Gelet op de aanvraag van de Vlaamse Overheid, Departement Financiën en Begroting, Afdeling Financieel Management, ontvangen op 04/12/2009;

Transcriptie

1 1/13 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 08/2010 van 24 maart 2010 Betreft: Aanvraag van de Afdeling Financieel Management van het Departement Financiën en Begroting van de Vlaamse Overheid om toegang te hebben tot het Rijksregister en om het identificatienummer ervan te gebruiken met het oog op het voorbereiden, ondertekenen en authenticeren van akten m.b.t. vastgoed (RN/MA/2009/307) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van de Vlaamse Overheid, Departement Financiën en Begroting, Afdeling Financieel Management, ontvangen op 04/12/2009; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 17/02/2010; Gelet op het technisch en juridisch advies ontvangen op 17/03/2010;

2 Beraadslaging RR 08 /2010-2/13 Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 24 maart 2010, na beraadslaging, als volgt: I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG De aanvraag strekt ertoe om de de Vlaamse Overheid, Departement Financiën en Begroting, Afdeling Financieel Management, hierna de aanvrager, te machtigen om:. toegang te hebben tot een aantal informatiegegevens van het Rijksregister, namelijk deze vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 6, 8 en 13, WRR; in toepassing van artikel 16, eerste lid, 12, WRR toegang te hebben tot een aantal persoonsgegevens in verband met onbekwaamverklaring, verlengde minderjarigheid, voorlopig bewind, verkwisting en onbekwaamheden van strafrechtelijke aard die zijn opgenomen in de bevolkingsregisters of in het vreemdelingenregister van de gemeenten; toegang te hebben tot de historiek van bovenvermelde gegevens gedurende een periode van 15 jaar voorafgaand aan de raadpleging; het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken; met het oog op het op het voorbereiden, ondertekenen en authenticeren van akten m.b.t. vastgoed. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR) Overeenkomstig de artikelen 5, eerste lid, 1, en 8 WRR wordt de machtiging om toegang te verkrijgen tot of om mededeling te bekomen van de informatiegegevens bedoeld in artikel 3, eerste en tweede lid, WRR en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken, verleend door het Comité aan de Belgische openbare overheden voor de informatiegegevens die zij gemachtigd zijn te kennen uit hoofde van een wet, een decreet of een ordonnantie.

3 Beraadslaging RR 08 /2010-3/13 Tot voor kort stonden de federale Comités tot Aankoop van onroerende goederen, behorende tot de FOD Financiën, in voor bepaalde vermogensrechterlijke verrichtingen voor rekening van de Gemeenschappen en Gewesten 1. Deze aankoopcomités treden niet alleen op voor de Staat, de Gemeenschappen en de Gewesten maar ook de gemeenten, de provincies en vele overheidsinstellingen doen vaak een beroep op hen. Doordat zij veel worden bevraagd, wil de behandeling van dossiers al eens vertraging oplopen. Dit is niet alleen nefast voor de planning van de opdrachtgevers maar heeft vaak ook niet-verwaarloosbare financiële repercussies (vertraging bij onteigening kan een herziening van de aankoopprijs tot gevolg hebben). Teneinde de federale Comités van Aankoop te ontlasten besliste de Vlaamse wetgever bij decreet van 18 december 2009 houdende bepalingen tot begeleiding van de begroting 2010, om bij de aanvrager een Dienst Vastgoedakten op te richten. Deze dienst zal ten overstaan van de entiteiten van het Vlaamse Gewest, van de Vlaamse Gemeenschap en de intern en extern verzelfstandigde agentschappen (die geen privaatrechtelijke vorm hebben aangenomen) over dezelfde bevoegdheden beschikken als de federale aankoopcomités (artikelen 94 en 95). In de mate dat de aanvrager als openbare overheid met het oog op de uitvoering van zijn taken en de correcte toepassing van de reglementering ter zake over persoonsgegevens moet kunnen beschikken, komt hij op basis van de artikelen 5 en 8 WRR in aanmerking om toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister en om het identificatienummer ervan te gebruiken. A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP) De informatiegegevens van het Rijksregister en het identificatienummer ervan vormen persoonsgegevens, waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De persoonsgegevens dienen bovendien toereikend, ter zake dienend en niet overmatig te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt (artikel 4 WVP). 1 Gebaseerd op: een overeenkomst gesloten op 5 maart 1985 tussen de nationale Regering en de Executieven der Gemeenschappen en Gewesten (het protocol van die overeenkomst werd gepubliceerd in het B.S. op 14 juni 1985); decreet van 23 december 1986 houdende bevoegdverklaring van de Administratie van de belasting over de toegevoegde waarde, Registratie en Domeinen tot het uitvoeren van bepaalde vermogensrechtelijke verrichtingen voor rekening van het Vlaamse gewest en van de instellingen die ervan afhangen; decreet van 23 december 1986 houdende bevoegdverklaring van de Administratie van de belasting over de toegevoegde waarde, registratie en domeinen tot het uitvoeren van bepaalde vermogensrechtelijke verrichtingen voor rekening van de Vlaamse Gemeenschap en van de instellingen die ervan afhangen.

