DRAAIBOEK Wielrennen Organisatie van een wedstrijd G-wielrennen (update 10/05/2018)

Transcriptie

1 DRAAIBOEK Wielrennen van een wedstrijd G-wielrennen (update 10/05/2018) en Cycling Vlaanderen willen samen het G-wielrennen verder uitbouwen in Vlaanderen. Samen met lokale organisaties slaan zij de handen in elkaar om G-wielerwedstrijden voor elke renner met een beperking te organiseren. Het Draaiboek wielrennen is een houvast en tevens een goede leidraad voor elke organisator. Er worden G-wielerwedstrijden op de weg en in het veld georganiseerd. Op de weg is er een competitief en recreatief aanbod. Het G-veldrijden is enkel recreatief. Het wegwielerseizoen loopt van april tot september. In het veld wordt er gereden van oktober tot maart. Organisatoren die het draaiboek hebben doorgenomen en tegemoet kunnen komen aan onderstaande voorwaarden, dienen een wedstrijdaanvraag in bij het secretariaat. Een aanvraag voor een wegwielerwedstrijd wordt ten laatste 15 november van het voorafgaand jaar ingediend, voor een veldrit wordt er voor 15 mei ingediend. Opgelet want in die draaiboek wordt een onderscheid gemaakt tussen competitie, recreatie, wegwielrennen en veldrijden. Neem dus een kijkje bij het deel waarvoor jij interesse hebt. INHOUD G-WEGWIELRENNEN COMPETITIE ACTIEPLAN ORGANISATIE PROGRAMMA CATEGORIEËN AFSTANDEN MEDEWERKERS MATERIAAL... 7 G-WEGWIELRENNEN - RECREATIE ACTIEPLAN ORGANISATIE PROGRAMMA MEDEWERKERS MATERIAAL G-VELDRIJDEN - RECREATIE CONTACTPERSONEN... 15

2 G-wegwielrennen Competitie organiseert in samenwerking met lokale organisaties jaarlijks ±10 wedstrijden. Samen vormen deze wedstrijd het open Vlaams kampioenschap G-wielrennen, een regelmatigheidscriterium. Neem als organisator ook het reglement G-wielrennen door a.u.b. 1. Actieplan organisatie Administratie 1. comité samenstellen 1 jaar vooraf 2. Aanvraag verkeersvrije omloop (Bijlage 1) 1 jaar vooraf 3. Parcoursreiniging aanvragen bij gemeente 1 jaar vooraf 4. Wedstrijdaanvraag indienen (Bijlage 2) 15 november voorafgaand jaar 5. Betaling van 176 euro aan Cycling Vlaanderen vzw Verzekering + volwaardige ondersteuning wedstrijdleider//cycling Pa-Psy Dec voorgaand jaar Vlaanderen + 2 wedstrijdcommissarissen Tijdregistratie gratis door 6. Reserveren van accommodatie Zo snel mogelijk 7. Eventueel sponsordossier verspreiden Zo snel mogelijk 8. Opstellen uitnodigingen renners Voorbeeld uitnodiging te verkrijgen via 3 maand vooraf medewerker 9. Opvolgen inschrijvingen Alle inschrijvingen dienen te verlopen via het online inschrijvingsformulieren (belangrijk i.f.v. Pa-Psy 2 maand vooraf correcte, uniforme startlijst en tijdregistratie). 10. Formulieren ongevalaangifte voorzien: Aangifte Lichamelijke ongevallen Parantee- Psylos leden (Bijlage 3) Tijdens wedstrijd Aangifte Lichamelijke ongevallen Cycling Vlaanderen leden (Bijlage 4) 11. Resultaten aan en Cycling Vlaanderen bezorgen -> Tijdopnemers/wedstrijdleider zorgen hiervoor Pa-Psy < 24u na afloop Promotie en communicatie 1. Activiteit op online kalender Pa-Psy Januari 2. Opmaken/drukken van flyers, posters, gadgets* > 2 maand vooraf 3. Contacteren van plaatselijke journalisten 2 maand vooraf 4. Aangepaste uitnodiging doorsturen naar Parantee- 2 maand vooraf Psylos 5. Andere initiatieven: * Gelieve de logo s van Cycling Vlaanderen en steeds duidelijk zichtbaar op het promotiemateriaal te vermelden. Bij organisatie van het BK dient ook het logo van het BPC duidelijk zichtbaar te zijn. Pagina 2

