Verslag vergadering BSG GTGV 07/05/2013

Transcriptie

1 Overloop agenda 0) aanwezigheden 1) goedkeuring vorig verslag 2) woord van de voorzitter 3) Financieel 4) Shop 5) Zaal 6) Beroep VO, plakboete Apia 7) EindejaarsTD werkgroep 8) Coöptatie 9) Lokaalreglement 10) Gilde / FA 11) Varia 12) Actiepunten Agenda 0) Aanwezigheden Verslag vergadering BSG GTGV 07/05/2013 Aanwezig: Nicolas, Yves, Joris, Lode, Dominiek, Milan, Fabian, Thijs V, Michael, Lieselotte, Maurane, sam, maxime, timothy, robin, yasmin, Kelly, sander, Ian, Jana Afwezig: andere Verontschuldigd: Fleur, Kevin, Justine, Ulrike 1) Goedkeuring vorig verslag Unaniem goedgekeurd 2) Woord van de voorzitter ACE heeft een nieuwe voorzitter. Bertelier Julie. Namens het bestuur wensen we haar veel succes en hopelijk is er een vlotte samenwerking tussen BSG gtgv en ACE. 3) Financieel -We staan er terug beter voor. We wachten nog op 1 schijf van ACE. BK heeft 820 euro terugbetaald. -Er staat 2354,68 euro op de zichtrekening. Hiermee kunnen we EDJTD ondersteunen. -Westland heeft betaald aan zangfeest. Als gevolg hiervan kan SWAMP eindelijk betaald worden en is al het werk van zangfeest 2012 afgerond. -Keps heeft nog steeds zijn plakboete niet betaald. Deze termijn loopt bijna af. Fleur moet hiervoor een herinnering sturen. -Ook VO heeft nog een openstaande plakboete. -PPK heeft zijn plakboete wel gestort. Als IG hiermee akkoord is wordt dit geld teruggestort naar PPK. -De cultuurrekening komt binnenkort vrij. Het gaat om een oude rekening waar de vorige besturen het bestaan waarschijnlijk niet van kenden. Nicolas brengt dit papierwerk in orde. Het is echter moeilijk om de volmachthouders van deze rekening te contacteren en ermee af te spreken. Het bedrag op deze rekening is nog niet bekend.

2 -Hesbania heeft bij een overschrijving naar AS per ongeluk 10 euro te weinig over gemaakt. Deze werden cash aan de GTGV gegeven. BSG gtgv maakt nu 10 euro cash over naar BSG AS. -Gelieve allemaal de streepjeslijst te betalen. 4) Shop -Rekeningoverdracht in orde brengen. Dit is nog niet gebeurd. Vrijdag gaan Maxime en Joris en Nicolas naar de ING. -De 24 u van de shop: voorlaatste maandag van dit semester. Er worden een hele dag randactiviteiten in en rond de shop georganiseerd. -Paypall account: aangemaakt. -Shoprekening: BE GELIEVE VLAGGEN TE BETALEN. De inkomsten van deze vlaggen worden integraal aan Gerry van den Briel teruggegeven. -Shopbeheerders willen de pagina op bsggtgv.be aanpassen. Joris heeft dit vorig jaar ook al gedaan, maar het jong geweld is niet te stuiten. Hiervoor kan best met Reinout eens afgesproken worden. 5) Zaal -Er ontbreken brandblussers in de zaal. Het is niet meer mogelijk te zeggen wanneer deze verdwenen zijn. Dit moet vanaf nu ook op checklist/inventaris. -Het geluid in de zaal functioneert niet meer naar behoren. Dit laten in orde brengen zou echter tijd nemen tot in de examenperiode. In de zomervakantie wordt de geluidsinstallatie telkens door de verhuurder terug meegenomen en gecontroleerd. Om de extra kost (enkele honderden euro s) te besparen wordt er dus gewacht. Naar komende activiteiten zal dit gemeld worden aan de organisatoren. -De zaalverantwoordelijken moeten beter controle doen. De zaalverantwoordelijken verzorgen de staat van de zaal. Als die niet in orde is en dit kan niet verhaald worden op de organisatie van een activiteit dan moeten zij zelf alles terug in orde brengen. 6) Beroep VO, Plakboete Apia VO: De plakboete werd door Apia ingediend op 29 april. Het event van VO ging door op de 24 e april. VO beklaagt het late aanschrijven. Daarnaast wijst Samuel er op dat er nog posters van Apia hingen op hetzelfde bord. Op de foto toont hij aan dat er slechts een deel van de posters van Apia overplakt werd. De rest zou erna overplakt zijn door andere organisaties. Apia: Jana deelt mee dat Birgit de plakkers van VO bezig gezien heeft en hun heeft gevraagd om te stoppen omdat ze op dat moment effectief het plakreglement aan het overtreden waren. Apia stelt dus dat er op het moment van de overplakking slechts 1 affiche meer over was. Wat de late reactie van Apia betreft stelt Jana dat er al een mondelinge melding gemaakt was, maar dat door technische problemen de foto s niet eerder konden doorgestuurd worden. Er wordt tussen beide partijen gepraat en de beweegreden voor het aangeven van de plakboete is volgens Apia het onsportieve gedrag van de plakkers van VO op dat moment. Er wordt een gesloten discussie gestart: Birgit is op het BSG gtgv langs geweest om deze plakboete aan te geven. Yves heeft haar er