4 Beraadslaging RR 08 /2010-4/13 B. FINALITEIT De daartoe door een lid van de Vlaamse Regering aangewezen instrumenterende ambtenaren van de Dienst Vastgoedakten van de aanvrager, mogen krachtens artikel 94, tweede lid en derde lid, van het decreet van 18 december 2009 overgaan tot het opstellen van: 1 akten van aankoop in der minne en vervreemdingen uit de hand; 2 akten houdende vestiging van zakelijke rechten zoals erfpacht, opstal, vruchtgebruik en erfdienstbaarheden; 3 akten houdende huurovereenkomsten en opheffing van bestaande in- of overschrijvingen; 4 akten met betrekking tot openbare verkopingen en de organisatie ervan. In de uitoefening van hun bevoegdheden, zijn de Vlaamse instrumenterende ambtenaren gemachtigd om akten te verlijden, er authenticiteit aan te verlenen en er uitgiften van af te leveren. Het gaat specifiek om akten van aankoop in der minne (waaronder minnelijke onteigeningen), verkopen uit de hand, alle akten m.b.t. vestiging van zakelijke rechten (erfpacht, opstal, vruchtgebruik, erfdienstbaarheden), alle akten van huur en doorhalingen van bestaande in- en/of overschrijvingen. De voorbereiding van de akten - in dossiers van aankoop, verkoop en vestiging van zakelijke zekerheden - die de Vlaamse instrumenterende ambtenaren ondertekenen, vereist dat de aanvrager hetzelfde opzoekwerk verricht als de notarissen: juiste identiteit vaststellen; de juridische bekwaamheid van de betrokken partijen controleren; nagaan of er geen openstaande fiscale en/of sociale schulden zijn 2 (hierbij is het van belang dat men bij het opvragen en het verstrekken van informatie zowel aan de fiscus als aan de instellingen van de sociale zekerheid, zeker is dat men over dezelfde persoon communiceert). Het is met het oog daarop dat de aanvrager wenst om over een aantal authentieke gegevens te kunnen beschikken. 2 De fiscale opzoekingen geschieden op basis van artikelen 433 tot 439, WIB 92 en artikelen 93ter tot 93nonies, BTW Wb. De sociale opzoekingen worden verricht op basis van artikel 41quater, 1 en 9 van de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders en artikel 23ter van het KB nummer 38 van 27 juli 1967 houdende inrichting van het sociaal statuut der zelfstandigen (beiden beogen een betere inning van sociale zekerheidsbijdragen via de zgn vierde weg ).

