TERUGBLIK NATIONAAL BLVC CAFÉ 1 OKTOBER 2015

Transcriptie

1 TERUGBLIK NATIONAAL BLVC CAFÉ 1 OKTOBER 2015 Vanaf de 11 e verdieping van het stadhuis Utrecht keken de deelnemers recht op een aantal bouwputten van het stationsgebied van Utrecht. Hoe wordt er omgegaan met de bereikbaarheid, de veiligheid, de leefbaarheid van de omgeving? Hoe kan je optimaal communiceren met je opdrachtgever en nemer en met de omwonenden? Vertrouwen was de rode draad tijdens het eerste nationale BLVC café. Hoe organiseer je vertrouwen in de relatie en hoe maak je dat tastbaar? Ruim 50 deelnemers, van bouwbedrijf, overheid tot adviseur gingen samen aan de slag in 3 workshops: 1 1. De omgeving betrek je (niet) 2. Van idee op papier naar praktijk 3. BLVC maatregelen leveren wat op?! Dit leverde verschillende resultaten op. Soms heel concreet in voorbeelden, soms in de uiting een zoektocht naar de samenwerking en vertrouwen. Grote waardering was er voor de samenstelling van de aanwezigen. De mix tussen opdrachtgevers en aannemers waardoor er veel mogelijkheid tot kennisuitwisseling was en er een beter inzicht ontstond in elkaar rol en de belangen. Namens gemeente Utrecht, Bewuste Bouwers en Royal HaskoningDHV bedank ik iedereen voor de energieke en open bijdragen en ontmoet ik jullie graag bij het volgende BLVC café in Ilja Werkhoven Dagvoorzitter nationaal BLVC café Directeur Bewuste Bouwers

2 THEMA 1 DE OMGEVING BETREK JE (NIET) 2 Door Bregje van Rij (Conclusion Communication), Stefan Herwig (Conversation Next) en Els Geurts (Bewuste Bouwers) De hoofdvragen van de deelnemers zijn: 1. Welke timing en vorm gebruik je in de communicatie met stakeholders; 2. Hoe krijg je een interactie (en feedback). Aan de hand van voorbeelden van Bregje, Stefan en de deelnemers kwamen beide vragen aan bod. Voor beide vragen werd geconcludeerd dat het afhankelijk is van verschillende factoren en per project maatwerk vraagt. Factoren die van invloed zijn: De mate van ruimte voor omwonenden om mee te denken. De status / fase van het project. Trechter richting uitvoering. Economisch en persoonlijk belang van de stakeholder en daaraan gekoppeld de mate waarin het project impact heeft op de stakeholder. Belang van de weggebruiker is bijvoorbeeld anders dan het belang van een omwonende. Advies Vraag aan de omwonenden wanneer, op welke manier en of ze betrokken willen worden (of bijvoorbeeld alleen geïnformeerd). Voorbeeld hierbij zijn organisaties als theaters die een jaar vooruitplannen en daarom ook graag vroegtijdig geïnformeerd willen worden, of een lokale ondernemer die een paar weken vooruit plant en daarmee ook pas een paar weken voorafgaand aan het project geïnformeerd hoeft te worden. Als opdrachtgever en bouwbedrijf samen optrekken in de communicatie naar buiten toe. Versterkt een eenduidig beeld naar de omgeving. Realisatiefase vraagt flexibiliteit en continue afstemmen. Bijvoorbeeld over werken in de avond / nacht. Zijn omwonenden hier niet van op de hoogte dan wordt het werk als hinderlijk ervaren. Zijn bewoners wel op de hoogte dan wordt het gemakkelijker geaccepteerd. Huis aan huis brieven, Facebook en Twitter kunnen hier voor ingezet worden. Dit vraagt om goede samenwerking tussen uitvoerder en communicatieadviseur. Maatwerk in middelen (zie ook eerste tip). Bijvoorbeeld als je een enquête af wil nemen. Bewoners eerst aanschrijven met een huis aan huis brief en mogelijkheid geven om schriftelijk of digitaal te reageren.