3 Logistiek 1. Aanspreken van vrijwilligers (lokale vereniging, ) Zo snel mogelijk 2. Seingevers aanspreken - Taken seingevers December - Mobiele seingevers 3. Voorzien van begeleiders/volgwagen/moto op het parcours > 1 maand vooraf Voorzien van een ziekenwagen is verplicht! 4. Tweetalige (NL/FR) speaker voorzien > 1 maand vooraf 5. Minstens voor de winnaar van elke competitieklasse een prijs voorzien: - B-klassen man + vrouw = 4 prijzen MB WB - C-klassen man + vrouw = 10 prijzen MC1 & WC1 MC2 & WC2 MC3 & WC3 MC4 & WC4 MC5 & WC5 - T-klassen man + vrouw = 4 prijzen MT1 & MT1 MT2 & WT2 - H-klassen man + vrouw = 10 prijzen MH1 & WH1 MH2 & WH2 MH3 & WH3 MH4 & WH4 MH5 & WH5 - VE man + vrouw = 2 prijzen 6. MVE & WVE - ASS man + vrouw = 2 prijzen Totaal winnaars = max. 28 attenties voorzien 2 maand vooraf (sponsoring) Er is theoretisch een maximum van 30 klassen mogelijk op een competitiewedstrijd. In de praktijk ligt het aantal klassen lager. Een nauwkeurige inschatting kan gemaakt worden na afloop van de voorinschrijvingen. Neem hiervoor contact met de bevoegde medewerker van. 7. Voorzien van toegankelijke accommodatie: - Aangepaste toiletten - Kleedruimtes/douches - Bewaakte lockers/materiaalruimtes - Cafetaria/Catering - Inschrijfbalie - Podium - Toegankelijke EHBO-post - 8. Bijzondere aandacht voor aangepaste parkeergelegenheid: - Ruim genoeg voor transfer van- en naar de wagen - Kort bij start of verzamelplaats - Autoverkeer niet hinderend voor renners 9. (Brood)maaltijd en consumptie(s) voorzien voor vrijwilligers, wedstrijdcommissarissen (2), tijdopnemers (2) en wedstrijdleider (1) Zo snel mogelijk Tijdens de wedstrijd Pagina 3

4 10. MyLaps elektronische tijdregistratie: - 3 netstroomaansluitingen voorzien - Tentje met zijwanden voorzien om systeem onder te plaatsen, of een gunstig alternatief - Tafel met 4 stoelen voorzien - Afzonderen van publiek > 1 maand vooraf Sporttechnisch 1. Parcours uitstippelen Laten controleren door 1 jaar vooraf 2. Invullen van het programma Verplicht op te nemen: Aanmelden/inschrijven Opwarming Er is één wedstrijd van minimaal 1 uur voor de handbikers (H) en de driewielers (T) Er is één wedstrijd van minimaal 1 uur voor de tweewielers (C) en de tandems (B) Podiumceremonie 2 maand vooraf Parcoursvereisten (checklist) 1. Opwarming- en losrijstrook voorzien 2. Start- en aankomst afzetten met dranghekken 3. Start en aankomst zijn minimaal 6m breed 4. Minimaliseren van spoorwegen, roosters, breuken in asfalt. Liefst geen snelheidsdrempels! 5. Helling parcours maximaal 7% 6. Minimale afwateringshelling asfalt 7. Vermijden van scherpe bochten 8. Voorsorteerborden voor gevaarlijke bochten 9. Weg dient overal verhard te zijn 10. Weg is overwegend breed genoeg voor inhaalmanoeuvres 11. Voorzie minstens één aangepaste bevoorrading: - Deelnemers moeten het parcours niet verlaten - Lange bevoorrading langs één kant van parcours - Lang genoeg voor vlotte transactie 12. Op gevaarlijke plaatsen (= hoge snelheid) dranghekken voorzien 13. In- en uitritten voor hulpdiensten afbakenen 14. Finishlijn en eventueel aankomstboog voorzien 15. Ruime uitloopstrook voorzien na de aankomst 16. Afgesloten werkomgeving voorzien voor wedstrijdcommissarissen & tijdopnemers (weg van de toeschouwers) Pagina 4

