Geleideformulier voor behandeling in commissie en/of raad. Griffie-advies voor behandeling in commissie en/of raad. Behandeling in de raadscommissie

Transcriptie

1 Geleideformulier voor behandeling in commissie en/of raad CASENUMMER 12G PORT.HOUD: Kerckhaert ONDERWERP: Shared Services Netwerk Twente. Griffie-advies voor behandeling in commissie en/of raad RAADSGRIFFIE GRIFFIER: DHR. G.J. EEFTINK ADJUNCT-GRIFFIER: MW. A. HAARHUIS ADJUNCT-GRIFFIER: DHR. L.F. NIJLAND paraaf griffier Behandelen Informeren Datum Commissie Fysiek Commissie Sociaal Commissie Bestuur I Trefpunt (uitgebreide commissie) Raadsvergadering 28/2 LN Opmerkingen griffier: Behandeling in de raadscommissie Bestuur Fysiek Sociaal Datum: Agendapunt: Besluit: Geïnformeerd Akkoord voor raadsbehandeling Hamerstuk Niet-akkoord paraaf griffier Opmerkingen commissiegriffier: Stuknummer:

2 BESLISSINGSFORMULIER COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS CASENUMMER BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER 12G / ONDERWERP Shared Services Netwerk Twente G.J. van den Berg SO Ke AGENDANUMMER AFGESTEMD MET PORTEFEUILLEHOUDER? Ja GERAADPLEEGDE ADVIESORGANEN N.v.t. INTERACTIE/PARTICIPATIE N.v.t. BELEIDSPROGRAMMA/FACETAGENDA N.v.t. COMMUNICATIE Openbaar Publiceren op openbare besluitenlijst. De interne communicatie vindt plaats in samenhang met de communicatie over de organisatieontwikkelingen. OPMERKINGEN VAN DE SECRETARIS ONTWERPBESLUIT Het college besluit: 1. Met instemming kennis te nemen van: a) het visiedocument Shared Services Netwerk Twente, een ontwikkelingsgerichte aanpak d.d. 1 december 2011 inclusief het principe van coalition of the willing dat van harte wordt onderschreven; b) de onderlinge afspraken gemaakt door de secretarissen over regionale samenwerking op het gebied van de bedrijfsvoering; c) de Uitvoeringsagenda Shared Services Netwerk Twente 2011/2012, waarbij de gemeente Hengelo op dit moment: - met voorrang inzet op de samenwerkingsdossiers: Inkoop, P&O, Informatie & Automatisering, Sociale diensten, Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT), Leerplicht, Leerlingenvervoer en leerlingenadministratie en de Transities; - in de verdere uitwerking o.b.v. de aspecten efficiency, kwaliteit en kwetsbaarheid een nadere afweging zal maken over samenwerking op de dossiers: vastgoedbeheer, communicatie, juridische zaken, analyse financiële risico s gemeenten, (overige) basisregistraties, Financiën & Control en Twente Milieu; - ten aanzien van de samenwerking op het gebied van de sociale werkvoorziening het vooralsnog laat bij de huidige samenwerking in haar GR Sociaal Werkbedrijf; d) de benoeming van Gert Jan Eikenaar, kwartiermaker in de opstartfase, als programmamanager Shared Services Netwerk Twente. 2. De commissie Bestuur hierover te informeren. BESLUIT DATUM

3 BEGROTINGSASPECTEN De kosten van het programmamanagement en initiële kosten voor het starten van de verschillende projecten worden begroot op euro per jaar. Deze kosten worden gezamenlijk gefinancierd via de verdeelsleutel als opgenomen in de bijlage Verdeelsleutel kosten programmaorganisatie. Voor Hengelo komt dit neer op een bedrag van ,- per jaar. Vooralsnog kunnen deze kosten ten laste van het budget Externe adviezen binnen het product Bestuurlijke samenwerking worden gebracht. Beschikbaar is ,-; een geringe afwijking van dit budget blijft binnen de marges en is acceptabel omdat dit kan worden opgevangen binnen het totale product. Na 2 jaar wordt de voorgestelde manier van geëvalueerd en kan bekeken worden of we deze bijdrage structureel in de begroting moeten opnemen. FORMATIEASPECTEN Dit voorstel heeft geen gevolgen voor de formatie. ONTWERPTOELICHTING T.B.V. OPENBARE BESLUITENLIJST Bestuurders van de veertien Twentse gemeenten en de regiobestuurder hebben met elkaar afgesproken de mogelijkheden in kaart te brengen om de komende tijd de samenwerking op het gebied van de eigen bedrijfsvoering te intensiveren. Het huidige financieel-economische klimaat, de forse rijksbesparingen, de verwachte krapte op de overheidsmarkt en de noodzakelijke bezuinigingen in de gemeentehuizen, het Waterschapskantoor en op het Regiokantoor zijn de belangrijke drijfveren voor intensivering van de samenwerking. Als uitgangspunt is afgesproken het principe van de Coalition of the willing. Het gemeentebestuur van Hengelo onderstreept het toekomstgerichte belang van samenwerking en ziet de nodige kansen in samenwerking vanuit het oogpunt van kwaliteit, reductie van kwetsbaarheid en kostenbesparing. Hengelo zet om te beginnen met stip in op samenwerking binnen de dossiers Inkoop, P&O, Informatie & Automatisering, Sociale diensten, Leerplicht, Leerlingenvervoer en leerlingenadministratie, Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) en de Transities (AWBZ, Jeugdzorg, Wet Werken naar Vermogen, RUD, Veiligheidsregio). Samenwerking op nog meer terreinen is ook goed denkbaar. Keuzes daarin zullen de komende tijd worden gemaakt. TOELICHTING/AANDACHTSPUNTEN T.B.V. COLLEGE BIJLAGE(N) - Nota aan colleges van B&W van de Twentse gemeente, het college van het waterschap Regge & Dinkel, het DB van de Regio Twente en het DB van de Veiligheidsregio Twente; - Visiedocument: Shared Services Netwerk Twente, een ontwikkelingsgerichte aanpak d.d. 1 december 2011; - Verdeelsleutel kosten programmaorganisatie; - Uitvoeringsagenda 2011/2012 (concrete thema s); - Concept intranetbericht