5 Beraadslaging RR 08 /2010-5/13 Het Comité stelt vast dat het nagestreefde doeleinde welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd is in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP en artikel 5, tweede lid, WRR. C. PROPORTIONALITEIT C.1. Ten overstaan van de gegevens van het Rijksregister De aanvrager wenst toegang te bekomen tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 6, 8 en 13, WRR, namelijk: de naam en voornamen; de geboorteplaats en -datum; het geslacht; de nationaliteit; de hoofdverblijfplaats; de plaats en datum van overlijden; de burgerlijke staat; de wettelijke samenwoning. Het Comité stelt vast dat: een toegang tot de gegevens naam en voornamen voor de aanvrager een nuttig instrument is met het oog op de identificatie van de partijen die bij een transactie betrokken zijn. Daarenboven laat het hem toe om de officiële schrijfwijze van de naam en de voornaam te verifiëren met het oog op het verlijden van authentieke akten; de juridische bekwaamheid van een persoon medebepaald wordt door zijn leeftijd. Met het oog op de controle van de bekwaamheid van de partijen, is het kunnen beschikken over de geboortedatum van alle betrokken partijen dus relevant. In het Wetboek van Internationaal Privaatrecht is in sommige gevallen niet de gewoonlijke verblijfplaats maar de geboorteplaats determinerend om de toepasselijke wetgeving te bepalen. Daarnaast dragen deze elementen bij tot de precieze identificatie van een persoon. Een toegang tot dit gegeven is dus pertinent met het oog op de werkzaamheden van de aanvrager; een toegang tot de gegevens geslacht en hoofdverblijfplaats de aanvrager toelaat om op een correcte wijze schriftelijk contact te leggen. In de aanvraag wordt ook terecht de aandacht gevestigd op het feit dat de aanvrager bij zijn werkzaamheden ook regelmatig bepalingen van

6 Beraadslaging RR 08 /2010-6/13 internationaal privaatrecht moet toepassen. Het Wetboek van Internationaal Privaatrecht hanteert gewoonlijk de verblijfplaats als referentiecriterium om de toepasselijke wet te bepalen. In functie van de toepasselijke wet kan het geslacht een invloed hebben op de bevoegdheid van een persoon om een akte te ondertekenen; in het kader van de toepassing van de bepalingen van het Wetboek van Internationaal Privaatrecht de nationaliteit van een partij een weerslag kan hebben op haar bekwaamheid om in rechte op te treden. Zo is bijvoorbeeld het moment waarop iemand meerderjarig wordt nationaliteitsgebonden. Een toegang tot dit gegeven is gepast; in de aanvraag gewag wordt gemaakt van het feit dat een akte soms bij volmacht wordt ondertekend door een wettelijke of aangewezen vertegenwoordiger. Dergelijke volmacht neemt een einde bij het overlijden van de volmachtgever. De aanvrager moet zich dus n.a.v. de ondertekening ervan vergewissen of de volmachthouder dit nog rechtsgeldig kan doen, door te verifiëren of de volmachtgever nog in leven is. Dit kan het efficiëntst gebeuren aan de hand van een toegang tot de datum van overlijden. In zeldzame gevallen is het voor de aanvrager noodzakelijk om te weten waar een persoon overleden is teneinde te verifiëren waar de successierechten of de rechten van overgang opeisbaar zijn en of er een occulte hypotheek in het voordeel van de fiscus op het goed kan genomen worden. Rekening houden hiermee is een toegang tot het gegeven plaats en datum van overlijden gepast; de voornaamste gezinswoning niet mag worden verkocht of met een hypotheek worden bezwaard zonder instemming van de beide echtgenoten. De miskende echtgenoot kan de nietigverklaring van deze rechtshandeling vorderen (artikelen 215 en 224 van het Burgerlijk Wetboek). Deze bepaling is ook van toepassing op wettelijk samenwonenden (artikel 1477 van het Burgerlijk wetboek). In het licht daarvan is het gepast dat de aanvrager aan de hand van een toegang tot de gegevens burgerlijke staat en de wettelijke samenwoning zich ervan kan vergewissen dat de rechtsgeldigheid van een verkoop of hypotheekvestiging niet op de helling kan worden gezet. Samenvattend: rekening houdend met het doeleinde vermeld in punt B is een toegang tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 6, 8 en 13, WRR, in overeenstemming met artikel 4, 1, 3, WVP.

