Provincie Noord-Brabant. Aan alle gemeenteraden en algemene besturen van Fax (073) de gemeenten en waterschappen in Noord-Brabant

Transcriptie

1 Brabantlaan 1 Postbus MC 's-hertogenbosch Telefoon (073) Aan alle gemeenteraden en algemene besturen van Fax (073) de gemeenten en waterschappen in Noord-Brabant IBAN NL86INGB Bereikbaarheid openbaar vervoer en fiets: Onderwerp Jaarverslag interbestuurlijk toezicht 2017 Datum 10 april 2018 Ons kenmerk Geachte raadsleden, geachte bestuurders, Op 27 maart stelden wij het Jaarverslag Interbestuurlijk Toezicht 2017 vast. Hierin beschrijven we in welke mate we bij het interbestuurlijk toezicht de doelstellingen uit het Uitvoeringsprogramma Interbestuurlijk Toezicht 2017 hebben gehaald. Interbestuurlijk toezicht De provincie Noord-Brabant oefent op verschillende terreinen interbestuurlijk toezicht uit op gemeenten en waterschappen. Daarmee bevorderen wij dat de Brabantse lokale overheden krachtige overheden zijn, die hun maatschappelijke taken correct uitvoeren. Respect voor de eigen verantwoordelijkheid van besturen en raden is het uitgangspunt. Het is ons doel om het functioneren van lokale overheden te versterken, zodat burgers kunnen vertrouwen op de overheid. C / Uw kenmerk Contactpersoon IJ.H. (Ingmar) Koch Telefoon (073) ikoch@brabant.nl Bijlage(n) 2 Interbestuurlijk toezicht is een wettelijke taak. Toezicht is meer dan alleen handhaven en daarom passen we meerdere strategieën toe om naleving van wet- en regelgeving te bewerkstelligen. Dit betekent dat onze nalevingsstrategie een mix is van: preventie en voorlichting, systematisch toezicht, reality-checks en thema-onderzoeken. In de bijlage vindt u een brochure waarin we hier dieper op in gaan. Resultaten in 2017 Een van de uitgangspunten van ons Beleidskader Interbestuurlijk Toezicht is dat we ieder jaar bij iedere organisatie voor alle toezichtgebieden zullen vaststellen of ze 'voldoen', 'gedeeltelijk voldoen' of 'niet voldoen'. Voor en zien de Brabantbrede resultaten voor alle organisaties en op alle gebieden er als volgt uit: De provincie Noord-Brabant is verkozen tot best bestuurde decentrale overheid Meer informatie op:

2 CP/o Resultaten IBT 2016 ŭ / 40/ 60/ 80/ 100/ Datum 10 april 2018 Ons kenmerk C / Voldoet Voldoet gedeeltelijk Voldoet niet De resultaten van de lokale overheden zijn in 2017 aanzienlijk verbeterd ten opzichte van het voorgaande jaar. Steeds meer organisaties voldoen aan de wettelijke taken en zes gemeenten en drie waterschappen voldeden volledig op alle gebieden. Zo dragen we samen bij aan een sterk openbaar bestuur en een bestendig en veilig Brabant voor ons allemaal. Deze resultaten betekenen ook dat we de doelstelling voor 2017 (maximaal 35"^ van de organisaties 'voldoet niet') ruim gehaald hebben. In de paragrafen 3.3 tot en met 3.8 ook de resultaten per toezichtgebied weergegeven en nader toegelicht. In het jaarverslag beschrijven we alleen de Brabantbrede resultaten. We gaan niet in op de resultaten van individuele organisaties, deze hebben we eerder al gepubliceerd op onze website. Naast het jaarlijks terugkerende systematisch toezicht waar bovenstaande grafieken op gebaseerd zijn, hebben we aanvullend nog op vijf thema's activiteiten uitgevoerd: Thema Gebied Strategie Gemeentelijk toezicht op realisatie EVmaatregelen Omgevingsrecht Reality checks Brabantspoor De Omgevingswet en IBT IBT Algemeen Doorontwikkeling eigen beleid Verbeteren van de informatievoorziening Omgevingsrecht Preventie Omgevingsrecht aan gemeenten en waterschappen Archivering bij ketensamenwerking Archieftoezicht Themaonderzoek Presenteren structureel saldo verbeteren Financieel toezicht Preventie De resultaten daarvan worden in hoofdstuk 4 van het verslag beschreven. 2/3

