Jaarverslag raad en griffie 2017

Transcriptie

1 1 Jaarverslag raad en griffie 2017

2 Inhoud Het raadswerk in De personele bezetting in 2017: raad, steunfractie, griffie... 7 Het budget in Stand van zaken visie op de griffie in Doorkijkje naar Op de voorpagina van dit jaarverslag de gemeenteraad van Wageningen op 11 september

3 Het raadswerk in 2017 De raad van Wageningen bestaat uit 25 leden. Die waren, tot 13 december 2017, verdeeld over negen fracties: Fractie Aantal zetels D66 5 GroenLinks 5 Stadspartij Wageningen 4 PvdA 3 CDA 2 VVD 2 SP 2 ChristenUnie 1 Hart voor Wageningen 1 Totaal 25 Na 18 december 2017 bestond de raad uit acht fracties. De zetel van Hart voor Wageningen ging terug naar de Stadspartij. De raad vergadert aan de hand van voorstellen. Bijna altijd komen deze voorstellen van het college, soms van bijvoorbeeld het Presidium of een individueel raadslid (initiatiefvoorstel). Over de voorstellen wordt besloten in de raadsvergadering. Met ingang van 2016 heeft de gemeenteraad besloten de vergaderwijze te veranderen, de Politieke Avond werd ingevoerd. In 2017 is, na een evaluatie, besloten door te gaan met de Politieke Avonden. Voorstellen worden nu doorgaans voorbesproken in rondetafel- en opiniegesprekken. In de rondetafelgesprekken vindt het overleg met de burgers en andere betrokkenen plaats, maar ook met de portefeuillehouder. Debat over de onderwerpen vindt plaats in opiniegesprekken. Over amendementen en moties bij voorstellen wordt in de raadsvergadering gedebatteerd. Met een amendement wijzigt het raadsbesluit (ten opzichte van het door het college voorgestelde besluit). Een motie is bedoeld om de raad een gevoelen uit te laten spreken en het college aan te zetten om een actie uit te voeren. Daarnaast kan een motie ook gaan over een onderwerp dat niet staat geagendeerd. Tussen de (rondetafel- en opinie)gesprekken en de raadsvergadering die allemaal op één avond plaatsvinden, is een pauze gepland. Deze pauze is bedoeld voor informele ontmoeting tussen raads- en steunfractieleden, burgers, vertegenwoordigers van organisaties, collegeleden en ambtenaren. Ook kan een burger of vertegenwoordiger van een organisatie die een onderwerp onder de aandacht van de raadsleden wil brengen dat niet staat geagendeerd, dit in de pauze doen in een zogenaamd statafelgesprek. Voor de pauze, tijdens de Politieke Avonden, heeft het college ook de mogelijkheid een presentatie te geven. Hiervan is zes maal gebruik gemaakt. In de raadsvergaderingen kunnen raadsleden ook vragen stellen over onderwerpen die niet staan geagendeerd. 3

4 Kengetallen Politieke Avonden in Aantal Politieke Avonden Kengetallen Politieke Avonden in Aantal behandelde voorstellen 1 : Waarvan initiatiefvoorstel: 1 0 Aantal ingediende amendementen: waarvan aangenomen: Aantal ingediende moties: waarvan aangenomen: Aantal mondelinge vragen in de raadsvergadering: Aantal deelnemers aan statafelgesprekken: Aantal deelnemers aan rondetafelgesprekken: Debat tijdens de raadsvergadering Naast mondelinge vragen kunnen raadsleden ook vragen op schrift stellen aan het college. Dit zijn de zogenaamde artikel 39 vragen (geregeld in artikel 39 van het Reglement van Orde) en de schriftelijke rondvragen. Het verschil tussen beide is dat over de antwoorden op artikel 39 vragen door het college wordt besloten, deze antwoorden vergen meer tijd dan de schriftelijke rondvragen 1 Het betreft hier voorstellen waar besluitvorming over heeft plaats gevonden (dus exclusief opinienotities) 4

5 waarbij de portefeuillehouder de antwoorden (na overleg met zijn/haar collega s via de mail) geeft. De mogelijkheid van de schriftelijke rondvraag is begin 2016 ingevoerd. Kengetallen schriftelijke vragen Aantal artikel 39 vragen: 9 10 Aantal schriftelijke rondvragen: De raad kent een aantal bijzondere commissies met hun eigen taak: De voorzitters van de negen vertegenwoordigde fracties in de gemeenteraad vormen gezamenlijk het Presidium. Het Presidium gaat vooral over de werkwijze van de raad. De agendacommissie, waarin de voorzitters van de raadsvergadering en van de rondetafel- en opiniegesprekken zitting hebben, stelt de agenda s op voor de vergaderingen van de Politieke Avonden. De rekenkamer is ingesteld door de raad om onderzoek te doen naar met name de doelmatigheid en de doeltreffendheid van beleid. Hierin hebben drie mensen zitting die niet in de raad zitten. De Rekenkamer maakt zelf een jaarverslag waarin te lezen is welke onderzoeken er in 2017 zijn gedaan. Kengetallen bijzondere commissies Aantal vergaderingen van het presidium: 5 5 Aantal vergaderingen van de agendacommissie: Aantal vergaderingen rekenkamer: 7 11 Het stadhuis voorafgaand aan de Politieke Avond 5