4 ADVIES VOOR BESLISSING VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS CASENUMMER 12G ONDERWERP Shared Services Netwerk Twente AANLEIDING EN DOEL Tijdens de bestuurlijke conferentie van 22 maart 2011 in Zenderen hebben de collegeleden van de veertien Twentse gemeenten en de regiobestuurder met elkaar afgesproken de mogelijkheden in kaart te brengen om de komende tijd de samenwerking op het gebied van de eigen bedrijfsvoering te intensiveren. Het huidige financieel-economische klimaat, de forse rijksbesparingen, de krapte op de overheidsmarkt en de noodzakelijke bezuinigingen in de gemeentehuizen, het Waterschapskantoor en op het Regiokantoor zijn de belangrijke drijfveren voor intensivering van de samenwerking. Als uitgangspunt is afgesproken het principe van de Coalition of the willing. De organisaties die de samenwerking willen intensiveren zijn de 14 Twentse gemeenten, het Waterschap Regge en Dinkel, de Veiligheidsregio en de Regio Twente. OVERWEGINGEN De secretarissen hebben op zich genomen de intensivering van de samenwerking op het gebied van de bedrijfsvoering verder uit te werken. Op basis van de inventarisatie van de onderdelen waarop al wordt samengewerkt is vervolgens in de werkconferentie van Twentse gemeentesecretarissen, de regiosecretaris en de secretaris van het Waterschap Regge en Dinkel in De Lutte van 7 juli 2011 gesproken over de aanpak. Er is afgesproken de samenwerking te intensiveren via een ontwikkelingsgerichte aanpak, met als doel vergroting van de toekomstbestendigheid via beperking van de kosten van bedrijfsvoering, beperking van de organisatorische kwetsbaarheid met behoud van kwaliteit. Dit met respect voor bestaande configuraties, de agenda s, de onderlinge verschillen in de onderdelen waarop men wil samenwerken en de aansluitsnelheid. De onderdelen zijn vervolgens door de secretarissen onderzocht op kansen, mogelijkheden en wenselijkheden. In de vergadering van de Kring van Twentse Secretarissen van 26 oktober 2011 hebben de secretarissen de resultaten gepresenteerd en besproken. Tevens is gesproken over de visie op ontwikkelingsgerichte samenwerking. De onderzoeken duiden op een aantal kansrijke onderwerpen en thema s, die ofwel gezamenlijk ofwel (in een eerste benadering) in verschillende configuraties worden opgepakt. Naar karakter worden 4 clusters van bedrijfsvoering onderscheiden: 1. Uitwisseling van kennis, informatie, personeel en afstemming agenda s (basale vorm van samenwerking op alle terreinen bedrijfsvoering), 2. Randvoorwaardelijke bedrijfsvoeringsprocessen (P&O, I&A, Financiën, Basisregistraties), 3. Omvangrijke routinematige uitvoeringsprocessen (administraties), 4. Bedrijfsvoeringsaspecten van decentralisaties Jeugdzorg, AWBZ/WMO en Wet Werken naar Vermogen, Sociale Werkbedrijven en Sociale diensten, VRT en RUD. Op 23 november 2011 hebben de 14 gemeentesecretarissen, de regiosecretaris Twente en de secretaris van Waterschap Regge en Dinkel afspraken gemaakt over intensivering van de samenwerking op het gebied van de bedrijfsvoeringsprocessen. De samenwerking wordt vormgegeven middels een Shared Services Netwerk Twente. Dit is een open netwerkstructuur waar binnen de regio Twente in ook verschillende configuraties van gemeenten op verschillende (ondersteunende) werkprocessen wordt samengewerkt aan toekomstbestendigheid. Deze gezamenlijke Twentebrede ontwikkeling is ontwikkelingsgericht. Bestaande samenwerkingsconfiguraties worden gerespecteerd. Het merk Shared Services Netwerk Twente zorgt voor gemeenschappelijkheid, verbinding en identiteit. Shared Services Netwerk Twente is van en voor alle Twentse gemeenten. Deze aanpak is innovatief passend en kan zo bijdragen aan bij het gewenste imago van Twente. Onderwerpen die op de uitvoeringsagenda staan zijn: Facilitaire zaken: inkoop Facilitaire zaken: vastgoedbeheer Communicatie Juridische zaken Analyse financiële risico s gemeenten Personeel & organisatie Informatisering & Automatisering Basisregistraties

5 Financiën & Control Leerplicht, leerlingenvervoer en leerlingenadministratie Sociale Werkbedrijven Sociale diensten Twente Milieu Transities Wij onderstrepen het belang van samenwerking gericht op de toekomstbestendigheid van haar organisatie en vanuit het oogpunt van kwaliteit, aantrekkelijk werkgeverschap, reductie van kwetsbaarheid en kostenbesparing. Daarbij wordt primair ingezet op samenwerking binnen de dossiers Inkoop, P&O, Informatie & Automatisering, Sociale diensten, Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT), Leerplicht, Leerlingenvervoer en leerlingenadministratie en de Transities. Hierin maakt zij telkens deel uit van een coalition of the willing. Gezien de spankracht van de organisatie werken we conctructief mee in de overige dossiers, met de intentie om wanneer de tijd rijp is aansluiting daarbij te zoeken. Bij het maken van die afweging staan de aspecten efficiency, kwaliteit en kwetsbaarheid voorop. Goede nota is genomen van de in de commissie Bestuur van 19 januari geventileerde opvatting van meerdere raadsleden, dat ook het aspect van solidariteit reden kan zijn om op een bepaald terrein tot samenwerking over te gaan. Wij zien ook dat goede samenwerking loont, zoals binnen de gezamenlijke inkoop en aanbesteding (accountantsdiensten, schoonmaak en energie) en het Gemeentelijk Belastingkantoor Twente. Voor samenwerking binnen de sociale werkbedrijven participeert de gemeente Hengelo reeds in haar GR Sociale werkbedrijf, gezamenlijk met Borne en de Hof van Twente. Er wordt vooralsnog geen aanleiding gezien daarnaast op hetzelfde terrein andere samenwerkingsverbanden aan te gaan. Het tot stand komen van het Shared Services Netwerk Twente gebeurt met een programmatische sturing. Dit programmamanagement zorgt dat er vooruitgang wordt geboekt, interactie en onderlinge uitwisseling plaatsvindt, wordt aangejaagd en samenhang wordt georganiseerd. Het zorgt voor communicatie, monitoring, doelbereiking maar ook dat er stollingsmomenten zijn. Besluiten worden voorbereid en secretarissenoverleg en ambtelijke opdrachtgevers / projectleiders domeinen worden ondersteund. De organisatie beheert ook als belangrijk communicatiekanaal. Deze lichte organisatie bestaat uit een programmamanager met ondersteuning. De secretaris van de Regio Twente treedt op als opdrachtgever voor de programmamanager. De kosten van het programmamanagement en initiële kosten voor het starten van de verschillende projecten worden begroot op euro per jaar. Deze kosten worden gezamenlijk gefinancierd via de verdeelsleutel als opgenomen in de bijlage Verdeelsleutel kosten programmaorganisatie. Deze manier van organiseren wordt na 2 jaar geëvalueerd. FINANCIËLE EN PERSONELE ASPECTEN Het tot stand komen van het Shared Services Netwerk Twente gebeurd door een programmatische sturing. Vanuit de Regio is dhr. Eikenaar benoemd als kwartiermaker dan wel programmamanager Shared Services Netwerk Twente. De kosten van het programmamanagement en initiële kosten voor het starten van de verschillende projecten worden begroot op euro per jaar. Deze kosten worden gezamenlijk gefinancierd via de verdeelsleutel als opgenomen in de bijlage Verdeelsleutel kosten programmaorganisatie. Voor Hengelo komt dit neer op een bedrag van ,- per jaar. Vooralsnog kunnen deze kosten ten laste van het budget Externe adviezen binnen het product Bestuurlijke samenwerking worden gebracht. Beschikbaar is ,-; een geringe afwijking van dit budget blijft binnen de marges en is acceptabel omdat dit kan worden opgevangen binnen het totale product. Na 2 jaar wordt de voorgestelde manier van geëvalueerd en kan bekeken worden of we deze bijdrage structureel in de begroting moeten opnemen. Verdere ambtelijke inzet (uren) in samenwerking vanuit afdelingen/sectoren wordt niet in rekening gebracht, tenzij hierdoor onbillijke situaties ontstaan of binnen de samenwerkingsdossiers hierover specifieke afspraken worden gemaakt.. De financiering van kosten (out of the pocket) en investeringen nodig voor de gewenste ontwikkelingen worden binnen de domeinen/sectoren georganiseerd, tenzij anders wordt afgesproken. VERVOLGTRAJECTEN EN -PRODUCTEN Jaarlijks wordt een uitvoeringsagenda opgesteld waarin de voortgang op de domeinen wordt gerapporteerd en voorstellen worden gedaan voor het vervolg. Tussentijdse berichtgeving vindt periodiek plaats aan de Kring van Twentse Secretarissen.