3 Infographic In de bijlage vindt u een infographic waarin de belangrijkste resultaten van het toezicht in 2017 zijn weergegeven. Het volledige jaarverslag kunt u vinden op Daar vindt u ook het huidige Beleidskader Interbestuurlijk Toezicht en het Uitvoeringsprogramma Interbestuurlijk Toezicht Datum 10 april 2018 Ons kenmerk C / en verder Eerder dit jaar stuurden we u brief over het Uitvoeringsprogramma interbestuurlijk 2018, waarin we beschreven welke activiteiten we dit jaar zullen uitvoeren. In de loop van dit jaar zullen we ook bekijken welke aanvullende activiteiten nodig zijn om de doelstellingen uit het Beleidskader interbestuurlijk toezicht te realiseren. We streven er naar om aan het eind van 2019 in het systematisch toezicht geen enkele organisatie als 'voldoet niet' te hoeven beoordelen en minstens de helft als 'voldoet'. Daarnaast zullen we in het laatste kwartaal van dit jaar voorbereidingen treffen om de uitvoering van het beleidskader in 2019 te evalueren. Uiteraard zullen we de gemeenten en waterschappen ook bij deze evaluatie betrekken. Mocht u nog vragen hebben over het jaarverslag of het interbestuurlijk toezicht in het algemeen, dan kunt u contact opnemen met de heer Koch. Zijn contactgegevens vindt u in de rechtermarge. Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant, namens deze, Mw. drs. E. Breebaart, Programmamanager Interbestuurlijk Toezicht In verband met geautomatiseerd verwerken is dit document digitaal ondertekend. 3/3

4 Jaarverslag Interbestuurlijk Toezicht D o o r t o e z i c h t te h o u d e n o p g e m e e n t e n e n w a t e r s c h a p p e n d r a a g t d e Totaalscores Interbestuurlijk toezicht 2016 & 2017 p r o v i n c i e b i j a a n e e n sterk o p e n b a a r bestuur en e e n b e s t e n d i g en v e i l i g B r a b a n t v o o r ons a l l e m a a l. I n t e r b e s t u u r l i j k t o e z i c h t is e e n w e t t e l i j k e t a a k. tù W e v e r s t e r k e n het f u n c t i o n e r e n v a n l o k a l e o v e r h e d e n en c o n t r o l e r e n of 47% z i j hun t a k e n u i t v o e r e n v o l g e n s d e w e t. R e s p e c t v o o r d e e i g e n verant De p r o v i n c i e N o o r d - B r a b a n t o e f e n d e in o p z e s t e r r e i n e n t o e z i c h t 75%X 6 BW '19%i w o o r d e l i j k h e i d v a n b e s t u r e n e n r a d e n is het u i t g a n g s p u n t LIJ - H 2017 uit: a r c h i e f - e n i n f o r m a t i e b e h e e r, f i n a n c i ë n, h u i s v e s t i n g v e r g u n n i n g h o u 0 \36 7o d e r s, m o n u m e n t e n z o r g, o m g e v i n g s r e c h t en r u i m t e l i j k e o r d e n i n g. Meer informatie vindt u op Archief- en informatiebeheer Financieel toezicht a Samen met de Erfgoedinspectie en het stadsarchief Rotterdam onderzochten we de duurzame archivering binnen de informatieketen van de omgevingsvergunning. W e constateerden dat de verschillende partijen in de keten betere afspraken moeten maken over het gezamenlijk archiefbeheer. Daarnaast blijkt dat de bewaartermijnen voor dossiers niet overal in de keten op elkaar zijn afgestemd. Het algemene beeld is dat de duurzame toegankelijkheid nog kan worden verbeterd. O p basis van de onderzoeken naar de gemeentebegrotingen staat in geen gemeente op financiële gronden onder preventief toezicht.in publiceerden we een handreiking voor gemeenten om de presentatie van het structureel saldo in de gemeente begroting te optimaliseren. Uit een analyse van de begrotingen voor blijkt dat er een opvallende verbetering zit in de manier waarop de gemeenten hun begrotingssaldo presenteren. 