JAARVERSLAG

Transcriptie

1 JAARVERSLAG Voorzitter Secretaris Penningmeester In- & Externe Zaken Technische Zaken Francis Folkers Jos Steijn Annelies Voordendag Erik den Boer Gert-Jan Kooyman van Guldener

2 Inhoud Jaarverslag Voorzitter... 3 Jaarverslag Secretaris... 7 Jaarverslag Penningmeester Jaarverslag Commissaris In- en Externe Zaken Jaarverslag Commissaris Technische Zaken

3 Jaarverslag voorzitter Beleidsvoering De plannen en ambities van het twaalfde bestuur zijn vastgelegd in het beleid Dit stuk is goedgekeurd op de algemene ledenvergadering van 28 september In het beleidsplan staan de drie aandachtspunten van het twaalfde bestuur genoemd. Allereerst was het ons doel om de finetuning en verbouwing van Unit Sport goed te verwerken en daarbij efficiënt contact met Unit Sport te bewerkstelligen zodat er open en duidelijk naar de leden kan worden gecommuniceerd. We hebben hierbij de trainingen in een visual weergeven zodat hier minder verwarring bij de leden is. Verder delen we berichten van Unit Sport op Facebook met de Obviusgroep zodat leden geen belangrijke mededelingen over looproutes et cetera missen. De verbouwing van Unit Sport is echter uitgelopen en zal nog het hele collegejaar in beslag nemen. Heel veel hinder is er door ons niet ondervonden, alleen dat het vervelend was dat looproutes constant zijn gewijzigd. Het tweede aandachtspunt van het beleid is de sponsoring uitbreiden met de focus op Midden & Klein Bedrijf (MKB) en club van 50. We hebben voor de kalender een commissie opgericht met leden die zich bezighouden met het uiterlijk. De sponsoring werd verzorgd door de sponsorcommissie. De club van 50 heeft veel nieuwe leden mogen verwelkomen dit jaar, door onder meer het oud-ledentoernooi. Het laatste aandachtspunt van het beleid is een grotere activiteit ter ere van het lustrum OT organiseren. De Open Toernooi commissie heeft een ontzettend mooi toernooi neergezet hoewel niet alle doelen even goed zijn bereikt. Naast de beleidspunten hebben we dit jaar ook veel tijd in zusterverenigingen gestoken en resulteert in dat we meer (gaan) organiseren samen met andere verenigingen en dat de algemene bekendheid van Obvius in Nederland groter wordt. 3

4 Commissies Introductiecommissie Dit jaar had de introductiecommissie weer het doel om alleen enthousiaste leden aan te trekken. Het was dit jaar lastig dat de kraam op de sportdag niet bij de tennisbanen stond, maar door onder andere een demowedstrijd met Tenniphil konden we toch genoeg mensen richting te tennisbanen lokken. Tijdens de OWee vond ook het sportfeest voor het tweede jaar op rij plaats bij Proteus. Bij dit feest had Obvius een kraam voor de ingang van het feest. De introductiecommissie had echter het idee dat hier weinig leden mee getrokken werden, want veel mensen liepen gelijk door naar het feest terwijl de IC zich wel enigszins verplicht voelde hier te blijven staan. Het is aan de volgende IC om te bepalen of er weer een stand wordt genomen bij het sportfeest. Het introductieweekend vond dit jaar plaats in Rotterdam, op een mooie locatie bij het water hebben 25 nieuwe leden zich een weekend lang vermaakt. Wederom was het intro-etentje een groot succes, met 41 leden is boven bij de Sjees gegeten, waarna de borrel daar ook plaatsvond. De laatste introductieactiviteit was het openingstoernooi. Ondanks dat het weer niet optimaal was, zijn er veel wedstrijden gespeeld en zijn de finales gespeeld in de vorm van beerpong. Clubkampioenschappencommissie De CK is dit jaar weer een enthousiaste commissie die vooral bestaat uit leden die nog niet eerder een commissie bij Obvius hebben gedaan. Desondanks was het thema snel bepaald en waren de promotiematerialen snel gemaakt. Er deden uiteindelijk 112 spelers mee aan het toernooi in 19 verschillende onderdelen. Activiteiten gedurende de week waren de toto, de pubquiz, mariokarten op de wii en gamecube, een mario-driewielerrace en een afsluitingsetentje. Alle activiteiten op de driewielerrace na werden goed bezocht. Achteraf wilden mensen toen liever wedstrijden kijken dan zelf actief bezig zijn. Al met al was het een gezellige week. 4

5 Stichting Studenten Sport Delft (SSD) Met de SSD hebben we aan het begin van het jaar een beleid geschreven dat bestaat uit de volgende drie aandachtspunten: 1. Vergroten van de naamsbekendheid van de SSD onder studenten van de TU Delft met een nadruk op het vergroten van de zichtbaarheid via Facebook 2. TU Team opzetten voor deelname aan de Batavierenrace 3. Hoog eindigen op de SUSA ranglijst oftewel deelname aan NSK s promoten Voor het eerste aandachtspunt zijn we via Facebook begonnen met een algemeen bericht om de SSD voor te stellen en ook hebben we de SSD via verschillende sportverenigingen gedeeld. Ook moesten verenigingen na een evenement foto s en een kort verslag aanleveren om op de facebook te plaatsen. We zijn een stuk verder gekomen met de naamsbekendheid dan vorig jaar, maar zijn helaas nog niet waar we willen zijn. Het tweede aandachtspunt is de Batavierenrace en hiervoor hebben we dit jaar een commissie bestaande uit drie renners die vorig jaar ook mee hebben gedaan. Zij nemen hierbij de lopers voor hun rekening en de SSD zorgt voor de sponsoring en materialen. Het doel voor de Batavierenrace is om in ieder geval het resultaat van vorig jaar te evenaren. Helaas zijn we op drie seconden na niet op een hogere plek dan vorig jaar geëindigd, maar dit mocht de pret niet drukken. Door een actieve promo hebben we dit jaar veel nieuwe lopers benaderd die al hebben aangegeven volgend jaar mee te willen doen en zo denken we dat er de komende jaren nog veel progressie kan worden gemaakt. Het laatste aandachtspunt van de SSD is om hoger te eindigen op de SUSA ranglijst (NSK s zwemmen, ijshockey, tennis, grasvolleybal en basketbal). Daarom zijn we deze dit jaar aan het promoten door verenigingen te contacten. Ook wijzen we mensen op NSK s door een tijdlijn als omslagfoto op Facebook te hebben met komende NSK s. De SUSA cup is nog niet afgelopen, maar tot nu toe zijn er helaas minder punten binnen gehaald dan vorig jaar. Andere verenigingen weten inmiddels wel van het bestaan van de NSK s af, maar meedoen bleek dit jaar nog een stap te ver. Davis Cup Commissie Dit jaar zal de Davis Cup voor het eerst in drie jaar weer in Nederland plaatsvinden. Nadat bekend werd gemaakt dat dit in Den Haag zou zijn, hebben wij de KNLTB gebeld over welke studentenvereniging het op zich 5

