteurs ontwikkeld. Dit is vorig jaar door het IPO-bestuur vastgesteld.

7 11. Waaraan moet de gemeente voldoen in het kader van het nieuwe interbestuurlijk toezicht? WABO Goed: fviofio', ' Slecht. Gemeente voldoet v.w.b. ' Gemceiife v^jidoe* v.w.b., Gemeente voldoet v.w.b. risicovülle vth-laken in voldoende risico^oile t};-lake«op een aantal risicovolle vth-taken op meerdere mate->aan de beoordeiingscriteria., ;aspscten.nlet sn voldoende mate cruciale aspecten niet aan de '. ' '. ' - aar» de teoordeiingscriteria.of ' ', beoordelingscriteria en/of laat niet - ' '''? ', '^' ', ' ""'ibiedt on voldoende.inzicht:/''-".'.' - ' voldoende verbetering zien na ; : -': ' ' " ' -u:-^^ ':.\ - -'-,. ; ->' '..':"?-,, interventie. "!,

8 Concrete uitwerking: Concrete uitwerking: Concrete uitwerking: Beleid, probleem- /risicoanalyse Beieid, probleem-zrisicoanalyse Beleid, probleem- /risicoanalyse 1. Actueel beleid (minimaal 1. Beleid en/of probleem- en 1. Gemeente heeft geen beleid en/of vergunningen- en handhaving- risicoanalyse is niet actueei (>4 probleem- en risicoanalyse. beleid inclusief brandveiligheid, jaar) of incompleet. protocol bouwplantoetsing, 2, E3eieid bevat geen doelen en/of bodembeleid) en probleem- en prioriteiten, ambitieniveau is niet in risicoanalyse' (<4 jaar) is lijn met capaciteit. beschikbaar voor GS, 3, Beleid en/of probleem- en 2. Beleid bevat doeien en prioriteiten, risicoanalyse besteedt geen of Jaarprogramma ambitieniveau is in lijn met onvoldoende aandacht aan 2. Gemeente heeft geen capaciteit. onderkende Wabo-en RO risico's, (vastgesteld) jaarprogramma of 3. Beieid en probleem- en geen duidelijkheid over specifieke pas na 1 maart vastgesteld door B risicoanalyse besteedt aandacht gemeentelijke risico's. &W, beschikbaar voor GS en aan de onderkende Wabo-risico's Jaarprogramma aangeboden aan de raad. (asbest, verontreinigde grond, 4, Programma is niet op 1 januari 3, Gemeente heeft onvoldoende brandveiligheid bij de opslag van maar wel voor 1 maart vastgesteld personele en financiële middelen gevaarlijke stoffen, constructieve door B&W,besch!kbaar voor GS en om programma uit te voeren en veiligheid, risicovolle inrichtingen aangeboden aan de raad. stelt ambitieniveau niet bij. en brandveiligheid ^) en is duidelijk 5, Jaarprogramma roept vragen op over wat de specifieke (Onduidelijk hoe het programma is gemeentelijke risico's zijn. afgestemd op de onderkende Tevens wordt in kader toezicht en Wabo-risico's en handhaving aandacht besteed aan gemeentespecifieke risico's. Geen de prioritaire RO belangen: of onduidelijke relatie met veiligheid, gezondheid, landschap, natuur en cultuurhistorie beleidsdoelen, prioriteiten en evaluatie vorig programma vwb risicovolle taken. Beschikbare Jaarprogramma middelen ontoereikend voor Jaarverslag 4. Voor 1 januari is het jaariijkse uitvoering programma). 4, Gemeente heeft geen jaarverslag uitvoeringsprogramma vth-taken 6. Informatie over systematiek en of pas na 1 september vastgesteld door B&W en werkzaamheden voor het actueel aangeboden aan raad en beschikbaar voor GS. Het houden van vergunningen beschikbaar voor GS, programma wordt aangeboden aan ontbreekt of is onduidelijk. de raad. Jaarverslag 5. Jaarprogramma heeft duidelijke 7, Verslag is niet op 1 april, of samen relatie met risico's, doelen. met jaarrekening op 15 juli, maar prioriteiten en evaluatie vorig wei voor 1 september aangeboden programma. Beschikbare middelen aan raad en beschikbaar voor GS, toereikend voor uitvoering. 8, Jaarverslag roept vragen op 6. In jaarprogramma zijn vwb (Onduidelijk in hoeverre het vergunningveriening in ieder geval programma is uitgevoerd. de systematiek en Onduidelijke of geen evaluatie in werkzaamheden voor het actueel hoeverre activiteiten hebben houden van vergunningen voor bijgedragen aan het behalen van risicovolle activiteiten beschreven. de beleidsdoelen. Niet duidelijk of Intensiteit toezicht: hoog risico's worden beheerst en of 0 In het algemeen is er bij Jaarverslag bijsturing nodig is van het toezichtregime rood geen of 7, Voor 1 april, dan wel samen met programma, beleid en/of onvoldoende verbetering nadat er de jaarrekening voor 15 juli, is het prioriteiten). onder toezichtregime oranje al jaarverslag vth-taken aangeboden veelvuldig ambtelijke en aan raad en beschikbaar voor GS intensiteit toezicht: gemiddeld bestuurlijke contacten zijn geweest 8, Jaarverslag bevat duidelijke.ambtelijk contact: maatwerk 0 Zo mogelijk en wenselijk nog conclusies over mate van «Interventie: ambtelijk verzoek om bestuuriijk overieg. Indien geen of uitvoering jaarprogramma, de toelichting op vraagpunten. Als onvoldoende effect; interventie bijdrage aan beleidsdoelen, de onduidelijkheid blijft, bestuurlijk volgens de bestuuriijke beheersing van risico's en of overieg. interventieladder (uiteindelijk bv via beieid, prioriteiten en/of inschakelen van adviesbureau op

9 programma bijgesteld dienen te worden, kosten van de gemeente). intensiteit toezicht: laag «Ambtelijk contact: 1 keer per jaar Steekproef eens per 3 a 4 jaar. 1, ln artikel 7,2, tweede lid Bor staat "analyse van de problemen", In de praktijk wordt vaak de term probleem-en risicoanalyse of omgevingsanalyse gebruikt, 2., De in 2012 op landelijk niveau benoemde 5 belangrijkste Wabo-risico's kunnen in de tijd veranderen. Het in het toetskader verwijzen naar deze onderkende Wabo-risico's vergt een systematiek van periodiek vaststellen en bekendmaken van deze risico's. Ruimtelijke Ordening Het interbestuurlijk toezicht op het terrein van de ruimtelijke ordening gaat nadrukkelijk niet over het toezicht op de naleving van de provinciale omgevingsverordening (zie noot). Hier wordt niet (achteraf) op toegezien in het kader van het IBT, maar via de provinciale toezichtmogelijkheden op grond van de Wro en het Bro (overleg, zienswijze, reactieve aanwijzing of beroep) Goed, ' '.-,; ^. fyjatig -",.. '- Slecht '' ; -'.r-

