DEC VOL. 01 DE STAND VAN ZAKEN VAN ALLE AFDELINGEN.

Transcriptie

1 DEC VOL. 01 NIEUWSBRIEF BAC-LAB DE STAND VAN ZAKEN VAN ALLE AFDELINGEN. Beste BAC-medewerkers. Hier de eerste nieuwsbrief. Hierin kunnen jullie lezen wat de stand van zaken is van alle afdelingen. We hopen hiermee de communicatie tussen afdelingen te verbeteren. Iedere afdeling heeft beschreven waar ze de afgelopen periode mee bezig zijn geweest en wat ze de komende periode gaan doen. Sommige afdelingen kunnen hulp gebruiken van andere afdelingen, twijfel dus niet om hulp te vragen en/of hulp aan te bieden. Intern: Extern:

2 B A R T, J A N, R I C K, C A S, D A V I D, L A U R A, V I N C E N T, E R I K, M A R L O E S, C A S KENNISLOKET De afdeling Kennisloket is verantwoordelijk voor het beoordelen van blogs en het assisteren van andere afdelingen. - Top 3 gemaakt van de blogs - Beoordelingsformulier gemaakt voor het beoordelen van de blogs - Beleidsplan om het student assistentschap te beheren - Bestand aanmeldformulier student-assistenten - Bestand voorwaarden bijles - Bestand docenten mail - Bestand aanmeldformulier bijlessen - Bestand voorwaarden hulpverlening andere afdelingen - Beleidsdocument kennisloket - Afronden plan om het beheer van studentassistenten over te nemen - Opzet plan om een Kennisloket op zetten - Presentatie voorbereiden om dit plan te presenteren - Overdrachtsdocument maken Momenteel hebben wij geen hulp nodig. - Dinsdag 4 december bespreken plan en elkaar voorzien van feedback - Donderdag 6 december plan aan GM geven - Week daarop het plan presenteren aan Hanze - Werken aan overdrachtsdocument - Actie ondernemen (indien plan wordt goedgekeurd) kennisloket@bedrijfskundigactionlab.nl kennisloket@bedrijfskundigactionlab.nl

3 T O M, D E R K - J A N, E D U A R D, E R W I N, L E S L E Y, Y A R I K, T H O M A S, G I J S, J O E P, N I E K I LEGAL De afdeling Legal is verantwoordelijk voor alle juridische zaken in en rondom Running the Lab. - Juridische zaken gecheckt rondom de offline en online omgeving - AVG-beleid opgesteld - Protocol voor datalekken opgesteld - Rapport opgesteld gekozen rechtsvorm - Een drietal contractvormen ontwikkeld - Intentieovereenkomst opgesteld - Samenwerkingsovereenkomst opgesteld - Service Level Agreement opstellen. Gekozen is voor drie varianten die aansluiten op de groei van het BAC-LAB. Op dit moment is de verwachting dat er nog geen vergoeding gevraagd zal worden voor de diensten. In deze situatie is een intentieovereenkomst voldoende. Op het moment dat er sprake is van een duurzame relatie, kan deze worden vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst. Wanneer het BAC-LAB zich ontwikkeld heeft tot een volwassen organisatie kan er overgeschakeld worden naar een Service Level Agreement. Hier kan een vergoeding gevraagd worden wanneer de diensten voldoen aan de opgesteld normen. Geen hulp nodig op dit moment, maar willen graag onze hulp aanbieden aan andere afdelingen. De aankomende weken zullen wij ons bezighouden met het overdrachtsdocument voor de volgende groep die het BAC-LAB gaan over nemen voor de afdeling Legal. legal@bedrijfskundigactionlab.nl

4 A R N O U T, D A V E, V I C T O R, R U B E N, F E L I X FACILITAIR De afdeling facilitair is verantwoordelijk voor de inrichting van de werkplek van het BAC-LAB, het faciliteren en ondersteunen van evenementen en voor onderhoud en acquisitie van meubilair. Op onze agenda staat nog de inhouseweek als groot evenement en we achtervolgen nog onze droom om een eigen koffiezetapparaat te vergaren. Daarnaast blijven wij bezig met goede werkplekken realiseren op het C-terras. Ook zijn wij op dit moment bezig met kerstversiering. - Samen met de afdeling PR de kick-off van het BAC-LAB georganiseerd - Gesprekken gevoerd met verantwoordelijke over verandering inrichting C-terras - Behoefteanalyse onder de studenten over de inrichting van het C-terras - Gesprekken gevoerd over afbakening C-terras voor alleen BAC-LAB medewerkers De Inhouseweek is een week vol evenementen georganiseerd voor bedrijfskunde studenten. Om deze week zo soepel mogelijk te laten verlopen kunnen we natuurlijk hulp gebruiken van alle medewerkers van het BAC-LAB. In samenwerking met HRM zijn we op zoek naar 1 nieuwe topper die onze afdeling komt versterken rond deze drukke periode. facilitair@bedrijfskundigactionlab.nl