6 ADVIES AAN HET COLLEGE Het college besluit: 1. Met instemming kennis te nemen van: a) het visiedocument Shared Services Netwerk Twente, een ontwikkelingsgerichte aanpak d.d. 1 december 2011 inclusief het principe van coalition of the willing dat van harte wordt onderschreven; b) de onderlinge afspraken gemaakt door de secretarissen over regionale samenwerking op het gebied van de bedrijfsvoering; c) de Uitvoeringsagenda Shared Services Netwerk Twente 2011/2012, waarbij de gemeente Hengelo op dit moment: - met voorrang inzet op de samenwerkingsdossiers: Inkoop, P&O, Informatie & Automatisering, Sociale diensten, Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT), Leerplicht, Leerlingenvervoer en leerlingenadministratie en de Transities; - in de verdere uitwerking o.b.v. de aspecten efficiency, kwaliteit en kwetsbaarheid een nadere afweging zal maken over samenwerking op de dossiers: vastgoedbeheer, communicatie, juridische zaken, analyse financiële risico s gemeenten, (overige) basisregistraties, Financiën & Control en Twente Milieu; - ten aanzien van de samenwerking op het gebied van de sociale werkvoorziening het vooralsnog laat bij de huidige samenwerking in haar GR Sociaal Werkbedrijf; d) de benoeming van Gert Jan Eikenaar, kwartiermaker in de opstartfase, als programmamanager Shared Services Netwerk Twente. 2. De commissie Bestuur hierover te informeren.

7 NOTA AAN COLLEGES VAN B&W VAN DE TWENTSE GEMEENTEN, HET COLLEGE VAN HET WATERSCHAP REGGE & DINKEL, HET DAGELIJKS BESTUUR VAN DE REGIO TWENTE EN HET DAGELIJKS BESTUUR VAN DE VEILIGHEIDSREGIO TWENTE SHARED SERVICES NETWERK TWENTE Voorstel 1. kennis nemen van het visiedocument Shared Services Netwerk Twente, een ontwikkelingsgerichte aanpak d.d. 1 december 2011, 2. kennis nemen van de onderlinge afspraken gemaakt door de secretarissen over regionale samenwerking op het gebied van de bedrijfsvoering, 3. kennis nemen van de Uitvoeringsagenda Shared Services Netwerk Twente 2011/ een budget beschikbaar te stellen overeenkomstig de verdeling opgenomen in bijlage 2 t.b.v. de programmaorganisatie en initiële kosten Shared Services Netwerk Twente Achtergrond Tijdens de bestuurlijke conferentie van 22 maart 2011 in Zenderen hebben de collegeleden van de veertien Twentse gemeenten en de regiobestuurder met elkaar afgesproken de mogelijkheden in kaart te brengen om de komende tijd de samenwerking op het gebied van de eigen bedrijfsvoering te intensiveren. Het huidige financieel-economische klimaat, de forse rijksbesparingen, de krapte op de overheidsmarkt en de noodzakelijke bezuinigingen in de gemeentehuizen, het Waterschapskantoor en op het Regiokantoor zijn de belangrijke drijfveren voor intensivering van de samenwerking. Als uitgangspunt is afgesproken het principe van de Coalition of the willing. De organisaties die de samenwerking willen intensiveren zijn de 14 Twentse gemeenten, het Waterschap Regge en Dinkel, de Veiligheidsregio en de regio-organisatie Regio Twente. In het verleden zijn er naast de Regio Twente verschillende relatief robuuste configuraties voor nauwere samenwerking ontstaan: Netwerkstad, West-Twente-4, Dinkelland-Tubbergen en Enschede- Losser. Ook vindt op veel andere terreinen, onderwerp- of themagericht, in meer of mindere mate robuuste samenwerking plaats. De VRT (veiligheid) en de RUD (netwerkorganisatie vergunningen, toezicht en handhaving VROM-taken) zijn vormen van samenwerking in de implementatiefase. Een mozaïek van multilaterale en multischale verbindingen en afspraken, dat voortdurend in beweging is en zich ontwikkelt De secretarissen hebben de opdracht gekregen intensivering van de samenwerking op het gebied van de bedrijfsvoering verder uit te werken. Op basis van de inventarisatie van de onderdelen waarop al wordt samengewerkt is vervolgens in de werkconferentie van Twentse gemeentesecretarissen, de regiosecretaris en de secretaris van het Waterschap Regge en Dinkel in De Lutte van 7 juli 2011 gesproken over de aanpak. Er is afgesproken de samenwerking te intensiveren via een ontwikkelingsgerichte aanpak, met als doel vergroting van de toekomstbestendigheid via beperking van de kosten van bedrijfsvoering, beperking van de organisatorische kwetsbaarheid met behoud van kwaliteit. Dit met respect voor bestaande configuraties, de agenda s, de onderlinge verschillen in de onderdelen waarop men wil samenwerken en de aansluitsnelheid. De onderdelen zijn vervolgens door de secretarissen onderzocht op kansen, mogelijkheden en wenselijkheden. In de vergadering van het secretarissenoverleg Twente van 26 oktober 2011 hebben de secretarissen de resultaten gepresenteerd en besproken. Tevens is gesproken over de visie op ontwikkelingsgerichte samenwerking. De onderzoeken duiden op een aantal kansrijke onderwerpen en thema s, die ofwel gezamenlijk ofwel (in een eerste benadering) in verschillende configuraties worden opgepakt. Naar karakter worden 4 clusters van bedrijfsvoering onderscheiden: 1. Uitwisseling van kennis, informatie, personeel en afstemming agenda s (basale vorm van samenwerking op alle terreinen bedrijfsvoering), 2. Randvoorwaardelijke bedrijfsvoeringsprocessen (P&O, I&A, Basisregistraties), 3. Omvangrijke routinematige uitvoeringsprocessen (administraties),

