Plan van aanpak ICD-10

Transcriptie

1 Plan van aanpak ICD-10 december 2013

2

3 Inhoud 1. Waarom ICD-10? 4 2. Doelstelling 5 3. Aanpak Voorfase Fase 1: Informatieverplichting ICD-10 diagnose per Fase 2: Integratie in productstructuur 7 4. Rollen en verantwoordelijkheden 9 3

4 1. Waarom ICD-10? De International Classification of Diseases (ICD) is het internationaal gestandaardiseerde classificatiesysteem van diagnosen waarmee ziekenhuizen alle ziektebeelden en diagnosen van patiënten eenduidig kunnen registreren. De ICD-10 is de nieuwste versie van het classificatiesysteem van diagnosen. De classificatie wordt voor Nederland beheerd door het WHO- FIC CC (ondergebracht bij het RIVM) en internationaal door de World Health Organization (WHO). Met ICD-10 kunnen ziekenhuizen alle ziektebeelden en diagnosen van patiënten eenduidig registreren. De ICD-10 is volledig up-to-date en bevat de nieuwste ziektebeelden en diagnosen. Tot voor kort registreerde Nederland uitsluitend in ICD-9. Dit is 33 jaar oud en wordt niet meer onderhouden. Volgens partijen zijn de voordelen van ICD-10 de betere internationale vergelijkbaarheid, betere mogelijkheden tot het berekenen van sterftecijfers, verbeteren informatievoorziening over zorguitgaven, bestrijden/opsporen fraude, het meten van kwaliteit, het bepalen van zorgzwaarte en mogelijkheid voor meer specialisme-overstijgendheid van de productstructuur. 4

5 2. Doelstelling Tot en met 2012 heeft het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) de invoering van ICD-10 gecoördineerd. De invoering van ICD-10 had tot dat moment vooral betrekking op de Landelijke Medische Registratie (LMR). VWS heeft in dit traject 2 fases doorlopen: - In de eerste fase van het traject lag de nadruk op het creëren van draagvlak en de randvoorwaarden om de ICD-10 te kunnen registeren. - De tweede fase was gericht op de transitie van ziekenhuizen om daadwerkelijk de stap naar registratie van de ICD-10 te zetten in de LMR. De NVZ en NFU hebben met hun leden afgesproken dat per 2013 alle ziekenhuizen in ICD-10 zullen coderen. De meeste ziekenhuizen waren ultimo 2013 in hun LMR over op ICD-10. Belangrijke kanttekening daarbij is dat binnen de LMR alleen de dag- en klinische opnamen geregistreerd worden (dus niet de poliklinische patiënten). VWS wilde dit traject op een hoger plan brengen en heeft de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) in april 2013 de opdracht gegeven ICD-10 te koppelen aan de bekostiging. In het kort komt de opdracht van VWS neer op het volgende: - Breng in kaart hoe de invoering van ICD-10 bij ziekenhuizen en ZBC s momenteel verloopt en wat de stand van zaken is. - Breng in kaart wat de mogelijkheden en belemmeringen zijn van het gebruik van ICD-10 bij ziekenhuizen en ZBC's om daadwerkelijk een eenmalige vastlegging aan de bron en vermindering van administratieve lasten te realiseren. - Bepaal de impact voor ziekenhuizen, ZBC s, artsen, verzekeraars en andere stakeholders en gebruik de resultaten uit de impactanalyse om ICD-1O in het DOT-systeem te integreren. Geef richting ziekenhuizen en ZBC s aan hoe vastlegging van de ICD-10-diagnoses moet plaatsvinden. - Pas de regelgeving aan zodat vastlegging van de ICD-10- diagnose voor DOT verplicht wordt. - Maak een overall planning die erop gericht is dat per 2014 ICD- 10 gebruikt kan worden voor de vastlegging in DOT en waarbij per 1 januari 2015 ICD-10 in DOT verplicht geregistreerd wordt. Door de ICD-10 classificatie te koppelen aan de bekostiging wordt de invoering en het gebruik van de ICD-10 bevorderd. Hiermee wordt bereikt dat door eenmalige vastlegging aan de bron voor meervoudig gebruik de administratieve lasten sterk worden teruggebracht. Concreet betekent dit dat registratie ten behoeve medisch doeleinden gekoppeld is aan de registratie ten behoeve van de bekostiging. 5

