Aanbesteding catering

Transcriptie

1 Aanbesteding catering Zaaknummer: Versiedatum: Gemeente Assen aanbesteding Catering zaaknummer

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Algemene informatie Gemeente Assen Innovatiegericht inkopen Samenwerking met gemeenten & organisaties Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en Social Return on Investment Achtergrondinformatie van de aanbesteding Duur van de Overeenkomst Informatie en communicatie Programma van eisen Inleiding Algemene eisen SROI Onderwerp van de aanbesteding Vergaderlunches en vergaderservice Maaltijden bij overwerk/avonddiensten Catering van bijeenkomsten zoals recepties, jubilea, borrels en evenementen Maatwerk Bestellen en levering Milieu en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen Prijsstelling en facturering Inschrijvingsvereisten Algemeen Geschiktheidseisen Eisen Gunning Inleiding Gunningcriteria Gunningcriterium Prijs Gunningcriterium Kwaliteit Subgunningscriterium Klant centraal Subgunningscriterium Creativiteit Gunningcriterium Duurzaamheid en Maatschappelijk verantwoord ondernemen Gunningprocedure Gemeente Assen aanbesteding Catering zaaknummer

3 5 Bijlage A Bijlagen Checklist gevraagd gegevens Bijlage B: Algemene eisen Bijlage C: Prijs Gemeente Assen aanbesteding Catering zaaknummer

4 1 Inleiding 1.1 Algemene informatie Gemeente Assen Assen is een stad in ontwikkeling. In 2030 telt de stad ongeveer inwoners. Hierdoor komt er meer druk te staan op de beschikbare ruimte. Er zullen meer woningen moeten komen en ook zullen de hoeveelheid bedrijven toenemen. Aan de andere kant moet de gemeente rekening houden met natuurbehoud, recreatieve mogelijkheden en een grotere verkeerstroom. Een mooie uitdaging voor de gemeente en haar partners! Innovatiegericht inkopen Waar mogelijk moedigt de gemeente innovatiegericht inkopen en aanbesteden aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing. Dit kan vanuit de gemeente zelf, of vanuit de ondernemer komen. Zoals bijvoorbeeld een nieuwe innovatieve oplossing, ook wel radicale oplossing genoemd. Ook de verdere ontwikkeling van een bestaand product kan vallen onder een innovatiegerichte oplossing Samenwerking met gemeenten & organisaties De gemeente Assen onderzoekt de mogelijkheid nauwer samen te werken met gemeenten en andere (publiekrechtelijke) organisaties in de omgeving van Assen om haar (beheer) activiteiten en dienstverlening te combineren of een intensieve samenwerking aan te gaan. In de praktijk kan dit betekenen dat opdrachten worden uitgebreid en niet alleen beperkt zijn tot de gemeente Assen maar bijvoorbeeld ook voor een buurgemeente. Dit kan leiden tot een gewijzigde afname in het kader van deze aanbesteding. Het omgekeerde kan ook het geval zijn. Door samen te werken kan de afname van producten en diensten ook worden beperkt. Inschrijver kan derhalve geen rechten ontlenen aan de in dit aanbestedingsdocument genoemde hoeveelheden. 1.2 Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en Social Return on Investment In het kader van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen heeft de gemeente Assen een voorbeeldfunctie. Opdrachten waarbij niet-aanvaardbare arbeidsomstandigheden aan ten grondslag liggen worden niet afgesloten. Zoals: kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, nietbetaling van leefbaar loon. In het kader van duurzaamheid houdt de gemeente rekening met CO2 reductie en het hergebruik van grondstoffen. Van de opdrachtnemer wordt verwacht dat zij hier aan meewerkt. Ook vindt de gemeente maatschappelijk verantwoord ondernemen belangrijk. De gemeente streeft er naar om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in te schakelen. Bijvoorbeeld in het kader van een onderwijstraject of het in dienst nemen van iemand met een arbeidsbeperking. Gemeente Assen aanbesteding Catering zaaknummer