10 ".':;.-': ' -, -"" 1 Bestemmingsplan en Bestemmingsplan en Bestemmingsplan en beheersverordenïng: beheersverordenïng beheersverordenïng voor het gehele grondgebied - een substantieel deel van het - een substantieel deel van het gelden actuele en grondgebied is niet bedekt rnet grondgebied is niet bedekt met aangepaste actuele, aangepaste actuele, aangepaste plannen/verordeningen plannen/verordeningen: plannen/verordeningen; gelijktijdig met de -erzijn geen actuele plannen, maar - er zijn geen actuele plannen, maar jaarrekening is het er zijn ook geen risico's en gevaren er zijn wel reële risico's en gevaren jaarverslag uitvoering Wro- (veiligheid, volksgezondheid, natuur, (veiligheid/gezondheid, natuur, taken aan de raad landschap, cultuurhistorie en landschap, cultuurhistorie en aangeboden en aan GS archeologie ) archeologie); gestuurd; - de gemeente heeft een operationeel - de gemeente heeft geen programma om aan de wettelijke operationeel programma om aan de Toezicht en handhaving verplichtingen te voldoen; wettelijke verplichtingen te voldoen - - het jaarverslag uitvoering Wro-taken - verantwoordingsinformatie - voor 1 januari is het jaariijkse is aan de raad aangeboden en aan uitvoering Wro-taken is niet aan de programma voor toezicht en GS gezonden, maar niet gelijktijdig raad aangeboden en aan GS handhaving in het kader van de Wro met de jaarrekening; gestuurd; aan de raad aangeboden en aan GS gestuurd. Toezicht en handhaving Toezicht en handhaving - gelijktijdig met de jaarrekening is het jaarverslag toezicht en - het jaarlijkse programma toezicht en -de gemeente heeft geen jaariijks handhaving in het kader van de Wro handhaving in het kader van de Wro programma toezicht en handhaving in aan de raad aangeboden en aan GS is wel aan de raad aangeboden en het kader van de Wro aan de raad gestuurd; aan GS gestuurd, maar niet voor 1 aangeboden en aan GS gestuurd; januari: -de gemeente heeft geen jaarverslag Intensiteit toezicht: laag -het jaarverslag toezicht en toezicht en handhaving in het kader - ambtelijk overleg 1 a 2 keer per jaar handhaving in het kader van de Wro van de Wro aan de raad en aan GS - steekproef eens per 3 a 4 jaar is wel aan de raad aangeboden en aan GS toegestuurd, maar niet gelijktijdig met de jaarrekening. gestuurd Intensiteit toezicht: hoog Intensiteit toezicin: gemiddeld In het algemeen is er bij - ambtelijk overleg: maatwerk toezichtregime rood geen of - als programma niet tijdig wordt onvoldoende verbetering nadat er uitgevoerd: bestuuriijk overieg en onder toezichtregime oranje al afhankelijk van uitkomst daarvan veelvuldig ambtelijke en bestuuriijke toezichtregime rood contacten zijn geweest Zo mogelijk en wenselijk nog bestuuriijk overieg. Indien geen of onvoldoende effect: interventie volgens de bestuuriijke interventieladder Aangezien in de Provinciale Omgevingsverordening regels zijn gesteld omtrent de prioritaire belangen landschap, natuur, cultuurhistorie en archeologie, wordt in het kader van het IBT niet meer toegezien op de inhoud van bestemmingsplannen. Over de naleving van de veiligheids- en gezondheidswetgeving (Bevi, Revi en Wgh) wordt door de provincie - op basis van afspraken met het Rijk - geadviseerd in het kader van het overteg op grond van artikel van het Bro. Op grond van artikel 7.1 van de Wro maken het programma en verslag toezicht en handhaving deel uit van het gemeentelijk handhavingsbeleid op grond van de hoofdstukken 5 Wabo, 7 Bor en 10 Mor. Voor zover het de Wro betreft zijn toezicht en handhaving gericht op de prioritaire belangen: veiligheid/gezondheid, landschap, natuur, cultuurhistorie en archeologie. Het IBT daarop vindt plaats in het kader van de Wabo.

11 Financiën Hoewel het financieel toezicht niet onder de werking van de nieuwe wet valt en de bestaande wettelijke bepalingen onverminderd van kracht blijven is het wel de bedoeling dat de wijze waarop toezicht wordt gehouden zoveel mogelijk in de geest van de wet plaatsvindt. Evenals bij de andere toezichtterreinen is daarom een indeling gemaakt in termen van goed, matig en slecht. Daarbij wordt eveneens gerefereerd aan de termen preventief en repressief toezicht, omdat het financieel toezicht formeel wettelijk niet gewijzigd is. Goed Matig! ". ' '.".. ' 'jlgcht.. "'