4 4 gemeenten doen het helemaal goed en negen gemeenten doen het bijna goed. Elf gemeenten presenteren het begrotingssaldo nog niet helder genoeg. Vorig jaar waren dat er nog 2 6. O p basis van de onderzoeken naar de gemeentebegro tingen staat in geen gemeente op inanciële gronden onder preventief toezicht. Huisvesting vergunninghouders Monumentenzorg Geplaatst Achterstand/ Voorsprong Totale taakstelling In hebben alle Brabantse gemeenten in totaal meer vergunninghouders gehuisvest dan de taakstelling van ze eiste. Desondanks waren er op 1 januari toch nog 8 gemeenten die de taakstelling niet gehaald hebben. NX J Ã ĀTİ J J Slechts één Brabantse gemeente heeft geen monumentencommissie conform de wettelijke voorschriften ingericht. Een andere gemeente hebben we niet beoordeeld in verband met herindeling. Omgevingsrecht Ruimtelijke Ordening gemeentelijk toezicht emissies veehouderijen beoordeling ruimtelijke p lannen 1 MS In publiceerden we de resultaten van ons onderzoek naar het gemeentelijke toezicht op de emissies door veehouderijen. Daarbij onderzochten we onder meer dossiervorming, toezichtfrequentie en in hoeverre gemeenten adequaat toezicht hielden op naleving van de vergunningsvoorschriften bij veehouderijen. Bij meerdere gemeenten bleek dat nog belangrijke verbeteringen nodig zijn bij de uitvoering van toezicht en handhaving bij veehouderijen. N a a r aanleiding van het onderzoek zijn gemeenten bezig met het oppakken van de verbeterpunten. In voldeden bij alle Brabantse gemeenten de bestemmingsplannen, beheersverordeningen en structuurvisies grotendeels of helemaal aan de Wet Ruimtelijke ordening. Een gemeente is niet beoordeeld in verband met herindeling.

5 Ē. SAMEN WERKEN A A N EEN STERK O PENBAAR BESTUUR Informatie voor gemeenteraadsleden over interbestuurlijk toezicht, maart 2018 Het d o e l v a n dit i n f o r m a t i e b l a d is g e m e e n t e r a a d s l e d e n te Elkaar versterken Controleren en ondersteunen i n f o r m e r e n o v e r d e rol v a n het interbestuurlijk toezicht. Ondanks h et onderscheid tussen d e verantwoordelijkheden bestaat W i j wiilen n i et a Heen controleren e n (waar n odig) i n terveniëren, er een duidelijke samenhang tussen de controlerol van de raad en de maar we vinden het ook belangrijk om de gemeenten te d i e u a l s g e m e e n t e r a a d h e e f t o p het c o l l e g e v a n b u r g e m e e s t e r toezichtrol van de provincie. ondersteunen bij het naleven van de wet- en regelgeving. en wethouders. De bevindingen (en aanbevelingen) voortvloeiend uit ons Het interbestuurlijk toezicht in Brabant bestaat uit: D a a r n a a s t w i l l e n w i j u i n f o r m e r e n o v e r d e c o n t r o l e r e n d e rol interbestuurlijk toezicht sturen wij aan het college van burgemeester Rol provincie De provincie houdt interbestuurlijk toezicht op de taakuitvoering door en wethouders met het verzoek de gemeenteraad in het kader Systematisch toezicht van zijn controlerende rol te informeren. Daarna kunt u als W e controleren op de zes genoemde toezichtgebieden of de gemeenten. Dit toezicht wordt in beginsel gelegd bij de bestuurslaag gemeenteraadsleden hierover het gesprek met uw college van Brabantse gemeenten aan de wettelijke eisen voldoen. De uitkomsten die één niveau hoger ligt. Het interbestuurlijk toezicht houdt in dat burgemeester en wethouders aangaan. delen wij met de gemeenten en publiceren wij in dashboards en wij met specialistische vakkennis beoordelen of gemeenten hun overzichtskaartjes via brabant.nl/ibt. Zo kunt u als raadslid in één taken uitvoeren volgens de vigerende wet- en