3 Succes van communicatie is af te meten aan de klachten: aantal en aard, nemen de klachten af of juist toe, wat is de toon van de klachten. Zorg voor een balans in formele en informele contactmomenten. 3 Voorbeelden Facebookpagina Conversation Next. Communicatie strategie A-Lanes A15 project verbreding A15 Maasvlakte Vaanplein. Bewoners aan het werk gezet - gemeente Haarlemmermeer. Bewonerscomités aan elkaar koppelen gemeente Vught. Bbq voor omwonenden, laagdrempelige manier om feedback te krijgen BAM Bouw en Techniek Deventer. Bewoners begeleiding gemeente Utrecht. NoordZuidlijn - Feedback van omgeving via verbeterdebouw.nl Bewuste Bouwers. Best practices Tot slot Hoe geven we vervolg geven aan deze sessie? Waar is behoefte aan? Reactie van de deelnemers: Meer Bewuste Bouwers Best practices delen Advies hoe om te gaan met kleinere projecten

4 THEMA 2: VAN IDEE OP PAPIER NAAR PRAKTIJK Door Ilja Werkhoven (Bewuste Bouwers) en Rutger de Klerk (Gemeente Utrecht) 4 Vanuit de groep komt er al snel een discussie over het opvolgen van BLVC maatregelen. Er wordt onderscheid worden gemaakt tussen de fase waarin maatregelen worden bedacht en de fase waarin de maatregelen daadwerkelijk worden uitgevoerd. De vertaalslag van papier naar praktijk komt daar vaak tot uiting in die zin dat maatregelen die op papier zijn bedacht in de praktijk door andere personen moeten worden uitgevoerd en door een andere kijk op de materie door de uitvoerenden kan dat tot conflicten leiden. De discussie begon over het belang van BLVC en de wanhoop die komt uit het alles administreren van de acties en plannen. De meeste voorbeelden komen vanuit wat niet goed gaat. Door de deelnemers wordt aangegeven dat op het moment van uitvoering er wel degelijk geluisterd wordt naar de wensen/eisen van de opdrachtgever en de omgeving zodanig dat aanpassing plaatsvindt om de gewenste situatie te creëren. Verder kwamen de volgende opmerkingen van de deelnemers: Maak onderscheid in de grootte van de projecten en de daaraan gekoppelde maatregelen die moeten worden getroffen In de praktijk blijkt sprake te zijn van veel ruis op de lijn, er worden aannames gedaan die niet voldoende geverifieerd worden. Coördinatie van werkzaamheden blijkt in de praktijk niet altijd goed te verlopen. Gedeelde noemer is de behoefte om te vertrouwen dat wat afgesproken wordt ook nageleefd wordt en een cultuur ontstaat om afwijkingen en uitzonderingen te bespreken. Belonen wat wel goed gaat, wordt onvoldoende gedaan. Nog te weinig wordt de spiraal van aandacht geven aan wat niet goed doorbroken. Lol en voldoening uit het werk blijven daardoor achter. Enerzijds is er een behoefte aan kaders vanuit de opdrachtgever, maar ook aan ruimte voor de opdrachtnemer en het vertrouwen dat opdrachtnemer in het belang van het project en de omgeving handelt en niet alleen in eigen belang. De basis van de maatregelen ligt bij de opdrachtgever. Vaak is niet duidelijk wat de wensen zijn van de opdrachtgever. Gezamenlijk wordt geconcludeerd dat als basis goede afspraken op papier nodig zijn om vandaaruit te kunnen variëren.