5 1.3 Achtergrondinformatie van de aanbesteding Het doel van deze aanbesteding is het sluiten van een overeenkomst met een Opdrachtnemer die aan Opdrachtgever de producten en dienstverlening kan leveren, zoals beschreven in Hoofdstuk 2, Programma van Eisen. Het gaat hierbij om de dienstverlening voor en het verstrekken van: Lunches bij vergaderingen/vergaderservices; Maaltijden bij overwerk; Catering bij bijeenkomsten. In paragraaf 2.3 wordt de aanbesteding nader omschreven en in bijlage C worden de gevraagde minimale eisen vermeld. De in dit document genoemde aantallen zijn slechts een indicatie en Inschrijvers kunnen hier geen rechten aan ontlenen, noch kan de Inschrijver, aan wie wordt gegund, aan een eventuele opdracht exclusiviteit of afnameverplichting ontlenen. 1.4 Duur van de Overeenkomst 1. De overeenkomst treedt in werking op De overeenkomst wordt aangegaan voor een periode van 2 jaar ( ). 3. Na het verstrijken van de looptijd kan de overeenkomst tweemaal schriftelijk verlengd worden met een periode van 12 maanden. 4. Opzegging of verlenging van de overeenkomst dient te geschieden per aangetekende brief drie maanden voor de expiratiedatum van de overeenkomst of voor de afloop van het jaar waarmee de overeenkomst is verlengd. 5. Na verloop van de termijn waarmee de overeenkomst is verlengd is de overeenkomst van rechtswege beëindigd. 1.5 Informatie en communicatie De coördinatie van deze aanbesteding geschiedt door G. Grit, project- en procesondersteuner eenheid Services. Deze aanbesteding geschiedt, inclusief de inschrijvingen, via TenderNed. Alle communicatie dient te geschieden via TenderNed. Vragen en/of opmerkingen die niet via TenderNed aan de gemeente Assen zijn gericht, worden niet in behandeling genomen. Meer informatie over TenderNed is te vinden op: Het is tijdens de aanbestedingsprocedure, op straffe van uitsluiting, niet toegestaan op een andere wijze dan via TenderNed te communiceren met de Opdrachtgever. Afhankelijk van het aantal en het soort vragen kan de gemeente Assen een pre-bid meeting/informatiebijeenkomst houden. De gemeente Assen is voornemens om op 28 september 2016 om uur een pre-bid meeting te houden. Tijdens de pre-bidmeeting zullen de vragen die vooraf uiterlijk 22 september 2016 voor uur via TenderNed zijn gesteld worden beantwoord. Indien de Inschrijver bij de pre-bid meeting aanwezig wenst te zijn, moet dit 22 september 2016 voor gemeld zijn. Naar aanleiding van de beantwoording van de ingediende vragen wordt een Nota van Inlichtingen opgesteld, die deel uit zal maken van dit aanbestedingsdocument. U kunt vragen indienen via TenderNed. Gemeente Assen aanbesteding Catering zaaknummer

6 De opdrachtgever streeft naar het realiseren van de onderstaande planning. Activiteit Datum Tijdstip 1 Publicatie aanbesteding catering Uiterlijke datum indienen vragen /aanmelden pre-bid meeting :00 uur 3 Pre-bid meeting uur 4 Beantwoording vragen d.m.v. Nota van inlichtingen Indienen offertes :00 uur 6 Uitnodiging smaaktest Uitvoering smaaktest resp ; ; uur 8 Einde beoordeling offertes Voorlopige gunning Definitieve gunning (tekenen contract) Start contract Gemeente Assen aanbesteding Catering zaaknummer

7 2 Programma van eisen 2.1 Inleiding Door indiening van de offerte verklaart Inschrijver akkoord te zijn met de uitgangspunten van dit Programma van eisen. Het niet voldoen aan de gestelde eisen is een uitsluitingsgrond en houdt in dat de aanbieding niet in behandeling wordt genomen. Alle te leveren goederen en diensten dienen te allen tijde te voldoen aan alle in Nederland geldende wetten, normen en richtlijnen voor veiligheid, milieu en installatievoorschriften geldend voor opdrachtnemer en gebruiker. Dit zijn bijvoorbeeld het CE-keurmerk, alsook de richtlijnen m.b.t. duurzaamheid zoals is beschreven door het Rijksdienst voor Ondernemend Nederland. 2.2 Algemene eisen In bijlage B zijn de eisen opgenomen waaraan de catering moet voldoen. Inschrijver stuurt bijlage B volledig ingevuld en ondertekend mee met de offerte. 2.3 SROI De opdrachtnemer is verplicht om minimaal 5 % van de aanneemsom te besteden aan versterking van de sociale infrastructuur door middel van aanvullende inspanningen. Bij voorkeur gaat deze inspanning om het plaatsen van medewerkers met een grote afstand tot de arbeidsmarkt, bijvoorbeeld kandidaten uit de Participatiewet (PW) voorheen Wet werk en Bijstand (WWB) (lees ook Werkpunt), WW, Wajong, WIA/WAO en WSW. Daarnaast kan ook gedacht worden aan BBL (leerwerktrajecten) en BOL (stages). Behoort het bovenstaande niet tot de mogelijkheden van de opdrachtnemer (bewijslast ligt bij opdrachtnemer), dan mag deze ook met alternatieven komen gericht op MVO-activiteiten voor doelgroepen als ouderen, gehandicapten, etc. die tot de bredere Social Return doelgroep gerekend kunnen worden. De financiering van een (werkgelegenheids-)traject waarbij personen gericht worden opgeleid, omgeschoold etc. naar de arbeidsmarkt zou tot de mogelijkheden kunnen behoren. Voor meer informatie over hoe de Inschrijver hier mee om dient te gaan, verwijzen wij u naar bijlage D. 2.4 Onderwerp van de aanbesteding De aanbesteding betreft catering dienstverlening bij de gemeente Assen. De gemeente Assen is gehuisvest op 2 locaties binnen de stad Assen: het Stadhuis aan de Noordersingel 33 en de locatie Buitenzorg aan de Van Doornestraat 5. Er is op de bovengenoemde locaties geen bedrijfsrestaurant aanwezig. De catering dienstverlening betreft deze 2 locaties. Bij maatwerkverzoeken kan dit incidenteel op een andere locatie zijn. De aansturing van de catering valt onder het team dienstverlening van de eenheid Services. Het uitgangspunt van de gemeente Assen is om voor reguliere overleggen geen catering in te schakelen. Met deze basis blijft reguliere overwerkmaaltijden op de donderdagavond en de incidentele catering voor vergaderingen, bijeenkomsten en overwerkmaaltijden over. De dagelijkse koffie/thee verstrekking aan medewerkers en bij reguliere vergaderingen maken geen deel uit van deze aanbesteding. Gemeente Assen aanbesteding Catering zaaknummer

