Nota van B&W. onderwerp Pilot subsidieregel participatie. portefeuillehouder Marjolein Steffens-van de Water

Transcriptie

1 Nota van B&W onderwerp Pilot subsidieregel participatie portefeuillehouder Marjolein Steffens-van de Water Collegevergadering 31 januari 2017 inlichtingen Margriet Achtereekte ( ) Registratienummer Samenvatting Wij vragen onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties vaker en intensiever te participeren in plannen die we maken. Een vorm hierbij kan zijn dat een vertegenwoordiging van participanten aan tafel zit bij de planvorming en deze vertegenwoordiging zelf de regie voert over het informeren en betrekken van hun achterban. Gebleken is dat bewoners hiertoe bereid zijn, maar zij willen graag een tegemoetkoming krijgen voor de organisatiekosten die zij maken. Tot nu toe was er nog geen mogelijkheid voor ondersteuning van deze vorm van participatie. De pilot subsidieregel participatie moet dit vereenvoudigen. Inleiding Binnen het programma participatie werken we hard aan het vergroten van de betrokkenheid van inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties en geven we extra ruimte aan initiatieven uit de samenleving. Dat doen we onder andere bij de ontwikkeling van plannen. We werken steeds meer samen met inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties om met hun inzet, ideeën en feedback de samenleving van Haarlemmermeer vorm te geven. Deze vorm van participatie komt ook nadrukkelijk terug in de Omgevingswet waar we de komende tijd mee te maken krijgen. Deze pilot subsidieregel participatie sluit wat dat betreft goed aan bij de nieuwe Omgevingswet. Context Uit de ervaringen in de speerpuntprojecten participatie (zoals beschreven in de raadsbrief X d.d. 22 december 2016) kan worden opgemaakt dat we aan het kantelen zijn van gemeentelijke naar gemeenschappelijke visies. De Gebiedsenvelop Lisserbroek (Turfspoor) is hiervan een goed voorbeeld. Deze is opgesteld door het zogenaamde Driehoeksoverleg waarin gemeente, ontwikkelaars en bewoners samenwerken. Een proces van meedenken genereert veel energie en betrokkenheid. De invulling van de regierol die we als gemeente hierin nemen, is maatwerk: steeds is het aftasten wat participanten zelf willen en kunnen doen en waar wij als gemeente aan zet zijn. Het algemene beeld is dat de schat aan kennis en verhalen uit het gebied of thema, een grote bijdrage levert aan het versterken van het plan zelf en het gevoel van betrokkenheid bij en steun voor het plan in de omgeving. Binnen het Driehoeksoverleg Lisserbroek Turfspoor organiseert de bewonersgroep zelf grotendeels het gesprek met het dorp. Zij zetten zich daarvoor in met veel tijd en bevlogenheid. Ze vragen ons hen tegemoet te komen voor wat betreft de organisatiekosten

