Europese aanbesteding Smartphones

Transcriptie

1 Europese aanbesteding Smartphones Zaaknummer: Versiedatum: Gemeente Assen Europese aanbesteding Smartphones

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Algemene informatie Gemeente Assen Innovatiegericht inkopen Samenwerking met gemeenten & organisaties Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en Social Return on Investment Achtergrondinformatie van de aanbesteding Informatie en communicatie Programma van eisen Inleiding Algemene eisen Milieu en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen Prijsstelling en facturering Inschrijvingsvereisten Algemeen Eisen Gunning Inleiding Gunningcriteria Gunningcriterium Prijs Gunningcriterium Plan van aanpak Gunningcriterium Service Level Agreement Gunningprocedure Bijlagen Bijlage A Checklist gevraagde gegevens Bijlage B: Algemene eisen Bijlage C Inschrijfstaat: Gemeente Assen Europese aanbesteding Smartphones

3 1 Inleiding 1.1 Algemene informatie Gemeente Assen Assen is een stad in ontwikkeling. In 2030 telt de stad ongeveer inwoners. Hierdoor komt er meer druk te staan op de beschikbare ruimte. Er zullen meer woningen moeten komen en ook zullen de hoeveelheid bedrijven toenemen. Aan de andere kant moet de gemeente rekening houden met natuurbehoud, recreatieve mogelijkheden en een grotere verkeerstroom. Een mooie uitdaging voor de gemeente en haar partners! Innovatiegericht inkopen Waar mogelijk moedigt de gemeente innovatiegericht inkopen en aanbesteden aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing. Dit kan vanuit de gemeente zelf, of vanuit de ondernemer komen. Zoals bijvoorbeeld een nieuwe innovatieve oplossing, ook wel radicale oplossing genoemd. Ook de verdere ontwikkeling van een bestaand product kan vallen onder een innovatiegerichte oplossing Samenwerking met gemeenten & organisaties De gemeente Assen onderzoekt de mogelijkheid nauwer samen te werken met gemeenten en andere (publiekrechtelijke) organisaties in de omgeving van Assen om haar (beheer) activiteiten en dienstverlening te combineren of een intensieve samenwerking aan te gaan. In de praktijk kan dit betekenen dat opdrachten worden uitgebreid en niet alleen beperkt zijn tot de gemeente Assen maar bijvoorbeeld ook voor een buurgemeente. Dit kan leiden tot een gewijzigde afname in het kader van deze aanbesteding. Het omgekeerde kan ook het geval zijn. Door samen te werken kan de afname van producten en diensten ook worden beperkt. Opdrachtnemer kan derhalve geen rechten ontlenen aan de in dit aanbestedingsdocument genoemde hoeveelheden. 1.2 Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en Social Return on Investment In het kader van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen heeft de gemeente Assen een voorbeeldfunctie. Opdrachten waarbij niet-aanvaardbare arbeidsomstandigheden aan ten grondslag liggen worden niet afgesloten. Zoals: kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, nietbetaling van leefbaar loon. In het kader van duurzaamheid houdt de gemeente rekening met CO2 reductie en het hergebruik van grondstoffen. Van de opdrachtnemer wordt verwacht dat zij hier aan meewerkt. Ook vindt de gemeente maatschappelijk verantwoord ondernemen belangrijk. De gemeente streeft er naar om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in te schakelen. Bijvoorbeeld in het kader van een onderwijstraject of het in dienst nemen van een arbeidsgehandicapte. Gemeente Assen Europese aanbesteding Smartphones