6 zou nemen. Door snel handelen was een paar dagen later besloten dat Obvius het samen met Tenniphil zou gaan organiseren. Hierbij leveren de verenigingen beide drie commissieleden. In de commissie ben ik zelf niet zozeer een QQ er, wel onderhoud ik als secretaris het contact met de KNLTB. De dingen die de Davis Cup Commissie onder andere doet zijn kaarten verkopen aan alle studentenverenigingen, twee avonden feesten organiseren en slaapplekken regelen. Tijdens het schrijven van dit verslag komt het Davis Cup weekend (17-19 september) al snel dichterbij en zijn we druk bezig met de laatste voorbereidingen. 6

7 Jaarverslag Secretaris Ledenadministratie De ledenadministratie is hetzelfde verlopen als vorig jaar. Alle nieuwe leden zijn aangemeld via een Excel bestand dat wordt verkregen van de site. In de onderstaande tabel zijn de nieuwe inschrijvingen en uitschrijvingen sinds 1 september 2016 te zien. Sinds wordt gekeken naar het aantal inschrijvingen vanaf 1 september. Als je het terugrekent, zie je dat het ledenaantal bij de jaren ervoor niet klopt met de in- en uitschrijvingen. Tijdens het jaar bleken een aantal oud-leden nog KNTLB-lid te zijn namens Obvius. Deze zijn verwijderd zodat er nu geen bondscontributie meer voor betaald wordt. Jaar Inschrijvingen Uitschrijvingen Ledenaantal * *gegevens tot 1 september

8 Statistieken Nog wat jaarlijks terugkerende statistieken: Rating: 8

9 Sportkaartcontrole Tijdens de sportkaartcontrole in december beschikten 290 leden over een sportkaart. Voor het contract met Unit Sport moeten we er 270 hebben. Dit jaar heeft Unit Sport besloten zelf geen sportkaartcontroles meer uit te voeren. Wij hebben bestuur 13 geadviseerd wel zelf controle te houden. Nieuwsbrieven De opzet van de nieuwsbrieven is niet veranderd dit jaar. Het percentage geopende nieuwsbrieven varieert tussen de 50% en 65%. Ongeveer 10% van de mensen klikt op de doorverwijzingen in de nieuwsbrief. KNLTB Dit jaar is de KNLTB overgestapt van online administratieprogramma. Het nieuwe programma, KNLTB.club, biedt op dit moment geen mogelijkheden voor im- en export van mutatiebestanden uit PCLeden (ons eigen administratieprogramma). Dit betekent dat het aan- en afmelden van leden bij de bond in de toekomst mogelijk weer handmatig zal moeten worden gedaan. Ik heb ervoor gezorgd dat het gedurende 2017 nog wel op de geautomatiseerde wijze kan, maar waarschijnlijk zal dit in 2018 niet meer gaan. Dit betekent dat vooral het aanmelden van nieuwe leden vanaf de OWee van 2018 weer erg veel werk gaat worden. Omdat de overgang naar het nieuwe systeem nu nog bezig is, kan de situatie over een jaar weer veranderd zijn. Het is daarom verstandig om goed op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen van KNLTB.club. Commissies Activiteitencommissie De activiteitencommissie bestond dit jaar uit 5 commissieleden (vorig jaar 6) en een QQ er en is uitgegroeid tot een erg hechte groep. Vol enthousiasme hebben ze zich dan ook op alle activiteiten gestort en ik verwacht ze allemaal nog vaker te zullen zien binnen Obvius de komende jaren. De activiteiten zijn grotendeels hetzelfde gebleven als vorig jaar. Het open feest aan het begin van het jaar vraagt wel meteen veel van de nieuwe commissie. Tijdens het jaar heeft de commissie naast de borrels een running dinner, open feest, kroegentocht, familietoernooi, competitieafsluitingen, een avondje padel en een rolstoeltennisclinic georganiseerd. De georganiseerde activiteiten waren soms meer en soms minder goed bezocht. Hier was niet altijd een duidelijke reden voor. 9

10 Groenfeestcommissie Het Groenfeest is dit jaar voor de zesde keer georganiseerd. De beurt was aan Obvius om de financiële verantwoordelijkheid voor het feest op zich te nemen, wat betekent dat alle baten en lasten via onze rekening zijn gegaan en dus extra werk voor onze penningmeester was. Obvius leverde niet de actieve QQ er of de penningmeester voor de commissie. Vanaf het aankomende jaar wordt er een roulatiesysteem gebruikt, waarin ieder jaar één vereniging ál deze taken op zich neemt, en waarbij de actieve QQ er dan ook de penningmeester van zijn/haar vereniging is. De aangestelde penningmeester van de commissie deed zijn werk slecht en het was moeilijk contact met hem te krijgen. Normaal gesproken zou ik de taak neerleggen bij de QQ er van de betreffende vereniging, maar in dit geval was dat het commissielid (hij was er niet in geslaagd een commissielid te vinden binnen zijn vereniging). Om wat duidelijkheid bij onze eigen penningmeester te scheppen én om te zorgen dat het feest wel zou slagen heb ik daarom uiteindelijk zelf de taak van penningmeester op me genomen. Het feest zelf was een succes (ook financieel gezien), met een goed bezoekersaantal. 10

