In artikel 3 lid 1 en 2 van de Statuten staat het doel van de vereniging vermeld:

Transcriptie

1 BELEIDSPLAN Voorzitter Secretaris Penningmeester In- & Externe Zaken Technische Zaken Pepijn Gijsberts Jorrit Rodenburg Laurens van Driessen Koen Steinebach Koen Deckers

2 Inleiding Dit beleidsstuk dient als specificatie van de plannen van het dertiende bestuur van D.S.T.V. Obvius. Het bevat een verduidelijking van de plannen van dit jaar en de volgende jaren. Het beleid neemt het meerjarenplan dat in het tiende jaar is opgesteld in acht. Het beleidsplan is onder meer een hulpmiddel voor het bestuur om gericht haar taken uit te voeren. Het beleid vormt de rode draad in de ontwikkeling van de vereniging. Leden en derden kunnen het beleid en afsluitend jaarverslag inzien voor informatie met betrekking tot de ambities en prestaties van de vereniging. In artikel 3 lid 1 en 2 van de Statuten staat het doel van de vereniging vermeld: 1. De vereniging heeft als doel het beoefenen en bevorderen van de tennissport binnen het verband van de Koninklijke Nederlandse Lawn Tennis Bond (hierna: KNLTB) 2. Zij tracht dit doel onder meer te bereiken door: a. aan te sluiten bij de KNLTB; b. het geven van gelegenheid tot het beoefenen van het tennisspel; c. het vormen van een band tussen haar leden; d. het maken van reclame voor het tennisspel; e. het vertegenwoordigen van haar leden tegenover de KNLTB; f. het nemen van maatregelen, die kunnen leiden tot het verhogen van het spelpeil van de leden van de vereniging; g. het uitschrijven van en deelnemen aan wedstrijden, speciaal ook door het deelnemen aan de door de KNLTB georganiseerde competities; h. het verbreiden van de regels van het tennisspel onder de leden; i. alle wettig geoorloofde middelen die de vereniging verder ten dienste staan; j. al hetgeen te dezer zake nader is omschreven in het na te noemen Huishoudelijk Reglement. 1

3 Een belangrijk aandachtspunt in het beleid van de vereniging is de investering in de kwaliteit van het tennisspel van haar leden. Minstens zo belangrijk is het doel een onafhankelijke studententennisvereniging met niet-verplichtende karakter te zijn. Dit houdt in dat leden vrij zijn hun activiteit in de vereniging te bepalen. De algemene bepalingen in dit beleidsplan zullen de abstracte doelstellingen bevatten die op langere termijn moeten leiden tot het bereiken van het bovengenoemde statutaire doel. De concrete aanpak om het bovengenoemd statutair doel te bereiken wordt in dit beleidsstuk behandeld. Deze aanpak heeft voornamelijk betrekking op het komende verenigingsjaar. Het beleidsplan is opgedeeld in vijf hoofdcategorieën: A. De vereniging in het algemeen B. De relatie van de vereniging met haar leden C. De relatie van de vereniging naar buiten D. De tennistechnische zaken E. Het financiële beleid In dit beleidsplan is als bijlage de organisatiestructuur opgenomen. Dit is een weergave van alle commissies en hun relatie tot het bestuur. In het bestuursjaar zijn de belangrijkste aandachtspunten als volgt: Het vergroten van de actieve ledenkern, onder andere door middel van het organiseren van een verenigingsweekend, een 12.5-jarig lustrumgala en een battle of the commissies. Het structureren en professionaliseren van de verenigingstrainingen en -trainers. Het opzetten van een nieuwe kledinglijn, die bestaat uit in ieder geval een shirt, trainingsbroek, korte broek en jurkje. Het creëren van een hechte band met Tenniphil, om zo gezamenlijk grote activiteiten te ondernemen. 2