6 3. Aanpak 3.1 Voorfase De NZa heeft, in overleg met veldpartijen, in 2013 ingezet op de diagnose-thesaurus als hulpmiddel om de (eenmalige) registratie aan de bron (voor meervoudig gebruik) te stimuleren. Door Dutch Hospital Data (DHD) is de zogenaamde diagnose-thesaurus ontwikkeld. Deze thesaurus werkt met medische termen zoals medisch specialisten die gebruiken (de zogenaamde referentietermen) en geeft op basis van deze termen een suggestie voor zowel een DBC-diagnose als een ICD-10 diagnose. DBC-Onderhoud voert momenteel een autorisatie van de koppeling van referentietermen naar DBC-diagnose uit. Recent hebben we moeten concluderen dat gezien de huidige stand van zaken (aantal geautoriseerde specialismen) dit hulpmiddel in 2014 geen formeel karakter kan hebben. 3.2 Fase 1: Informatieverplichting ICD-10 diagnose per 2015 De NZa is van mening dat per 2015 fundamentele stappen op het gebied van ICD-10 moet worden gezet. De NZa heeft geconstateerd dat de meeste ziekenhuizen voor de LMR ultimo 2013 wel de ICD-10 registratie hanteren. Enkele ziekenhuizen registreren nog op basis van ICD-9. Vastlegging van ICD-10 ten behoeve van uitsluitend de LMR is echter niet voldoende om de volgende redenen: - De LMR is niet gekoppeld aan de declaratiestroom en daarom niet breed beschikbaar; - LMR vindt alleen plaats bij dagopname en klinische patiënten; - Het is in bijna alle ziekenhuizen een achteraf registratie (op basis van het medisch dossier) door medisch codeurs, waardoor eenmalige vastlegging aan de bron niet plaats vindt. Om deze registratie op een hoger plan te krijgen wil de NZa per 2015 de ICD-10 registratie koppelen aan het declaratieverkeer. Er komt een informatieverplichting om per 2015 ICD-10 diagnoses te registeren én te vermelden op de nota. Deze informatieverplichting wordt opgenomen in de Nader Regel Medisch Specialistische Zorg. Door het vermelden van deze ICD-10 diagnose op de nota wordt registratie aan de bron gestimuleerd. Immers moet voordat een declaratie wordt uitgestuurd de ICD-10-diagnose zijn vastgelegd. Voor een instelling ligt het dan voor de hand om niet alleen de DBC-diagnose registratie, maar ook de ICD-10 diagnose registratie al aan de bron te laten plaatsvinden (i.p.v. een achterafregistratie). Een hulpmiddel voor deze registratie aan de bron is de diagnose-thesaurus van DHD. Met het vastleggen in referentietermen wordt ook de relatie tussen DBCdiagnose en ICD-10 diagnose inzichtelijk. Deze koppelingen kunnen ook input leveren voor het vervangen van de DBC-diagnose door de ICD-10 diagnose in de productstructuur (zie ook fase 2 hieronder). 6

