Brief prov Fryslan aan gemeenten.pdf

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Brief prov Fryslan aan gemeenten.pdf"

Francisca van den Velde
6 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Leijen van, Aleida Van: Horst, Bart ter Verzonden: vrijdag 12 mei :30 Aan: Kemper, Henk Onderwerp: IBT Informatieformulier 2017 Bijlagen: Brief prov Fryslan aan gemeenten.pdf Beste IBT-coördinator, Gisteren is er een brief over interbestuurlijk toezicht naar alle Friese gemeenten en naar het Wetterskip verzonden. Hierbij doen wij u een afschrift van deze brief toekomen (de brief in de bijlage is gericht aan college van Achtkarspelen maar de inhoud van de brief is voor alle iedereen hetzelfde). In de brief wordt onder andere vooruitgeblikt naar het aanleveren van de IBT-informatie over Ook dit jaar kunt u deze informatie aanleveren via het informatieformulier. Dit formulier (een Excelbestand) kunt u downloaden op Op het eerste tabblad wordt een korte uitleg over het formulier gegeven. Daarop volgend heeft elk toezichtsdomein een tabblad waarin aangegeven staat welke informatie wij van u verwachten te ontvangen. Vervolgens staat aangegeven hoe u dit kunt aanleveren. Wijze van aanleveren - Staat het betreffende document online? Dan vult u de bestandsnaam en de weblink in het informatieformulier. - Staat het betreffende document niet online maar is het bestand wel digitaal? Dan vult u de bestandsnaam in en kunt u per mail het digitale bestand meesturen. - Het digitaal aanleveren van informatie heeft sterk onze voorkeur. Indien u informatie fysiek aan wilt leveren dan vult u in het informatieformulier de bestandsnaam in en stuurt u per post het betreffende document op. De IBT-coördinator beheert het informatieformulier en controleert of de benodigde gegevens in het formulier zijn verwerkt. Als het informatieformulier volledig is ingevuld dan verstuurt de IBT-coördinator in één keer het formulier per naar de provincie (ibt@fryslan.frl). Wij willen u er nogmaals op wijzen dat de deadline voor het aanleveren van informatie 15 juli is. Daarna controleren wij de aangeleverde informatie op volledigheid. Omdat in de praktijk is gebleken dat er bij het aanleveren van informatie iets mis kan gaan, sturen wij in die gevallen de IBT-coördinator rond 20 juli een zodat de ontbrekende informatie alsnog aangeleverd kan worden. Daarna zullen onze beleidsambtenaren starten met het beoordelingsproces. Indien er vragen zijn over de wijze van aanleveren of het gebruik van het informatieformulier horen wij dit graag. Mei freonlike groetnis, Bart ter Horst Medewerker financieel en interbestuurlijk toezicht Stêfburo Stipe Bestjoer & Direksje b.terhorst@fryslan.frl Tweebaksmarkt 52 (besikersadres) Postbus 20120, 8900 HM Leeuwarden Tink oan it miljeu foar 't jo beslute dizze mail te printsjen / Denk aan het milieu voor u besluit deze mail te printen << Disclaimer >> Aan dit bericht kunnen geen rechten worden ontleend. Provincie Fryslân 1