4 A. De vereniging in het algemeen 1. Statuten De statuten blijven ongewijzigd. In het geval een wijziging noodzakelijk is, kan deze na overleg doorgevoerd worden. 2. Huishoudelijk Reglement Tijdens de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering kan een reglementswijziging worden voorgesteld. Dit dient te gebeuren indien het beleid op structurele gronde afwijkt van het Huishoudelijk Reglement. 3. Sportkaart Er wordt gecontroleerd dat trainende en competitiespelende leden een sportkaart hebben om de sportkaartverplichting te handhaven. Hiermee wordt voorkomen dat Unit Sport minder trainingsuren toekent. Indien een lid geen sportkaart heeft op een controlemoment, dan wordt het lid gewezen op de sportkaartverplichting. Desbetreffende persoon zal uitgesloten worden van de training. Vanaf volgende periode zal er ook een boetesysteem worden gehanteerd. 4. Ledenverhouding Het percentage studenten in de vereniging zal te allen tijde hoger dan 80 procent zijn. Indien blijkt dat een lid geen student meer is, zal het betreffende lid worden verzocht om ondersteunend lid te worden of zich uit te schrijven. Wanneer het maximale percentage van 20% ondersteunende leden wordt overschreden, zal het ondersteunende lid dat het langst lid is zijn lidmaatschap verliezen. Op deze manier blijft de identiteit van een studententennisvereniging gewaarborgd. 3

5 B. De relatie van de vereniging met haar leden 1. Communicatie Er zal worden gestreefd naar een optimale communicatie binnen de vereniging. De website bevat alle informatie die leden benodigen. Sociale media en de nieuwsbrief zullen gebruikt worden als middel om leden bewust te maken van aankomende activiteiten. Deze zullen beide links bevatten naar de website. Nieuwsbrief De nieuwsbrief zal worden verstuurd met als doel om alle leden op de hoogte te houden van wat er binnen de vereniging speelt. In de eerste week van iedere maand zal deze worden verzonden. De nieuwsbrief zal focussen op de agenda van de komende maand. Dit met zicht op het eerste speerpunt. Belangrijke toekomstige activiteiten zullen hierin worden uitgelicht. Sponsoren komen aan de zijkant van de nieuwsbrief te staan. Vervolgens zal er nog een korte samenvatting komen van de meest recente gebeurtenissen. Sociale media De sociale media wordt opgedeeld in twee componenten. De eerste daarvan is Facebook en de tweede Whatsapp. Op Facebook zullen evenementen worden aangemaakt zodat activiteiten gepromoot kunnen worden. Op deze evenementen kan aanwezigheid worden aangegeven zodat het duidelijker is welke leden van plan zijn te gaan. Whatsapp zal Facebook aanvullen in de gevallen dat directer contact gewenst is. Denk hierbij aan het kort voor tijd annuleren van trainingen door weersomstandigheden en het plannen van reistijden naar externe activiteiten. 4

6 Website Belangrijke punten van de website zijn de open agenda, nieuwsberichten en foto s. De website is het medium waar alle leden toegang hebben tot alle informatie. De website is afgelopen jaar verbeterd door een visualisatie te maken voor trainingen. Hiervan zal dit jaar ook weer gebruik gemaakt worden. Ook worden er net als vorig jaar weer verslagen geschreven over competitiedagen waarin de gesponsorde teams elke week wordt gevraagd een stuk aan te leveren en andere teams ook stukken mogen inzenden. Hierdoor worden zowel leden als niet-leden goed geïnformeerd. Verenigingsmail De verenigingsmail zal uitsluitend gebruikt worden als het grote activiteiten betreft. Voorbeelden hiervan zijn ALV s, trainingen en de competitie. Op deze manier zal het gevoel van spam worden ontlopen en blijven de leden de s lezen. Mocht het door de leden toch als spam worden ervaren, dan bestaat er de mogelijkheid om je via de mail af te melden voor de verenigingsmail. Agenda In het dertiende bestuursjaar zal er ook weer een open digitale agenda beschikbaar zijn. Deze agenda kan worden geïmporteerd in een persoonlijke digitale agenda, zodat leden gemakkelijk rekening met activiteiten kunnen houden in hun eigen planning. Feedback Dit jaar zal er een enquête onder de leden worden afgenomen. Het is mogelijk dat de enquête digitaal wordt verstuurd, maar het kan ook dat er mondeling feedback gevraagd wordt over activiteiten en de vereniging. Trainingsgroepen Leden die zich hebben ingeschreven voor een trainingsperiode zullen worden toegevoegd aan een whatsapp groep voor hun specifieke trainingsuur. Dit wordt gedaan om contact in trainingsgroepen te bevorderen en het eerste speerpunt te bereiken. Als mensen binnen een trainingsgroep elkaar beter leren kennen zullen zij samen naar meer activiteiten gaan. 5