8 De aanbesteding betreft het volgende: Vergaderlunches en vergaderservice. Vergaderlunches: Vergaderlunches dienen geleverd te worden op de door de opdrachtgever gewenste locatie. Vergaderlunches behoeven niet te worden uitgeserveerd, maar kunnen ter plaatse afgegeven worden bij de balie of aan logistiek medewerker. Er wordt onderscheid gemaakt tussen twee type lunches, die op afroep door Opdrachtnemer dienen te worden verzorgd: - Eenvoudige lunch; - Luxe lunch. Voor alle lunches geldt dat er rekening moet worden gehouden met eventuele dieetwensen. Lunches dienen per bestelling te worden afgeleverd in/op dozen/broodschalen. Aantal eenvoudige lunches in 2015 ca. 1000, aantal luxe lunches in ca Vergaderservices: De gemeenteraad van Assen vergadert ongeveer 1 x per 2 weken in de avonduren (uitgezonderd de vakantieperiode). Verwacht wordt dat er dan een medewerker beschikbaar is die de koffie zet en uitserveert en materialen gereedzet. Materialen en ingrediënten zijn ter plaatse aanwezig. Inzet geschiedt op uurtarief. Inschatting: ca 4 uur per keer. Tweewekelijks komt het presidium voorafgaande aan deze vergadering bijeen waarbij er ter vergadering een luxe lunch met aanvullende producten wordt genuttigd. Ook de andere commissies van de raad vergaderen regelmatig onder etenstijd, waarbij een luxe lunch wordt geserveerd. Aanvullende producten voor vergaderservice Er kunnen bij een lunch of een vergadering aanvullende producten worden gevraagd. Hierbij denken we aan koekjes, gebak, cake, snacks, soep etc.). Deze dienen tegen vastgestelde verrekenprijzen te worden doorbelast aan afnemer. Bij de eisen is een minimaal assortiment met additionele producten opgenomen. De opdrachtnemer dient een aanvullend assortiment op te geven Maaltijden bij overwerk/avonddiensten. Levering van maaltijden bij overwerk en avonddiensten: Dagmenu. De overwerkmaaltijden voor werkdagen worden regulier tot uur op dezelfde dag aangevraagd. Deze maaltijden moeten op verzoek tussen en uur kunnen worden geleverd op de bovenvermelde locaties. Het exacte tijdstip wordt bij bestelling doorgegeven, per dag kunnen er in verband met afzonderlijke werktijden, maaltijden worden besteld met verschillende aflevertijden, hier moet aan voldaan kunnen worden. Voor maaltijden op zaterdag en zondag wordt de bestelling op vrijdag voor uur gedaan. Het incidenteel later aanvragen moet mogelijk zijn. We verwachten hierbij van opdrachtnemer een flexibele opstelling. Er dient een keuze uit minimaal 3 maaltijden te zijn en de mogelijkheid van dieetwensen (zoals vegetarisch en halal). Over het jaar moet er afwisseling zijn in het aanbod. Regulier wordt er op donderdagavond overgewerkt door ca. 5-7 medewerkers. Aantal maaltijden in 2015 ca Gemeente Assen aanbesteding Catering zaaknummer

9 Catering van bijeenkomsten zoals recepties, jubilea, borrels en evenementen. Bijeenkomsten, recepties, borrels en evenementen vinden plaats in de centrale en decentrale vergaderzalen of het bedrijfsrestaurant. Bij Opdrachtgever vinden jaarlijks een aantal bijeenkomsten (bijvoorbeeld recepties, jubilea, borrels, verjaardagen, seminars, diners enz.) plaats. De grootte van de groepen varieert sterk. De bijeenkomsten vinden met name overdag op werkdagen plaats (tussen uur en uur) en slechts zelden in de avond of weekend/feestdagen. Opdrachtgever onderscheid hiervoor de volgende soorten dienstverlening te weten: 1. Leveren van warme/koude hapjes; 2. Verzorgen van een receptie, borrel of bijeenkomst met bediening; 3. Verzorgen van evenementen. Voor het leveren van warme/koude hapjes gaan we uit van de volgende standaarden: - Koude hapjes; - Luxe koude hapjes; - Warme hapjes. Het verzorgen van bijeenkomsten, recepties, borrels en evenementen wordt gezien als losse (maatwerk) opdrachten. Hiervoor wordt of op uurbasis bediening ingehuurd of een aparte offerte opgevraagd (zie ) Catering bij extern georganiseerde evenementen maakt in beginsel geen deel uit van deze aanbesteding, maar zal indien gewenst apart als maatwerk worden aangevraagd. Indicatie aantal bijeenkomsten ca per jaar Maatwerk. Naast bovenstaande arrangementen dienen tevens op aanvraag op maat gemaakte restauratieve services te worden verzorgd door de opdrachtnemer. Maatwerk zal op basis van een offerteaanvraag plaatsvinden. De te verrichten werkzaamheden worden vooraf tussen opdrachtnemer en de klant vastgesteld. De offerte voor maatwerk dient opgebouwd te zijn uit de volgende drie componenten: 1. Productkosten; 2. Personeelskosten; Opdrachtnemer hanteert voor de personeelsinzet vaste tarieven per functie per uur exclusief BTW; 3. Overige kosten: hulpmiddelen, materiaal, etc. Afhankelijk van de soort bijeenkomst kan opdrachtgever incidenteel besluiten ook een offerte van een andere leverancier op te vragen en deze te selecteren Bestellen en levering. Bestellingen worden alleen gedaan door de Servicedesk van de gemeente Assen, op andere wijze aangemelde bestellingen mogen niet in behandeling worden genomen. Mocht dit wel gebeuren dan wordt de hiervoor bijhorende factuur niet betaald door de opdrachtgever. Bij maatwerk kan er vooraf contact worden gelegd door de afnemers om af te stemmen over wensen en mogelijkheden; Bestellingen worden regulier via mail gedaan en incidenteel telefonisch; Gemeente Assen aanbesteding Catering zaaknummer

