Vrijwilligers met talenten én uitdagingen

Transcriptie

1 Vrijwilligers met talenten én uitdagingen Inleiding samen Voor Betere Zorg heeft op 16 mei 2017 een kennisdelingsbijeenkomst georganiseerd over het thema 'Vrijwilligers met talenten én uitdagingen'. Deze groep vrijwilligers, ook wel kwetsbare vrijwilligers genoemd, heeft veel te bieden, maar vraagt vaak meer begeleiding dan gewone vrijwilligers. De uitdaging is om het potentieel van deze groeiende groep vrijwilligers zo in te zetten dat iedereen er van profiteert. Hoe kunnen we dat het beste doen en wat is daarvoor nodig? Deze zaken zijn aan bod gekomen tijdens een bijeenkomst waar coördinatoren vrijwilligers hun kennis hierover deelden. Dit document is daarvan de neerslag. Inhoudsopgave Win-win-win Draagvlak Intake Begeleiding

2 1. De win-win-win van het potentieel van de vrijwilliger met talenten én uitdagingen WIN voor de organisatie/werkvloer Een vrijwilliger levert extra handen en ogen op om het vele werk dat er is te doen. Het personeel heeft meer aandacht en tijd voor de cliënt, omdat de vrijwilliger door zijn werk het personeel ontlast. Door het aanstellen van vrijwilligers met diverse achtergronden krijgt de organisatie een breder beeld van de maatschappij, en hierdoor ook meer begrip en aandacht voor meer diversiteit. Kwetsbare vrijwilligers zijn vaak erg betrokken en betrouwbare vrijwilligers Deze vrijwilligers kijken mogelijk met een andere blik naar de organisatie en zijn hiermee een goede meedenker. Door de inzet van kwetsbare vrijwilligers laat je als organisatie zien dat je betrokken bent bij de maatschappij, je laat een sociaal imago zien, wat een positieve uitwerking heeft. Deze vrijwilligersdoelgroep is meer beschikbaar, zeker nu de economie weer aantrekt en andere vrijwilligers mogelijk een baan vinden. Vrijwilligers met talenten en uitdagingen verslag 16 mei 2017 Pagina 2

3 WIN voor de vrijwilliger met talenten en uitdagingen Met het vrijwilligerswerk heeft de vrijwilliger een dagbesteding en daardoor meer structuur in zijn leven Vrijwilligerswerk geeft voldoening en waardering De vrijwilliger maakt kennis met teamleden, andere vrijwilligers en cliënten en hierdoor wordt zijn netwerk groter De vrijwilliger groeit door het vrijwilligerswerk, krijgt meer kennis en vaardigheden, zelfvertrouwen, meer zelfkennis en zelfontwikkeling Samenwerken in het vrijwilligerswerk geeft plezier Doordat je meedoet en verwacht wordt hoor je ergens bij De vrijwilliger doet werkervaring op wat mogelijk een opstap is voor een betaalde baan WIN voor de cliënt Meer vrijwilligers levert extra aandacht voor de cliënt op, waardoor het welzijn van de cliënt verbetert. Soms kan een kwetsbare vrijwilliger herkenning oproepen bij de cliënt, bijvoorbeeld een ervaringsdeskundige, of de oudere vrijwilliger. Een kwetsbare vrijwilliger kan een positieve uitwerking hebben op het zelfvertrouwen van de cliënt: Dat kan ik ook, de cliënt ziet dat deze persoon vrijwilligerswerk kan doen. Dit kan de cliënt ook mogelijk aanzetten tot bepaalde activiteiten. Met een extra vrijwilliger kan het netwerk van de cliënt worden uitgebreid. Het personeel heeft meer tijd voor de cliënt, omdat de vrijwilliger bepaalde taken van het personeel uit handen neemt. Vrijwilligers met talenten en uitdagingen verslag 16 mei 2017 Pagina 3

