VTH-plan 2018 Ons doel is om samen een veilige leefomgeving te behouden

Transcriptie

1 VTH-plan 2018 Ons doel is om samen een veilige leefomgeving te behouden Dienst Publiekszaken Afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH) 1

2 INHOUD Hoofdstuk 1 Inleiding 9 1. Algemeen Wat is de aanleiding voor het VTH-plan 2018? Waar gaat het VTH-plan 2018 over? Met welke wetten of regels moeten we rekening houden? Hoe houden we grip? Wat is de inhoud van de verschillende hoofdstukken? En wat kunt u verwachten? 11 Hoofdstuk 2 Omgevingsanalyse en doelstellingen Inleiding Wat is ons Wettelijk kader? De Wet VTH De Omgevingswet De Wet private kwaliteitsborging De Wet Innovatie en Kwaliteit Kinderopvang De Provinciale Verordening Ruimte/Verordening natuurbescherming De Aanpak van woonoverlast Aanpassing van het welstandsbeleid Oss Wat zijn onze Bestuurlijke doelen & wensen? Welke doelen staan er in de Programmabegroting voor 2018? Wat is de Motie Asbest? Met welke Bestuurlijk belangrijke zaken moeten we rekening houden? Wat zijn de Organisatiedoelen & -wensen? Nieuwe organisatiestructuur Zelforganiserende teams Maatschappelijke opgave Welke Grote ontwikkelingen spelen er in onze organisatie? Welke ontwikkelingen zijn er binnen onze Reguliere taken Ons VTH-plan Één VTH-Proces We gaan Van risicogestuurd naar risico- En informatiegestuurd Wie zijn onze In- en externe partners? Wat zijn onze Klantvragen? Wat is Programmatisch toezicht? Wat is het Klussenboek? en welke klussen staan daar in? 35 Hoofdstuk 3 Missie, uitgangspunten en doelstellingen Inleiding Wat is onze Missie? Wat zijn de Uitgangspunten van onze missie en kernwaarden?

3 3.1 Welke kernwaarden hebben direct te maken met onze klant? Wat houden onze kernwaarden precies in? Systeem Relatie Verantwoording Kwaliteit Wat zijn onze Doelstellingen? Welke doelstellingen hebben we al? 45 Hoofdstuk 4 Probleemanalyse en prioriteiten Inleiding Wat is de Omgevingsanalyse? Wat is een risicoanalyse? Hoe is de risicoanalyse opgezet en uitgevoerd? Is de risicoanalyse een succes? Hoe Prioriteren we? Welke activiteiten hebben een hoge prioriteit? Welke activiteiten hebben prioriteit Middel? Welke activiteiten hebben een lage prioriteit? 55 Hoofdstuk 5 Strategie Inleiding Wat is een Uitvoeringstrategie? Wat is een Preventiestrategie? Wat is een Toetsingstrategie? Wat is een Toezichtstrategie? Wat is een Handhavingstrategie? Wat is een Sanctiestrategie? Wat is een Gedoogstrategie? Wat is een Klachtenstrategie? Hoeveel kost de uitbesteding aan de Gemeentelijke Gezondheidsdienst (GGD)? Hoeveel kost de uitbesteding aan de Brandweer Brabant Noord? Hoeveel kost de uitbesteding aan Interne partners? Is de Begroting afgestemd op het VTH-plan? 71 Hoofdstuk 7 Uitvoeringsprogramma Inleiding Wat is het Wettelijk kader voor het Uitvoeringsprogramma? Hebben we voldoende Capaciteit? Met welke risico s moeten we rekening houden? Is er nog ruimte voor Flexibiliteit? Verwachten we nog extra inkomsten in 2018? Wat is ons Programma voor 2018? Wettelijk kader Bestuurlijke doelen & wensen Organisatie doelen & wensen Reguliere VTH-taken 79 Hoofdstuk 8 Monitoring, rapportage en evaluatie Inleiding Wat is het Wettelijk kader om te monitoren? Wat is de PDCA-Cyclus? Wat meten we? Hoe en wanneer rapporteren we de gemeenteraad? 85 BIJLAGEN Bijlage 1: Urenmatrix Bijlage 2: Strategieën Hoofdstuk 6 Middelen Inleiding Wat is het wettelijk kader? Welke personele middelen hebben we? Team Vergunningen Team Juristen Vergunningen Team Toezicht Team Juristen Toezicht en Handhaving Team Bedrijfsvoering Wat is het totale formatieplaatje van VTH? Aan welk Partners besteden wij taken uit? Hoeveel kost de uitbesteding aan de Omgevingsdienst Brabant Noord (ODBN)?

4 Hoofdstuk 1 6 7

5 Hoofdstuk 1 Inleiding 1. ALGEMEEN Voor u ligt het VTH-plan 2018 van de gemeente Oss. VTH is de afkorting van Vergunningen, Toezicht en Handhaving. Het VTH-plan is ons beleidsplan waarin we het vergunning-, toezicht- en handhavingsbeleid van de gemeente Oss voor 2018 beschrijven. In dit beleidsplan: stellen wij prioriteiten en doelen vast voor onze werkzaamheden en, beschrijven wij welke strategieën wij gebruiken om onze werkzaamheden uit te voeren. De praktische uitvoering van dit beleidsplan regelen we in jaarlijkse uitvoeringsprogramma s. Hierin staat waar wij onze capaciteit en geld aan besteden om onze doelen uit het VTH-plan te bereiken. In hoofdstuk 8 leest u meer over het uitvoeringsprogramma voor het jaar WAT IS DE AANLEIDING VOOR HET VTH-PLAN 2018? In 2014 zijn we begonnen met het maken van het Handhavingsplan en uitvoeringsprogramma Daarin hebben we toen bepaald hoe we dat jaar om zouden gaan met onze toezichts- en handhavingstaken. We hebben via graadmeters keuzes gemaakt aan de hand van risico s en belangrijkheid (prioriteiten). Door het succes van dat plan ontstond de behoefte om ook vergunningverlening in het beleidsplan mee te nemen. Het resultaat was een afdelingsbreed beleidsplan, het VTH-plan Hierin stonden doelen voor de lange termijn, de zogenaamde stip aan de horizon. In het plan beschreven wij ook op welke manier we die doelen wilden halen. En dat we de komende jaren nog veel moeten verbeteren aan het VTHplan. Daarom is het plan bewust voor 1 jaar op gesteld, en niet voor meerdere jaren. Door een goede monitoring en evaluatie zou het plan elk jaar steeds beter moeten worden. In het VTH-plan voor 2017 zijn al veel verbeteringen verwerkt zoals: we hebben onze werkzaamheden en werkwijzen goed gemonitord en geëvalueerd, er is veel geïnvesteerd in de manier waarop we monitoren en, er zijn veel verbeterpunten (actiepunten genoemd) uitgevoerd. WE ZIJN ER NOG LANG NIET! De verbeterslag blijft elk jaar doorgaan. Ook dit plan is daarom weer verandert. Dat zijn niet alleen verbeterpunten, maar ook aanpassingen die nodig zijn omdat onze omgeving veranderd. Later in dit hoofdstuk vertellen we daar meer over. Er is trouwens de afgelopen jaren wel een sterke basis gelegd voor het VTH-plan. We hebben een structuur ontwikkelt waarmee het VTH-plan elk jaar beter wordt. Ook het opstellen ervan is effectiever. We hebben het plan namelijk zo opgesteld dat het een blauwdruk is voor komende jaren. Zo kan de structuur van het plan elke keer gemakkelijk worden gebruikt. 1.2 WAAR GAAT HET VTH-PLAN 2018 OVER? Het VTH-plan 2018 gaat over alle werkzaamheden van de afdeling VTH van de gemeente Oss. Heel kort beschreven bestaan onze werkzaamheden uit: 8 9

6 het verlenen vergunningen die gaan over de fysieke leefomgeving van de gemeente Oss en; het houden van toezicht op de regels, en het handhaven bij overtredingen. De wettelijke basis om deze taken uit te mogen voeren is vastgelegd in: het Omgevingsrecht, het Bouwbesluit, de Wet milieubeheer (Wm), de Algemene Plaatselijke Verordening van de gemeente Oss (APV), de Drank & Horecawet, Wet Kinderopvang, Opiumwet, Leegstandwet, Regeling vervoer over land van gevaarlijke stoffen. HOE IS HET PLAN VERBETERD? Dit VTH-plan voor 2018 is op de volgende punten flink verbeterd ten opzichte van het vorige plan: in dit plan wordt een evaluatie van vorig jaar opgenomen, in dit plan beschrijven we onze Omgevingsanalyse uitvoeriger. Dit doen we in hoofdstuk 2, er is een nieuw hoofdstuk toegevoegd waarin we onze doelstellingen beschrijven (Hoofdstuk 3). Dit zijn nog vooral doelstellingen die voortvloeien uit bestuurlijke doelen. In 2018 voegen we daar onze eigen afdelings- en teamdoelen aan toe. Met deze doelen voldoen we aan de wet VTH. Hier gaan we in de volgende paragraaf verder op in. in dit plan is de afstemming met de gemeentelijke begroting, en het Integrale Veiligheidsplan van de gemeente, sterk verbeterd. 1.3 MET WELKE WETTEN OF REGELS MOETEN WE REKENING HOUDEN? We moeten met de volgende wetten en regels rekening houden: Wet VTH AMvB VTH In Hoofdstuk 2 gaan we dieper op deze wetten en regels in. 1.4 HOE HOUDEN WE GRIP? Het VTH-plan 2018 is ons contract voor het jaar 2018 en gaat over alle werkzaamheden die wij gaan uitvoeren. Over de uitvoering leggen we verantwoording af bij onze opdrachtgever. Dit is het college van Burgemeester en Wethouders. Maar hoe houden we grip op de voortgang? Dit doen we door de zogenaamde PDCAcirkel te volgen. PDCA is een afkorting die staat voor de belangrijkste stappen uit de cirkel: Plan (maak een plan met de resultaten die je wilt bereiken), Do (voer het plan uit), Check (vergelijk de resultaten met wat je had willen bereiken), Act (bij afwijking: neem maatregelen/stuur bij om de resultaten alsnog te bereiken). Met deze cirkel houden we grip op het bereiken van de geplande resultaten. De PDCA cirkel wordt ook wel de Big 8 genoemd. In de afbeelding hiernaast staan de Big 8-processtappen. UITLEG VAN DE BIG 8 De Big 8 bestaat uit 2 cirkels: Bovenste cirkel: Strategisch beleidskader Onderste cirkel: Operationeel beleidskader Wat betekent dit? Op basis van een risicoanalyse stellen we prioriteiten en doelstellingen vast. Daarna bepalen we de strategie die erbij past. Hieruit volgt een (jaarlijks) programma dat we gaan uitvoeren. Door voldoende capaciteit te reserveren waarborgen we de uitvoering. Deze beleidskeuzes evalueren we jaarlijks. En als het nodig is passen we het beleid aan. Het VTH-plan 2018 vormt hiermee het strategisch beleidskader. Uit het strategische beleidskader volgt een jaarlijks programma. Dit programma volgt zijn eigen PDCA-cirkel. Bij het uitvoeren van ons programma gebruiken we werkwijzen, protocollen en checklists. We houden de voortgang van ons programma continu in de gaten (monitoren). En als het nodig is passen we ons programma aan. Het programma voor 2018 maakt onderdeel uit van het VTH-plan Een belangrijk onderdeel daarvan is ons klussenboek. Daarin nemen we klussen op die een verbetering opleveren van onze producten en/of processen. De basis voor het VTH-plan 2018 ligt bij onze zogenoemde Urenmatrix. Deze Urenmatrix is de basis voor het VTH-plan. In deze matrix hebben we onze taken, verwachtingen en risico s gezet met daarbij de capaciteit die we nodig hebben. De capaciteit die we nodig hebben wordt vergeleken met wat we ook echt hebben. Zo weten we gelijk of we genoeg capaciteit hebben of niet. Deze matrix is uiteindelijk het Uitvoeringsprogramma voor Uitgangspunt is dat er voldoende middelen zijn om het Uitvoeringsprogramma uit te kunnen voeren. 1.4 WAT IS DE INHOUD VAN DE VERSCHILLENDE HOOFDSTUKKEN? EN WAT KUNT U VERWACHTEN? Hoofdstuk 2: Hierin kijken we terug op het afgelopen jaar in de vorm van een evaluatie op het VTH-plan We bespreken en beoordelen we wat we in 2017 hebben gedaan, en wat de gevolgen waren. Ook onze Omgevingsanalyse nemen we hierin mee. Wat is er in onze omgeving allemaal gebeurd, en wat had dat voor gevolgen? Deze informatie is nodig om een goed en sterk VTH-plan te maken voor

7 Hoofdstuk 3: Hierin beschrijven we onze missie, en vertellen welke uitgangspunten we aanhouden om deze missie uit te voeren. Ook beschrijven we onze doelstellingen, of doelstellingen die door anderen zijn opgelegd. Alle werkzaamheden die wij uitvoeren passen binnen onze missie, uitgangspunten en doelstellingen. Hoofdstuk 4 & 5: Hierin staat op welke manier wij onze missie, uitgangspunten en doelstellingen willen halen. We vertellen ook welke werkzaamheden belangrijk zijn (prioriteit) en welke strategieën we daarbij gebruiken. En in hoofdstuk 6 beschrijven we de beschikbare middelen. Hoofdstuk 7: Hierin staat ons Uitvoeringsprogramma voor Dit programma is gemaakt op basis van een goede verbinding tussen onze prioriteiten, strategieën en middelen. Dit is ons contract voor Verder vertellen we hoe we ervoor zorgen dat we ons aan dit contract houden. Hoofdstuk 8: Hierin vertellen we meer over de manier waarop we periodiek gaan monitoren

8 Hoofdstuk

9 Hoofdstuk 2 Omgevingsanalyse en doelstellingen 1. INLEIDING Om een goed VTH-plan te maken moeten we weten wat er allemaal om ons heen gebeurt. En wat er het afgelopen jaar is gebeurd, of komende tijd nog gaat gebeuren. Dit doen we met een zogenoemde omgevingsanalyse. Deze omgevingsanalyse en onze reguliere taken bepalen voor het grootste deel ons programma voor In het hoofdstuk Uitvoeringsprogramma 2018 gaan we daar verder op in. In onze omgevingsanalyse staan allerlei ontwikkelingen. Om hierin structuur te krijgen, verdelen we de omgevingsanalyse in 4 blokken. Per ontwikkeling beschrijven we wat die ontwikkeling betekent voor ons werk. 2. WAT IS ONS WETTELIJK KADER? Welke keuzes we ook maken, we moeten altijd aan de wet voldoen. Maar de wetgeving waar wij mee te maken hebben is uitgebreid en ingewikkeld. Bovendien verandert die wetgeving regelmatig. Op dit moment zijn de volgende veranderingen van belang voor de uitvoering van onze taken. 2.1 DE WET VTH Vanaf 12 april 2016 geldt de Wet Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving, afgekort de Wet VTH. Deze wet is in ons vorige VTH-plan al uitvoerig besproken. Bij deze wet hoort nog een AMvB VTH (Algemene Maatregel van Bestuur) die vanaf 21 april 2017 geldt. Deze AMvB regelt een aantal belangrijke zaken over de kwaliteit van VTH zoals: de borging van benodigde middelen en, de monitoring en de rapportage. Ons doel is dat ons VTH-plan voldoet aan de eisen van deze AMvB. Op 8 september 2017 heeft de provincie Noord-Brabant ons VTH-plan, uitvoeringsprogramma en evaluatie beoordeeld. Dit vanwege hun rol als interbestuurlijk toezichthouder, oftewel het toezicht van de provincies op de taakuitvoering door de gemeenten. Zij heeft hierbij bekeken of: a) ons VTH-plan actueel is, het uitvoeringsprogramma en jaarverslag op tijd zijn vastgesteld en ter kennis aan de provincie en de gemeenteraad zijn gebracht en, b) of deze voldoen aan de eisen die het Besluit omgevingsrecht (Bor) en de Ministeriële regeling omgevingsrecht (Mor) aan de inhoud van deze documenten stelt