5 2. Programma Voorbeeld: uur actie subonderdeel 08u30 Briefing vrijwilligers opbouw 09u00 Opbouw Onthaal, catering, aankomstboog, MyLaps systeem, podium, EHBO, 10u30 Overlopen actiepunten met wedstrijdleider 10u45 Briefing vrijwilligers/seingevers 11u30 Onthaal - aanmelding Inschrijvingsgeld betalen, rugnummer afhalen en evt. transponder huren. 12u00 Afsluiten parcours (wordt vrijgegeven door politie) Seingevers nemen plaats Ziekenwagen op post 12u30 Afronden inschrijvingen Doorgeven aan speaker 12u45 Opwarming Controle materiaal (fiets, helm, chip,) 13u30 Start wedstrijd 1 Startschot 14u ronde Einde wedstrijd 1 Vlag/bel bij ingaan van de laatste ronde 14u40 Opwarming 15u00 Start wedstrijd 2 Startschot 16u ronde Einde wedstrijd 2 Vlag/bel bij ingaan van de laatste ronde 16u15 Teruggave rugnummers 16u45 Prijsuitreiking Bedanking deelnemers en vrijwilligers 17u00 Briefing vrijwilligers afbraak 17u05 Afbouw Pagina 5

6 3. Categorieën Mannen ASS VE C1 C2 C3 C4 C5 B H1 H2 H3 H4 H5 T1 T2 Wedstrijd 1 Tweewielers, tandems, VE Wedstrijd 2 Handbikes, driewielers Vrouwen ASS VE C1 C2 C3 C4 C5 B H1 H2 H3 H4 H5 T1 T2 4. Afstanden Klasse B mannen B vrouwen C3 + C4 + C5 mannen C1 + C2 mannen C3 + C4 +C5 vrouwen C1 + C2 vrouwen T2 mannen T1 mannen T1 + T2 vrouwen H3 + H4 + H5 mannen H1 + H2 mannen H5 vrouwen H3 + H4 vrouwen H1 + H2 vrouwen Maximum afstand 120 km 100 km 100 km 75 km 75 km 60 km 40 km 30 km 30 km 80 km 60 km 80 km 60 km 50 km Pagina 6

7 5. Medewerkers Functie Naam Coördinator Persoon 1 Medewerkers opbouw Persoon 1 Persoon 2 Medewerkers bar Persoon 1 Persoon 2 Speaker Persoon 1 Wedstrijdleider Persoon 1 Wedstrijdcommissarissen Persoon 1 Persoon 2 Tijdopnemers Persoon 1 Persoon 2 Seingevers Persoon 1 Persoon 2 Ritbegeleider wagen/moto Persoon 1 Persoon 2 Prijsuitreikers Persoon 1 Persoon 2 Medewerkers afbraak Persoon 1 Persoon 2 6. Materiaal Wat Aantal Wie zorgt ervoor Opmerking Bewegwijzering Onthaal Cash geld Veiligheidsspelden Rugnummers Inschrijvingslijst Verzekeringsdocumenten lichamelijke schade Randanimatie Tent Tafels Stoelen Drank/eten (vrijwilligers) Eetkraam Podium Geluidsinstallatie/micro 4 x aantal renners X aantal renners Renners weten wat ze waar kunnen vinden! Beschikbaar website Pagina 7

8 Wedstrijd Spandoeken 2 Spandoeken Cycling Vlaanderen 2 Cycling Vlaanderen Tijdregistratiesysteem 1 Huurtransponders Finishmat, decoder, laptop, printer & toebehoren Dranghekken Min 20 Huur gemeente Start- en aankomstlijn Start- en finishvlag 1 Groene vlag 1 Rode vlag 1 Bel (laatste ronde) 1 Prijsuitreiking Medailles Categorieën x 3 Kan aangevraagd worden bij Parantee- Psylos (organisatie betaald) Prijzen x aantal klassen Sponsors Pagina 8