7 Battle of the commissies Tijdens de battle of the commissies verdienen commissies punten door aanwezig te zijn bij activiteiten, foto s en quotes in te sturen, stukjes te schrijven en ludieke of creatieve acties uit te voeren. Via deze battle zullen commissies actiever worden en meer met elkaar ondernemen, wat dit een middel maakt voor het eerste speerpunt. De battle begint op de eerste AC borrel. De commissie met het meest aantal punten op de laatste commissie bedank wint de battle en wordt beloond. Verenigingskleding Er zal dit jaar een nieuwe kledinglijn ontworpen worden die in ieder geval bestaat uit een shirt, trainingsbroek, korte broek en jurkje. Deze kledinglijn zal vanaf het collegejaar in de verkoop gaan. Het doel van de nieuwe kledinglijn is om meer verenigingskleding en een beter kwaliteit shirt aan te kunnen bieden. Er is al extern contact gelegd om deze lijn te ontwerpen. Als dit qua kosten niet haalbaar blijkt te zijn, dan zal er intern gekeken worden naar contacten om deze lijn te verwezenlijken. Op de HALV zullen de ontwikkelingen van deze kledinglijn gepresenteerd worden. 2. Algemene activiteiten Door het jaar heen worden verschillende activiteiten georganiseerd om de band tussen leden te versterken. Dit jaar zal de aanwezigheid van leden bij alle activiteiten bijgehouden worden, zodat dit dit jaar en volgende jaren gebruikt kan worden om de aanwezigheid te vergelijken. Gezelligheidsactiviteiten Na elke eerste training van de trainingsperiodes wordt een trainingsborrel gegeven, opdat leden elkaar beter leren kennen. Verder vindt er twee keer per kwartaal een borrel plaats in Grand Café de Sjees (zie B3) en wordt er dit jaar wederom een open feest georganiseerd (zie B4). Overige activiteiten die dit jaar weer plaatsvinden zijn de afsluitingen van de competities, running dinner en de Dies. De Activiteitencommissie zal zich hier gedurende het jaar mee bezighouden. Verenigingsweekend Het verenigingsweekend wordt na een aantal jaar afwezigheid weer 6

8 opgestart. Het doel van het weekend is het vergroten van de actieve ledenkern. Vooral het betrekken van nieuwe leden is een groot onderdeel van de promotie. Hiervoor is het ook belangrijk dat het weekend vroeg in het jaar plaatsvindt. Tennisactiviteiten Naast borrelactiviteiten worden ook tennisgerelateerde activiteiten georganiseerd. Hieronder vallen onder andere het introductietoernooi, de TC-toernooien, de Winterkampioenschappen, de clubkampioenschappen, de uitwisseling met Qravel, het eerstejaarstoernooi, het familietoernooi en het Open Toernooi. Hiernaast wordt er een tennisactiviteit in samenwerking met Tenniphil georganiseerd in de tussenperiode. 3. Borrels In Grand Café de Sjees worden borrels georganiseerd door de Activiteitencommissie, zodat leden elkaar beter leren kennen buiten de tennisbaan. Deze borrel wordt twee keer per kwartaal gehouden op woensdag en is opgenomen in de digitale agenda. Borrels vinden normaliter plaats in de bovenruimte van Grand Café de Sjees. Leden krijgen bij Grand Café de Sjees korting op bier, wijn en fris. De AC zal promoten om een gemiddelde aanwezigheid van om en nabij de 55 leden te halen. De aanwezigheidsaantallen worden als maatstaf gebruikt om het eerste speerpunt mee te verifiëren. 4. Feesten Naast het Groenfeest en de Dies, zal er dit jaar weer een open feest worden gehouden. Dit feest wordt georganiseerd door de AC en kan ook gebruikt worden om de relaties met andere verenigingen aan te sterken jarige lustrumgala Het twaalf-en-een-halfjarige bestaan van onze vereniging zal worden gevierd met een gala exclusief voor leden en hun dates. Er zal hiervoor een commissie opgesteld worden welke de organisatie op zich zal nemen. Zoals ook genoemd in het eerste speerpunt, zal dit een activiteit zijn om de actieve leden te vergroten en alsmede het 12.5-jarige bestaan van Obvius te vieren.

