Verslag bijeenkomst kennismanagement NKWK/Deltaprogramma Donderdag 14 december, , NH hotel, Jaarbeursplein 24 te Utrecht

Transcriptie

1 Verslag bijeenkomst kennismanagement NKWK/Deltaprogramma Donderdag 14 december, , NH hotel, Jaarbeursplein 24 te Utrecht Deelnemers: trekkers onderzoekslijnen NKWK en deelprogrammaleiders Deltaprogramma: 1. Alphen, Jos van (Staf Deltacommissaris) 13. Mulligen, Ellen van (WVL); 2. Backx, Joost (WVL); 14. Neijts, Peter (KIS, min I en W); 3. Blind, Michiel (Deltares); 15. Rense, Ronald (WVL); 4. Boonen, Alise (DGRW); 16. Schielen, Ralph (WVL); 5. Bruinsma, Mark (WVL); 17. Vries, Wout de (WVL); 6. Clevering, Olga (DGRW); 18. Wensem, Joke van (KIS); 7. Dijk, Kirsten Anna van (BS); 19. Westen, Cees-Jan van (WVL); 8. Frankfort, Han (DGRW); 20. Nolte, Arno (Deltares) 9. Gelder-Maas, Carola van (WVL); 21. Ottow, Bouke (Deltares) 10. Haas, Herman (WVL); 22. Eijsbergen, Evelien van(deltares) 11. Looyen, Henk; 23. Vergouwen, Sophie (Deltares) 12. Merkus, Henk (DGRW); Tijd Onderdeel 9.30u Opening [Jos van Alphen] 9.45u Introductie deelnemers en programma 10.00u Introductie kennismanagement en kenniscommunities [Arno Nolte] 10.20u Groepswerk Blok I: Doelen en Leden 11.00u Pauze 11.15u Kenniscommunity in de praktijk: de casus van KIS [Peter Neijts] 11.30u Groepswerk Blok II: Het Hoe en Wat 12.10u Wrap-up 12.30u Sluiting 1. Inleiding door Jos van Alphen Op initiatief van NKWK trekker kennismanagement Jos van Alphen, zijn de trekkers van de NKWK onderzoekslijnen en de kenniswerkers van de DP-deelprogramma s bijeen om een proces op gang te brengen waarmee kennismanagement binnen de onderzoekslijnen en het Deltaprogramma opgepakt en onderling afgestemd kan gaan worden. Bij aanvang van de workshop verschilden de beelden van deelnemers van het onderwerp kennismanagement. Een eerste doel van de bijeenkomst was dan ook: Doel 1: Het verkrijgen van een gemeenschappelijk beeld van kennismanagement, kenniscommunities en een gemeenschappelijk taalgebruik. Daarnaast verschilden de deelnemers in ervaring in kennismanagement. Een aantal was al goed op weg met het onderwerp en verwachtte niet veel nieuws te leren, terwijl er ook deelnemers waren die nog redelijk onbekend waren met het onderwerp of het nog niet vorm hadden gegeven binnen hun eigen onderzoekslijn. Het tweede doel van de bijeenkomst was daarom: Doel 2: Het concretiseren van het doel van kennismanagement binnen de NKWK onderzoekslijn, en de groep waarmee en waarvoor dit moet worden georganiseerd. Tot slot is het van belang dat de bijeenkomst het proces van kennismanagement binnen het NKWK op gang brengt. Daarom was het derde doel van de bijeenkomst: Doel 3: Identificeren van vervolgacties om het kennismanagement vorm en inhoud te geven (individueel en eventueel gezamenlijk), en verkennen welke ondersteuning daarbij nodig is.