12 (repuwilf toe iihtj r /ê t in fp,l%i.!lftf(t,f,<.'l/ 1.Geraamde siruciurele uitgaven en 1.De geraamde structurele uitgaven en 1 Geiaamde structurele uitgaven en structurele inkomsten in structurele inkomsten zijn in structurele inkomsten zijn niet in evenwicht en evenwicht. Uit meerjarenbegroting is evenwicht en 2.Uit meerjarenraming is nog niet aannemelijk dat dit evenwicht 2.Uit meerjarenbegroting is niet aannemelijk dat dit evenwicht behouden blijft of aannemelijk dat dit evenwicht wordt wordt gecontinueerd en 2.De geraamde structurele uitgaven en hersteld. 3.Er is voor zover bekend geen structurele inkomsten zijn niet in 3.Ook kan sprake zijn van één of meer sprake van bestuurlijke relevante evenwicht. Uit de meerjarenbegroting bestuuriijk relevante ondenwerpen onderwerpen die de financiële is aannemelijk dat dit evenwicht die de financiële positie substantieel positie substantieel nadelig wordt hersteld en/of nadelig kunnen beïnvloeden^ kunnen beïnvloeden. ^ 3.Er is sprake van één of meer Deze ondenwerpen relevante onderwerpen die de bepalen mede de intensiteit van financiële positie substantieel nadelig toezicht. kunnen beïnvloeden^ Intensiteit toezicht: Laag Intensiteit toezicht: Middel Intensiteit toezicht: Hoog - Begroting vergt geen goedkeuring - Begroting vergt geen goedkeuring - Goedkeuring begroting / - Regulier ambtelijk en bestuurlijk - Verdiepingvragen rondom meerjarige begrotingswijzigingen noodzakelijk contact financiële problematiek - Besluit inrichting toezichtregime - Monitoren begrotingswijzigingen - Intensivering ambtelijk en bestuurlijk - Intensivering ambtelijk en bestuuriijk - Themaonderzoeken contact contact - Onderzoek programmarekening - Monitoren van herstelmaatregelen / - Verdiepingsvragen rondom financiële met accountantsverslag begrotingswijzigingen problematiek - Opvragen nota's deelonderwerpen - Het zijn van sparringpartner - Afspraken rondom termijn herstel financiële positie - Themaonderzoeken - Monitoren van herstelmaatregelen - Onderzoek programmarekening met - Het zijn van sparringpartner accountantsverslag - Themaonderzoeken - Opvragen nota's deelonderwerpen - Opvragen nota's deelonderwerpen financiële positie - Facultatief: het houden van een begrotingsscan - Onderzoek programmarekening met accountantsverslag Voor een nadere beoordeling van de financiële situatie per gemeente wordt door de provinciale toezichtambtenaren gebruik gemaakt van een zevental criteria. 1. Weerstandsvermogen 2. Onderhoud kapitaalgoederen (vastgestelde actuele beheerplannen, geen achterstallig onderhoud) 3. Grondexploitatie 4. Toepassing BBV 5. Tussentijdse informatievoorziening 6. Saldo jaarrekening (drie voorgaande jaren) 7. Financiële indicator: solvabiliteit Archief De VNG heeft in nauwe samenwerking met gemeenten een handreiking Horizontale verantwoording van de Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) ontwikkeld, wat zij op 12 november 2012 via een ledenbrief kenbaar heeft gemaakt. Door het beantwoorden van de bij de KPI's behorende vragen blijkt hoe men scoort ten aanzien van ^, Hier kan worden gedacht aan de jaarrekening, het weerstandsvermogen, de grondexploitatie of andere onderwerpen. 10

13 alle eisen van de archiefwetgeving, zodat de uitkomsten bovendien bruikbaar zijn voor interbestuurlijk toezicht op de naleving van algemene wetgeving. Op basis van de handreiking van de VNG kunnen alle gemeenten en waterschappen het interne toezicht opzetten en de verantwoording van B&W aan de Raad (het dagelijks- aan het algemeen bestuur) vorm geven. Het verslag van deze verantwoording en interne beoordeling vormt, als bewijs van de interne beheersing, de belangrijkste informatiebron voor het provinciale toezicht. Afgesproken Is dat voor de juiste interpretatie ook de onderliggende, ingevulde KPI's beschikbaar komen voor de provincie. De frequentie van de informatieverstrekking is in principe per kalenderjaar, conform de aanbeveling van de VNG. Normaliter zal de informatie na het doorlopen van de interne cyclus bij gemeenten/waterschappen beschikbaar komen voor de provincie. Op basis van een risicoanalyse heeft de provincie uit de KPI's vier cruciale thema's gekozen als focus voor het toezicht, die ook corresponderen met de aanbevelingen van de VNG bij de KPI's: 1) er is een werkend kwaliteitssysteem voor het beheer van archiefbescheiden 2) archiefbescheiden worden in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht 3) archiefbescheiden worden tijdig vernietigd of overgebracht/openbaar gemaakt 4) er is een duurzame en adequate beheer- en bewaaromgeving. De conceptbeoordeling van de interne beheersing van deze vier thema's wordt eerst ambtelijk aan gemeenten en waterschappen voorgelegd, zodat eventuele misverstanden of onvolkomenheden kunnen worden weggenomen. Daarna stelt de provincie de beoordeling officieel vast. Wanneer aan ieder van de bovenstaande vier punten wordt voldaan, zal de provincie de gemeente als goed beoordelen. Als aan tenminste één van de vier niet wordt voldaan, is er sprake van taakverwaarlozing en zal de beoordeling slecht zijn. Wanneer dit laatste echter tot aantoonbaar lage risico's leidt en/of vergezeld gaat van een adequaat verbeterplan, wordt als beoordeling matig aangehouden. Bij de kwalificatie slecht zullen de landelijke beleidskaders voor in de plaatsstelling en schorsing/vernietiging in werking treden, welke uiteindelijk tot ingrijpen kunnen leiden. Huisvesting statushouders Het rijk legt op basis van de Huisvestingswet aan gemeenten kwantitatieve taakstellingen op voor de huisvesting van statushouders. De aantallen zijn gerelateerd aan het aantal inwoners van de gemeente. Elk halfjaar krijgt de gemeente een taakstelling opgelegd. Op basis van de overzichten van het COA kan de provincie nagaan of een taakstelling is gerealiseerd. Gemeenten die de taakstelling hebben gehaald worden niet benaderd. Gemeenten met een achterstand worden uitgenodigd voor een bestuurlijk overleg waarin afspraken worden gemaakt over concrete maatregelen, die in een te stellen termijn van 11

14 maximaal 6 maanden moeten leiden tot realisering van de taakstelling. Deze concrete maatregelen worden opgenomen in het Besluit tot indeplaatstreding. Als na deze extra termijn de taakstelling nog niet is gerealiseerd, dan is de provincie gehouden om te voorzien in de huisvesting van het resterende aantal statushouders ten laste van de gemeente. Er is sprake van een goede uitvoering door gemeenten wanneer de halfjaarlijkse taakstelling wordt gerealiseerd." Er is sprake van een matige uitvoering door gemeenten, als de halfjaarlijkse taakstelling niet volledig wordt gerealiseerd. Er is sprake van een slechte uitvoering als de gemeenten na een extra termijn de taakstelling niet hebben gehaald. Als het niet realiseren van de taakstelling is veroorzaakt doordat het COA niet voldoende kandidaten levert, dan is dat de gemeente niet aan te rekenen. De kwalificatie " goed, matig of slecht" is dan niet toe te passen. Monumenten en archeologie Het IBT op het gebied van de monumentenzorg betreft toezicht op gemeentelijke ruimtelijke plannen en op de vergunningverlening en handhaving daarvan. Voor wat betreft archeologie gaat het om toezicht op het depotbeheer, de vergunningverlening en handhaving en de vondstmeldingen. Benodigde toezichtinformatie: een jaarlijks overzicht van het totaal aantal verleende monumentenvergunningen een jaarlijks overzicht van het aantal handhavingacties door de gemeente een jaarlijks overzicht van de samenstelling van de gemeentelijke monumentencommissie Het gaat om de volgende risico's: gebrek aan kwaliteit en intensiteit van de handhaving onzorgvuldige vergunningverlening Het ontbreken van een gemeentelijke monumentencommissie Goed, matig en slecht Er is geen zicht op de uitvoering van de medebewindstaken op het gebied van monumenten en archeologie door gemeenten. In 2010 heeft het Rijk een rapport uitgebracht waarin in algemene zin geconcludeerd wordt dat de kleinere gemeenten nog onvoldoende toegerust zijn om de medebewindstaken op het gebied van monumenten uit te voeren. Omdat de provincie geen zicht heeft op de uitvoering van de taken wordt voorgesteld in 2013 op basis van de toegezonden toezichtinformatie in een later stadium te labelen of gemeenten de taken goed, matig of slecht uitvoeren. 12