2 onderwerp Volgvel 2 Pilot subsidieregel participatie die zij daarvoor maken. Zij zijn de eerste groep die een dergelijk groot deel van het participatieproces voor hun rekening neemt. Als gemeente hebben we nog niet eerder op deze manier samengewerkt met bewoners in een participatieproces en hebben we ook nog geen mogelijkheid hen daarbij financieel te ondersteunen. Probleemstelling Participerende bewoners en wij hebben behoefte aan een (subsidie)regeling om de onkosten te dekken die zij maken om betrokkenen en belanghebbenden te betrekken bij het participatieproces. De bewoners organiseren zelf, in samenwerking met ons, deze participatie, onder andere door het organiseren van bewonersbijeenkomsten. Doelstelling Met de pilot subsidieregel participatie willen we participanten in onze planvormingsprocessen financieel faciliteren om hun verantwoordelijkheid in het informeren en betrekken van hun achterban uit te kunnen voeren. Het gaat hierbij om gemeentelijke projecten waarbij bewoners zelf een rol op zich willen nemen. Er bestaat al een subsidieregel die dorps- en wijkraden ondersteunt bij de structurele organisatie en activiteiten in samenwerking met het dorp of de wijk en de gemeente op het gebied van participatie. Het verschil met die regeling is, dat het hier gericht is op participatie bij een project of ontwikkeling; het is geen structurele subsidie. Deze nieuwe subsidieregeling is bovendien niet voorbehouden aan dorps- en wijkraden, maar staat open voor alle betrokken bewonersgroepen. De pilot gaat in op 31 januari 2017 en zal duren tot en met 31 december Gedurende de pilot onderzoeken we of deze subsidieregeling een goede regeling is om de participanten in staat te stellen hun achterban te betrekken en te informeren. Met de opbrengst van de evaluatie, nemen we deze (aangepaste) subsidieregel op in een gebundelde subsidieregel participatie (waarin ook de wijkbudgetten, ondersteuning van dorps- en wijkraden etc. een plek zullen krijgen). Daarbij gaan we ook aan de slag met de harmonisatie van beleid naar aanleiding van de samenvoeging van de gemeenten Haarlemmermeer en Haarlemmerliede- Spaamwoude. Oplossingen Wij vinden het belangrijk dat er duidelijkheid is over hoe inwoners ondersteund kunnen worden in een participatieproces. Om deze reden hebben we gekozen voor een subsidie. Na een voorgesprek kunnen bewonersgroepen die met ons samenwerken bij het opzetten en uitvoeren van een participatieproces, op grond van deze subsidieregeling een onkostenvergoeding aanvragen. In het voorgesprek wordt een globaal plan gemaakt waarbij wij ondersteuning bieden op het gebied van (online) communicatie. De maximale hoogte van de subsidie die wordt toegekend, is afhankelijk van het aantal inwoners in het plangebied. Verantwoording vindt achteraf plaats middels een eindgesprek en een format waarin gemaakte kosten worden weergegeven. Niet bestede middelen zullen worden teruggevorderd. De eindgesprekken vormen tevens input voor de evaluatie aan het eind van de pilotperiode. Het proces ziet er globaal als volgt uit: Er vindt een voorgesprek plaats tussen aanvrager(s), projectleider, programmamanager/-secretaris van het programma participatie en een adviseur op het gebied van (online) communicatie. Daarin worden de begroting van de aanvrager en de subsidievoorwaarden doorgelopen;