4 2. Het begint met draagvlak in de organisatie, van directie tot werkvloer! Draagvlak in de organisatie is essentieel om de inzet van kwetsbare vrijwilligers tot een succes te maken Directie en managers zijn overtuigd van belang en nut. Een organisatievisie op de inzet van kwetsbare vrijwilligers is essentieel om draagvlak te realiseren. Benoem deze visie en verspreid deze vaak en duidelijk in de organisatie Werkvloer is overtuigd van nut en belang. Vrijwilliger zijn heeft toegevoegde waarde voor organisatie, cliënt en ontwikkeling vrijwilliger. Aandeel kwetsbare vrijwilligers in totaal aantal neemt toe Bron: Sociaal Cultureel Planbureau Groningen (september 2014-september 2015) Het aantal niet kwetsbare vrijwilligers neemt af nu het economisch goed gaat. Economisch herstel heeft weinig invloed op aantal kwetsbare burgers dat vrijwilligerswerk wil doen. De percentages verschuiven dus. Bron: gesprekken met vrijwilligerscentrale Vrijwilligers met talenten en uitdagingen verslag 16 mei 2017 Pagina 4

5 Wat is er nodig in de organisatie? Een organisatievisie op de inzet van kwetsbare vrijwilligers is essentieel om draagvlak op de werkvloer te realiseren. Benoem deze visie en verspreid deze vaak en duidelijk in de organisatie. Maak beleid op en geef kaders aan met betrekking tot het werken met kwetsbare vrijwilligers, zodat duidelijk is hoe met deze doelgroep om te gaan. Stel concrete doelen en durf te investeren in bijvoorbeeld uren. Samenwerken met andere organisaties kan een meerwaarde zijn. Maak afspraken en leg deze vast. Verantwoordelijkheid nemen voor je vrijwilligers. Maak duidelijk in beleid en uitvoering dat vrijwilligers belangrijk zijn. Borg veiligheid en maak afspraken over beloning. Kwetsbaarheid van de vrijwilligers niet onnodig benadrukken. Beschikbaarheid contactpersoon/begeleider in eigen organisatie. Het hebben van een eigen contactpersoon per vrijwilligers is belangrijk; laagdrempelig, bereikbaar en zo wordt met goed gemonitord. Tijd is een voorwaarde om de vrijwillige inzet te laten slagen. Tijd voor de vrijwilliger, maar zeker ook tijd binnen de organisatie voor visie, beleid, bewustwording, successen. Hoe betrek je de medewerkers? Leef je (als vrijwilligerscoördinator) in in de weerstand van het team, maar. spreek wel je verwachtingen uit. Maak samen met het team een profiel van de vrijwilliger. Wat verwacht men van de vrijwilliger. Het team hierdoor bewust maken van wensen. Geef scholing en voorlichting aan zorgprofessionals over de kwetsbare vrijwilliger. Maak gebruik van ervaringsdeskundigen. Kaders voor het inzetten van vrijwilligers helpen medewerkers om afspraken te borgen en om later niet voor verassingen te komen staan. Vrijwilligers met talenten en uitdagingen verslag 16 mei 2017 Pagina 5

6 Vrijwilligers zijn (ook) medewerkers en kunnen een belangrijke bijdrage leveren tijdens (multidisciplinair) overleg. Via een nieuwsbrief bewustwording proberen te realiseren. Investeer in de vrijwilliger, zodat deze kan groeien en beter inzetbaar is Leer de medewerkers denken in benutbare mogelijkheden en talenten. Misschien kan een talententraining, die bedoeld is voor kwetsbare vrijwilligers, een basis vormen? Teams de functies laten aanpassen. De meeste vrijwilligersfuncties zijn te groot/complex voor iemand met een beperking/uitdaging. Het aanpassen van deze functie/opdelen in deelactiviteiten kan ervoor zorgen dat het wel uitvoerbaar wordt. (Kwetsbare) vrijwillige inzet als vast agendapunt tijdens teamoverleg. Deel goede praktijken en succesverhalen binnen de organisatie. Leg verantwoordelijkheid voor (alle) vrijwilligers neer bij de afdeling, zodat afdeling zorgvuldiger om gaat met vrijwilligers, beter beeld heeft van mogelijkheden van vrijwilligers, ziet dat het geen onuitputtelijke bron is. Zet, indien aanwezig, hoogopgeleide re-integranten in. Deze blijven over het algemeen niet lang, maar zo kan team langzaam wennen aan een vrijwilliger waarin in het begin wat investering nodig is. Eigen hoog niveau cliënten inzetten als vrijwilligers. Dit creëert commitment voor andere vrijwilligers. Zoek als vrijwilligerscoördinator meer partners binnen de organisatie om mee samen te werken op dit thema. Een voorbeeld hiervan zijn zogenoemde aandachtsvelders. Vrijwilligers met talenten en uitdagingen verslag 16 mei 2017 Pagina 6