4 1.3 Achtergrondinformatie van de aanbesteding Het onderwerp van de aanbesteding bestaat in de basis uit de aanschaf van smartphones inclusief accessoires met een aansluitende dienstverlening voor schade en reparatie binnen- en buiten fabrieksgarantie. Voor het eerste deel van de opdracht, de vervanging van de smartphones, wordt kort na gunning overgegaan tot aanschaf van 700 smartphones inclusief bijbehorende accessoires. Na de directe vervanging zal gedurende de Raamovereenkomst extra smartphones bestelt worden. Naast de vervanging van de smartphones wenst de Gemeente Assen middels een Service Level Agreement ontzorgd te worden bij het afhandelen van schades en reparaties van de smartphones en accessoires. Eventuele retourname, zoals bijvoorbeeld inruil of terugkoop, van gebruikte maar nog bruikbare smartphones valt ook binnen deze scope. De in dit document genoemde aantallen zijn slechts een indicatie en Opdrachtnemers kunnen hier geen rechten aan ontlenen, noch kan de Opdrachtnemer, aan wie wordt gegund, aan een eventuele opdracht exclusiviteit of afnameverplichting ontlenen. 1.4 Duur van de Overeenkomst 1. De overeenkomst treedt in werking op De overeenkomst wordt voor aangegaan voor een periode van 2 jaar ( ). 3. Na het verstrijken van de looptijd kan de overeenkomst éénmaal schriftelijk verlengd worden met een periode van 12 maanden. 4. Opzegging of verlenging van de overeenkomst dient te geschieden per aangetekende brief zes maanden voor de expiratiedatum van de overeenkomst of voor de afloop van het jaar waarmee de overeenkomst is verlengd. 5. Na verloop van de termijn waarmee de overeenkomst is verlengd is de overeenkomst van rechtswege beëindigd. 1.4 Informatie en communicatie De coördinatie van deze aanbesteding geschiedt door dhr. J. Gosliga project en proces ondersteuner. Deze aanbesteding geschiedt, inclusief de inschrijvingen, via TenderNed. Alle communicatie dient te geschieden via TenderNed. Vragen en/of opmerkingen die niet via TenderNed aan de gemeente Assen zijn gericht, worden niet in behandeling genomen. Meer informatie over TenderNed is te vinden op: Het is tijdens de aanbestedingsprocedure, op straffe van uitsluiting, niet toegestaan op een andere wijze dan via TenderNed te communiceren met de Opdrachtgever. Afhankelijk van het aantal en het soort vragen kan de gemeente Assen een pre-bid meeting/informatiebijeenkomst houden. De gemeente Assen is voornemens om op 26 april 2017 om van tot uur een pre-bid meeting te houden. Tijdens de pre-bidmeeting zullen de vragen die vooraf uiterlijk 20 april 2017 voor uur via TenderNed zijn gesteld worden beantwoord. Indien de Opdrachtnemer bij de pre-bid meeting aanwezig wenst te zijn, moet dit 20 april 2017 voor gemeld zijn. Naar aanleiding van de beantwoording van de ingediende vragen wordt een Nota van Inlichtingen opgesteld, die deel uit zal maken van dit aanbestedingsdocument. U kunt vragen indienen via TenderNed. Gemeente Assen Europese aanbesteding Smartphones

5 De opdrachtgever streeft naar het realiseren van de onderstaande planning. Activiteit Datum Tijdstip 1 Publicatie aanbesteding Smartphone 3-april-17 2 Uiterlijke datum indienen vragen /aanmelden prebid meeting. 20-april-17 14:00 uur 3 Pre-bid meeting 26-april uur 4 Beantwoording vragen d.m.v. Nota van inlichtingen 3-mei-17 5 Indienen offertes 16-mei-17 14:00 uur 6 Einde beoordeling offertes 23-mei Aanleveren test smartphones t.b.v. proof of concept (Noordersingel 33, 9401 JW Assen t.a.v. Dhr. J. Gosliga) 23-mei Proof of concept 9 Verzenden test smartphones naar de opdrachtnemer. 7-juni Voorlopige gunning 7-juni Definitieve gunning 28-juni Start contract (tekenen contract, Noordersingel 33 Assen. Bij de balie vragen naar dhr. J. Gosliga) 13 Leveren bulk ( +/- 700) smartphones (Noordersingel 33, 9401 JW Assen t.a.v. Servicedesk) 29-juni uur 6-september Gemeente Assen Europese aanbesteding Smartphones

6 2 Programma van eisen 2.1 Inleiding Door indiening van de offerte verklaart Opdrachtnemer akkoord te zijn met de uitgangspunten van dit Programma van eisen. Het niet voldoen aan de gestelde eisen is een uitsluitingsgrond en houdt in dat de aanbieding niet in behandeling wordt genomen. Alle te leveren goederen en diensten dienen te allen tijde te voldoen aan alle in Nederland geldende wetten, normen en richtlijnen voor veiligheid, milieu en installatievoorschriften geldend voor opdrachtnemer en gebruiker. Dit zijn bijvoorbeeld het CE-keurmerk, alsook de richtlijnen m.b.t. duurzaamheid zoals is beschreven door het Rijksdienst voor Ondernemend Nederland. 2.2 Algemene eisen In Bijlage B zijn de eisen opgenomen waaraan de te leveren smartphones moet voldoen. Opdrachtnemer stuurt Bijlage B volledig ingevuld en ondertekend mee met de offerte. 2.3 Milieu en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen De gemeente Assen hecht veel waarde aan het aspect Maatschappelijk verantwoord ondernemen. Hierbij wordt niet alleen gekeken naar de milieubelasting tijdens het gebruik, maar ook de milieubelasting tijdens de productie, distributie en afvoer. Dit moet minimaal gebaseerd zijn op de ecologische aankoop criteria zoals opgenomen in de Europese richtlijn. Opdrachtnemer dient in zijn offerte aan te geven op welke wijze hij hieraan voldoet en welke extra maatregelen hij treft om de milieubelasting te minimaliseren. De volgende aspecten, welke zijn gebaseerd op de conventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (ILO), dienen minimaal in acht te worden genomen. Dit houdt in: de vrijheid van vereniging, de vrijheid van onderhandelen, het verbod op dwangarbeid, het recht op gelijke beloning en nietdiscriminatie en het weigeren van kinderarbeid. Van Opdrachtnemer wordt verwacht in zijn offerte deze aspecten te waarborgen. 2.4 Prijsstelling en facturering Opdrachtnemer dient in de inschrijfstaat bijlage C de prijzen op te geven. Deze prijzen mogen gedurende de gehele looptijd van de Overeenkomst slechts eenmaal per jaar, niet eerder dan 1 januari 2018, worden geïndexeerd aan de hand van de CBS Consumentenprijsindex Mobiele telefoons (2015=100). De prijs dient inclusief transport- en afleverkosten en garantie doch excl. BTW te zijn vermeld. Facturering dient eenmaal per maand digitaal te geschieden naar: crediteuren@assen.nl onder vermelding van het Zaaknummer Inkoop. Op de factuur dient minimaal vermeld te worden per ordernummer gescheiden: Aantallen afgeleverd onderwerp (incl. de eenheidsprijzen) Data van aflevering Factuurbedrag Let op: U dient het zaaknummer en contactpersoon te vermelden bij de NAW gegevens bij de regel t.a.v. van de factuur. Mocht dit niet het geval zijn wordt de factuur niet betaald. Gemeente Assen Europese aanbesteding Smartphones

