5. Sluit goed aan op en heeft een actieve rol in de lokale keten van hulp en zorg

Transcriptie

1 Inkomend Griffie gemeente Houten: 17GR0425 Samenleving Onderdoor 25 Postbus 30, 3990 DA Houten Telefoon Fax Internet: Ö ŬJ 3 O Aan de leden van de raad i.a.a. de commissieleden fee Datum - 2 NOV 2017 Uw kenmerk Uw brief van Ons kenmerk Bijlagen 17GR0425 Onderwerp: Collegebrief voorgenomen besluit verzelfstandiging sociaal team houten Geachte leden van de raad, In deze collegebrief informeren wij u over het voorgenomen besluit van het college om per 1 april 2018 het Sociaal Team Houten te verzelfstandigen in een stichting. Het college legt via de wensen en bedenkingen procedure het voorgenomen besluit aan u voor. Aanleiding Het college heeft in november 2015 besloten het Sociaal Team in 2016 en 2017 projectmatig te organiseren in samenwerking met acht partners zodat het team zich organisatorisch en inhoudelijk kan ontwikkelen. Eind 2016 is de gemeente gestart met gesprekken over de toekomst na De huidige organisatievorm is namelijk niet toekomstbestendig. De medewerkers van het Sociaal Team worden door acht partners en de gemeente geleverd. En ook de koers wordt door de partners gezamenlijk bepaald. Om het werkgeverschap goed in te kunnen vullen en zorg te kunnen dragen voor de professionalisering en aansturing van de medewerkers is het wenselijk één werkgever te hebben. Eén organisatie die voor de uitvoering van het Sociaal Team zorg draagt en één opdrachtgever die de koers, prioriteiten en het budget bepaalt. De nieuwe organisatie werkt volgens de volgende tien uitgangspunten: 1, Heeft het inwonersperspectief leidend 2. Biedt ruimte voor professionalisering 3. Heeft een eenduidige aansturing van de uitvoering 4. Krijgt van het gemeentebestuur voldoende uitvoeringsruimte Werkt in de nabijheid van het gemeentebestuur 5. Sluit goed aan op en heeft een actieve rol in de lokale keten van hulp en zorg Is gericht op effectieve risicobeheersing 8. Is wendbaar en slagvaardig Kosteneffectiviteit 9. Aansluit bij organisatieprincipes van de gemeente Houten 10. De veranderopgave staat centraal bij de doorontwikkeling van het Sociaal Team Bij de governance (sturing) en vormgeving van het Sociaal Team is het van cruciaal belang dat de transformatieopgave centraal staat en de discussie niet te beperken tot een structuur- en institutionele discussie. Het Sociaal Team heeft al een goed begin gemaakt met een nieuwe aanpak, maar de daadwerkelijke vernieuwing duurt zeker nog tot en met Die gaat over: De verbinding met de inwoners en met hun sociale netwerken; De integrale benadering van inwoners met hun vraag; De ontwikkeling van de nieuwe generalistische professional; De daadwerkelijke invulling van de zorgregie; Bij beantwoording datum en kenmerk vermelden. Illlllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllll 17GR0425

2 De invulling van de bekostiging van het sociale domein. Het Sociaal Team is de motor in de transformatie en het belangrijkste vehikel om de nieuwe praktijk te maken. Maar welke sturing is nodig om de veranderopgave in te vullen? En hoe organiseren we de meeste veranderkracht? Daarvoor is geen recept; er bestaan tussen gemeenten veel verschillen. Na een inventarisatieronde langs gemeenten, betrokken organisaties, de medewerkers van het Sociaal Team én een onderzoek van Rijnconsult (naar de keuze tussen een stichting of een ambtelijke organisatie) kwam de stichting conform het eigenaarsmodel als meest wenselijke organisatievorm naar voren. Een stichting heeft als voordeel een grotere wendbaarheid en slagvaardigheid in de uitvoering en een heldere opdrachtgever-opdrachtnemer relatie. Daar staat tegenover dat het gemeentebestuur meer op afstand komt te staan. Enige afstand is nodig i.v.m. het onafhankelijk kunnen functioneren van de professional. Tegelijkertijd is enige nabijheid gewenst. Dit vanwege de bestuurlijke verantwoordelijkheid van de gemeente, de impact van het Sociaal Team op de zorgbudgetten én het samen door ontwikkelen van de transformatie. Het principebesluit Redenerend vanuit de veranderopgave en de criteria die wij stellen aan de nieuwe organisatie, heeft het college op 6 juni jl. een principebesluit genomen om