7 Beraadslaging RR 08 /2010-7/13 C.2. Ten overstaan van de gegevens uit de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister in toepassing van artikel 16, eerste lid, 12, WRR 3 De aanvrager wenst ook toegang te bekomen tot een aantal gegevens uit de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister, namelijk: de onbekwaamverklaring, de verlengde minderjarigheid, het voorlopig bewind, de verkwisting en de onbekwaamheden van strafrechtelijke aard. Artikel 1 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 tot vaststelling van de informatie die opgenomen wordt in de bevolkingsregisters en in het vreemdelingenregister, somt de informatie op die m.b.t. Belgen en vreemdelingen wordt opgenomen in bovenvermelde registers, waaronder: 15 de akten en beslissingen betreffende de bekwaamheid van de meerderjarige en de onbekwaamheid van de minderjarige 4. De persoonsgegevens tot dewelke de aanvrager toegang wenst, worden door de gemeenten geregistreerd in de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister. Zoals reeds werd aangestipt verlijden de instrumenterende ambtenaren van de aanvrager authentieke akten (artikel 94, derde lid, van het decreet van 18 december 2009), dit zijn akten die in een wettelijke vorm worden verleden door openbare ambtenaren die daartoe bevoegd zijn (artikel 1317 van het Burgerlijk Wetboek). Artikel 1108 van het Burgerlijk Wetboek bepaalt dat een overeenkomst slechts geldig is als de partijen bekwaam zijn om contracten aan te gaan. Dit betekent dat de instrumenterende ambtenaren van de aanvrager zich, net als notarissen, ervan moeten 3 Artikel 16, eerste lid, 12, WRR stelt dat het Comité de gemeenten (kan) verplichten, wanneer de Belgische openbare overheden of de openbare en private instellingen van Belgisch recht die een opdracht van algemeen belang vervullen, bedoeld in artikel 5, krachtens een wet, decreet of ordonnantie de gemeenten om andere dan de in artikel 3 vermelde informatiegegevens kunnen verzoeken, deze gegevens te verstrekken door toedoen van het Rijksregister; de aldus verstrekte gegevens worden niet in het Rijksregister bewaard. 4 Volgens de Algemene onderrichtingen betreffende het houden van de bevolkingsregisters van de FOD Binnenlandse Zaken, gecoördineerd op 24 april 2007 en laatst bijgewerkt op 24 juli 2009, betreft het meer in het bijzonder: a) beschikkingen van de vrederechter betreffende het voorlopig bewind over de goederen van een meerderjarige (aanwijzing, wijziging van de bevoegdheden, vervanging, beëindiging van de opdracht van de voorlopige bewindvoerder: cf. artikel 488bis van het Burgerlijk Wetboek); b) vonnissen en arresten inzake de onbekwaamverklaring van een meerderjarige, de benoeming van een gerechtelijk raadsman alsook de opheffing van de onbekwaamverklaring (cf. artikelen 489 tot 515 van het Burgerlijk Wetboek); c) beslissingen betreffende de voogdij over de minderjarige en de voogdij over de onbekwaam verklaarde meerderjarige (cf. artikelen 389 tot 420 en de artikelen 508 en 509 van het Burgerlijk Wetboek); d) beslissingen van de jeugdrechtbank inzake de ontvoogding van een minderjarige (cf. artikelen 477 tot 486 van het Burgerlijk Wetboek); e) beslissingen waarbij iemand in staat van verlengde minderjarigheid wordt verklaard, waarbij gelast wordt het ouderlijk gezag te vervangen door de voogdij of waarbij een nieuwe voogd wordt benoemd (cf. artikel 487sexies, eerste lid, van het Burgerlijk Wetboek); f) de arresten van de hoven van beroep tot vernietiging van de in punt e) vermelde vonnissen (cf. artikel 487sexies, tweede lid, van het Burgerlijk Wetboek); g) de beslissingen waarbij de opheffing van de staat van verlengde minderjarigheid bevolen wordt (cf. artikel 487septies van het Burgerlijk Wetboek); h) de beslissingen betreffende het ouderlijk gezag over de minderjarige (cf. artikelen 371 tot 387bis van het Burgerlijk Wetboek).

