Verantwoord inkopen dankzij de Best Value Methode.

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Verantwoord inkopen dankzij de Best Value Methode."

Annelies van der Meer
5 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Verantwoord inkopen dankzij de Best Value Methode.

2 Inhoudsopgave Aanbestedingsregels 3 Objectief beoordelen en motiveren 3 Veranderende competenties van de inkoopadviseur 3 Valkuilen uit de praktijk 4 Valkuil 1: Beoordelaars hanteren een eigen score methodiek 4 Valkuil 2: Beoordelaars komen (onvoldoende) onvoorbereid ter vergadering 4 Valkuil 3: Beoordelaars beoordelen zaken die niet in de gunningscriteria staan vermeld. 5 Valkuil 4: Beoordelaar beoordelen randvoorwaarden die in de scope zitten als positief 5 Valkuil 5: Beoordelaars laten zich leiden door ervaringen uit het verleden 5 Eindconclusie 6 Verantwoord inkopen dankzij de Best Value Methode 2

3 Korte samenvatting Aanbestedingsregels Aanbesteden op basis van afspraken en regels doen we al heel lang. De eerste Nederlandse regels rondom aanbesteden werden in 1815 opgesteld. De eerste Europese regels bestaan sinds de jaren 70 van de vorige eeuw, dankzij de komst van de EEG en vervolgens de EU. Het doel van deze aanbestedingsregels: onder andere het creëren van één Europese single market, het verbeteren van de sociale cohesie tussen de verschillende Europese regels en het stimuleren van innovatie. De nieuwste aanbestedingswet 2012 (herzien in 2016) is aangepast op basis van de strategie van Europa voor groei en banen die Europa 2020 heet. De Europese richtlijn is eigenlijk een beschrijving van een professioneel inkoopproces waarbij de nadruk ligt op het principe zeggen wat je doet, en doen wat je zegt. Met deze wijsheid en wat gezond boerenverstand kom je eigenlijk al heel ver. Objectief beoordelen en motiveren De aanbestedingswet laat voldoende ruimte voor het beoordelen van kwaliteit met een beoordelingscommissie. Het moet daarbij voor de inschrijvers duidelijk zijn op welke gronden zij worden beoordeeld, bovendien te verifiëren dat de in het vooruitzicht gestelde beoordeling ook precies als zodanig is uitgevoerd. Daarom moet de gunningsbeslissing op basis van Artikel Aanbestedingswet 2012 ook altijd gemotiveerd worden, met in het geval van een afwijzing alle relevante redenen. Nu komt het in de praktijk voor, dat we bij het beoordelen van de inschrijvingen vaak toch verrast worden door wat marktpartijen hebben aangeboden. Het is aan de beoordelingscommissie om goed te lezen en te beoordelen en vervolgens aan de voorzitter om de argumenten voor de score zo samen te vatten dat er ook daadwerkelijk objectief beoordeeld wordt wat er is uitgevraagd. Waar beoordeel je aanbestedingen op? Aanbestedingen op Laagste Prijs zijn nog altijd het makkelijkste om te beoordelen. Transparant en eenvoudig objectief vast te stellen. Maar door de jarenlange Laagste Prijs is het juist belangrijker geworden om naast prijs ook kwaliteit objectief mee te wegen. Veranderende competenties van de Inkoopadviseur In de praktijk leidt het begeleiden van een beoordelingsteam tot een onevenredige belasting van de Inkoopadviseur als voorzitter van het beoordelingsteam. Naast voorzitten van de vergadering is een Inkoopadviseur belast met het notuleren van de argumenten van het beoordelingsteam, vervolgens ook nog eens met het verifiëren van de beoordeling aan de hand van de inschrijvingen. Verantwoord inkopen dankzij de Best Value Methode 3

4 Inschrijvers die afgewezen zijn, maken in toenemende mate de gang naar de rechter, om mede op basis van de afwijzingsbrief een andere uitslag van de aanbestedingsprocedure te bepleiten. Valkuilen uit de praktijk Voor een beoordelingscommissie geldt het cliché Niks menselijks is ons vreemd. In de praktijk herkennen we de volgende top-5 aan knelpunten. Bij het beoordelen van de inschrijvingen op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding (beste PKV) is het van belang dat de kwaliteit ook voldoende doorslag kan geven in de keuze voor de Inschrijver. Wanneer de scores niet verder uiteenlopen dan van een magere 6 tot een uitstekende 7,5 hebben die verschillen erg weinig invloed op de totaalscore en dus op de einduitslag van de beoordeling. 1. Beoordelaars hanteren een eigen scoremethodiek; 2. Beoordelaars komen slecht voorbereid of onvoorbereid naar de vergadering; 3. Beoordelaars beoordelen zaken die niet in de gunningscriteria staan vermeld; 4. Beoordelaars beoordelen randvoorwaarden die in de scope zitten als positief; 5. Beoordelaars laten zich leiden door ervaringen uit het verleden. Valkuil 1: beoordelaars hanteren een eigen scoremethodiek Wanneer een beoordelaar uit het team weinig ervaring heeft met het beoordelen van een inschrijving is het heel logisch dat bij het lezen van de inschrijving de neiging ontstaat om een rapportcijfer te geven. We zijn immers door het schoolsysteem van jongs af aan gewend geraakt aan beoordeeld worden met dit soort cijfers. Wanneer in de leidraad van een aanbesteding de scorelat is meegegeven, zullen veel mensen geneigd zijn om toch een 7,5 te willen geven. Met andere woorden: uitschieters naar een dikke onvoldoende of een klinkende 10 zijn in de praktijk eerder uitzondering dan regel; ook al zou zo n uitschieter volledig verdiend zijn. Tip: zorg voor training en een structuur zoals een scoreformulier. Valkuil 2: beoordelaars komen (onvoldoende) onvoorbereid ter vergadering Een minder ervaren teamlid kan bij een beoordelingssessie de tijd die hij of zij nodig zal hebben om alle inschrijvingen goed te lezen gemakkelijk onderschatten. Onvoorbereid in de vergadering verschijnen frustreert het proces van beoordelen. Helaas zijn er wel eens beoordelaars die geen cijfers hebben aan de start van de vergadering. In zo n geval kan de vergadering beter opgeschort worden. Ook kan er sprake zijn van onvoldoende voorbereiding. Dit is te herkennen aan feedback in (te) algemene termen. Voor de inkoop adviseur zijn de volgende soort zinnen signalen dat iemand onvoldoende voorbereid is: Ik vind het gewoon een goed verhaal De aanpak spreekt me wel aan Ik kreeg er niet zo n goed gevoel bij Ik krijg de indruk dat ze het even snel hebben ingevuld Tip: zorg voor training, verwachtingmanagement of duidelijke verwachtingen van de inspanning en voor ieder lid van de beoordelingscommissie een formulier om commentaar goed te motiveren. Verantwoord inkopen dankzij de Best Value Methode 4

