Als je begrijpt wat ik bedoel...

Transcriptie

1 Als je begrijpt wat ik bedoel... Hoe schrijf ik een leesbare en correcte tekst? Hints en tips voor schrijvende ambtenaren van de gemeente Velsen

2

3 Inhoudsopgave Inleiding 1. Tien gouden regels voor schrijvers Het schrijven zelf, indeling en controle 2. Een paar woorden die vaak voorkomen College, gemeenteraad, de dienst : mannelijk of vrouwelijk? 3. Alternatieven voor gemeentetaal hiernaast genoemde in plaats van nevenvermelde 4. Schrijfwijze van woonkernen en gebieden 5. Naslagwerken Leuke literatuur over schrijven 3

4 4

5 Inleiding De nieuwe huisstijl is aanleiding om ook op het gebied van teksten een verbeterslag mogelijk te maken. Als ambtenaren van de gemeente Velsen schrijven we brieven aan bewoners, beleidsnotities en voor stellen aan collega s, college of raad, nota s voor samenwerkingspartners, enzovoorts. Al die stukken moeten logisch, foutloos en toegankelijk zijn. De lezer moet begrijpen wat er staat. Dat is het beoogde resultaat. Deze schrijfwijzer met tien gouden regels is voor alle schrijvers die hun teksten willen verbeteren of toetsen, met als doel een goed leesbare tekst te maken, waardoor de boodschap duidelijk overkomt en mede daardoor beter blijft hangen. Afdeling Communicatie Maart

6 1. Tien gouden regels voor een heldere tekst Hou het simpel De gemiddelde lezer (Velsenaar) heeft een MBOopleiding. Hou het dus simpel. Verplaats je in de lezer en neem vooral als je voor burgers schrijft een bekende van je in gedachten die niets over het onderwerp weet. Dáár schrijf je voor. Mensen die al wat meer van het onderwerp afweten, kun je op hun niveau benaderen. Hieronder eerst wat tips voor het schrijfwerk zelf (woorden en zinnen) en daarna nog een paar tips voor de indeling van een tekst (alinea s en kopjes). Tot slot wat suggesties voor extra controle. Succes! A. Het schrijven zelf 1. Wees duidelijk en concreet Schrijf actief Schrijf in de tegenwoordige tijd Vermijd vage hulpwerkwoorden zoals kunnen, hebben, zullen, zijn, mogen, kunnen, laten, lijken, willen. Niet: Door de gemeente is een besluit genomen over Wel: de gemeente heeft besloten of nog beter: de gemeente besloot. 2. Gebruik korte zinnen Het zijn vooral de ingewikkelde zinsconstructies die lange zinnen moeilijk maken. Niet: Het college heeft het voorstel over handhaving van zwerfvuil, waartegen de gemeenteraad, die een uitgebreide studie van het al jaren durende probleem heeft gemaakt, bezwaar had ingediend, toch aangenomen. 6

7 Wel: Het college heeft het voorstel over de handhaving van zwerfvuil aangenomen. Dat deed zij ondanks het bezwaar van de gemeenteraad, die een uitgebreide studie heeft gemaakt van het probleem dat al jaren duurt. Schrijf korte zinnen Knip lange zinnen op in twee of drie kortere Zet korte deelzinnen tussen komma s of streepjes Wissel korte en langere zinnen af voor de variatie Schrijf de zaken logisch achter elkaar Knip lange ingewikkelde zinnen in twee of meer kortere, beter gestructureerde zinnen. De gemiddelde zinslengte is 15 woorden. 3. Gebruik gewone woorden, vermijd vakjargon Dit is heel belangrijk! Als je veel van een onderwerp afweet, ga je vanzelf vaktaal gebruiken. Als je voor niet-ingewijden schrijft, moet je de vaktaal vertalen. Anders wordt het onbegrijpelijk en onleesbaar. Niet: het document bevat kaders en uitgangspunten voor de herontwikkeling van de locatie. Wel: in het document staat met welke uitgangspunten de gemeente deze plek wil inrichten. 4. Vermijd afkortingen Als je ze al gebruikt: leg ze de eerste keer uit. 'In Velsen maken 300 inwoners gebruik van de mogelijkheden van de Werkloosheidswet (WW). De WW is bedoeld voor etc.' 7