7 Hoe betrek je het management? Managers overtuig je met cijfers en feiten. Benoemen de voordelen: trouw en betrokken inzetbaar, daardoor minder kosten voor werving en vaste gezichten voor cliënten; wat levert het op (cijfers), goede ervaringen van vrijwilligers levert positieve PR op. Dit draagt bij aan het aantal cliënten en heeft een positieve uitwerking op personeelswerving sociaal imago (zie ook win ) maar er moet ook een motivatie zijn Spreek ze aan op de maatschappelijke taak die zorginstellingen hebben. Bespreek het dilemma: organisatie wil hoogopgeleide vrijwilligers en de werkvloer heeft weerstand ten aanzien van kwetsbare vrijwilligers (niet nog een cliënt erbij): Hoe kom je tot een win win win? Hoe zorg je voor optimale inzet van de vrijwilliger? Maak duidelijk welke bijdrage vrijwilligers kunnen leveren; wat is de waarde voor cliënten, maar ook voor vrijwilligers. Bij de intake de talenten van de vrijwilliger goed in kaart brengen, doorvragen naar werkervaring en hobby s. Dit zorgt er voor dat er maximaal gebruik gemaakt kan worden van de kwaliteiten. Leer de vrijwilliger om zijn talenten te ontdekken, bijvoorbeeld door een speciaal hiervoor ontwikkelde training (VWC Haarlem, Movisie). Focus niet alleen op talenten, want soms wil vrijwilliger dat gezegd wordt wat hij/zij moet doen. Intervisie voor vrijwilligers; afhankelijk van het niveau, zijn vrijwilligers prima in staat om vraagstukken (deels) zelf op te lossen, door met elkaar in gesprek te gaan. Bij aanvang duidelijkheid geven en investeren in de vrijwilliger. Werken met gedragscode. Het is belangrijk om aan te geven hoe we bijvoorbeeld met elkaar omgaan. Denk aan taal gebruik, cliënten aanspreken wel of niet met de voornaam. Vrijwilligers met talenten en uitdagingen verslag 16 mei 2017 Pagina 7

8 3. Met een goede intake maak je een goede start! Intake is maatwerk Focus op talenten. Helder zijn over verwachtingen. Balans vinden tussen privacy vrijwilliger en veiligheid voor cliënt en team. Creëer zo nodig een nieuwe taak. Evalueer tijdig en regelmatig. Elementen van het informatiegesprek Wat is je ervaring als vrijwilliger? Is er iets waar we rekening mee moeten houden? Wat kunnen we voor jou betekenen? Wat vind je moeilijk, wat wil je niet? Wat kun je? Focussen op de talenten en krachten (wat heb je in het verleden gedaan?) Waar kun je niet zo goed tegen? Zijn er nog zaken waarmee we rekening moeten houden? Wat heb je nodig? Wat wil je leren? Aansluiten bij: Wat vind je leuk? Wat zijn je hobby s? Waar wilde je vroeger graag werken? Is er een begeleider uit het begeleidingscircuit? Dus bijvoorbeeld uit de GGZ. Altijd telefoonnummer vragen van begeleider of familie Wanneer kun je beginnen? Datum start afspreken. Geef het afsprakenformulier mee. Vrijwilligers met talenten en uitdagingen verslag 16 mei 2017 Pagina 8