15 Aanvullend beleidskader voor het interbestuurlijk archieftoezicht Nieuwe schoenen 'Het is niet gewenst direct de oude schoenen weg te doen, terwijl de nieuwe nog niet zijn aangemeten' Kabinetsstandpunt over het interbestuurlijlc arcjneftoezicht, 2008 Interprovinciaal Overleg, mei 2012

16 Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. Informatie-arrangement, toetsing en taakverwaarlozing 6 3. Wijzen van interventie en de interventieladder 9 Bijlage: Toezichtscriteria op het terrein van de Archiefwet.14

17 1. Inleiding In overeenstemming met het advies van de commissie Oosting en de kabinetsreactie daarop zal na inwerkingtreding van het wetsvoorstel Revitalisering generiek toezicht (Rgt) het stelsel van interbestuurlijk toezicht ingrijpend wijzigen^. Uitgangspunt van het herziene stelsel is, dat interbestuurlijke toezichthouders in principe kunnen volstaan met de generieke instrumenten uit de gewijzigde Gemeente- en Provinciewet, te weten: le. schorsing of vernietiging van besluiten bij strijdigheid met het recht of het algemeen belang; 2e. indeplaatsstelling bij taakverwaarlozing. De specifieice toezichtbepalingen uit diverse andere wetten, zoals aanwijzingen, goedkeuringen, machtigingen en verklaringen van geen bezwaar vooraf, zullen grotendeels vervallen. De generieke instrumenten worden gerevitaliseerd, zodat ze eerder en beter worden gebruikt, en hun betekenis neemt daarmee toe. In de nieuwe algemene beleidskaders 'Schorsing en vernietiging' en 'Indeplaatsstelling bij taakverwaarlozing' wordt bovendien verduidelijkt hoe toezichthouders voortaan hun bevoegdheden in de praktijk zullen brengen^. Dit alles moet leiden tot een toezichtstelsel dat sober, proportioneel, slagvaardig en transparant is conform de uitgangspunten van de commissie Oosting. Logischerwijs kunnen beide beleidskaders slechts in algemene zin en in globale termen op de toepassing van de generieke instrumenten ingaan. Voor enkele sectoren is het echter van belang nader uit te werken hoe het toezicht concreet vorm krijgt. Aan de hand van wettelijke toetsingscriteria voor taken in medebewind zullen de toezichthouders in een aanvullend beleidskader duidelijk maken hoe zij het toezicht voor de betreffende sector gaan uitoefenen: welke informatie is nodig, wanneer wordt geïntervenieerd? En hoe gaan zij bij interventie gebruik maken van de generieke toezichtsinstrumenten en wat daaraan voorafgaat: de interventieladder? Hiermee ontstaat transparantie en eenduidigheid voor de onder toezicht gestelden. De algemene en aanvullende beleidskaders, waaronder ook dit, kunnen worden beschouwd als beleidsregel in de zin van artikel 1:3 lid 1 van de Awb. Een aanvullend beleidskader voor de Archiefwet Toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie is essentieel voor goed bestuur. Het op orde zijn van de digitale en papieren informatiehuishouding en archivering bij de overheid is een voorwaarde om. alle andere taken goed te kunnen uitoefenen. Wanneer dit niet in orde is, schaadt het de bedrijfsvoering van een overheid en staat het een deugdelijke '. Van specifiek naar generiek. Doorlichting en beoordeling van interbestuurlijke toezichtarrangementen, Commissie Doorlichting Interbestuurlijke Toezichtarrangementen ('Commissie Oosting'), 2007, zie De commissie adviseerde dat onder veel andere specifieke toezichtvormen ook het specifieke archieftoezicht afgeschaft kon worden. Zie ook wetsvoorstel Revitalisering generiek toezicht, Kamerstukken , vergaderjaren 2009/2010 en 2010/2011. Inwerkingtreding van het wetsvoorstel is voorzien per 1 juli ^. Algemeen beleidskader schorsing en vernietiging (IPO 2010) en Algemeen beleidskader indeplaatsstelling bij taakverwaarlozing (IPO 2011), beide vastgesteld door het kabinet en aan de Tweede Kamer gezonden bij brief van resp en De beleidskaders zullen tegelijk met de wet Rgt in werking treden. Zie