2 Oan dit berjocht kinne gjin rjochten ûntliend wurde. Provinsje Fryslân 2

3 provinsje fryslan provincie fryslan ^ ö <rt Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Achtkarspelen Postbus ZV BUITENPOST postbus hm leeuwarden tweebaksmarkt 52 telefoon: (058) telefax: (058) provincie@fryslan.nl vwvw.twitter.com/provfryslan c/5 Ö fh Leeuwarden, 11 mei 2017 verzonden,,, Ons kenmerk Afd./Opgave Behandeld door Uw kenmerk Bijlage(n) Stafbureau ondersteuning bestuur en directie H.J. Kemper / (058) of h.j.kemper@fryslan.frl O P. Onderwerp Interbestuurlijk toezicht Aanleiding De wet revitalisering generiek toezicht (Wet Rgt) is op 1 oktober 2012 in werking getreden. In het kader van deze wet houdt de provincie Fryslan toezicht op medebewindstaken van gemeenten, het Wetterskip en gemeenschappelijke regelingen. Dit zogenaamde Interbestuurlijk toezicht (IBT) heeft betrekking op de uitvoering van wettelijke taken op het gebied van archief- en informatiebeheer, financieel toezicht, huisvesting verblijfsgerechtigden, monumentenzorg en archeologie, omgevingsrecht/wabo, ruimtelijke ordening en water/riolering. In deze brief informeren wij u over de ontwikkelingen van het IBT. Bij de behandeling van de Wet Rgt is in de Staten Generaal de toezegging gedaan dat er twee jaar na de inwerkingtreding van de wet een tussenmeting IBT zou plaatsvinden en na vijfjaar een eindevaluatie. In de periode juni tot september 2014 heeft de tussenmeting plaatsgevonden. De eindevaluatie wordt in opdracht van het ministerie van BZK door Pro Facto (Rijksuniversiteit Groningen) uitgevoerd. In de komende maanden worden de resultaten verwacht. Een aantal Friese gemeenten heeft aan de eindevaluatie meegewerkt in de vorm van een enquête. Voor de ontwikkeling van het Friese IBT betekent dit dat wij, in afwachting van de eindevaluatie, geen verdere stappen zullen ondernemen. Het uitvoeringsprogramma en het overleg met de gemeentelijke coördinatoren en de klankbordgroep komen hiermee te vervallen. Omdat er dit jaar weinig verandering zal optreden in de toezichtsactiviteiten verwijzen wij u naar het uitvoeringsprogramma 2016 dat u is toegezonden op 31 mei 2016 en te downloaden is op Terugblik IBT-proces 2016 Een van de uitgangspunten van het Friese IBT is de zogenoemde voorkantbenadering. Communicatie met de gemeenten aan de voorkant van het proces speelt hierbij een belang- -1 /3- Ons kenmerk:

provinsje fryslän provincie fryslän ^ rijke rol. In 2016 is daarom bij aanvang van het IBT-proces overleg gevoerd met de gemeentelijke IBT-coördinatoren en de klankbordgroep.

4 provinsje fryslän provincie fryslän ^ rijke rol. In 2016 is daarom bij aanvang van het IBT-proces overleg gevoerd met de gemeentelijke IBT-coördinatoren en de klankbordgroep. In dit overleg is aandacht besteed aan de invulling van het uitvoeringsprogramma 2016, het aanleveren van informatie en de positionering van de horizontale verantwoording. Toezicht is het verzamelen van informatie, het vormen van een oordeel daarover en op grond daarvan eventueel interveniëren. Een onderdeel van toezicht is dus het verzamelen van informatie. Met de gemeenten is de afspraak gemaakt om de informatie voor 15 juli 2016 aan de provincie te verstrekken. Omdat het verstrekken van informatie in 2015 veel te wensen overliet hebben wij aangegeven dat overschrijding van deze datum zeer zwaar in de beoordeling wordt meegenomen. Uit de evaluatie 2016 kan de conclusie worden getrokken dat de gemeenten in 2016 aanzienlijk meer informatie hebben aangeleverd dan in Enerzijds is dit het gevolg van een betere digitale aanlevering en anderzijds omdat gemeenten hier tijdig op in konden spelen. Informatie die niet is ingeleverd, o.a. door een aantal herindelingsgemeenten, is met rood beoordeeld. De aangeleverde informatie is getoetst door middel van door Gedeputeerde Staten vastgestelde beoordelingskaders. Bij de eindbeoordeling is gebruik gemaakt van het zogenoemde stoplichtmodel (groen = op orde, oranje = matig op orde en rood = onvoldoende op orde. In februari 2017 is de jaarcyclus IBT 2016 afgerond. Over de resultaten zijn de gemeente via brief van 2 maart 2017op de hoogte gesteld. De verbeterpunten zijn nadrukkelijk gecommuniceerd met de gemeenten. ö <nj c/5 ^1 M-H V3 Ö!> O u De resultaten van het totaalbeeld van alle gemeenten zien er als volgt uit: E - L' '" -f Goed Matig Onvoldoende Archief en informatiebeheer 21 4 Financieel toezicht Huisvesting verblijfsvergunningen -1 halfjaar Huisvesting verblijfsvergunningen - 2 halfjaar Monumentenzorg en archeologie Omgevingsrecht/ Wabo Ruimtelijke Ordening Water/riolering 23 1 Archief en informatiebeheer Vier gemeenten scoren onvoldoende wegens het niet aanleveren van informatie. Twintig gemeenten en het Wetterskip scoren beter dan het voorgaande jaar, maar worden nog als matig beoordeeld omdat de verbeteringen meerdere jaren in beslag nemen. (Dit had grotendeels te maken met de digitalisering) Financieel toezicht Een gemeente stond onder preventief toezicht en scoort rood. Acht gemeenten scoren matig, omdat de eerste of de laatste jaarschijf niet structureel en/of reëel in evenwicht is. Huisvesting verblijfsvergunningen In de Ie helft van 2015 scoorden tien gemeenten matig, d.w.z. er is een achterstand, maar deze is kleiner dan de taakstelling. -2/3- Ons kenmerk:

In de 2e helft zijn dat negen gemeenten. Eén gemeente scoort het gehele jaar onvoldoende omdat de taakstelling niet is gehaald en de achterstand groter is dan de taakstelling.

5 In de 2e helft zijn dat negen gemeenten. Eén gemeente scoort het gehele jaar onvoldoende omdat de taakstelling niet is gehaald en de achterstand groter is dan de taakstelling. Monumentenzorg en archeologie Twee gemeenten scoren matig omdat ze niet voldoende informatie aangeleverd hebben. Twee gemeenten scoorden onvoldoende omdat er geen of te laat informatie is aangeleverd. Omgevingsrecht/Wabo Zeven gemeenten scoorden matig omdat een gedeelte van de informatie niet of te laat werd aangeleverd. Zes gemeenten scoorden onvoldoende omdat er geen of te weinig informatie is aangeleverd. Ruimtelijke ordening Vijftien gemeenten scoorden voldoende en drie gemeenten kregen een matige beoordeling. Vier gemeenten scoorden onvoldoende omdat documenten ontbreken. Twee gemeenten scoorden onvoldoende omdat er geen ofte laat informatie is aangeleverd. Water/riolering Eén gemeente scoort onvoldoende omdat er geen informatie is aangeleverd. De overige 23 gemeenten scoorden allemaal voldoende. Inzenden van informatie Om het aanleveren van informatie zo gemakkelijk mogelijk te maken hebben wij een informatieformulier samengesteld. Dit formulier, inclusief de gebruikshandleiding, is digitaal toegezonden aan uw IBT-coördinator die hierdoor op eenvoudige wijze de betreffende informatie aan kan leveren. Dit formulier kunt u ook vinden op Het volledig ingevulde formulier en de daarbij behorende informatie moet voor 15 juli 2017 worden ingeleverd bij de provincie. Ook dit jaar zal overschrijding van deze datum zeer zwaar in de beoordeling worden meegenomen. We vertrouwen erop dat uw gemeente alles in het werk zal stellen om dit te voorkomen. Tot slot willen wij nog expliciet aangeven, dat wij ervan uitgaan dat de gemeenteraad op de hoogte wordt gesteld van de door u toegezonden informatie in het kader van het interbestuurlijk toezicht. Namens het college van Ged Staten, dhr. H.D.S.S. Roescher Waarnemend afdelingshoofd Stafbureau Ondersteuning Bestuur en Directie -3/3- Ons kenmerk:

Vergelijkbare documenten

Mariska de Jager Van: Brouwer, Edwin Verzonden: donderdag 11 augustus 2016 10:56 Aan: Guido Klont CC: Dijk, Anne van Onderwerp: RE: afstemming uitkomsten aerius berekening Geachte