ALGEMENE LEDENVERGADERING VAN DE PERSONEELSVERENIGING DE SCHAKEL

Transcriptie

1 ALGEMENE LEDENVERGADERING VAN DE PERSONEELSVERENIGING DE SCHAKEL 1

2 Algemene Ledenvergadering Personeelsvereniging De Schakel 15 februari 2018 Het bestuur van de personeelsvereniging de Schakel nodigt haar leden en begunstigers uit voor de jaarlijkse algemene ledenvergadering op: Datum : Donderdag 15 februari 2018 Tijd Locatie : uur tot uur : STADHUIS, Raadszaal Hofplein 38, Leeuwarden Inloop vanaf 15:45 uur (Auckemakelder). Agenda 1. Opening 2. Mededelingen 3. Terugblik Verslag ledenvergadering Financiën en benoeming kascommissieleden 6. Bestuurlijke wijzigingen 7. Vooruitblik Rondvraag 9. Sluiting Na afloop van de vergadering is er een gezellige borrel in De Walrus (ook gelegen aan het Hofplein). 2

3 4. Verslag van Algemene leden vergadering PV de Schakel Datum: 23 februari 2017 Aanwezig: Afwezig: Zie presentielijst Folkert Wesselius, Hiske Sjaardema, Hille Lijstra, Sijtse Wetting, Alie Wetting Kopie: Notulist(e): Marijke Jousma Actie door: 1. Opening: Voorzitter Mariëlle Kenemans heet alle aanwezigen van harte welkom. 2. Mededelingen Lief en Leed: Jenny de Jong heeft de taak van Gosse Dijkstra overgenomen om bloemen te verzorgen bij lief en leed. Ledenaantal: Het ledenaantal is op 23 februari 2017, begunstigde leden. Dit is een lichte stijging ten opzichte van vorig jaar. Grote belangstelling activiteiten: Het afgelopen jaar waren wegens groot succes sommige activiteiten snel vol zoals de Lion King, dit is uiteraard mooi maar hierdoor moeten we ook leden teleurstellen. Gedurende de inschrijfperiode van de Lion King was er een e- mailstoring bij de gemeente Leeuwarden waardoor niet alle aanmelding zijn binnengekomen. Wij betreuren dit, helaas hebben wij hier geen invloed op. Er wordt vanuit de leden aangegeven dat gepensioneerde benadeeld worden omdat ze later op de hoogte worden gesteld van activiteiten. Reactie: Het bestuur probeert iedereen tegelijk te informeren. De digitale nieuwsbrieven worden op hetzelfde moment naar iedereen verstuurd. De gepensioneerden zonder adres krijgen de activiteiten via een affiche thuis gestuurd. De affiches worden op vrijdag verstuurd, op dinsdag wordt de digitale nieuwsbrief verstuurd en worden de affiches op de prikborden gehangen. Hiermee wordt getracht dat de informatie gelijktijdig bij iedereen binnenkomt. 3

4 Wiebe Meilema oppert om bekend te maken wanneer de nieuwsbrieven worden verstuurd zodat iedereen hier rekening me kan houden. De nieuwsbrief wordt in principe de dinsdag na elke bestuursvergadering verstuurd, dit is altijd de dinsdag na de derde donderdag van de maand. Het bestuur zal dit gaan communiceren in een volgende nieuwsbrief. Daarnaast wordt het idee geopperd om kleine activiteiten die snel vol zijn alleen open te stellen voor leden en niet voor introducees. Het bestuur zal het komend jaar bekijken of hiermee geëxperimenteerd kan worden. Postadres: De PV de schakel beschikt nu nog over een postbusnummer. Aangezien er tegenwoordig weinig via de post gaat en het aanhouden van de postbus 200,00 per jaar kost is besloten deze op te heffen. Het postadres van PV de schakel zal het adres van de gemeente Leeuwarden worden. 3. Terugblik 2016 Aan de hand van een diapresentatie geeft Mariëlle een overzicht van het afgelopen jaar, met daarbij foto s van de activiteiten. De afgelopen activiteiten zijn weer erg divers zoals een wintersportreis naar Oostenrijk, een pubquiz, een reis naar Rome, de Teutolauf in Duitsland en natuurlijk weer het Sinterklaasfeest en het maken van een kerststukje. 4. Verslag ledenvergadering 2016 Het verslag van afgelopen jaar wordt ongewijzigd vastgesteld, met dank aan Mariëlle Kenemans. 5. Financiën en benoeming kascommissieleden Wiebe Meilema, penningmeester, geeft een toelichting op de begroting. Er zijn geen bijzonderheden te vermelden. De kas is afgestort waardoor die weer op 0,00 staat. De kascommissie bestaande uit André Alberda en Folkert Wesselius verlenen het bestuur decharge. We nemen afscheid van André Alberda als kascommissielid en bedanken hem voor zijn inzet. Wiebe Meilema wordt door de ALV benoemd als nieuw kascommissielid. 4