8 B. Indeling 5. Geef je tekst een kop en een staart Zorg voor een duidelijke titel, een korte inleiding en een samenvatting of conclusie. In de inleiding (of het voorwoord) schrijf je welke informatie de lezer kan verwachten. In de samenvatting staan de belangrijkste feiten. Voorbeeld van een inleiding: In dit stuk schetsen wij hoe de participatie rondom dit plantsoen is verlopen. Vervolgens leest u hoe de gemeente de ingebrachte ideeën heeft verwerkt in een nieuw plan. De meest treffende uitspraken hebben we bij wijze van illustratie op een rijtje gezet. De nota sluit af met een voorstel voor het vervolg van de inspraaktraject, dat naar verwachting eind 2012 wordt afgerond. 6. Deel je tekst op in alinea s Hoe lang (hoeveel zinnen) een alinea is, hangt af van de lengte van het totale stuk. Een brief van twee kantjes heeft alinea s die niet langer zijn dan gemiddeld een regel of 10, 12. Een nota van twintig bladzijden kan langere alinea s hebben. 7. Geef elke alinea een kopje Zo kan de lezer snel de tekst scannen en krijgt hij een globaal beeld van de inhoud van het verhaal. Een kop is kort, kernachtig en informatief. Het kernbegrip van de tekst eronder staat erin. Dus niet: samenwerking, maar voorspoedige samenwerking. 8. Bouw je alinea s logisch op Bouw je alinea ook stapsgewijs op; dat vergemakkelijkt het lezen. De eerste één of twee zinnen zijn het 8

9 belangrijkst, en elke daaropvolgende zin is nadere uitleg of toelichting. Scheid alinea s met een witregel. C. Suggesties 9. Gebruik de spellingscontrole en de synoniemenlijst Taalfouten zowel spelling als grammatica irriteren de lezer en leiden af van je tekst. Zeker teksten die naar buiten gaan, moeten foutloos zijn. Gebruik de spellingscontrole van je computer; die kun je altijd aan hebben staan of selectief gebruiken. Alternatieven voor moeilijke woorden vind je in de synoniemenlijst in Word. 10. Wees bereid om je tekst aan te passen Leg je tekst voor aan een collega. Vraag iemand die er weinig van afweet of hij de tekst begrijpt en of hij constructieve kritiek wil geven. Verwerk die kritiek in je tekst als hij daar beter van wordt. 9

10 2. Een paar woorden die vaak voorkomen Zelfstandig naamwoorden het college, de commissie, de afdeling hebben een woordgeslacht: hij, zij of het. Hieronder een lijstje met voorbeelden van vervoegingen. De gemeente vrouwelijk De commissie vrouwelijk De provincie vrouwelijk De gemeente geeft haar inwoners informatie. De commissie introduceert haar voorzitter. Noord-Holland roept haar gemeenten op om De directie vrouwelijk De directie geeft haar toestemming. De afdeling vrouwelijk De personeelsafdeling heeft haar afdelingsuitje. De (gemeente)raad De gemeenteraad geeft mannelijk zijn mening. De dienst mannelijk De sector mannelijk Het college onzijdig De facilitaire dienst en zijn takenpakket. De sector financiën heeft zijn begroting af. Bij bezittelijke voornaamwoorden wordt dit zijn. Het college heeft zijn agenda vastgesteld. De burgemeester naar biologisch geslacht (in dit geval dus mannelijk) De wethouder naar biologisch geslacht De ambtenaar naar biologisch geslacht 10

11 3. Alternatieven voor gemeentetaal Voorkom formele woorden; brieven van de gemeente zijn vaak al ingewikkeld genoeg. Hieronder een lijst van woorden die vallen onder de rubriek stadhuistaal met hun alternatieven. OUD aangaande aangezien aanvang aanwenden aldus alhoewel als gevolg van alsdan alsmede alsook alvorens behoudens bemerken benevens berichten bescheiden betreffende bij deze stuur ik u bovengenoemd(e) conform daarenboven dan wel de mening zijn toegedaan derhalve desalniettemin dienaangaande dientengevolge NIEUW over omdat begin gebruiken zo hoewel door; doordat dan; in dat geval en en; net als voor; voordat behalve merken met daarbij laten weten papieren over, voor graag stuur ik u die, deze, dat volgens bovendien of vinden daarom; dus niettemin; toch hierover; wat dat betreft daardoor 11