8 4. Decentralisaties Jeugdzorg, AWBZ/WMO en Wet Werken naar Vermogen en Sociale Werkbedrijven en Sociale diensten. Op 23 november 2011 hebben de 14 gemeentesecretarissen, de regiosecretaris Twente en de secretaris van Waterschap Regge en Dinkel afspraken gemaakt over intensivering van de samenwerking op het gebied van de bedrijfsvoeringsprocessen. Als bijlage zijn de visie op samenwerken en een eerste uitvoeringsagenda toegevoegd. De volgende afspraken over samenwerken zijn gemaakt: Shared Services Netwerk Twente Shared Services Netwerk Twente is een open netwerkstructuur waar binnen de regio Twente in ook verschillende configuraties van gemeenten op verschillende (ondersteunende) werkprocessen wordt samengewerkt aan toekomstbestendigheid. Deze gezamenlijke Twentebrede ontwikkeling is ontwikkelingsgericht (dit is nader uiteengezet in het Visiedocument Shared Services Netwerk Twente; bijlage 1). Bestaande samenwerkingsconfiguraties worden gerespecteerd. Het merk Shared Services Netwerk Twente zorgt voor gemeenschappelijkheid, verbinding en identiteit. Shared Services Netwerk Twente is van en voor alle Twentse gemeenten. Deze aanpak is innovatief passend en kan zo bijdragen aan bij het gewenste imago van Twente. Doelen centraal De primaire doelen zijn het beperken van de kosten van bedrijfsvoering, het terugdringen van de kwetsbaarheid en minimaal het behoud van kwaliteit. De te behalen voordelen zullen gerealiseerd worden binnen de afzonderlijke organisaties. Bij het terugdringen van de kosten van bedrijfsvoering wordt verwacht dat een kostenreductie van indicatief 10% in 2015 (t.o.v. 2011) mogelijk is. Convergentieplan De doelen zijn beperking van de kosten van bedrijfsvoering, beperking van de kwetsbaarheid en behoud van kwaliteit. De basale samenwerking bestaat in de regiobrede uitwisseling van kennis, informatie en personeel en waar relevant in de afstemming van agenda s. Meer rendement (beperking kosten en afname kwetsbaarheid) ontstaat door convergentie via het harmoniseren van personeel, processen en systemen, via standaardisatie. Rendement noodzaakt tot de ontwikkeling van richtinggevende referenties ofwel een grondplaat (bouwstenen, principeafspraken, referentiearchitectuur, referentieprocessen en samenhangen productie, organisatie en techniek). Een grondplaat (randvoorwaardelijkheden) wordt nader uitgewerkt. Rendement ontstaat geleidelijk naarmate de convergentie voortschrijdt. Die geleidelijkheid maakt het mogelijk natuurlijke aangrijpingspunten en natuurlijke investeringsmomenten te gebruiken om aan te haken en desintegratiekosten en kapitaalvernietiging te minimaliseren. Dit past bij een ontwikkelingsgerichte aanpak. Het betreft een complex ontwikkelproces waarin balans moet worden gehouden tussen de (eigenheid van) diverse gemeenten/organisaties en de beoogde resultaten, tussen vrijheid in het spel en anderzijds prikkels en verantwoordelijkheid voor een gezamenlijk perspectief. Het ontwikkelproces kan uitmonden in verschillende (tussentijdse) modaliteiten. Hierbij hoort een lichte manier van sturen en organiseren. Secretarissen collegiaal verantwoordelijk Als uitgangspunt wordt een gezamenlijke ontwikkeling gemaakt onder collegiale verantwoordelijkheid (zelfbinding) van de 14 gemeentesecretarissen, de secretaris van het waterschap en de secretaris van de Regio Twente (Secretarissenoverleg).

9 Het secretarissenoverleg fungeert als opdrachtgeversforum. Alle relevante ontwikkelingen worden hier afgestemd. Uit het secretarissenoverleg wordt een kernteam geformeerd. De secretaris van de regioorganisatie Twente treedt op als opdrachtgever voor de Uitvoeringsagenda.. De secretarissen zorgen voor een sfeer waarin de professionals de doelstellingen oplossingsgericht, creatief en pragmatisch kunnen bereiken, ze sturen op beweging en borging. Zorgen voor duidelijkheid over prioriteiten. De secretarissen creëren en onderhouden commitment door ambassadeur te zijn in hun eigen organisatie. De diverse opdrachten worden uitgewerkt en bewaakt op congruentie en robuustheid. Afstemming investeringen In het secretarissenoverleg worden de investeringen van afzonderlijke gemeenten of subregionale configuraties van gemeenten afgestemd. Het gaat om investeringen die substantieel van aard zijn en de grondplaat betreffen, waardoor zicht ontstaat op en over de gevolgen voor toekomstige samenwerking kan worden gesproken. Aanpak via Communities of Practice De secretarissen zijn eigenaar/ambtelijk opdrachtgever van verschillende domeinen/onderwerpen en organiseren Communities of Practice (CoP). Binnen deze CoP s vindt de uitwerking plaats van de onderzoeken, de plannen van aanpak en wordt de (bestuurlijke) besluitvorming (door de afzonderlijke colleges) voorbereid. De organisatie ervan wordt per domein bepaald. Programmamanagement Programmamanagement zorgt dat er vooruitgang wordt geboekt, interactie en onderlinge uitwisseling plaatsvindt, wordt aangejaagd en samenhang wordt georganiseerd. Het zorgt voor communicatie, monitoring, doelbereiking maar ook dat er stollingsmomenten zijn. Besluiten worden voorbereid en secretarissenoverleg en ambtelijke opdrachtgevers / projectleiders domeinen worden ondersteund. De organisatie beheert ook als belangrijk communicatiekanaal. Deze lichte organisatie bestaat uit een programmamanager met ondersteuning. De secretaris van de Regio Twente treedt op als opdrachtgever voor de programmamanager. De kosten van het programmamanagement en initiële kosten voor het starten van de verschillende projecten worden begroot op euro per jaar. Deze kosten worden gezamenlijk gefinancierd via de verdeelsleutel als opgenomen in bijlage 2. Deze manier van organiseren wordt na 2 jaar geëvalueerd. De volgende afspraken zijn gemaakt over de onderdelen waarop zal worden samengewerkt: Sturing vindt primair plaats op de doelen kostenbeperking, beperking kwetsbaarheid en behoud van kwaliteit. Jaarlijks wordt een uitvoeringsagenda opgesteld waarin de voortgang op de domeinen wordt gerapporteerd en voorstellen worden gedaan voor het vervolg. Tussentijdse berichtgeving vindt periodiek plaats aan het secretarissenoverleg. In de Uitvoeringsagenda Shared Services Netwerk Twente 2011/2012 zijn domeinen en onderdelen verbonden aan de eerder genoemde clusters van bedrijfsvoering nader aangeduid. De uitvoeringsagenda is een levend (werkend) document wat tot uiting zal komen in periodieke bijstellingen op de onderdelen en de configuraties. Een eerste agenda met de onderdelen waarop en de configuraties waarin wordt samengewerkt is bijgevoegd (bijlage 3). Ambtelijke inzet (uren) in samenwerking wordt niet verrekend, tenzij hierdoor onbillijke situaties ontstaan of andere afspraken worden gemaakt. Jaarlijks wordt de inzet, indien nodig geacht, verrekend.

