Verslag vergadering 23/04/2013 BSG gtgv

Transcriptie

1 Verslag vergadering 23/04/2013 BSG gtgv Overloop Agenda: 0) Aanwezigheden 1) Goedkeuring Vorig verslag 2) Woord van de voorzitter 3) Financieel 4) Shop 5) Zaal 6) Raamakkoorden + contract SWAMP 7) EindejaarsTD werkgroep 8) Benefietconcert 9) Coöptatie 10) Varia 11) Actiepunten De vergadering begint om Agenda 0) Aanwezigheden Aanwezig: Yves, Maxime B, Kevin, Maxime O, Dominiek, Thijs B, JB, Michael, Robin, Timothy, Justine, Milan, Lode, Sam, Yasmin, Ulrike Afwezig: Andere Verontschuldigd: Fleur, Nicolas, 1) Goedkeuring vorig verslag De afspraak met Marcom voor de terugbetaling van de cantus staat nog niet vast. Dit moet nog verder besproken worden met hen. Het zal hiervan afhangen of deze cantus door gaat. Dominiek: Er werd vorige week gezegd dat er vier mensen van LWK op eindejaarstd gestuurd worden. De afspraak was vijf. Hun taak is het opruimen van het terrein na de fuif. 2) Woord van de voorzitter -goedkeuring 2 weken plaktoestemming Solvay.Deze werd goedgekeurd door het kernbestuur vanwege hoogdringendheid. -Een korte mededeling: Ontslag Voorzitter studentenraad om persoonlijke redenen. - Woord van Steph Feremans: Er is een algemene probleemstelling van overlast. Zowel Zwerfvuil als de geluidsoverlast zijn storend. Yves stelt voor om de kringen per mail op de hoogte te stellen en de vraag te stellen om tot 19u de kalmte te bewaren. Maxime stelt voor om de mail van Steph te forwarden. Michael merkt op dat er onderhandelingen zijn met studentenraad. Hij vraagt om hier toch een week mee te wachten zodat er geen dubbele communicatie is naar de kringen toe. JB stelt dat we ons focussen op zwerfvuil, minder op geluidshinder. Dit vermelden in de mail aub. Michael stelt een algemene mail vanuit studentenbeleid naar alle studenten voor. JB vindt het normaal dat de kringen het stuk voor hun lokaal proper houden. (ons hier op focussen). 3) Financieel ACE heeft een afbetalingsplan voorgesteld. Ze hebben 1453 euro overgeschreven. Er rest nog 1000 euro. Tegen het einde van deze week wordt er nog eens 500 euro betaald. De laatste schijf van vijfhonderd euro zal tegen half mei afbetaald zijn. Wij zijn hier akkoord mee.