10 Opdrachtnemer zorgt bij levering voor servies, bestek en servetten. Deze kunnen later weer opgehaald worden. Opdrachtnemer zorgt voor het reinigen hiervan. 1 x per jaar vindt er overleg plaats over de dienstverlening, levering en kwaliteit. Aan genoemde aantallen kunnen geen rechten worden ontleend. 2.5 Milieu en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen De gemeente Assen hecht veel waarde aan het aspect Maatschappelijk verantwoord ondernemen. Hierbij wordt niet alleen gekeken naar de milieubelasting tijdens het gebruik, maar ook de milieubelasting tijdens de productie, distributie en afvoer. Dit moet minimaal gebaseerd zijn op de ecologische aankoop criteria zoals opgenomen in de Europese richtlijn. Inschrijver dient in zijn offerte aan te geven op welke wijze hij hieraan voldoet en welke extra maatregelen hij treft om de milieubelasting te minimaliseren. De volgende aspecten, welke zijn gebaseerd op de conventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (ILO), dienen minimaal in acht te worden genomen. Dit houdt in: de vrijheid van vereniging, de vrijheid van onderhandelen, het verbod op dwangarbeid, het recht op gelijke beloning en nietdiscriminatie en het weigeren van kinderarbeid. Van Inschrijver wordt verwacht in zijn offerte deze aspecten te waarborgen. 2.6 Prijsstelling en facturering Deze prijzen mogen gedurende de gehele looptijd van de Overeenkomst slechts eenmaal per jaar, niet eerder dan 1 januari 2018, worden geïndexeerd aan de hand van de CBS Consumentenprijsindex(2006=100). De prijs dient all-in te zijn, doch excl. BTW te zijn vermeld. Facturering dient eenmaal per maand digitaal te geschieden naar: crediteuren@assen.nl onder vermelding van het Zaaknummer Inkoop. Mocht er meer dan één factuur per maand binnen komen dan wordt deze niet betaald! Op de factuur dient minimaal vermeld te worden per ordernummer gescheiden: (De volgende gegevens worden verstrekt bij de opdracht via de Servicedesk, maar dienen wel op de factuur te worden vermeld) - Meldingsnummer: - WKR nummer: - Omschrijving: - Naam melder: - Kostenplaats melder: - Zaaknummer: Aangevraagd voor: - Kostenplaats: Let op: U dient het zaaknummer en contactpersoon te vermelden bij de NAW gegevens bij de regel T.A.V. van de factuur. Mocht dit niet het geval zijn wordt de factuur niet betaald. Gemeente Assen aanbesteding Catering zaaknummer

11 3 Inschrijvingsvereisten 3.1 Algemeen Inschrijver dient de documenten genoemd in de checklist van Bijlage A volledig en naar waarheid in te vullen, te ondertekenen en in te dienen. 3.2 Geschiktheidseisen Cateraar voldoet aan alle wettelijke eisen die aan een cateraar worden gesteld, zoals bijv. de Uniforme Voorwaarden Horeca (UVH) en werkt op basis van de Hygiene-code contract catering. 3.3 Eisen 1. Inschrijver dient te voldoen aan de eisen gesteld in de Eigen Verklaring. 2. Inschrijvingen dienen te geschieden via de inschrijfmodule van TenderNed. 3. Correspondentie en inschrijvingen dienen te geschieden in de Nederlandse taal. 4. Inschrijvers kunnen geen rechten ontlenen aan gedane mededelingen, toezeggingen, of op andere wijze gecommuniceerde boodschappen aan de Inschrijver, tenzij deze door de opdrachtgever schriftelijk/per zijn bevestigd. 5. Op een eventuele opdracht zijn, met uitsluiting van de door Inschrijver gebruikte branchevoorwaarden, algemene voorwaarden of andere voorwaarden, uitsluitend de Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Assen van toepassing. 6. Door in te schrijven op onderhavige aanbesteding gaat Inschrijver akkoord met de in dit beschrijvend document gestelde voorschriften en bepalingen. 7. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor te allen tijde de verstrekte gegevens en verklaringen aan een nader onderzoek te onderwerpen en op juistheid te controleren, evenals de opgegeven referenties te benaderen. 8. Het indienen van een strategische inschrijving, waaronder wordt verstaan een inschrijving die geen reëel beeld geeft van de waarde van de gevraagde gunningcriteria, kan tot uitsluiting leiden. 9. Van Inschrijvers wordt verwacht strikte vertrouwelijkheid in acht nemen ter zake van alle vertrouwelijke informatie welke hen bekend is of wordt van de opdrachtgever. De informatie welke hem ter beschikking staat, zal hij niet aan derden ter beschikking stellen en aan zijn personeel slechts bekend maken voor zover dit nodig is voor het doen van de inschrijving. Anderzijds zal opdrachtgever de inhoud van de offertes evenzeer strikt vertrouwelijk behandelen. 10. De opdrachtgever is niet verplicht interne (aanbestedings-) documenten, zoals resultaten van evaluaties, adviezen aangaande kwalificatie en gunning aan Inschrijvers bekend te maken, met uitzondering van het gestelde in artikel en van de Aanbestedingswet Een geschil tussen de bij de aanbesteding betrokkenen - daaronder begrepen een geschil dat slechts door één van de betrokkenen als zodanig wordt beschouwd - dat ontstaat naar aanleiding van deze aanbesteding, wordt beslecht door de bevoegde rechter in Noord Nederland, vestiging Assen. Gemeente Assen aanbesteding Catering zaaknummer