2 2. Presentatie kennismanagement door Arno Nolte (Deltares) Allereerst gaf Arno Nolte (Deltares) een presentatie over kennismanagement. Hierin lichtte hij toe dat kennismanagement geen doel op zich is, maar een community ondersteunt in de optimale toegang, het beste gebruik en de maximale ontwikkeling van kennis om een gedeeld doel te bereiken. Kenniscommunities worden o.a. beschreven door Rijkswaterstaat in het Achtergronddocument Community of Practice. Uit de enquêtes die vooraf waren ingevuld, blijkt dat er veel verschil zit tussen communities in omvang, processen en gewenste ondersteuning. Hoewel kennismanagement in de praktijk altijd maatwerk is, komt een aantal pijlers altijd terug: 1. Mensen / Netwerk / Cultuur 2. Proces (organisatie, procedures, afspraken) 3. Technologie (tools, systemen, IT) Deze pijlers moeten per kenniscommunity beschreven worden en kunnen per kenniscommunity verschillen. In alle gevallen is het van belang dat de pijlers met elkaar in balans zijn. Tijdens de workshop is er getracht een balans te vinden tussen deze pijlers en het bijbehorende doel, door deze pijlers te beschrijven in een kenniscommunity paspoort. Tijdens de volgende sessies in de workshop hebben de deelnemers zich bezig gehouden dit paspoort in te vullen, om op die manier stapsgewijs de rol van kennismanagement in hun onderzoekslijn te verduidelijken en eventuele aansluiting of verheldering te vinden bij de parallelle onderzoekslijnen. 3. Groepswerk doelen en leden Tijdens de eerste sessie werd gewerkt aan het in kaart brengen van - Het doel van de community ( waartoe willen we kennis delen? ), - De Belangen van de betrokken organisaties en mensen ( waarom en voor wie doen we het? ) - De mensen ( hoeveel mensen/organisaties zijn betrokken en in welke mate? ) Er was veel interactie tijdens deze sessie tussen de deelnemers. Er werd levendig gepraat en verbindingen gelegd. Mensen werden aangespoord na te denken over het karakter van hun community en zagen veel paralellen tussen hun eigen community en die van anderen. 4. Kennis Community in de praktijk: de casus van KIS door Peter Neijts (I&W, KIS) Peter Neijts gaf een presentatie over de warme kant van kennismanagement. Hij vertelde dat bij kennismanagement vaak een focus ligt op technische oplossingen en hulpmiddelen, terwijl communicatie en elkaar begrijpen ( de warme kant ) ook een belangrijk onderdeel is van kennismanagement. Juist door goede communities op te stellen en vast te stellen wat de raakvlakken zijn tussen verschillende organisaties, kan kennismanagement verbeterd worden. Hier is niet altijd een technische oplossing voor nodig. De presentatie bracht wat discussie los over de rol van kenniscommunities in het verhaal van kennismanagement.

3 5. Groepswerk hoe en wat + plenaire bespreking van behoeftes en acties Het doel van deze ronde was het concretiseren van: - De organisatie van de communities ( hoe ga ik mijn doel bereiken? ) - Ondersteuning van de communities ( Welke ondersteuning van processen of technologie heb ik hiervoor nodig? ) Dit deel van de workshop bleek wat lastiger in te vullen, maar er werden wel uitdagingen geïdentificeerd. Het was vooral lastiger, omdat deelnemers nog niet altijd voldoende duidelijk waren over Doel en Mensen, waardoor men nog niet aan deze vervolgvragen toe was. Er is gepraat over de dingen die nodig zijn om de doelen te behalen. Deze konden onderverdeeld worden in organisatorische functionaliteiten en technische functionaliteiten. Per persoon zijn deze zoveel mogelijk gedefinieerd en gegroepeerd. Vanwege de tijd werd dit plenair besproken en genoteerd. Groepering van benoemde organisatorische functionaliteiten die men nodig heeft en technische ondersteuning(zie bijlage voor uitgebreid overzicht per persoon). Organisatorische functionaliteit Behoefte aan opdrachtgever en commitment Verbinden van mensen + sterkere interactie in community Personen (toelichting) Herman, Wout, Cees-Jan van Vesten, Carola, Henk Han Frankfort (organisatiestructuur voor interactie met stakeholders) Henk Merkus (betrokken en actieve mensen) Ronald Rense (NGO s+stakeholder+bedrijfsleven betrekken) Joost Backx (verbinding met anderen ) Ralph Schielen (dwarsverbanden leggen) Vinden van mensen en hun activiteiten Joke van Wensum (Overzicht van wat iedereen doet) Ralph Schielen (dwarsverbanden leggen) Cees-Jan van Westen (partners vinden) Michiel Blindt (vinger aan de pols houden wanneer men er niet bij kan zijn) Strategie ontwikkeling Henk Looyen (Ontwikkelen strategie) Henk Merkus (onderzoeksprogramma) Han (kennisagenda en programmering) Positionering + kennis delen Henk Looyen (Mensen interesseren) Alise Boonen (transparantie bieden over kennisagenda) Henk Merkus (communicatiestrategie) Han Frankfort (kennis delen) Kennisontwikkeling Ronald Rense (Op zoek naar juiste vragen) Henk Merkus (praktische toepassing vinden) Han Frankfort (kennis delen en ontwikkelen) Efficiëntie vergroten Mark Bruinsma (Tijd besparen) Michiel Blindt (Co-CoP) Ralph Schielen (kennisvalorisatie) Carola van Gelder-Maas (duidelijke opdracht + evaluatie van opdracht) Middelen die werden genoemd voor de organisatorische behoeften waren veelal bijeenkomsten, bestaande websites, prioriteren en het organiseren van communities/groepjes.