9 Aandachtspunten bij informatiegesprek Het is een informatiegesprek: aan beide kanten vrijblijvend. Neem de tijd: wat is de organisatie, wie is de vrijwilliger, passen we bij elkaar? Biedt de vrijwilliger wat de organisatie wil? Kwetsbare vrijwilligers hebben vaak extra tijd nodig voor hun verhaal. Gerichte vragen stellen: gebruik een formulier met vaste vragen. De basis is vertrouwen. Openheid over de bijzonderheid van de vrijwilligers is belangrijk om de begeleiding en de taak aan te passen aan wat kan. Duidelijkheid over kaders organisatie (wat wel en wat niet kunnen bieden). Talenten vrijwilliger goed in beeld krijgen door gesprekken, uitvoeren taken en vragen naar hobby s. Uitgaan van de talenten. Wat kan iemand wel! Vrijwilligerswerk zoeken bij mogelijkheden Je eigen verhaal vertellen (menselijkheid). Helder zijn over verwachtingen, deze concretiseren, bespreekbaar maken. Kennismaken en informeren zonder verdere verplichtingen. Inzetten op talenten heeft meestal meerwaarde voor de organisatie, vrijwilliger wordt betrokken en gezien. Duidelijk zijn dat het vrijwilligerswerk is en blijft. Dat de kans op een betaalde baan niet aanwezig is. Medicijngebruik. Navraag hieromtrent kan een signaal geven over het ziektebeeld, de mate waarin het probleem nog speelt. En welke zaken de vrijwilliger wel of niet mag doen, bijvoorbeeld met een cliënt naar buiten? Zorg dat de taak die je aan deze vrijwilliger overlaat ook echt past bij zijn kunnen en vraag hier regelmatig naar. Als iemand zich aanmeldt en je hebt door dat iemand een verleden/rugzakje heeft, kan je ook kijken of er taken zijn die nu nog niet als vacature vermeld staan maar die je wel door een vrijwilliger zou kunnen laten doen. Hoe spreek je deze vrijwilliger aan. Pas het taalniveau aan. Wat vertel je op de afdeling; doe je dit zelf of laat je de vrijwilliger zelf vertellen. Hoe bescherm je de privacy maar laat je je collega s toch genoeg weten om goed met deze vrijwilliger om te gaan. Taak functie eisen duidelijk op papier (vacature). Creëer zo nodig een nieuwe taak. Vrijwilligers met talenten en uitdagingen verslag 16 mei 2017 Pagina 9

10 Welke rol heeft de cliënt (die met de vrijwilliger te maken krijgt)? Hebben cliënten een rol bij de inzet van de vrijwilliger? Kan het zijn dat cliënten een rol kunnen spelen in de inzet van vrijwilligers met een rugzakje? Rol bij rondleiden, vragen hoe het gaat enz. Worden ze ingelicht? Wat is de relatie tussen type cliënt en type vrijwilliger? Kan je bij alle soorten cliënten alle soorten vrijwilligers inzetten? Of moet je omschrijven wat wel en niet kan. Ex psychiatrische cliënten op een afdeling met ouderen met een psychiatrische indicatie laten werken? En wat na het intake gesprek? Begin met twee maanden proeftijd, om te kijken of het klikt. Open en goed welkom in de organisatie. Laten weten dat ze serieus genomen worden. o Rondleiding en voorstellen in de organisatie o Introduceren op de betreffende afdeling o Warm welkom Duidelijkheid naar iedereen: wat kan en wil hij/zij en wat verwachten we? Evaluatie na een maand. Kloppen de wederzijdse verwachtingen? Coördinator regelt evaluatie tussen vrijwilliger en contactpersoon Tijd en ruimte voor ontwikkeling bieden, stapsgewijs. Vrijwilligers met talenten en uitdagingen verslag 16 mei 2017 Pagina 10

11 4. Met goede begeleiding gaat het lukken! Wat is hiervoor nodig? Spreek wederzijdse verwachtingen naar elkaar toe uit. Begeleiding op de werkvloer is essentieel. Maak afspraken over het delen van informatie over de vrijwilliger. Tijdens een inwerkperiode kan de vrijwilliger zijn talenten laten zien. Het vrijwilligerswerk en de begeleiding is maatwerk: iedere vrijwilliger heeft zijn eigen (on)mogelijkheden. Hoe laat je de kwetsbare vrijwilliger goed meedraaien Een goede match is het halve werk: zoek taken die bij de vrijwilliger passen. Kijk flexibel naar de vrijwilligerstaken: probeer verschillende gradaties van taken te hebben: moeilijke/makkelijke taken, taken met doorgroeimogelijkheden. Goed meedraaien kan door de juiste keuzes te maken wat betreft passend vrijwilligerswerk (bijv. bij hobby s of ziekte, bijv. een vrijwilliger die hard wil werken omdat hij anders depressief wordt). Wanneer de talenten nog onduidelijk zijn, laat de vrijwilliger op meerdere plekken meelopen om de talenten te ontdekken. De juiste werkplek herken je aan het enthousiasme van beide partijen. Zorg dat begeleiders opgeleid en geïnformeerd zijn over het werken met deze doelgroep vrijwilligers. Koppel de vrijwilliger aan een andere vrijwilliger en laat hen in duo het vrijwilligerswerk doen. Vrijwilligers met talenten en uitdagingen verslag 16 mei 2017 Pagina 11