12 12. Gunning geschiedt onder het voorbehoud, dat daartoe de vereiste toestemmingen door de bevoegde autoriteiten zijn verkregen. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de gehele aanbestedingsprocedure tijdelijk of definitief te stoppen. 13. Gunning van de opdracht zal kenbaar worden gemaakt via TenderNed. 14. Voor het uitbrengen van de inschrijving zullen geen kosten worden vergoed. 15. Dit document is met zorg samengesteld. Mocht Inschrijver desondanks tegenstrijdigheden of onvolkomenheden tegenkomen, dan maakt de Inschrijver deze zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk op 22 september 2016, vóór uur CET aan Opdrachtgever kenbaar, via Tenderned op de wijze omschreven in paragraaf 1.5 met opgave van de correctievoorstellen en eventuele onderbouwing. Ook eventuele bezwaren tegen (delen van) dit document dient Inschrijver zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk op 22 september 2016, vóór uur CET, via Tenderned, kenbaar te maken. Van Inschrijvers wordt een proactieve houding verwacht. Dit betekent dat een Inschrijver geen rechtsgeldig beroep kan doen op onvolkomenheden of tegenstrijdigheden die door hem niet binnen de hiervoor genoemde termijn aan de orde zijn gesteld, terwijl dit redelijkerwijs wel mogelijk was geweest. Ten aanzien van deze onvolkomenheden of tegenstrijdigheden heeft een Inschrijver in die situatie zijn rechten verwerkt. Gemeente Assen aanbesteding Catering zaaknummer

13 4 Gunning 4.1 Inleiding Naast de in hoofdstuk 3 genoemde criteria, waarop Inschrijvers worden getoetst, zal er een beoordeling plaatsvinden op grond van gunningcriteria. Uitsluitend inschrijvingen die voldoen aan alle selectiecriteria en aanbestedingsvoorwaarden zullen worden beoordeeld aan de hand van de gunningcriteria. De te hanteren gunningmethodiek is de economisch meest voordelige aanbieding. In dit hoofdstuk wordt een toelichting gegeven op de gunningcriteria en gunningmethodiek. 4.2 Gunningcriteria In de onderstaande tabel staan de gunningcriteria met de daarbij behorende weging in de onderlinge verhouding waarop de offertes worden beoordeeld. 1. Prijs 35% 2. Kwaliteit 30% 2.1 Subgunningscriterium Klant centraal 40% 2.2 Subgunningscriterium Creativiteit 60% 3. Duurzaamheid en Maatschappelijk verantwoord ondernemen 15% 5. Smaaktest 20% Gunningcriterium Prijs Inschrijver dient voor het gunningcriterium prijs het inschrijfstaat in bijlage C in te vullen. De prijs is opgebouwd uit: Vaste verrekenprijs voor vergaderlunches per persoon per basislunch en luxe lunch; Vaste verrekenprijs koude hapjes, luxe koude hapjes en warme hapjes per persoon; Vaste verrekenprijs maaltijd (daghap); Vaste verrekenprijs per persoon voor levering van de additionele producten cake en soep; Marktconforme uurtarieven voor cateringmedewerkers (t.b.v. bediening bij bijeenkomsten, borrels, recepties en evenementen). Het gunningcriterium prijs wordt beoordeeld door een ter zake deskundig beoordelingsteam. De beste Inschrijver, zijnde de Inschrijver die de laagste prijs heeft geoffreerd, krijgt voor het onderdeel prijs het maximum van 100 punten, de overige schrijvers scoren naar rato. Het gunningscriterium prijs is bij deze beoordeling alleen zichtbaar voor de projectleider(s) en inkoopadviseur(s) van deze aanbesteding Gunningcriterium Kwaliteit Het gunningcriterium kwaliteit omvat de vraag aan de inschrijver om aan te tonen hoe zij de beste kwaliteit (volgens de gestelde normen en eisen) levert voor deze opdracht en hoe deze kwaliteit door de inschrijver wordt gewaarborgd. De beste Inschrijver, zijnde de Inschrijver die in totaal van de twee subgunningscriteria het meeste aantal punten heeft behaald, krijgt voor het onderdeel Kwaliteit het maximum van 100 punten, de overige Inschrijvers scoren naar rato. Gemeente Assen aanbesteding Catering zaaknummer