7 Om de informatieverplichting per 2015 mogelijk te maken zal de NZa de volgende acties oppakken: 1. Met de vaststelling van dit Plan van Aanpak neemt de NZa een voorgenomen besluit over de verplichte vermelding van ICD-10 op de nota. Zo weten partijen eind 2013 dat deze informatieverlichting van kracht gaat per De concrete uitwerking in de regelgeving volgt uiterlijk 1 juli De NZa zal samen met DBC-Onderhoud doorgaan met de autorisatie van de diagnosethesaurus. Deze thesaurus is eind 2013 gereed voor 15 specialismen en de eerste specialismen worden momenteel geauditeerd door DBC-Onderhoud (in afstemming met de wetenschappelijke verenigingen). De NZa heeft met DBC-Onderhoud afgesproken dat ook de andere specialismen in 2014 geauditeerd zullen worden. 3. De NZa wil in overleg met partijen ook nadrukkelijk kijken naar slimme methoden om bestaande registraties aan elkaar te koppelen zodat ICD-10 informatie met de nota meegestuurd kan worden. Hier ligt echter primair een verantwoordelijkheid van veldpartijen. 4. De NZa wil in 2014 een regierol vervullen op dit dossier, maar heeft daar wel de volle medewerking van andere partijen bij nodig. Verder liggen er voor 2014 een aantal belangrijke acties bij veldpartijen: De diagnosethesaurus is (nog) niet dekkend voor alle DBCdiagnoses en ICD-10 termen. Een groot aantal specialismen missen nog. Aangezien de NVZ en NFU verantwoordelijk zijn voor DHD is het aan deze partijen om ervoor te zorgen dat er uiterlijk 1 juli 2014 voor alle specialismen tabellen beschikbaar zijn. Alleen in deze situatie kan DBC-Onderhoud ervoor zorgen dat alle tabellen ook zijn geauditeerd voor 1 januari Betrokkenheid van wetenschappelijke verenigingen is cruciaal. DBC-Onderhoud legt in het autorisatieproces de geautoriseerde tabellen voor aan de Orde zodat zij de benodigde afstemming kunnen faciliteren. De procedure rond deze autorisatie wordt in overleg met partijen verder verduidelijkt. De diagnose-thesaurus is nog niet in alle ziekenhuizen goed ingebed in de ZIS-systemen. Het is aan de ziekenhuizen om met de ZIS-leveranciers en DHD hier oplossingen voor te vinden. Het autoriseren van de koppeling tussen referentietermen en ICD-10 is de verantwoordelijkheid van het RIVM. Zorgverzekeraars moeten ervoor zorgen dat hun EI-standaard deze gegevens kan ontvangen van zorgaanbieders. Het declaratieverkeer mag geen hinder ondervinden. Volgens ZN zijn er al velden opgenomen op de nieuwe declaratiestandaard (ZH308). 3.3 Fase 2: Integratie in productstructuur De huidige productstructuur is grotendeels ingedeeld op basis van de ICD-10 hoofdstukken (ook wel ICD-10 mapping genoemd). Voor een aantal (deel)specialismen is een uitzondering gemaakt: de pre-mdc s (pre-major Diagnostic Category). Hierbij kan gedacht worden aan de productgroepen voor plastische chirurgie, klinische geriatrie, revalidatiegeneeskunde en kindergeneeskunde. Per 2016 wil de NZa de DBC-diagnoses vervangen door ICD-10 diagnoses. 7

8 Op deze manier wordt ICD-10 geïntegreerd in de productstructuur en wordt dubbele diagnoseregistratie voorkomen. Mogelijk leidt dit tot aanpassingen in de productstructuur. De NZa wil samen met DBC-Onderhoud hiervoor de volgende stappen ondernemen: - Inventariseren welke productstructuren mogelijk aanpassing behoeven ten behoeve van de integratie van ICD-10 in de productstructuur. - Uitvoeren van een impactanalyse voor integratie van productgroepen in ICD-10. Deze analyse houdt in dat allereerst de DBC-diagnoses worden gekoppeld aan ICD-10 diagnoses. Vervolgens wordt geanalyseerd hoe de afleiding plaats zou vinden op basis van deze ICD-10 diagnoses. Tot slot worden de relevante ICD-10 zorgproducten geïdentificeerd bij de ICD-10 diagnoses en worden de benodigde aanpassingen in de productstructuur benoemd. - Bepalen of en welke pre-mdc s kunnen worden opgenomen in de reguliere ICD-10 structuur op basis van de impactanalyse. De criteria uit het toetsingskader zijn hierbij leidend: hanteerbaarheid, medische herkenbaarheid, kostenhomogeniteit, volledigheid, stabiliteit en administratieve lasten. Daarnaast is het bevorderen van specialisme overstijgendheid in dit kader een belangrijk criterium. Er dient onderscheid gemaakt te worden tussen productgroepen die opgenomen kunnen worden in de reguliere ICD-10 structuur en productgroepen waarbij, vanwege ongewenste effecten, de huidige structuur beter passend is. - Beschikbaar stellen van een conversietabel om het veld te faciliteren. Veldpartijen zullen actief betrokken worden bij deze doorontwikkeling. 8