2 4) Shop -Er is geen lijst met het aantal vlaggen, maar er zijn slechts twee vlaggen verkocht naast deze aan BSG ers. Op deze manier kan de stock snel terug worden gereconstureerd worden. Via onze facebookgroep wordt de vraag gesteld wie van ons allemaal een vlag heeft gekocht. Ook wordt er een herinnering tot betaling geplaatst in deze post. -De bestelling met ontbrekende shopitems is verstuurd. -Voorstelling 24u shop: er worden een hele hoop leuke voorstellen gedaan. Niets staat echter al vast. -Maxime vraagt of er animo is om nieuwe pulls te bestellen. Hiervan wordt ook een vraag via facebook verzonden. Als er genoeg aanvragen zijn zal de shop offertes opvragen. 5) Zaal Er zijn geen punten voor de zaal besproken. 6) Raamakkoorden+contract SWAMP Er komt een overloop van de afspraak tussen SWAMP en BSG gtgv. De commentaar op de eerste versie die opgesteld was door BSG gtgv wordt nu besproken. Art1. De partijen sluiten deze overeenkomsten om de wederzijdse rechten en plichten vast te stellen met betrekking tot het gebruik van het BSG-lokaal op maandagavond. -Een opmerking van Thijs B en Maxime O: Er moet op gewezen worden dat wij in de eerste plaats het verlenen van BSG-lokaal als een geste stellen. Wij hebben geen oorspronkelijke verplichting naar SWAMP. Art2. SWAMP verkrijgt het recht om op maandagavond zijn spelletjesavond te organiseren binnen de lokalen van het BSG, tenzij de werking van het BSG dit verhinderd. Indien dit het geval is moet dit minstens op vrijdag rond de middag voorafgaandelijk aan de spelletjesavond worden gemeld aan een kernbestuurslid van SWAM. De beschikking wordt enkel verleend voor het organiseren van een spelletjesavond. Andere activiteiten vallen niet onder de norm van deze overeenkomst. Een spelletjesavond wordt gedefinieerd zoals het omschreven staat in de statuten van SWAMP. Commentaar van SWAMP: Indien dit het geval is moet dit ten laatste voor vrijdag voor 13u voorafgaandelijk aan de spelletjesavond worden gemeld aan een kernbestuurslid van SWAMP. Dit tot wederzijdse bevestiging van ontvangst tot stand is gekomen. Commentaar van BSG gtgv: Er is discussie over wanneer bsg het lokaal mag opeisen. Een clausule van hoogdringendheid moet opgenomen worden om de werking van BSG gtgv te verzekeren indien nodig. Er moet ook een clausule worden opgenomen die stelt dat als de statuten van SWAMP gewijzigd worden dit contract ook automatisch herzien moet worden. Art 3. SWAMP erkent het lokaalreglement en belooft het na te volgen. Het reglement zal als addendum bij dit contract worden gevoegd. Art 4. SWAMP verkrijgt het lokaal om Hiervoor moet ofwel iemand van het BSG aanwezig zijn om het lokaal te openen. Anders moet er een sleutel, maandag in de loop van de dag ter beschikking gesteld worden aan iemand van het bestuur van SWAMP, die ook in het BSG-bestuur zit. Deze persoon moet de sleutel zelf komen ophalen. Afsluiten gebeurd ofwel door de persoon van het BSG ofwel sluit SWAMP af met een verkregen sleutel. De uitgeleende sleutel in het laatste geval moet dinsdag in de loop van de dag terug in de sleutelkast van het BSG gehangen worden. De spelletjesavond eindigt ten laatste op dinsdagochtend om Art5. SWAMP verbindt zich ertoe om alle schade die het gevolg is van de organisatie van hun

3 spelletjesavond te vergoeden. Art 6. SWAMP verbindt zich ertoe om het lokaal in dezelfde staat achter te laten als waarin ze het hebben verkregen. Commentaar van SWAMP: SWAMP stelt drie mogelijkheden voor 1) Het lokaalreglement mag niet veranderd worden tijdens de loop van het contract. Tenzij SWAMP inspraakrecht en stemrecht krijgt inzake de verandering van het lokaalreglement. Het stemrecht van SWAMP moet evenredig zijn aan het stemrecht van BSG. -Hierop antwoordt de vergadering dat SWAMP onder geen beding inspraak heeft op het lokaalreglement. Zij kunnen een adviesstem krijgen. 2)Het lokaalreglement mag niet verander worden tijdens de duur van het contract. Als het BSG erop staat dat het lokaalreglement veranderd wordt tijdens de loop van het contract staat dit gelijk aan een vernieuwing van het gehele contract waarin SWAMP en BSG nieuwe onderhandelingen ondergaan. -Hiermee gaat de vergadering akkoord. 3)Bij wijziging van het voorvernoemde lokaalreglement van het BSG gtgv dient SWAMP op de hoogte te worden gebracht. Deze wijziging dient voorgelegd te worden aan het kenbestuur van SWAMP binnen 2 weken na wijziging. Zolang SWAMP het vernieuwd reglement niet ondertekend heeft, geldt het voorgaande reglement. SWAMP engageert zich om binnen 2 weken na voorlegging van het nieuw reglement, te ondertekenen mits goedkeuring van de bestuursvergadering van SWAMP. Losse opmerking: -Maxime O. merkt op dat dit artikel moet bijgevoegd worden bij artikel 3. Dit hoeft geen losstaand artikel te zijn. Art. 7 Het BSG verbindt zich ertoe om het lokaal op maandagavond te voorzien in een staat die het organiseren van een spelletjesavond met leden van SWAMP of genodigden mogelijk maakt. Commentaar van SWAMP: mogelijk en aangenaam. Commentaar van BSG: Dit blijft mogelijk. Er kan wel een limitatieve opsomming van de nodige inrichting van het lokaal bijgevoegd worden aan dit contract. Art. 8 Het BSG is een lokaal zonder WC s. Het BSG kan nooit gevraagd worden om te voldoen aan een sanitaire voorziening. Commentaar SWAMP: Dit artikel hoort in het lokaalreglement. Commentaar BSG gtgv: wij plaatsten dit in ons lokaalreglement. Art 9. SWAMP krijgt toegang tot het voorstuk en de grote zaal. De berging, de shop, de twee bureaus, alle kasten en de koelkast zijn niet toegankelijk. Art. 10 Het BSG behoudt het recht om tijdens spelletjesavonden van SWAMP in het lokaal aanwezig te zijn. Art 11. SWAMP zal éénmaal per semester helpen bij een georganiseerde schoonmaak van het BSG-lokaal. Hiervoor leveren zij twee personen om de mensen van het BSG-bestuur te helpen. Commentaar van SWAMP: Als deze schoonmaak niet schriftelijk aangekondigd wordt 2 weken op voorhand, kan SWAMP niet aansprakelijk worden gehouden voor het niet nakomen van deze overeenkomst. SWAMP mag maximum 33% van de opkuisers uitmaken. Commentaar van BSG: Mondeling op de hoogte gebracht worden is voldoende. De vraag van SWAMP wordt afgewezen. Wel kan er een termijn van 1week op voorhand opgenomen worden. Een schriftelijke bevestiging moet voor de daad van het opruimen zelf overgemaakt zijn aan SWAMP. De helpers van SWAMP mogen geen deel uitmaken van het BSG. We houden vast aan een