7 3 Inschrijvingsvereisten 3.1 Algemeen Opdrachtnemer dient de documenten genoemd in de checklist van Bijlage A volledig en naar waarheid in te vullen, te ondertekenen en in te dienen. 3.2 Eisen 1. Opdrachtnemer dient te voldoen aan de eisen gesteld in de Eigen Verklaring. 2. Inschrijvingen dienen te geschieden via de inschrijfmodule van TenderNed. 3. Correspondentie en inschrijvingen dienen te geschieden in de Nederlandse taal. 4. Opdrachtnemers kunnen geen rechten ontlenen aan gedane mededelingen, toezeggingen, of op andere wijze gecommuniceerde boodschappen aan de Opdrachtnemer, tenzij deze door de opdrachtgever schriftelijk zijn bevestigd per Op een eventuele opdracht zijn, met uitsluiting van de door Opdrachtnemer gebruikte branchevoorwaarden, algemene voorwaarden of andere voorwaarden, uitsluitend de GIBIT voorwaarden en de Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Assen van toepassing. 6. Door in te schrijven op onderhavige aanbesteding gaat Opdrachtnemer akkoord met de in dit beschrijvend document gestelde voorschriften en bepalingen. 7. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor te allen tijde de verstrekte gegevens en verklaringen aan een nader onderzoek te onderwerpen en op juistheid te controleren, evenals de opgegeven referenties te benaderen. 8. Het indienen van een strategische inschrijving, waaronder wordt verstaan een inschrijving die geen reëel beeld geeft van de waarde van de gevraagde gunningcriteria, kan tot uitsluiting leiden. 9. Van Opdrachtnemers wordt verwacht strikte vertrouwelijkheid in acht nemen ter zake van alle vertrouwelijke informatie welke hen bekend is of wordt van de opdrachtgever. De informatie welke hem ter beschikking staat, zal hij niet aan derden ter beschikking stellen en aan zijn personeel slechts bekend maken voor zover dit nodig is voor het doen van de inschrijving. Anderzijds zal opdrachtgever de inhoud van de offertes evenzeer strikt vertrouwelijk behandelen. 10. De opdrachtgever is niet verplicht interne (aanbestedings-) documenten, zoals resultaten van evaluaties, adviezen aangaande kwalificatie en gunning aan Opdrachtnemers bekend te maken, met uitzondering van het gestelde in artikel en van de Aanbestedingswet Een geschil tussen de bij de aanbesteding betrokkenen - daaronder begrepen een geschil dat slechts door één van de betrokkenen als zodanig wordt beschouwd - dat ontstaat naar aanleiding van deze aanbesteding, wordt beslecht door de bevoegde rechter in Noord Nederland, vestiging Assen. 12. Gunning geschiedt onder het voorbehoud, dat daartoe de vereiste toestemmingen door de bevoegde autoriteiten zijn verkregen. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de gehele aanbestedingsprocedure tijdelijk of definitief te stoppen. Gemeente Assen Europese aanbesteding Smartphones

8 13. Gunning van de opdracht zal kenbaar worden gemaakt via TenderNed. 14. Voor het uitbrengen van de inschrijving zullen geen kosten worden vergoed. 15. Dit document is met zorg samengesteld. Mocht Opdrachtnemer desondanks tegenstrijdigheden of onvolkomenheden tegenkomen, dan maakt de Opdrachtnemer deze zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk op 20 april uur CET aan Opdrachtgever kenbaar, via TenderNed op de wijze omschreven in paragraaf 1.5 met opgave van de correctievoorstellen en eventuele onderbouwing. Ook eventuele bezwaren tegen (delen van) dit document dient Opdrachtnemer zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk op 20 april 2017 voor uur CET, via TenderNed, kenbaar te maken. Van Opdrachtnemers wordt een proactieve houding verwacht. Dit betekent dat een Opdrachtnemer geen rechtsgeldig beroep kan doen op onvolkomenheden of tegenstrijdigheden die door hem niet binnen de hiervoor genoemde termijn aan de orde zijn gesteld, terwijl dit redelijkerwijs wel mogelijk was geweest. Ten aanzien van deze onvolkomenheden of tegenstrijdigheden heeft een Opdrachtnemer in die situatie zijn rechten verwerkt. Gemeente Assen Europese aanbesteding Smartphones