14 Inschrijver dient bij het gunningcriterium Kwaliteit in te gaan op de volgende subgunningscriteria die als volgt worden gewaardeerd: Subgunningscriteria Waardering 1. Klant centraal 40% 2. Creativiteit 60% Totaal 100% = Kwaliteit 30% Subgunningscriterium Klant centraal Opdrachtgever heeft er belang bij dat opdrachten volgens afspraak geleverd worden, er flexibel omgegaan wordt met aanvragen en wensen en er snel ingegaan kan worden op spoedopdrachten. Ook verwacht opdrachtgever continuïteit in de dienstverlening. De geleverde producten moeten vers zijn. Opdrachtgever verlangt van de Inschrijver een beschrijving hoe hiermee wordt omgegaan, dit wordt gerealiseerd en/of geborgd. Opdrachtgever verlangt van de Inschrijver een beschrijving (maximaal 2 A4) hoe hiermee wordt omgegaan, dit wordt gerealiseerd en/of geborgd. De beste Inschrijver, zijnde de Inschrijver die volgens bovenstaande methodiek het meeste aantal punten heeft behaald, krijgt voor het onderdeel Klant centraal het maximum van 100 punten, de overige Inschrijvers scoren naar rato Subgunningscriterium Creativiteit Opdrachtgever verwacht wisselingen in het aanbod, keuze uit menu s en mogelijkheden tot dieetwensen. Opdrachtgever verlangt van de Inschrijver een beschrijving (maximaal 2 A4) hoe hiermee wordt omgegaan, dit wordt gerealiseerd en/of geborgd. De beste Inschrijver, zijnde de Inschrijver die volgens bovenstaande methodiek het meeste aantal punten heeft behaald, krijgt voor het onderdeel Creativiteit het maximum van 100 punten, de overige inschrijvers scoren naar rato Gunningcriterium Duurzaamheid en Maatschappelijk verantwoord ondernemen Bij dit gunningaspect wordt naast de beoordeling op de duurzaamheidsaspecten, betreffend de catering en de productie ook de milieuaspecten met betrekking tot CO2 reductie en het hergebruik van grondstoffen beoordeeld, evenals het gebruik van biologische producten. In het kader van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen heeft de gemeente Assen een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer en streeft naar het maximaal haalbare. Zo zullen opdrachten waarbij niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) niet door de gemeente Assen worden afgesloten. Opdrachtgever verlangt van de Inschrijver een plan van aanpak (maximaal 2 A4 ) met hierin de maatregelen die de Inschrijver neemt t.b.v. Duurzaamheid en Maatschappelijk verantwoord ondernemen. Gemeente Assen aanbesteding Catering zaaknummer

15 De beste Inschrijver, zijnde de Inschrijver die volgens bovenstaande methodiek het meeste aantal punten heeft behaald, krijgt voor het onderdeel Duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen het maximum van 100 punten, de overige Inschrijvers scoren naar rato Gunningscriterium smaaktest Naast de andere gunningscriteria is een belangrijk element binnen de gunning de smaak van de consumpties. De drie hoogst scorende Inschrijvers in ranking (na beoordeling prijs, kwaliteit en duurzaamheid & maatschappelijk verantwoord ondernemen) worden uitgenodigd voor het houden van een smaaktest. Inschrijvers die niet worden uitgenodigd voor de smaaktest komen niet voor gunning van de opdracht in aanmerking. Van de inschrijvers die deelnemen aan de smaaktest wordt verwacht dat zij de noodzakelijke technische en personele ondersteuning leveren en de benodigde middelen ter beschikking stellen voor deze test. Tijdens deze beoordeling zal een representatieve afspiegeling van toekomstige gebruikers consumpties proeven en waarderen. De uitkomsten van deze beoordeling zal de score bepalen die voor dit gunningscriterium zal worden toegekend. De gebruikersbeoordeling gaat als volgt in zijn werk: Tijdens het leveren van de gerechten voor de smaaktest draagt het personeel geen merkaanduidingen op de kleding en zijn er op geen enkele wijze reclame-uitingen zichtbaar waaruit herleidbaar is wie de aanbieder is. Dit om een meest objectieve beoordeling te laten plaats vinden; De smaaktest vindt plaats op resp ; en ; De leverancier krijgt uiterlijk 2 dagen van te voren bericht op welke datum ze zijn ingepland; De hiervoor genoemde data zijn onder voorbehoud; De Inschrijver zal een vergoeding verstrekt worden van 50,-- voor het leveren van de hieronder vermelde gerechten; De leverancier levert de bestelling op vermelde datum om uur af bij de receptie van het stadhuis; Voor de smaaktest zal het volgende worden getest. De aan te leveren hoeveelheden staan vermeld -Eenvoudige lunch (1 persoon); -Luxe lunch (1 persoon); -Maaltijd overwerk (3 verschillende daghap); -Koude hapjes (voor 2 personen); -Luxe koude hapjes (voor 2 personen); -Warme hapjes (voor 2 personen); -Soep (1 persoon); -Cake (1 persoon); De beoordeling vindt plaats door 5 beoordelaars. Dit is een representatieve afspiegeling van de gebruikers van het aangebodene; De leverancier zorgt voor voldoende bestek voor de 5 beoordelaars; Elke deelnemer krijgt van iedere leverancier dezelfde consumptie en zal deze beoordelen; Begeleiding en controle van de smaaktest zal plaatsvinden door de inkoopadviseur en de coördinator van deze aanbesteding; Elke gebruiker geeft een rapportcijfer voor de geteste consumptie. Er wordt o.a. gescoord op smaak, opmaak en versheid van de producten. Uiteindelijk levert dit voor elke aanbieder een gemiddeld rapportcijfer op voor alle geteste consumpties; Gemeente Assen aanbesteding Catering zaaknummer