4 minimum van 2 leden van SWAMP. Om SWAMP de garantie te geven dat zij niet alleen opdraaien voor de opruim zal BSG minstens even veel leden ter beschikking stellen. Art.12 Deze overeenkomst wordt gesloten voor de looptijd van 365 dagen. Deze overeenkomst begint te lopen op de datum van ondertekening. De dies a quo is niet inbegrepen, de dies a quem wel. Stilzwijgende verlenging is mogelijk, telkens voor de duurtijd van één jaar. De beslissing om deze overeenkomst niet te verlengen moet gestaafd worden met een dubbele meerderheid. Ten eerste moet meer dan de helft van het kernbestuur van BSG gtgv zich uitspreken tegen de verlenging en ten tweede moet meer dan de helft van het gehele bestuur zich hierover uitspreken. Commentaar van SWAMP: Gelieve de bewoording van dit artikel in een iets minder juridische vorm op te nemen. Ook is 365 dagen een slechte omschrijving van een jaar. Aangezien een schrikkeljaar 366 dagen telt. Commentaar van BSG: Alternatief voor 365 dagen is een academiejaar. Dubbele meerderheid moet vervangen worden. Enkel kernbestuur is voldoende om zich hierover uit te spreken. Kevin wijst hierop met de bedenking dat indien er een meerderheid in het bestuur van BSG gtgv ook lid van SWAMP is kunnen ze de democratische werking blokkeren. De vergadering volgt hem hierin. Stilzwijgende verlening kan enkel indien voor de afloop van het lopende jaar geen uitnodiging tot herziening is uitgestuurd door één van beide partijen. Indien dit het geval is moet het contract herzien worden. Art.13 Beide partijen behouden het recht om de verlening en/of aanpassingen van het contract op de agenda van het BSG gtgv te plaatsten. Commentaar BSG gtgv: Als dit het geval is door een daad van SWAMP dan wordt het bestaande contract tot de herziening opgeschort. Art.14 Dit akkoord wordt onmiddellijk ontbonden bij het bekomen van een vast lokaal voor SWAMP dat voldoet aan hun noodzaak om een spelletjesavond in te richten. Art. 15 Dit akkoord kan ontbonden worden bij een ernstige inbruek van SWAMP tegen de letter of de geest van de overeenkomst. Hiervoor moet ¾ van het bestuur zich uitspreken voor een ontbinding ten gevolge van een bepaalde wandaad. Art. 16 SWAMP moet volgende veiligheidsvoorschriften in acht nemen: er moet een vrije doorgang behouden worden zodat vlotte evacuatie mogelijk is. De toegang tot de brandblusser moet ook ten alle tijden gevrijwaard worden. Art. 17 Het BSG gtgv is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen en/of diefstallen. Algemene opmerkingen: Kevin vindt dat we een geste aan SWAMP doen. Hij merkt op dat de mechanismes die opgenomen zijn in het contract een beetje uit balans zijn. Het blijft een gunst. Nieuw artikel: Het lokaal is niet toegankelijk tijdens de zomervakantie. Antwoord op vragen van SWAMP: Er zal geen inventaris van de inhoud van het lokaal voorzien worden. Het artikel met betrekking tot diefstal is een bescherming voor BSG. Minimale garantie aantal maandagen: 90% is te veel. Kevin merkt op dat herziening van lokaal elk jaar gebeurt. Dus dat deze regel nodeloos is. Er wordt geen minimum opgenomen in het akkoord. Vragen? Bestuur@swamp.be - praeses@swamp.be