10 De Provincie geeft ons een score van 94 van 100. Dit betekent dat wij voldoen aan bijna alle criteria waarop de Provincie heeft getoetst. Hier zijn we erg blij mee. Want dit betekent dat we voldoen aan de wet VTH en de bijbehorende AmvB. Dit is het gevolg van al onze investeringen in het VTH-plan. We moeten er natuurlijk wel voor zorgen dat we aan deze wet blijven voldoen. Daarom hebben wij onze werkzaamheden voor het VTH-plan geborgd op de afdeling. Ook monitoren we het plan continu en evalueren wanneer dat nodig is. Verder passen we het plan jaarlijks aan op onze behoeftes, en de ontwikkelingen in onze omgeving. 2.2 DE OMGEVINGSWET De Rijksoverheid is druk bezig met de invoering van de Omgevingswet. Deze wet zal 26 bestaande wetten over de fysieke leefomgeving gaan vervangen. Waarschijnlijk treedt deze wet vanaf 2021 in werking. De VTH-taken zullen in de Omgevingswet bijna niet veranderen. Daarom zal de juridische impact van deze nieuwe wet voor ons klein zijn. Maar om de Omgevingswet uit te voeren wil onze gemeente dat we ons gedrag, de manier van werken en houding veranderen. De nieuwe wet moet ervoor zorgen dat ons werk eenvoudiger, duidelijker, beter en sneller voor de klant gaat. Hiervoor is het nodig dat al ons beleid, plannen en regels beter op elkaar worden afgestemd. Zo kunnen vergunningen eenvoudiger en sneller worden verleend. De nieuwe wet moet gaan zorgen voor: minder en duidelijkere regels; een samenhangende benadering van de fysieke leefomgeving; ruimte voor lokaal maatwerk en; betere en snellere besluitvorming. In 2018 gaat het bestuur bepalen hoe ver onze gemeente wil gaan in het veranderen van onder andere het beleid, de regels, de processen en misschien wel de organisatie. De visie die hieruit komt bepaalt hoe en wat wij moeten veranderen. Onze afdeling zal in 2018 deze ontwikkelingen volgen. Maar we gaan vooral ook helpen om de juiste keuzes te maken. We verwachten dat vooral in 2019 veranderingen worden doorgevoerd. Ons uiteindelijke doel is om op tijd klaar te zijn met onze uitvoering van de Omgevingswet zodra de Omgevingswet definitief wordt. 2.3 DE WET PRIVATE KWALITEITSBORGING De verwachting was dat de Wet voor kwaliteitsborging voor het bouwen in 2017 zou gaan gelden. Als dit was gebeurd dan zou onze manier van werken enorm zijn veranderd. Er zouden dan nog meer bouwwerken vergunningsvrij worden. En zouden wij dan aanvragen om vergunningen minder diepgaand en op een andere manier moeten toetsen. Ook toezicht houden op vergunningen zou minder en anders worden. Maar deze wet is uitgesteld. Onzeker is of de wet er ooit komt en wat de inhoud ervan zal zijn. In 2018 zullen wij de ontwikkelingen rondom deze nieuwe wet volgen. Verdere acties zijn nu nog niet nodig. 2.4 DE WET INNOVATIE EN KWALITEIT KINDEROPVANG De wetgeving voor kinderdagverblijven en buitenschoolse opvanglocaties verandert per 1 januari Dan gaat de Wet Innovatie en Kwaliteit Kinderopvang (Wet IKK) in. Sommige delen van de wet gaan in per 1 januari Er komen strengere eisen aan pedagogisch medewerkers en de ontwikkeling van kinderen wordt beter gevolgd. De Inspectie kinderopvang van de GGD controleert of de kinderdagverblijven en buitenschoolse opvanglocaties voldoen aan deze nieuwe wet en adviseert ons bij eventuele handhavingszaken. Het aanpassen aan de nieuwe wet betekent extra werk voor de GGD als toezichthouder. De gevolgen voor de afdeling VTH hangt af van de vraag in hoeverre kinderopvanglocaties meteen voldoen aan de nieuwe wet. Wij blijven de ontwikkeling van de nieuwe wetgeving op hoofdlijnen volgen. 2.5 DE PROVINCIALE VERORDENING RUIMTE/VERORDENING NATUURBESCHERMING De provincie Noord-Brabant kan ons regels opleggen waar wij ons aan moeten houden, of waar wij aan moeten toetsen. Die regels legt de Provincie vast in een verordening. Vooral de Verordening Ruimte van de Provincie heeft veel invloed op ons werk. Eén van de belangrijkste doelen van deze verordening is de zogenoemde transitie veehouderij. Dit betekent dat de Provincie wil dat de Brabantse veehouderij een sector is die: maatschappelijk geaccepteerd en gewaardeerd wordt; diervriendelijk produceert; past in zijn natuurlijke omgeving en; geen onaanvaardbare gezondheidsrisico s meebrengt. De Provincie werkt al een hele tijd aan deze transitie. Het resultaat is dat beleid en regelgeving zijn aangepast. Toch vindt de Provincie het nodig dat er extra stappen moeten worden genomen. Daarom heeft de Provincie op 7 juli 2017 besloten tot versnelde transitie in de veehouderij. Dit betekent dat onder andere oude stallen in 2022 moeten voldoen aan de eisen die voor nieuwe stallen gelden. Daarnaast gaan voor sommige diercategorieën strengere eisen gelden bij nieuwe stallen. Door dit besluit hebben wij de komende 3 jaar extra werk. Bijna alle Osse agrariërs moeten vóór 1 januari 2020 een aanvraag omgevingsvergunning indienen om aan de eisen van de Provincie te voldoen. We schatten dat we zo n 280 extra aanvragen en meldingen zullen krijgen tussen 2018 en Dat zijn per jaar gemiddeld 94 extra verzoeken. Het behandelen van agrarische vergunningen en meldingen is een basistaak van de ODBN. Dat betekent dus dat zij die taak uitvoeren. Onzeker is of de ODBN voldoende capaciteit heeft om alle aanvragen in de hele regio te kunnen behandelen. Ook al is het een basistaak, de gemeenten blijven verantwoordelijk. Wij moeten er dus voor zorgen dat alle aanvragen binnen de wettelijke termijnen behandeld worden. En we moeten voldoende tijd en capaciteit hebben voor: onze agrarische regisseurs Vergunningen, onze juridische ondersteuning en; de coördinatie van politiek/bestuurlijke gevoelige zaken. 2.6 DE AANPAK VAN WOONOVERLAST 18 19

11 Eind 2017 heeft de gemeenteraad de APV Oss 2016 aangepast. De APV is nu aangevuld met een aantal artikelen in verband met de bestrijding van woonoverlast. Deze verandering heeft invloed op de handhaving door onze afdeling. Als een van de nieuwe artikelen wordt overtreden, zal ons team Handhaving actie moeten ondernemen. Deze zaken hebben een hoge prioriteit omdat vaak de veiligheid en/of gezondheid in het geding is. Vooral de woonoverlast-zaken zullen complex zijn. Afstemming met veel partners is daarbij noodzakelijk. Wij nemen deze nieuwe taken op in onze werkzaamheden en zorgen voor voldoende capaciteit. 2.7 AANPASSING VAN HET WELSTANDSBELEID OSS De bouwstijl van veel gebouwen moet in de omgeving passen. De regels die daarvoor gelden hebben wij vastgelegd in de Welstandsnota. Alle bouwaanvragen toetsen wij aan die nota. De bedoeling was dat de bestaande Welstandsnota voor Oss tot 2016 zou gelden. In dat jaar is een start gemaakt om een nieuwe welstandsnota te maken. Hierbij zijn partners, architecten en aannemers betrokken. Maar deze nieuwe nota is nog niet klaar. De verwachting is dat de nota in 2018 klaar is en wordt vastgesteld. Wij praten ook mee over de nieuwe Welstandsnota. Voorlopig blijft het daarbij. Maar als de nota is vastgesteld, moeten we deze toepassen in onze werkwijzen. 3. WAT ZIJN ONZE BESTUURLIJKE DOELEN & WENSEN? Naast allerlei wettelijke veranderingen, heeft ons bestuur uiteraard ook wensen die van invloed zijn op onze werkzaamheden. We hebben alle wensen in beeld gebracht en deze als volgt ingedeeld: Programmabegroting Motie asbest Bestuurlijk belangrijke zaken 3.1 WELKE DOELEN STAAN ER IN DE PROGRAMMABEGROTING VOOR 2018? In de programmabegroting geeft de gemeenteraad aan waar zij haar geld aan uit wil geven. En welke doelen zij daar graag mee wil bereiken. Wij als afdeling VTH kunnen daar in sommige gevallen een steentje aan bijdragen. Voor de Programmabegroting 2018 gaat het voor ons om de volgende onderwerpen en doelen: Voor de afdeling VTH hebben wij deze onderwerpen en doelen als volgt vertaald: VEEHOUDERIJ EN GEZONDHEID Voor ons bestuur is gezondheid een belangrijk speerpunt. De laatste jaren is duidelijk geworden dat de veehouderijen een grote negatieve invloed kunnen hebben op de gezondheid van omwonenden. Dit blijkt uit verschillende gebeurtenissen en onderzoeken. Regels in vergunningen dekken deze risico s af. Maar dan moeten de veehouderijen zich wel aan die regels houden. Dit lijkt de laatste jaren moeilijker te worden. Redenen hiervoor zijn de economische situatie van de veehouderijen en de steeds strenger wordende regelgeving. Daarnaast kiezen veel veehouderijen er voor om te stoppen. Gevolg hiervan is dat leegstaande stallen dan vaak gebruikt worden voor andere activiteiten. Activiteiten die niet altijd passen in het geldende bestemmingsplan. De Provincie vindt ook dat dit moet worden aangepakt. Dit past bij hun transitie naar een zorgvuldige veehouderij. Daarom starten wij samen met de Provincie in 2018 het project Intensivering toezicht veehouderijen. Het project is een kans voor het: maatschappelijk belang gezondheid/milieu, inzicht hebben op nevenactiviteiten (effect op ondermijning, criminaliteit), tegengaan van oneerlijke concurrentie en, herstel van vertrouwen. Doel van het project is om binnen 3 jaar alle veehouderijen te controleren. In het project: Stemmen we het toezicht af op zowel de Wet Natuurbescherming als de Wabo. Het bedrijf wordt hierdoor tijdens 1 bezoek gecontroleerd op beide wetten

12 Vormen we binnen drie jaar een beeld van de gehele sector; Controleren we de veehouderijen op een gelijke manier. De registratie van alle controles gebeurt op een gelijke manier. Hierdoor worden de gegevens inzichtelijk en makkelijk te analyseren. Het resultaat is betrouwbare informatie over naleefgedrag. Hiermee kan in de toekomst risicogericht toezicht en handhaving ontstaan; Verzamelen we ook gegevens over: - asbesthoudende daken (tevens communicatiemoment), - vrijkomende agrarische bebouwing en - mogelijke stoppers - nevenactiviteiten Dit kan ons helpen bij het voorkomen of tegengaan van ondermijning. En de verzamelde informatie kunnen we gebruiken bij beleidsontwikkeling voor het buitengebied; Krijgen we inzicht in de onderdelen waarop niet meer gecontroleerd hoeft te worden omdat het naleefgedrag goed is. Daardoor kunnen we in de toekomst efficiënter toezicht houden; Starten we procedures op om vergunningen die niet worden gebruikt actief in te trekken. DUURZAAMHEID Duurzaamheid is een belangrijk speerpunt voor de gemeente Oss. In elk programma van de programmabegroting zijn hiervoor doelen opgenomen. Toch heeft dit onderwerp op onze afdeling VTH nog weinig aandacht. Dit komt mede doordat er nog geen goede regelgeving is waarmee wij duurzame oplossingen kunnen afdwingen. Maar dit is wel aan het veranderen. De ODBN voert namens ons de activiteiten uit die gaan over duurzaamheid bij vergunningverlening, toezicht en handhaving. Zij gaan in 2018 de volgende taken voor onze regio en dus ook voor onze gemeente uitvoeren: ENERGIE ALS ONDERDEEL BIJ HET MILIEUTOEZICHT. De ODBN voert integrale milieucontroles uit bij bedrijven met een vergunning of melding. Tijdens die controles zullen zij meer controleren op de voorschriften in de vergunning of melding die gaan over energie en energiebesparing. PILOT ENERGIE BIJ INRICHTINGEN WAAR GEEN MILIEUTOEZICHT PLAATS VINDT. Er zijn veel bedrijven die volgens de wet geen milieumelding of -vergunning hoeven te hebben. Dit zijn de zogenoemde type A-bedrijven. Voorbeelden van dit soort bedrijven zijn kantoren, basisscholen en winkels. In Oss, en in de rest van Nederland, worden deze bedrijven niet periodiek gecontroleerd. De reden hiervoor is dat deze bedrijven op milieugebied nauwelijks risico s geven. Maar bij deze bedrijven is wel de meeste energiewinst te halen. In 2017 heeft de ODBN voor haar hele regio een pilot gestart. Deze pilot is gebaseerd op de successen van de gemeente s Hertogenbosch en is gericht op de energiebesparingsverplichting. Het gaat dan vooral om kantoren, scholen en detailhandel. Begin 2018 vindt er een evaluatie plaats. De pilot wordt uitgevoerd met subsidie van het Rijk en kost ons niets. EED-AUDITS BEOORDELEN. De Europese Energie-Efficiency Richtlijn (EED) geldt sinds 2015 en verplicht grote ondernemingen om energie-audits uit te voeren. Er is tot op vandaag grote onduidelijkheid over deze regeling. Toch hebben veel ondernemingen die audit-plichtig zijn al een audit bij ons ingediend. De ODBN beoordeelt deze audits voor ons. Binnenkort zal de ODBN ook toezicht gaan houden bij ondernemingen die nog geen audit hebben ingediend maar dat nog wel moeten. Aanvullend daarop vragen we de ODBN om in 2018 actief toezicht op energie te gaan organiseren bij bedrijven die geen milieumelding of vergunning hoeven te hebben. Dit los van de uitkomst van de pilot VEILIGHEID Het bestuur vindt het belangrijk dat het in onze wijken en dorpen veilig is. Als de inwoners van Oss zich veilig voelen draagt dat bij aan hun gevoel van algeheel welbevinden. Ook voor een duurzame samenleving zijn veiligheid en veiligheidsgevoelens van belang. In het Osse Veiligheidsplan staat wat wij hier voor gaan doen. Een deel van de speerpunten uit het Veiligheidsplan hebben raakvlakken met ons werk. Bovendien hebben wij een rol in sommige van de voorgestelde aanpakken. Het handhavend optreden bij de zogenoemde drugspanden, woonoverlast en de handel in gestolen fietsen is een taak die wij uitvoeren. Ook taken als ondermijning en de bibob-toets van vergunningen doen wij geheel of gedeeltelijk op onze afdeling. Ons VTH-plan is afgestemd met/op het Veiligheidsplan. Ook bij onze horeca moet veiligheid voorop staan. In 2017 heeft de ODBN een groot aantal horecagelegenheden gecontroleerd. Daarbij viel op dat er veel gelegenheden zijn met een Exploitatievergunning en/of Drank & Horecawetvergunning die heel oud is. Of die zelfs niet meer actueel is. Dit geldt vooral voor de para-commerciële horeca. Hierdoor weten niet meer precies wie er achter de bar staat en hoe hij/ zij de horecagelegenheid runt. Dit willen we natuurlijk niet. Dit is een risico voor de veiligheid en gezondheid, maar ook voor ondermijning. In 2018 gaan we een strategie opstellen voor hoe we deze vergunningen kunnen actualiseren. Vervolgens moeten ze ook actueel blijven. Met actueel bedoelen we in dit geval niet ouder dan 5 jaar. Daarmee sluiten wij aan bij de regel die de grote vijf gemeenten van Nederland hanteren. Bij para-commerciële horeca is weinig verloop van vergunninghouders (een vereniging, stichting of kerkgenootschap). Het bestuur heeft wel veel verloop, maar dit heeft in tegenstelling tot reguliere horeca geen invloed op de praktische bruikbaarheid van de vergunning. Er komen dan ook bijna nooit aanvragen binnen voor wijzigingen bij paracommercie. Dit betekent dat sommige vergunningen al lang niet meer inhoudelijk up-to-date zijn gemaakt. De versoepelde regels voor paracommercie maken dat regulier toezicht maar zelden de actualiteit ter plaatse volledig kan toetsen. Het is dan ook maar de vraag of: 1. de vergunning nog wel overeenkomt met de huidige landelijke en lokale regelgeving; 2. het huidige bestuur, de leidinggevenden en de barvrijwilligers op de hoogte zijn van actuele wet- en regelgeving en hun verantwoordelijkheden; 3. er geen sprake is van misbruik van de vergunningen en/of van de betreffende rechtspersonen door personen welke bekend zijn bij de politie of welke een relevant strafblad hebben. Voor zover gemeente-breed een algemene actualisatie nog moet worden geïnventariseerd, verdient het bijzondere prioriteit om de drank- en horecavergunningen voor para-commerciële rechtspersoon zo snel mogelijk te actualiseren