9 4. Rollen en verantwoordelijkheden In onderstaande kaders worden de rollen en verantwoordelijkheden van partijen weergegeven. VWS (beleid) Rol: Heldere visie geven op rol ICD-10 binnen bekostiging en financiering en informeren politiek. Opdrachtgever NZa. NZa (regie en beleid) Rol: Begeleiden van het (bestuurlijke) traject waarin bepaald wordt op welke manier ICD-10 wordt gekoppeld aan de bekostiging. Verantwoordelijkheid: zorgen voor een overall planning en tijdige agendering en het bewaken van de voortgang. Rol: Het tijdig bekendmaken van komende veranderingen in de beleidsregels en nadere regels en het doorlopen van een zorgvuldige proces tot en met vaststelling. DBC-Onderhoud (autorisatie en impactanalyse) Rol: Het autoriseren van de koppeling van referentieterm naar DBCdiagnose. Verantwoordelijkheid: Tijdige autorisatie van volledige thesaurus inclusief afstemming met WV-en. Rol: Het bepalen van de impact van het inbouwen van ICD-10 diagnoses in de productstructuur (i.p.v. de DBC-diagnoses). Verantwoordelijkheid: Het tijdig opleveren van een volledige impactanalyse voor elk van de stakeholders. Dutch Hospital Data (ontwikkeling en onderhoud diagnose thesaurus) Rol: Ontwikkeling en onderhoud thesaurus. Verantwoordelijkheid: tijdige oplevering van de tabellen aan DBC- Onderhoud. Up-to-date houden van thesaurus op basis van contact en input vanuit ziekenhuizen en wetenschappelijke verenigingen. Het ontwikkelen en bijhouden van een conversielijst / conversiebestand waarin de relatie tussen referentieterm en diagnosetypering wordt gelegd. Ook leveren zij een conversielijst op in fysieke en/of elektronische vorm die door gebruikers te hanteren is. Orde van medisch specialisten/wetenschappelijke Verenigingen (beoordelen autorisatie) Rol: Input leveren aan autorisatietraject van DBC-Onderhoud. Verantwoordelijkheid: Tijdige terugkoppeling aan DBC-Onderhoud. RIVM (Beheer en koppeling referentieterm met ICD-10) Rol: Beheer ICD-10 standaard in Nederland. Verantwoordelijkheid: WHO-FIC CC (Collaborating Centre), is ondergebracht bij het RIVM en is het uitvoeringsorgaan van de overheid 9

10 op het gebied van codegebruik. Deze organisatie is licentiehouder van ICD-10. Rol: Het ontwikkelen en bijhouden van een conversielijst / conversiebestand waarin de relatie tussen referentieterm en ICD-10 wordt gelegd. Verantwoordelijkheid: Opleveren van een conversielijst in fysieke en/of elektronische vorm die door gebruikers te hanteren is. ZN (declaratiestandaard) Rol: Tijdig gereed maken van de EI-standaard zodat ziekenhuizen de ICD10-informatie per 2015 kunnen meesturen met de elektronische declaratiestroom. Verantwoordelijkheid: Tijdige oplevering van de EI-standaard. Zorgaanbieders (administratieve organisatie) Rol: Inrichten administratieve organisatie. Verantwoordelijkheid: Zorgen dat ICD10 informatie zo wordt geregistreerd, dat het per 2015 mee kan worden gestuurd met de declaraties. 10