de taken van het Sociaal Team Houten onder te brengen in een stichting voor de periode van vier jaar. Dit houdt niet in dat het te verwachten is dat de organisatie daarna opgedoekt kan worden. Een aantal wettelijke taken, zoals het bieden van toegang tot hulp en zorg, en het geven van informatie en advies zullen ook daarna uitgevoerd moeten worden. Het is echter een goede periode voor de stichting Sociaal Team Houten om zich tot een solide, efficiënte en transparante organisatie te ontwikkelen en een goed moment om de resultaten tegen het licht te houden en te besluiten over het vervolg. Het volgende college kan dan een besluit nemen over organisatie en huisvesting van het Sociaal Team voor na die periode In juni heeft u hierover een collegebrief ontvangen (IS ). Bij het principebesluit heeft de directie opdracht gekregen om een bedrijfsplan voor de stichting op te stellen. Daarbij heeft het college de volgende randvoorwaarden meegegeven: De stichting wordt op 'arms length' van de gemeente geplaatst; «Er worden geen extra middelen beschikbaar gesteld voor de uitvoering door het Sociaal Team; Gedwongen winkelnering van de PIJOFACH-taken door de gemeente aan het Sociaal Team; De organisatorische overhead wordt tot een minimum beperkt; Het Sociaal Team blijft gehuisvest in het gemeentehuis. Het bedrijfsplan dient als basis om een definitief besluit te kunnen nemen over de stichting. Het bedrijfsplan Eind juli heeft Berenschot de opdracht gekregen om een bedrijfsplan voor de stichting Sociaal Team Houten op te stellen. Half oktober heeft Berenschot het bedrijfsplan opgeleverd. Het bedrijfsplan biedt voldoende waarborgen voor de governance (sturing) en het opdrachtgever-opdrachtnemerschap. In de opzet van de stichting wordt geadviseerd voor een Raad-van-Toezichtmodel. Een Raad-van- Toezichtmodel biedt de mogelijkheid om de verantwoordelijkheid bij de directeur te laten, waarbij tegelijkertijd het toezicht (en daarmee de betrokkenheid op 'arms length') kan worden geborgd via de RvT. Om een ingewikkelde discussie met het aanbestedingsrecht voor te zijn, verdient het aanbeveling om (een deel van) het college zitting te laten nemen in de RvT van de stichting. Dat heeft bovendien als voordeel dat de gemeente directer grip heeft op de stichting. De gemeente is eigenaar van de stichting; zij richt de stichting op en neemt deel in het toezichthoudend gremium. Behalve eigenaar is de gemeente ook opdrachtgever van de stichting. De gemeente beschrijft de opdracht voor de stichting en stelt hiervoor middelen - in de vorm van een subsidie - beschikbaar. De gemeente definieert in de opdracht het WAT (doelen en taken). De stichting is zelf vrij in de invulling van het HOE om de doelstellingen te behalen. Bij beantwoording datum en kenmerk vermelden. Pagina 2 van 5

3 Daarnaast zijn gemeente en Sociaal Team partners in de transformatie. In het Sociaal Team wordt gehandeld vanuit een generalistische blik en een eenduidige werkwijze met ruimte voor eigen professionaliteit. De stichting krijgt de opdracht de werkwijze door te ontwikkelen in co creatie met andere partners en de gemeente. We ontwikkelen bijvoorbeeld door m.b.t. het kunnen afschalen van de zorg en de inzet van de sociale basisinfrastructuur, de samenwerking met huisartsen, onderwijs, werk en inkomen. De regie op deze transformatie ligt bij de gemeente. Het voorgenomen besluit Op basis van het bedrijfsplan heeft het college op 31 oktober jl. een voorgenomen besluit genomen om de taken van het Sociaal Team per 1 april 2018 te verzelfstandigen in de vorm van een stichting voor een periode van vier jaar. Het takenpakket van de stichting is gelijk aan de huidige projectorganisatie: Geven van informatie en advies; Vraag verhelderen/triageren (bepalen urgentie en waar iemand het best terecht kan); Indiceren van (2e lijns) hulp en zorg; Bieden van kortdurende hulp en begeleiding; Regievoeren/coördineren van zorg. Voor het college is van belang dat de stichtingsvorm voldoende rekening houdt met de volgende balansen: nabijheid en afstand, professionele autonomie en bestuurlijke verantwoordelijkheid, en adequate zorg en kostenbeheersing. Het bedrijfsplan biedt voldoende handvatten om deze balansen in