13 EVENEMENTEN Op het gebied van evenementen is veel gebeurd en zal ook nog veel gaan gebeuren. In 2017 hebben wij met andere afdelingen de bestuursopdracht voor evenementen uitgevoerd. Het resultaat hiervan is een groot aantal nodige verbeteringen van werkwijzen, processen en producten. En het resultaat is dat we een team Evenementen of Horeca & Evenementen gaan oprichten. Dit alles willen we in 2018 gaan doorvoeren. Wat de gevolgen hiervan precies zijn, hebben we nu nog niet duidelijk. Wel zullen we capaciteit moeten inplannen om deze werkzaamheden te kunnen uitvoeren. En we moeten er voor zorgen dat dit niet ten koste gaat van de reguliere werkzaamheden. 3.2 WAT IS DE MOTIE ASBEST? Op 13 juli 2017 heeft de gemeenteraad een motie aangenomen. Deze motie gaat over het verbod op het hebben van asbestdaken in Asbestdaken die in contact staan met de buitenlucht vormen een risico voor de volksgezondheid. Daarom heeft de Rijksoverheid besloten dat deze daken in 2024 moeten zijn vervangen. Dat lijkt verder weg dan het is. De gemeenteraad wil nu een inventarisatie van alle asbestdaken zodat we de eigenaren ervan in beeld hebben. We kunnen deze eigenaren dan op tijd informeren over het verbod en op eventuele (on) mogelijkheden. Hiermee hopen we te bereiken dat eind 2023 alle asbestdaken zijn verwijderd. Het toezicht op en de handhaving van asbestverwijdering is een taak van VTH. Deze taak heeft een hoge prioriteit vanwege het risico voor de gezondheid. We hebben deze taak ondergebracht bij de specialisten van de ODBN. Het inventariseren en communiceren dat de raad voor ogen heeft, is geen taak van VTH. Een andere afdeling zal daarmee aan de slag gaan. Maar het gevolg van deze acties zal wel zijn dat het aantal asbestverwijderingen (legaal maar ook illegaal) toeneemt. Hiervoor moeten wij voldoende capaciteit reserveren bij de ODBN en onze handhavers. 3.3 MET WELKE BESTUURLIJK BELANGRIJKE ZAKEN MOETEN WE REKENING HOUDEN? Een hele belangrijke eigenschap van onze afdeling is het hebben van een politieke antenne. In een politiek-bestuurlijke omgeving is het nodig om effectief en efficiënt om te kunnen gaan met verschillende belangen en dilemma s. Dit naast onze vakinhoudelijke kennis. Wij moeten gevoelig zijn voor het politiek/bestuurlijke belang van onze opdrachtgever, namelijk ons bestuur. Onze besluitvorming wordt daar niet door geleid. Maar we moeten deze gevoeligheid wel meewegen in de manier waarop wij optreden. Het gaat meestal over individuele zaken en/of maatwerk. Toch zijn er op dit moment 3 VTH-thema s die politiek en/of bestuurlijk belangrijk zijn. Deze zaken hebben daarom voortdurend onze aandacht. Dit zijn: De mestverwerking, waaronder de mestfabriek; De geitenhouderijen, en dan vooral de gezondheidsaspecten voor omwonenden; De naleving van regels op woonwagencentra. Naast de drie bovengenoemde VTH-thema s heeft ons bestuur ook wensen op het gebied van het cultureel erfgoed: Actief inspelen op vrijkomend (religieus) Erfgoed; Naleving op erfgoedkwaliteit van de beschermde stadsgezichten; Actieve bescherming van waardevol erfgoedbezit. 4. WAT ZIJN DE ORGANISATIEDOELEN & -WENSEN? We hebben naast allerlei wettelijke veranderingen en bestuurlijke wensen ook te maken met ontwikkelingen binnen onze organisatie. Deze kunnen invloed hebben op ons werk. In deze paragraaf wordt daar iets meer over verteld. 4.1 NIEUWE ORGANISATIESTRUCTUUR Vanaf 1 november 2017 hebben we een nieuwe organisatiestructuur binnen de gemeente Oss. Eerst viel VTH onder de dienst Publiekszaken. Maar deze diensten zijn nu opgeheven. Voortaan werken we aan vijf maatschappelijke opgaves: Ruimtelijk-Economische ontwikkeling Transformatie Sociaal Domein Organisatieontwikkeling Veilige Vitale Regio Participerende overheid & Co-creatie Wij werken mee aan de Ruimtelijk- Economische opgave. Onze opgavedirecteur is onze opdrachtgever, samen met de programmamanagers. 4.2 ZELFORGANISERENDE TEAMS Onze afdeling VTH doet mee aan de pilot Zelforganiserende teams. Het doel van de pilot is te ontdekken of het zelfstandig uitvoeren van alle werkzaamheden leidt tot: meer eigenaarschap van medewerkers; een betere samenwerking binnen het team en; een betere kwaliteit van producten en diensten. Onze afdeling is ingedeeld in 6 teams die gezamenlijk alle taken uitvoeren waar wij als afdeling voor staan. Ons VTH-plan speelt nu een nog grotere rol op onze afdeling dan voorheen. Het VTH-plan is de leidraad van elk team, maar ook de verbinding tussen de teams. Het is ons gezamenlijk contract met de opdrachtgever. Bovendien is het VTH-plan ontstaan uit onze wens om als afdeling: samen te werken én daarmee de kwaliteit van onze producten en diensten te verbeteren. De pilot gaat er dus over hoe wij VTH organiseren zodat we het VTH-plan zo goed mogelijk kunnen uitvoeren. Voor de pilot moeten we voldoende capaciteit reserveren

14 4.3 MAATSCHAPPELIJKE OPGAVE De organisatie vraagt ons om meer te kijken naar het achterliggende belang van Oss en de bewoners/bedrijven, en te kijken op welke manier dat het beste kan worden bereikt, in plaats van automatisch de vaste procedures te bewandelen. Dit past in het verhaal van de netwerkorganisatie. Een netwerkorganisatie die vraagt om het goede gesprek met bewoners en ondernemers over de maatschappelijke opgaves van de Osse samenleving. Daarbij wil onze organisatie vooral geen nieuwe structuur bouwen, maar investeren in een andere houding en ander gedrag van ons en binnen bestaande structuren en systemen ruimte te maken voor die manier van werken. Op die manier doen we waar het echt toe doet en maken we maatschappelijke impact. Deze opdracht maakt onderdeel uit van alle teamopdrachten die met zelforganiserende teams aan de slag zijn. In 2018 gaan we hier gezamenlijk mee aan de slag. 4.4 WELKE GROTE ONTWIKKELINGEN SPELEN ER IN ONZE ORGANISATIE? Elk jaar zijn er een aantal (grote) organisatorische ontwikkelingen die van invloed zijn op ons dagelijks werk. Het gaat hierbij om ontwikkelingen waarbij wij geen keus hebben. Daar moeten we dus aan mee doen. Er spelen op dit moment 5 van dit soort grote ontwikkelingen. Wij zullen deze opnemen in onze programmering en daarin apart benoemen: Ontwikkeling Beschrijving onze reguliere taken. En er komen nog een aantal ontwikkelingen aan. Hier moeten we natuurlijk wel rekening mee houden. Daarom hebben we deze ontwikkelingen ingedeeld in de volgende groepen: 1. VTH-plan 2. Partners 3. Klantvragen 4. Programmatisch 5. Klussenboek 5.1 ONS VTH-PLAN Ons VTH-plan verandert elk jaar. Maar het hoofddoel blijft telkens hetzelfde namelijk: Ons doel is om samen een veilige leefomgeving te behouden. Dit doel houden we steeds voor ogen. Een nieuwe taak moet altijd bijdragen aan dit doel. Maar ook de bestaande taken. Blijkt dat dit niet zo is, dan is de vraag of we die werkzaamheden nog wel moeten blijven doen. Is het een taak die wettelijk verplicht is? Dan moeten we kijken of we deze niet anders en met zo min mogelijk inzet kunnen doen. Bij het beantwoorden van deze vragen is onze risico-analyse (hoofdstuk 4 van dit VTH-plan), heel erg belangrijk. Hieruit maken we op welke taken volgens ons bijdragen aan het hoofddoel. Blijkt uit de analyse dat een taak geen of nauwelijks risico s hebben voor de fysieke leefomgeving? Dan vinden wij dat deze taak niet bijdraagt aan ons hoofddoel. Andersom vinden wij dat als uit de analyse blijkt dat een taak grote risico s heeft voor de fysieke leefomgeving, deze zeker bijdraagt aan ons doel. En dat we die taak dus moeten (blijven) doen. Privacy Telefonie Klare Taal ICT Hoe gaan wij om met privacygevoelige informatie en voldoen wij aan de wet Privacy? Uit een onderzoek wat pasgeleden is uitgevoerd, blijkt dat de telefonische bereikbaarheid van de gemeente Oss moet worden verbeterd. Ook de bereikbaarheid van onze afdeling kan veel beter. Hier gaan we komend jaar aan werken. Al onze brieven naar burgers toe moet in begrijpelijke taal worden geschreven. Dit noemen wij Klare Taal. Veel van onze brieven zijn al herschreven in klare taal. Maar nog niet allemaal. Komende jaren moeten we actief bezig blijven met klare taal. Aansluiten bij systeem zaakgericht werken en nieuwe versie Centric. De uitkomsten van de risico-analyse bepalen voor toezicht en handhaving al een aantal jaar welke taken we wel, en welke niet, uitvoeren. Ook nieuwe taken nemen we mee in de risico-analyse. Op basis van de uitkomst bepalen we of we deze taak moeten gaan uitvoeren. Deze methode gebruiken we nog niet voor de taken van vergunningverlening (zoals Wabo als APV/Bijzondere wetten). Maar dat gaan we nog wel doen. Op dit moment toetsen we nieuwe taken al aan ons hoofddoel. Maar dat hebben we nog niet voor de bestaande taken gedaan. Omdat het hierbij meestal over wettelijke taken gaat zijn de keuzes wat ingewikkelder dan bij toezicht en handhaving. Maar we hebben al een start gemaakt om deze methode voor bestaande taken te gebruiken. In 2017 zijn we met een klus begonnen waarbij we gekeken naar onze Wabo-taken. De eerste resultaten zijn al in dit VTH-plan verwerkt. In 2018 gaan we door met deze klus. En dan kijken we ook gelijk naar de taken van vergunningverlening op het gebied van APV/Bijzondere wetten. Ontwikkelingen Basisregistraties De gemeente is verantwoordelijk voor de kwaliteit van Basisregistraties. Wij maken in ons werk veel gebruik van deze registraties. Maar we hebben ook een actieve rol om ervoor te zorgen dat de basisregistraties actueel en juist blijven. In 2018 doen wij mee aan het verder invullen van deze rol. 5. WELKE ONTWIKKELINGEN ZIJN ER BINNEN ONZE REGULIERE TAKEN De afgelopen tijd zijn er veel ontwikkelingen geweest die invloed hebben gehad op 5.2 ÉÉN VTH-PROCES Ons VTH-plan draait om één proces: het VTH-proces. We werken als afdeling samen aan dat ene totaalproces. Dit loopt van de intake van een klantvraag tot vergunningverlening, toezicht & handhaving, inclusief de (juridische) kwaliteit van onze producten. Daarom is het heel belangrijk dat dit proces altijd: betrouwbaar, uniform en; kwalitatief en juridisch goed is en ook blijft

15 Om hiervoor te zorgen hebben we aan het begin van 2017 het volgende geregeld: 1. We hebben een procesmanager benoemd. Deze bewaakt onze gezamenlijke verantwoordelijk voor het actueel houden en goed blijven werken van onze processen; 2. We hebben twee (maandelijkse) proces-overleggen: Procesoverleg Wabo en Procesoverleg APV/Bijzondere wetten. Alle zaken die gaan over het VTHproces worden tijdens deze overleggen besproken. We zijn momenteel bezig met de doorontwikkelingen van deze overleggen; 3. De komende jaren nemen we de klus Verbetering processen en producten vast op in het VTH-plan. We nemen bij die klus een vooraf bepaald aantal processen onder de loep. De verbeteringen die hieruit komen verwerken we in het proces of product. We zorgen dat er voldoende capaciteit wordt gereserveerd. Zowel voor deze klus als voor het onderhoud van de bestaande processen. In de proces-overleggen bepalen we welke processen onderhoud nodig hebben. 5.3 WE GAAN VAN RISICOGESTUURD NAAR RISICO- EN INFORMATIEGESTUURD De juiste dingen doen. Daar gaat ons VTH-plan over. Zoals al eerder verteld, maken wij keuzes op basis van een risicoanalyse. Maar vanaf 2018 gaan we dit ook informatie-gestuurd doen. Wat betekent dit? En hoe doen we dit? We hebben al heel veel informatie in ons bezit. En we krijgen ook steeds meer ter beschikking. Maar de informatie is vaak nog versnipperd aanwezig. Als we gegevensbestanden met elkaar koppelen kunnen we interessante verbanden leggen. Hiermee kunnen we selectief aandacht geven aan de grootste risico s en de risico s met de grootste impact. Op die manier kunnen we meer bereiken met minder middelen, minder toezichtlast en meer draagvlak. In het Handhavingsplan 2015 en onze VTH-plannen van 2016 en 2017 hebben we risico s in beeld gebracht (risico-gestuurd). We hebben daarmee het accent op de juiste onderwerpen gelegd. Nu is het tijd om dit te verbreden. Dit doen we door alle informatie die bij de gemeente én bij onze partners beschikbaar is te bundelen en te gebruiken. Dus niet alleen de informatie die bij VTH beschikbaar is. Bijvoorbeeld de landelijke Basisregistraties. Deze komen steeds meer op orde en geven ons gezamenlijke informatie. Een intensieve samenwerking met onze partners is hiervoor nodig. In 2017 zijn we op een aantal onderdelen al flink aan de slag gegaan met het bundelen van deze informatie. Het gaat om: HET BEDRIJVENBESTAND VOOR MILIEU We hebben halverwege 2017 samen met de ODBN ons bedrijvenbestand actueel gemaakt. Hierdoor hebben we nu een bedrijvenbestand wat up-to-date is. Alle bedrijven in de gemeente Oss staan er nu in. Dit geldt ook voor de bedrijven die zich nooit hebben gemeld of een vergunning hebben aangevraagd. We zijn nu aan het kijken hoe we dit bestand ook up-to-date kunnen houden (beheer). Dit doen we samen met de ODBN. Het is de bedoeling dat we dit bedrijvenbestand gaan delen met de beheerders van de relevante basisregistraties. We zijn nu aan het bekijken hoe we dat kunnen doen. Dit doen we samen met de gegevensbeheerder van onze gemeente. Het gaat om uitwisseling met de volgende basisregistraties: Basisregistratie Adressen en Gebouwen Basisregistratie Grootschalige Topografie Handelsregister (Kamer van Koophandel) Basisregistratie WOZ Basisregistratie Kadaster OBJECTENBESTAND BRANDVEILIGHEID De Regionale Brandweer heeft voor de gemeente Oss een dynamisch actueel bestand van brandgevoelige objecten gemaakt. Dit hebben zij eind 2016/begin 2017 gedaan. Ook heeft de brandweer het beheer van dit bestand geregeld. In dit bestand zitten alle objecten in de veiligheidsregio waarop de brandweer toezicht houdt omdat hier de brandveiligheidsrisico s hoog zijn. Voor de gemeente Oss zijn dit 239 objecten. Een koppeling met de basisregistraties heeft de brandweer nog niet gemaakt. Samen met de gegevensbeheerder van onze gemeente bekijken we nog hoe wij deze informatie kunnen uitwisselen met de relevante basisregistraties. RUIMTELIJKE ORDENING We hebben in 2017 een klus Actief toezicht strijdig gebruik uitgevoerd. Het doel hiervan was om een programmatische aanpak te maken voor situaties die in strijd zijn met het bestemmingsplan. Door het koppelen van allerlei gegeven zijn in de klus concrete adressen genoemd, en toezichtacties geformuleerd. Deze gaan we in 2018 uitvoeren. Al deze acties richten we op zaken waar de risico s voor veiligheid en gezondheid groot kunnen zijn. Bijvoorbeeld bij: illegale bewoning, overbewoning (als er te veel mensen in een huis wonen), het gebruik van leegstaande panden in strijd met het bestemmingsplan en, de huisvesting van arbeidsmigranten. We hebben hiervoor gegevens gebruikt uit bijvoorbeeld de stoppersregeling agrarische bedrijven, RNI gegevens arbeidsmigranten en de gegevens uit het BRP. Ons doel om alle geplande acties uit te voeren omdat dit allemaal zaken zijn met een hoge prioriteit. 5.4 WIE ZIJN ONZE IN- EN EXTERNE PARTNERS? Wij hebben andere partijen nodig om ons werk goed te kunnen doen. Daarom werken wij veel samen met in- en externe partners. Die partners zijn allemaal specialisten en beschikken over kennis en capaciteit die wij niet op onze afdeling hebben. We werken continu samen om de kwaliteit van onze producten, de omgang met onze klanten en de samenwerking op zichzelf te verbeteren. WIE ZIJN ONZE EXTERNE PARTNERS? Wij werken met veel externe partners samen als het gaat om onze VTH-taken. De volgende 4 lichten we hieronder toe: de Omgevingsdienst Brabant-Noord (ODBN), het team Risicobeheersing van Brandweer Brabant Noord (de brandweer), de Inspectie Kinderopvang van de Gemeentelijke Gezondheidsdienst (GGD), en Politie en Justitie OMGEVINGSDIENST BRABANT NOORD (ODBN) De ODBN voert bijna al onze VTH taken op het gebied van milieu uit. Het enige wat zij niet voor ons doen is het nemen van de uiteindelijke besluiten. Vorig jaar bleek dat de ODBN deze milieutaken over het algemeen voldoende uitvoerde. Alleen het houden van toezicht op bedrijven was ver onder de maat. Daarom hebben we in 2017 samen met de ODBN gestuurd op dit programma. De ODBN heeft extra 28 29

