Bedrijfsvoering Reikwijdte mededeling

Transcriptie

1 5. DE BEDRIJFSVOERING De bedrijfsvoering van het Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer is gericht op het doeltreffend, doelmatig en rechtmatig vaststellen, ontwikkelen en realiseren van de beleidsdoelstellingen. In de begroting komen de ontwikkelingen op het gebied van de bedrijfsvoering aan de orde die óf cruciaal zijn voor het realiseren van de beleidsdoelstellingen van het Ministerie van VROM óf risicovol zijn. De bedrijfsvoeringprioriteiten die van belang zijn voor één beleidsartikel zijn bij het betreffende beleidsartikel opgenomen, de artikeloverstijgende prioriteiten komen in deze paragraaf aan de orde Groeipad mededeling over de bedrijfsvoering In het jaarverslag over 2004 (uit te brengen in 2005) zal VROM een mededeling over de bedrijfsvoering afgegeven die voldoet aan de eisen zoals gesteld in het referentiekader mededeling over de bedrijfsvoering. Dit betekent dat er met betrekking tot een aantal onderdelen uit het referentiekader in de komende jaren binnen VROM de nodige activiteiten moeten worden ondernomen. In dit groeipad wordt hierop nader ingegaan Reikwijdte mededeling Om vanuit de situatie van geen mededeling (verantwoording 2001), via de mededeling in het jaarverslag 2002 met betrekking tot het financieel en materieel beheer, te komen tot de mededeling over 2004 met een bedrijfsvoeringbrede reikwijdte is het volgende groeipad opgesteld. In het groeitraject van 2002 naar 2004 worden steeds meer bedrijfsprocessen toegevoegd aan de reikwijdte van de mededeling. Mededeling 2002: Financieel en materieel beheer alsmede de administraties die daarvoor worden gevoerd. Mededeling 2003: Naast het financieel en materieel beheer alsmede de administraties die daarvoor worden gevoerd zoals in 2002 worden in ieder geval de volgende bedrijfsprocessen onder de reikwijdte van de mededeling gebracht: + Informatiebeveiliging; + Wet bescherming Persoonsgegevens; + Milieuzorg facilitaire processen; + P-beleid (betreft normen t.a.v. management ontwikkeling, arbeidsmarkt, arbeidsvoorwaarden en arbeidsomstandigheden, personeelsontwikkeling); + Huisvesting (ruimte toedeling centrale huisvesting en de daarmee samenhangende normen); + Organisatieaspecten (normen gesteld aan formele reorganisaties en oriënterende onderzoeken). Mededeling 2004: De gehele bedrijfsvoering valt onder de reikwijdte van de mededeling. Dit betekent dat naast de bedrijfsprocessen die in 2003 onder de mededeling vallen de volgende worden toegevoegd: + I-planning (normen gesteld aan ICT en ICT-projecten); + Organisatieaspecten (organisatieontwikkeling en organisatiestructuur); + Archivering; + Huisvesting (normen m.b.t. regionale huisvesting); Persexemplaar 197

2 + Toezicht op zelfstandige organen (in relatie tot het waarmaken van de ministeriële verantwoordelijkheid voor deze organen); + Planning- en controlcyclus (inclusief monitoring primair proces) Visie op de bedrijfsvoering Om een systematische sturing en beheersing van bedrijfsprocessen te stimuleren wordt in het referentiekader bepaald dat binnen een ministerie een (meerjaren)visie op sturing, beheersing, verantwoording en toezicht geformuleerd is. Hierin wordt in feite het bedrijfsvoeringbeleid van een ministerie uiteengezet. Het geeft inzicht in de instrumenten die een manager kan inzetten ter realisering van zijn beleidsdoelstellingen. Binnen VROM zijn onderdelen van deze visie op de bedrijfsvoering reeds uitgewerkt (integraal management, resultaatgericht management, resultaatgerichte control en een integrale planning & control cyclus) maar er moet nog een samenhangende VROM visie worden beschreven. Dit zal in 2002/2003 gebeuren Planning- en controlcyclus Een goed functionerende planning- en controlcyclus is een essentieel instrument om op een gestructureerde wijze de realisatie van (beleids)doelstellingen te bereiken. De wijze waarop de bedrijfsvoering bijdraagt aan de realisatie van de doelstellingen maakt daar onderdeel van uit. Binnen VROM is recentelijk gekozen voor een vernieuwde planning- en controlcyclus. Zie verder paragraaf Risicoanalyse Gezien het belang van een goede risicoanalyse (risicomanagement) in het kader van het opstellen van het jaarplan is binnen VROM een traject gestart om het gebruik van risicoanalyses te verbeteren. Hiertoe wordt de bestaande Handreiking risicoanalyse getoetst aan de eisen vanuit het referentiekader. Daarnaast moet verder invulling worden gegeven aan het, met name expliciet en transparant, toepassen van de risicoanalyse binnen VROM. Reeds bij het opstellen van het jaarplan 2003 moet een duidelijke verbetering zichtbaar zijn. Uiterlijk bij het opstellen van het jaarplan 2004 moet elke dienst van VROM een risicoanalyse uitvoeren die voldoet aan alle gestelde eisen Onderzoeken naar de bedrijfsvoering Momenteel wordt binnen VROM gewekt aan het implementeren van het Kwaliteitsplan audit-functie. Zie hiervoor paragraaf 3.3. De werkzaamheden van deze auditdienst maken dan onderdeel uit van de monitoring van de uitvoering van de bedrijfsprocessen en moet leiden tot verbetering van de sturing en beheersing van de bedrijfsprocessen Een vernieuwde planning & controlcyclus VBTB kan worden gezien als een teken van de groeiende maatschappelijke behoefte om de overheid te kunnen aanspreken op concrete beleidsresultaten. Dit heeft, zoals bekend, met ingang van de begroting 2002 geleid tot een nieuwe opzet van de begroting. De interne bedrijfsvoering van het ministerie kan hier evenwel niet los van worden gezien. In Persexemplaar 198