evenwicht te kunnen houden. In de stichtingsvorm kan de gemeente regie houden via beleid, budget en bestuur. Terwijl de stichting zorgdraagt voor de uitvoering van de zorg. Met het oprichten van de stichting organiseren we uitvoeringskracht en ruimte om deze beweging verder door te zetten. Het Sociaal Team wordt niet enkel een nieuw instituut, maar een vliegwiel voor verandering. De transformatie zal naar verwachting op termijn een besparing op de zorgbudgetten opleveren waaruit de structurele meerkosten van de stichting betaald kunnen worden. Uiteraard hebben wij ons laten informeren over de beweging die Nieuwegein nu maakt: van een stichting naar een ambtelijke organisatie. De situatie in Nieuwegein is echter niet vergelijkbaar met die in Houten. Nieuwegein is bij de start van de decentralisaties direct gestart met de stichting Geynwijs. In no time werd er een zelfstandige stichting opgericht en ingericht. In Houten daarentegen hebben we in 2015 eerst een pilot gedraaid met het Sociaal Team. Daarna (in 2016 en 2017) hebben we gewerkt in een tijdelijke projectorganisatie. Gedurende die periode hebben we een behoorlijk solide Sociaal Team neer kunnen zetten, waarbij de basis op orde is en de koers en werkwijze duidelijk zijn. In Houten is de oprichting van een stichting een logisch vervolg op een eerder in gang gezette beweging. Na advies van de OR en de wensen en bedenkingen van de raad kan het college vervolgens een definitief besluit nemen. Kernboodschap Het college heeft een voorgenomen besluit genomen om per 1 april 2018 de taken van het Sociaal Team Houten te verzelfstandigen in een stichting voor de periode van vier jaar. Dit is van belang voor de verdere professionalisering van het Sociaal Team, het door ontwikkelen van de transformatie en daarmee in het belang van de zorg en ondersteuning aan de Houtense inwoners. Daarbij spelen de volgende afwegingen een rol: Een zelfstandige uitvoeringsorganisatie is nodig om de professionaliteit van het Sociaal Team te versterken; Een stichting is wendbaar en slagvaardig in de uitvoering en kent een heldere opdrachtgeveropdrachtnemerrelatie; De stichting opereert in opdracht van de gemeente. De stichting krijgt de opdracht om de ingezette transformatie door te ontwikkelen in co creatie met andere partners en de gemeente. De gemeente is eigenaar van de stichting; zij richt de stichting op en neemt deel in het toezichthoudend gremium; Met een stichting organiseren we uitvoeringskracht en ruimte om de transformatie verder door te zetten; Bij beantwoording datum en kenmerk vermelden. Pagina 3 van 5

4 De kosten die gepaard gaan met het oprichten van de stichting worden beschouwd als een investering in de transformatie. Consequentie De overgang van taken en medewerkers naar de stichting heeft personele, financiële, juridische en organisatorische consequenties. Het voert te ver om op deze plek een uitputtend overzicht te geven. De belangrijkste zijn: Personeel We gaan uit van het principe 'mens volgt werk'. Dat betekent dat de medewerkers van het Sociaal Team overgaan naar de stichting. Voor de ambtenaren die overgaan naar de stichting dient overlegd te worden met de Ondernemingsraad en het Georganiseerd Overleg. Na definitieve besluitvorming door het college zal een kwartiermaker/beoogd directeur geworven worden voor de oprichting en inrichting van de stichting. Financieel Aan het oprichten van de stichting zijn incidentele frictiekosten en structurele transitiekosten verbonden. De frictie- en transitiekosten (2018) bedragen C ; en vanaf 2019 C Deze kosten hebben o.a. te maken met harmonisatie van cao's, kosten voor ICT-werkplekken en het structureel maken van tijdelijke functies. De kosten voor 2018 zijn hoger omdat we voor dat jaar een ruim bedrag hebben gereserveerd voor onvoorziene zaken, rekening houden met extra inhuur i.v.m. leegloop en advieskosten voor de inrichting van de stichting. Dit zijn geen vaststaande kosten, maar een inschatting door Berenschot. Volgens Berenschot zou een andere rechtsvorm (bijv. een ambtelijke organisatie) overigens vergelijkbare kosten opleveren. De komende maanden zullen we maximaal sturen op vermindering van deze kosten. Dan ontstaat er ook een beter