16 capaciteit ingehuurd en vast in dienst genomen. Ook hebben we met het up-todate maken van het bedrijvenbestand een efficiëntie slag gemaakt. Uiteindelijk heeft de ODBN alle achterstand van 2016 ingehaald én verwachten we dat ze het programma voor 2017 voor 80% tot 85% uit kan voeren. 100% bleek niet haalbaar omdat er een groot tekort is op de arbeidsmarkt. Hierdoor kon de ODBN niet voldoende personeel werven. Dit probleem zal er ook nog in 2018 zijn. Maar om ervoor te zorgen dat hierdoor weer ons programma niet wordt gehaald, hebben we een nieuwe vorm voor het programma opgezet. Dit hebben we samen met andere deelnemende gemeenten gedaan. We hebben een haalbaar programma gemaakt waarmee we de juiste dingen doen. De basis hiervan is: een juiste prioritering, de inzet van informatie-gestuurd toezicht en, een reëel inschatting van de beschikbare capaciteit Ook hebben de deelnemende gemeenten samen met de ODBN nog eens elf strategische onderwerpen geformuleerd. Die onderwerpen worden in 2018 uitgewerkt en moeten bijdragen aan een kwalitatief beter en efficiëntere taakuitvoering door de ODBN. Voorbeelden van deze onderwerpen zijn: een nieuw financieringsmodel, de herziening of actualisatie van de gemaakte werkafspraken en mandaten, een meerjarenprogramma voor de collectieve taken en, een actualisatie van de gemeenschappelijke regeling. BRANDWEER In 2016 hebben we onze regionale werkwijze voor toezicht op het gebied van brandveiligheid verder ontwikkelt. Dit hebben we samen met de Brandweer gedaan. Het resultaat is de Regionale Toezichtstrategie Brandveiligheid. Deze strategie beschrijft de gemaakte keuzes op basis van: een prioritering, de werkwijze bij het toezicht en het eventuele handhavingsvervolg. In 2017 heeft de Brandweer voor het eerst ervaring opgedaan met deze strategie. De conclusie is dat deze strategie uitstekend werkt. Wel moeten er een paar kleine dingen in worden aangepast. Het voordeel is dat de capaciteit van de Brandweer is afgestemd op de strategie. Hierdoor heeft de Brandweer het programma helemaal kunnen afwerken. Ook ons VTH-plan is afgestemd op die strategie. Hierdoor hebben wij in alle gevallen waar het nodig was, onze handhavingstrategie kunnen uitvoeren. We hebben in 2017 ook samen met de brandweer werkafspraken gemaakt en strategieën bepaald voor de rol van de brandweer. Het gaat dan om hun rol bij het verlenen van vergunningen voor het bouwen van bouwwerken en het houden van evenementen. In 2018 gaan we voor het eerst volgens deze afspraken te werken. GGD De GGD voert voor ons het toezicht uit op de kinderopvang. Zij voert haar controles uit op basis van een stoplichtenmodel. Wat betekent dit? Een kinderopvanglocatie krijgt een kleurcode. Dit kan rood, oranje geel of groen zijn. Wat betekenen deze kleurcodes? De kleurcode geeft aan welk risicoprofiel een locatie heeft. Het risicoprofiel wordt gebaseerd op het naleefgedrag van de afgelopen jaren, maar ook op andere signalen, zoals het personeelsverloop en klachten van ouders. Een rode of oranje locatie wordt uitvoeriger gecontroleerd dan een groene of gele locatie. In 2017 hebben we samen met de GGD meegedaan met de landelijke pilot Herstelaanbod, onderdeel van Het Nieuwe Toezicht. Het doel van de pilot was om te kijken of het toezicht praktischer kan worden uitgevoerd, met een minder formele procedure. De toezichthouder heeft de mogelijkheid gekregen om een herstelaanbod te bieden. De toezichthouder kan met de houder van het kinderdagverblijf een termijn afspreken van maximaal 4 weken voor een hercontrole. Dit werkt prettig: veel overtredingen waren bij de hercontrole beëindigd. De houder heeft dan aangetoond dat de locatie weer voldoet aan de Wet kinderopvang. Dit voorkomt handhavingsprocedure. Bij zeer ernstige overtredingen geeft de toezichthouder geen herstelaanbod, maar volgt direct een handhavingsprocedure. Vanwege het grote succes van de pilot hebben we besloten om vanaf 2018 zo te blijven werken. POLITIE EN JUSTITIE We hebben nauw contact met de politie als het gaat om openbare orde en veiligheid. Met name in de strijd tegen drugsoverlast, de verkoop en productie van drugs, ondermijning en evenementen, werken we intensief samen. Op het gebied van evenementen werken de politie en wij ook intensief samen met de evenementencoördinator van de Veiligheidsregio en het Centrummanagement Oss. WIE ZIJN ONZE BELANGRIJKSTE INTERNE PARTNERS? Wij werken met 4 belangrijke interne partners samen als het gaat om onze VTHtaken. Dit zijn de volgende afdelingen: Balie Bouwen, Wonen en Leefomgeving (BML), Toezicht Openbare Ruimte en Handhaving Openbare Ruimte (TOR/HOR), Stadsbeleid Ruimtelijke Ontwikkeling (SRO), Beheer openbare ruimte (BOR). BALIE BOUWEN MILIEU EN LEEFOMGEVING (BML) Via de balie loopt het eerste contact tussen onze klant en VTH. Zij zijn als het ware onze voordeur. Alle telefoontjes, brieven, internetmeldingen en mails komen bij Balie BML binnen. Verder voeren zij een aantal eenvoudige taken voor ons uit, de zogenoemde Haalproducten. Hierdoor zijn zij heel erg belangrijk voor VTH. Toch merken we dat de afstand tussen Balie BML en VTH soms groot is. Daarom zijn we in 2017 begonnen om de onderlinge samenwerking te versterken. Dit hebben we gedaan door hen bijvoorbeeld toegang te geven tot onze afdelings-website. En sluiten zij aan bij procesoverleggen. Ook zijn we met hun in gesprek over een 30 31

17 aantal verbeterpunten. In 2018 gaan we hier zeker mee verder. Dit doen we in de vorm van een klus die we opnemen in het VTH-plan. De klus richt zich op de huidige werkzaamheden van de balie (de haalproducten), die in de komende Omgevingswet gekoppeld kunnen worden aan de snelservice-formule van die Omgevingswet. Verder gaan we samen bekijken of zij voor ons, naast de haalproducten, een aantal wat ingewikkeldere producten kunnen gaan doen. Dit noemen we de zogenoemde 2e lijns-producten. TOEZICHT OPENBARE RUIMTE EN HANDHAVING OPENBARE RUIMTE (TOR/HOR) Het team TOR/HOR voert voor ons toezicht uit. Dit is vooral gericht op de openbare ruimte. Maar ook op het gebied van openbare orde zijn zij op bepaalde onderdelen onze ogen en oren. Zij voeren voor ons toezicht uit als het gaat om bijvoorbeeld: het naleven van de sluitingstijden, het alcoholgebruik bij jongeren onder de 18 jaar en, de strijd tegen heling van fietsen. In 2015 en 2016 hebben we een klus uitgevoerd met als doel dat de samenwerking met dit team verbetert. Dit is goed gelukt want de samenwerking is flink vooruitgegaan. Dit willen we natuurlijk zo houden. Daarom blijven we ook in 2018 hier energie in steken. STADSBELEID RUIMTELIJKE ONTWIKKELING (SRO) De afdeling SRO stelt het ruimtelijke beleid voor de gemeente Oss op. Ook bepaalt deze afdeling of een afwijking van dat beleid mogelijk is, en onder welke voorwaarden. Met andere woorden, SRO maakt het ruimtelijke beleid dat wij controleren en uitvoeren. Op veel gebieden is de samenwerking de afgelopen jaren verbeterd. Maar door de Omgevingswet die gaat komen is een nog veel nauwere samenwerking met SRO nodig. Onder de vlag van die Omgevingswet gaan we met SRO werken aan nieuwe werkwijzen die de Omgevingswet aan ons vraagt. Hier gaan we in 2018 mee beginnen en zal daarna ook nog doorgaan. In onze preventiestrategie hebben wij aangegeven dat wij meer betrokken willen worden bij beleidsvorming door SRO. Wij willen maatschappelijke ontwikkelingen die wij in het veld zien, in kaart brengen en doorgeven aan SRO. De afdeling SRO kan met behulp van die informatie bepalen of het beleid aangepast moet of kan worden. BEHEER OPENBARE RUIMTE (BOR) De afdeling BOR zorgt voor de openbare ruimte van de gemeente Oss. Zij weten wat er allemaal in de openbare ruimte gebeurt. Aan de andere kant zorgen wij voor de fysieke leefomgeving. Dit zijn verschillende belangen. Afstemming hierover is nodig. Wij vragen advies aan BOR bij bijvoorbeeld aanvragen evenementenvergunning, sommige omgevingsvergunningen en meldingen voor het organiseren van een klein evenement. Ook hebben we in het kader van de bestuursopdracht capaciteit van deze afdeling toegevoegd aan onze werkzaamheden met betrekking tot evenementen. 5.5 WAT ZIJN ONZE KLANTVRAGEN? Al onze werkzaamheden gaan over het behandelen van een klantwens of klantvraag. De aanleiding daarvan kan sterk verschillen. Elke klantwens vraagt daarom om een eigen benadering en een eigen proces. Wij hebben daarom in ons VTH-plan 2017 onze werkwijzen/processen ingedeeld op de aanleiding van de wens van de klant. Dit zijn: a. Klantvraag De klant vraagt om informatie. Of om een vergunning of melding; b. Programmatisch De klant voert activiteiten uit die wij actief controleren. Bijvoorbeeld als iemand iets gaat bouwen of bedrijven die activiteiten uitvoeren; c. Incidenteel De klant dient een klacht of een verzoek om handhaving in omdat hij/zij ergens veel last van heeft. Deze indeling heeft ons in 2017 veel houvast gegeven. We hebben daardoor een duidelijk programma kunnen opstellen. Daarom blijven we ook in 2018 deze indeling aanhouden. Wel hebben we een aantal kleine aanpassingen gedaan. Dit is nodig zodat onze veranderende werkzaamheden blijven passen in deze indeling. Een voorbeeld is het samenvoegen van Evenementen complex en niet-complex. En het toevoegen van een categorie vergunningen < ,-. Verder merken we duidelijk een aantrekkende economie in de gemeente Oss. Dit merken we vooral doordat er steeds meer vergunningen worden aangevraagd. Vooral vergunningen voor bouwactiviteiten nemen toe. Dit zorgt ervoor dat wij meer capaciteit nodig hebben voor het afhandelen van de vergunningen en het toezicht daarop. 5.6 WAT IS PROGRAMMATISCH TOEZICHT? Klantvragen leiden tot vergunningen en toestemmingen. Daaraan zitten bijna altijd voorwaarden. Het toezicht op die voorwaarden doen wij. Dit doen wij programmatisch. Wat houdt dit in? Dat wij vooraf bepalen waar wij toezicht gaan houden. Dat doen wij risicogericht en steeds vaker informatie-gestuurd. Daar hebben we eerder in dit hoofdstuk al iets over gezegd. Ook hebben we al verteld dat onze partners veel van het toezicht uitvoeren. Maar wij hebben zelf ook een grote rol in het programmatische toezicht en vooral de handhaving. MILIEU Veel van onze milieutaken laten we door de ODBN uitvoeren. Zelf besteden we tijd aan de regie op deze taken. Dat geldt zowel voor vergunningverlening als voor toezicht & handhaving. Onze rol verandert hierdoor. Ons werk bestaat voor een deel uit het uitvoeren van administratieve taken zoals het inboeken van stukken, en het registreren van processtappen. Dit laatste is steeds minder nodig nu de ODBN in 2017 een nieuw processysteem heeft ontwikkeld met een bijbehorende registratie. Op het gebied van vergunningverlening blijven we een grote regierol vervullen. Wij zijn de onmisbare schakel tussen de klant en de inhoudelijke expert. BRANDWEER Door de nieuwe regionale werkwijze door en met de brandweer, kost toezicht en handhaving ons veel minder tijd dan voorheen. Onze regierol is niet altijd meer nodig en het aantal handhavingszaken wordt minder. Hierdoor kunnen we onze capaciteit gebruiken voor andere zaken. In 2018 gaan we ook op het gebied van vergunningverlening en evenementen anders werken. Hierbij verwachten we ook dat we efficiënter gaan werken. Maar dat zullen we op het gebied van capaciteit pas later in het jaar of zelfs pas in 2019 merken

18 GGD Eerder in dit hoofdstuk hebben wij al aangegeven dat we een succesvolle pilot met de GGD hebben gedraaid voor het toezicht op de kinderopvang. We hebben besloten om de pilot om te zetten in een gangbare werkwijze. OPENBARE ORDE Op het gebied van brandveiligheid hebben we in 2016 en 2017 een paar efficiëntieslagen gemaakt. Hiervoor hoeven we dus minder capaciteit in te zetten. Deze capaciteit kunnen we goed gebruiken voor zaken die gaan over de openbare orde. Want daar zien we een toename in en kost ons steeds meer tijd. Het gaat om de volgende onderwerpen: DE OPIUMWET In het VTH-plan voor 2017 staat dat het aantal opiumwetzaken in 2015 en 2016 flink was toegenomen. In 2017 is dat aantal niet verder gestegen. Maar door de vele rechtelijke uitspraken op dit gebied moeten wij een steeds uitvoeriger onderzoek en belangenafweging doen. Per zaak zijn we steeds meer tijd kwijt. We verwachten dat dit de komende jaren zo blijft toenemen. TEGENGAAN VAN WOONOVERLAST Eind 2017 heeft de gemeenteraad een artikel toegevoegd aan de Algemene Plaatselijke Verordening (APV). Het gaat om een artikel waarmee de gemeente en de politie woonoverlast kan tegengaan. De handhaving van dit artikel is een taak voor onze afdeling. Deze taak is nieuw en zal om die reden veel capaciteit vragen. Zeker omdat er al een aantal casussen op de plank liggen en het onbekend terrein is dat we nog moeten verkennen. de juiste locaties controleren. Dat levert wel vaker overtredingen op, en dus ook handhavingszaken. Daarvoor zullen we voldoende capaciteit moeten reserveren. In 2018 starten we met het uitvoeren van dat meerjarenprogramma. 5.7 WAT IS HET KLUSSENBOEK? EN WELKE KLUSSEN STAAN DAAR IN? Tegelijk met ons VTH-plan hebben we ons klussenboek ingevoerd. Het klussenboek is een verzameling van allerlei verbeterpunten die nodig zijn voor ons werk. Het doel van deze klussen is om de kwaliteit en efficiëntie van onze producten nog verder te verbeteren. Bij het opstellen van het klussenboek hebben we ook input gevraagd aan in- en externe partijen. Zij hebben aangegeven of en welke zaken er nog beter kunnen bij VTH. Deze zijn vertaald in klussen. We pakken deze als afdeling op, eventueel samen met de partners. De afgelopen jaren heeft het klussenboek al heel veel mooie resultaten opgeleverd. Daarom gaan we in 2018 hier zeker mee door. WELKE KLUSSEN HEBBEN WE IN 2017 AFGEROND? In 2017 hebben we veel van onze klussen met succes afgerond, of bijna afgerond. De resultaten hiervan hebben we verwerkt in ons VTH-plan Op de volgende bladzijde staat een overzicht. ONDERMIJNING Het thema ondermijning komt in heel veel van onze werkzaamheden terug. Op dit moment is dit thema binnen onze organisatie nog flink in ontwikkeling. We kunnen wel steeds beter inschatten wat onze rol daarin wordt, en hoeveel tijd dit ons zal kosten. BIBOB Het Bibob-onderzoek is een taak van onze afdeling. Deze taak hebben we de afgelopen 3 jaren goed geborgd op de afdeling. We moeten, naast de dagelijkse onderzoeken, voldoende tijd en ruimte blijven houden om de kwaliteit vast te houden. HELING In 2017 was de strijd tegen heling van gestolen fietsen voor een gedeelte een nieuwe VTH-taak. Tot nu toe hebben we in de praktijk hier nog niets voor hoeven doen. Maar dit zal de komende jaren veranderen en zal er een beroep op VTH worden gedaan. Dit komt ook omdat we verwachten dat de komende jaren de strijd tegen heling wordt uitgebreid naar antiek, juweliers en wellicht zelfs auto s. RUIMTELIJKE ORDENING In 2016 hebben we geconstateerd dat we ons toezicht en handhaving op ruimtelijke ordening meer gestructureerd moeten uitvoeren. We hebben toen een klus uitgevoerd om te ontdekken welke thema s aandacht nodig hebben. In 2017 hebben we met een klus die thema s concreet uitgewerkt in een meerjarenprogramma. Dat programma is informatie-gestuurd. Het resultaat zal zijn dat we veel meer op WELKE KLUSSEN WILLEN WE IN 2018 OPPAKKEN? Maar het verbeterproces houdt niet op. We hebben op onze afdeling en bij onze partners weer een aantal nieuwe klussen opgehaald. Deze klussen nemen we op in ons VTH-plan In de tabel hieronder staat een overzicht van de klussen. Of we alle klussen kunnen uitvoeren, moet nog blijken. In het hoofdstuk Uitvoeringsprogramma 2018 bepalen we hoeveel capaciteit we aan klussen willen gaan besteden. En als het nodig is bepalen we ook aan welke klussen we die capaciteit besteden en aan welke niet. Klussen die we in 2018 niet kunnen oppakken, schuiven we door naar