3 2002 is een belangrijke stap gezet om de interne jaarplancyclus en externe begrotingscyclus in termen van tijdstippen, vorm en inhoud beter op elkaar af te stemmen. Op weg naar de implementatie met ingang van 2004, zullen in 2003 de volgende prestaties worden geleverd: 1. een inventarisatie van knelpunten in de ondersteunende geautomatiseerde systemen; 2. voorstellen ontwikkelen om de sturing op het begrip prestatie te verbeteren. Hierbij moet worden gedacht aan het plannen èn verantwoorden op prestatieniveau en het definiëren van een stuurbaar aantal prestaties die het relevante verantwoordelijkheidsgebied afdekken; 3. de derde managementrapportage en de financiële verantwoording per dienst worden vervangen door een intern jaarverslag per dienst, dat alle basisgegevens bevat voor de opstelling van het externe jaarverslag VROM; 4. begrotingsvoorstellen 2004 worden per dienst per artikel onderbouwd op basis van een integrale meerjarenraming, waarbij prestaties, programmakosten en apparaatskosten voor het doorlopende deel gebaseerd zijn op het Jaarplan Organisatieontwikkeling De VROM-organisatie ontwikkelt zich voortdurend en past zich aan aan de eisen die de politieke agenda daaraan stelt. In 2003 zullen ingrijpende, maar ook uitdagende organisatieveranderingen tot stand worden gebracht. Het Strategisch akkoord legt een aantal taakstellingen op, die een vertaling zullen krijgen in wijzigingen in de omvang van het ambtelijk apparaat en in de ambtelijke organisatie. Het uitgangspunt is de «kaasschaaf» daarbij niet te hanteren; aan de organisatieverandering gaat een inhoudelijke takendiscussie vooraf. Het is overigens niet voor het eerst, dat VROM grootscheeps reorganiseert. De afgelopen tien jaar zijn er diverse ingrepen geweest in de ambtelijke organisatie tot uitdrukking komend zowel in wijzigingen van de organisatiestructuur en werkwijze, als in de omvang van het ambtelijk apparaat. Ten opzichte van 1992 is de begrotingssterkte van het departement met 13% gedaald (exclusief de verzelfstandiging van het Kadaster waarbij ca 2350 fte betrokken was). VROM wil een modern, slagvaardig ministerie zijn. Goed toegerust voor de publieke taak. Een organisatie waarin medewerkers zich kunnen ontwikkelen. In 2003 zal daaraan verder vorm worden gegeven via een herinrichting van de bedrijfsvoering. Met het oog op een zo optimaal mogelijke ondersteuning van de beleidsprocessen zullen de bedrijfsvoeringsfuncties (de zogenaamde PIOFAH-functies) zoveel mogelijk worden gebundeld in enerzijds Concerndirecties en anderzijds Shared Services Centers. Een adequate inzet van ICT-middelen is daarbij van groot belang. Een verdere professionalisering van de ICT in bedrijfsvoering en in beleid heeft dan ook een hoge prioriteit Departementale audit-dienst In het Kwaliteitsplan audit-functie Rijksoverheid is onder meer als aanbeveling opgenomen deinstelling van departementale audit-diensten. Deze audit-diensten hebben niet alleen tot taak de controle van het Persexemplaar 199