5 6. Bestuurlijke wijzigingen Tineke Terpstra, Wiebe Meilema en Tineke Belksma nemen afscheid van het bestuur. Alle drie de bestuursleden worden bedankt voor hun inzet van de afgelopen jaren! Mariëlle Kenemans is aangesteld als nieuwe voorzitter. Douwe Wiebe Beek is aangesteld als nieuwe penningmeester. Marijke Jousma is aangesteld als nieuwe secretaris. Er zijn 3 kandidaten algemeen bestuurslid, Jenny de Jong, Henny Reiding en Gretha van der Ploeg. De ALV is hiermee akkoord en heet Jenny, Henny en Gretha welkom. 7. Vooruitblik 2017 De PV heeft weer leuke en originele activiteiten in gedachten voor 2017, zo wordt er een reisje naar de brocante markt in Lille georganiseerd, komt er een workshop salsadansen en Indonesisch koken en kunnen we weer genieten van de sneeuw in de Dolomieten in Italië. 8. Rondvraag Er wordt gevraagd wanneer het reisje naar Lille zal plaatsvinden, dit is 2 september Sluiting Mariëlle sluit de vergadering en nodigt de aanwezigen uit voor een hapje en een drankje in grand café de Walrus. 5

6 5. Financiën en Benoeming Kascommissieleden Personeelsvereniging De Schakel Jaarrekening 2017 Begroting

7 Balans PV de Schakel Activa Passiva Vaste activa Eigen vermogen Piano - Biljart - Vlottende Activa Overige Passiva Debiteuren 6 Crediteuren Kas 20 Nog te betalen - Bank Vooruitontvangen Nog te ontvangen - Vooruitbetaald Totaal Totaal Activa Piano - - Biljart - - Debiteuren 6 51 Kas Kas vvv bonnen Bank Nog te ontvangen - - Vooruitbetaald Passiva Eigen vermogen Crediteuren Nog te betalen - - Vooruitontvangen Totaal activa Totaal passiva

8 Begroting PV de Schakel 2017 Kosten 2017 Activiteit begroot bijdrage Act. Totale Bijdrage Bijdrage tot. kosten pv code kosten PV-leden PV Algemeen - Nieuwjaarsfeest gepensioneerden Algemene ledenvergadering Kerstpakket Klaverjassen Koor (dirigent, optredens, materiaal etc.) Attenties Algemene Kosten Sportief - Wintersport Pfalzen Italië Schaatsen Leeuwarden Suppen ATBclinic (Appelscha) , Div. loopact. (NK veldoop, Adventurerun etc.) Karten + borrel (achteraf) Actief - Kegelen Paintballen Pub quiz Zeilen (valkjes) Dag/meerdaagse reis - Tuk tuk tour en mosterdmakerij (Lauwersoog) Bierbrouwerij bezoeken daagse busreis (Keulen) geannuleerd Kerstreis Bremen Boottocht gepensioneerden Hilversum - Beeld en Geluid daagse busreis (brocante markt Lille) Lichtjesfestival Amsterdam (EXTRA) Workshops - Cocktails Fotografie Indonesisch koken Handlettering Creatief schilderen Wijnproeverij plus Sieraden maken Salsa of dansen Kerstactiviteit Kunst en Cultuur - Lion King Mata Hari tentoonstelling Jeugd - Sinterklaasfeest , Activiteit begroot Werkelijke tot. Baten tot. Baten Contributie PV ,75 Contributie koor Subsidie ,00 Ruimte eigen vermogen (ondergrens) ,75 Totaal baten ,75 Totaal lasten ,98 Verschil 2.249,77 8

9 Personeelsvereniging De Schakel 2017 Rek. Onderdeel Beginbalans Saldibalans Resultatenrekening Eindbalans debet credit debet credit debet credit debet credit 0100 Piano 0300 Biljart 0500 EV , , , Kas 200,05 200, Kas-vvv bonnen 40,00 20,00 20, ING , , , , Debiteuren 51, , ,30 6, Crediteuren 1.614, , , , Nog te betalen 1710 Nog te ontvangen 1720 Vooruitbetaald , , , , Vooruitontvangen , , , , Attenties 608, Algemene kosten 1.079,31 4xxx Kosten activiteiten ,52 8xxx Bijdrage activiteiten , Contributie PV , Contributie koor , Subsidie 8.300, Rentevergoeding 9xxx Resultaat ,77 Totalen , , , , , , , ,74 9