19 36 37

20 Hoofdstuk

21 Hoofdstuk 3 Missie, uitgangspunten en doelstellingen 1. INLEIDING Onze missie is Ons doel is om samen een veilige leefomgeving te behouden. Hiermee hebben we onze hoofddoelstelling meteen te pakken. Maar aan deze doelstelling gaat een missie en een aantal uitgangspunten vooraf. Verder hebben we deze brede hoofddoelstelling uitgewerkt in subdoelstellingen. Deze samen bepalen onze prioriteiten, strategieën en het uiteindelijk uitvoeringsprogramma. In dit hoofdstuk gaan we hier verder op in. 2. WAT IS ONZE MISSIE? In 2016 hebben wij als afdeling VTH onze missie en kernwaarden bepaald. Onze missie staat voor: waarvoor zijn we op aarde? En de kernwaarden staan voor: waar geloven we in? In deze missie hebben wij onze bestaansgrond, waarden en identiteit beschreven. Daar staan we nu nog steeds achter. Daarom is dit weer de basis voor dit VTH-plan 2018: 3. WAT ZIJN DE UITGANGSPUNTEN VAN ONZE MISSIE EN KERNWAARDEN? Onze missie hebben we in het VTH-plan 2017 al vertaald in een aantal strategieën. We hebben een aantal uitgangspunten opgesteld om die strategieën meer houvast te geven, en beter op elkaar af te stemmen. Onze uitgangspunten zijn in vijf hoofdgroepen verdeeld. Deze vormen samen de basis van onze missie en kernwaarden. En deze basis hangt samen met een belangrijk principe, namelijk één VTH-proces

22 Dit principe betekent dat we bij VTH alles als één afdeling/één proces doen. Dit houdt in dat we: integraal (afdelingsbreed) risico s afwegen en prioriteiten bepalen. deze prioriteiten tussen vergunningverlening en toezicht en handhaving goed op elkaar afstemmen. een eenduidige (afdelingsbrede) strategie bepalen om invulling te geven aan de prioriteiten. een afdelingsbrede afweging maken van de inzet van middelen (de benodigde capaciteit afgezet tegen de beschikbare capaciteit). een betere beheersing van de werkvoorraad krijgen door het werken met kengetallen. Hierbij wordt ook rekening gehouden met hoe de verschillende werkzaamheden elkaar binnen de afdeling beïnvloeden (hit rates). Op het grondbeginsel staan vijf hoofdgroepen. Deze gaan we nu verder bespreken. 3.1 WELKE KERNWAARDEN HEBBEN DIRECT TE MAKEN MET ONZE KLANT? De eerste hoofdgroep is de klant. De wensen van onze klanten staan centraal in onze missie. En ook veel van onze kernwaarden hebben direct te maken met de klant zoals: open flexibele houding, duidelijk communiceren, vertrouwen op eigen verantwoordelijkheid en gericht op maatschappelijk rendement Op deze kernwaarden gaan we nu verder in WAT HOUDEN ONZE KERNWAARDEN PRECIES IN? OPEN FLEXIBELE HOUDING EN DUIDELIJK COMMUNICEREN Alles wat we doen is voor onze klanten. Maar als we met de klant goed kunnen samenwerken heeft dat veel voordelen. Bijvoorbeeld een betere dienstverlening voor de klant. Zo kunnen we nog beter ons werk doen. De komende tijd gaan we klantreizen uitvoeren. Dit doen we vooral omdat de Omgevingswet in aantocht is. Deze gaat waarschijnlijk in 2020 gelden. Wat is een klantreis? Dat is vrij vertaald de weg die een (potentiële) klant aflegt om tot een handeling over te gaan. In ons werk is dat bijvoorbeeld de weg (stappen) die iemand aflegt totdat hij/zij een besluit krijgt op een aanvraag. Of op een handhavingsverzoek. Dit kan fysiek zijn, bijvoorbeeld het bezoeken van onze balie BML, maar dit kunnen ook verschillende stappen in ons digitaal loket zijn bij het aanvragen van een product. Het doel hiervan is dat we ons verplaatsen in onze klanten en de weg die zij afleggen, zodat we die kunnen verbeteren. De zogenoemde midoffice speelt hierbij een belangrijke rol. De verwachting is dat de inrichting van de midoffice ze in 2018 klaar is. VERTROUWEN OP EIGEN VERANTWOORDELIJKHEID We vertrouwen erop dat de klant: de juiste vergunningen aanvraagt, zich volgens de regels gedraagt en voldoende rekening houdt mijn zijn/haar omgeving. Maar hoe kan de klant dit allemaal weten? Door hem/haar goed en duidelijk voor te lichten welke spelregels gelden. Dit kan op verschillende manieren, bijvoorbeeld via onze website, balie BML of in onze brieven. Dit is dus een belangrijke rol voor ons. We hebben hiervoor een methode opgesteld, de preventiestrategie. Ons vertrouwen in de klant is groot. Maar helaas blijkt in de praktijk dat niet iedereen zijn of haar verantwoordelijkheid neemt. Als we merken dat een klant misbruik maakt van dat vertrouwen, treden we ook duidelijk en streng op. Hiervoor gebruiken we de landelijke handhavingsstrategie. In deze strategie staat dat we bij overtredingen met een groot risico strenger op moeten treden dan bij overtredingen met een klein risico. GERICHT OP MAATSCHAPPELIJK RENDEMENT Alleen de dingen doen die zinvol zijn voor de maatschappij. Dat is ook 1 van onze kernwaarden. We zullen onze manier van werken, strategieën en processen alsmaar moeten toetsen aan dit uitgangspunt. Om dit te kunnen doen zijn we gestart met 2 procesoverleggen. Hierin bewaken verschillende deskundigen van onze afdeling het doel en het rendement. Het gaat dan om de processen Wabo en APV/Bijzondere wetten. WAT IS EIGENLIJK HET NUT OF DE NOODZAAK VAN EEN VERGUNNING? Veel mensen zien een vergunning als een soort lastig te verkrijgen papiertje van de overheid waarmee ze toestemming krijgen om iets te mogen doen. Maar dit is niet ons uitgangspunt. Wij vinden dat een vergunning veel meer is dan dat. Het nut van een vergunning is namelijk: De overheid bevestigt dat de activiteit volgens de regels wordt uitgevoerd. De overheid toetst of een activiteit volgens de regels wordt uitgevoerd. Blijkt dat dit zo is? Dan bevestigt de overheid dit in een vergunning. Een vergunning is een besluit op grond van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Iedereen is op de hoogte van wat er in de omgeving gebeurt. Als een vergunning wordt verleend, moet de overheid deze in een lokale krant zetten. Dit geldt voor de meeste vergunningen en heet bekendmaken. Zo weet de omgeving dat er iets in hun omgeving gaat gebeuren of veranderen. Hiermee wordt de vergunning een openbaar stuk en dus voor iedereen zichtbaar. Dit heet publiekelijk. Ook kan iedereen de vergunning komen bekijken. Dit heet ter inzage. Iedereen kan aan de overheid vragen of het allemaal wel goed zit. Bijvoorbeeld of de uitvoering van de activiteit wel echt voldoet aan alle regels. En of de overheid haar werk wel goed heeft gedaan bij het beoordelen van de aangevraagde vergunning. Dit heet zienswijze indienen of bezwaar maken. Blijkt dat dit allemaal in orde is? Dan mag datgene wat is aangevraagd worden uitgevoerd. 3.2 SYSTEEM De tweede hoofdgroep is het Systeem. Kwaliteit en Professionaliteit zijn twee kenwaarden uit onze missie die samenhangt met de systematiek die we in 2016 al hebben gekozen. In dit VTH-plan 2018 maken we weer gebruik van de PDCA-beleidscyclus, net als in onze eerdere VTH-plannen. Deze cyclus blijft ons uitgangspunt. We gaan deze cyclus alleen nog meer doorlopen, door constant onze voortgang te meten en te verbeteren. Daarmee voldoen we ook aan de nieuwe wet VTH. De cyclus hebben we in het vorige hoofdstuk al genoemd

23 3.3 RELATIE De derde hoofdgroep is de Relatie. Goed samenwerken met onze partners is onmisbaar voor onze missie en het uitvoeren van onze regierol. We stemmen daarom de keuzes in het VTH-plan goed af met onze in- en externe partners. Daarom zijn onze partners nu actief betrokken bij de planvorming. Belangrijk in de relatie is de rolverdeling. Ons uitgangspunt daarbij is dat wij, de gemeente, de regie voeren. De inhoud hebben we goed georganiseerd en kan zoveel mogelijk op afstand bij professionele partners: op basis van kwaliteitscriteria en prestatie-indicatoren, vastgelegd in heldere Dienstverleningsovereenkomsten (DVO s), we kennen onze partners en investeren in de relatie, we organiseren goed opdrachtgeverschap. Onze regierol betekent ook dat wij in de gaten houden dat onze partners doen wat we hebben afgesproken. In principe doen we dit op basis van vertrouwen. Maar als het nodig is doen we dit actief. Dit jaar houden we actief in de gaten of de Omgevingsdienst Brabant-Noord doet wat we hebben afgesproken. 3.4 VERANTWOORDING Onze zogenoemde Urenmtarix is de basis voor onze vierde hoofdgroep Verantwoording. In deze matrix staan onze taken, verwachtingen en risico s. Deze zijn vertaald naar de capaciteit die we daarvoor nodig hebben. Een rekenmodel vergelijkt de capaciteit die we nodig hebben met de beschikbare capaciteit. Hiermee is direct duidelijk of we genoeg capaciteit hebben. Uitgangspunt van het VTH-plan 2018 is dat de middelen die we nodig hebben voor het uitvoeringsprogramma gegarandeerd zijn. WAT ALS ER ONVERWACHTE DINGEN GEBEUREN? De urenmatrix is onze planning voor het komend jaar, oftewel ons Uitvoeringsprogramma Maar we weten uit ervaring dat het in de praktijk vaak anders loopt. De verwachting is dan ook dat er in 2018 onverwachte ontwikkelingen op ons af zullen komen die nu niet in de matrix staan. Deze ontwikkelingen kunnen zorgen voor een verandering in de planning. Op het moment dat deze situatie zich voordoet moeten we goed nadenken over een oplossing. Maar de basis van de VTH-werkzaamheden is en blijft de Urenmatrix. Een goede monitoring is daarom heel erg belangrijk. verbeteren. In de wet VTH staat dat we voor kwaliteitsverbetering zogenoemde prestatie-indicatoren moeten opstellen. Die indicatoren moeten aangeven wat wij willen presteren op gebied van kwaliteit. Daarnaast nemen we in ons Uitvoeringsprogramma 2018 een klussenboek op. Daarin staan actiepunten en verbeterpunten die nodig zijn om de kwaliteit te behouden of te verbeteren. 4. WAT ZIJN ONZE DOELSTELLINGEN? In dit plan hebben we al eerder aangegeven dat de wet VTH en het bijbehorende AmvB in 2017 zijn gaan gelden. En dat we met ons VTH-plan voldoen aan de wettelijke eisen die in de wet en AMvB staan. Vorig jaar was dit ook al zo, behalve dat we nog niet voldeden aan de eisen over doelstellingen. Eén van de eisen uit de AmvB is dat wij doelstellingen moeten opnemen in ons VTH-plan. Die hadden we nog niet in onze eerdere VTH-plannen. In 2017 hebben we met een klus doelstellingen beschreven. Het zijn nu vooral nog doelstellingen die volgen uit bestuurlijke doelen. In 2018 gaan we deze verder uitwerken in afdelingsen zelfs teamdoelen. 4.1 WELKE DOELSTELLINGEN HEBBEN WE AL? In de Omgevingsanalyse hebben we doelstellingen uit de programmabegroting vertaald naar doelstellingen voor onze afdeling VTH. Ook hebben we in de analyse doelstellingen beschreven voor kwaliteitsverbetering. Op de volgende bladzijde staat hier een overzicht van. HOE HOUDEN WE DE VOORTGANG IN DE GATEN? Om het VTH-plan 2018 te laten slagen moeten we de voortgang constant meten en bewaken (monitoren). Monitoren doen we elke maand op de volgende 2 manieren: 1. In de gaten houden dat medewerkers niet meer tijd besteden aan een bepaald producten dan we hebben gereserveerd in de Urenmatrix. Hiervoor gebruiken we de tijdschrijfgegevens van Timetell. 2. Een overzicht maken van de aantallen processen die we als afdeling in behandeling hebben of hebben afgewerkt. Deze aantallen vergelijken we met de aantallen die we hebben ingeschat in de Urenmatrix. Op deze manier hebben we altijd een actuele stand van zaken. En als het nodig is kunnen we op tijd bijsturen. 3.5 KWALITEIT Met het VTH-plan 2018 proberen we constant onze processen en producten te Rechts staan de doelstellingen die we opnemen in ons VTH-plan In het Uitvoeringsprogramma zullen we hier capaciteit voor reserveren. In 2018 gaan we meten of we onze doelstellingen halen

24 Hoofdstuk

25 Hoofdstuk 4 Probleemanalyse en prioriteiten 1. INLEIDING Ons VTH-beleid moet gebaseerd zijn op een probleemanalyse. Dat staat in de wet VTH. Wat is een probleemanalyse? Dat is een omschrijving van het echte probleem. Pas nadat we weten wat het probleem is, kunnen we het oplossen. Wat levert zo n probleemanalyse op? We krijgen inzicht in: de ontwikkelingen, problemen en risico s in onze gemeente en; de rol die vergunningverlening, toezicht en handhaving (onze VTH-taken) heeft in het aanpakken en beheersen van deze ontwikkelingen, problemen en risico s. Als we dit duidelijk hebben, kunnen we onze werkzaamheden hierop gericht inzetten. De probleemanalyse vormt de basis voor het stellen van: prioriteiten; het opstellen van strategieën. De probleemanalyse bestaat uit een omgevings- en risicoanalyse. In de omgevingsanalyse staan de ontwikkelingen in onze omgeving die invloed hebben op onze VTH-taken. In de volgende paragrafen gaan we hier dieper op in. 2. WAT IS DE OMGEVINGSANALYSE? Onze omgeving verandert constant. Hier hebben we vaak weinig of geen invloed op. Ook merken wij soms niets van deze ontwikkelingen. Toch kunnen ze wel invloed hebben op ons werk en de uitvoering van onze vergunningverlening-, toezicht- en handhavingstaken (VTH-taken). We moeten er daarom wel rekening mee houden. En als het nodig is moeten we er ook snel en actief op in kunnen spelen. Daarom hebben we een omgevingsanalyse gemaakt. Hierin staan alle ontwikkelingen waarvan wij weten dat die in onze omgeving spelen of gaan spelen. In hoofdstuk 2 van dit VTH-plan gaan we dieper in op de omgevingsanalyse. 3. WAT IS EEN RISICOANALYSE? Naast de toekomstige ontwikkelingen hebben ook de risico s die we lopen invloed op onze manier van werken. We hebben daarom de risico s in beeld gebracht in een risicoanalyse. Hierin zijn de volgende vragen uitgewerkt: welke problemen kunnen optreden; hoe groot het risico is dat deze problemen ook echt gaan optreden en; hoe ernstig deze problemen zijn