16 Tijdens de smaaktest zullen foto s worden gemaakt. Na gunning zal steekproefsgewijs worden gecontroleerd of het geleverde nog steeds overeenkomt met het aangebodene. De beoordeling zal als volgt plaatsvinden: Er zijn maximaal 100 punten te behalen voor de smaaktest. Per consumptie wordt er een rapportcijfer 1 tot en met 10 gegeven. De rapportcijfers van de beoordelaars worden per consumpties bij elkaar opgeteld en gemiddeld en afgerond op twee cijfers achter de komma. De gemiddelde rapportcijfers per consumpties worden bij elkaar opgeteld. De beste Inschrijver, zijnde de Inschrijver die volgens bovenstaande methodiek het meeste aantal punten heeft behaald, krijgt voor het onderdeel smaaktest het maximum van 100 punten, de overige Inschrijvers scoren naar rato. 4.3 Gunningprocedure Elk gunningcriterium en subgunningscriterium wordt door elk lid van de beoordelingscommissie per Inschrijver beoordeeld en van punten voorzien. De beoordeling gaat uit van vaste normen en waarden en dus niet van een relatieve beoordeling, volgens onderstaande systematiek. Let op deze onderstaande systematiek is niet van toepassing bij de smaaktest: 0 punt Indien één of meerdere beoordelaars één of meer (sub)criteria als onacceptabel heeft aangemerkt en daarom 0 nul punten heeft toegekend, heeft dit een uitsluitend karakter. 1 punt Indien het aspect voldoet aan het gevraagde conform het aanbestedingsdocument en Nota van Inlichtingen. 2 punten Indien het aspect beter voldoet aan het gevraagde conform het aanbestedingsdocument en Nota van Inlichtingen. 3 punten Indien het aspect ruim voldoende wordt beoordeeld dan het gevraagde conform het aanbestedingsdocument en Nota van Inlichtingen. 4 punten Indien het aspect als zeer goed wordt beoordeeld dan het gevraagde conform het aanbestedingsdocument en Nota van Inlichtingen. 5 punten Indien het aspect als uitmuntend/innoverend wordt beoordeeld dan het gevraagde conform het aanbestedingsdocument en Nota van Inlichtingen. Na deze individuele beoordeling komt de beoordelingscommissie bijeen om hun definitieve cijfer(s) en waarderingen per Inschrijver kenbaar te maken. Wanneer dit gebeurd is zullen de prijzen toegevoegd worden. De Inschrijver met de hoogst behaalde eindscore heeft de economisch meest voordelige inschrijving gedaan. Opdrachtgever heeft de mogelijkheid om met de Inschrijvers die mogelijk tot één van de contractpartners kunnen behoren een verificatiegesprek te voeren waarin de voorlopig geselecteerde aanbieders worden gevraagd hun offerte nader toe te lichten. Doel van dit verificatiegesprek is om mogelijke interpretatieverschillen te bespreken. Tevens kan een vertaling van contractuele aspecten naar de eventueel af te sluiten Overeenkomst worden besproken. Indien uit de verificatiegesprekken blijkt dat de eindscore moet worden aangepast, zal de beoordelingscommissie dit doorvoeren. Met dien verstande dat nimmer een score hoger gewaardeerd kan worden dan uit de offerte en dus de eerste beoordeling kon worden opgemaakt Gemeente Assen aanbesteding Catering zaaknummer

17 De eindscore voor de totale beoordeling bepaalt de rangorde. De Inschrijver met de hoogst behaalde eindscore per perceel heeft de economische meest voordelige inschrijving gedaan en is daarmee de beste aanbieding. Aan deze Inschrijver zal een voorstel tot het aangaan van een Overeenkomst worden aangeboden. De afgewezen partijen die bezwaren hebben tegen het voornemen tot gunning dienen binnen 20 kalenderdagen na bekendmaking een kort gedingdagvaarding te laten betekenen bij de gemeente Assen, onder gelijktijdige toezending van een kopie van de dagvaarding aan de gemeente Assen, t.a.v. J. Jansen, Postbus 30018, 9400 RA Assen onder vermelding van het zaaknummer. De bevoegde rechter is de Rechtbank Noord-Nederland, locatie Assen. Indien niet binnen deze termijn van 20 kalenderdagen een kort gedingdagvaarding correct is betekend, zal de gemeente Assen naar verwachting over gaan tot definitieve gunning. In dat geval zijn inschrijvers niet-ontvankelijk in de bezwaren/vorderingen en is het recht om te protesteren vervallen. De gemeente Assen behoudt zich het recht voor om met de op één na beste aanbieder eveneens een Overeenkomst aan te gaan, welke uitsluitend geactiveerd zal worden indien de oorspronkelijke contractpartner niet aan zijn verplichtingen kan of wil voldoen. Gemeente Assen aanbesteding Catering zaaknummer