regelgeving. Dit Met o nze bevindingen e n a anbevelingen willen wij e raan b ijdragen oogopslag zien hoe uw gemeente ervoor staat. toezicht noemen wij het verticaal toezicht en wordt uitgeoefend dat u op basis van betrouwbare en begrijpelijke informatie Ter illustratie is onze werkwijze van het systematisch toezicht op de volgende zes gebieden: archief- en informatiebeheer, weloverwogen uitspraken kunt doen over de taakuitvoering door weergegeven in een factsheet (zie bijlage 1). Een voorbeeld van financieel toezicht, huisvesting vergunninghouders, monumentenzorg, uw gemeente. De raad kan dus bij de horizontale controle de onze bovengenoemde dashboards vindt u in bijlage 2. omgevingsrecht en ruimtelijke ordening. bevindingen van het verticaal toezicht gebruiken. Op die manier kunnen we elkaar aanvulen en versterken. Met thema-onderzoeken e n 'reality c hecks' stellen wij vast o f Rol gemeenteraad Een van de rollen van de gemeenteraad is de controlerende taak op het college van burgemeester en wethouders. De raad controleert de informatie die we van een gemeente hebben ontvangen, Provincie GS overeenkomt met de werkelijkheid. De gemeente ontvangt een inspectierapport met eventuele verbeterpunten, dat ook met de immers of het college de taken goed uitoefent. Dit noemen we de Verticaal financieel toezicht* horizontale controle. Als raad controleert u primair of het door van de gemeenten. Verslag/ informatie uitgevoerd binnen de door u gestelde randvoorwaarden. Er is een belangrijk verschil tussen het verticaal toezicht door gemeente wordt besproken. De onderwerpen van de themaonderzoeken bepalen we veelal in overleg met vertegenwoordigers u uitgezette beleid door het college op de juiste manier wordt I Verticaal toezicht en horizontale controle Thema-onderzoeken en 'reality checks' Preventie en voorlichting Met factsheets, handreikingen, voorlichtingsbijeenkomsten Gemeen! B&V Horizontale c ontrole Gemeenteraad de provincie en de horizontale controle door de raad. Waar de en onderzoeksrapporten ondersteunen wij de gemeenten bij de uitvoering van hun taken. Meer informatie vindt u op provincie slechts naar de wettelijke taakuitvoering door het college kijkt, is de controlerende rol van de raad breder. De raad heeft * Bij het financieel toezicht delen wij onze bevindingen rechtstreeks naast zijn controlerende rol ook een rol als volksvertegenwoordiging aan de raad mee (met een afschrift aan het college van B&W), omdat Meer i nformatie waarbij politieke overwegingen een rol spelen. Het interbestuurlijk toezicht daarentegen toetst aan de wetgeving, is specialistisch en is onafhankelijk van politieke overwegingen. de raad het orgaan is dat verantwoordelijk is voor het vaststellen van Ons beleid is vastgelegd in een beleidsplan en in jaarlijkse de gemeentebegroting en jaarrekening. uitvoeringsprogramma's. Meer informatie over het interbestuurlijk toezicht op de Brabantse wijze vindt u op:

6 Samen werken a a n een sterk openbaar bestuur Door toezicht te houden op gemeenten draagt de provincie bij aan een sterk openbaar bestuur en een bestendig en veilig Brabant voor ons allemaal. Interbestuurlijk toezicht is een wettelijke taak. We versterken het functioneren van lokale overheden en controleren of zij hun taken uitvoeren volgens de wet. Respect voor de eigen verantwoordelijkheid van besturen en raden is het uitgangspunt. ar h ouden w e toezicht o p? Archief- en i nformatiebeheer H ^ ^ ^ ^ ^ over het archief-en informatiebeheer. Uiterlijk 15 oktober informeren begroting dienen respectievelijk vóór 15 juli en 15 november aan wij het college of het verslag voldoet aan de inhoudelijke