11 Jaarverslag Penningmeester Dit jaar gaat de boeken in als een jaar met hoge bergen en diepe dalen. Om met de eerste top te beginnen: er is een enorme berg geld over dit jaar. Hiervoor zijn verschillende verklaringen en dit zal uitgelegd worden aan de hand van de verschillende verdichtingen uit het boekhoudprogramma. Reserveringen De afgelopen jaren is er een trend ontstaan waarbij penningmeesters veel geld reserveerden voor hun opvolgers. Dit jaar was dat ook het geval, maar samen met de KasCo ben ik pas laat achter een aantal staande reserveringen gekomen, die ik niet meer nodig had. Op de balans is te zien dat een deel van de staande reserveringen naar de algemene reserve is geboekt. Een ander deel van de reserveringen is blijven staan. Verder zijn er twee nieuwe reserveringen bijgekomen. Een voor het groenfeest, zodat het voor mijn opvolger duidelijker is welk bedrag hiervoor staat. De andere is voor de KNLTB contributies voor leden die na februari 2017 nog lid zijn geworden. Bestuur 12 heeft hiervoor de contributies geïnd, terwijl bestuur 13 hiervan de KNLTB factuur krijgt. Logisch om hier dus wel een reservering voor te maken, omdat het aantal nieuwe leden na 1 februari jaarlijks variabel is. De overige reserveringen zijn gebleven zoals begroot. Algemeen De meeste posten zijn gebleven zoals begroot, alleen de bestuurskosten zijn redelijk laag gebleven. We hebben aan het begin van het jaar veel geld uitgeven aan constitutie cadeaus maar daarna eigenlijk niet zoveel meer. Verder hebben we dit jaar tweemaal PC-leden betaald. De afgelopen jaren kwam de automatische incasso hiervoor op 1 september. Dit jaar kwam hij op 1 september en halverwege augustus. PC-leden blijven we voorlopig nog gebruiken, dus dat is geen enkel probleem. Tennisactiviteiten De kosten voor de verenigingstrainers zijn omhoog gegaan, doordat het sportcentrum geen daghap meer aanbood en ook de mensen die conditietraining gaven moesten eten.. Daarnaast werd er in de tussenperiode op twee dagen verenigingstraining geven, terwijl er maar een 11

12 dag was begroot. De trainers kregen een vast bedrag van 5 per dag dat ze training gaven in de najaars- en tussenperiode en 4,25 in de voorjaarsperiode. De kosten voor de deelname aan de landelijke competitie zijn hoger uitgevallen, omdat de penningmeester niet precies wist hoeveel teams er mee zouden doen. Er zijn tijdens de najaarscompetitie een aantal blikken ballen overgebleven en die werden tijdens de voorjaarscompetitie weer gebruikt. Daarom werden er minder ballen besteld voor de voorjaarscompetitie. Daarnaast is de post ballen: overig op nul gezet omdat voor andere tennisactiviteiten de trainingsballen gebruikt werden. Voor de winterkampioenschappen is er minder geld uitgegeven. Er zijn dekentjes gekocht die tijdens de wedstrijden door toeschouwers gebruikt werden, maar deze waren goedkoper dan verwacht. Een deel van het geld dat niet tijdens het WK gebruikt werd, is gebruikt voor de aanschaf van materiaal voor de conditietraining. Tot slot hebben we nog een twee andere tennisactiviteiten georganiseerd: padel en rolstoeltennis. Voor padel hebben de deelnemers nog een zeer kleine bijdrage geleverd, maar rolstoeltennis was gratis, omdat beseft werd dat er geld over zou zijn. Gezelligheidsactiviteiten De constitutieborrel was erg duur uitgevallen. We adviseren het bestuur van volgend jaar om geen groot fust af te nemen als de cobo bij NOVA gehouden wordt, maar een bepaalde hoeveelheid glazen bier bij NOVA, omdat dit nu niet goed gecommuniceerd was vooraf en duidelijke afspraken te maken met de ordecommissie. Het gadget voor de wintersport is duurder uitgevallen, omdat de begroting gebaseerd was op 30 deelnemers voor de wintersport. Met 42 deelnemers kan er dus meer aan het gadget uitgegeven worden. Daarnaast is er aan de andere gadgets iets minder uitgegeven. Introductiecommissie Er is dit jaar gekozen om zowel de eerste als de tweede Owee van het jaar grotendeels te financiëren. We kwamen er pas zeer laat achter dat er eigenlijk ook nog een reservering stond voor de eerste Owee. Deze is niet gebruikt en naar volgend jaar doorgeschoven. Hieruit kan de factuur van de TU voor info- en sportmarkt betaald worden. 12