3 onderwerp Volgvel 3 Pilot subsidieregel participatie De subsidieaanvraag en de toekenning van het budget zullen online via de website van de gemeente plaatsvinden; Het maximaal aan te vragen bedrag bedraagt 5.000,- per participatieproces. Aanvragers krijgen na goedkeuring direct het volledige bedrag; De aanvraag wordt binnen 8 weken afgehandeld; Het budget is na toekenning besteedbaar voor de maximale duur van 4 jaren; De projectleider monitort in contact met de bewoners de voortgang van de besteding van het budget; De bestede middelen worden bijgehouden in een door de gemeente Haarlemmermeer verstrekt format dat voorafgaand aan het eindgesprek wordt toegestuurd aan de gemeente; Na afloop vindt een eindgesprek plaats waarin evaluerend wordt teruggeblikt op de samenwerking en de gemaakte kosten; De verantwoording van de subsidie bestaat uit het verslag van het eindgesprek en het kostenoverzicht in het standaard format. Effecten Het beoogde effect is dat inwoners worden gefaciliteerd in de onkosten die zij maken bij het samenwerken in onze participatieprocessen. Middelen Voor de pilot subsidieregel participatie stellen we voor om in ,- te reserveren vanuit het in de programmabegroting beschikbare budget voor participatie in het programma 'Bestuur, samenleving en publiekscontact', beleidsdoel 'Wederzijdse betrokkenheid bij de besluitvorming en onze kennis over onze lokale samenleving vergroten', nummer Mocht het budget niet toereikend zijn en we voorzien dat het subsidieplafond van ,- te laag is, dan wordt via de voor-en/of najaarsrapportage extra budget aangevraagd. Juridische aspecten Het vaststellen van beleidsregels is een bevoegdheid van het college. Binnen het college zijn de wethouders participatie en subsidiebeleid verantwoordelijk. Tegen het vaststellen van de beleidsregels is geen bezwaar of beroep mogelijk. De subsidie is een eenmalige subsidie in de zin van hoofdstuk 5 van de Algemene subsidieverordening Haarlemmermeer 2011 Evaluatie Na afloop van de pilot zal een evaluatie plaatsvinden. Als uit de evaluatie naar voren komt dat de ervaringen met de pilot subsidieregel participatie positief zijn, dan zal de pilot worden omgezet in een definitieve subsidieregel met een dekkingsvoorstel. Als er nog onvoldoende resultaten zijn op basis waarvan geëvalueerd kan worden, kan worden besloten de pilot te verlengen. Participatie en Communicatie De subsidieregel is tot stand gekomen na vragen vanuit het Driehoeksoverleg Lisserbroek Turfspoor aan het participatieteam. Enkele gesprekken met de projectleider en de begroting en onderbouwing van de bewonersgroep, vormden samen met expertise van team subsidie, (online) communicatie, participatie, grafisch centrum en Maatvast de basis van dit voorstel. De ervaringen van de aanvragers en de gemeentelijke projectleiders/procesbegeleiders vormen een belangrijke bron voor de tussentijdse informele evaluaties, waaruit tussentijdse bijsturing kan volgen in de voorgesprekken en, indien nodig, tussentijdse voorstellen voor aanpassing van de subsidieregel.

4 onderwerp Volgvel 4 Pilot subsidieregel participatie We richten ons bij communicatie over deze pilot in eerste instantie op de uitnodigingsplanologie Lisserbroek Turfspoor. Na de evaluatie, zal een eventuele definitieve regel breder worden gecommuniceerd. Gevolgen voor herindeling Haarlemmermeer - Haarlemmerliede en Spaarnwoude (preventief toezicht/beleidsharmonisatie) Met de opbrengst van de evaluatie, nemen we deze (aangepaste) subsidieregel op in een gebundelde subsidieregel participatie (waarin ook de wijkbudgetten, ondersteuning van dorps- en wijkraden etc. een plek zullen krijgen). Dat nemen we mee bij de harmonisatie van beleid naar aanleiding van de samenvoeging van de gemeenten Haarlemmermeer en Haarlemmerliede-Spaarnwoude. Ons besluit valt niet onder het preventief toezicht van Gedeputeerde Staten van Noord-Holland in het kader van de samenvoeging omdat de lasten passen binnen de vastgestelde Programmabegroting Besluit Op grond van het voorgaande hebben wij besloten om 1. in te stemmen met de Pilot subsidieregel participatie; 2. de subsidieregel conform bijlage vast te stellen; 3. het subsidieplafond voor 2017 vast te stellen op ; 4. deze nota ter informatie te zenden aan de raad. Burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer, Bijlage(n) subsidieregel