10 De financiering van kosten (out of the pocket) en investeringen nodig voor de gewenste ontwikkelingen worden binnen de domeinen georganiseerd, tenzij anders wordt afgesproken. Communicatie over de gemaakte afspraken vindt plaats via de secretarissen in de eigen organisatie, en via bijgaande intranetbericht (bijlage 4) Bijlagen: 1. Visiedocument: Shared Services Netwerk Twente, een ontwikkelingsgerichte aanpak d.d. 1 december 2011, 2. Verdeelsleutel kosten programmaorganisatie, 3. Uitvoeringsagenda 2011/2012 (concrete thema s), 4. Intranetbericht.. 1/12/2011

11 Shared Services Netwerk Twente Een ontwikkelingsgerichte aanpak Regio Twente Gert-Jan Eikenaar 1 December 2011

12 2

13 Shared Services Netwerk Twente Een ontwikkelingsgerichte aanpak Visie op het organiseren van een productieve samenwerking op het terrein van bedrijfsvoeringsprocessen -CONCEPT- Opdrachtgever Klaas de Vries, secretaris Regio Twente a.i. Auteur Gert-Jan Eikenaar, kwartiermaker Versie V 2.0 Datum 1 december 2011 Secretarissenoverleg V 1.0: 26 oktober 2011 / 23 november

14

15 1 Inleiding Samenwerken in de Regio Twente: vertreksituatie Inventarisatie Werkconferentie 7 juli 2011, De Lutte Ontwikkelingsgerichte aanpak: organiseren van samenwerking Doelen centraal Convergentie: harmoniseren, optimaliseren en standaardiseren voor rendement en flexibiliteit Verkennend samenwerken Verschillende intensiteiten en schalen (modaliteiten) Sturen via een voortschrijdend Uitvoeringsprogramma Ontwikkelingsgericht samenwerken in Twente: doelen en scope Stel doelen centraal Concretiseer beperking kwetsbaarheid Concretiseer beperking kosten Bepaal ambitie kwaliteit Stel de scope vast Nulsituatie vastleggen Ontwikkelingsgericht samenwerken in Twente: organisatie transitie Shared Services Netwerk Twente Structureel overleg secretarissen Proceseigenaren en CoP Kwartiermaker/programmamanager ontwikkelingsgerichte aanpak Uitvoeringsprogramma 2011/ Ontwikkelen grondplaat samenwerking Afstemming investeringen Financiering 22 5

16 1 Inleiding Shared Services Netwerk Twente is de paraplu waaronder binnen de regio Twente in verschillende allianties van gemeenten, waterschap en regio-organisatie op verschillende ondersteunende werkprocessen wordt samengewerkt. Tijdens de werkconferentie Shared Services Twente van de Twentse gemeentesecretarissen, de secretaris van het Waterschap Regge en Dinkel en de regiosecretaris Twente op 7 juli 2011 in De Lutte is afgesproken de samenwerking op het gebied van de bedrijfsvoering te intensiveren. Hierdoor willen de gemeenten (m.m. waterschap, regio-organisatie) een grotere toekomstbestendigheid organiseren via het beperken van de kwetsbaarheid van de organisaties, het leveren van kwaliteit en het beperken van de kosten van uitvoering. In dit document is de visie om via een ontwikkelingsgerichte aanpak het intensiveren van het samenwerken aan ondersteunende processen verder uitgewerkt. De ontwikkelingsgerichte aanpak kenmerkt zich door een aanpak die ruimte biedt aan verschillen in mate, schaal en aansluitsnelheid van samenwerking (coalition of the willing) en door de mogelijkheid van sturing op samen vastgestelde doelen. Twentse gemeenten kennen een lange historie van samenwerken. Tijdens de werkconferentie in juli is, vanwege de gewijzigde context (Regeerakkoord, crisis, bezuinigingen) een extra impuls gegeven. In de notitie wordt eerst in hoofdstuk 2 een beeld geschetst van op welke gebieden op dit moment al wordt samengewerkt. In hoofdstuk 3 wordt een theoretisch kader neergezet over samenwerken. Vervolgens wordt de aanpak verder uitgewerkt naar de Twentse situatie. In hoofdstuk 4 wordt ingegaan op doelen en scope, in hoofdstuk 5 op de organisatie naar meer samenwerking in de regio. Ten opzichte van de opdracht vanuit de bestuurlijke conferentie in Zenderen is de scope tijdens de werkconferentie in De Lutte verbreed van bedrijfsvoering naar bedrijfsvoering en (ondersteunende) uitvoeringsprocessen en is het beoogde onderzoek een gezamenlijk zoekproces geworden. Deze visie beperkt zich tot de bedrijfsvoeringsprocessen. In een separaat document wordt het Uitvoeringsprogramma Shared Services Netwerk Twente 2011/2015 gepresenteerd. Samenwerken in Twente is ons inziens bestuurlijk noaberschap; het is een proces van wederzijds geven en nemen in het belang van de inwoners van Twente. Wij zien vooral een pragmatische insteek van samenwerking waaraan alle veertien gemeenten zich kunnen gaan committeren. Twentse samenwerking is samenwerking die is gericht op de maatschappelijke opgaven van Twente en die zich typeert door breed draagvlak van de gemeenten en de provincie en ook door wisselende coalities van samenwerkende gemeenten. Doch bovenal is de Twentse samenwerking gestoeld op respect voor ieders rol en verantwoordelijkheid. Bron: Intergemeentelijke samenwerking in Twente herijkt Advies Commissie Kerckhaert aan het dagelijks bestuur van Regio Twente Januari

17 2 Samenwerken in de Regio Twente: vertreksituatie 2.1 Inventarisatie In juni en juli 2011 heeft een inventarisatie plaatsgevonden (Regio Twente, 2011) van de bestaande samenwerking binnen de regio Twente. Deze inventarisatie is quick and dirty en geeft een algemeen beeld van de huidige situatie. De organisaties die de samenwerking willen intensiveren zijn 14 Twentse gemeenten, het Waterschap Regge en Dinkel en de regio-organisatie Regio Twente. In het verleden zijn er naast de Regio Twente verschillende relatief robuuste allianties voor nauwere samenwerking ontstaan: Netwerkstad, West-Twente, Dinkelland-Tubbergen en Enschede-Losser. Ook vinden op veel andere terreinen in meer of mindere mate robuuste samenwerking plaats. Supranationaal, regionaal en subregionaal in een mozaïek van gemeenschappelijke regelingen, overdracht van taken, bestuursovereenkomsten, uitleen van personeel en afstemmingsoverleggen ten aanzien van primaire processen. VERSCHILLENDE ALLIANTIES Figuur 1. Verschillende subregionale allianties in Twente (Werkconferentie 7/7/2011) VRT (veiligheid) en RUD (netwerkorganisatie vergunningen, toezicht en handhaving VROMtaken) zijn robuuste vormen van samenwerking in de implementatiefase. Bovendien zijn er vele initiatieven (bottom-up) van zelforganisatie (ingenieursdiensten, Basisregistratie Grootschalige Topografie). 7