4 Functionaliteit (technische ondersteuning) Personen en ontsluiten (vooral via website, wiki, besloten omgeving) Herman Haas Cees-Jan van Westen Joost Backx Kirsten Anna van Dijk Han Frankfort Henk Merkus Ronald Rense Alise Boonen Mark Bruinsma Joke van Wensum Kennis sturen (sharepoint, kansenkaart) Henk Merkus Ontwikkelen van kennis (bijeenkomsten) Herman Haas Han Frankfort Henk Merkus Ronald Rense Evaluatie (nog niet duidelijk) Joke van Wensum Carola van Gelder-Maas Valorisatie (nog niet duidelijk, website) Joke van Wensum Verbinden van operationele kennis en wetenschap (ingebed in bestaande websites) Ralph Schielen Kirsten Anna van Dijk Overzicht houden (websites, bijeenkomsten) Michiel Blindt Joke van Wensum Vooral websites en bijeenkomsten worden gezien als goede middelen voor de benoemde functionaliteiten. Er is minder duidelijk hoe evaluatie en valorisatie eventueel vergemakkelijkt kan worden. Er is in eerste instantie vooral veel behoefte aan organisatorische ondersteuning. Eventuele inbedding in technische ondersteuning zou een vervolgstap kunnen zijn. 6. Conclusie en vervolgstappen Men gaf aan veel nut te zien in de presentatie over kennismanagement. Deelnemers gaven aan bevestiging gevonden te hebben in hoe zij dachten over kennismanagement, of nieuwe dingen gehoord te hebben waarmee ze aan de slag kunnen. De workshop en presentaties hebben ervoor gezorgd dat (meer) een gemeenschappelijke taal wordt gesproken over kennismanagement. Een aantal onderwerpen zal nog besproken moeten worden in een vervolgsessie, zoals kennisvalorisatie en de relatie tussen onderzoek en beleid. Daarnaast zullen overstijgende onderwerpen (behoeftes, functionaliteiten) besproken kunnen worden eventueel in groepjes.

5 Bijlage uitwerking behoeften per persoon inclusief benoemd middel Organisatorisch Functionaliteit Middel Persoon Opdrachtgever Herman Haas commitment Opdrachtgever.. Wout de Vries Commitment Opdrachtgever Partners vinden CoP Verbinding met anderen Positionering Verbinden kennis + onderzoek Meer capaciteit (om het goed te kunnen doen) Duidelijke opdracht + evaluatie van opdracht Kennisagenda + programmering + ontwikkelen Organisatiestructuur voor interactie met stakeholders Budget Betrokken en actieve mensen Onderzoeksprogramma Communicatiestrategie Praktische toepassing vinden Dwarsverbanden leggen Behoefte aan valorisatie NGO s + stakeholders + bedrijfsleven betrekken Op zoek naar de juiste vragen Transparantie bieden over kennisagenda Co-CoP Vinger aan de pols houden wanneer men er niet bij kan zijn Website Cees-Jan van Westen Samenwerken met Wadden en KG2 bijeenkomsten Joost Backx.. Kirsten Anna van Dijk Praten Carola van Gelder-Maas Prioriteren Tussentijdse evaluatie Bestaande websites Han Frankfort Bestaande nieuwsbrief Henk Merkus Kansenkaart Overleg (Joost, ) Ralph Schielen Prioriteiten Ronald Rense Alise Boonen Website helpdesk water.. Michiel Blind Tijd besparen Organiseren communities Mark Bruinsma Anders vergaderen Verschillende groepjes maken Joke van Wensum Overzicht van wat iedereen doet Ontwikkelen strategie Mensen interesseren.. Henk Looyen Technisch Functionaliteit Middel Persoon Website Herman Haas Kennis ontsluiten Wiki Website Cees-Jan van Westen Kennis ontsluiten Joost Backx Kennis ontsluiten NKWK website/besloten omgeving Operationele kennis en wetenschap verbinden Website (in bestaande structuur inbedden) Kirsten Anna van Dijk Tussentijds evalueren van opdracht Carola van Gelder-Maas Kennis ontwikkelen (vinden kennisvragen) Bijeenkomst (kerngroep) Han Frankfort Bestaande websites Kennis ontwikkelen (vinden kennisvragen + prioriteiten) Delen van kennis Kennis toepassing sturen Website + bijeenkomsten Sharepoint + kansenkaart Henk Merkus

6 Technisch Valorisatie (hoe?) Website (NCR + NKWK) Ralph Schielen Vinden van kennisvragen.. Ronald Rense Prioriteren van kennis Ontsluiten van kennis Delen van kennisagenda + transparantie Website Alise Boonen Energie + tijd van mensen weten (?) Michiel Blindt Overal bij kunnen zijn Delen van kennis en info Mark Bruinsma Website? Evalueren huidige opzet Valorisatie Overzicht van activiteiten Joke van Wensum