13 Clubkampioenschappencommissie De clubkampioenschappen zijn goedkoper uitgevallen, ondanks dat er genoeg activiteiten werden georganiseerd. Open toernooi Het open toernooi had 500 meer gekregen dan vorig jaar, omdat het een lustrum open toernooi was. Uiteindelijk bleek dat totaal niet nodig. Mede door een goede baromzet en geen kosten aan slaaplocaties voor externen heeft de commissie ruim 800 overgehouden. Dit is lastig, omdat dit aan het einde van het jaar viel en dit geld dus niet makkelijk meer uitgegeven kon worden. Technische commissie De uitgaven voor de technische commissie bestonden dit jaar uit de aanschaf van een nieuw ballenmandje, een nieuwe megafoon en prijzen voor de TC-toernooitjes. Almanak Er zijn iets minder exemplaren van de almanak verkocht dan er gedrukt zijn, daardoor zijn ze per stuk duurder geworden. Kleding De voorraad is aangevuld met een aantal shirts en truien. De zonnebrillen zijn niet meer voorradig. Voor de Owee zijn er nieuwe petten besteld. We hebben geen verlies uit de voorraad gevonden maar ook geen winst gemaakt op de kleding. Sponsorcommissie en kalendercommissie Met de sponsor- en kalendercommissie hebben we dit jaar, ondanks de lage verwachtingen vooraf, een mooi resultaat weten te boeken waar we erg trots op mogen zijn. De kosten van de kalender zijn lager uitgevallen, omdat we A4 formaat hebben laten drukken, maar ook de inkomsten zijn lager. Er zijn geen 200 kalenders verkocht, maar omdat dit met sponsoren was afgesproken, hebben we er wel 200 gedrukt. Daarnaast zijn er kosten voor de club van 50 toegevoegd. Club van 50 leden mogen gratis meedoen aan het oudleden- of familietoernooi. Dit jaar zijn er veel nieuwe leden voor de club van 50 en om het verschil tussen kosten en baten hiervoor duidelijk te maken, is het grootboek voor kosten van de club van 50 toegevoegd. 13

14 Sponsoring Er is meer algemene sponsoring binnengehaald dan begroot, dit kwam bijvoorbeeld ook doordat StuD en Brand en Van Wageningen fysiotherapie ons voor zowel de kalender als algemeen wilden sponsoren. Toen de kalender uiteindelijk gedrukt kon worden, is er weinig tijd meer in nieuwe sponsoren gestoken. Afschrijvingen Naast dat we de gebruikelijke afschrijvingen hebben gedaan op de geluidsboxen, tri-tennis en trainingspakken, hebben we ook een aantal overjarige shirts afgeschreven. Op de balans lijkt het misschien alsof de trainingspakken vrijwel niet zijn afgeschreven, maar we hebben dit jaar een tweede set trainingspakken aangeschaft. De eerste set is nu volledig afgeschreven en de tweede set heeft nog de helft van zijn oorspronkelijke waarde. Groenfeest Het groenfeest was dit jaar veel meer werk dan verwacht, omdat er eigenlijk geen penningmeester in de commissie was, totdat onze secretaris dit oppakte. Uiteindelijk is het goed gekomen, hoewel men natuurlijk niet moet vergeten ook de btw mee te nemen in de realisatie. Doordat we pas later achter dit foutje kwamen en het geld al uitgekeerd was aan de andere verenigingen, legt Obvius volgend jaar maar 84 in en de andere verenigingen 109. Doordat wij dit jaar financieel verantwoordelijk waren zijn de bedragen in de realisatie ten opzichte van de begroting een stuk hoger. Contributies De inkomsten door contributie zijn hoger dan begroot, omdat er bij meer leden is geïncasseerd dan begroot en er niemand aan de jaarlijkse incasso van de penningmeester wist te ontlopen. Inkomsten competitie Voor de voorjaarscompetitie hebben we bij de leden minder geld geïncasseerd dan begroot, omdat dit financieel niet nodig was. Inkomsten trainingen In de laatste periode hebben we in plaats van 2,50 maar 2 voor de trainingen gerekend, omdat er tegelijkertijd veel boetes uitgedeeld waren en het niet nodig was nog extra geld voor de trainingen te incasseren. 14

15 Werkacties De inkomsten uit de werkacties zijn iets lager uitgevallen. Ik wil bij dezen de mensen die zich middels een werkactie ingezet hebben voor de vereniging bedanken! Onvoorzien Een grote oorzaak voor de hoge winst dit jaar is de post onvoorzien. We hebben vrijwel geen onvoorziene uitgaven gehad, maar hebben onvoorzien inkomsten gehad uit geld van oude OT-cadeaubonnen, geld wat we van vorig jaar nog terug hebben gekregen van de verzekering en geld wat we binnengehaald hebben met de verkoop van oude ballen. Je zult het niet verwachten, maar er is een grote markt voor oude tennisballen. De commissaris Technische Zaken en ik hebben in een zeer goed samenwerkingsverband deze gele rakkers aan de hond (en scoutingverenigingen en botenverhuurders) weten te brengen. Een deel van de inkomsten hieruit is naar brandstofkosten voor bezoeken aan zusterverenigingen gegaan en het overige deel is als onvoorziene inkomsten geboekt. We achten het fair dat de extra kosten die wij als bestuur gemaakt hebben bij het aanhalen van de banden met zusjes op deze manier deels vergoed zijn. De balans Zoals te zien is op de balans, is de post met staande reserveringen afgebouwd. Een deel hiervan zijn reserveringen die namelijk niet meer gebruikt gaan worden waarvoor ze bedoeld waren. Dit geld is daarom naar de algemene reserve geboekt. We hebben expres minder geld in de kas zitten, omdat contant geld steeds minder gebruikt wordt. De debiteuren zijn de leden die een Davis Cup shirt besteld hebben en het Proeflokaal. De crediteur bestaat nog steeds uit een factuur die zou kunnen komen voor baanhuur in bestuursjaar tien. De voorraad is min of meer gelijk gebleven. Conclusie Kortom hebben we dit jaar veel winst gemaakt. Dit geld zal nu naar de algemene reserve geplaatst worden, maar omdat het niet de bedoeling is dat de algemene reserve te groot wordt en we willen dat geld direct aan de leden die dat jaar lid zijn wordt teruggegeven, willen we de komende tijd met een werkgroep een financieel plan bedenken voor een duurzaam product (van materiaal tot cursussen) dat alle leden van de vereniging in de 15