beeld. Het is echter belangrijk om de kosten van het Sociaal Team in een breder perspectief te plaatsen en te beschouwen als een investering in de transformatie. Het Sociaal Team is eigenlijk getransformeerde zorg; het grootste deel van het budget van het ST betreft dan ook zorgkosten. Het Sociaal Team biedt zelf kortdurende ondersteuning, heeft een goede verbinding met de 0e en 1e lijn en is daardoor beter in staat om af te schalen. Met de inzet van het Sociaal Team wordt uiteindelijk duurdere (2e lijns)zorg voorkomen. Door de frictie en transitiekosten ontstaat er in 2018 een tekort van C en vanaf 2019 C Het tekort van 2018 kan gedekt worden uit het egalisatiegedeelte van de bestemmingsreserve Programma Transities in Samenhang en vanuit de groei (o.b.v. de meicirculaire 2017) van het zorgbudget Jeugd in Het tekort vanaf 2019 kan gedekt worden door ruim 1,7V 0 van de integratie-uitkering Sociaal Domein (Jeugd en Wmo 2015) in te zetten. Hiermee wordt zorgbudget niet omgezet in zogenaamde apparaatskosten, maar getransformeerd en aangewend ter versterking van de professionele zorgdienstverlening binnen de stichting Sociaal Team. Doel hiervan is de kwaliteit van de huidige zorgverlening te continueren én de transformatie te versnellen waardoor juist tekorten op de zorgbudgetten in de komende jaren worden voorkomen c.q. beperkt Juridisch Doordat (een deel van) het college zitting heeft in de RvT van de stichting is er sprake van quasiinbesteden en hoeft de dienstverlening door het Sociaal Team niet te worden aanbesteed. Daarnaast gaan de gemeente en de stichting hun relatie van opdrachtgever-opdrachtnemer inhoud en vormgeven via een (of meerdere) subsidiebeschikking(en). Door de voorwaarden van de subsidie en/of statuten van de stichting juist vorm te geven, is het mogelijk om aan de voorwaarden van het fiscale beleid te voldoen. Voor de ondersteuning van de PIJOFACH-taken dient er tussen de gemeente en de stichting een dienstverleningsovereenkomst te worden opgesteld. Ook i.v.m. de privacywetgeving dient een aantal zaken geregeld te worden, zoals een bewerkersovereenkomst. En er dient een mandaatregeling te worden opgesteld. Organisatorisch Het Sociaal Team blijft gehuisvest in de gemeente. Ook blijft de gemeente de PIJOFACH-taken van de stichting ondersteunen, zoals ze dat nu ook voor de projectorganisatie doet. Daar verandert niet zoveel aan. De gemeente zal een accounthouder voor het Sociaal Team aanstellen. Bij beantwoording datum en kenmerk vermelden. Pagina 4 van 5

5 Communicatie Er zal een communicatieplan worden opgesteld voor na de definitieve besluitvorming. Wat betekent dit voor de raad (procedureel) Wensen en bedenkingen Het besluit over de organisatie van het Sociaal Team is aan het college. Maar de raad heeft wel de bevoegdheid wensen en bedenkingen kenbaar te maken bij de overdracht van taken naar een stichting o.b.v. artikel 160 lid 2 Gemeentewet: "Het college besluit slechts tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang. Het besluit wordt niet genomen dan nadat de raad een ontwerpbesluit is toegezonden en in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen." Wij hebben een voorgenomen besluit genomen de taken van het Sociaal Team Houten per 1 april 2018 onder te brengen in een stichting voor een periode van vier jaar. Hierbij vragen wij de raad zijn wensen en bedenkingen te uiten ten aanzien van het oprichten van de stichting als bedoeld in artikel 160 lid 2 Gemeentewet. Tijdens de klankbordgroep Sociaal Domein op 21 november a.s. gaan wij graag met u in gesprek over dit onderwerp. U kunt dan uw wensen en bedenkingen kenbaar maken. Wij zullen uw wensen en bedenkingen betrekken bij onze definitieve besluitvorming over het oprichten van de stichting Sociaal Team Houten. Na definitieve besluitvorming door het college zal de raad een begrotingswijziging ontvangen voor dekking van de tekorten in 2018 en vanaf Als u nog vragen heeft kunt u contact opnemen met mevrouw I.B.E.A.M. Avontuur via telefoonnummer (030) Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders de secretaris, de burgemeester, íl L annk, loco W.M. cte «Jferma Bijlage(n): geen Bij beantwoording datum en kenmerk vermelden. Pagina 5 van 5