18 PRODUCTIEVE SAMENWERKING PRIMAIRE PROCESSEN REGIO TWENTE VRT/RUD I.O. GBT REKENKAMER WEST-TWENTE Figuur 2. Productieve samenwerking regio Twente (Werkconferentie 7/7/2011) Samenwerking op het gebied van ondersteunende processen (bedrijfsvoeringsprocessen) is echter tot op heden beperkt van de grond gekomen. Wel zijn ook op dit terrein de afgelopen jaren ervaringen opgedaan, de een meer succesvol dan de ander. De samenwerking op deze processen werd veelal vormgegeven vanuit de ontwerpbenadering. De focus was daarbij sterk gericht op de technische vormgeving. In zo n proces zijn vraagstukken leidend zoals welke systemen worden gebruikt, hoe verdeel je het werk in structuren, processen, functies en taken. Het proces wordt voornamelijk projectmatig aangepakt. Alles wordt op voorhand uitgeschreven. Samenwerken is hier vooral gericht op materie en vorm. En de haalbaarheid werd veelal sterk bepaald door uitvoering van businesscases. BEDRIJFSVOERING CONCLUSIES PRODUCTIEVE SAMENWERKING BEDRIJFSVOERING BEPERKT FACILITAIRE ZAKEN / INKOOP: UITVOERING PRODUCTIEVE SAMENWERKING IN 2 COMPLEMENTAIRE ALLIANTIES THEMATISCHE UITVOERING SAMENWERKING IN VERSCHILLENDE ALLIANTIES (interne arbeidsmarkt, trainees, breedbandverbinding, salarisadministratie, inistratie, telefooncentrale, uitwisseling vacatures, helpdesk ICT) VEEL IN ONDERZOEK EN OP DE TEKENTAFEL VERSCHILLENDE ALLIANTIES ONDERZOEKEN SAMENWERKING I&A: ICT VERSCHILLENDE ALLIANTIES ONDERZOEKEN SAMENWERKING P&O: SAPA OOK STAGNATIE DOOR BUSINESSCASES, SYSTEEM- EN STRUCTUURDISCUSSIES Figuur 3. Conclusies samenwerking bedrijfsvoering Twente (Werkconferentie, 7/7/2011). De huidige situatie kan worden getypeerd als een diversiteit aan samenwerkingsmodaliteiten, allianties en verbindingen tussen de verschillende organisaties. Verschillende gemeenten en dito processen, personen, systemen en structuren. En er bestaat een register van succesvolle als minder succesvolle samenwerkingsinitiatieven zowel regionaal als subregionaal, zowel betrekking hebbend op primaire als bedrijfsvoeringsprocessen. 8

19 2.2 Werkconferentie 7 juli 2011, De Lutte De werkconferentie van 7 juli jl. in De Lutte is een vervolg op de bestuursconferentie in Zenderen van afgelopen maart waar is afgesproken de mogelijkheden in kaart te brengen om de komende tijd de samenwerking op het gebied van de eigen bedrijfsvoering te intensiveren. Dat is concreet vertaald in een opdracht aan de regiosecretaris en gemeentesecretarissen waarin gevraagd is allereerst te inventariseren wat er momenteel speelt aan samenwerking en samenvoeging van onderdelen van de bedrijfsvoering tussen (clusters van) de Twentse gemeenten en Regio Twente. En vervolgens op basis van deze inventarisatie te onderzoeken op welke (minimale) schaal (met Twente als raamwerk) en voor welke bedrijfsvoeringsonderdelen de maximale voordelen behaald kunnen worden. Het gaat dan om voordelen die tot uiting kunnen komen in verbetering van de dienstverlening aan de burgers en bedrijven en realisering van substantiële kostenbesparingen. Tijdens de werkconferentie is afgesproken dat de gemeentesecretarissen aan de slag gaan met de thema s waarop samengewerkt kan worden. Daar zijn naast bedrijfsvoeringsprocessen ook uitvoeringsprocessen in beeld gekomen. Om een volgende sprong voorwaarts te maken met betrekking tot de samenwerking in de regio op ondersteunende- en uitvoeringsprocessen is afgesproken om te richten op het stellen van gezamenlijke doelen en een ontwikkelingsgerichte aanpak (hoofdstuk 3). De gemeentesecretarissen brengen ten aanzien van de thema s de inhoud in beeld en bekijken wat de samenwerking kan betekenen in de zin van kostenbesparing, beperking kwetsbaarheid en verhoging kwaliteit. Ook kijken zij naar de passende samenwerkingsvorm en welke coalities eventueel bereid zijn te starten. Zij gaan hiervoor onder meer in gesprek met betrokken professionals van de verschillende gemeenten. De aan te stellen kwartiermaker probeert vervolgens onder regie van een programmaopdrachtgever een Uitvoeringsprogramma op te stellen. De gewijzigde context (crisis, Regeerakkoord, bezuinigingen), de overeenkomsten in doelen en de meer ontwikkelingsgerichte aanpak vormen de basis voor deze gezamenlijke vervolgstappen onder de vlag van Shared Services Netwerk Twente. 9

20 3 Ontwikkelingsgerichte aanpak: organiseren van samenwerking Gezien de ervaringen, zowel nationaal (ROB, 2010: Einde van de blauwdrukplanning ) als in Twente (Kerckhaert 2010, hoofdstuk 2), de nieuwe inzichten (co-creatie, zelforganisatie, 2 de orde veranderingen) en de afspraken gemaakt in Zenderen en in De Lutte is het organiseren van een meer ontwikkelingsgerichte aanpak van samenwerken aan het vergroten van de toekomstbestendigheid door de gemeenten, het waterschap en de regio-organisatie geïndiceerd. De visie op ontwikkelingsgericht samenwerken bestaat uit een aanpak die gebruik maakt van verschillende elementen die onderstaand worden toegelicht. Kern van het ontwikkelingsgericht samenwerken is dat continue sturing, uitwisseling en afstemming plaatsvindt op deze elementen, waardoor een geleidelijke convergentie plaats vindt. De volgende elementen spelen daarbij een rol: doelen centraal, convergentie door harmoniseren en standaardiseren voor rendement, verkennend samenwerken, verschillende modaliteiten (intensiteiten en schalen) en sturing. FACETTEN ONTWIKKELINGSGERICHTE AANPAK Doelen - Kosten - Kwetsbaarheid - Kwaliteit Scope Verschillende processen Verschillende personen Harmoniseren/standaardiseren voor rendement SAMENWERKING BEDRIJFSVOERING Coalition of the willing Verschillende systemen Verschillende structuren Organisatie Transitie - Step by step - Multi form - Multi speed - Grondplaat Figuur 4. Facetten ontwikkelingsgericht samenwerken (Werkconferentie 7/7/2011) 3.1 Doelen centraal Samenwerken gebeurt vanuit een gezamenlijke ambitie en perspectief. Samenwerken op het gebied van de bedrijfsvoeringsprocessen wordt in Twente gezien als middel om toekomstbestendig te blijven of te worden. Door de kwetsbaarheid van de organisatie te verminderen, kosten van uitvoering terug te dringen en de kwaliteit te kunnen blijven leveren wordt de toekomstbestendigheid vergroot. Voorheen werd via businesscases getracht financiële voordelen en terugverdientijden te concretiseren. Dit gebeurt zoals eerder beschreven met wisselend succes. Het stellen van doelen, deze doelen centraal stellen en vervolgens deze doelen managen is een andere benadering, die hier verder wordt uitgewerkt. Deze doelen dienen wel concreet en reëel te zijn. 10