9 6. ABN Amro WTT Het dertiende bestuur zal opnieuw een uitstapje naar het ABN Amro WTT organiseren. Op deze manier kan Obvius met verschillende zusterverenigingen mee op een studentenavond. 7. ATP/Grandslam-toernooi De mogelijkheid voor het afreizen naar een groot ATP-toernooi of een Grand Slam wordt onderzocht, zodat dit in een komend jaar gerealiseerd kan worden. Roland Garros heeft niet meer vanuit zelfsprekendheid de voorkeur, maar mogelijk zijn ook de ATPtoernooien van Halle of Queens of het Grand Slam Wimbledon. Eventueel is het ook mogelijk om in samenwerking met Tenniphil een reis te organiseren, zodat het minimum aantal mensen wel behaald wordt. Dit heeft betrekking op het vierde speerpunt. 8. NSK In het twaalfde bestuursjaar is er voor de tweede keer een verenigingsreis van Obvius naar het Nederlands Studenten Kampioenschap (NSK) georganiseerd. Om de banden met zusterverenigingen aan te sterken, zullen we dit jaar weer een reis hiernaartoe organiseren. Het bestuur zal de organisatie van deze reis op zich nemen. 9. Wintersport Dit jaar zal er weer een wintersportreis vanuit de vereniging worden georganiseerd. Deze vindt plaats in de collegevrije periode in februari. Hiervoor is een commissie samengesteld bestaande uit drie leden en een QQ er. Mocht het voorkomen dat er minder mensen meegaan dan waarvoor er origineel geboekt is, dan zal Obvius als vereniging de kosten van de extra bedden op zich nemen. Hierbij zal de QQ er er sterk op toezien dat er niet te veel bedden in één keer worden geboekt. Er wordt alleen bijgeboekt op het moment dat deze plekken ook daadwerkelijk gevuld zijn. Deze regeling zal van kracht gaan in de wintersport tijdens het 14e bestuursjaars.ook zal Obvius een gadget financieel ondersteunen. 8

10 10. Het Winterkampioenschap Het winterkampioenschap is afgelopen jaar goed bevallen. Met deze vorm van competitie willen we het algemene tennisniveau van onze leden bevorderen. Deze competitie zal plaats gaan vinden in de trainingsweken tussen beide competities in. Het doel is om leden aan het tennissen te houden in de periode dat er vanuit Obvius geen trainingen kunnen worden georganiseerd, evenals het vergroten van het onderlinge verenigingsgevoel. De Technische Commissie is verantwoordelijk voor de organisatie. 11. TC-toernooien De TC-toernooien worden jaarlijks ingevuld naar de visie van de Technische Commissie. Zij zijn vrij om tennisgerelateerde activiteiten op een competitieve wijze, met goede sfeer aan te bieden. In de tussenperiode zullen er geen TC-toernooien zijn, vanwege de Winterkampioenschappen en de activiteit in samenwerking met Tenniphil. 12. Obvius-Tenniphil Als extra activiteit in de tussenperiode wordt er in samenwerking met Tenniphil een tennisactiviteit georganiseerd verspreid over 5 woensdagen. Het doel is om een hechtere band tussen de verenigingen te verwezenlijken, zodat er in de toekomst gezamenlijk grotere activiteiten kunnen worden georganiseerd. 13. Davis Cup De Nederlandse heren hebben sinds lange tijd weer een plekje voor de play-offs in de wereldgroep verdiend. Obvius had in haar twaalfde bestuursjaar de eer om het evenement voor alle Nederlandse tennissende studenten te organiseren. Mocht er dit jaar weer een Davis Cup evenement komen, zal het bestuur erop toezien dat Obvius daarbij is. 9