5 THEMA 3: BLVC MAATREGELEN LEVEREN WAT OP?! 5 Door Guus Pieters (Platform Omgevingsmanagement) en Dirk Jan Huisman (Royal HaskoningDHV) Onderbuikgevoel We hebben met z n allen een onderbuik gevoel dat BLVC maatregelen OG, ON en omgeving wat opleveren. Maar wat dan? Is daar onderzoek naar gedaan? Een zeer snelle verkenning op internet leverde 1 onderzoek op: In opdracht van Stadsregie Amsterdam deed Decisio onderzoek naar de economische effecten van verkeersmaatregelen Vermeldenswaardig in deze speurtocht naar relevante onderzoeken is een uitgewerkte vragenlijst over Logistieke kwaliteit bij EMVI die lector Ploos van Amstel van Hogeschool van Amsterdam opstelde voor opdrachtgevers Conclusie: Er is nauwelijks onderzoek gedaan naar de accountability, ROI of economische effecten van BLVC maatregelen. Reden te meer om een eigen onderzoek te starten onder een selecte groep van opdrachtgevers en opdrachtnemers, allen deelnemers aan het BLVC cafe van RHDHV, Gemeente Utrecht en Bewuste Bouwers op 1 oktober. Opzet van het mini-onderzoek De deelnemers werden 4 vragen voorgelegd: Wat is volgens jou de procentuele bijdrage aan de totale kosten van maatregelen achtereenvolgens voor Bereikbaarheid, Leefbaarheid, Veiligheid en Communicatie? Waar zitten procentueel de grootste risico s? Waar zitten procentueel gezien de meeste meerwaarde van de maatregelen? Waar zit de grootste kans om de integrale kosten van BLVC maatregelen te reduceren door inzet van slimme technieken of slimme organisatie? De uitkomsten van dit onder zijn weergegeven in onderstaande tabellen.

6 Mini onderzoek Maatschappelijke economische effecten van BLVC in bouw- en infraprojecten Steekproef 13 personen; opdrachtgever OG en opdrachtnemer ON Percentages optellen tot 100% in 4 de kolommen 6 1. Bereikbaarheid 1.1 bouwlogistiek 1.2 verkeersmaatregelen 1.3 fasering Procentuele bijdrage aan kosten 48,5% (30-70%) Risico s 38,5% (20-60%) 2. leefbaarheid 14% (0-30%) 20% (5-40%) 3. veiligheid 25% 25% (10-50%) (5-50%) 4. communicatie 12,5% 15% (2,5-30%) (5-30%) gemiddelden met tussen haakjes de spreiding van de schattingen Méérwaarde voor OG, ON en omgeving 33% (15-50%) 24% (10-40%) 22% (10-40%) 20% (10-30%) Kansen om integrale kosten door slimme organisatie / technieken terug te dringen 42% (20-77%) 19% (0-40%) 15% (0-20%) 27% (2-50%) Méérwaarde voor OG / ON (uitsplitsing door 1 deelnemer) Bereikbaarheid Leefbaarheid Veiligheid Communicatie 80% ON / 20% OG 40% ON / 60% OG 50% ON / 50% OG 50% ON / 50% OG

7 Kwalitatieve opmerkingen bij mini onderzoek 1. Bereikbaarheid 1.1 bouwlogistiek 1.2 verkeersmaatregelen 1.3 fasering Risico s Ontevreden over genomen maatregelen Onbereikbaar gebied Cumulatief effect Chaos File Onduidelijke verkeersmaatregelen Verschuivende planning en fasering Méérwaarde voor OG, ON en omgeving Minder klachten Meer efficiency Filereductie klachtenreductie Kansen om integrale kosten door slimme organisatie / technieken terug te dringen Minder papierwerk App / logistiek Standaard? Weer gewoon afsluiten 2. leefbaarheid Klachten Tevredenheid Zeur dossiers uitsluiten Gevoeligheden Economisch belang vs leefomgeving 3. veiligheid Net niet maatregelen Minder risico s Menselijke fouten 4. communicatie Onverwachte emoties Tevredenheid, minder gedoe Kleine moeite, groot plezier Bij het vraagteken werd geschreven: - vertrouwen; regionale aannemer; meervoudig onderhands vs. openbaar; reële prijs eindafrekening. 7