16 loop van de jaren ten goede komt. Leden die interesse hebben om hierover mee te denken kunnen zich melden bij de penningmeester. Deze discussie zal niet tijdens de algemene ledenvergadering worden aangegaan, maar een plan zal worden gekeurd door de vereniging tijdens de halfjaarlijkse algemene ledenvergadering. Daarnaast is het belangrijk dat er investeringen voor de vereniging worden gedaan, omdat aan het eind van komend boekjaar de complete inventaris is afgeschreven. Er is dus ruimte om in nieuw materiaal voor de vereniging te investeren. Commissies Sponsorcommissie De sponsorcommissie is misschien wel een van de ondergewaardeerde commissies binnen Obvius. Ze hebben weinig bekendheid, maar ze hebben per lid ruim 12,50 extra binnengehaald (zonder daarbij de club van 50 nog mee te rekenen). Dit is geld waarvan veel leuke extra dingen voor leden georganiseerd kunnen worden. Naast dat de commissie dit jaar veel geld heeft binnengehaald, hebben ze ook contacten met huidige sponsoren goed weten te onderhouden. Niet alleen door regelmatig mailcontact met sponsoren, maar ook door een geslaagde sponsoractiviteit tijden het OT hopen we dat onze sponsoren zich betrokken voelen én blijven bij de vereniging. Hoewel de commissie misschien wel eens gek werd van haar stronteigenwijze QQ er, hebben we toch mooi onze doelen weten te bereiken. Kalendercommissie De kalendercommissie heeft dankzij een zeer effectieve samenwerking een resultaat neer weten te zetten waar de vereniging trots op mag zijn. Hoewel het weer aan het begin van de dag van de fotoshoot niet enorm meewerkte, wisten onze modellen er toch allemaal piekfijn uit te zien op de uiteindelijke foto s. CommisSki De enige commissie die letterlijk hoge bergen heeft weten te bereiken, zijn de mannen van de CommisSki. Het skigebied was voor een enkeling zeer geschikt om vooral s nachts goed door te halen, maar voor de meesten van de 42 deelnemers was het goed toeven in Les Orres. Inmiddels is er ook een nieuwe CommisSki samengesteld en is de reis voor volgend jaar al geboekt. 16

17 Jaarverslag commissaris In- en Externe Zaken Zusterverenigingen Constitutieborrels Aan het begin van het jaar zijn we bij 10 constitutieborrels langs geweest. Slow, Passing Shot, Qravel, SoSalsa, Chip n Charge, de Uithof, Fellenoord, Punch, Wave en Lacoste, zowel binnen als buiten Delft hebben wij besturen gefeliciteerd. Uiteraard zijn er her en der ook enkele souvenirtjes meegenomen, die inmiddels allemaal weer terug zijn verdiend door de oorspronkelijke eigenaars. Ook schijnen wij zelf een constitutieborrel georganiseerd te hebben, waar het blijkbaar gezellig was. Dit complementeert het geheel perfect en in deze eerste twee maanden zijn alvast goede banden gelegd met enkele van onze medebesturen. Externe weekendtoernooien en feesten Het bezoeken van de vele cobo s wierp meteen al zijn vruchten af toen we werden uitgenodigd voor de eerste editie van het Eerstejaarstoernooi bij Qravel. De Leidsche sjaarzen namen het niet alleen op tegen die van ons, ook Passing Shot en Slow waren van de partij. Hoewel de dubbelteams volledig random waren, werd wel per vereniging de score bijgehouden. Lange tijd gingen we nek-aan-nek met Passing Shot, maar uiteindelijk zal de wisselbokaal het komende jaar toch in Rotterdam staan. Wel waren alle deelnemers enthousiast, en ook komend jaar zal er een eerstejaarstoernooi gaan plaatsvinden, wederom in Leiden. Daarnaast is Obvius dit jaar op erg veel weekendtoernooien van de partij geweest. Hierin zijn de banden met externe verenigingen nog verder aangehaald, hoewel het uiteraard ook gewoon hartstikke leuke weekenden waren voor het bestuur en een enkel lid dat erbij was. Dit valt natuurlijk wel in het niet bij het NSK, wat dit jaar in Rotterdam werd gehouden. Hier waren ruim 40 Obvii bij aanwezig, waarmee het bij mijn weten de grootste delegatie ooit was bij een extern toernooi. Op de feesten was Obvius wat minder prominent aanwezig, omdat iedereen s avonds terug naar huis is gegaan, maar degenen die er wel waren hebben dit uiteraard gecompenseerd. 17

18 Uiteraard was Obvius ook op Fellenoord weer van de partij, dit keer met een wat selecter gezelschap van 15 Obvii. Desondanks was het een mooie week, en een goede opwarmer voor de rest van de zomer. Ook bij de OT s van Qravel en Chip n Charge was Obvius namelijk aanwezig. In totaal zijn er ongeveer 40 Obvii op zomertoernooien mee geweest, en dat is nog exclusief de leden die alleen zijn komen supporteren en feesten. Vanuit heel Nederland ontvingen Obvii deze zomer dus updat s van de districtsmasters! Unit Sport Zeswekelijkse gesprekken Nu de finetuning verwerkt is en iedereen langzaam begint te wennen aan de nieuwe trainingsindelingen, verloopt het contact met Unit Sport redelijk soepel. Op onze suggesties wordt meestal positief gereageerd en als er plotselinge veranderingen optreden in banenroosters kan dit vaak nog prima opgelost worden, bijvoorbeeld bij het inhalen van de winterkampioenschappen. Om dit komend jaar nog soepeler te laten verlopen, hebben we besloten dit jaar alvast een groot deel van de baanuren vast te leggen voor de zomer, zoals het introtoernooi, trainingsuren en het CK. Wel is er nog voldoende ruimte voor het nieuwe bestuur om hun eigen plannen te verwezenlijken. Indeling trainingen Net als vorig jaar lopen de Obviustrainingen en die van Unit Sport niet meer gelijk aan elkaar en volgen ze ook niet meer de kwartaalindeling van de colleges. In de tweede periode waren er in eerste instantie te weinig trainingsuren op Advanced plus, ondanks de feedback die bestuur 11 vorig jaar heeft gegeven. De reden hiervoor is inmiddels duidelijk en Nicole heeft gezegd dat ze er persoonlijk op zal toezien dat dit volgend jaar wel goed gaat. Tijdens de laatste trainingsperiode zijn er geen problemen meer ontstaan. DSSO Ook dit jaar heeft Obvius zitting gehad als secretaris in het Hoofdoverleg en als voorzitter in het Suboverleg BSO ll. De speerpunten dit jaar waren: De handleiding van de finetuning. Het heeft langer geduurd dan aanvankelijk gedacht, maar deze is nu beschikbaar. Voor ons is dit sowieso pas over enkele jaren weer relevant. 18