5 J O R D Y, M I K E, J O S E P H I N E, B J A R N E, S I L, L E V I GM Het GM heeft een coördinerende functie binnen BAC-LAB. Het is de schakelspeler tussen de Senior Consultants en de medewerkers. Om sturing te geven aan het BAC-LAB zijn vanuit het GM volgende stukken opgeleverd: - Beleidsplan - Communicatieplan - Bedrijfsplan Er moet gesleuteld worden aan onder andere communicatie tussen alle afdelingen, zodat de activiteiten en voortgang inzichtelijk zijn. Door middel van brainstormen wil het GM ideeën ontwikkelen welke sturing moeten wij geven aan BAC-LAB. Het gezamenlijke besluit over de invulling van het BAC-LAB zal worden opgenomen in het meerjarenplan. De volgende lichting van het BAC- LAB kan hier dan hun eigen sturing aan geven en voortbouwen op wat er nu is opgezet. Op dit moment hebben wij geen hulp nodig van andere afdelingen, wel willen we onze hulp aanbieden. Het GM heeft de indruk dat er twijfel tussen hiërarchisch onderscheid onder de medewerkers van het BAC-LAB is. Dit is absoluut niet de intentie geweest van de wijze waarop GM de coördinerende taak van het BAC-LAB probeert uit te voeren. De aankomen periode zal GM er dan ook alles aan doen om het wij gevoel binnen BAC-LAB terug te brengen gm@bedrijfskundigactionlab.nl

6 B A R T, T H I J S, M A R T, J E A N - P A U L, J O E R I E, Y O R A M, T H O M A S, S I E M, M A R I J N ICT ICT is verantwoordelijk voor het opzetten en verbeteren van alle digitale processen. Wij zijn verantwoordelijk voor de interne en externe website. Wij hebben de interne website voor het inleveren van de blogs van het Kennislab opgezet en hiermee een databank voor alle kennis van het BAC-LAB gecreëerd. Verder hebben wij in samenwerking met verschillende afdelingen een urenregistratie opgezet, met het doel om te achterhalen welke afdelingen overbezet of onderbezet zijn. Achter de schermen is ICT altijd bezig om het BAC-LAB in goede lijnen te laten verlopen. Momenteel zijn we bezig om de interne website te optimaliseren en zijn we begonnen aan een nieuwe uitdaging. In samenwerking met Marketing, PR en Legal zetten wij een website op die het BAC-LAB op een professionele manier presenteert aan de buitenwereld en zo potentiele leads uitnodigt contact met ons op te nemen. Hiermee is ook definitief besloten om de oude website als interne site te gebruiken, dus enkel voor de medewerkers van het BAC-LAB. Momenteel hebben wij geen hulp nodig van andere afdelingen. De aankomende worden de huisstijl verder verwerkt op de website en komt er een overdrachtsdocument voor de volgende lichting studenten. ict@bedrijfskundigactionlab.nl

7 L I L Y, N A D Y, H A R M - J A N, G I A R D Y M A R, J E R O E N, G E R D A & T O M FINANCE De verantwoordelijkheden van afdeling Finance zijn de volgende, ondersteuning bieden aan andere afdelingen op het gebied van financiële vraagstukken, met verdienmodellen komen en zorgen voor allerlei administratieve en financiële zaken binnen de organisatie (bankrekening openen, begroting opstellen, grootboek opmaken en etc.). Begroting opstellen, door middel van de input van andere afdelingen. Verdienmodellen opstellen, boekhoudpakket aanschaffen, bankrekening openen (nog niet gebeurd), andere afdelingen ondersteunen met financiële vraagstukken bij het uitvoeren en bewerken van verdienmodellen, conceptbrieven schrijven voor bijdrage van leads, aanvraagformulieren door middel Googledrive maken voor inkoop, grootboek opstellen op Google Drive. Huidige producten en diensten die we ermee bezig zijn ondersteunen van financiële vraagstukken bij het bewerken van verdienmodellen. Hierbij hebben we groepen gemaakt die voor elk verdienmodel verantwoordelijk zijn. In principe hebben wij geen ondersteuning van andere groepen nodig. Maar we hebben wel input nodig voor bijvoorbeeld de opmaak van een volledig begroting en etc.. Bankrekening activeren, dit is nog niet gebeurd. Er is nog geen KvK nummer en het bedrijf is nog niet geregistreerd. Financiële vraagstukken die aan bod komen behandelen en bewerken. finance@bedrijfskundigactionlab.nl