8 Beraadslaging RR 08 /2010-8/13 vergewissen dat de personen die zich aanbieden als partij in een authentieke akte handelingsbekwaam zijn en geldig kunnen toestemmen. Een authentieke akte bevat immers authentieke vermeldingen. Dit zijn vermeldingen die de openbare ambtenaar die de akte opmaakt moet of kan verifiëren. Het Comité stelt vast dat met het oog op de toepassing van een aantal wettelijke en decretale bepalingen, in het licht van het doeleinde vermeld onder punt B, het verzoek van de aanvrager om toegang te krijgen tot de persoonsgegevens die de gemeenten registreren in de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister met betrekking tot de akten en beslissingen betreffende de bekwaamheid van de meerderjarige en de onbekwaamheid van de minderjarige conform is aan artikel 4, 1, 3, WVP. C.3. Ten overstaan van de wijzigingen De aanvrager wenst eveneens toegang te bekomen tot de historiek van de gegevens gedurende een periode van 15 jaar voorafgaand aan de raadpleging. Ter verantwoording merkt de aanvrager op dat die historiek nuttig is bij het voorbereiden van een akte. Zo zal hij onder meer met het oog op de controle van de geldigheid van eventuele kennisgevingen - zoals bijvoorbeeld de opzeg van een pachtovereenkomst die niet noodzakelijk schriftelijk werden aangegaan - aan de hand van de historiek van het adres en gezinssamenstelling onderzoeken of aan één of meer partijen een opzeg moet gebeuren. Daarnaast wenst de aanvrager op die manier de geldigheid van handelingen van instrumenterende ambtenaren die achteraf zouden aangevochten worden, bijvoorbeeld de geldigheid van betekeningen, aan te tonen (er worden geen afdruk van de gegevens van het Rijksregister bijgehouden). Het Comité stelt vast dat een toegang tot de historiek van de gegevens voor de aanvrager een instrument vormt om zijn taken nauwgezet te verrichten. In een aantal gevallen vereist dit dat de aanvrager nood heeft aan informatie van een geruime tijd terug (bijvoorbeeld de duur van een pachtovereenkomst bedraagt minstens 9 jaar). Rekening houdend hiermee kan in casu een toegang te bekomen tot de historiek van de gegevens gedurende een periode van 15 jaar voorafgaand aan de raadpleging, als conform aan artikel 4, 1, 3, WVP worden beschouwd. C.4. Ten overstaan van het identificatienummer van het Rijksregister De aanvrager wenst het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken met het oog op de nauwkeurige identificatie van de partijen bij een akte. Het zal de sleutel zijn op basis waarvan bij de