6 De raad organiseert door het jaar heen nog een aantal activiteiten, zoals wijkbezoeken, themabijeenkomsten en werkbezoeken. Het wijkbezoek werd in 2016 op een nieuwe leest geschoeid en is opgenomen in de Buurtsafari. In 2017 vond deze in de Nude plaats. Er werden drie themabijeenkomsten georganiseerd. De volgende onderwerpen werden daarin behandeld: 1. De rol van de raad in de participatieve democratie (21 februari) 2. Deltadijk (18 april) 3. Bijeenkomst in het kader van Testlab Lokale Democratie (3 oktober) Themabijeenkomst 21 februari Op 17 februari vond het jaarlijkse bezoek van de gemeenteraad aan Wageningen UR plaats. Op 20 oktober werd de raad opnieuw uitgenodigd door Wageningen UR, dit maal om kennis te maken met de nieuwe bestuurder, Rens Buchwaldt. Kengetallen overige activiteiten Aantal themabijeenkomsten: 3 3 Aantal wijkbezoeken: 1 1 Aantal werkbezoeken: 2 1 De raad probeert inwoners en andere belangstellenden op de hoogte te houden van de behandeling van raadsvoorstellen en besluitvorming in de raad via de informatiepagina Uit de Raad. Meer informatie is doorlopend te vinden op Kengetallen Uit de Raad Aantal uitgaven Uit de raad: De raads- en steunfractieleden worden van hun inkomende post (brieven van burgers, uitnodigingen, brieven van het college en dergelijke) op de hoogte gehouden via een wekelijkse digitale nieuwsbrief, de Raadsflits. Kengetallen Raadsflits Aantal raadsflitsen:

7 De personele bezetting in 2017: raad, steunfractie, griffie De bezetting van de raad heeft in 2017 een aantal wijzigingen ondergaan. Diederik van der Loo (SP) nam afscheid in de raadsvergadering van 30 januari. Zijn plaats werd ingenomen door John Heemskerk. Op 11 september werd Jan-Willem Lammers (D66) geïnstalleerd. Hij kwam in de raad na het vertrek van Peter Veldman. Op 18 december werd afscheid genomen van Harald van Roekel (Hart voor Wageningen). Voor hem in de plaats kwam Lara Minnaard (Stadspartij). De volgende personen maakten eind 2017 deel uit van de raad (de eerstgenoemde bij iedere fractie is de fractievoorzitter): Fractie D66 GroenLinks Stadspartij Wageningen PvdA CDA VVD SP ChristenUnie Raadsleden Paul Toxopeus Gjin Ceca Mark Giebels Roeland Janssen Jan-Willem Lammers Hettie van Nes Erik-Jan Bijleveld Wim Haver Adriana Hulsmann Guido van Vulpen Rien Bor Marike van der Leeden Lara Minnaard Mark Reijerman Dicky Stijns Mathilde Maijer Petra van Amersfoort Hans Teunisse Martijn Weenink Mirjam Wildekamp Marc Kiel Alexander Udink ten Cate Frank Bos John Heemskerk Peter de Haan De voorzitter van de raad is Geert van Rumund. Hij werd voor een tweede keer herbenoemd door de gemeenteraad. De plaatsvervangend voorzitter is Rien Bor. Hans Teunisse is de tweede plaatsvervanger. Herbenoeming burgemeester in raadsvergadering 19 juni De fracties kunnen zich, in het eerste gedeelte van de Politieke Avond (de rondetafel- en opiniegesprekken), laten bijstaan door steunfractieleden. Per fractie kunnen dit er maximaal 6 zijn. 7

8 Aan het einde van 2017 stonden 28 steunfractieleden geregistreerd, als volgt verdeeld over de fracties: Fractie Aantal steunfractieleden D66 5 GroenLinks 0 Stadspartij Wageningen 5 PvdA 3 CDA 3 VVD 3 SP 5 ChristenUnie 4 Totaal in 2017: 28 In 2016: 21 Bij de griffie is de bezetting in 2017 niet gewijzigd. De griffie bestaat uit: Suzanne van Dijk (raadsadviseur), Ruud Regtvoort (griffiemedewerker), Ellen Speet (raadsgriffier) en Hanna Verhoeven Suerink (raadsadviseur). Griffie Wageningen 8