11 14. Commissies Het is belangrijk dat leden worden betrokken bij de vereniging. Daarom is de zittingstermijn van vrijwel elke commissie maximaal één jaar. Er wordt een uitzondering gemaakt indien er een gebrek aan belangstelling is voor een bepaalde commissie. De zittingstermijn geldt niet voor de Adviescommissie en Kascommissie op basis van artikel 11 van het Huishoudelijk Reglement en artikel 11 lid 4 van de Statuten. Ook kan de termijn langer zijn, indien het bestuur noodzaak ziet om kennis binnen de commissie te behouden. In bijvoorbeeld de Open Toernooicommissie, Websitecommissie, Sponsorcommissie en de Technische Commissie zou dit het geval kunnen zijn. Commissies worden geïnstalleerd bij de ALV en dienen daarom ook bij de ALV aanwezig te zijn. 15. QQ Een Qualitate Qua (QQ er) zal worden toegewezen aan iedere commissie. Dit is altijd tenminste één bestuurslid. De QQ er zorgt voor de communicatie tussen commissie en bestuur en controleert of de commissie goed functioneert. 10

12 C. De relatie van de vereniging naar buiten 1. OWee Tijdens de OWee wordt de vereniging gepromoot om nieuwe leden te werven. De Introductiecommissie voert deze taak uit. Het doel is om leden te werven die geïnteresseerd zijn in tennis en het vormen van een groepsverband buiten studie- of studentenverenigingen. 2. Competitieshirt Het type competitieshirts van de mannen en vrouwen wordt voor dit jaar behouden. Aankomend jaar zal hiervoor de nieuwe kledinglijn in de plaats komen. Ieder lid dient een shirt te kopen om mee te doen aan de competitie. De eis van Unit Sport, zoals beschreven in artikel 2 van het Huishoudelijk Reglement, wordt zo nageleefd. Competitiespelers die al een shirt met een TU Delft logo hebben, wordt de mogelijkheid geboden om het shirt te weigeren. 3. Unit Sport Unit Sport van de TU Delft is een belangrijke partner van Obvius. Er is een sponsorcontract opgesteld dat de wederzijdse afhankelijkheid specificeert. Er zal naar worden gestreefd om eens in de zes weken een overleg te plegen met de sportcoördinator. 4. Oud-leden De oud-leden zullen voor een aantal activiteiten uitgenodigd worden, waaronder de Dies en het oud-leden toernooi. Bij de uitnodiging voor de Dies zal tevens een nieuwsbrief en samenvatting van het jaar worden gevoegd, zodat oud-leden op de hoogte blijven van wat er zich binnen Obvius afspeelt. 11

13 5. Sponsorcommissie De Sponsorcommissie streeft er dit jaar naar om de huidige sponsoren goed te onderhouden en met enkele sponsoren uit te breiden. Afgelopen jaar zijn er voor de kalender veel nieuwe sponsoren aangetrokken. Het doel is betrokken te blijven met deze sponsoren en te kijken naar de opties voor een intensievere samenwerking. Hiervoor wordt bijvoorbeeld de sponsoring van de beoogde nieuwe kledinglijn gebruikt. 6. Zusterverenigingen Om het contact met de zusterverenigingen te verbeteren worden deze uitgenodigd op de constitutieborrel van Obvius. Daarnaast worden ook andere gelegenheden bezocht om deze relatie te verbeteren zoals het ABN AMRO WTT, het NSK en externe (weekend- )toernooien. Met Qravel zal onder andere een uitwisseling worden gedaan, zodat er wordt geoefend voor de voorjaarscompetitie. Daarnaast wordt er een gezamenlijke activiteit met Tenniphil georganiseerd om beter contact te verkrijgen. 7. KNLTB Minimaal een keer per jaar wordt een overleg gehouden met de KNLTB over de gebeurtenissen betreffende de vereniging. Dit gebeurt om de samenwerking en communicatie goed te laten verlopen. 8. Communicatie naar buiten De website is het primaire middel om de vereniging en haar leden in positief daglicht te zetten bij potentiële leden en anderszins geïnteresseerden, zoals sponsoren. Daarnaast wordt de Facebook pagina gebruikt om een versimpelde versie van de nieuwsbrief naar buiten te brengen. 9. Werkacties Werkacties worden uitgevoerd om Obvius te profileren tijdens de Owee en het contact met het Owee bestuur goed te houden. 12