9 4 Gunning 4.1 Inleiding Naast de in hoofdstuk 3 genoemde criteria, waarop Opdrachtnemers worden getoetst, zal er een beoordeling plaatsvinden op grond van gunningcriteria. Uitsluitend inschrijvingen die voldoen aan alle selectiecriteria en aanbestedingsvoorwaarden zullen worden beoordeeld aan de hand van de gunningcriteria. De te hanteren gunningmethodiek is de economisch meest voordelige aanbieding. In dit hoofdstuk wordt een toelichting gegeven op de gunningcriteria en gunningmethodiek. 4.2 Gunningcriteria In de onderstaande tabel staan de gunningcriteria met de daarbij behorende weging in de onderlinge verhouding waarop de offertes worden beoordeeld. 1. Prijs 50% 2. Plan van aanpak 20% 3. Service Level Agreement 30% Gunningcriterium Prijs Het gunningcriterium prijs wordt beoordeeld door een ter zake deskundig beoordelingsteam. De beste Opdrachtnemer, zijnde de Opdrachtnemer die de laagste prijs heeft geoffreerd, krijgt voor het onderdeel prijs het maximum van 100 punten, de overige schrijvers scoren naar rato Gunningcriterium Plan van aanpak Opdrachtnemer geeft in maximaal 2 A4 per onderdeel aan hoe Opdrachtnemer de beschreven onderdelen gedurende de contractperiode voor de Gemeente zal uitvoeren. Opdrachtnemer neemt hierbij de eerder gestelde eisen in acht. De onderdelen die de Gemeente beschreven wil zien zijn: Communicatie; Bestelsysteem; Inrichting business-appstore i.c.m. Microsoft intune cloud EMS (zie eis El-25) De thema s die minimaal toegelicht moeten worden zijn: heldere communicatielijnen, bereikbaarheid, productexpertise, bestelgemak, terugname van smartphones en gecertificeerde datavernietiging. De beste Opdrachtnemer, zijnde de Opdrachtnemer die volgens bovenstaande methodiek het meeste aantal punten heeft behaald, krijgt voor het onderdeel Plan van aanpak het maximum van 100 punten, de overige Opdrachtnemers scoren naar rato Gunningcriterium Service Level Agreement Opdrachtnemer geeft in maximaal 5 A4 aan hoe Opdrachtnemer in een nader overeen te komen Service Level Agreement omgaat met de volgende onderdelen. Opdrachtnemer neemt hierbij de eerder gestelde eisen in acht. De onderdelen die de Gemeente minimaal beschreven wilt zien zijn: Respons- en reparatietijden; Reparatieafhandeling zowel in als buiten de garantie periode; Garantieafhandeling. Gemeente Assen Europese aanbesteding Smartphones

10 De thema s die minimaal toegelicht moeten worden zijn: korte doorlooptijden, adequate vervanging en algehele ontzorging. De ingediende service level agreement zal ook daadwerkelijk deel uit gaan maken van de overeenkomst. De beste Opdrachtnemer, zijnde de Opdrachtnemer die volgens bovenstaande methodiek het meeste aantal punten heeft behaald, krijgt voor het onderdeel Service Level Agreement het maximum van 100 punten, de overige Opdrachtnemers scoren naar rato. 4.3 Gunningprocedure Elk gunningcriterium wordt door elk lid van de beoordelingscommissie per Opdrachtnemer beoordeeld en van punten voorzien. De beoordeling gaat uit van vaste normen en waarden en dus niet van een relatieve beoordeling, volgens onderstaande systematiek: 0 punt Indien één of meerdere beoordelaars één of meer (sub)criteria als onacceptabel heeft aangemerkt en daarom 0 nul punten heeft toegekend, heeft dit een uitsluitend karakter. 1 punt Indien het aspect aanzienlijk minder dan gemiddeld en/of aanzienlijk minder dan gevraagd in het Plan van Eisen wordt beoordeeld. (ruim onvoldoende/onvoldoende) 2 punten Indien het aspect iets minder dan gemiddeld en/of iets minder dan gevraagd in het Plan van Eisen wordt beoordeeld. (Matig) 3 punten Indien het aspect als gemiddeld en conform het Plan van Eisen wordt beoordeeld (voldoende) 4 punten Indien het aspect als beter dan gemiddeld en/of beter dan gevraagd in het Plan van Eisen wordt beoordeeld (ruim voldoende/goed) 5 punten Indien het aspect duidelijk boven gemiddeld en/of innoverend in het Plan van Eisen wordt beoordeeld (zeer goed/uitmuntend) Na deze individuele beoordeling komt de beoordelingscommissie bijeen om hun definitieve cijfer(s) en waarderingen per Opdrachtnemer kenbaar te maken. Wanneer dit gebeurd is zullen de prijzen toegevoegd worden. De Opdrachtnemer met de hoogst behaalde eindscore heeft de economisch meest voordelige inschrijving gedaan. Opdrachtgever heeft de mogelijkheid om met de Opdrachtnemers die mogelijk tot één van de contractpartners kunnen behoren een verificatiegesprek te voeren waarin de voorlopig geselecteerde aanbieders worden gevraagd hun offerte nader toe te lichten. Doel van dit verificatiegesprek is om mogelijke interpretatieverschillen te bespreken. Tevens kan een vertaling van contractuele aspecten naar de eventueel af te sluiten Overeenkomst worden besproken. Indien uit de verificatiegesprekken blijkt dat de eindscore moet worden aangepast, zal de beoordelingscommissie dit doorvoeren. Met dien verstande dat nimmer een score hoger gewaardeerd kan worden dan uit de offerte en dus de eerste beoordeling kon worden opgemaakt De eindscore voor de totale beoordeling bepaalt de rangorde. De Opdrachtnemer met de hoogst behaalde eindscore per perceel heeft de economische meest voordelige inschrijving gedaan en is daarmee de beste aanbieding. Aan deze Opdrachtnemer zal een voorstel tot het aangaan van een Overeenkomst worden aangeboden. De afgewezen partijen die bezwaren hebben tegen het voornemen tot gunning dienen binnen 20 kalenderdagen na bekendmaking een kort gedingdagvaarding te laten betekenen bij de gemeente Assen, onder gelijktijdige toezending van een kopie van de dagvaarding aan de gemeente Assen, t.a.v. mevr. J. Jansen, Postbus 30018, 9400 RA Assen onder vermelding van het zaaknummer. De bevoegde rechter is de Rechtbank Noord-Nederland, locatie Assen. Indien niet binnen deze termijn van 20 kalenderdagen een kort gedingdagvaarding correct is betekend, zal de Gemeente Assen Europese aanbesteding Smartphones