eisen, de provincie te worden toegezonden. We beoordelen of de gebaseerd op de voorschriften uit de Archiefwet. We toetsen of het verkregen informatie voldoet aan de wettelijk vastgestelde criteria. college adequate verbeterpunten voorstelt bij door hen zelf W i j sturen vóór 1 januari een brief waarin staat of er sprake is van geconstateerde tekortkomingen. W i j verzoeken het college de repressief of preventief toezicht. Als de begroting uitgebreid gemeenteraad te informeren. onderzocht is, ontvangt de gemeente uiterlijk 1 maart een brief met opmerkingen. W i j delen onze bevindingen met de raad (met een afschrift aan het college van B&W), omdat uiteindelijk de raad verantwoordelijk is voor het vaststellen van begroting en Omgevingsrecht richt zich op het bewerksteligen van een grondgebied structuurvisies en actuele bestemmingsplannen (minder dan 10 jaar oud) moeten hebben vastgesteld. Met een Monumentenzorg r Het toezicht op de monumentenzorg richt zich op de wijze waarop de gemeenten hun taken op het gebied van het beschermen en onderhouden van archeologie, cultuurhistorie en monumentenzorg uitvoeren. Als deze taken niet goed worden uitgevoerd, is het risico dat onroerend cultureel erfgoed verloren gaat. Een van de wettelijke eisen is dat gemeenten een commissie instellen die adviseert over omgevingsvergunningen. 1 W i j m onitoren o f g emeenten een d ergelijke commissie h ebben veilige en gezonde leefomgeving. Periodiek stelt het college ingesteld en altijd consulteert. Voor 1 mei vragen wij gemeenten ons van B&W een beleidsplan Handhaving vast. Jaarlijks stelt het college vóór 1 februari een Uitvoeringsprogramma handhaving Huisvesting vergunninghouders vast en vóór 1 mei een evaluatieverslag. Uiterlijk 1 oktober Ieder half jaar stelt de rijksoverheid voor alle gemeenten informeren wij het college of de documenten inhoudelijk aan de vast hoeveel vergunninghouders zij moeten huisvesten. eisen uit de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) Tijdige realisatie is van belang voor het optimaal kunnen voldoen. W i j verzoeken het college de gemeenteraad te informeren. Wet ruimtelijke ordening stelt dat gemeenten voor het hele verzoeken het college de gemeenteraad te informeren gemeenschappelijke regelingen. De jaarrekening en de jaarrekening. De overheid stelt plannen op om de ruimte te verdelen en gebieden aan te wijzen voor bepaalde bestemmingen. De W i j informeren het colege van B&W over de bevindingen. W i j gezonde financiële positie van gemeenten en college van B&W de gemeenteraad met een rapportage Omgevingsrecht r tweejaarlijkse monitor houden wij toezicht op de stand van zaken. Financieel toezicht helpt bij het bevorderen van een Toegankelijke en betrouwbare overheidsarchieven zijn essentieel voor goed bestuur. Uiterlijk 15 juli informeert het Financieel toezicht r Ruimtelijke ordening te informeren over de stand van zaken. Uiterlijk 1 oktober informeren wij het college van B&W over de bevindingen. W i j verzoeken het college de gemeenteraad te informeren. blijven benutten van de centrale opvangcentra. De provincie ziet erop toe dat gemeenten hun taakstelling naleven. Uiterlijk 1 maart en 1 augustus informeren wij het college van B&W over onze bevindingen. W i j verzoeken het college de gemeenteraad te informeren. Contact Meer informatie vindt u op Met vragen kunt u terecht bij de afdeling Interbestuurlijk Toezicht via of via ibt@brabant.nl