14 D. De tennistechnische zaken 1. Trainingen Aankomend jaar zullen de trainingen worden verdeeld in twee periodes van 12 weken. Deze periodes zullen vallen van begin september tot half november en van eind maart tot half juni. De verenigingstrainers zullen gedurende deze periodes per week drie trainingsuren op zich nemen. Gelijktijdig worden er door Unit Sport negen trainingsuren verzorgd. In de tussenliggende periode zijn er vooralsnog geen trainingen. De communicatie over de trainingen in deze tussenperiode, wanneer de inschrijvingen openen/sluiten en wanneer er wel/geen trainingen zijn, gaan we versterken door gebruik te maken van de in afgelopen jaar ontworpen visualisatie. Er zullen WhatsApp-groepen aangemaakt worden per training zodat de communicatie van de commissaris Technische Zaken naar de trainingsgroepen directer zal worden. Ook zal hiermee aangegeven worden wanneer een trainingsperiode afloopt en men zich dus kan aanmelden voor de volgende periode. 2. Verenigingstrainers De trainingen zullen worden geprofessionaliseerd door meer communicatie tussen de verenigingstrainers. Deze zullen voor elke periode samenkomen om een schema te maken welke onderdelen getraind zullen worden die periode. Ook zal er een start worden gemaakt met een database waar oefeningen in worden gezet, zodat nieuwe trainers in volgende jaren terug kunnen vallen op deze database. De database zal worden geordend op trainingsniveau en soort oefening. 13 Er zal voor worden gezorgd dat de verenigingstrainers die er behoefte aan hebben de mogelijkheid krijgen om een trainerscursus

15 te volgen. Het zal getracht worden om dit Unit Sport of de KNLTB te laten faciliteren. Voor aankomende jaren is het de opzet dat nieuwe trainers standaard deze cursus zullen gaan volgen aan het begin van hun carrière. 3. Conditietrainingen De conditietrainingen zullen dezelfde opbouw hebben als afgelopen jaar. Er zal van te voren aangemeld moeten worden, om de opkomst hoog te houden. Dit jaar zullen er in de tussenperiode 8 conditietrainingen worden verzorgd. 4. Afwezigheid bij trainingen De procedure voor ongeoorloofde afwezigheid bij trainingen is te vinden in artikel 2 van het Huishoudelijk Reglement. Ook is het zo dat wanneer men zich meer dan vier keer zonder goede reden af meldt, dat uitsluiting van de training volgende trainingsperiode het gevolg is. Dezelfde regelingen gelden ook voor de conditietrainingen. Door middel van de reservelijst wordt afwezigheid zoveel mogelijk opgevangen. 5. Indeling trainingen De Technische Commissie is vorig jaar uitgebreid naar vijf personen. In het dertiende bestuursjaar zal de TC het eerste half jaar met vier personen zijn. Pas in het tweede halfjaar zal dit weer vergroot worden naar vijf. Dit is in verband met doorstroming van commissieleden een gunstigere opzet. De Technische Commissie maakt de trainingsindeling onder leiding van de Commissaris Technische Zaken. Er wordt bij de indeling van een lid rekening gehouden met de indelingscriteria uit het tennis technisch plan. De trainingen zullen worden ingedeeld met maximaal vijftien personen per uur op drie banen. 6. Tussenperiode Zoals beschreven in D.1 is er in de tussenliggende periode geen overeenkomst met Unit Sport om trainingen aan te bieden aan Obvius leden. 14