11 gemeente Assen naar verwachting over gaan tot definitieve gunning. In dat geval zijn opdrachtnemers niet-ontvankelijk in de bezwaren/vorderingen en is het recht om te protesteren vervallen. De gemeente Assen behoudt zich het recht voor om met de op één na beste aanbieder eveneens een Overeenkomst aan te gaan, welke uitsluitend geactiveerd zal worden indien de oorspronkelijke contractpartner niet aan zijn verplichtingen kan of wil voldoen. Gemeente Assen Europese aanbesteding Smartphones

12 5 Bijlagen 5.1 Bijlage A Checklist gevraagde gegevens Opdrachtnemer verklaart onderstaande documenten bij de offerte te hebben gevoegd: Omschrijving 1. Ingevulde en ondertekende eigen verklaring Paraaf 2. Plan van aanpak 3. Service level Agreement 4. Bijlage A Checklist gevraagde gegevens 5. Bijlage B Programma van Eisen 6. Bijlage C Inschrijfstaat prijs Plaats : Datum : Naam : Handtekening: Gemeente Assen Europese aanbesteding Smartphones

13 5.2 Bijlage B: Algemene eisen. Eis of wens Eisen en wensen Voldoet Toelichting of verwijzing Algemene functionele eisen Ae-1 E De Inschrijving is een best-bid, dat wil zeggen een eerste en enige Inschrijving; er wordt niet nader onderhandeld over tarieven of andere zaken in de Inschrijving. Ae-2 E Opdrachtnemer is bereid en in staat het product/dienst zoals beschreven in de omschrijving van de Opdracht (Beschrijvend document) conform de eisen beschreven in dit Programma van Eisen met bijbehorende Bijlagen te leveren. Ae-3 E Opdrachtnemer stemt er mee in dat Opdrachtgever géén afnameverplichting heeft. Ae-4 E Opdrachtnemer integreert te allen tijde de thuiskopieheffing in al haar aangeboden prijzen gedurende de looptijd van het contract. Ae-5 E De te hanteren prijzen voor nabestellingen worden vooraf per nabestelling vastgesteld. Vaststelling vindt plaats door toetsing op marktconformiteit onder de omstandigheden en het moment van de nabestelling. In combinatie met de evt. indexering. Ae-6 E Opdrachtnemer beschikt over minimaal een Nederlandstalige backoffice of servicedesk waarbij de Opdrachtgever alle (informatie)verzoeken die betrekking hebben op bestellingen, leveringen, facturen, opheffingen, wijzigingen, en offertes af te handelen. Tevens vinden hier escalaties bij bestellingen en leveringen plaats. Al het contact verloopt via één loket (interface), waarbij meerdere communicatievormen (minimaal: telefoon en ) mogelijk zijn. Gemeente Assen Europese aanbesteding Smartphones