7 Hoe werken wij? Toezicht is meer dan alleen sanctionerend optreden en daarom passen we meerdere strategieën toe om naleving van wet- en regelgeving te bewerkstelligen. Dit betekent dat onze nalevingsstrategie een mix is van een preventiestrategie, gericht op spontane naleving van wet- en regelgeving, en een handhavingstrategie, die het traditionele toezicht en het sanctioneren van overtredingen omvat. Systematisch toezicht Preventie L J L J Thema onderzoek Signalen en Reahtycheck Geven van voorlichting, Jaarlijks terugkerend toezicht waarin wij Onderzoek binnen een toezicht- Verdiepend onderzoek bij Behandelen signalen en beschrijven van best practices beoordelen of de organisatie voldoet gebied hoe het bij meerdere een organisatie, met als doel klachten over uitvoering en benchmarking aan de gestelde eisen. Een keer per organisaties staat met een specifiek vaststellen of de informatie door gemeenten van jaar publiceren wij de uitkomsten van onderwerp. die wij op papier hebben medebewindstaken. het systematisch toezicht in de vorm van gekregen overeenkomt met de kleurenkaartjes per toezichtgebied en werkelijkheid. dashboards per gemeente. Interventieproces interbestuurlijk toezicht Sanctie Er zijn verschillende aanleidingen voor het opstarten van een interventieproces. Het kan een gevolg zijn van de resultaten van het systematisch toezicht of een uitgevoerde reality check of thema-onderzoek. Maar ook berichten i n d e media o f meldingen ( klachten) van burgers of bedrijven k unnen voor o ns een a anleiding z ijn o m h et i nterventieproces o p te starten. Fase 1 Signaleren Activiteit Signaleren, informatie verzamelen en beoordelen Vermoeden tekortkoming Fase 2 Valideren Activiteit Informatie opvragen en valideren, hoor/wederhoor en beoordelen Afweg ing beoordeling weegfactoren en mogelijke verschoonbaarheid Vastgestelde tekortkoming Fase 3A Actief Toezicht Activiteit Afspraken maken en bewaken, beoordelen, opheffen tekortkoming Afweg ing beoordeling weegfactoren en mogelijke verschoonmbaarheid Tekortkoming niet voldoende opgeheven Fase 3B Verlenging Actief Toezicht Activiteit Afspraken maken in bestuurlijk overleg en bewaking Afweg ing beoordeling weegfactoren en mogelijke verschoonbaarheid Tekortkoming niet voldoende opgeheven Fase 4 Vooraankoniging interventie Activite it Waarschuwingsbrief voorafgaand aan definitief besluit en openbaarmaking, besturlijk Fase 5 Interventie besluit met laatste termijn Activite it Fase 6 Interventie Activite it Uitvoeren interventie maatregelen. Besluit tot interventie en openbaarmaking Tekortkoming niet voldoende opgeheven overleg met afspraken maken en bewaken Afweg ing beoordeling weegfactoren en mogelijke verschoonbaarheid Tekortkoming niet voldoende opgeheven Weegfactoren» ernst gevolgen (risico's) van de tekortkoming» omvang van de tekortkoming» incidentele tekortkoming of herhaalde tekortkoming» zelf treffen afdoende maatregelen om tekortkoming te verhelpen en herhaling te voorkomen

8 Bijlage 2: Voorbeeld dashboard Interbestuurlijk toezicht Score gemeente X 2018 Provincie Noord-Brabant De provincie beoordeelt de taakuitvoering door de lokale overheden op een driepuntsschaal: voldoet niet - voldoet {gedeeltelijk - voldoet. De boogjes in het overzicht hieronder geven de resultaten weer van gemeente X in 2017 en 2018 op de verschillende provinciale toezichtgebieden. Als de pijl naar het rode deel wijst, dan voldeed de gemeente niet aan de gestelde eisen op dat gebied. Wijst de pijl naar het oranje deel, dan werd er slechts gedeeltelijk voldaan aan de eisen. Als er volledig werd voldaan, dan wijst de pijl naar het groene deel van de boog Archief- en informatiebeh eneer Financieel toezicht rotina X017 en Bearotina X018 Huisvesting vergunninghouders Peildata 1 januari X018 en 1 iulix018 Monumentenzorg Omgevingsrecht (O Ruimtelijke ordening 1 y CD