9 Beraadslaging RR 08 /2010-9/13 bevoegde administraties wordt gecontroleerd of de betrokkenen geen openstaande fiscale en/of sociale schulden hebben. Het Comité stelt vast dat aan de hand van het identificatienummer van het Rijksregister, dat een uniek nummer is, een persoon in combinatie met zijn naam en eventueel geboortedatum, zonder enige marge van vergissing kan geïdentificeerd worden. Aldus worden vergissingen waartoe homoniemen, schrijffouten in de naam, fouten in de geboortedatum aanleiding kunnen geven, vermeden. Ook voor de opzoekingen en de controles die de instrumenterende ambtenaren van de aanvrager moeten verrichten is het gebruik van het nummer gepast aangezien: zij aan de hand van dit nummer punctueel zowel het Rijksregister als de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister kunnen ondervragen zodat alleen maar de informatie wordt getoond m.b.t. tot de betrokken persoon wat vanuit privacyperspectief positief is, temeer daar de informatie die de aanvrager in de bevolkingsregisters en het vreemdelingregister wenst te raadplegen toch een gevoelig karakter heeft; er mits machtiging van het Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid een elektronische gegevensstroom kan opgezet worden via de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, die dit nummer gebruikt als sleutel voor de uitwisseling van gegevens m.b.t. personen, met het oog op de controle of er geen openstaande sociale schulden zijn (de zogenaamde vierde weg 5 ); er mits machtiging van het Sectoraal comité van de Federale Overheid of van de Vlaamse Toezichtscommissie aan de hand van dit nummer een elektronische gegevensuitwisseling kan uitgebouwd worden met de bevoegde fiscale dienst(en) teneinde te controleren of er geen openstaande fiscale schulden zijn. Als besluit kan dan ook gesteld worden dat het voorgenomen gebruik van het identificatienummer door de aanvrager in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3, WVP. 5 Artikel 48, van de wet van 3 juli 2005 houdende diverse bepalingen betreffende sociaal overleg, dat een artikel 41quater invoegt in de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders, maakt deel uit van een waaier van juridische middelen die ter beschikking worden gesteld van de inningsinstellingen van sociale zekerheid om een betere inning van de sociale zekerheidsbijdragen te verzekeren (o.a. een voorrecht op roerende goederen), de zogenaamde vierde weg. Artikel 48, 7, eerste lid, luidt: Openbare ambtenaren of ministeriële officieren, belast met de openbare verkoping van roerende goederen die behoren aan een rechtspersoon of een natuurlijke persoon die een zelfstandige activiteit uitoefent, waarvan de waarde ten minste 250 EUR bedraagt, zijn persoonlijk aansprakelijk voor de betaling van de bedragen verschuldigd aan de inningsinstellingen van sociale zekerheidsbijdragen door de eigenaar op het ogenblik van de verkoping, indien zij niet ten minste acht werkdagen vooraf de inningsinstellingen van de sociale zekerheidsbijdragen elektronisch of telematisch ervan verwittigen. Artikel 115 van de wet van 20 juli 2005 houdende diverse bepalingen voegt in het koninklijk besluit nr. 38 van 27 juli 1967 houdende inrichting van het sociaal statuut der zelfstandigen, een artikel 23ter in waarvan 8 analoog is aan voormeld artikel 41quater, 7.

10 Beraadslaging RR 08 / /13 C.5. Ten overstaan van de frequentie van de toegang en de duur van de machtiging C.5.1. Er wordt een permanente toegang gevraagd. Het doeleinde met het oog waarop een toegang tot de informatiegegevens gevraagd wordt, vereist dat de aanvrager voortdurend in staat is om persoonsgegevens zowel in het Rijksregister als in de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister te controleren. Bijgevolg is een permanente toegang aangewezen (artikel 4, 1, 3, WVP). C.5.2. De toegang wordt voor onbepaalde duur gevraagd. Het Comité stelt vast dat de taken van de aanvrager waarvoor een machtiging wordt gevraagd niet in de tijd beperkt zijn. Bijgevolg is, in het licht van het doeleinde waarvoor de toegang tot de gegevens en het gebruik van het identificatienummer worden gevraagd, een machtiging voor onbepaalde duur gepast (artikel 4, 1, 3 WVP). C.6. Ten overstaan van de bewaringstermijn In de aanvraag wordt een bewaringstermijn van 30 jaar vooropgesteld. De aanvrager verwijst ter verantwoording naar artikel 2262 van het Burgerlijk Wetboek dat in een verjaringstermijn van 30 jaar voorziet voor zakelijke rechtsvorderingen. In dit opzicht stelt het Comité de conformiteit vast van de door de aanvrager voorgestelde bewaringstermijn met de vereisten van artikel 4, 1, 5 van de WVP. De vrijwillige of gedwongen tussenkomst van een instrumenterend ambtenaar van de aanvrager kan in voorkomend geval inderdaad plaatsvinden in het raam van een gerechtelijke procedure. C.7. Intern gebruik en/of mededeling aan derden Volgens de aanvraag zal alleen het identificatienummer aan derden verstrekt worden in het kader van het controleren of de betrokkenen nog openstaande sociale en fiscale schulden hebben. Het Comité neemt hiervan akte. Het stelt tevens vast dat de mededeling van dit nummer door de aanvrager aan de instellingen de sociale zekerheid evenals de fiscale administraties aanvaardbaar is daar deze laatsten eveneens gemachtigd zijn om het identificatienummer te gebruiken.