3 toen op gewezen dat ze op tijd moest aangeven. Apia heeft toen wegens technische problemen de documenten pas later doorgestuurd. Bij nazicht van het plakreglement blijkt dat er geen termijn is voor het inzenden van plakboetes. In het plakregelment staat nergens een bepaling over wanneer de boete moet ingediend zijn. Door de lange tijdspanne is het echter moeilijk te zien wie wie heeft overplakt. Met het geleverde bewijsmateriaal kan de vergadering onmogelijk vaststellen of VO, of een andere organisatie heeft overplakt. De bewijslast ligt bij klager. Er komt een geheime stemming over het al dan niet ontvankelijk zijn van deze boete. Geheime stemming: ontvankelijk: 1 onontvankelijk: 11 onthouding: 1 Argumentatie van de vergadering: er is geen sluitend bewijs. Hoewel er vertrouwen in het woord van de senior van Apia is, kan de vergadering niet opmaken uit het geleverde bewijs dat VO als laatste heeft overplakt. De plakboete is onontvankelijk verklaard. Sammy gaat VO bestuur aanspreken over hun houding indien deze werkelijk onsportief was. Michael stelt voor om termijnen voor indiening in het plakregelment te zetten. Ook een procedure voor verweer mag hierbij opgenomen worden. 7) Eindejaars TD -er zijn vier kringen gevonden om shiften te draaien bij taps. BK, WL, HESB en SWAMP. Zij hebben eerst gereageerd op de uitnodiging. De bezorgdheid dat WL enkele BSG medewerkers zou opvragen is van de baan. BSG medewerkers zullen op EDJTD in de eerste plaats de shiften van BSG opvullen. -Werkvoorwaarden: Dit jaar worden er enkele veranderingen doorgevoerd op Eindejaars TD. Van elke kring krijg elke medewerker 2 bonnetjes per uur, per shift (met een verplicht aantal van 5 man per shift). De desbetreffende kring verkrijgt per medewerker 10 euro per uur voor geleverde prestaties. Merk wel op: Er zijn slechts drie taps en één cocktailbar. Indien jullie positief uitdraaien (wat mogelijk is omdat we met de berekening van 160 pinten per vat een marge overgelaten hebben) komt hier nog een surplus van 30 euro bij als verloning voor geleverde prestaties. Bij maximale prestatie verdient een kring dus 280 euro (vijf uur werken + beloning) per biertap. Voor de cocktail is dit 380 euro. De cocktailbar is open vanaf 22u tot 5u. De taps zijn respectievelijk: -23u tot 04u -23u tot 04u -00u tot 05u Per vat worden er 160 getapte pinten (van 25 cl elk) aangerekend. Uit een fles Fanta/cola/ : 6 glazen (van 25 cl). Tot en met 3% (verrekend in het bonnetjesaantal) weggegeven drank zal er geen sanctie volgen. Vanaf 3% weggeven drank wordt het totaal gemaakte verlies integraal doorgerekend naar de kring.