8 Wat valt op? Bereikbaarheid is the biggest issue. Bij alle vragen scoort Bereikbaarheid het hoogste percentage. Hieraan wordt het meeste uitgegeven. Hier zitten de risico s, dit levert het meeste op en we denken ook door slimme techniek en organisatie kosten te kunnen besparen. Volgens 1 deelnemer die meerwaarde uitsplitste voor ON en OG is voor opdrachtnemers hierin ook de meeste winst behalen d.w.z. investeringen leveren opdrachtnemer minder klachten en verkeer minder hinder op. De kosten van communicatie zijn procentueel lager dan de andere maatregelen. Wel zien de deelnemers mogelijkheden om door investeringen in communicatie de integrale kosten te kunnen terugbrengen. Extra investeringen in Leefbaarheid en Veiligheid dragen volgens deelnemers het minst bij aan reductie van de kosten. In het algemeen valt de spreiding op in de schattingen van de percentages. Meer onderzoek is nodig om het onderbuikgevoel weg te nemen en OG en ON beter inzicht te geven in de werkelijke economische effecten van BLVC maatregelen. Dan pas vindt het goede gesprek plaats. 8 K&L bepaalt reputatie De discussie na het mini-onderzoek leverde de volgende inzichten op: BLVC discussie dient veel eerder tussen OG en ON te worden gevoerd dan nu het geval is. Kijk over project heen naar mogelijkheden om werk met werk te maken en besparingen te maken. Omdat Nutsbedrijven geen belang hebben, zijn ze moeizaam aan tafel te krijgen. K&L bepaalt de reputatie van project in de straat. Combineer veiligheidsmaatregelen met social return. Waarom delen we slimme oplossingen niet meer onder elkaar? Deze laatste pleit voor regelmatig bij elkaar komen van BLVC geïnteresseerden. De volgende keer met de Nutsbedrijven erbij!

9 DEELNEMERS 9 Naam Erik van Berkel Alexander Besselsen René de Boer Koen Dekker Roy Francke Marie-Louise Gasseling Erica Geertsema Els Geurts Martin de Graaf j.van Haren Eric 't Hart Riccardo Hartsink Sjaak van der Have Frans Heijnis Stefan Herwig Lucrée van den Heuvel Astrid van 't Hof William Hollander Carst Hoppenbrouwer Dirk Jan Huisman Cees van der Hulst Ramjiawan Humphrey Anne Hutten Susanne Jacobs Rutger de Klerk Rick de Koning Richard Kuijper René Künzel Niels Buizer Arjan van Leest Connie van der Meer Jan van der Meer Organisatie Royal HaskoningDHV Koopmans Bouw Gemeente Utrecht - VTH Aannemingsbedrijf K. Dekker Gemeente Utrecht VTH/THBO Katalist Ruimte-Management Gemeente Utrecht Bewuste Bouwers BAM Advies & Engineering gemeente Utrecht Gemeente Bussum Dura Vermeer Bouw Midden West G&S Bouw CROW Conversation Next Ballast Nedam Gemeente Vught Kondor Wessels Amsterdam Gemeente Utrecht Royal HaskoningDHV BAM Woningbouw Gemeente Utrecht Hazenberg Bouw B.V. BAM Bouw & Techniek Gemeente Utrecht Dura Vermeer Bouw Midden West Gemeente 's-hertogenbosch Gemeente Leiden Bouwbedrijf Wessels Zeist bv Inter Tender Consult KWS Infra Gemeente Rotterdam Naam Organisatie M. Michielsen Rasenberg BVR Tim van Muijden Katalist Ruimte-Management Guus Pieters Platform Omgevingsmanagement Gerrit Plaggenmars Van Spijker Infrabouw B.V. Jan Willem van der Plas IBB Kondor Bregje van Rij Conclusion Communication Mohamed Rkhaoui Inter Tender Consult Ronald de Romph G&S Bouw Stephan Schneijderberg BAM Infraconsult Esther Slaat LBPSIGHT Ciska Smit Conclusion Communication Peter van der Sterren Gemeente Haarlemmermeer Leon Turenhout Gemeente Utrecht afdeling THBO Rick van der Velden Provincie Zuid-Holland Wouter van Velzen Aannemingsbedrijf K. Dekker Paul Verhage BAM Annemiek Verheijden BAM Infra bv Regio West Wegen Chris Verploegh Provincie Zuid-Holland Richard Walet TU Delft Ilja Werkhoven Bewuste Bouwers Michel Wiegman Gemeente Delft Dries Willems GiesbersWijchen Sander Winkes Gemeente Delft