19 De openingstijden van het Unit Sport en het Sportcafé in het weekend. Hiervoor hebben wij, samen met Ariston, een enquête opgesteld en aan het Unit Sport voorgelegd. Doel van deze enquête is uit te zoeken hoeveel behoefte er is aan een verlenging van de openingstijden, die inmiddels al ongeveer 12 jaar onveranderd zijn. Ook Unit Sport steunt de enquête en zal hem binnenkort verspreiden onder zoveel mogelijk sportkaarthouders. Zonder hun steun zou het erg lastig worden om mensen te bereiken die niet bij een sportvereniging zijn aangesloten. De verbouwing en de daaruit voorkomende problemen. De communicatie vanuit Unit Sport loopt niet zo soepel als we gehoopt hadden, waardoor we elkaar zo goed mogelijk op de hoogte proberen te houden als we een keer iets horen. De voorzitter van het hoofdoverleg en ORAS zitten maandelijks om de tafel met Unit Sport om het commentaar terug te koppelen. Bij het suboverleg is Obvius voorzitter. Hier worden de problemen van buitensportverenigingen besproken. Dit overleg blijft een beetje een ondergeschoven kindje, omdat niet elke vereniging ervoor staat te springen hierbij te zijn. Dit jaar is Slopend bij ons overleg geplaatst, maar heel veel klachten komen er niet naar voren. Ik gebruik het vooral om de BSO s een update te geven over wat er in het afgelopen hoofdoverleg besproken is. Commissies WebCie Gebruik website Tot nu toe zijn er voornamelijk enkele kleine fixes geweest. Daarnaast is er een mededelingenbox toegevoegd. Aan de overige projecten wordt nog steeds gewerkt. De commissie De websitecommissie bestond aan het begin van dit jaar uit Wouter Kooyman van Guldener, Bart Hazen en Daan van der Valk. Daan en Bart gaven aan het begin van het jaar echter al aan uit de commissie te stappen, en dus hebben we naar vervanging gezocht. Dit is gelukt, in de vorm van Emiel de Smidt en Tjalling Ament. Wouter is er ook nog bij, om te helpen de nieuwe leden wegwijs te maken in het commissiewerk. Samen met Gert-Jan ben ik wel bij de vergaderingen geweest, maar hierin hebben wij voornamelijk een consumentenrol. Wij dragen een lijstje met problemen/wensen aan, waarna de commissieleden dit onderling verdelen in taken die ze grotendeels in hun eigen tijd uitwerken. Halverwege het jaar 19

20 is besloten om frequenter te gaan vergaderen om productiever te zijn, dit werkte goed. Verder is het aanwezigheidssysteem voor de trainingen door Rens Harteveld aan de commissie overgedragen. Binnen de commissie verloopt de communicatie goed. Binnen enkele minuten nadat de taken verdeeld zijn, zijn de gesprekken tussen de drie heren meestal al niet meer te begrijpen. Almanak Dit jaar is er gekozen om te breken met traditie: ook mannen zijn vanaf nu welkom in de Almanakcommissie. De commissievrouwen, Senna Snel en Nikki de Zeeuw, nemen nog wel de InDesign-honneurs waar, maar dit jaar is Jasper degene die hoofdzakelijk mensen voor de tekstjes stalkt. De gemiddelde theeconsumptie van de commissie is wel gedaald, maar het aantal hoofdstukken in de almanak zal gaan stijgen naar 12. De almanak zal op de tweede borrel gepresenteerd worden. IC Onder het toeziend oog van twee QQ ers, heeft de IC dit jaar weer ruim 70 nieuwe leden binnengehaald. De eerste stappen werden gezet op de Ladies Intro, waarbij vooral muntthee-pong erg aan bleek te slaan bij de dames. Voor de OWee is een nieuw XXL houten racket vervaardigd, en tijdens de parade is deze al aan vele nullen getoond. Ook op de intromarkt, het sportfeest en de sport- & cultuurdag hebben wij, met de hulp van vele enthousiaste leden, die aankomend studenten alle facetten van het Obviusleven getoond. Degenen die zich ook daadwerkelijk ingeschreven hebben, zullen tijdens de introductieactiviteiten de gelegenheid krijgen om beter met de vereniging bekend te raken. Er zijn vooral bij de heren weer een aantal goede spelers binnengehaald, hoewel de doelstelling van hoge dames vinden erg lastig bleek. Daarnaast is dit jaar voor het eerst een betaalde advertentie op FB geplaatst. Deze advertentie heeft volgens de FB-statistieken een bereik van 2000 man gehad. Er is ongeveer 30 keer op de link geklikt. Het concrete effect op de inschrijvingsaantallen is moeilijk te meten. Externe activiteiten ABN AMRO WTT Inmiddels is het ATP-toernooi in Rotterdam een vast uitstapje. Ook dit jaar zijn er weer bijna 40 Obvii op donderdagavond geweest. Dit wordt zo langzamerhand de studentenavond, want we zaten er niet alleen; in totaal waren de STV s met ruim 500 man aanwezig! Dit jaar was er een borrel geregeld voorafgaand aan de wedstrijden, met een gratis drankje en 20