5 1.4 Participatiesubsidie ter ondersteuning van (ruimtelijke) ontwikkelingen Relevante beleidsnota s Meer doen aan Meedoen Plan van aanpak Meedenken, meepraten, meebeslissen Doelstelling Het stimuleren van een actief en breed gedragen participatieproces van inwoners bij ruimtelijke en sociale ontwikkelingen in Haarlemmermeer, waardoor de gemeente in co-creatie met haar inwoners gemeentelijke projecten vorm kan geven. Door het financieel faciliteren van actieve inwoners(groepen) is het mogelijk hen het participatieproces (betrekken en activeren van belanghebbende/geïnteresseerde inwoners en ondernemers) te laten organiseren en wordt de kans op een zo groot en divers mogelijk aantal belanghebbenden en belangstellenden vergroot. Met deze regel sluiten we aan bij de ontwikkelingen van de omgevingswet. Activiteiten Activiteiten ten behoeve van het organiseren van bijeenkomsten en het verzorgen van verscheidende communicatie- en informatiestromen voor de meningsvorming inzake van het project; Subsidievorm Eenmalige subsidie conform hoofdstuk 5 van de Algemene subsidieverordening Kernvoorziening Nee Meerjarigheid Ja Berekening subsidiebedrag Er vindt een voorgesprek plaats voorafgaand aan de aanvraag tussen aanvrager, projectleider, een adviseur op het gebied van (online) communicatie en programmamanager/-secretaris Participatie. Daarin wordt een globaal plan met begroting besproken, waarin een voorstel gedaan wordt voor een (online) communicatiestrategie en aanpak participatie. Op basis daarvan wordt een subsidiebedrag aangevraagd. Dat bedrag is in totaal maximaal 5000 en per onderdeel wordt het maximum vastgesteld. Online platform: Als er geen voldoende geschikte platforms voorhanden zijn, is er een bedrag van maximaal 2000 beschikbaar voor het opstarten van een platform. Drukwerk: Op basis van de begroting uit het voorgesprek. Het maximum aan te vragen bedrag voor drukwerk is het aantal inwoners van het gebied x 0,163 1 tot een maximum van 2000,-. Regels voor dreigende overschrijding subsidieplafond Subsidieaanvragen worden in volgorde van binnenkomst behandeld tot het subsidieplafond is bereikt 1 Dit bedrag is tot stand gekomen op basis van een inschatting van maximaal benodigde middelen en een marktconforme inventarisatie van de kosten daarvan.

6 Nadere eisen/criteria/definities Definities: Project: (ruimtelijke) ontwikkeling; Gebied: het deel van de gemeente waarbinnen het project gelegen is; Inwoneraantal: De gebieden volgen de geografische indeling in telgebieden van het Centraal Bureau voor de Statistiek. De grootte wordt bepaald op basis van het aantal inwoners op 1 januari van het van het jaar voorafgaand aan het jaar waarover de subsidie wordt aangevraagd. Bestuurskosten: 1. kosten van drukwerk, advertenties en andere communicatie; Organisatiekosten: 1. kosten verband houdend met vergaderingen (bijvoorbeeld: huur, koffie/thee, schoonmaak); 2. overige organisatiekosten dienen ter beoordeling aan projectleider te worden voorgelegd. Voorwaarden: Subsidie wordt bij voorkeur verstrekt aan een dorps- of wijkraad. Indien dat niet mogelijk of wenselijk is (bijvoorbeeld als er geen dorps- of wijkraad is), kan de subsidie worden verstrekt aan een natuurlijk persoon en bewonersgroepen; De subsidie wordt aangevraagd nadat de organisatoren uitgenodigd zijn om deel te nemen aan het participatieproject; Voor het organiseren van bijeenkomsten ten behoeve van het project wordt gebruik gemaakt van een locatie van Stichting Maatvast. Andere locaties zijn niet toegestaan, tenzij hier toestemming voor is gegeven; Voor de communicatie wordt indien nodig gebruik gemaakt van een online platform, de gemeente adviseert en faciliteert bij het opstarten van het platform, tenzij anders afgesproken; Per project kan slechts één groep participanten aanspraak maken op deze subsidie; Per project kan maximaal 5.000,- subsidie worden verleend. Verantwoording Het traject wordt afgesloten met een eindgesprek, waarin er evaluerend wordt teruggeblikt op de samenwerking, de bijeenkomsten, samenwerking met de betrokken partijen en het aantal bereikte participanten; Een schriftelijke verslag, het eindgesprek en een overzicht van de gemaakte kosten vormen de verantwoording.