18 5 Bijlage A Bijlagen 5.1 Checklist gevraagd gegevens Inschrijver verklaart onderstaande documenten bij de offerte te hebben gevoegd: Omschrijving Paraaf 1. Bijlage A ondertekenen en meesturen voor gezien 2. Ingevulde en ondertekende eigen verklaring 3. PVA (bijlage B) 4. Prijs (bijlage C) Omschrijving van het geleverde / onderdeel Kwaliteit (paragraaf en de subgunningscriteria) incl. bijlage assortiment. PVA Duurzaamheid en Maatschappelijk verantwoord ondernemen (paragraaf 4.2.3) Ondergetekende verklaart, rechtens vertegenwoordigende Inschrijver, dat hij deze verklaring naar waarheid heeft ingevuld en ondertekend. Datum Naam (bedrijf) Gevestigd te (plaats) Naam ondergetekende Functie Handtekening Gemeente Assen aanbesteding Catering zaaknummer

19 5.2 Bijlage B: Algemene eisen. Nr. Eisen Voldoet Geef toelichting bij Kwaliteit 1. Opdrachtnemer kan alle gevraagde services genoemd onder paragraaf 2.3 van het aanbestedingsdocument leveren/verlenen. beschrijf bij het onderdeel kwaliteit, paragraaf , wat standaard kan worden 2. Opdrachtnemer kan minimaal de volgende aanvullende producten tegen marktconforme prijzen leveren: - Statafel met rok - Huur van glazen - Frisdranken - Binnenlands gedistilleerd - Taart geleverd. Dit komt tot uiting in de bijlage bij paragraaf Opdrachtnemer kan voldoen aan dieetwensen. geef in paragraaf aan hoe hiermee omgegaan wordt en wat kan worden geleverd. 4. Opdrachtnemer zorgt voor afwisseling in de maaltijden voor overwerk. 5. De kwaliteit en versheid van het assortiment is optimaal tussen het moment van plaatsen en het nuttigen van het geleverde. 6. Producten die warm gegeten behoren te worden (zoals de daghap) worden warm aangeleverd. 7. Opdrachtgever verlangt van de Inschrijver een volledige omschrijving van de in dit aanbestedingsdocument gevraagde standaardproducten en aanvullende producten. (maximaal 2 A4) In een bijlage verwachten we een overzicht van het volledige assortiment met prijzen. paragraaf paragraaf paragraaf Gemeente Assen aanbesteding Catering zaaknummer

20 Leveringsvoorwaarden 7. Opdrachtnemer garandeert levering op het aangegeven tijdstip 8. Opdrachtnemer kan spoedbestellingen vanuit het assortiment binnen 45 min. leveren. 9. Opdrachtnemer kan flexibel schakelen in aanvangstijden van de vaste vergaderingen. 10. Opdrachtnemer is in geval van een calamiteit altijd bereikbaar en oproepbaar voor het uitvoeren van aanvullende dienstverlening d.m.v. een noodnummer (ook buiten kantooruren). 11. Opdrachtnemer garandeert continuïteit in de dienstverlening. 12. Personeel van opdrachtnemer is representatief en herkenbaar (bedrijfskleding). 13. Opdrachtnemer zorgt voor reiniging van het meegeleverde serviesgoed. 14. Lunches dienen per bestelling te worden afgeleverd in/op dozen/broodschalen. paragraaf paragraaf paragraaf paragraaf Ondergetekende verklaart, rechtens vertegenwoordigende Inschrijver, dat hij deze verklaring naar waarheid heeft ingevuld en ondertekend. Datum Naam (bedrijf) Gevestigd te (plaats) Naam ondergetekende Functie Handtekening Gemeente Assen aanbesteding Catering zaaknummer

21 5.3 Bijlage C: Prijs. De hierna genoemde producten zijn de producten die geleverd moeten kunnen worden en worden meegewogen in de prijs. De levering en het weer ophalen bij de locatie Van Doornestraat en Noordersingel, zoals vermeld in het aanbestedingsdocument worden geacht bij de prijzen te zijn inbegrepen, incl. alle andere kosten waaronder het reinigen van de materialen. Omschrijving aantal stuks per jaar tarief per stuk exclusief BTW Eenvoudige lunch p.p Luxe lunch p.p Maaltijd (daghap) p.p. 500 Hapjes koud p.p Hapjes koud luxe p.p Hapjes warm p.p Soep p.p. 100 Cake per plak 1000 Bediening per uur 100 Totaal zijnde de inschrijfprijs totaal exclusief BTW Ondergetekende verklaart, rechtens vertegenwoordigende Inschrijver, dat hij deze verklaring naar waarheid heeft ingevuld en ondertekend. Datum Naam (bedrijf) Gevestigd te (plaats) Naam ondergetekende Functie Handtekening Gemeente Assen aanbesteding Catering zaaknummer