9 Het budget in 2017 De raad beschikt over een aantal eigen budgetten voor het raadswerk. In 2017 is de raad binnen het budget gebleven dat in totaal was begroot. De meest opvallende afwijkingen in het raadsbudget staan hieronder op een rij: In 2017 zijn de vergoedingen van de raadsleden omhoog gegaan. Daarom is de post salarissen overschreden. De post controle is overschreden. Dit heeft twee oorzaken: 1. De accountant heeft meerwerk moeten verrichten vanwege wetgeving waarin is geregeld dat nu het jaarverslag moet worden gecheckt op consistentie met de jaarrekening 2. Door twee aangenomen amendementen op de jaarrekening heeft de accountant een nieuwe controleverklaring moeten afgeven. 9

10 Stand van zaken visie op de griffie in 2017 Het Presidium heeft eind 2011 een visie op de griffie vastgesteld. Deze is in 2012 aangevuld. Ook het afgelopen jaar is vanuit deze visie gewerkt door de griffie. De stand van zaken rond de verschillende aandachtsvelden die in de visie zijn genoemd is als volgt: Aandachtsvelden Werkzaamheden Stand van zaken Administratieve proces rond vergaderstukken Beoordeling stukken Oplegnotities Advisering en ondersteuning voorzitters Advisering amendementen/moties 1. Gestroomlijnde vergaderingen en vergaderstukken 2. Professionalisering raad Voorstellen verbetering besluitvormingsproces Voorstellen voor trainingen Inwerken (in het geval van nieuwe raad) 3. Communicatie burgers Informatieverstrekking via Uit de Raad en website Stimuleren helder debat Inbreng burgers stimuleren Adviseren over communicatie met burgers Communicatie over vergaderwijze 4. Coachende rol organisatie 5. Verbeteringen administratieve organisatie 6. Externe vertegenwoordiging Vraagbaak voor schrijven van voorstellen en het betrekken van de raad in besluitvormingsprocessen Efficiënter werken Digitalisering Overleg in Foodvalleyverband 10 Dit is de kerntaak van de griffie. Verbetering van deze taak is een continue proces. Van belang hierbij was het verder verbeteren van de handreikingen voor de voorzitters en de oplegnotities (en het aanpassen aan de vergaderwijze). In 2017 is een start gemaakt met een traject om de samenwerking tussen gemeenteraad en college en tussen gemeente en inwoners te verbeteren. Dit loopt door in 2018, onder de naam testlab, een project van het ministerie van BZK en de VNG. De brochures over de Politieke Avond zijn gewijzigd na de evaluatie van de vergaderwijze die tot een paar aanpassingen heeft geleid. Het gaat hierbij om een algemene brochure over hoe de Politieke Avond werkt en een aparte voor mensen die zich melden voor een rondetafel- of statafelgesprek. Ook telefonisch en via de mail zijn er veel contacten geweest rond de Politieke Avonden. De griffie staat open voor het vroegtijdig (voordat een raadsvoorstel is opgesteld) sparren over de formulering van beslispunten en voor advisering bij het betrekken van de raad in het proces. Dat gebeurt regelmatig. Het overleg tussen griffier en secretaris is afgelopen jaar geïntensiveerd om de samenwerking te verbeteren. In 2016 is gestart met een nieuw raadsinformatiesysteem: Notudoc. Notudoc neemt steeds meer de plaats in van andere communicatiemiddelen (bijvoorbeeld de Ingekomen Stukken die niet meer via de Raadsflits worden verstuurd). Er vindt regelmatig een overleg plaats van de raadsgriffiers in FoodValleyverband, samen met de directeur van het bureau van

11 7. Communicatie organisaties/bedrijven Contactmomenten bedrijven/instellingen FoodValley. Daarnaast schuift de griffier (bij toerbeurt met collega s uit de regio) aan bij de vergaderingen van de Regiocommissie Foodvalley. De griffier is daarnaast vertegenwoordigd in de VNGcommissie raadsleden en griffiers. Er vonden twee werkbezoeken plaats aan Wageningen UR. Vanzelfsprekend had de griffie met meer bedrijven en instellingen contact, vaak naar aanleiding van voorstellen die werden behandeld tijdens de Politieke Avond. 11

12 Doorkijkje naar is het jaar van de gemeenteraadsverkiezingen start met drie bijeenkomsten, in regionaal verband, voor potentiële nieuwe raadsleden. Na de verkiezingen zal het inwerkprogramma lokaal worden voorgezet door bijeenkomsten in de avonduren en een raadsweekend. En vanzelfsprekend zullen er coalitieonderhandelingen plaatsvinden die door de griffie worden ondersteund. Griffie/Ellen Speet/januari