12 3. Alternatieven voor gemeentetaal dienen doch doen plaatsvinden doen toekomen door middel van doorgaans moeten maar gebeuren; uitvoeren sturen door gewoonlijk; meestal echter maar een klein aantal enkele, sommige eerder genoemde die, deze elders ergens anders er is geen twijfel aan dat ongetwijfeld, natuurlijk eveneens ook evenwel echter; niettemin gaarne graag gedurende de tijd dat tijdens, toen geheel helemaal gelieve wilt u..? genoegzaam voldoende gezien het feit dat omdat heden heden op hedenmorgen het besluit nemen hetgeen hiermede hieromtrent het schrijven hetwelk in de gelegenheid zijn om in de nabije toekomst in het merendeel van de gevallen in overweging nemen nu (datum) vanmorgen besluiten wat hiermee hierover de brief wat; dat kunnen binnenkort, spoedig meestal nadenken, overdenken 12

13 3. Alternatieven voor gemeentetaal in relatie tot in verband met ingeval ingevolge inzake jegens krachtens laatstelijk mede mededelen medio oktober met betrekking tot met de bedoeling dat met het oog op met het resultaat dat met referte aan middels mits mitsdien naar behoren nevenstaande nevenvermelde niettegenstaande nimmer nochtans nopen ofschoon om deze redenen omtrent ondanks het feit dat ondergetekende onderhavig onderhoud onverwijld omdat omdat als door; op grond van over tegenover door onlangs mee meedelen halverwege oktober over, voor, opdat om waardoor, zodat terugkomend op met; via alleen als daarom correct hiernaast hiernaast genoemde ondanks nooit echter; toch dwingen hoewel daarom over hoewel; ondanks ik, mij deze; dit; die; dat gesprek onmiddellijk; direct 13

14 3. Alternatieven voor gemeentetaal onzerzijds van onze kant; onze op grond van het voorgaande daarom op het huidige moment nu op welke wijze hoe opdat om te pogen proberen reeds al respectievelijk of retourneren terugsturen sedert slechts te allen tijde te zijner tijd ten aanzien van ten behoeve van ten gevolge van ten tijde van teneinde tenzij terstond tevens tezamen thans trachten ultimo uw schrijven van de zijde/kant van van oordeel zijn vernemen vertrouwen verzoeken voldoen vooraleer sinds maar; enkel; alleen altijd later over; voor; van; tegenover voor; vanwege door op dat moment om behalve als meteen ook samen nu proberen uiterlijk uw brief van vinden; denken horen rekenen op vragen betalen voordat 14

15 3. Alternatieven voor gemeentetaal voor het geval dat vooralsnog voorheen voornemens zijn voorts wederom welke wellicht wijze zenden zorgdragen zulks als; wanneer voorlopig vroeger; eerder van plan zijn; willen vervolgens weer wat die misschien; mogelijk manier sturen zorgen zo; dit; dat 15

16 4. Schrijfwijze woonkernen en gebieden Bij het gebruik van een windrichting in een wijkof buurtnaam wordt een koppelteken gebruikt. We schrijven dus Velsen-Noord en Oud-Velsen. Woonkernen en gebieden in de gemeente Driehuis IJmuiden deelgebieden: IJmuiden-Oost, IJmuiden-West, enzovoorts IJmuiden aan Zee Santpoort-Noord Santpoort-Zuid Spaarnwoude Oud-Velsen Velsen-Noord Velsen-Zuid Velserbroek 16

17 5. Naslagwerken Er is veel achtergrondmateriaal dat kan helpen wanneer je een tekst moet schrijven. Hieronder een aantal suggesties. Boeken over begrijpelijk en correct schrijven in zijn algemeenheid Schrijfwijzer, Jan Renkema Een naslagwerk voor tekstkwaliteit (o.a. stijl en tekstanalyse), leesgemak (begrijpelijkheid, nauwkeurigheid, bondigheid en onaantrekkelijkheid), taalkwesties, spelling, leestekens en opmaak. Sdu uitgevers, Den Haag, oktober 2005 Schrijfwijzer compact, Jan Renkema Idem als hierboven, maar met wat minder voorbeelden. Compacter dus! Sdu uitgevers, Den Haag, 2005 Specifiek voor websites Schrijven voor het beeldscherm, Willem Hendrikx Hoe maak ik een pagina voor een website? Op welke manier pas ik mijn documenten aan voor het bedrijfsintranet? Hoe maak ik een handleiding via intranet of een helpsysteem toegankelijk? Op deze en vele andere vragen krijgt u in dit boek een antwoord. Sdu uitgevers Den haag, 2003 Schrijven voor het web, Geert Poort Een praktische handleiding Uitgeverij Thema, Schouten en Nelissen Zaltbommel,

18 18

19

20 Deze brochure is een uitgave van de Gemeente Velsen april 2011