5 Valkuil 3: Beoordelaars beoordelen zaken die niet in de gunnings criteria staan vermeld. Bij het lezen van de inschrijvingen worden de beoordelaars vaak enthousiast gemaakt met pakkende voorbeelden en mooie teksten. Hierdoor is het goed mogelijk dat ze verleid worden om een oordeel over de aanbieding te vormen dat niet in lijn ligt met de gunningscriteria. Zo kan een goed verhaal over de kleurstelling van een nieuw te bouwen gebouw heel boeiend zijn, maar wanneer esthetiek officieel geen gunningscriterium is, mag het ook niet worden meegewogen in het eindoordeel. Ook het tegenovergestelde gebeurt wel: inschrijvingen zijn erg slecht geschreven en slaan met het taalgebruik de plank mis. Toch kan zo n slecht geformuleerde inschrijving inhoudelijk precies antwoord geven op de gunningscriteria. In dat geval moet hij ook positief beoordeeld worden. Het is een hele kunst om niet te oordelen op hoe goed een plan geschreven is, maar alleen op wat er feitelijk wordt aangeboden. Tip: zorg voor training, zorg voor een vaste methode van beoordelen, zorg voor een formulier. Valkuil 4: Beoordelaars beoordelen randvoorwaarden die in de scope zitten als positief Bij het voorbereiden van een aanbesteding worden de randvoorwaarden van de aanbesteding secuur opgesteld. Dit gebeurt veelal in een multidisciplinair team; uiteraard hebben alle teamleden vooral oog voor de randvoorwaarden vanuit hun eigen expertise. Het kan dus gebeuren dat een inschrijver een randvoorwaarde uit de aanbestedingsregels bijna letterlijk herhaalt en dat dit toch niet meteen herkend wordt door het beoordelingsteam. Door het benoemen van zo n randvoorwaarde oogt een inschrijving positief. Bijvoorbeeld: Wij inventariseren eerst alle kabels en leidingen voordat we starten met het werk. Een communicatieadviseur zal dit misschien als positief ervaren, maar de projectleider zal dit herkennen als een randvoorwaarde, die de inkopende partij zelf gesteld heeft in de aanbesteding. Overbodige informatie dus. Tip: zorg voor training met toelichting op belangrijkste randvoorwaarden, zorg voor een methode van beoordelen, zorg voor een formulier. Valkuil 5: Beoordelaars laten zich leiden door ervaringen uit het verleden Teamleden met een lange staat van dienst hebben veel ervaring opgedaan in de praktijk. Vooral deze teamleden laten zich wel eens leiden door hun eigen ervaringen. Dat zeggen ze wel zo mooi, maar in de praktijk doen ze het toch niet is dan een veel gehoord commentaar. Zoals gezegd is aanbesteden zeggen wat je doet, en doen wat je zegt. Het meewegen van deze reserveringen is dan ook niet toegestaan. Tip: zorg voor training met toelichting op de belangrijkste randvoorwaarden, zorg voor een methode van beoordelen, zorg voor een formulier. Verantwoord inkopen dankzij de Best Value Methode 5

6 Eindconclusie Bij alle valkuilen zijn er twee belangrijke beheersmaatregelen: 1. Cultuur. Zorg dat de mensen in het beoordelingsteam de mechanismen van aanbesteden begrijpen door te trainen. 2. Structuur. Zorg dat er een passende structuur is waardoor het voor aanvang van de beoordelingsvergadering al niet meer mogelijk is om af te wijken. De grondlegger van Best Value, Dean Kashiwagi, zegt niet voor niks: put them in the structure. Verantwoord inkopen dankzij de Best Value Methode 6

7 De software van Best Value Pointer is complementair aan andere inkooppakketten omdat het specifiek gericht is op het verbeteren van het beoordelingsproces. Door de functionaliteiten in het programma wordt een duidelijke structuur aangeboden, waarmee het kinderlijk eenvoudig wordt om de beoordeling aan de hand van aanbiedingen te objectiveren.

Vergelijkbare documenten

De (on)mogelijkheden van innovatief aanbesteden

De (on)mogelijkheden van innovatief aanbesteden D U O - P R E S E N T A T I E D O R E N A G U L P E R S, R O M P E L B E R G & R U I T E R J O O P V A N D U R E N, H S Z U Y D F M, U T W E N T E Aanleiding