Gids voor de organisatie van een bedrijfsevenement

Transcriptie

1 Gids voor de organisatie van een bedrijfsevenement In deze gids kan u alle praktische informatie en opties vinden voor bedrijfsevenementen bij Airzone Kontich.

2 Organiseer uw bedrijfsevenement bij Airzone! Zoek je het ideale recept voor je eerstvolgende bedrijfsfeest? Airzone schotelt je de beste ingrediënten voor: fun, actie, in groep en geschikt voor iedereen. Zie je het liever groot, groter, grootst? Breng familie, vrienden en collega s samen op een familiedag! Of je nu een echte durfal, atleet, teamspeler of supporter bent: plezier is het hoogste doel bij Airzone. En dat zal iedereen geweten hebben! Dorst? Honger? Wij voorzien je van een dosis energie zodat je zonder problemen: Je baas onderuit kan zien gaan op de Sweeper Elk obstakel kan overleven na een rondje op een draaimolen Een potje Bumper Football kan spelen onder teams Of gezellig toe kan kijken van de kant (met een Gin Tonic in de hand) 2

3 Stap 1. Kies uw activiteiten

4 De Airzone Pakketten We werken met twee verschillende Airzone Parcours. Het verschil tussen de twee parcours is de duur van het spel. In beide pakketten hebt u keuze uit al onze attracties ( ) - u hoeft de keuze van attracties niet op voorhand te maken. A. Airzone Parcours XL Dit is ons meest gegeerde pakket waarbij je, afhankelijk van de grootte van je groep, (bijna) al onze uiteenlopende attracties zal ontdekken. Wil je uitgebreid ervaren van wat Airzone allemaal te bieden heeft? Dan is het XL Parcours voor jou dé ideale keuze! B. Airzone Parcours De perfecte manier om als nieuwe rekruut te proeven van onze verschillende activiteiten. Gedurende 2,5u lopen jullie rond op het terrein en kunnen jullie een groot aantal van onze activiteiten ontdekken. Praktisch Praktisch 3u 8 Min. aantal spelers 2,5u 8 Min. aantal spelers Vanaf 1,20m Daluren*: 42 Piekuren**: 47 Vanaf 1,20m Daluren*: 37 Piekuren**: 42 Alle prijzen zijn incl. BTW tenzij anders vermeld. (*) Daluren: starten voor 12u (**) Piekuren: vanaf 12u tot... Alle prijzen zijn incl. BTW tenzij anders vermeld. (*) Daluren: starten voor 12u (**) Piekuren: vanaf 12u tot... ( ) Afhankelijk van het weer en het onderhoudschema kan het in uitzonderlijke gevallen voorkomen dat een bepaalde attractie niet toegankelijk is. 4

5 Maak kennis met onze attracties! Foto coming soon! Sweeper Balancer Red Bastards Whack-A-Mole Raging Bull Run Forrest Run Flip-It Bumper Football Skippy Snake Spider Tower Human Table Soccer Footdarts Foot Pool Connect Four 5

6 Begeleiding & Veiligheid Ten einde jullie teambuilding in goede banen te leiden, voorzien wij steeds toezicht. Onze medewerkers zorgen er in de eerste plaats voor dat alles veilig verloopt, en moedigen jullie aan tijdens de verschillende activiteiten. Uiteraard beslissen de deelnemers steeds zelf welke attracties ze al dan niet willen proberen. Voor de competitiebeesten staan de Airzone begeleiders paraat om de prestaties aan de hand van de chronometer vast te leggen. Kleurcodes Naar analogie met het systeem dat al jarenlang met succes gebruikt wordt op skipistes, koppelen wij aan elke attractie een bepaalde kleur die symbool staat voor de moeilijkheidsgraad. Zo kunnen de deelnemers ook zelf inschatten welke attracties ze al dan niet willen proberen. Deze activiteiten zijn geschikt voor iedereen. Deze activiteiten zijn minder geschikt voor personen die minder sportief zijn. Het deelnemen aan deze attracties vergt fysieke inspanningen. Deelnemen aan deze attracties vergt een portie lef! Attractie Human Table Soccer Connect Four Skippy Snake Foot Pool Footdarts Whack-A-Mole Balancer Spider Tower Flip-It Sweeper Raging Bull Bumper Football Run Forrest Run Red Bastards Kleurcode Rustig Makkelijk Gemiddeld Uitdagend 6