14 Eisen voor levering El-1 E Opdrachtnemer is in staat om smartphones van de reguliere A-merken te leveren. Onder A-merk wordt hier verstaan een merk welke een hoge naamsbekendheid, hoge verkoopcijfers en een goede reputatie heeft en toonaangevend in de Nederlandse markt is qua kwaliteit en prijs (bijvoorbeeld Apple, Samsung, e.d.). El-2 E Opdrachtnemer is minimaal in staat om smartphones te leveren die gebruik maken van de Operating Systems: ios, Android. El-3 E Opdrachtnemer garandeert dat alle te leveren producten voldoen aan alle in Nederland geldende wetten, normen en richtlijnen betreffende veiligheid, milieu en arbeidsomstandigheden. Eventuele schade die volgt uit het niet naleven van deze wetgeving zal door Opdrachtnemer worden vergoed. El-4 E Opdrachtnemer garandeert dat alle bestelde producten origineel en nieuw worden geleverd. Refurbished producten kunnen enkel op verzoek van en in overleg met de Gemeente worden geleverd. Deze goedkeuring dient schriftelijk of per mail door de gemeente Assen gegeven te worden. El-5 E Opdrachtnemer garandeert dat alle mobiele apparatuur vrij van beperkingen (lees: simlockvrij, vendor lock-in vrij) wordt aangeboden en geschikt is voor gebruik op de Nederlandse markt en de daarop actieve operators. El-6 E Opdrachtnemer garandeert dat alle aan de Gemeente geleverde producten enkel via officiële kanalen dan wel erkende distributeurs worden betrokken. El-7 E Opdrachtnemer garandeert flexibiliteit ten aanzien van het productportfolio en zet zich maximaal in om op verzoek van de Gemeente ook producten te leveren die niet direct onderdeel uitmaken van het eigen assortiment. El-8 E Alle aangeboden smartphones dienen geschikt te zijn om volledig en zonder verlies van functionaliteit te kunnen opereren op alle reguliere bandbreedtes voor het 4G netwerk van de op de Nederlandse markt opererende providers zoals Tele2, KPN, Vodafone en T- mobile. Gemeente Assen Europese aanbesteding Smartphones

15 El-9 E Alle aangeboden smartphones zijn Voice over Long-Term Evolution (VoLTE) capabel en kunnen volledig en zonder verlies van functionaliteit opereren op een 4G netwerk. El-10 E Opdrachtnemer is in staat tot het leveren van tenminste de volgende accessoires voor de smartphones die onder deze Overeenkomst worden aangeschaft: Laders Cases & Covers Screen protectors El-11 E Voor alle geleverde producten wordt een garantietermijn van 24 maanden gehanteerd. Indien de fabrieks-, verkopersgarantie of een nadere overeen gekomen garantiestelling de termijn van 24 maanden overstijgt dan zal deze worden overgenomen. El-12 E Opdrachtnemer hanteert géén minimale bestel- en/of leverhoeveelheden. El-13 E Leveringen geschieden conform bestelling. Deelleveringen zijn enkel toegestaan in overleg met en na goedkeuring door de Gemeente. Deze goedkeuring dient schriftelijk of per mail door de gemeente Assen gegeven te worden. El-14 E De levertijd per bestelling bedraagt: Bij bestellingen van 5 producten of minder maximaal 3 werkdagen; Bij bestellingen van 6 t/m 15 producten maximaal 5 werkdagen; Bij bestellingen van meer dan 15 producten in overleg met de Gemeente doch uiterlijk binnen 15 werkdagen. In hoge uitzondering kan worden afgeweken mits in overleg met en na goedkeuring door de Gemeente. Deze goedkeuring dient schriftelijk of per mail door de gemeente Assen gegeven te worden. El-15 E Opdrachtnemer levert de bestelde producten af op het door besteller aangegeven afleveradres. Leveringen dienen binnen reguliere kantoortijden te zijn afgeleverd, te weten tussen 8.00 en uur. El-16 E Leveringen en de wijze van levering vinden plaats in overleg maar geschieden in ieder geval voorbij de eerste deur van het pand van aanlevering, waarbij toegangspoorten, hekken, of andere Gemeente Assen Europese aanbesteding Smartphones

16 deuren van bedrijfsverzamelgebouwen niet geldig zijn als eerste deur. El-17 E Ontvangst als genoemd in eis el-16 geldt niet als acceptatie. Acceptatie vindt plaats door de besteller, na controle van de inhoud van de verpakking. De ingang van de garantieperiode start na bevestiging van de acceptatie. El-18 E De verplichting tot betaling van de geleverde producten ontstaat na acceptatie van de producten en/of diensten. El-19 E Leveringen worden vergezeld van een duidelijke pakbon, waarop minimaal is gespecificeerd: besteller afdeling besteldatum ordernummer omschrijving product + artikelnummers; retouradressering El-20 E Elke levering gaat vergezeld van een lijst. Op deze lijst staan op de voorpagina de gegevens van de bijbehorende pakbon en verder per telefoon: het IMEI-nummer het serienummer type telefoon of indien het geen smartphone betreft: omschrijving artikel Deze lijst wordt in Excel-formaat bij of voor de levering aan de eerste contactpersoon van de gemeente Assen g d. El-21 E Opdrachtnemer gaat ermee akkoord dat Opdrachtnemer smartphones levert die zijn voorbereid voor gebruik in Nederland. Hieronder wordt in ieder geval verstaan dat de smartphones (in de originele verpakking) zijn voorzien van: Originele, door fabrikant uitgegeven, Nederlandstalige handleiding en instructie; Taal van de smartphones moet in te stellen zijn op taal Nederlands ; De aangeboden Smartphones worden geleverd met een EUstandaard USB lader op basis van VAC (input). Alle aangeboden smartphones zijn vrij van Sim-Locks en geschikt voor de Nederlandse markt en de daarop actieve operators. Gemeente Assen Europese aanbesteding Smartphones