11 Beraadslaging RR 08 / /13 Het Comité herinnert eraan dat het identificatienummer van het Rijksregister slechts gebruikt kan en mag worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog waarop zij eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken C.8. Netwerkverbindingen De aanvrager stelt dat er aan de hand van het identificatienummer van het Rijksregister elektronisch informatie zal uitgewisseld worden m.b.t. de betrokken persoon. Dit betekent dus dat er netwerkverbindingen zullen tot stand komen met: de instellingen van de sociale zekerheid via de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid; federale en gewestelijke fiscale administraties via Fedict. Het Comité neemt hiervan akte. Het Comité vestigt er volledigheidshalve de aandacht op dat indien er later netwerkverbindingen als bedoeld in artikel 8 WRR mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen. D. BEVEILIGING D.1. De consulent inzake informatieveiligheid De persoon die de aanvrager voorstelt als consulent inzake informatieveiligheid werd reeds door het Comité aanvaard naar aanleiding van de machtiging die werd verleend bij beraadslaging RR nr. 30/2006 van 29 november D.2. Het informatieveiligheidsbeleid Uit de meegedeelde stukken blijkt dat de aanvrager beschikt over een informatieveiligheidsbeleid en een plan ter uitvoering ervan. Het Comité heeft er akte van genomen en benadrukt dat de genomen maatregelen pas doeltreffend zijn, indien ze strikt worden gecontroleerd en opgevolgd in de praktijk.

12 Beraadslaging RR 08 / /13 D.3. Personen die toegang hebben tot de informatiegegevens, die het identificatienummer gebruiken en lijst van deze personen In de aanvraag worden de categorieën van personeelsleden van de aanvrager die met het oog op hun werkzaamheden toegang hebben tot de informatiegegevens en het identificatienummer gebruiken, afgebakend. De aanvrager moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen waarop de personen vermeld worden die toegang hebben tot het Rijksregister en die het nummer gebruiken. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd en ter beschikking van het Comité gehouden worden. De personen die op deze lijst worden opgenomen moeten daarenboven een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens, te bewaren. OM DEZE REDENEN, het Comité 1 machtigt de Vlaamse Overheid, Departement Financiën en Begroting, Afdeling Financieel Management, met het oog op het doeleinde vermeld in punt B en onder de voorwaarden vermeld in deze beraadslaging om voor onbepaalde duur: een permanente toegang te hebben tot de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 6, 8 en 13, WRR; in toepassing van artikel 16, eerste lid, 12, WRR een permanente toegang te hebben tot de vermeldingen m.b.t. de akten en beslissingen betreffende de bekwaamheid van de meerderjarige en de onbekwaamheid van de minderjarige zoals deze worden opgenomen in de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister; naar aanleiding van een raadpleging tevens toegang te hebben tot de historiek van de gegevens gedurende een periode van 15 jaar voorafgaand aan de raadpleging; het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken;

13 Beraadslaging RR 08 / /13 2 bepaalt dat wanneer het Comité de Vlaamse Overheid, Departement Financiën en Begroting, Afdeling Financieel Management een vragenlijst met betrekking tot de informatieveiligheidstatus toestuurt, die laatste deze lijst waarheidsgetrouw moet invullen en terugbezorgen aan het Comité. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt zich het recht voor om, indien daartoe aanleiding bestaat, te reageren. Voor de Administrateur m.v., De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Mireille Salmon