12 Wat is belangrijk in de begeleiding Een vast contactpersoon binnen het team, binnen de organisatie (vrijwilligerscoördinator) en buiten de organisatie is van belang. Zorg dat ze elkaar kennen. Spreek maatwerk af: maak heldere afspraken met de vrijwilliger en het team over de taken van de vrijwilliger, ieders verantwoordelijkheden en over de structuur (hoe vaak en wanneer overleg en waarvoor kun je bij wie terecht). Zorg voor gezamenlijk verantwoordelijkheid van coördinator, team en vrijwilliger. Informeer het team over de (on)mogelijkheden van de vrijwilliger (zie ook kader verderop). Laat de vrijwilliger zich welkom voelen. Geef regelmatig en tijdig feedback aan de vrijwilliger. Laat de vrijwilligerscoördinator weten wanneer je als team vastloopt in de begeleiding en zoek naar oplossingen. Extra begeleiding in de startfase werpt op de lange duur vruchten af. Geef, indien nodig, de ruimte voor een langere inwerkperiode. Investeer in het team: informeer, geef bijscholing, werk aan bewustwording, motivatie en betrokkenheid (een vrijwilliger is meer dan extra handjes op de werkvloer). Investeer als team in de vrijwilliger: heb begrip, toon inlevingsvermogen, heb kennis over vrijwilliger en heb/toon geduld. De begeleiders van de vrijwilliger zijn geschoold in het geven van de juiste begeleiding. Dit hoeven niet alleen vaste teamleden te zijn, het kan ook een andere vrijwilliger zijn. Zorg voor goede afstemming met de andere vrijwilligers die in het team werken. Betrek de eventuele teamcoach ook bij de inzet van de vrijwilliger, deze maakt tenslotte deel uit van het team. Vrijwilligers met talenten en uitdagingen verslag 16 mei 2017 Pagina 12

13 Hoe bereik je de vrijwilligers met talenten en uitdagingen en hoe bereiken zij jou? Via open sollicitaties, spontane aanmeldingen Via mond op mond reclame Via website Via trajectbegeleiders/ begeleidingsorganisaties Via een cliënt Via gemeente, UWV (bemiddelingsafdeling) Via vrijwilligerscentrale Via re-integratiebureau Via dagbesteding Via vrijwilligers vacaturebanken Via (voormalige) sociale werkplaatsen Eigen cliënten Wat vertel je wel en wat niet De vrijwilliger kan aandoeningen hebben die belangrijk zijn om te weten op de werkvloer. De vrijwilliger heeft recht op privacy. Maar de vrijwilliger moet ook weten dat sommige informatie van belang is om te weten voor de veiligheid van de vrijwilliger zelf en de cliënt. Bespreek dit tijdens de intake met de vrijwilliger: welke informatie van belang is voor de uitvoering van het werk, wat je wel en wat je niet mag zeggen en wat het team nodig heeft. De vrijwilliger moet soms iets prijs geven voor een goede begeleiding. Zet in op openheid en onderling vertrouwen naar elkaar. Vrijwilligers met talenten en uitdagingen verslag 16 mei 2017 Pagina 13

14 Oh nee, de vrijwilliger komt niet opdagen. Wat nu? Spreek de vrijwilliger aan op zijn verantwoordelijkheid: er wordt op hem gerekend, collegiaal opstellen naar elkaar toe, vrijwilligerswerk is niet vrijblijvend. Ga in gesprek over de reden, en geef nog een kans Soms kan het handig zijn om vrijwilligers werk te vinden waarbij niet veel structuur nodig is qua dag en tijd, bijv. de tuin. Dan kan het vrijblijvender zijn, met minder druk voor de vrijwilliger. Soms durft een vrijwilliger niet meer te komen, de dremple wordt steeds hoger. Probeer dit bespreekbaar te maken en geef hulp bij het terugkomen. Bespreek met de vrijwilliger of er zelfinzicht is wanneer het beter is niet te komen en vraag hem dan af te bellen. Accepteer dat de vrijwilliger zegt: ik stop even. Vrijwilligers met talenten en uitdagingen verslag 16 mei 2017 Pagina 14