8 M A X, L I N D S E Y, L I N D A, R O B I N, L I S A N N E, D A N I E L L E, M A R N I X, R U T G E R, M A H R U G, L E O N I E HRM De grootste verantwoordelijkheid van de afdeling HRM zijn jullie, de medewerkers van het BAC-LAB. Wij proberen er voor te zorgen dat iedereen op zijn plek zit en goed functioneert. Zodra het binnen een afdeling minder goed gaat, zijn wij er om jullie te helpen. - De sollicitatieprocedure - Samenwerkingscontracten - Klachtenprocedure - Het opstellen van een overgangsdocument - Opstellen van beoordelingsformulieren - Het bijhouden van het personeelsdossiers - Het voorbereiden en houden van functioneringsgesprekken - Het opstellen van een ontslagprocedure - Het opstellen van een beloningsbeleid - Medewerkerstevredenheidsonderzoek Op dit moment zijn wij bezig met deze nieuwsbrief. Daarnaast zijn er een aantal studenten bezig met het beleidsplan voor de volgende lichting. De HRM afdeling leeft natuurlijk van input van jullie! Het is niet zo zeer dat we hulp nodig hebben, maar als jullie ergens tegen aan lopen of ergens mee zitten, horen we het graag. Dan kunnen we jullie helpen. De komende willen wij de eerste versie van de nieuwsbrief publiceren, daarnaast gaan we de sollicitatieprocedure aanpassen en willen we een concept van het beleidsplan af hebben. hrm@bedrijfskundigactionlab.nl

9 L A U R A, J O R A N, M A R T I N, W I E T S E, H U U B, N O A H T H I R Z A, G E Z I N A, K E N N PR De afdeling PR is verantwoordelijk voor de activiteiten die moeten worden opgezet. Dit betekent dat wij verantwoordelijk zijn voor voornamelijk de Inhouseweek. Daarnaast is er laatst een opening georganiseerd, dit is ook door de afdeling PR gedaan. De Inhouseweek is een groot iets, de eerste contacten en afspraken zijn vastgelegd in de afgelopen weken. Daarnaast is er focus geweest op de opening. Deze opening heeft qua voorbereiding bijvoorbeeld de catering, de inrichting, de draaiboeken, de sprekers en de promotievideo van het ActionLab. Op dit moment zijn wij bezig met de activiteiten van de Inhouseweek, welke dat zijn is nog even geheim. Maar wij gaan ervoor zorgen dat dit een leuke week zal zijn. De Inhouseweek is iets wat alle afdelingen aangaat, dit betekent geld nodig via Finance, posters en andere promotie dingen via Marketing, misschien wel een eigen website via ICT. De Inhouseweek is het slotakkoord van het bedrijf, iedereen is nodig. Over een moet de Inhouseweek vast liggen! pr@bedrijfskundigactionlab.nl

10 M A R T I J N, F I J O N N E, T A R A, E S M E E, Y O U R I, J A N P A U L, D O E D E, R O B E R T, W I L L E M, A N G E L A, N I E L S, M A R I J E MARKETING Als afdeling marketing van BAC-LAB zijn wij verantwoordelijk voor het verkrijgen van nuttige informatie over de markt en het doelgericht adverteren naar de gekozen doelgroepen door verschillende kanalen. Gedurende de start van BAC-LAB zijn wij druk in de weer geweest met de visuele communicatie van BAC-LAB, denk aan de huisstijl, logo en brochures. Voor BAC-LAB is het van groot belang dat de verschillende doelgroepen worden geïnformeerd en geënthousiasmeerd. Hiervoor hebben wij verschillende social media account opgezet, zoals: Facebook, LinkedIn en Instagram, ieder voor een verschillende doelgroep van BAC- LAB. Om de continuïteit te waarborgen van BAC- LAB is een acquisitieplan opgesteld om duidelijkheid te geven over hoe we onze klanten willen bereiken, de hoeveelheid klanten waar wij naar streven en welke stappen wij gaan ondernemen om dit te bereiken. Momenteel zijn wij bezig met het opzetten van een contentkalender voor de verschillende social media s. Ook zijn wij bezig met het uitvoeren van het acquisitieplan om meer klanten te verkrijgen voor BAC-LAB. Uiteindelijk zijn wij bezig met het creëren van content voor de website en ervoor zorgen dat de website van BAC-LAB eenvoudig te vinden is op het internet. Momenteel zijn wij niet hulpbehoevend. Wanneer dit zal veranderen zullen wij proactief de andere groepen benaderen. Voor de komende is het doel van de marketingafdeling om de eerste klant voor BAC- LAB binnen te halen. Verder gaan wij de content voor de website finaliseren om zowel bestaande als potentiële klanten te informeren en enthousiast te maken. marketing@bedrijfskundigactionlab.nl