17 El-22 E Opdrachtnemer is in staat om uiterlijk op 6 september 2017 circa 700 smartphones te leveren aan de Opdrachtgever. El-23 E In verband met planningen en continuïteit van leveringen geeft Opdrachtnemer (op basis van een roadmap) minimaal 2 maanden voordat een smartphone niet meer leverbaar zal zijn aan dat de huidige standaard geleverde smartphone vervangen moet gaan worden door een nieuw standaard smartphone. El-24 E Wanneer de bedoelde smartphone niet langer leverbaar is omdat deze door de fabrikant uit productie is genomen zal in overleg met de opdrachtgever worden gekeken naar een vervangende smartphone. In samenspraak met de opdrachtgever bepaalt opdrachtnemer welke (minimaal 3) types als vervanging in aanmerking komen. Deze types zijn vergelijkbaar met de functionaliteiten en klasse van de te vervangen smartphone. De Opdrachtnemer ondersteunt dit proces verder door per uitgekozen type minimaal 3 smartphones gratis aan de opdrachtgever ter beschikking te stellen voor test doeleinden. De Opdrachtgever is niet verplicht deze smartphones te retourneren zonder dat er gebruikssporen aanwezig zijn. Nadat de opdrachtgever uit de alternatieve types een keuze heeft gemaakt zal die smartphone de standaard worden totdat ook die smartphone door de fabrikant uit productie wordt genomen. Op dat moment herhaalt de procedure zich zoals in dit artikel beschreven. Alle overige eisen uit deze offerteaanvraag blijven bij een wijziging van smartphone verder ongewijzigd. El-25 E De smartphone heeft de mogelijkheid om een business-appstore te realiseren. Zie par El-26 E De smartphone heeft de mogelijkheid van Fast Roaming (snel kunnen overstappen van het ene naar het andere Wi-Fi station). Het Wi-Fi Access Point gebruikt dezelfde protocollen als de smartphone. Dit betreft de r standaard. El-27 E Opdrachtnemer brengt voor levering en reparaties geen verzendkosten in rekening. Gemeente Assen Europese aanbesteding Smartphones

18 Eisen voor dienstverlening Ed-1 E Opdrachtnemer adviseert de Gemeente proactief bij de implementatie, het gebruik en het beheer van alle producten en diensten zoals in deze Aanbesteding zijn uitgevraagd. Ed-2 E Opdrachtnemer evalueert jaarlijks met de Gemeente over de gang van zaken met betrekking tot de Raamovereenkomst. De onderwerpen worden in overleg tussen de Gemeente en Opdrachtnemer nader bepaald. Ed-3 E Opdrachtnemer verricht minimaal eenmaal per jaar een onderzoek naar de tevredenheid van klanten omtrent de uitvoering van onderhavige Opdracht en stelt de resultaten kosteloos aan de Gemeente beschikbaar. Hier uit voortvloeiende verbeterpunten worden proactief opgepakt en leidt, na overleg met de Gemeente, tot aanpassing van de overeengekomen producten/diensten. Ed-4 E Opdrachtnemer is bereid en in staat om op verzoek van en in overleg met de Gemeente op aanvraag volgende managementrapportages te overhandigen: aantal leveringen aantal geleverde telefoons en accessoires aantal Dead on Arrivals (DOA s) aantal retouren en retourafhandelingen actieve status van retouren e.d. Ed-5 E Opdrachtnemer dient een Nederlandstalige supportdesk service ten behoeve van technische ondersteuning van automatiseringspersoneel van Opdrachtgever ter beschikking te hebben. De supportdesk is bereikbaar per en telefoon. Ed-6 E De supportdesk en tenminste één van de aangewezen contactpersonen zijn minimaal bereikbaar onder werktijd van maandag tot en met vrijdag van 8.00 tot uur. Ed-7 E Op verzoek van de Gemeente is Opdrachtnemer in staat en bereid om de te vervangen toestellen terug te kopen of terug te nemen. In beide gevallen dient de data op de toestellen vernietigd te worden. De Opdrachtnemer moet een bewijs afleveren dat de datavernietiging deugdelijk is uitgevoerd. Gemeente Assen Europese aanbesteding Smartphones