21 bitterbal van Ahoy, waarna wij Dimitrov en Thiem aan het werk hebben gezien. Na het tennis had Passing Shot nog een mooi feestje georganiseerd. Hierbij zijn vele goudgele pretcilinders genuttigd. Om deze te transporteren kon in eerste instantie de biermeter gebruikt worden, maar uiteindelijk is deze helaas wel op de trein naar Enschede geëindigd. Op het NSK is hij vervolgens terugverdiend door Ludica een avondje halve liters Argus te voeren. Ze vonden het lekker. Roland Garrosreis Ook dit jaar hebben we geprobeerd een dagexcursie naar Roland Garros te organiseren. Vorig jaar vulde lang niet iedereen die mee wilde, de interesselijst ook daadwerkelijk in, dus hebben we dit jaar meteen een officiële inschrijflijst gemaakt. Dit resulteerde in bijna 30 inschrijvingen, maar dit was helaas niet voldoende om de reis voor een betaalbare prijs door te kunnen laten gaan. We hebben geprobeerd Qravel weer enthousiast te krijgen voor een samenwerking, maar hun bestuur zag hier helaas geen heil in. Ook met Slow hebben we hierover gesproken, maar omdat zij dit jaar hun lustrum vierden, was hun agenda te vol. Wel hebben wij het idee dat Slow erg enthousiast is als het aankomt op samen dingen organiseren, dus wellicht kan hier in de toekomst nogmaals naar gekeken worden. 21

22 Jaarverslag commissaris Technische Zaken Training Na de grote verandering in de trainingen van vorig jaar werd dit jaar geprobeerd om de ingezette lijn waar mogelijk te verbeteren. Er is dus vastgehouden aan het idee van drie periodes: een najaars-, tussen- en voorjaarsperiode. Dit resulteerde in de volgende trainingsverdeling. Start Eind Aantal trainingen Najaarsperiode 6 september 15 november 11 Tussenperiode 21 november 21 maart 14 Voorjaarsperiode 28 maart 6 juni 11 De Unit Sport trainingen zijn zoals gebruikelijk verzorgd door Lito Egbregths en Rogier van Renesse van Duivenbode. De verenigingstrainingen zijn dit jaar verzorgd door Koen Beukers, Koen Deckers, Louise Rahardjo,Youri Tegelaers, Pepijn Gijsberts en ikzelf (Gert-Jan Kooyman van Guldener). De conditietrainingen worden ook verzorgd door de verenigingstrainers. Komend jaar zal ik niet verder gaan met het geven van verenigingstrainingen. Verder bedroeg de trainingsbijdrage 2,50 in de eerste twee periodes en 2,- in de laatste periode, omdat er genoeg geld voor ballen beschikbaar was. Hieronder is een overzicht weergegeven van het aantal inschrijvingen per periode. Er valt op te merken dat er met name in de tussenperiode behoefte was aan uren verzorgd door de verenigingstrainers. Verder neemt het aantal reservespelers gedurende het jaar af. Dit betekent dat vraag en aanbod in de loop van het jaar beter op elkaar is afgestemd. Het aantal boetes en boetebedrag blijven redelijk constant gedurende de periodes. Bij de voorjaarsperiode is er een uitschieter. Deze is veroorzaakt door enkele voorjaarsbuien waardoor mensen niet kwamen opdagen terwijl de training wel doorging. Het aantal waarschuwingen tijdens de tussenperiode is enigszins onzeker omdat het online waarschuwingssysteem destijds niet werkte. Inmiddels doet hij het gelukkig weer. 22

23 Najaarsperiode Tussenperiode Voorjaarsperiode Trainingsuren per week Aantal inschrijvingen (voor 90 plekken) 162 Reservespelers Waarschuwingen Boetes Totaal boetebedrag 202,50 202, Onderstaande figuren weergeven de aanwezigheid tijdens de voorjaarsperiode volgens het online aanwezigheidssysteem. Het percentage aanwezigen ligt zoals gebruikelijk tussen de 60 en 70%. Zo n 30% meldt zich af en 10% is afwezig zonder melding. 23

24 Hoewel tijdens de tussenperiode met onder andere een Google Spreadsheet is gestimuleerd om zoveel mogelijk mensen zich in te laten schrijven bij het cursusaanbod van Unit Sport, is dit volgens Unit Sport niet afdoende gelukt. Hierdoor mogen wij volgend jaar tijdens de periode tussen de competities geen tennistrainingen meer aanbieden. Iedereen dient zich tijdens deze periode dus in te schrijven bij Unit Sport. Hoewel we alles geprobeerd hebben om het aanbieden van de trainingsuren te behouden, is dit niet gelukt. Wel hebben we de toezegging dat er gekeken gaat worden hoe het systeem verbeterd kan worden zodat de trainingen minder leeglopen zoals nu het geval is. De uitwerking hiervan is aan bestuur 13. Verder zijn er dit jaar ook weer conditietrainingen gegeven. In tegenstelling tot vorig jaar moest er hiervoor ingeschreven worden. Bij inschrijving was deelname verplicht. Dit meer verplichtende karakter had een positieve uitwerking op de aanwezigheid. Ook de planning van de conditietraining is aangepast. Er was een serie van 5 trainingen deels voorafgaand, deels tijdens de voorjaarscompetitie. 24