4 Vanaf 5% weggegeven drank zal er, bovenop de integrale terugbetaling van het totaal gemaakte verlies, een uitsluiting voor te werken op Tent TD s van het BSG gtgv volgen. Dit tot en met de volgende Eindejaars TD. Deze maatregelen zijn er ter verduidelijking van de samenwerking tussen het BSG gtgv en de kringen. Eindejaars TD is al enkele jaren een grote verliespost voor BSG gtgv. De genomen maatregelen, alsook de omheining van het domein, zijn een poging om het verlies in te perken. -2 DJ s: Kim en Sven. Gerry wil ook draaien. Hij zou ons een betere deal kunnen geven op licht en geluid (50% korting). Dit moet eerst duidelijk besproken worden met hem. Vrijdag om 17u wordt dit met hem besproken. Nicolas en Yves zullen hierop aanwezig zijn. -Er zijn geen extra sponsors meer gevonden. Yves gaat nog langs bij Marcom en stuurt een mail naar summersby. -Er wordt zoals elk jaar gegeten bij WK BBQ De kosten hiervan worden zoals elk jaar gedragen door BSG gtgv. -Eda werkt aan de affiche van EDJTD 8) Coöptatie geen kandidaten 9) Lokaalreglement -Er zijn twee luiken: extern en intern. -Het afwerken van dit verslag is een taak die vorig jaar niet meer is opgevolgd. Bij gevolg is er geen officieel lokaalreglement. Yves zal dit terug opnemen en tegen volgende vergadering af hebben. Dit wordt ook voor vergadering doorgestuurd naar alle bestuursleden, zodat een evaluatie snel en efficient kan verlopen. Uiteraard kan per mail ook commentaar gestuurd worden. 10) Gilde/ FA Kenneth had zowel aan Sam als aan Nicolas laten weten dat hij zou komen naar de vergadering. Er is volgende week donderdag om 14 uur een afspraak met Emily van FA. Hier zullen we een verkennend gesprek voeren over wat de toekomst tussen BSG gtgv en FA inhoudt. 11) Varia -technische dienst contacteren: De lampen in het lokaal zijn stuk.(max) -yves kabels technische dienst -Het materiaal van BSG gtgv, met name tafels en stoelen blijven binnen en worden niet uitgeleend. Er stonden in de zaal stoelen van BSG gtgv. Dit is niet OK. -Er wordt tegenwoordig diefstal opgemerkt in het lokaal. Blijf van elkaars spullen af. En let erop als er volk binnen zit dat hier niet moet zitten. Wie non-bsg binnen laat is hier verantwoordelijk voor. -lode wil biedt nogmaals zijn hulp bij het maken van posters en affiches. -orde op vergadering: Het is een grote en lange vergadering. Daarom is het handig als iedereen om de beurt aan het woord komt.

5 -Lokaal kuisen: wanneer?: Voorstel tot Combinatie opkuis met de langverwachte BBQ. Bestuur betaalt de groentjes etc. Yves zet een bak. Afspraak onder voorbehoud van goed weer: dinsdag middag aan het lokaal! 12) Actiepunten -Yves: kabels technische dienst, vrijdag bespreking Gerry, Marcom en Summersby contacteren, Lokaalreglement opstellen. -Max: SWAMP betalen zangfeest en technische dienst contacteren. -Fleur: Herinnering VO & Keps (plakboete), 10 euro Hesb naar AS. -Nico: contact IG (plakboete PPK), cultuurrekening, rekeningoverdracht vrijdag. -Joris: vrijdag rekeningoverdracht. -alle: Streepjeslijst betalen en indien nodig een vlag. Vergadering wordt gesloten om 20u45 de voorzitter bedankt de aanwezigen. De volgende vergadering is dinsdag 14/05/2013 om 19u00