18 verantwoording naar de samenleving in de weg. Voorbeeld: milieu of Wabodossiers die niet op orde zijn, maken handhaving op dit terrein lastig, met risico's voor de omgeving. Ook bemoeilijkt dit het horizontaal toezicht, zoals de verantwoording van college van B&W aan de gemeenteraad, of van het dagelijks aan het algemeen bestuur, en schaadt het de transparantie van de overheid naar burgers. De overgang van specifiek naar generiek toezicht heeft voor de Archiefwet een bijzondere dimensie. In het kabinetsstandpunt van april 2008 naar aanleiding van het advies van de commissie Oosting werd aanvankelijk een uitzonderingspositie bedongen voor de Archiefwet. Het kabinet was van mening dat het niet gewenst was 'om direct de oude schoenen weg te doen, terwijl de nieuwe nog niet zijn aangemeten' en stelde dat 'het nu opheffen van de huidige provinciale toezichtfunctie een substantieel gat zou slaan in het systeem van checks and balances van de Archiefwet'. Daarom moest eerst worden onderzocht hoe de randvoorwaarden voor goede archiefzorg op alternatieve wijze geborgd konden worden. De achtergrond werd gevormd door de voortdurende zorgen over de kwaliteit van de archivering en informatiehuishouding van de overheid, nog verergerd door de overgang van papier naar digitaap. Een van de alternatieven voor specifiek toezicht die het kabinet noemde, was een sectorspecifiek beleidskader''. De voortschrijdende digitalisering bij de overheid zorgt intussen voor verhoging van de complexiteit bij de overheidsarchivering. In de informatiemaatschappij zijn een goed toegankelijk overheidsarchief, goed en betrouwbaar informatie en archiefbeheer van de overheid steeds meer bepalend voor de betrouwbaarheid en geloofwaardigheid van die overheid. Op het terrein van de Archiefwet verandert daarnaast veel; in het veld bestaat dan ook grote behoefte aan een leidraad waarin al deze veranderingen met voorbeelden worden weergegeven. Een vierde en laatste reden voor het opstellen van dit aanvullende kader is, dat naast generiek toezicht ook specifiek toezicht in de Archiefwet blijft bestaan. Omdat de Wet Rgt later in werking treedt dan was voorzien, achtte het kabinet in 2010 inmiddels voldoende gelegenheid te hebben gegeven om de genoemde randvoorwaarden te borgen. De Archiefwet wordt met vele andere wetten in 2012 dan ook aangepast aan de principes van de commissie Oosting, als onderdeel van de Wet Rgt. Daarbij is nog wel een uitzondering gemaakt voor het specifieke toezicht uit artikel 7 van de wet: de machtiging tot vervanging door minister of gedeputeerde staten^. Artikel 7 wordt aangepast wanneer er nieuwe regels zijn opgesteld over de kwaliteit van de vervanging, vooral met het oog op duurzaamheid en toegankelijkheid in een digitale omgeving. Tot die tijd fungeren voor gemeenten, waterschappen, politie en Wgr regelingen de provinciale beleidsregels voor vervanging^. Enkele andere machtigingen door minister en gedeputeerde staten blijven eveneens bestaan. Dit zijn immers geen toezichtsinstrumenten'^: '. Zie onder meer Een dementerende overheid?. Rijksarchiefinspectie 2005, Informatie, grondstof met toekomstwaarde. Raad voor Openbaar Bestuur en Raad voor Cultuur 2008; Informatiehuishouding van het Rijk, overzicht van een dynamisch vraagstuk. Algemene Rekenkamer 2010, ioverheid, Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid, "*. Zie de ongenummerde bijlage (onder Maatregelen van OCW) bij de kabinetsreactie, Kamerstukken II 2007/08, 31200VII, nr. 61..Vervanging wil zeggen: het maken van reproducties van documenten in de vorm van kopieën zoals scans, waarbij de originelen worden vernietigd. ''. Beleidsregels vervanging archiefbescheiden, zie onder Thema's en de sites van de individuele provincies. ^. Zie wetsvoorstel en Memorie van Toelichting, Kamerstukken , mei 2011.

19 de machtiging tot vervreemding van archieven door de minister. Archiefwet artikel 8, lidl; de machtiging door minister of gedeputeerde staten voor opschorting van de overbrenging van archieven ouder dan twintig jaar, artikel 13, lid 3; de machtiging door minister of gedeputeerde staten tot beperking van de openbaarheid van archieven langer dan 75 jaar, artikel 15, lid 4. Wat verandert er? Uit de Archiefwet vervallen de overige specifieke toezichtbepalingen (artikelen 33, 34, 38 en 39). Uit artikel 45, lid 8 van de Politiewet vervalt de verwijzing naar Archiefwet 33 en 34. Daarmee wordt het interbestuurlijke toezicht van gedeputeerde staten op de archiefzorg van gemeenten, waterschappen en de regiokorpsen van specifiek ook generiek*. In plaats van deze vervallen en aangepaste artikelen komen de algemene toezichtbepalingen van de gerevitaliseerde Gemeentewet hoofdstuk XVII en artikelen 123 en 124, waarin de generieke instrumenten schorsing, vernietiging en indeplaatsstelling bij taakverwaarlozing worden uitgewerkt^. Via artikel 40 van de Archiefwet en de Wet gemeenschappelijke regelingen wordt ook het interbestuurlijk archieftoezicht op organen van gemeenschappelijke regeling generiek. Voorbeelden van dergelijke organen zijn regionale milieudiensten, regionale uitvoeringsdiensten (RUD's), recreatieschappen. Versterking van de horizontale verantwoording Een noodzakelijke voorwaarde voor het generiek worden van het provinciale interbestuurlijke archieftoezicht is de versterking van de horizontale verantwoording op het terrein van de informatiehuishouding en archivering binnen gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en politie. Dit sluit aan bij de dualisering van het gemeentebestuur. Daarvoor heeft de VNG, in overleg met IPO en betrokken ministeries zogenaamde Kritische Prestatie Indicatoren, Key Performance Indicators of KPI's op het terrein van de Archiefwet ontwikkeld en in juli 2011 per ledenbrief aan de gemeenten toegezonden, zie hiervoor verder hoofdstuk 2. Verdere wetswijzigingen en ontwikicelingen ln de komende jaren zal, wanneer ervaring is opgedaan met de nieuwe werkwijze in combinatie met verdere wijzigingen van de Archiefwet en de uitwerking van de Archiefvisie^*', dit beleidskader zonodig aangepast worden. Ook de evaluatie van de Wet Rgt, voorzien twee jaar na inwerkingtreding, kan tot aanpassingen leiden. *. Wanneer de landelijke politieorganisatie gestalte krijgt, wordt het archieftoezicht op de politie uiteraard een Rijkstaak. Bij het schrijven van dit kader was de datum van ingang van de landelijke politieorganisatie nog onbekend. '. Bijzonder is, dat het interbestuurlijke archieftoezicht op de waterschappen en de politie niet meer op basis van de Archiefwet, maar ook op basis van de Gemeentewet zal plaatsvinden. Zie hoofdstuk VIII van het wetsvoorstel Rgt. '". Een tweede wijziging van de Archiefwet, onder meer in verband met de decentralisatie van de zorg voor de provinciale archieven naar de provincies, is in voorbereiding. In juni 2011 is een Archiefvisie van de minister van BZK en staatssecretaris van OCW aan de Kamer aangeboden waarin een convenant of charter met de provincies, gemeenten en waterschappen in het vooruitzicht wordt gesteld. Onderwerp van dit convenant zal zijn een Innovatieagenda voor de digitale informatiehuishouding en digitaal toegankelijke archieven.