10 Begroting PV de Schakel 2018 Activiteit begroot bijdrage tot. kosten pv Algemeen - Nieuwjaarsfeest gepensioneerden Algemene ledenvergadering Kerstpakket Klaverjassen Attenties Algemene Kosten Sportief - Wintersport Chatel Frankrijk Zaalvoetbal Loopgroep - training Biljart Div. loopact. (NK veldoop, Adventurerun etc.) Schaatsen Actief - Sjoelen Paintballen Escaperoom Wadlopen Waterskiën Bezoek Holland Casino Dag/meerdaagse reis - Formule 1 reis Hockenheim Stedentrip Valencia Skutsjesilen Culinaire Wijnspijs Reisje gepensioneerden Workshops - Taart maken Ibiza tas maken barbecue workshop Workshop MEMObord Workshop Vilt High Beer Nog in te vullen activiteit Kerstactiviteit Kunst en Cultuur - Stormruiter Musical Get on Your Feet Vaartocht langs historische centra Tentoonstelling Escher Jeugd - Sinterklaasfeest begroot Activiteit tot. Baten Contributie PV Subsidie Ruimte eigen vermogen (ondergrens ,-)

11 Toelichting Balans en Verlies en Winstrekening Eindbalans De eigenvermogenspositie van de vereniging is toegenomen tot ,94,-. Hiermee zitten we ruim boven de grens van ,- welke destijds is bepaald om eventuele calamiteiten op te kunnen vangen. Vorig jaar zaten we daar al 4.675,- euro boven. Ondanks het grote aantal activiteiten is het niet gelukt dit overschot te verkleinen. Inmiddels staat er geen kas meer op de balans, nadat vorig jaar deze is afgestort en opgeheven. Dit is gedaan omdat het aantal kas-transacties is dermate klein en daarnaast is het niet meer van deze digitale tijd. Op de balans komen de posten nog te betalen en nog te ontvangen niet meer tot uitdrukking. Facturen die na het einde van het boekjaar nog binnenkomen en betrekking hebben op het lopende boekjaar worden alsnog in de crediteuren- en debiteurenadministratie opgenomen. Net als vorig jaar staan op de balans nog wel bedragen vermeld bij de transitorische posten vooruitbetaald en vooruitontvangen. Deze posten hebben betrekking op activiteiten die in 2018 plaatsvinden. Van 25 t/m 29 januari 2018 zijn we op Wintersport geweest in Châtel, Frankrijk en over verdeeld over 2018 staan de Formule1 reis, de voorstelling Stormruiter en de stedentrip naar Valencia op het programma. Voor al deze onderdelen zijn voorschotten betaald aan de reisorganisaties en is van de deelnemers een bedrag vooruit ontvangen. Wel is bepaald om in het vervolg niet teveel grote vooruitbetalingen te doen, gezien de grote bedragen die ermee gemoeid zijn. Je ontkomt er echter niet aan bij bepaalde activiteiten dat dit gebeurt. Verlies en Winstrekening In totaliteit heeft de PV dit jaar minder uitgegeven dan er is binnengekomen. Het gaat om een toename van 2249,77 ten opzichte van vorig jaar. Toen was ook al een toename van het eigenvermogen van 4675,-. Dit komt op de balans tot uitdrukking in de toename van ons eigen vermogen. Net als voorgaande jaren, en dit blijk ook wel uit de activiteitenlijst, zijn sommige activiteiten niet doorgegaan. Dit heeft grotendeels te maken met een gebrek aan animo en anderzijds zijn om organisatorische redenen sommige activiteiten doorgeschoven naar De activiteit paintballen komt in de begroting 2018 weer naar voren. Het niet doorgaan van activiteiten creëerde weer ruimte voor nieuwe ideeën en daarmee nieuwe activiteiten. Voorbeeld daarvan is de het lichtjesfestival. Voor dit onderdeel was veel belangstelling. Verder zijn voor komend jaar al activiteiten uitgezet. Ook is de PV al bezig met een activiteit voor Dit is de Vrienden van Amstel Live. Dit moet al in een zeer vroegtijdig stadium geregeld worden, omdat de kaartverkoop een jaar voor aanvang al loopt i.c.m. de grote animo, waardoor kaarten zeer snel uitverkocht zijn. Deze zal in de transitoria terugkomen en uiteindelijk op de begroting van 2019 drukken. 11

12 12

13 6. Bestuursverkiezing (aftredend en benoeming) Status van Bestuursleden Naam functie Gosse Dijkstra A O X X Vice voorzitter Mariëlle Kenemans A O Voorzitter Douwe Wiebe Beek A penningmeester Marijke Jousma A O secretaris Jenny de Jong A Henny Reiding A Gretha van der Ploeg A Marten Ferwerda A Miranda Delfstra A A: Aangetreden O: Herkiesbaar X: niet herkiesbaar/aftredend 13