7 Alternatieven bij slecht weer Wat gebeurt er als op de dag van uw evenement te hevige regen en rukwinden zijn voorspeld? Indien u het evenement niet wenst te verplaatsen, zoeken we in samenspraak met jullie naar een oplossing. Hiervoor zijn er verschillende opties mogelijk: Kies een andere datum Mega Bounce Indien het de dag van uw evenement erg slecht weer is en de activiteiten niet kunnen doorgaan, kunnen we in samenspraak met jullie een andere datum kiezen. Naast Airzone behoort ook Mega Bounce tot dezelfde groep. Op die locatie zijn er verschillende activiteiten mogelijk. Meer informatie over Mega Bounce kan u op de volgende slide terugvinden. 7

8 Mega Bounce Mega Bounce Hertoglei Hoboken Activiteiten De onderstaande activiteiten worden in combinatie met elkaar aangeboden. Trampoline parcours Fluo Golf VR & AR Ons trampoline park bestaat uit verschillende zones waarin je uitgedaagd om een gevecht aan te gaan met jezelf en de zwaartekracht. Voor bedrijven voorzien we steeds begeleiders die de activiteiten uitleggen en jullie aanmoedigen tijdens het springen. In hetzelfde gebouw als het trampoline park kan je sinds kort ook kennis maken met een uniek blacklight minigolfparcours. Ga op een reis door de tijd langs interactieve holes, unieke 3D decors en special effects. Augmented Reality én Virtual Reality? Ook dat kan bij Mega Bounce. Daag je collega s uit voor een spel op de interactieve klimmuur of neem plaats in de Virtual Reality Simulator. 8

9 Stap 2. Kies hoe u de dranken wil afrekenen

10 Dranken Het comfort van een forfait of liever de dranken per verbruik afnemen? PRAKTISCH Bij aankomst krijgen alle gasten ter plaatse een polsbandje in een bepaalde kleur waarmee ze dranken kunnen bestellen. DRANKENFORFAITS Het voordeel aan een forfait is dat u op voorhand exact weet hoeveel het evenement zal kosten. Op de sterke dranken en cava na, kunnen je collega s naar hartelust bestellen. Schol! DRANKEN PER VERBRUIK Hierbij worden de bestelde dranken na afloop van het evenement afgerekend. Het is eventueel mogelijk om een op voorhand bepaalde limiet af te spreken. In deze forfaitaire prijze zijn volgende dranken inbegrepen: Frisdranken Warme dranken Wijnen - rood/wit/rosé Alle bieren PRIJZEN FORFAIT 4 UUR FORFAIT 5 UUR FORFAIT 6 UUR FORFAIT 7 UUR FORFAIT 8 UUR 19 (p.p.) 23 (p.p.) 27 (p.p.) 31 (p.p.) 34 (p.p.) Bovenstaande prijzen zijn inclusief 21% BTW 10

11 Stap 3. Kies eventueel uw catering

12 Catering Wie energie verbruikt, moet ook kunnen bijtanken. Je kan rekenen op een permanent verkrijgbaar aanbod aan snacks en drankjes aan de bar. Wil je graag lekker eten en drinken voorzien voor al je gasten? No problem. We kunnen jullie alvast onze BBQformules warm aanbevelen. Voor groepen vanaf 50 personen kan street food voorzien worden. Catering pakketten: *BBQ Classic *BBQ Deluxe 25,00 p.p. (vanaf 8p.) 32,00 p.p. (vanaf 8p.) * Vlees of Veggie * Vis: supplement 4,5 * Halal: supplement 2,5 *Street food * Vlees of Veggie 15,00 p.p.(vanaf 50p.) Broodjes mix classic 6,80 p.p. (vanaf 8p.) Tapas Schotel 8,00 p.p. (vanaf 10p.) Koffiekoeken Op aanvraag Bekijk de menu s op de volgende pagina! 12