20 2. Informatie-arrangement, toetsing en taakverwaarlozing In deze paragraaf worden de volgende vier vragen beantwoord: o Welke informatie hebben de provincies nodig om generiek toezicht op het terrein van de Archiefwet te kunnen uitoefenen? o Hoe en hoe vaak willen zij die ontvangen? Hoe beoordelen de toezichthouders of de taken van gemeenten, waterschappen, politie en gemeenschappelijke regelingen op het terrein van de Archiefwet goed worden uitgeoefend? Wanneer grijpen de provincies in? Welke informatie hebben de provincies nodig? In principe gaan de provincies bij het generieke toezicht uit van vertrouwen. De toezichthouders blijven de situatie bij gemeenten, waterschappen, Wgr-regelingen en regiopolitie (voortaan: gemeenten etc.) toetsen aan de Archiefwet en -regelgeving". Zij hebben dus zodanige informatie nodig, dat daaruit blijkt of een gemeente etc. aan die weten regelgeving voldoet. In principe is dit dezelfde informatie, die gemeenten etc. ook nodig hebben voor hun versterkte horizontale verantwoording, dienende voor de verantwoording van B&W aan de raad en van dagelijks bestuur aan algemeen bestuur. Het geheel van de afspraken over de systematische toezichtsinformatie wordt in de terminologie van de commissie Oosting het informatie-arrangement genoemd. In de Archiefwet blijven informatieverplichtingen opgenomen, namelijk de toezending door gemeenten etc. van hun verordeningen op de zorg voor en het interne toezicht op de archivering aan gedeputeerde staten^^. Met de Wet Rgt is in artikel 124h van de Gemeentewet een wettelijke basis gecreëerd voor een algemene maatregel van bestuur waarmee regels worden gesteld, die van toepassing zijn bij een verplichting tot verstrekking van systematische informatie. Het provinciebestuur kan deze verplichting bij provinciale verordening vastleggen. Op het terrein van de Archiefwet is, in het kader van het project Versterking van het horizontale toezicht, door de VNG het hulpmiddel van de Kritische Prestatie Indicatoren of KPI's opgesteld. In tien hoofdstukken worden daarin de wettelijke eisen op het terrein van de Archiefwet in vragende vorm gestructureerd weergegeven". De antwoorden op deze vragen moeten de gemeenten inzicht geven of zij voldoen aan de eisen, en vormen tegelijkertijd voor de toezichthouder een informatiebron. Hoe en hoe vaak krijgen de toezichthouders deze informatie? In beginsel is via IPO en VNG met de gemeenten de afspraak gemaakt, dat de informatie uit de ingevulde KPI's in de beginfase na invoering van de Wet Rgt jaarlijks aan de raden en aan de provincies wordt toegezonden. Wanneer het nieuwe stelsel is ingeburgerd kunnen eventueel nieuwe afspraken gemaakt worden. Dit is in een ledenbrief van 21 juli 2011 aan de ".In dit beleidskader wordt uitgegaan van de huidige Archiefwet- en regelgeving, inclusief de wijzigingen die voortvloeien uit het wetsvoorstel Wet Revitalisering generiek toezicht (Wet Rgt) per Onder 'toezichthouders' wordt in dit beleidskader verstaan: ambtenaren aangesteld in het kader van artikel 124e van de gerevitaliseerde Gemeentewet. Voor toezicht op de politie zie noot 8. '2. Archiefwet 1995 artikelen 30.1, 32.2, 35.1 en Via artikel 40 geldt dit ook voor de gemeenschappelijke regelingen. '^. De KPI's op het terrein van de Archiefwet zijn per ledenbrief van aan de gemeenten toegezonden. De archiefsector is de eerste waarvoor KPI's zijn opgesteld. Zie

21 gemeenten meegedeeld. Ook de waterschappen, politie en Wgr regelingen kunnen gebruik maken van de KPI's of eigen instrumenten opstellen. Wanneer de KPI's op de juiste wijze worden ingevuld, voldoet een overheid aan de informatieverplichting. Aanvullend of in de plaats van kan de informatie ook op andere wijze aan de toezichthouders worden toegezonden. Bijvoorbeeld in de vorm van de verslagen van de gemeente, waterschaps of regionale archivaris aan het college of dagelijks bestuur over het toezicht op de naleving van de Archiefwet en over het beheer en toegankelijkheid van de historische archieven. Ook begrotingen, jaarverslagen en rapportages van andere interne en/of externe auditors en toezichthouders kunnen voor de interbestuurlijke toezichthouder van (aanvullend) belang zijn^*. Al deze systematische informatieverstrekking, in principe opgesteld voor de horizontale verantwoording aan de raden of algemene besturen, kan tegelijkertijd dienen voor het interbestuurlijk toezicht en hoort als zodanig dan ook tot het informatiearrangement. In een latere fase kan de toezichtsinformatie mogelijk (deels) uit een landelijk openbaar systeem of systemen, bijvoorbeeld Waarstaatjegemeente.nl worden verkregen. Naast deze systematische informatie die door de gemeenten etc. wordt toegezonden of uit openbare systemen is te verkrijgen, kunnen de provinciale toezichthouders via zogenaamde reality checks of steekproeven incidenteel eigen informatie verzamelen. De reality checks bestaan naast het informatie arrangement en zijn bedoeld om te zien of de papieren en digitale werkelijkheid uit de toezichtsinformatie ook in de praktijk zo werkt. De reality checks staan los van de interventieladder of van het vermoeden van taakverwaarlozing. Zij kunnen bestaan uit gesprekken en/of het ter plekke bezien van de situatie. Ook van dit middel zal proportioneel gebruik gemaakt worden, ter beoordeling door de provincies^^. Uit het geheel van alle in het kader van het informatie arrangement en de reality checks toegezonden en vergaarde informatie moet uiteindelijk voldoende blijken of een overheid aan de wet en regelgeving voldoet. Rol van de gemeente waterschaps of regionale archivaris. De gemeente waterschaps of regionale archivaris legt op basis van de Archiefwet rechtstreeks verantwoording af aan het college of dagelijks bestuur en is in het bezit van een diploma archivistiek. Hij heeft twee wettelijke taken: het beheer en het beschikbaar stellen van de openbare, overgebrachte historische archieven van twintig jaar en ouder, en het toezicht op de naleving van de Archiefwet als het gaat om de niet overgebrachte, recente archieven, zowel digitaal als papier. In veel regio's werken gemeenten en waterschappen samen in regionale archiefdiensten of Regionaal Historische Centra, die deze taken voor alle aangesloten gemeenten en andere overheden uitoefenen. Deze samenwerkingsverbanden zijn en worden sterk door de provincies gestimuleerd. In de lokale Archiefverordeningen is meestal de verplichting voor de archivaris opgenomen, (twee)jaarlijks verslag uit te brengen aan B&W of het dagelijks bestuur over zowel zijn beheertaak als zijn toezichtstaak. Het college of DB legt deze verslagen op zijn beurt voor aan de raad of het AB. Vanwege de professionaliteit en rechtstreekse lijn van de archivaris met B&W, waaraan hij langs de ambtelijke hiërarchie kan rapporteren, achten de provincies deze verslagen van grote waarde voor hun beoordeling van de stand van zaken bij een gemeente, waterschap of orgaan van gemeenschappelijke regeling. De Archiefwet stelt de benoeming ' '. Sinds de inwerkingtreding van de Archiefregeling per april 2010 is het voor overheden verplicht, aan toetsbare eisen van een door die overheid toe te passen kwaliteitssysteemvoor het beheer van digitale en papieren archieven te voldoen. Ook daaruit kunnen in en externe auditrapportages voortkomen (Archiefregeling, Stcrt 17 nov 2010, nr , artikel 16). ^^. De reality checks zijn gebaseerd op artikel 124E van de gewijzigde Gemeentewet.