19 Ed-8 E Opdrachtnemer rekent geen kosten voor het retour nemen van producten die aangemerkt zijn als Dead on Arrival of anderzijds binnen de garantietermijn ter reparatie of vervanging worden aangeboden. Ed-9 E Alle reparties geschiedt te allen tijde met originele onderdelen. Ed-10 E Opdrachtnemer garandeert dat producten die binnen de garantietermijn zijn aangemerkt als Dead on Arrival of anderzijds vervangen dienen te worden, binnen 3 werkdagen na melding (inclusief levertijd) zijn vervangen door een nieuw exemplaar bij DoA of een identieke/gelijkwaardig exemplaar in andere gevallen. Ed-11 E Binnen 10 werkdagen na aanmelding zijn producten die binnen de garantietermijn ter reparatie worden aangeboden gerepareerd of is er een akkoord met de opdrachtgever bereikt voor een adequate oplossing. Ed-12 E Opdrachtnemer garandeert dat bij reparatie of vervanging van producten binnen de garantie geen enkele vorm van vergoeding wordt vereist of van de opdrachtgever verwacht wordt. Ed-13 E Opdrachtnemer is te alle tijden eindverantwoordelijk voor het nakomen van garantieafspraken. Ed-14 E Van Opdrachtnemer wordt verwacht dat deze een vast contactpersoon (en vervanger) aanstelt voor alle communicatie tussen de Gemeente en Opdrachtnemer. De Gemeente stelt ook een vast contactpersoon (en vervanger) aan. Ed-15 E Alle medewerkers die door Opdrachtnemer ingezet worden, beschikken door opleiding of ervaring over voldoende kennis en kunde, zijn betrouwbaar en voldoende geïnstrueerd om de werkzaamheden goed en rekening houdend met de in dit document gestelde eisen uit te voeren. Ed-16 E Opdrachtnemer garandeert dat bij de uitvoering van de werkzaamheden rekening wordt gehouden met alle geldende ARBO bepalingen voor eigen medewerkers. Ed-17 E Indien een smartphone meer dan 2 x binnen de garantietermijn wordt aangeboden ter reparatie vervangt de Opdrachtnemer de smartphone voor een nieuwe smartphone. Gemeente Assen Europese aanbesteding Smartphones

20 Juridische eisen Je-1 E Op deze aanbesteding is het Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen die met betrekking tot de Inschrijving, de Aanbesteding of gedurende de opdracht mochten ontstaan, zullen door de bevoegde rechter in het arrondissement Assen worden beslecht. Je-2 E De in de separate bijlage toegevoegde concept Raamovereenkomst (zoals deze na de vragenronde door de Gemeente wordt vastgesteld) en de Algemene Inkoopvoorwaarden, worden door Opdrachtnemer geheel en zonder voorbehoud geaccepteerd. Je-3 E De te sluiten Raamovereenkomst wordt aangegaan voor de duur van 2 jaar. Na afloop van de Raamovereenkomst bestaat een optie tot verlenging van de Raamovereenkomst voor een periode van maximaal 2 x 12 maanden onder dezelfde voorwaarden en condities. Je-4 E De Gemeente behoudt zich het recht voor, op voorwaarde dat er geen sprake is van een wezenlijke wijziging van de Opdracht, in geval van wetswijzigingen, wijzigingen naar aanleiding van aangepast gemeentelijk beleid of wijzigingen in de gemeentelijke organisatie, de Raamovereenkomst in overleg met de Opdrachtnemer aan te passen en schriftelijk vast te leggen. Je-5 E Bij beëindiging van de Raamovereenkomst werkt Opdrachtnemer te allen tijde mee met de Gemeente om een zo efficiënt en effectief mogelijke overgang te realiseren naar de nieuwe Opdrachtnemer. Opdrachtnemer stemt ermee in dat hiervoor geen kosten in rekening worden gebracht. Ondergetekende verklaart, rechtens vertegenwoordigende Opdrachtnemer, dat hij deze verklaring naar waarheid heeft ingevuld en ondertekend. Plaats : Datum : Naam : Handtekening: Gemeente Assen Europese aanbesteding Smartphones

21 5.3 Bijlage C Inschrijfstaat: Levering: Op dit prijzenblad dienen de prijzen in Euro s, inclusief thuiskopieheffing en verwijderingsbijdrage ingevuld te worden met twee decimalen gebaseerd op een afname van 700 stuks. Artikelomschrijving Aantal stuks Stuksprijs Totaalprijs per artikel Samsung Galaxy S7 700 Black 32GB Apple IPhone 7 Zwart GB Samsung Galaxy S7 700 Duo sim Black 32GB Subtotaal Gewogen prijs: (= subtotaal / 3) Alle prijzen zijn exclusief BTW; Het betreft all-in tarieven: administratie, overhead, materiaal, reis-verblijf, verzekeringen, transport, belastingen, heffingen, kosten voor rapportage en overleg en eventuele overige kosten zijn bij de geoffreerde prijzen inbegrepen; Ondergetekende verklaart, rechtens vertegenwoordigende Opdrachtnemer, dat hij deze verklaring naar waarheid heeft ingevuld en ondertekend. Plaats : Datum : Naam : Handtekening: Gemeente Assen Europese aanbesteding Smartphones