13 Menu s BBQ CLASSIC GROENTEN Tomatensalade met bieslookvinaigrette Boontjes met mosterdvinaigrette Geraspte wortelen Komkommer salade Gemengde sla Witte koolsalade SAUSEN Cocktail, look & BBQ VLEES Gemarineerde Argentina steak Barbecueworst Gemarineerde Indian mystery kipfilet VEGGIE Tzay brochette (vleesvervanger op basis van soja, gember & citroengras) Groentenburger Berloumi grillkaas VARIA Stokbrood Aardappelsalade HALAL Kipfilet Lamsbrochette Rundshamburger 25,00 p.p. (vanaf 8p) Supplement 2,50 p.p. VIS VARIANT Supplement 4,50 p.p. Zalmspiesje met honing/mosterd marinade Kabeljauwburger Indian Mystery Scampibrochette limoen/black pepper BBQ DELUXE GROENTEN Tomatensalade met bieslookvinaigrette Boontjes met mosterdvinaigrette Geraspte wortelen Komkommer salade Gemengde sla Witte koolsalade SAUSEN Cocktail, look & BBQ Peperroomsaus VLEES Onze Belgische wit-blauw tournedos Traag gegaard buikspek met Oosterse lakkage Gemarineerde Indian mystery kipfilet Barbecueworst VEGGIE Tzay brochette (vleesvervanger op basis van soja, gember & citroengras) Groentenburger Berloumi grillkaas Tomaat mozarella met basilicum in papilotte VARIA Stokbrood Krielaardappeltjes met rozemarijn HALAL Kipfilet Lamsbrochette Rundshamburger 32,00 p.p. (vanaf 8p) Supplement 2,50 p.p. VIS VARIANT Supplement 4,50 p.p Zalmspiesje met honing/mosterd marinade Tonijnsteak met een Oosterse lakkage Kabeljauwburger Indian Mystery Scampibrochette met limoen en zwarte peper BROODJES MIX Mix van 4 grote sandwiches met divers beleg STREET FOOD 2 burgers per persoon: vlees of veggie THE MEXICAN Picollo Mergueze Ijsbergsla Guacamole Chili Saus Rode ui BURGER Hamburgerbroodje Rundshamburger Ijsbergsla Tomaat Rode ui Crunch van ui Special sauce THE MEXICAN (VEGGIE) Piccolo Berloumi grillkaas Ijsbergsla Guacomole Chili Saus Rode ui Crunch van tortillachips BURGER (VEGGIE) Hamburgerbroodje Groentenburger Ijsbergsla Tomaat Rode ui Crunch van ui Special sauce 6,80 p.p. (vanaf 8p) (krabsalade, americain preparé, kip curry, kaas/ hesp) 15,00 p.p. (vanaf 50p) 13

14 Menu s KOFFIEKOEKEN Koffiekoeken 2,00 per stuk (minimum 20 stuks) TAPASSCHOTELS 8,00 p.p. (vanaf 10 personen) Assortiment van hapklare mediterraanse hapjes: Italiaanse ham Chorizo Olijven Indische balletjes Kaasblokjes Tapenade van aubergine en humus Zuiderse huisgemaakte toastjes 14

15 Stap 4. Voorziet u een meeting tijdens uw evenement?

16 Meetings & audiovisuele pakket Een belangrijke mededeling? Een motiverende speech voor of na de activiteiten? Dat kan door het audiovisueel pakket te bestellen. Afhankelijk van de beschikbaarheid reserveren we een Dome tent voor uw meeting en voorzien we de tent van een scherm & audio. INBEGREPEN IN HET PAKKET Exclusiviteit over een Hexa Dome 1 Zeshoekige tentstructuur van 100 m2 - Capaciteit: 100 personen Scherm Samsung 1 x 85 Black 4K Ultra HD Direct LED Large Format Display 3840 x /7 Usage 450cd Brightness Aansluiting via HDMI kabel Speakers 2x JBSYSTEMS - AVM-2 / Watt 1 x Micro Stoelen in theateropstelling tot 100 personen Gratis wifi PRIJS 550 euro incl. BTW 16