5 Aan de schrijver van het document wordt gevraagd om na te kijken op schrijffouten. 7) EindejaarsTD werkgroep -De plannen van eindejaarstd worden toegelicht. Er zijn 80 herassen nodig. Yves vraagt er extra aan de VUB. Sam merkt op dat het Faculair Convent contacten heeft langswaar we herassen kunnen bekomen. -Planning tent: Cocktaileiland is binnen. Er is een grondplan besproken en de vergadering is hiermee akkoord. -Michael wijst op een overschot aan ruimte voor EHBO. Yves garandeert dat dit in orde zal zijn. Er wordt ook gevraagd om minstens een stoel te voorzien in de EHBO. -Yves stuurt het grondplan door. 8) Benefietconcert Op donderdag 16 mei is er een benefietavond op de Nieuwelaan ten voordele van het VUBproject Kom op tegen kanker. Er komen 3 muziekgroepen optreden en nadien wordt de muziek verder gezet met 2 DJ s. Inkom: 2 euro. Is er initiatief om te verkopen? Er is geen interesse om te verkopen. We stellen op facebook de vraag of er mensen een kaartje willen. 9) Coöptatie Geen kandidaten voor coöptatie. 10) Varia -Guido s uitdelen -Woensdag middag: Yves, Thijs, Milan -donderdag middag: Robin, Thijs, Timothy -Vrijdag: Thijs, Timothy, - bierspelen: 7mei: Nicolas moet mee doen (Unaniem). Ploegen worden de dag zelf samengesteld. Hiervoor kan evt. een poll op facebook geplaatst worden. -kampvuren en BBQ s aanvragen zijn verplicht via BSG gtgv en er moet een brandblusser zijn. Dit moet beter opgevolgd worden. Er wordt een kort artikel in de nieuwsbrief geplaatst. Kringen kunnen een brandblusser steeds via security aanvragen. - Nicolas ging AS/gtgv structuur voorleggen aan de kringen. (Ulrike merkt op dit voor de nieuwe voorzitters te doen). -Er is vraag naar de lidkaarten. Dit is een taak voor de internverantwoordelijke. Gelieve allemaal een pasfoto binnenbrengen. -De bestuurslijst op de website moet aangepast worden. Eens de AV s over zijn gelieve ook voorzitterslijst aan te passen. -EHBO moet aangevuld worden. Rondvragen of we eventueel korting kunnen krijgen op dit medisch materiaal, want het is vrij duur in aankoop. Ulrike stelt hier een lijst van op en zal deze doorsturen naar Nicolas. -Fietsen horen in de fietsenstalling. Zet ze niet in het lokaal. 11) Actiepunten

6 -Nicolas: Kevin laten weten wanneer er naar de sleuteldienst gegaan wordt. Vraag van Steph Feremans behandelen. Contract met SWAMP herschrijven. -Yves: Grondplan EDJTD doorsturen. -Fleur: ACE afbetaling opvolgen. -Max: Kampvuur in nieuwsbrief. Alle vragen ivm facebook online plaatsen. -Shop: Stock van de vlaggen opstellen. -Ulrike: EHBO op orde zetten. -Reinout: Bestuurslijst aanpassen op de website -Maurane: Nieuw ontwerp lidkaarten. De ondervoorzitter bedankt de aanwezigen. De vergadering werd afgesloten om 21u00. De volgende vergadering gaat door op dinsdag 30/04/2013 om 19u00.