21 Een onderzoek naar de uitgangssituatie en het bepalen van een referentiekader kunnen hierbij behulpzaam zijn. 3.2 Convergentie: harmoniseren, optimaliseren en standaardiseren voor rendement en flexibiliteit Het harmoniseren, optimaliseren en standaardiseren van werkprocessen en in het verlengde hiervan de systemen zijn nodig voor het bereiken van de doelen. Convergentie staat aan de basis van rendement door o.a.: Verbetering van communicatie door de hantering dezelfde begrippen en definities; Verbetering in kwaliteit van het werk (b.v. door best practices; procesoptimalisatie); Verbetering in kwantiteit van op te leveren producten (effectiever en efficiënter); Uitwisseling van kennis en personeel eenvoudiger. Gezamenlijke investeringen; Gezamenlijke inkoop; Reduceren van kosten door gebruik te maken van elkaars gespecialiseerde competenties en de minder sterke delen aan te vullen met competenties van anderen; Concentreren van repeterend en gestructureerd werk, eenduidige aanpak; Samen een klantengroep beter bedienen; Verhogen van innovatiekracht door te leren van elkaar en van elkaars cultuur. Door het ontwikkelen van een gezamenlijke grondplaat (bouwstenen, standaarden, referenties, principes, afspraken) wordt een fundament gelegd voor geleidelijke convergentie van processen en systemen. Deze grondplaat geeft de ontwikkelingsrichting en brengt focus, samenhang en structuur. Het geeft de mogelijkheid om op natuurlijke momenten (investeringsbeslissingen) aan te haken. De modaliteiten die gaande weg ontstaan kunnen worden opgevat als stations naar, indien nodig en gewenst, verdergaande convergentie. 3.3 Verkennend samenwerken Bij verkennend samenwerken zoeken organisaties die zich voor een gezamenlijke of vergelijkbare opdracht gesteld zien elkaar op en werken samen om hun eigen kennisniveau te vernieuwen. Door ervaringen en kennis uit te wisselen, leren organisaties van elkaar en creëren ze gezonde voorwaarden voor het uitvoeren van de opdracht. De partijen verbonden in zo n samenwerking zijn niet exclusief aan elkaar verbonden, maar zijn in hun samenwerking gelijkwaardig. Dat betekent overigens niet dat de deelnemende organisaties even groot zijn, maar gelijkwaardig in de zin dat ze een vergelijkbare autoriteit bezitten op het terrein waarop wordt samengewerkt. De verkennende benadering is een gezamenlijk zoekproces naar de beste manier en intensiteit van samenwerken gegeven de doelen. Niet vooraf in een structuur vastleggen, maar gaandeweg onderzoeken welke samenwerkingsvorm het beste past bij het processoort. Het begint met het bijeen brengen van mensen en het harmoniseren van processen (linkerkant van het schema in figuur 4). Wel met visie en een doel voor ogen, maar het eindresultaat ligt niet vast in een blauwdruk. 11

22 Figuur 5. Samen werken tussen organisatie (Kaats, van Klaveren & Opheij, 2005) Deze visie gaat ook uit van het ontwerpen voor evolutie. Wat vandaag wordt bedacht is morgen weer verouderd. Dat neemt niet weg dat er stollingsmomenten zijn waarop e.e.a. meer ontwerpgericht verticaal geborgd zal moeten worden. Ook kan blijken dat verschillende processen verschillende optima tussen doelen en intensiteit van samenwerken nodig hebben. Kortom een proces- en relatiegerichte, interactieve strategie: toekomstgericht, samen optrekken, veel interacties t.b.v. een hoog verandervermogen, bottom-up en aansluiten bij de reeds aanwezige energie. Kern van de aanpak zijn de Communities of Practices (CoP). Groepen van professionals, dwars door organisaties heen, die elkaar regelmatig (digitaal) treffen, achterban betrekken en uiteindelijk aanpakken en adviezen formuleren. Een dergelijk aanpak kent een hoog innovatievermogen (Boonstra, 2010) door de aanwezige diversiteit en aanwezige collectieve creativiteit. Opbrengsten van samenwerken ontstaan in de loop van de tijd. De wereld om ons heen verandert snel. Hoge dynamiek en complexiteit vragen om een flexibele en snel schakelende overheden. Technologische ontwikkelingen gaan snel. Op het gebied van bijvoorbeeld ICT dient zich het fenomeen cloud computing aan. Gemeenten zijn dan geen eigenaar meer van infrastructuur en dataopslag (private of publieke cloud). Maar vrager naar functionaliteiten, gebruiker en eigenaar van gegevens. Geen investeringen meer maar betalen voor gebruik en opslag. Een momentane discussie over systeemkeuze wordt zo in een ander perspectief geplaatst. Samenwerken met visie en backmapping, als onderdeel van verkennend samenwerken, ondersteunt innovatie en neemt mogelijk barrières tot samenwerken weg, zoals in niet ondenkbare bovenstaande voorbeeld. Verkennend samenwerken mondt uit in een meer of mindere vorm van intensievere samenwerking (paragraaf 3.4) in ook verschillende allianties. 12