26 3.1 HOE IS DE RISICOANALYSE OPGEZET EN UITGEVOERD? In het VTH-plan 2016 hebben we per product/activiteit de negatieven effecten ingeschat als we: een aanvraag heel beperkt toetsen; geen toezicht meer houden en; geen handhavingsprocedures meer voeren. Hierbij hebben we antwoorden gezocht op vragen zoals: Stort een bouwwerk in, of wordt het milieu aangetast als we een taak niet meer uitvoeren? Vallen er slachtoffers of worden omwonenden ziek? Heeft iemand er last van, of wordt het een rommel? Wat is de kans dat deze gevolgen zich ook echt voor doen? Op deze vragen hebben we voor elk van onze producten/taken een antwoord gegeven samen met een cijfer. Dit cijfer staat voor de grootte van het negatieve effect wat kan ontstaan (1 t/m 5). Hoe hoger het getal hoe groter het negatieve effect is. Ook de kans dat het negatief effect kan ontstaan hebben we een cijfer gegeven. Daarna hebben we een rekensom gemaakt van de risico s van onze activiteiten. Zo kunnen we ze op een eerlijke manier met elkaar vergelijken. prioriteit Middel gegeven. Als we deze activiteiten niet meer zouden uitvoeren geven ze een kleine kans op negatieve gevolgen. Of de negatieve gevolgen die kunnen ontstaan zijn klein. Daarom blijven we deze activiteiten uitvoeren. Maar we gaan wel onderzoeken hoe we dit efficiënter kunnen doen. We gaan nu verder in op de activiteiten met een hoge, middel of lage prioriteit. Ook leggen we uit wat die prioriteit voor die activiteit betekent. 4.1 WELKE ACTIVITEITEN HEBBEN EEN HOGE PRIORITEIT? De activiteiten met een hoge prioriteit staan in de tabel hieronder. 3.2 IS DE RISICOANALYSE EEN SUCCES? Vanaf 2016 werken we met de risico-analyse. Aan het eind van 2016 en 2017 hebben we bekeken of deze nog actueel en werkbaar is. Dit is zo, behalve een paar kleine aanpassingen. Door deze aanpassingen sluit de analyse weer compleet aan op onze werkzaamheden. Daarom gebruiken we dezelfde risico-analyse ook in dit VTH-plan Hier gaan we nu verder op in. 4. HOE PRIORITEREN WE? In de risicoanalyse hebben we alle VTH-activiteiten verdeeld in 3 groepen. Namelijk in: prioriteit hoog, prioriteit middel en prioriteit laag. De activiteiten met de hoogste score, oftewel de meeste risico s, staan bovenaan. De activiteiten met de laagste risico s onderaan. Maar wat betekent dat nu voor de uitvoering van onze taken? WAT BETEKENT PRIORITEIT HOOG? De grootste risico s lopen we als we de activiteiten met de hoogste scores niet meer zouden uitvoeren. Dat willen we natuurlijk niet. Daarom moeten we die activiteiten altijd uitvoeren. En dat moeten we goed doen anders geeft dat problemen. Deze activiteiten krijgt daarom een hoge prioriteit. WAT BETEKENT PRIORITEIT LAAG? Als we de activiteiten met een lage score niet meer zouden uitvoeren, of met minimale inzet, lopen we weinig risico. De kans dat dit forse negatieve gevolgen heeft is heel klein. Deze activiteiten geven we daarom een lage prioriteit. WAT BETEKENT PRIORITEIT MIDDEL? Tussen prioriteit Hoog en Laag staan nog een aantal activiteiten. Deze hebben we Deze activiteiten hebben risico s waarvan wij vinden dat we die niet kunnen accepteren. Dit kan verschillende redenen hebben zoals: de veiligheid en gezondheid loopt groot gevaar; de leefbaarheid of de ruimtelijke kwaliteit wordt heel erg slecht HOE GAAN WE MET DEZE ACTIVITEITEN OM? VERGUNNINGVERLENING De aanvragen worden door de regisseur vergunningen tot in de details getoetst. De vergunning is van een juridisch hoog niveau. Specialisten zijn onder andere de Omgevingsdienst Brabant Noord (ODBN), de Brandweer Noord-Brabant Noord (Brandweer) en de politie. De manier van toetsen ligt vast in: onze Toetsingstrategie of; de (regionale) toetsingstrategie van de specialist. TOEZICHT De inspecteur voert uitgebreide toezichtscontroles uit. De manier waarop we toezicht uitvoeren wordt vastgelegd in onze toezichtstrategie, of ligt al vast in de (regionale) toetsingstrategie. Dat toezicht vindt actief of programmatisch plaats. Wat wordt met actief bedoeld? Dat de inspecteur nadat de vergunning is verleend automatisch een toezichtscontrole uitvoert op de vergunde activiteit. Ook gaat de toezichthouder direct controleren bij klachten of meldingen. Wat wordt met programmatisch bedoeld? Dat er periodiek en op een vooraf vastgestelde frequentie toezicht op de vergunning wordt uitgevoerd. HANDHAVING Als het nodig is wordt een handhavingsprocedure opgestart na een toezichtscontrole. Dit doet de regisseur Toezicht en handhaving. Die procedure wordt volgens de handhavingstrategie uitgevoerd. Meestal is dat volgens de 50 51

27 Landelijke Handhavingstrategie. Maar in sommige gevallen is dat volgens een (regionale) specialistische strategie. Hieronder volgt een korte beschrijving van de strategieën voor de activiteiten met een hoge prioriteit. 4.2 WELKE ACTIVITEITEN HEBBEN PRIORITEIT MIDDEL? De activiteiten met prioriteit Middel staan in de tabel hieronder. Deze activiteiten hebben risico s die die niet direct tot situaties leiden die we niet kunnen accepteren. Maar we vinden daarvan wel dat we die op een redelijk niveau moeten uitvoeren. Het is niet nodig om: direct op te treden of; tot in de details te toetsen of toezicht te houden. Om zo efficiënt mogelijk te kunnen werken is het wel nodig dat we de belangrijkste onderdelen goed beoordelen HOE GAAN WE MET DEZE ACTIVITEITEN OM? VERGUNNINGVERLENING We laten de specialist de aanvragen toetsen. Die toetsing is vooral gericht op die onderdelen met het grootste risico op negatieve effecten. De vergunning is van een juridisch voldoende niveau. De toetsing en het bijbehorende toetsingsniveau leggen we vast in: onze Toetsingstrategie of; de (regionale) toetsingstrategie van de specialist. TOEZICHT De inspecteur voert een toezichtscontrole uit op vooraf bepaalde punten. De manier waarop we toezicht uitvoeren wordt vastgelegd in onze toezichtstrategie, of ligt al vast in de (regionale) toetsingstrategie. Dit toezicht vindt vooral programmatisch plaats. Er wordt dus periodiek en op een vooraf vastgestelde frequentie toezicht op de vergunning uitgevoerd. We wegen nauwkeurig af of een ontvangen klacht of melding wordt opgepakt. Toezicht dat hieruit ontstaat voert de inspecteur zoveel mogelijk samen met het programmatische toezicht uit. Later in dit VTH-plan gaan we verder in op de genoemde strategieën. HANDHAVING Als het nodig is wordt na het toezicht een handhavingsprocedure opgestart. Dit doet de regisseur Handhaving. Deze procedure wordt volgens de handhavingstrategie uitgevoerd. Meestal is dat volgens de Landelijke Handhavingstrategie. Maar in sommige gevallen is dat een (regionale) 52 53

28 specialistische strategie die is vastgesteld. De handhaving op activiteiten met een hoge prioriteit heeft voorrang. Betekent dit dat we niet meer handhaven op activiteiten met prioriteit middel? Nee, de handhaving hiervan wordt wel altijd opgepakt en afgehandeld. Verderop in dit VTH-plan gaan we dieper in op de genoemde strategieën. Hieronder volgt een korte beschrijving van de strategieën voor de activiteiten met prioriteit Middel. 4.3 WELKE ACTIVITEITEN HEBBEN EEN LAGE PRIORITEIT? De activiteiten met een lage prioriteit staan in de tabel hieronder. Deze activiteiten hebben weinig tot geen negatieve effecten. Hoe gaan we met deze activiteiten om? Als we wettelijk verplicht zijn om deze activiteiten uit te voeren steken we er zo min mogelijk tijd en energie in. Van zo n activiteit: maken we zoveel mogelijk een haalproduct. Een haalproduct is een product waarvoor een duidelijk toetsingskader bestaat of gemaakt kan worden. Deze producten kunnen daardoor op een snelle en duidelijke manier aan de klant worden geleverd. onderzoeken of we deze willen of kunnen afschaffen. Dit kan bijvoorbeeld door het aanpassen van een wettelijke regeling. Toezicht en handhaving voeren we alleen steekproefsgewijs of in een project uit. Als we wettelijk niet verplicht zijn om deze activiteiten uit te voeren steken we er helemaal geen tijd en energie in. We voeren ze dan dus niet uit

29 Hoofdstuk

30 Hoofdstuk 5 Strategie 1. INLEIDING We hebben al eerder in dit VTH-plan al risico-gestuurde prioriteiten en doelstellingen vastgesteld. De volgende stap is het bepalen van de strategie die past bij de prioriteiten en doelen. Dit noemen we onze Uitvoeringstrategie. Wat is strategie eigenlijk? Strategie is met behulp van de ter beschikking staande middelen goed doordacht te werk gaan om een doel te bereiken. In hoofdstuk 6 Middelen gaan we dieper in op de ter beschikking staande middelen. En in dit hoofdstuk beschrijven we het goed doordacht te werk gaan, onze gekozen strategie dus. In dit hoofdstuk geven we een korte beschrijving van de verschillende strategieën. Deze strategieën zijn veelal het zelfde als vorig jaar. Om die reden geven we in dit hoofdstuk alleen maar een korte beschrijving van de verschillende strategieën. 2. WAT IS EEN UITVOERINGSTRATEGIE? In april 2016 is het Besluit omgevingsrecht veranderd. Eén van de veranderingen is dat alle gemeenten voor de uitvoering van VTHtaken een strategie moeten hebben. Die strategie moet aan bepaalde kwaliteitseisen voldoen. Wij voldoen daar aan door de Uitvoeringstrategie op te knippen in 7 sub-strategieën. In dit plaatje ziet u de verschillende sub-strategieën. 3. WAT IS EEN PREVENTIESTRATEGIE? Het doel van een preventiestrategie is het voorkomen van overtredingen van weten regelgeving door burgers en bedrijven. Helaas blijkt in de praktijk dat niet iedereen zich aan de regels houdt. Dit kan bewust maar ook onbewust zijn. Het vergroten van kennis en inzicht kan bij deze groep een manier zijn om de naleving aan te moedigen. Gemeenten zijn tegenwoordig wettelijk verplicht om een preventiestrategie op te stellen. Dit staat in het Besluit omgevingsrecht. In onze preventiestrategie hebben wij instrumenten opgenomen die wij kunnen gebruiken. Belangrijkste instrument is communicatie, bijvoorbeeld duidelijke voorlichting op onze website. Hiermee willen we burgers en bedrijven aanmoedigen om zich vrijwillig aan de wet- en regelgeving te houden. En dat we dus minder hoeven te handhaven. 4. WAT IS EEN TOETSINGSTRATEGIE? In een toetsingstrategie staan verschillende onderdelen uitgewerkt zoals: welke verschillende vormen van vergunningverlening zijn er en; wat is onze basiswerkwijze bij de afzonderlijke vormen van vergunningverlening. Wij beoordelen omgevingsvergunningen en meldingen volgens het Besluit omgevingsrecht op grond van een strategie. Daarnaast toetsen wij deze producten ook nog op een aantal objectieve criteria. Hiervoor hanteren wij de zogenoemde 58 59

31 landelijke toetsingstrategie. Wij zorgen ervoor dat de basiswerkwijze volgens een geborgd proces verloopt. 5. WAT IS EEN TOEZICHTSTRATEGIE? Zonder toezicht kunnen we niet controleren of wet- en regelgeving wordt nageleefd. Dit toezicht kan op verschillende manieren worden uitgevoerd. Wat deze manieren zijn hebben we beschreven in onze toezichtstrategie. Daarin hebben we per manier van toezicht vastgelegd welke basiswerkwijze we toepassen. Dit is een verplicht onderdeel van het Besluit omgevingsrecht. Hoe vaak en welke diepgang het toezicht heeft hangt af van de prioriteit die een taak heeft gekregen. Deze prioritering staat in de risicoanalyse. Onze toezichthouders voeren zelf voor een deel het toezicht uit. Bijvoorbeeld bij bouwwerkzaamheden en zaken die te maken hebben met het bestemmingsplan. Maar het grootste deel van toezicht wordt uitgevoerd door onze partners, namelijk de ODBN, Brandweer, Politie, GGD en TOR/HOR. 6. WAT IS EEN HANDHAVINGSTRATEGIE? Het uitgangspunt is dat als een burger of bedrijf zich niet aan de regels houdt, wij daar handhavend tegen moeten optreden. In onze handhavingsstrategie hebben we vastgelegd in welke mate en op welke manier we handhavend optreden. Volgens het Besluit omgevingsrecht handelen wij op grond van een handhavingstrategie waarin wij de basisaanpak voor het bestuursrechtelijke en strafrechtelijke optreden bij overtredingen hebben vastgelegd. Onze handhavingsstrategie hebben wij op 8 december 2015 vastgesteld. Daarin staat kortweg dat wij ervoor hebben gekozen om de Landelijke Handhavingstrategie te volgen. stellen over wanneer en onder welke voorwaarden je wilt gedogen. Stelregel is dat we niet gedogen maar altijd de wettelijke regels handhaven. Maar er zijn in de praktijk soms bijzondere en specifieke situaties waarbij we vinden dat gedogen wel mogelijk moet zijn. Daarbij is de belangrijkste reden dat het afdwingen van het stoppen van de overtreding onredelijk is naar de betrokkenen toe. In die gevallen gaan we gemotiveerd en onder strenge voorwaarden gedogen. Onze gedoogstrategie is gebaseerd op de rijksnotitie Grenzen aan gedogen. 9. WAT IS EEN KLACHTENSTRATEGIE? Als laatste hebben we ook nog een klachtenstrategie. Daarin staat hoe wij omgaan met klachten van burgers en bedrijven omgaan. In de klachtenstrategie zijn we uitgegaan van 2 soorten klachten namelijk informele en formele klachten. Wat is een informele klacht? Dat is een melding die een burger of bedrijf bij ons doet en gaat over een vorm van onvrede. Bijvoorbeeld over geluidsoverlast of stankoverlast. Dit soort meldingen zijn juridisch gezien vrijblijvend. Dat betekent dat wij als gemeente niet verplicht zijn zo n melding verder in behandeling te nemen. Dat is voor een formele klacht anders. Dat is namelijk een officieel handhavingsverzoek. Een handhavingsverzoek is een schriftelijk verzoek om een beschikking op grond van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). De prioriteit van een klacht bepaalt de manier waarop wij met die klacht omgaan. Dat kan zijn dat we er op dat moment niets mee doen (prioriteit Laag), maar kan ook leiden tot direct toezicht en handhaving (prioriteit Hoog). Op officiële handhavingsverzoeken moeten wij altijd een besluit nemen. Dat is wettelijk verplicht. 7. WAT IS EEN SANCTIESTRATEGIE? Om goed handhavend op te kunnen treden hebben we een sanctiestrategie nodig. Wat is een sanctie? Een sanctie is een straf of maatregel die wordt toegepast als rechtsregels worden overtreden. Met het toepassen van een sanctie wordt de overtreder gedwongen om de overtreding te stoppen. Wat leggen we in een sanctiestrategie vast? We leggen vast wanneer en welke straf of maatregel we inzetten als rechtsregels worden overtreden en; welke termijn de overtreder krijgt om de overtreding te stoppen. Door het opstellen van een sanctiestrategie wordt helder welke sanctie wij opleggen bij de verschillende standaardovertredingen. 8. WAT IS EEN GEDOOGSTRATEGIE? Wat is gedogen? Gedogen is dat je als overheid niet optreed tegen iets wat verboden is. Wat is het doel van een gedoogstrategie? Het doel is om duidelijke spelregels te 60 61

32 Hoofdstuk

33 Hoofdstuk 6 Middelen 1. INLEIDING We hebben voor het uitvoeren van onze strategieën, en het bereiken van onze doelen, natuurlijk voldoende personele capaciteit en financiële middelen nodig. Wij zorgen dat die capaciteit beschikbaar is zodat we ook echt kunnen doen wat we willen doen. Die borging vindt plaats in de begroting. In dit hoofdstuk gaan we hier dieper op in. 2. WAT IS HET WETTELIJK KADER? Zoals we eerder in dit plan hebben aangegeven, is in april 2016 het Besluit omgevingsrecht aangepast. Daarmee heeft het Rijk ook eisen gesteld aan de borging van personele capaciteit en financiële middelen. Met dit hoofdstuk voldoen we aan deze eisen. Het gaat om dit artikel: Artikel 7.5. Borging van de middelen Het bestuursorgaan draagt er zorg voor dat: a. de voor het bereiken van de krachtens artikel 7.2, eerste lid, gestelde doelen en de voor het uitvoeren van de in dat artikel bedoelde activiteiten benodigde en beschikbare financiële en personele middelen inzichtelijk worden gemaakt en in de begroting worden gewaarborgd; b. de wijze van berekening van de benodigde financiële en personele middelen, inzichtelijk wordt gemaakt; c. voor de uitvoering van het uitvoeringsprogramma, bedoeld in artikel 7.3, eerste lid, voldoende benodigde financiële en personele middelen beschikbaar zijn en dat deze middelen zonodig worden aangevuld of het uitvoeringsprogramma zo nodig wordt aangepast. 3. WELKE PERSONELE MIDDELEN HEBBEN WE? Onze afdeling bestaat sinds 1 januari 2017 uit zes teams namelijk: 1. Team Consulenten APV/BW (Algemene Plaatselijke Verordening en Bijzondere Wetten); 2. Team Consulenten WABO (Wet algemene bepalingen omgevingsrecht) 3. Team Juristen Vergunningen; 4. Team Toezichthouders Bouwen en RO; 5. Team Juristen Toezicht en Handhaving; 6. Team Bedrijfsvoering. Schematisch ziet VTH er nu zo uit: 64 65