22 van een gemeente- of waterschapsarchivaris echter niet verplicht". Ook de bepalingen in de lokale Archiefverordeningen over de verslaglegging door de archivaris zijn geen wettelijke voorschriften en dus, hoe wenselijk de uitvoering ervan ook is, is het ontbreken ervan geen taakverwaarlozing in de zin van de gerevitaliseerde Gemeentewet. Hoe beoordelen de toezichthouders deze informatie? Wanneer grijpen de provincies in? De toezichthouder verzamelt de verkregen informatie en kan deze bijvoorbeeld opnemen in informatiesystemen. Op basis van de informatie beoordeelt de toezichthouder of een overheid aan wet- en regelgeving op het terrein van de Archiefwet voldoet of dat er sprake is van taakverwaarlozing. Wanneer de informatie niet toereikend is om dit te beoordelen, kan de toezichthouder aanvullende informatie opvragen. Dit opvragen vormt al de eerste trede op de interventieladder, zie het voorbeeld hieronder en de volgende paragraaf. Van taakverwaarlozing is in het algemeen sprake, wanneer een overheid niet, niet naar behoren of niet tijdig een gevorderde beslissing neemt, een gevorderde handeling verricht of een gevorderd resultaat tot stand brengt^^. Taakverwaarlozing kan een structurele situatie betreffen of één enkel incident. De wettelijke verplichtingen zijn helder gesteld in de Archiefwet en -regelgeving. Omwille van de transparantie van het toezicht zijn deze vertaald in zeventien toezichtcriteria op het terrein van de Archiefwet (zie Bijlage). Bij elk criterium is vermeld, wat het bijbehorende toezichtmiddel is: schorsen/vernietigen (S/V) of Indeplaatsstelling(I). Elk toezichtcriterium in de tabel verwijst ook naar de bijbehorende Kritische Prestatie Indicator, en vice versa is bij elke KPI weer vermeld, of sprake is van taakverwaarlozing bij het niet voldoen daaraan^*. Op basis van wetgeving en Taakverwaarlozingscriteria speelt het professionele oordeel van de toezichthouder een belangrijke rol in de bepaling of er al of niet sprake is van taakverwaarlozing in een concrete situatie. Voorbeeld I -,.. > Ehn.'ivaterschdp heeft 'geen Archiefverordenirig.'aan de provincie toegezóndm. Er is-'wéveéri waterschapsarchivaris benoemd, maar deze'héeft recent géén verslagen aan het dagelijks' bestuur aangeboden.. Er zijn wel KPI's ingevuld en toegezonden. Daaruit blijkt, dat hij het waterschap de papieren archivering aan de normen voldoet,,maar de digitale archivering van jjérgimningen te wensen overlaat. Hiermeé'zóüden de ToezichtscriterTa'nrsXlfi;9,en''-10'.(zie de Bijlage)gelden.', '' ' ; {.',- '-;' ' De provinciale toezichthouder pakt de telefoon en verneenit, dat er weldegelijk een ' 'Archiefverordening is vastgesteld. Deze wordt alsnog toegezonden. Ook vraagt de provincie bij^de'watersciiiipsarchivdris meer gegevensfo-p, óver de digitale archivering.'deze heeft/'-,f, geconstateerd, dat alle gège'uèns uit het digitale systeem ook'nog worden'.dewaardin de',-; -" papieren vergunningdossiers, die als het officiële archief worden beschouwd. Als het. loaterschap geheel.overgaat op het digitale systeem, onder vernietiging van de papieren, 'stukken, zal heleen machtigingvpor vervanging aanvragen.': De toezichthouder verwijst naar de beleidsregel vèrv'angiiig op de provincialé-sit'e en naar dé rol van de-archivaris 'daarin: Hiermee eindigt voor dit moment het contact.,,.. '^. Archiefwet artikelen 32 en 37. Via artikel 40 van de Archiefwet en artikel 45 van de Politiewet geldt dit ook voor Wgr-regelingen en politieregio's. De archivaris heeft op grond van de wet een diploma archivistiek. In de praktijk is bij circa 110 gemeenten en 10 waterschappen geen archivaris benoemd. Provincies voerden en voeren nog steeds actief beleid om deze 'witte plekken' in te vullen en samenwerkingsverbanden te stimuleren. "". Zie het Algemeen beleidskader indeplaatsstelling bij taakverwaarlozing, IPO 2010, pp 4-5. ^'. De Toezichtcriteria van de Bijlage zijn in goed overleg tussen IPO, VNG en de betrokken ministeries op elkaar afgestemd. Daarbij is rekening gehouden met de Kritische Prestatie Indicatoren van de VNG, zie noot 13. 8