17 Stap 5. Praktische informatie

18 Praktische informatie Nog bijkomende vragen? Waarschijnlijk zal u hieronder een antwoord vinden! Wij hadden oorspronkelijk geboekt voor een groep van 15 personen, enkele personen hebben echter moeten afzeggen. Wat nu? Wij vragen steeds om ten laatste 7 dagen voor de aanvang van uw evenement per mail te verwittigen hoeveel deelnemers er uiteindelijk zullen starten. Het resterende bedrag (totaalbedrag min voorschot) dat u de dag van het evenement moet betalen zal aangepast worden aan dat finale aantal. Indien er geen aanpassingen of updates worden doorgestuurd zullen we het oorspronkelijk opgegeven aantal aanrekenen. Let op: Wij werken telkens met een minimaal aantal van 8 personen voor de Airzone Parcours. Indien jullie uiteindelijk met minder dan 8 deelnemers zijn, betalen jullie wel steeds voor 8 personen. Wat gebeurt er als het slecht weer is? Onze Airzone attracties zijn outdoor, behalve de Escape Rooms. We zijn daardoor uiteraard afhankelijk van het weer. Bij lichte regenval kunnen de activiteiten en de geboekte catering steeds doorgaan. Indien de weersvoorspellingen dermate slecht zijn zodat de veiligheid in het gedrang komt, behouden wij steeds het recht om in het belang van de deelnemers de activiteit(en) te annuleren. Uiteraard hebt u in dit geval recht op de terugstorting van het voorschot. Indien mogelijk stellen we graag een alternatieve indoor activiteit voor (indoor trampolinepark Mega Bounce) Onze indoor alternatieven: Het trampoline park Mega Bounce in Hoboken behoort tot dezelfde groep dan Airzone. Afhankelijk van de beschikbaarheid kunnen jullie kiezen om naar daar uit te wijken. Het park is opgebouwd uit verschillende activiteiten die geschikt zijn voor een leuke teambuilding. Meer info over Mega Bounce kan u hier vinden. Hoelang op voorhand moeten we aanwezig zijn? U bent best 15 à 20 minuten op voorhand aanwezig op Airzone. Zo hebt u de tijd om u aan te melden, om te kleden en de waivers in te vullen. Aanmelden kan aan de balie of aan de bar. Enkele personen komen met ons mee maar willen / kunnen niet deelnemen. Moeten zij betalen? Personen die niet deelnemen mogen vrij rondlopen op het terrein om te supporteren. Zij dienen niet te betalen voor het parcours. 18

19 Is het mogelijk jullie attracties te huren? Organiseren jullie ook activiteiten op locatie? Wegens praktische redenen verhuren of verplaatsen wij onze attracties niet. Welke faciliteiten zijn beschikbaar? Zijn er douches, kleedkamers, lockers? Er zijn twee grote kleedkamers (vrouwen/mannen) aanwezig in ons horeca-gebouw. Per kleedkamer is er één inloopdouche beschikbaar. Persoonlijke spullen kan u veilig opbergen in de lockers. Hoe kan ik betalen? U kan cash, via bancontact of met visa ter plaatse afrekenen. Indien gewenst bezorgen we u graag na betaling per mail een factuur. Grote bedrijven, overheden en scholen kunnen achteraf betalen via overschrijving op basis van de goedgekeurde offerte. Welke kledij moeten we dragen om deel te nemen aan de activiteiten? Wij raden de deelnemers aan om sportieve of losse kledij te dragen. Sportschoenen of sneakers zijn verplicht. Is het aan te raden om deel te nemen aan de activiteiten wanneer je zwanger bent, een slechte rug hebt, gevoelige gewrichten hebt,... P U beslist uiteraard zelf of uw medische conditie u al dan niet toe laat om deel te nemen aan de activiteiten. Hou echter zeker rekening met de verschillende moeilijkheidsgraden van de toestellen, deze worden weergegeven aan de hand van hun kleurcode. Is er een parking aanwezig? Er is een gratis parking voor het gebouw. Om iedereen de kans te geven zijn wagen te parkeren, vragen wij u om zo veel mogelijk te carpoolen. Dit komt het milieu ook ten goede ;). Is er wifi beschikbaar? Wij beschikken over een gratis wifi verbinding die geen paswoord vereist. Aarzel niet om #Airzone te gebruiken. 19

20 Bereikbaarheid Adres: Meylweg 41A 2550 Kontich Openbaar vervoer: TREIN Het station van Kontich (Kontich Lint) is op wandelafstand (1,2 km) van Airzone. BUS Bussen die in de buurt stoppen: 130, 135, 91, 191 Auto: Afrit Kontich via E19 Afrit Aartselaar - Kontich via A12 Wij beschikken over een ruime parking met ongeveer 45 plaatsen. Op drukke dagen voorzien wij parking marshals. 20