23 3.4 Verschillende intensiteiten en schalen (modaliteiten) De manieren van samenwerken (modaliteiten) kunnen verschillen in schaal en ook in intensiteit (mate). In figuur 6 neemt de intensiteit van samenwerken toe in de volgorde van afstemmen naar coördineren, regisseren, bundelen en fuseren (samenvoegen). In het vervolg worden deze termen gebruikt (zie figuur 10 voor omschrijving niveaus). Afhankelijk van het werkproces waarbij samenwerking gewenst is, zal bekeken moeten worden welke intensiteit optimaal is. In het ene geval is afstemmen voldoende om doelen te bereiken en in het andere uiterste is het voor rendement nodig krachten te bundelen. Wel kan worden beredeneerd dat harmonisatie en standaardisatie nodig zijn om grotere effecten te sorteren. Het optimum is afhankelijk van doelen en werkproces (zie ook hierna). De intensiteit is het grootst bij fuseren en bundelen. Organisaties worden (deels) gecombineerd, medewerkers worden bij elkaar gevoegd en veelal blijft de identiteit van één organisatie over. Er ontstaan vraagstukken op het gebied van eigenaarschap, juridische vormgeving, financiering, opdrachtgever-opdrachtnemer relaties (transactioneel samenwerken in figuur 5). Bij de andere intensiteiten worden afspraken gemaakt tussen organisaties over uitwisseling van kennis en medewerkers, afspraken over investeringen (investmentboard), afspraken over programmering en financiële afspraken (verrekening). SAMENWERKEN EN SAMENWERKEN IS 2 Desintegratienadelen Efficiënetievoordeel Afstemmen Coördineren Regisseren Bundelen fuseren Mate van samenwerking Figuur 6. Potentieel efficiëntievoordeel afhankelijk van mate van samenwerking (Henk van Kessel, 2011). Naar mate de intensiteit van samenwerken toeneemt treden verschijnselen als desintegratie en desoriëntatie in sterkere mate op. Zeker bij de intensiteit fuseren zal er in de aanloop sprake zijn van een kop op de kosten en een deuk in de prestaties (figuur 7). Opbrengsten van samenwerken ontstaan dan pas in de loop van de tijd (terugverdientermijnen). Het proces van schaalvergroting wordt voornamelijk gedreven door interne overwegingen (efficiencyoverwegingen). De effecten blijken in de praktijk niet alleen positief te zijn. De grotere afstand tot de (interne) klant is misschien wel het belangrijkste bezwaar van het opereren op grote schaal. Overigens blijken grotere gemeenten, gerelateerd aan het aantal inwoners, niet minder, maar juist meer medewerkers te hebben. 13

24 Figuur 7. Kop op de kosten en deuk in de prestaties (Struik & Brugman, 2010). Bij vergroting van de schaal zullen ook meerkosten ontstaan waardoor het schaalvoordeel niet eindeloos toeneemt. Op een gegeven moment zijn er extra apparatuur, medewerkers of gebouwen nodig om de productie mogelijk te maken. Daarnaast groeien de kosten voor afstemming binnen de organisatie. Er komen vaak meer leidinggevenden. Ook hier geldt het verkennen van de best passende schaal gegeven een werkproces. Voordelen ontstaan dus sowieso niet spontaan; voordelen moeten worden georganiseerd en gemanaged door doelen te stellen (zie 3.1). 3.5 Sturen via een voortschrijdend Uitvoeringsprogramma Deze visie gaat over de totstandbrenging van de modaliteiten en de geleidelijke convergentie door harmonisatie, standaardisatie en optimalisatie van processen en systemen om uiteindelijke de gestelde doelen te kunnen bereiken. Het feit dat resultaat niet komt uit de geïsoleerde onderdelen maar uit de samenhangende set, maakt sturing nodig en gewenst. De ontwikkelingsgerichte aanpak vraagt dus wel degelijk om sturing en coördinatie. In tegenstelling tot de ontwerpgerichte benadering staan de doelen centraal en wordt met name gestuurd op voortgang van het proces, interactie, samenhangen en betekenisgeving. Een complex ontwikkelproces waarin balans moet worden gehouden. Balans tussen de (eigenheid van) diverse organisaties en de beoogde resultaten. Evenwicht in vrijheid in het spel en anderzijds prikkels en verantwoordelijkheid voor een gezamenlijk perspectief. Een manier van organiseren die complementair, overkoepelend en inbeddend is t.o.v. van hetgeen er al is. Het is dus nodig de verschillende inspanningen zichtbaar te maken en op elkaar af te stemmen. De daadwerkelijke inspanningen worden opgenomen in een voortschrijdend Uitvoeringsprogramma gebaseerd op een doelen-inspanningen-middelen-netwerk (figuur 9) en omvat de hieruit af te leiden acties en maatregelen. In het programma zijn zowel de acties en maatregelen die de ontwikkelingsgerichte aanpak betreffen opgenomen zoals het concretiseren van doelen, het vaststellen van de nulsituatie en het ontwikkelen van de grondplaat. Daarnaast de oprichting en inrichting van samenwerkingsmodaliteiten als ook het volgen van de werking van de modaliteiten door monitoring van de doelbereiking. Het programma bevat ook een hoofdstuk organisatie en middelen. In deze zin is er sprake van programmatisch werken en programmasturing. Het besturen van een programma begint met het opstellen van plannen. Daarna wordt regelmatig de voortgang gemeten en worden, afhankelijk van de uitkomsten van deze voortgangsmeting, bijsturingmaatregelen getroffen. Deze maatregelen kunnen iets veranderen aan de benodigde middelen, aan de afgesproken prestaties of aan de gestelde doelen. 14

25 Vanwege de hoge dynamiek en de voortdurende stroom van (autonome) veranderingen heeft de programma een voortschrijdend karakter. Alhoewel de hoofddoelstelling helder is en de subdoelen concreet kan vanwege het zoekend karakter op onderdelen in alle tijdelijkheid sprake zijn van vaagheid. Er zal manoeuvreerruimte moeten zijn voor succes. Sturen op samenhang geeft tevens een basis aan een multi-issue benadering. Iedere partner wil per saldo voordelen / opbrengsten zien. Dit kan betekenen een plus bij het ene proces en een min bij het andere proces. Per saldo een plus of het nadeel collectiveren. 15

26 4 Ontwikkelingsgericht samenwerken in Twente: doelen en scope 4.1 Stel doelen centraal Tijdens de werkconferentie van 7 juli jl. zijn vanwege de wenselijkheid van toekomstbestendigheid van de gemeenten een drietal doelen benoemd: - beperking (organisatorische) kwetsbaarheid, - beperking kosten, - kwaliteit. Voordelen ontstaan zoals eerder vastgesteld niet spontaan; voordelen moeten worden georganiseerd en gemanaged. Hiervoor is het zinvol de doelen zo SMART mogelijk te maken. En te differentiëren naar de verschillende hoofdprocessen (zie 4.2) Concretiseer beperking kwetsbaarheid Kwetsbaarheid kent verscheidene aspecten. Organisatorische kwetsbaarheid als gevolg van de veranderende arbeidsmarkt, als gevolg van hogere eisen aan competenties en kwantitatieve personeelstekorten. Een maat voor kwetsbaarheid is niet direct afleidbaar. Te denken valt aan daling van de kosten van inhuur (relatie met kosten) en snelheid van vervullen van vacatures (aantrekkelijkheid als werkgever) maar ook mate van harmonisatie en standaardisatie Concretiseer beperking kosten Waar het gaat op beperking van de kosten kunnen de beste gemeenten in Nederland als referentiekader dienen. Een referentiekader voor de kosten van generieke overhead biedt de databank van Berenschot (zie figuur 9). Ook een percentage kosten-reductie/jaar kan worden gehanteerd. Een andere benadering is het onderzoeken en gezamenlijk bepalen van een reele doelstelling ten aanzien van de kostenreductie per domein/proces. (Een ruwe conservatieve benadering van de omvang van de generieke overhead (definitie Berenschot!!). Van de ruwweg 6000 fte (14 gemeenten + regio-organisatie) is 30% = 2000 fte generieke overhead. Keer euro (gemiddelde loonkosten/fte) = 100 miljoen euro 16