34 In de volgende paragraven beschrijven we de verschillende teams. Zo beschrijven we wat voor soort medewerkers er in dat team zitten, en welke werkzaamheden zij uitvoeren. Ook geven we aan wat de vaste omvang van het team is. 3.1 TEAM VERGUNNINGEN Wij hebben ons team Vergunningen opgesplitst is twee teams: Team Wabo en Team APV/Bijzondere wetten. In beide teams zitten een aantal regisseurs die er voor zorgen dat: Het proces van een vergunningaanvraag en/of melding juist verloopt; Het proces van alle overige vragen om toestemming en informatie over de fysieke leefomgeving op een juiste manier verloopt; Er een goede afstemming is tussen onze klant en onze adviseurs. Een goede afstemming met de andere teams op onze afdeling hoort daar ook bij TEAM WABO De regisseurs van het team Wabo zijn werkzaam op het gebied van de Wet algemene bepalingen omgevingswet (Wabo). Oftewel: bouwen, slopen, milieu, ruimtelijke ordening en cultureel erfgoed. Het team Wabo heeft in 2018 een vaste formatie van 11,23 FTE TEAM APV/BIJZONDERE WETTEN De regisseurs van het team APV/Bijzondere wetten is werkzaam op het gebied van: De Algemene Plaatselijke Verordening Oss 2016, Horeca-wetgeving zoals de Drank & Horecavergunning en de exploitatievergunning, Een aantal andere specifieke wetgeving zoals de Kinderopvang. Ook een belangrijk onderdeel van dit team is de regie op de evenementen in de breedste zin. In 2017 hebben we de bestuursopdracht Evenementen uitgevoerd en is een virtueel team Evenementen ontstaan. Dat team regelt alles wat met aanvragen om evenementen te maken heeft. Een deel van ons team Apv/ Bijzondere wetten maakt ook onderdeel uit van dit team Evenementen. Maar in dat virtuele team zitten ook medewerkers van andere afdelingen. Het team APV/Bijzondere wetten heeft op onze afdeling in 2018 een vaste formatie van 5,6 FTE. 3.2 TEAM JURISTEN VERGUNNINGEN Het team Juristen Vergunningen ondersteunt de teams Wabo en APV/Bijzondere wetten. Zij zorgen ervoor dat beide teams een kwalitatief goed product (vergunningen en meldingen) leveren aan onze klanten. Zij hebben de volgende taken: Algemene juridische en beleidsadvisering op het gebied van de fysieke leefomgeving Specifieke advisering over verzoeken/aanvragen op grond van de Wabo (ruimtelijke ordening) en de Apv (openbare orde, evenementen en veiligheid) Juridische procedures: zienswijzen, bezwaar, beroep, hoger beroep en mediation-oplossingen Kwaliteitsborging: zijn de juiste regels toegepast, werkprocessen, brieven Uitvoeringsbeleid maken en actueel houden (vooral bij bijzondere wetten: DHW en APV) Bibob: uitvoering bibob beleid, bibob toets, bibob advies aanvragen, vertaling in besluiten Afwerken vraagstukken: wob-aanvragen, artikel 41 vragen, b en w voorstellen Bijhouden kennis (cursussen, jurisprudentie, actualiteit wetgeving en implementatie) De rol van de medewerkers in het team Wabo is het houden van controle op een klantproces op Het team Juristen Vergunningen heeft in 2018 een vaste formatie van 4,83 FTE. 3.3 TEAM TOEZICHT Onze toezichtstrategie bepaalt dat wij op een bepaalde manier de vergunningen en toestemmingen controleren. Dat doet ons team Toezicht. Het gaat hierbij om het toezicht op vergunningen die medewerkers van het team Wabo verlenen. Het team Toezicht bestaat uit Toezichthouders Bouwen en RO. Het team heeft 4 hoofdtaken: 1. Toezicht houden op verleende omgevingsvergunningen met de activiteiten: Bouwen; Handelen in strijd met ruimtelijke regels; Monumenten. 2. Uitvoeren en rapporteren van handhavingscontroles; 3. Behandelen van klachten en meldingen van klanten; 4. Afstemming met brandweer, constructeur, aannemer en vergunninghouder bij afwijkingen. Verder heeft het team de volgend bijkomende/incidentele taken: Toezicht houden op verleende provinciale vergunningen met de activiteit bouwen (BRIKS); Controles uitvoeren naar aanleiding van meldingen uit de BAG; Onderzoek uitvoeren en actie ondernemen naar aanleiding van landelijke ontwikkelingen/problemen. Denk aan brandoverslag bij platte daken, problemen met vrijdragende balkons, veiligheid in zwembaden, sterkte van betonnen constructies. Nazorg bij calamiteiten op bouwtechnisch vlak. Bouwtoezicht op bestaande bouwwerken Het team Toezicht heeft in 2018 een vaste formatie van 3,75 FTE. 3.4 TEAM JURISTEN TOEZICHT EN HANDHAVING Ons team Juristen Toezicht en Handhaving komt in beeld als uit het toezicht blijkt dat burgers of bedrijven de wet niet naleven. Het team bestaat uit een aantal regisseurs. De twee hoofdtaken van die regisseurs zijn: 1. Het voeren van (juridische) handhavingsprocedures conform de strategieën uit het VTH-plan. Dat is onder andere de Handhavingstrategie. Die bepaalt de juridische procedure om naleving van de wet af te dwingen. Maar net zo belangrijk is de Preventiestrategie. Die strategie zetten de regisseurs in om zo 66 67

35 veel mogelijk te voorkomen dat de wet niet wordt nageleefd. 2. Het voeren van de regie op toezicht en handhaving als het toezicht wordt uitgevoerd door een van onze partners. Dat zijn met name de Omgevingsdienst (milieu), de brandweer (brandveiligheid), de GGD (kinderopvang), de politie (Opiumwet) en TOR/ HOR (horeca). De regisseur is de schakel tussen de klant en de partners. Het team Juristen Toezicht en Handhaving heeft in 2018 een vaste formatie van 5,55 FTE. 3.5 TEAM BEDRIJFSVOERING Alle genoemde teams werken samen aan ons ene VTH-proces. Die samenwerking is van essentieel belang. Om dit te bewaken en te bevorderen hebben we sinds 2017 een team Bedrijfsvoering. Het team draagt zorg voor de verbinding tussen de teams van de afdeling VTH. Het team is ook de schakel tussen de teams, de opdrachtgever en het bestuur. Het taken van het team: verbindt de teams VTH, zorgen voor afstemming binnen de teams en stimuleren de onderlinge communicatie. verzorgt het tactische en strategische relatiebeheer van VTH ten opzichte van in- en externe partners. helpt de teams de juiste koers te varen en te blijven varen. Dit VTH-plan is daarbij het middel. Het team geeft de Plan-Do-Check-Act-cyclus van VTH vorm. zorgt voor de uniformiteit van: de processen VTH; de ondersteunende ICT; het gegevensbeheer; de informatieverstrekking die daarmee samenhangt. beheert de financiële en personele zaken van de afdeling VTH. De optie bestaat om dit verder onder te brengen binnen de teams. coördineert VTH-brede vragen die overkoepelend zijn, en projecten en doelstellingen die VTH overstijgen zoals Klare taal en privacy. Adviseren van collega`s en het bestuur bij zeer complexe dossiers. Ook Cultureel Erfgoed maakt een onderdeel uit van het team Bedrijfsvoering. Dit is nog een losstaand veld is binnen de gemeentelijke organisatie. De taken zijn verspreid over een aantal mensen van meerdere afdelingen. In 2018 gaan we bekijken of we deze taken in een apart team binnen de organisatie van de gemeente kunnen opnemen. Tot die tijd behoren deze taken bij het team Bedrijfsvoering. Het team Bedrijfsvoering heeft een vaste formatie van 7,58 FTE 4. WAT IS HET TOTALE FORMATIEPLAATJE VAN VTH? Hiermee is de bestaande formatie in beeld gebracht. De financiering hiervan is vastgelegd in de begroting. Maar we hebben in de begroting ook nog financiële ruimte voor extra formatie. In 2018 is dat in totaal een bedrag van , -. Daarnaast hebben we voor de uitwerking van de bestuursopdracht Evenementen een bedrag van ,-. 5. AAN WELK PARTNERS BESTEDEN WIJ TAKEN UIT? Wij voeren veel van onze taken zelf uit. Maar steeds meer specifieke uitvoeringstaken laten wij door onze partners verzorgen. Wij besteden die taken dus uit. De reden hiervan kan zijn dat we dat verplicht moeten doen, maar het kan ook een eigen keuze zijn van ons als regiegemeente. Deze uitbesteding van taken kost natuurlijk geld. Het bedrag dat we verwachten hiervoor nodig te hebben, is opgenomen in de begroting. In de volgende paragrafen beschrijven we aan welke partners we taken uitbesteden en hoeveel geld we in de begroting hebben gereserveerd. 5.1 HOEVEEL KOST DE UITBESTEDING AAN DE OMGEVINGSDIENST BRABANT NOORD (ODBN)? Heel veel van onze taken op het gebied van milieu besteden we uit aan de ODBN. Het gaat dan om advisering over en uitvoering van taken zoals vergunningverlening, toezicht en handhaving. Hiervoor hebben we met de ODBN een dienstverlening overeenkomst (DVO) gesloten. Verder hebben we met elkaar werkafspraken gemaakt. Wij hebben in de begroting de volgende bedragen opgenomen voor deze uitbesteding: voor toezicht en handhaving: , -; voor vergunningverlening: , -. Elk jaar maakt de ODBN een Werkprogramma en een Uitvoeringsprogramma. Dit doen zij in overleg met ons. Daarin staat welke taken de ODBN dat jaar voor de gemeente Oss uit gaat voeren. De ODBN baseert het uitvoeringsprogramma op regionale afspraken over strategie, bezoekfrequenties en protocollen. Vanaf 2017 hanteert de ODBN hiervoor het zogenoemde Regionaal Operationeel kader. Dit kader is vergelijkbaar met ons VTH-plan alleen dan voor de taken van de ODBN. 5.2 HOEVEEL KOST DE UITBESTEDING AAN DE GEMEENTELIJKE GEZONDHEIDSDIENST (GGD)? De GGD is onze partner bij onze taken voor kinderopvang en gastouders. Wij besteden het toezicht op de wet Kinderopvang aan hen uit. Ook met de GGD hebben wij een dienstverleningsovereenkomst (DVO) gesloten. De GGD voert het toezicht uit volgens een jaarlijks vastgesteld uitvoeringsprogramma dat voldoet aan de Wet Kinderopvang. Kortweg betekent dit dat de GGD: jaarlijks alle kinderopvanglocaties bezoekt en; 5% van alle gastouder(bureaus) bezoekt

36 Het bedrag wat we voor deze uitbesteding nodig hebben staat in de begroting. In totaal gaat het om bijna , -per jaar. 5.3 HOEVEEL KOST DE UITBESTEDING AAN DE BRANDWEER BRABANT NOORD? Het afgelopen jaar heeft de Brandweer Brabant-Noord in de gemeente Oss (en overigens ook in de hele regio) de toezichtstaken op het gebeid van brandveiligheid structureel uitgevoerd. Dit doet de brandweer op basis van het jaarlijks Uitvoeringsprogramma Risicogericht Toezicht. Wij hebben aan de hand daarvan werkafspraken gemaakt met de brandweer. Het toezicht wat door de brandweer wordt uitgevoerd, wordt betaald uit de algemene financiering van de Veiligheidsregio. Elke gemeente betaalt een vast bedrag per inwoner. Dit noemen ze inwonersbijdrage. Een vaststaand deel van de totale pot van de regio gebruikt de brandweer voor het toezicht op brandveiligheid in de gehele regio. 6. IS DE BEGROTING AFGESTEMD OP HET VTH-PLAN? In 2017 is een slag gemaakt om de begroting beter op het VTH-plan af te stemmen. Het VTH-plan bepaalt wat wij jaarlijks doen, en de begroting borgt de middelen die we daar voor nodig hebben. In de begroting zijn daarom de gegevens van het VTHplan precies zo overgenomen. Op het moment dat wij afwijken van het VTH-plan, wijken wij ook af van de begroting. Op dat moment moet die afwijking worden gemotiveerd in het VTH-plan. Maar dit komt alleen voor als niet anders kan. 5.4 HOEVEEL KOST DE UITBESTEDING AAN INTERNE PARTNERS? Veel van onze administratieve taken voert het team Balie Bouwen, Milieu en Leefomgeving (Balie BML) voor ons uit. Bijvoorbeeld het in- en uitboeken van post, telefonische ondersteuning en het doorzenden van stukken naar partners. Maar ook behandelt dit team een aantal van onze klantvragen. Dit zijn eenvoudige vragen of producten die snel geleverd kunnen worden. Wij noemen dit Haalproducten. Een paar voorbeelden van een haalproduct zijn: Melding voor het organiseren van een klein evenement, of een incidentele standplaats; Leegstandwetvergunning voor een te koop staande woning; Loterijvergunning. Dit team is een onderdeel van het Publiekscentrum. En valt dus niet onder onze afdeling. Voor het laten uitvoeren van taken moeten wij hen betalen. Hiervoor is al een aantal jaar een vast bedrag van ,- opgenomen in de begroting. De vraag is of de hoogte van dit bedrag nog klopt. Er is namelijk de laatste jaren veel veranderd. Bovendien verwachten we dat begin 2018 de zogenoemde midoffice geregeld is. Daardoor nemen de werkzaamheden van de balie een groot deel af. Dit gaan we In 2018 samen met Balie BML onderzoeken. Naast de balie, hebben we verspreid over de gemeente nog mensen zitten die wij als adviseur bij onze taken betrekken. Voorbeelden hiervan zijn het maken van uitzettekeningen, bouwbesluittoetsen en aanpassingen aan automatiseringssystemen. In de begroting hebben we voor deze overige talen circa , - opgenomen. Centraal I&A budget -/- grote system ,00 IBOR Vakbeheer en specialisten ,00 IBOR Uitvoering ,00 IBOR Gebieden en projecten 0, ,

37 Hoofdstuk

38 Hoofdstuk 7 Uitvoeringsprogramma INLEIDING In dit hoofdstuk komt alles samen wat we tot nu toe hebben besproken. Nu vertellen we welke taken we echt gaan oppakken in Dit is samengevat in het Uitvoeringsprogramma Het uitvoeringsprogramma is ons contract voor 2018 waar we ons aan moeten houden. Hier staat in wat wij allemaal doen met de middelen die we in het vorige hoofdstuk hebben genoemd. Alles wat niet in dit Uitvoeringsprogramma 2018 is opgenomen voeren we in principe niet uit. 2. WAT IS HET WETTELIJK KADER VOOR HET UITVOERINGSPROGRAMMA? De wettelijke verplichting voor een jaarprogramma voor Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving is opgenomen in artikel 7.3 van het Besluit omgevingsrecht (Bor). Het Uitvoeringsprogramma bevat minimaal het volgende: a. een duidelijke verbinding met de gestelde prioriteiten en doelstellingen; b. een weergave van de concrete activiteiten voor vergunningverlening en toezicht & handhaving, inclusief de bijbehorende capaciteit; c. een uitwerking van het uitvoeringsprogramma in een concrete werkplanning voor alle betrokken organisatieonderdelen. Onze gestelde prioriteiten en onze doelstellingen bepalen voor een groot deel welke activiteiten we in ons Uitvoeringsprogramma 2018 actief oppakken. Maar ook welke activiteiten we met zo min mogelijk capaciteit, of helemaal niet afhandelen. En deze verbinding gaat nog verder in alle hoofdstukken van het VTH-plan. Want onze missie en de daaraan verbonden uitgangspunten zijn de basis van het uitvoeringsprogramma. Verder is in hoofdstuk 5 Strategie beschreven op welke manier wij onze activiteiten uitvoeren. En in hoofdstuk 6 Middelen hebben we bepaald met welke capaciteit en middelen we ons programma gaan uitvoeren. 3. HEBBEN WE VOLDOENDE CAPACITEIT? In de vorige hoofdstukken hebben we beschreven: wat er het komend jaar allemaal op ons af komt; op welke manier we onze activiteiten gaan uitvoeren en; de beschikbare capaciteit en middelen. Maar hebben we wel voldoende middelen om ons werk op deze manier uit te kunnen voeren? Ja, we hebben voldoende middelen en capaciteit. Maar daar moet wel 1 kanttekening bij worden geplaatst. Dat is dat we al op voorhand 85% van onze flexibele ruimte inzetten. Dit deden we vorig jaar niet. Als we dit nu niet doen dan komen we ruim uur tekort. Wij vinden dit verantwoord omdat we een uitvoerige omgevingsanalyse hebben gemaakt