4 departementale jaarverslag, maar ook het verrichten van periodiek onderzoek naar de bedrijfs- en de beleidsvoering. De Accountantsdienst van VROM heeft op deze ontwikkelingen geanticipeerd door reeds in het controlejaar 2001 een nieuwe controle-aanpak te implementeren en in haar formatie, zij het nog in beperkte mate, andere disciplines op te nemen. Het Kwaliteitsplan schrijft voor dat elk departement eind 2002 dient te beschikken over een plan van aanpak voor het transitiepad naar de departementale Audit-dienst. Inmiddels bestaat binnen VROM een heldere visie over de verwachtingen en mogelijkheden van de nieuwe auditfunctie. In december 2002 zal een keuze worden gemaakt uit een aantal opties voor wat betreft de nadere invulling en omvang van de nieuwe Auditdienst. De uiteindelijke keuze is bepalend voor het transitiepad en de financiële consequenties. De jaren 2003 en 2004 zijn nodig voor de verdere uitwerking en het reorganisatieproces. Veel aandacht moet worden besteed aan scholingsactiviteiten voor de medewerkers. Ook is afstemming met de reorganisatie van de centrale sector binnen VROM van belang. De instelling van de Audit-dienst VROM is conform het in het kwaliteitsplan genoemde tijdpad voorzien voor eind Eigentijds Begrotingsstelsel Met de voorbereidingen voor het invoeren van een Eigentijds Begrotingsstelsel (EBS) wordt een volgende fase ingegaan. Waar VBTB meer betrekking heeft op de structuur van de begroting richt EBS zich op het stelsel. De financiële consequenties zullen met name betrekking hebben op de voorbereidingen voor een nieuw dan wel een aangepast informatiesysteem. Ook met de eerste opleidingactiviteiten die noodzakelijk worden geacht om de zittende medewerkers vertrouwd te maken met het nieuwe stelsel zal een aanvang worden gemaakt. De nadere departementaal brede uitwerking van dit traject zal voor wat betreft de financiële consequenties eerst in de eerste suppletore begroting 2003 inzichtelijk worden Administratieve lasten reductie 2003 Met het begrotingsjaar 2003 vangt voor het ministerie van VROM een nieuwe fase aan in het beleid dat vermindering van de administratieve lasten voor het bedrijfsleven beoogt. Het einde van het geleidelijke proces van vereenvoudiging van de vergunningverlening in het milieubeleid is in zicht. Bovendien zijn de nulmetingen van de administratieve lasten ook voor het beleidsterrein van het Wonen en de bouwnijverheid afgerond. Er bestaat nu dus een compleet beeld van alle administratieve lasten die door VROM wet- en regelgeving veroorzaakt worden. Met die nulmetingen als uitgangspunt zullen in het begrotingsjaar systematisch verdere reductiemogelijkheden kunnen worden geïdentificeerd. Daarbij zal meer gebruik worden gemaakt van indicaties daarvoor vanuit het bedrijfsleven. Ook zal daarbij in 2003 meer dan voorheen samenwerking met andere ministeries in clusterverband worden nagestreefd. VROM zal waar mogelijk gebruik maken van de mogelijkheid van externe deskundige ondersteuning, waartoe het ministerie van EZ de mogelijkheden biedt. Persexemplaar 200

5 In het begrotingsjaar zal op onderdelen uitvoering worden gegeven aan de aanbevelingen in het door Price WaterhouseCoopers uitgevoerde onderzoeksrapport «ICT en Wm : veel kansen, niet vrijblijvend». Dat rapport doet verslag van onderzoek naar toepassingsmogelijkheden van innovatieve ICT technieken ter reductie van administratieve lasten in het milieubeleid. Samenwerking met bedrijven is ook hier noodzakelijk. Het continueren van interdepartementale projecten gericht op toepassing van ICT technieken (Overheidsformulieren on line, etc) zal voor VROM daarnaast een hoge prioriteit krijgen. Het digitale tijdperk zal ons in staat moeten stellen verschillende kostenreducties bij de informatieuitwisseling te realiseren. Op het terrein van het Wonen en de bouwnijverheid zal worden voortgegaan met het harmoniseren en stroomlijnen van de bouwregelgeving. Veel winst kan nog worden gemaakt met het uniformeren van formulieren die door gemeenten t.a.v. bouwvergunningaanvragen worden gehanteerd. Ook hier kan digitalisering tot reductie van lasten leiden. Binnen de organisatie van het Directoraat-Generaal Wonen is de toetsing van nieuwe wet- en regelgeving op de administratieve lasten die daardoor veroorzaakt worden inmiddels eveneens verankerd. Daaraan zal in het begrotingsjaar blijvend aandacht worden gegeven. Er wordt naar gestreefd de bemoeienis van corporaties met de uitvoering van onderdelen van het volkshuisvestingsbeleid zoveel als mogelijk te beperken. In het begrotingsjaar zal worden gewerkt aan de ontwikkeling en mogelijk invoering van een standaardkosten model voor de administratieve lasten. Dat is erop gericht voortdurend een actueel en consistent inzicht te hebben in de omvang van de administratieve lasten die door de verschillende onderdelen van het beleid worden veroorzaakt. Persexemplaar 201