25 Najaarscompetitie 2016 De najaarscompetitie 2016 was weer wat groter dan die van In totaal kwamen er 13 teams voor Obvius uit. Dit waren 6 zaterdag teams en 7 zondag teams. Hoewel het een enkele keer misging met het vinden van de banenschema s en een net wat te laag hing verliep alles over het algemeen soepel. Net als vorig jaar had het 1ste herenteam het weer lastig in de hoofdklasse en zijn zij door verlies tegen Naaldwijk op de slotdag net als laatste geëindigd. Er waren echter ook twee kampioenen te vieren. Namelijk zondag mix 2 en 3. Proficiat. Voorjaarscompetitie 2017 Met 105 spelers verdeeld over 18 teams was de voorjaarscompetitie dit jaar weer goed gevuld. Met negen op zaterdag en negen op de zondag is het maximum aantal teams gevuld. Hoewel sommige dagen erg vol zaten qua planning zijn de meeste dagen goed verlopen. Alleen op de tweede speeldag konden helaas niet alle wedstrijden gespeeld worden. Voor de slotzondag is er in samenwerking met Tenniphil en Unit Sport een barbecue georganiseerd. Deze was zeer geslaagd en gaf ook ruimte in het schema voor uitloop. Inmiddels is er contact met de KNLTB geweest en lijkt het te lukken om de uit/thuis-verdeling volgend jaar beter te krijgen. Het overgrote deel van de teams deed dit jaar mee in de middenmoot van hun poule. Enkele teams deden tot het einde mee om het kampioenschap. Zondag mix 2 wist na het missen van het kampioenschap promotie veilig te stellen. Hierdoor heeft Obvius na het klasse behoud van mix 1 volgend jaar weer recht op 2 teams in de vierde klasse. De 1 ste twee herenteams op de zondag wisten helaas niet te imponeren. Waar heren 2 zich met een 6 de plaats wist te handhaven is dit heren 1 niet gelukt. Tegen de 7 de plaats van heren 1 is nog wel protest ingediend omdat één van de andere teams een groot aantal opgaves/walkovers had. Op dit protest is echter geen reactie gekomen. Verder is er dit jaar nog gekeken naar de 8/9 competitie. DSLTC had hier een team voor ingeschreven. Het minimale aantal wedstrijden wat er in deze vorm gespeeld wordt lijkt geen aanrader. Het is aan bestuur 13 om hier verder naar te kijken. VCL s Ook dit jaar heeft Obvius weer de nodige VCLs geleverd tijdens de competities. Daarom zijn er dit jaar vier nieuwe VCLs opgeleid; Jorrit Rodenburg, Roel Leenhouts, Jos Steijn en Koen Steinebach. Er zijn op dit moment 12 actieve VCL s binnen de vereniging. Meerdere hiervan zullen tijdens de competities waarschijnlijk niet beschikbaar zijn. 25

26 TC-toernooien Er zijn in de loop van dit jaar vier tc-toernooitjes georganiseerd. Vanwege de grote onregelmatigheid waarmee de toernooitjes gehouden zijn was de opkomst ook wisselend. Met thema s gekoppeld aan naderende activiteiten en bijpassende prijzen en spelletjes was de gezelligheid gelukkig nooit ver te zoeken. Winterkampioenschappen Met het winterkampioenschap is er dit jaar voortgebouwd op de vorig jaar begonnen interne competitie. Hoewel de naamsverandering af en toe nog lastig blijft is het wederom een geslaagd evenement. Met 64 inschrijvingen kon de opzet van vorig jaar goed overgenomen worden. Er is wel voor gekozen om per avond 3 wedstrijden van 60 minuten te spelen in plaats van 4 van 45 minuten. Hierdoor kan er wat langer ingespeeld worden en kan een wedstrijd zich net wat meer ontplooien. Open toernooi Het open toernooi beleefde dit jaar een lustrumeditie met als thema: Groenbaard en de LustRumLegende. Met de ambitie om dit samen met onze zusterverenigingen te vieren door hen te laten overnachten, is de commissie in november enthousiast van start gegaan. Het vinden van de geschikte overnachtingsplek was echter lastiger dan gedacht. Ook de week waarin ons toernooi plaatsvindt is erg lastig. Veel zusjes hebben het deze periode druk met tentamens. Hierdoor zijn er ondanks onze promo bij de externen helaas geen zusjes blijven overnachten. Qravel heeft gelukkig wel met een goede afvaardiging meegedaan. Ook Slow wilde graag langskomen voor het feest op de vrijdag. Dit ging last-minute helaas niet door. Met het idee om de overnachtende externe studenten te vermaken zijn er de nodige activiteiten georganiseerd. Waar de salsa workshop wat minder deelnemers had waren de kroegentocht en het open feest geslaagd te noemen. De cantus op zaterdag bleef uiteindelijk helaas een besloten Obvius activiteit. Deze was echter zeer gezellig en werd gevolgd met een spontaan georganiseerde barbecue op de Michiel de Ruyterweg. Over de activiteiten in het algemeen valt te zeggen dat de opkomst hierbij hoger had kunnen zijn als er eerder met de promo hiervoor was begonnen. Veel activiteiten waren te laat bij een grote groep bekend waardoor leden geen rekening met de activiteit konden houden. Een sterke aanbeveling is dus om eerder de activiteiten definitief te hebben zodat er ook eerder met de promotie kan worden begonnen. Verder is er in samenwerking met het Sports Engineering Institute een 360 ball veld neergezet waar tijdens het toernooi gebruik van gemaakt kon worden en zijn er vele sponsoren langsgekomen om dit tijdens de sponsoractiviteit op vrijdagavond uit te 26

27 proberen. Dit was een groot succes en heeft veel deelnemers en sponsoren een mooie nieuwe indruk opgeleverd van een andere tennisvariant. Met 265 spelers en 250 inschrijvingen heeft het toernooi qua deelnemers weer de weg naar boven gevonden. Mede door het stralende weer konden alle partijen verder ook goed worden afgewerkt. Hierdoor waren er op de gebruikelijk zaken na weinig problemen met de sportieve kant van ons toernooi. Al met al een geslaagde editie. 27