39 3.1 MET WELKE RISICO S MOETEN WE REKENING HOUDEN? Onze omgevingsanalyse is heel uitgebreid. Hiermee hopen we dat we in 2018 niet voor verrassingen komen te staan. Toch zijn er 4 ontwikkelingen die mogelijk een risico kunnen vormen voor het Uitvoeringsprogramma Dit zijn: 1) Aantrekkende economie We hebben in ons programma al rekening gehouden met een toename van vergunningaanvragen in verband met de aantrekkende economie. We verwachten dat we met deze ontwikkeling voldoende rekening hebben gehouden. Maar als de economie nog sterker aantrekt, is het aanbod van werk nog groter en hebben we wellicht niet voldoende capaciteit. Oplossing daarvoor is de inzet van de extra leges die we dan ontvangen. 2) Team Evenementen In 2017 hebben we de bestuursopdracht Evenementen uitgevoerd. Hieruit zijn veel actiepunten en verbeterpunten voort gekomen. De gevolgen hiervan zijn op dit moment nog niet helemaal te overzien. We hebben hier zo goed als mogelijk rekening mee gehouden, maar we kunnen niet helemaal uitsluiten dat er meer werk op ons af komt dan gepland. Als dat zo is, moeten we keuzes maken. 3) Openbare Orde & Veiligheid In ons vorige VTH-plan hadden we al gemeld dat de druk bij zaken als Opiumwet, Ondermijning en Bibob toeneemt. In 2017 is die druk redelijk stabiel gebleven, maar we houden wel een vinger aan de pols. Zeker nu Woonoverlast als nieuwe taak is toegevoegd. 4) Veehouderijen Als gevolg van de Versnelde Transitie Veehouderijen die de Provincie voorstaat, verwachten we veel veranderingen in de veehouderijen. Ook gaat dit ons veel werk kosten. In onze Omgevingsanalyse hebben we aangegeven dat we voor 2018 verwachten dat het nog relatief rustig blijft op dit vlak. Maar als het om wat voor reden dan ook ineens veranderd, zullen we op dit gebied moeten schakelen. We zullen dan andere keuzes moeten maken. 5) Omgevingsdienst Brabant Noord (ODBN) Op dit moment zijn er financiële en organisatorische problemen bij de ODBN. In dit plan gaan wij ervan uit dat deze problemen geen negatieve gevolgen hebben voor de uitvoerende taken die de ODBN voor ons uitvoert. Maar we weten nu nog niet hoe de bestuurlijke discussies gaan lopen. Dit geldt vooral over de financiële problemen. Als de tarieven van de ODBN omhoog moeten, en de gemeenteraad ons budget niet verhoogd, heeft dat direct consequenties voor het werkprogramma dat de ODBN voor ons uit voert. Maar er kan zich een situatie voordoen die niet kan wachten en direct door VTH moet worden opgepakt. Bijvoorbeeld bij situaties waar de veiligheid en/ of gezondheid in gevaar komt. Of als de leefbaarheid ernstig wordt beschadigd. Dan moeten wij maatwerk kunnen leveren. Voorwaarde is wel dat bij dit soort capaciteitsvragen zorgvuldig wordt bekeken of de noodzakelijke actie echt direct moet worden opgepakt. En het dus niet kan wachten tot volgend jaar. Als dat zo is bekijken we eerst of we capaciteit kunnen leveren buiten het VTH-plan om. Bijvoorbeeld door het inhuren van tijdelijke medewerkers. Als dat om wat voor reden niet kan, pakken we de noodzakelijke actie toch op. Maar dat heeft dan automatisch gevolgen voor de werkzaamheden in de Urenmatrix. We kunnen dan bepaalde VTH-werkzaamheden niet oppakken. Stelregel daarbij is dat we activiteiten met een prioriteit Hoog altijd blijven uitvoeren. 3.3 VERWACHTEN WE NOG EXTRA INKOMSTEN IN 2018? In 2018 krijgen we extra inkomsten voor het uitvoeren van werkzaamheden. De uitvoering van die werkzaamheden hebben we wel gepland. Maar de inkomsten hebben we niet meegenomen in ons programma. Dit omdat het tijdelijke inkomsten zijn. Maar dit geld kunnen we wel gebruiken voor extra capaciteit als dat nodig blijkt. De tijdelijke inkomsten krijgen we voor het uitvoeren van zogenoemde BRIKS-taken voor de provincie Noord-Brabant. In het kort zijn dit de Wabo-gerelateerde activiteiten (bouwen, ruimtelijke ordening, e.d) die horen bij een provinciale vergunning. De provincie heeft deze taak uitbesteed aan de ODBN. Maar zij kunnen op dit moment die activiteit nog niet uitvoeren. Daarom hebben zij deze taak voor 2018 aan ons uitbesteed. Wij krijgen per activiteit een vergoeding. De uren voor deze werkzaamheden hebben we wel meegenomen in ons programma, maar de vergoeding nog niet. 4. WAT IS ONS PROGRAMMA VOOR 2018? We hebben heel veel verschillende activiteiten. Om die overzichtelijk te kunnen laten zien hebben we ze onderverdeeld. De indeling van onze reguliere taken is volgens de Omgevingsanalyse en doelstellingen. Deze bestaat uit: Wettelijk kader, Bestuurlijke doelen & Wensen, Organisatie doelen & Wensen en, onze reguliere VTH-taken. Die laatste bestaan net zoals vorig jaar uit klantvraag, programmatisch en incidenteel. Verder voeren we ook nog specialistische en algemene taken uit. En tot slot staan er ook nog verbeterpunten in ons klussenboek die we willen uitvoeren. Hieronder geven we kort aan hoe we onze activiteiten en bijbehorende capaciteit in 2018 inzetten. 3.2 IS ER NOG RUIMTE VOOR FLEXIBILITEIT? Bijna alle beschikbare uren voor dit jaar maken we op met de invulling van ons Uitvoeringsprogramma We moeten ons daarom houden aan de volgende principes: we voeren alleen de werkzaamheden uit die in het Uitvoeringsprogramma staan; onverwachte ontwikkelingen of activiteiten worden doorgeschoven naar volgend jaar

40 4.1 WETTELIJK KADER 4.3 ORGANISATIE DOELEN & WENSEN 4.2 BESTUURLIJKE DOELEN & WENSEN 4.4 REGULIERE VTH-TAKEN Naast de wettelijke veranderingen en de wensen en doelen van ons bestuur en organisatie, hebben we natuurlijk nog onze eigen reguliere taken. We hebben al onze reguliere werkzaamheden gebundeld. Daarbij hebben we een inschatting gemaakt van de hoeveelheid werk. Ook hebben we een inschatting gemaakt van de capaciteit die we daarvoor nodig hebben. Hierbij hebben we onze kengetallen gebruikt. Dit samen met de voorgaande paragraven is ons Uitvoeringsprogramma Voor wat betreft de inhoud van onze reguliere taken en de bijbehorende capaciteit, verwijzen wij u naar de volgende pagina s van dit VTH-plan. De indeling van die pagina s is in onderstaand schema weergegeven. Het is hetzelfde als vorig jaar, met als enige verschil dat we de urenverdeling per (zelforganiserend) team hebben weergegeven

41 Hoofdstuk

42 Hoofdstuk 8 Monitoring, rapportage en evaluatie 1. INLEIDING We hebben in dit plan al veel bepaald en gezegd over de uitvoering van onze taken. Nu wordt het tijd om ook echt aan de slag te gaan. Maar doen we het wel goed? Doen we wel wat we hebben bepaald en gezegd? En is dat wel de juiste manier om onze doelen te halen? Om deze vragen te beantwoorden zullen we goed bij moeten houden wat we doen, hoe we dat doen en of we onze doelen daarmee bereiken. Door dit goed en op tijd te doen, kunnen we bijsturen als dat nodig is. We hebben tenslotte afspraken gemaakt met ons college, onze partners en onze gemeenteraad. En we moeten ons natuurlijk wel houden aan die afspraken. In feite gaat het hier om monitoren, rapporteren en evalueren. Het is het sluitstuk van ons VTH-plan 2018, maar beslist niet van onze beleidscyclus. We willen leren van onze monitoring, zodat we ons VTH-plan steeds beter kunnen maken. Ook willen we steeds de juiste dingen blijven doen. Het monitoren van de uitvoering is trouwens een wettelijke eis die staat in het Besluit omgevingsrecht. Dat geldt ook voor de jaarlijkse verantwoording aan de gemeenteraad. In dit hoofdstuk geven we aan waarom, wat en hoe we monitoren. 2. WAT IS HET WETTELIJK KADER OM TE MONITOREN? De wet VTH is op 12 april 2016 van kracht geworden. Daarmee verplicht het Besluit omgevingsrecht (Bor) ons om te monitoren en te rapporteren. Dit geldt zowel voor toezicht en handhaving als voor vergunningverlening. Dit staat letterlijk in het Bor. Artikel 7.6. Monitoring 1 Het bestuursorgaan bewaakt met behulp van een geautomatiseerd systeem de resultaten en de voortgang van: a. de uitvoering van het uitvoeringsprogramma, bedoeld in artikel 7.3, eerste lid; b. het bereiken van de krachtens artikel 7.2, eerste lid, gestelde doelen. 2 In het systeem worden voorts in het kader van de handhaving verkregen gegevens geregistreerd. Artikel 7.7. Rapportage 1 Het bestuursorgaan rapporteert periodiek over: a. het bereiken van de krachtens artikel 7.2, eerste lid, gestelde doelen; b. de uitvoering van de voorgenomen activiteiten, bedoeld in artikel 7.2, eerste lid, in verhouding tot de prioriteitenstelling, bedoeld in artikel 7.2, derde lid, onder a; c. de uitvoering van de afspraken, bedoeld in artikel 7.2, vijfde lid. 2 Het bestuursorgaan evalueert jaarlijks of de in het uitvoeringsprogramma, bedoeld in artikel 7.3, eerste lid, opgenomen activiteiten zijn uitgevoerd en in hoeverre deze activiteiten hebben bijgedragen aan het bereiken van de krachtens artikel 7.2, eerste lid, gestelde doelen. 3 Burgemeester en wethouders maken de rapportage, bedoeld in het eerste lid, en het verslag van de evaluatie, bedoeld in het tweede lid, bekend aan de gemeenteraad

43 Wij zijn dus verplicht om met een geautomatiseerd systeem ons uitvoeringsprogramma en onze doelstellingen te monitoren. Maar we zijn ook verplicht om jaarlijks terug te blikken (evalueren) op ons programma, onze werkwijzen en onze doelen. Over het monitoren en het evalueren moeten wij aan onze gemeenteraad rapporteren. 3. WAT IS DE PDCA-CYCLUS? In paragraaf 4 van hoofdstuk 1 staat dat we de zogenoemde PDCA-cyclus volgen. Daarin hebben we deze cyclus ook kort uitgelegd. Nu gaan we wat dieper in op het onderdeel Monitoren in de PDCA-cyclus. Het monitoren komt terug in de letter C. Die letter staat namelijk voor Check. Deze check komt op twee plekken terug in de cyclus en is dus erg belangrijk. Op welke plekken komt deze check terug? Bij Monitoring (de check in het operationeel beleidskader) en Beleidsevaluatie (de check in het Strategisch beleidskader). WAT IS MONITORING? De PDCA-cyclus beschrijft de stap monitoring als volgt: De organisatie monitort met behulp van een geautomatiseerd systeem de resultaten en de voortgang van de uitvoering van het beleid en het uitvoeringsprogramma. De monitoringsresultaten worden gebruikt voor bijsturing van de operationele cyclus en voor input op de beleidsevaluatie. HOE MONITOREN WE? Middels werkwijzen, protocollen en checklists voeren we ons jaarlijkse programma uit. We houden de voortgang van ons programma voortdurend in de gaten (monitoren) en als het nodig is passen we ons programma tijdig aan. EN HOE VOEREN WE DE BELEIDSEVALUATIE UIT? Op basis van een risicoanalyse stellen we prioriteiten en doelstellingen vast. Vervolgens bepalen we hoe we die doelstellingen willen bereiken (strategie). Hieruit volgt een (jaarlijks) programma dat we willen uitvoeren. De uitvoering van dit programma borgen we in de organisatie door er voldoende capaciteit aan toe te kennen. Jaarlijks blikken we terug op deze beleidskeuzes en als het nodig is passen we deze aan. 4. WAT METEN WE? We hebben nu beschreven hoe we voortdurend gaan monitoren en hoe we de beleidsevaluatie uitvoeren. Het gaat dus over Monitoren en Evalueren. Maar wat meten wij dan voortdurend? En hoe blikken wij dan terug op onze beleidskeuzes? Daar gaan we nu dieper op in. URENMATRIX 2018 In hoofdstuk 7 van dit VTH-plan hebben we ons uitvoeringsprogramma voor 2018 bepaald. In dat programma gaan we uit van een verwacht aantal klantvragen en programmatische en incidentele toezicht- en handhavingsacties. Daarnaast geven we aan dat we een aantal klussen en projecten zullen uitvoeren. Ook schatten we in hoeveel tijd en capaciteit we nodig denken te hebben om die vragen, acties en klussen uit te voeren. Het programma, de aantallen en de ingeschatte benodigde tijd hebben we weergegeven in de zogenoemde Urenmatrix VTH-plan Deze staat in bijlage 1. COGNOS We hebben onze geautomatiseerde systemen zo gebouwd dat we alle gegevens in de Urenmatrix VTH-plan 2018 voortdurend kunnen meten. Voor het meten van de aantallen gebruiken we het programma Cognos. Dit programma maakt de berekening op basis van onze processen en de processtappen in Key2Vergunningen. Deze aantallen zetten we in de Urenmatrix. TIMETELL De werkelijk besteedde uren meten we aan de hand van het programma Timetell. Daarin registreren alle medewerkers de uren die zij hebben gewerkt. Dit gebeurt aan de hand van tijdschrijfcodes. Die codes komen precies overeen met de activiteiten die we uitvoeren. GEGEVENS COMBINEREN Door de gegevens uit deze programma s te combineren, kunnen we op een redelijk makkelijke manier zien of ons VTH-plan volgens planning verloopt. Dit kan op elk gewenst moment. Maar we willen in elk geval vier keer per jaar de tussenresultaten in de verschillende teamoverleggen bespreken. Als blijkt dat de planning uitloopt op een bepaald onderdeel dan kunnen we op tijd ons programma of onze capaciteit bijstellen. Het kan ook zijn dat uit deze overleggen de vraag ontstaat om het beleid of beleidsdoelen te herzien. Dat soort vragen nemen we mee in onze omgevingsanalyse voor het volgende VTH-plan. 5. HOE EN WANNEER RAPPORTEREN WE DE GEMEENTERAAD? In het begin van dit hoofdstuk hebben we al aangegeven dat wij verplicht zijn om aan onze gemeenteraad te rapporteren over onze werkzaamheden. Deze verplichting staat in artikel 7.7 van het Besluit omgevingsrecht. Welke vragen moeten in een rapportage worden beantwoord? Dat zijn: a. Hebben we uitgevoerd wat we hebben beloofd (het uitvoeringsprogramma uit hoofdstuk 7)? b. In hoeverre hebben deze activiteiten bijgedragen aan het bereiken van de gestelde doelen (de strategieën uit hoofdstuk 5)? c. Hebben we onze doelen bereikt (doelstellingen uit hoofdstuk 4)? d. Hebben we de activiteiten uitgevoerd volgens onze prioriteitenstelling (prioriteiten uit hoofdstuk 3)? De rapportage is een verbinding tussen de monitoring en de beleidsevaluatie. Hoe vaak rapporteren wij onze gemeenteraad? Twee keer. De eerste keer is aan het begin van het jaar als het VTH-plan en de daarin opgenomen Omgevingsanalyse is vastgesteld. En de tweede keer is een paar maanden later. Dan volgt een cijfermatige evaluatie van alles wat wij én onze partners hebben uitgevoerd

44 86 87

45 Vormgeving & print: afdeling Vormgeving & Publicatie gemeente Oss 88