23 3. Wijzen van interventie en de interventieladder In deze paragraaf wordt antwoord gegeven op de volgende vragen: Hoe grijpen de provincies in? o Welke risicofactoren wegen de toezichthouders af? Hoe grijpen de provincies in? In principe gaan de provincies in de nieuwe toezichtsituatie uit van vertrouwen in de uitvoering door de gemeenten etc. en in de werking van de horizontale verantwoording bij gemeenten. Mocht echter blijken, dat een gemeente toch niet aan Archiefwet en regelgeving voldoet, dan heeft de provincie een beginselplicht om in te grijpen met behulp van de middelen^^: voordracht tot schorsing of vernietiging van een besluit wegens strijd met het recht of het algemeen belang; in de plaats treden bij taakverwaarlozing van een overheid. Schorsing of vernietiging van een besluit. Omdat de wettelijke verplichtingen op het terrein van de Archiefwet meestal feitelijk handelen betreffen en niet vaak het nemen van besluiten in de zin van de Awb, zal vaker sprake zijn van indeplaatsstelling dan van schorsen of vernietigen. Toch kan schorsing of vernietiging, nader geregeld in het genoemde Algemeen beleidskader schorsing en vernietiging, wel voorkomen. Algemeen uitgangspunt is, dat een besluit niet zonder nader overleg met de betrokken overheid wordt voorgedragen voor schorsing of vernietiging, met een uitzondering voor spoedeisende gevallen^". Vdorbfedd Iï '"''.v; '' ", '' '''' ' ', '.''' ; '' ' ' Zes gèrnéèhten en een waterschap, die gezamenlijk een regionaal historisch 'centrum (RHC), besturen, hebbén plannen ohtioikkeld voor nieiiióbouw, samen met een regionaal museum \ en de lokale kunstuitleen'. Iri de nieuwbouw, is ook een archiefbewaarplaats voorzien voor de archieven van het RHC. De provincie signaleert dat er plannen voor niéiiwbouw van een. bewaarplaats zijn, vraagt dezeop en stelt vooro berleg met het bestuur vari het RHC voor;,.,metlfet bog op de wettelijke'hbhnèn en in heib'eldngvan de veiligheid van de archieven'.: 'Concrete iiiformatie blijft'echter'uit eii het overleg komt niet tot stand'. Het bestuur van het RHC blijkt niet goed'op de hoogte van de regelgeving en vraagt ook onvoldoende deskundig advies''., 'toch start de bouw. ' ' De nieuwe bewaarplaats blijkt niet brandveilig genoeg en niet bestand tegen wateroverlast zoals de'archiefwet en regelgeving voorschrijven. De provincie overlegt^met het bestuur,* ' V ' '.,..'^:' ' '. > ' ' " '. ' ' 'i ^ ^ > s " ^ '' van het RHC, en geeft aan'dat'als de gebreken nietïwordén hersteld, in' laatste instantie het besluit Jot aanwijzingvan de'beivaarplaats (Archiefwet art 31 en 36) vóór'schorsing of vernietiging' zal worden voorgedragen. Daarop worden de gebreken als'nog Hersteld. Dit teg'eh hggére kosten dan wanneer de wettelijke normen in eerste instantie'al zouden zijn verwerkt in de bouwplannen en bouw. ^^. Over het imperatieve (verplichte) karakter van interventie in het interbestuurlijk toezicht zie de Memorie van Toelichting op de Wet Rgt onder 17 en de Nota naar aanleiding van het verslag, Kamerstukken nr. 7, punt 7, mei Zie over de beginselplicht tot ingrijpen ook het Algemeen beleidskader indeplaatsstelling onder ^. Zie het Algemeen beleidskader schorsing en vernietiging, IPO 2010.

24 Indeplaatsstelling bij taakverwaarlozing Wanneer uit de verzamelde informatie van de toezichthouder^^ blijkt, dat er (mogelijk) sprake is van taakverwaarlozing, moet de provincie ingrijpen via de zogenaamde interventieladder, beschreven in de MvT op het wetsvoorstel Rgt en in het Algemeen beleidskader indeplaatsstelling bij taakverwaarlozing. Voor het betreden van de ladder maakt de toezichthouder een risicoanalyse. Op de achtergrond spelen steeds de maatschappelijke risico's mee die niet op orde zijnde overheidsarchieven met zich meebrengen. Dat zijn: het risico op schade voor de bedrijfsvoering bij een gebrekkig geheugen van die overheid en daarmee risico op maatschappelijke schade, het niet transparant zijn, het zich niet kunnen verantwoorden van die overheid en het op termijn ontbreken van historische informatie. Factoren bij de risicoanalyse door de provincie als toezichthouder 1. De recente eigen ervaringen, die de provincie heeft opgedaan met een specifieke gemeente, waterschap, gemeenschappelijke regeling of politiekorps. 2. Het al of niet functioneren van de horizontale verantwoording bij een specifieke overheid, blijkend uit de toegezonden informatie of het ontbreken daarvan. 3. Voor het archief en informatiebeheer risicovolle gebeurtenissen en omstandigheden, zoals fusie, herindeling, overgang naar digitale archivering en bouw of verbouw van een archiefruimte of bewaarplaats. 4. Klachten en/of signalen ontvangen van andere toezichthouders, burgers, bestuurders of andere derden en de pers. Waar de risico's op het niet voldoen aan wet en regelgeving hoog zijn, zullen de provincies intensiever toezicht (moeten) houden dan op plaatsen of terreinen, waar de risico's laag of niet aanwezig zijn. De bovenstaande factoren worden meegewogen bij elke trede op de interventieladder. Eén enkele factor kan niettemin voldoende zijn voor interventie: VoorbéeldlII ' ;;:^ ^ ' \ u^ ' ^ y^, :'r^i ' ',. ;^^; '" De toezichthouder ontvangt een telefoontje van een 'bejaarde dame,'dié'geérfiotioneerd vertelt, dat' zij op'zoek is naar gegevehs'over haar in de Tweede'Wereldoorlog omgekomen fam'die. Het '' ' gemeentearchief waarin zij die informatie denkt te kunnen vinden, is echter met een beroep op één van de uitzonderingsgronden van de Archiefwet,'de privacybescherming,'nog niet openbaar. De gemeente in kwestie doetïïet in alle opzichten goed op het terrein van 'de Archiefwet. Ook zijn geen risicovolle omstandigheden aan de orde. De provincie wijst de daméop'de mogelijkheid tof indienen vaneen.beroepschrift bij/de'gemeente.' Tegelijkertijd vraagt'de provincie naar aanleiding van 'dit, signaal toch nadere infórrhatie op. Het blijkt, dat de gemeente geen regels heeft opgesteld,voor ''. omgang met niet openbare archieven en dat aan de bezoekster niet is meegedeeld, dat eén beheerder een niet openbaar archief wel aan een verzoeker beschikbaar kan stellen, als diens belang opweegt tegen dat van de beperkirig. van de openbaarheid van het archief (Archiefwet 15.3): De toezichthouder wijst de^gemeente daarop en stuurt een brief rond aan qlle^gemeenten waarin nogiiiaals de regéls ro'hd'niet openbare archieven worden uitgelegd'^ Hiermee eindigt deinterventie van 'de provincie. Nu is de gemeente aanzet. Dé archivaris beoordeelt,het verzoek vahdeklaagster opnieuw, en zij krijgt na een beoordeling door de archivaris alsnog tóegang tot de geschiedenis van haar familie. '. ^\ In de MvT bij het wetsvoorstel Rgt is vermeld, dat het voor de hand ligt, dat de provinciale archiefinspecteur uit art. 28 van de Archiefwet het interbestuurlijk toezicht op dit terrein in de praktijk blijft uitoefenen op basis van Gemeentewet art. 124E. Wanneer artikel 28 verandert, zal dit aangepast moeten worden. De uitvoering van het toezicht op dit terrein door een gediplomeerd archivaris blijft in elk geval noodzakelijk. 10