16 7. Feedback op trainingen Verenigingstrainers vragen zelf om feedback tijdens de trainingsperiodes, per periode zal er op worden toegezien dat deze feedback gezamenlijk wordt besproken. Mochten er zaken zijn die zij niet zelf kunnen doorvoeren, dan wordt de feedback doorgestuurd naar de Technische commissie. 8. Competitie Elk regulier lid van de vereniging wordt de mogelijkheid geboden om competitie te spelen. Ondersteunende leden krijgen enkel toegang zodra er plekken vrij zijn. Net als vorig jaar wordt er een vierde klasse mixteam opgeofferd voor een extra herenteam. Dit gebeurt door het wegvallen van de dames van het eerste mixteam. Dit is vooralsnog onder voorbehoud, mochten er nog dames van 4e klasse mix niveau zich inschrijven. Voor de herenteams geldt dat er wordt getracht dat een van de teams voor promotie van de 3e naar de 2e klasse zal spelen. De teams worden ingedeeld naar inzicht van de Technische Commissie. Het uitgangspunt bij het indelen is om zowel mannen als vrouwen de mogelijkheid te bieden in een team te spelen van een hoog maar passend niveau. 9. VCL Dit jaar zullen twee leden de cursus Verenigingscompetitieleider (VCL) volgen, zodat deze samen met de huidige VCL ers de werklast goed kunnen verdelen over beide competitiedagen. 10. Open Toernooi Er wordt ook dit verenigingsjaar een Open Toernooi georganiseerd. Dit jaar is het aandachtspunt van dit toernooi om de totale deelnemers rond de driehonderd te krijgen. Het zal een toernooi op actuele rating worden voor de enkel schema s en op speelsterkte categorie voor de dubbel schema s. Het toernooi wordt georganiseerd door de hiervoor aangestelde commissie. Net als vorig jaar, zal ook dit jaar een commissaris sponsoring vanuit de sponsorcommissie de open toernooicommissie versterken. Dit versoepelt het verkrijgen van sponsorgelden voor het open toernooi. 15

17 11. VTL Het Open Toernooi vereist een Verenigingstoernooileider (VTL). Er wordt dit jaar op toegezien dat twee leden deze cursus zullen volgen. 12. Clinic De afgelopen jaren is er telkens een clinic gegeven. Om het tennisaanbod breed te houden zal ook dit jaar weer een clinic worden aangeboden. 16

18 E. Het financiële beleid 1. Commissies Iedere commissie met een budget wordt gevraagd om een begroting te maken. Deze wordt aan het bestuur doorgegeven. Om dit proces goed te laten verlopen, is voor iedere commissie een format gemaakt voor een begroting. Op deze manier zijn de budgetten duidelijk en overzichtelijk voor de penningmeester van het bestuur. 2. Maandelijkse incasso De vergoeding van elke activiteit zal binnen twee maanden worden geïncasseerd. De aankondiging voor de incasso zal een week van tevoren worden verstuurd via de mail. De afschrijving zal na de storting van de studiefinanciering plaatsvinden. 3. Specificatie incasso Het is belangrijk dat voor de leden duidelijk is waaruit het bedrag van de incasso is opgebouwd. Hierover wordt inzicht gegeven in de mail. Leden kunnen ook inloggen op de website en een specificatie van vinden van de incasso en de betaalstatus van de incasso. 4. Algemene reserve De afgelopen jaren is er een gezonde algemene reserve opgebouwd. Deze reserve biedt een steeds grotere mogelijkheid om een deel hiervan in de toekomst te besteden aan een ruimte voor opslag of activiteiten van de vereniging. Indien er een uitgave gedaan wordt, zal er gestreefd worden de reserve groot genoeg te houden voor grote onverwachte tegenslagen. 17

19 Organisatiestructuur 18