21 Ik ben nog niet zeker... A. NEEM EEN OPTIE B. KOM EENS LANGS Een optie nemen kan. Houd er echter rekening mee dat we maar voor 48u het behoud van uw tijdslot kunnen garanderen. In de praktijk wil dit zeggen dat een bepaald tijdslot 48u voor u wordt voorbehouden. Indien we na deze termijn geen schriftelijke bevestiging hebben gekregen, kan het zijn dat we een andere groep inplannen op dit tijdslot. Indien na het inplannen van die groep de maximumcapaciteit bereikt wordt, kan het zijn dat uw evenement op dat tijdstip helaas niet meer door kan gaan. Eerst zien en dan geloven? Maak een vrijblijvende afspraak met ons via info@airzone.be. Wij zorgen voor een rondleiding en beantwoorden al jouw bijkomende vragen. De koffie krijg je er gratis bij ;) TIPS: Reserveer tijdig (minimum 4 weken op voorhand) en overleg de gewenste datum met onze medewerkers. Communiceer zo veel mogelijk via . Zo blijven de gemaakte afspraken overzichtelijk voor beide partijen. Lees de volgende pagina aandachtig, zodat u duidelijk weet wat er net van u verwacht wordt. 21

22 Reserveren. Hoe gaat het in z n werk? Hier komt u te weten wat er van u verwacht wordt om te reserveren bij Airzone. Informatieaanvraag 1. U stuurt een informatieaanvraag via één van onze kanalen: facebook, mail, telefonisch of via de website. 6. Uw evenement wordt aan onze planning toegevoegd Na bevestiging wordt uw evenement aan onze planning toegevoegd Gids voor Bedrijfsevenementen of locatie bezoek U ontvangt deze gids, waarin u alle praktische informatie en prijzen kan terugvinden om uw evenement te organiseren. Geen fan van lange documenten? Maak een afspraak en we leiden je graag rond. Aanvraag offerte Via mail geeft u antwoord op de vragen die op de laatste pagina van deze gids staan. Opgelet! Gelieve zeker ook de facturatiegegevens te vermelden. Deze zullen gebruikt worden om de voorschotfactuur op te stellen. 4. U ontvangt een offerte via ons boekhoudsysteem Uw offerte zal via mail worden opgestuurd. Indien u deze niet meteen kan terugvinden, bekijk dan even uw spamfolder. 9. Eventuele wijzigingen U kan tot 7 dagen op voorhand eventuele wijzigingen via mail doorgeven. Vermeld steeds uw offertenummer! Geboekte catering kunnen we niet meer wijzigen binnen de 7 dagen. Evenement U bent best 20 minuten op voorhand aanwezig op de dag van uw evenement. Gelieve aan te melden aan de balie met uw offerte nummer. Facturatie De factuur ontvangt u enkele dagen na uw evenement via mail. 5. Schriftelijke bevestiging + Betalen van het voorschot Gaat u akkoord met de offerte? Dan krijgen we graag een bevestiging via met vermelding van het offertenummer. Na bevestiging krijgt u zo snel mogelijk een voorschotfactuur toegestuurd. 22

23 Een keuze kunnen maken? Mooi zo. Een offerte simuleren of reserveren kan via onze website: Indien u bijkomende vragen hebt of graag een op maat uitgewerkt voorstel ontvangt, vraag ernaar via info@airzone.be Om een gericht voorstel te kunnen opmaken, vragen wij de volgende gegevens: Gewenste datum evenement Gewenst Parcours + startuur - De dag zelf maakt u een keuze van de attracties Aantal deelnemers Parcours Gewenste pakket catering + aantal deelnemers - Dit is optioneel Facturatie gegevens - Naam bedrijf - Adres - BTW-nummer - adres boekhouding Extra activiteiten - Dit is optioneel Dranken per verbuik / via forfait Tip: Kopieer de tekst hieronder en plak m in uw mailprogramma! Beste, Graag had ik een offerte ontvangen voor volgend evenement: Gewenste datum evenement: Gewenst parcours: Aantal deelnemers: Startuur: Gewenste pakket catering: Aantal deelnemers: Startuur: Speciale preferenties: Facturatie gegevens: Naam: Adres: BTW-Nummer: adres boekhouding: Dranken ver verbruik / via forfait Duur forfait: Met vriendelijke groeten, info@airzone.be Hopelijk tot snel!