9 G-wegwielrennen - Recreatie organiseert in samenwerking met lokale organisaties jaarlijks 7 recreatieve G-wielerwedstrijden. Deze wedstrijden vormen samen het Pidpa G-wegcriterium. Classificatie is van ondergeschikt belang tijdens deze wedstrijden. Alle renners met een beperking zijn welkom. 1. Actieplan organisatie Administratie 1. comité samenstellen 1 jaar vooraf 2. Aanvraag verkeersvrije omloop (Bijlage 1) 1 jaar vooraf 3. Parcoursreiniging aanvragen bij gemeente 1 jaar vooraf 4. Wedstrijdaanvraag indienen (Bijlage 2) 15 november voorafgaand jaar 5. Aanvraag wedstrijd als promotionele activiteit bij Cycling Vlaanderen Verzekering deelnemers Pa-Psy dec voorafgaand jaar Wedstrijdleider en tijdopnemers worden door aangeduid. 6. Reserveren van accommodatie Zo snel mogelijk 7. Eventueel sponsordossier verspreiden Zo snel mogelijk 8. Opstellen uitnodigingen renners Voorbeeld uitnodiging te verkrijgen via 3 maand vooraf medewerker 9. Opvolgen inschrijvingen Alle inschrijvingen dienen te verlopen via het online inschrijvingsformulier (belangrijk i.f.v. Pa-Psy 2 maand vooraf correcte, uniforme startlijst). 10. Formulieren ongevalsaangifte voorzien: Aangifte Lichamelijke ongevallen Parantee- Psylos leden (Bijlage 3) Tijdens wedstrijd Aangifte Lichamelijke ongevallen Cycling Vlaanderen leden (Bijlage 4) 11. Resultaten aan bezorgen -> Wedstrijdleider/tijdopnemers zorgen hiervoor Pa-Psy < 24u na afloop Promotie en communicatie 1. Activiteit op online kalender Januari 2. Opmaken/drukken van flyers, posters, gadgets* > 2 maand vooraf 3. Contacteren van plaatselijke journalisten 2 maand vooraf 4. Aangepaste uitnodiging doorsturen naar Parantee- 2 maand vooraf Psylos 5. Andere initiatieven: * Gelieve de logo s van Cycling Vlaanderen en steeds duidelijk zichtbaar op het promotiemateriaal te vermelden. Pagina 9

10 Logistiek 1. Aanspreken van vrijwilligers (lokale vereniging, ) Zo snel mogelijk 2. Seingevers aanspreken - Taken seingevers December - Mobiele seingevers 3. Voorzien van begeleiders/volgwagen/moto op het parcours > 1 maand vooraf Voorzien van een ziekenwagen is verplicht! 4. Speaker voorzien > 1 maand vooraf 5. Attentie deelnemers voorzien 2 maand vooraf 6. Voorzien van toegankelijke accommodatie: - Aangepaste toiletten - Kleedruimtes/douches - Bewaakte lockers/materiaalruimtes - Cafetaria/Catering - Inschrijfbalie - Podium - Toegankelijke EHBO post 7. Aangepaste parkeerruimtes voorzien voor de deelnemers met een fysieke beperking. 8. (Brood)maaltijd en consumptie(s) voorzien voor vrijwilligers, tijdopnemers en wedstrijdleider 9. MyLaps elektronische tijdregistratie: - 3 netstroomaansluitingen voorzien - Tentje met zijwanden voorzien om systeem onder te plaatsen, of een gunstig alternatief - Tafel met 4 stoelen voorzien - Afzonderen van publiek Zo snel mogelijk Tijdens de wedstrijd > 1 maand vooraf Sporttechnisch 1 Parcours uitstippelen 1 jaar vooraf 2 Invullen van het programma Verplicht op te nemen: a. Aanmelden/inschrijven b. Opwarming c. Er is één wedstrijd van minimaal 40 minuten d. Podiumceremonie 2 maand vooraf Parcoursvereisten (checklist) 1. Opwarming- en losrijstrook voorzien 2. Start- en aankomst afzetten met dranghekken 3. Start en aankomst zijn minimaal 6m breed 4. Weg dient overal verhard te zijn 5. Weg is overwegend breed genoeg voor inhaalmanoeuvres 6. Op gevaarlijke plaatsen (= hoge snelheid) dranghekken voorzien 7. In- en uitritten voor hulpdiensten afbakenen 8. Finishlijn en eventueel aankomstboog voorzien 9. Ruime uitloopstrook voorzien na de aankomst Pagina 10

11 2. Programma Voorbeeld: uur actie subonderdeel 10u00 Briefing opbouwers 10u15 Opbouw Onthaal, catering, aankomstboog, MyLaps systeem, podium, EHBO, 11u00 Overlopen actiepunten met wedstrijdleider 11u15 Briefing vrijwilligers/seingevers 12u00 Onthaal start inschrijvingen Rugnummer en chip afhalen 13u00 Afsluiten inschrijvingen 12u45 Afsluiten parcours (wordt vrijgegeven door politie) Seingevers nemen plaats Ziekenwagen op post 13u00 Opwarming 13u45 Start wedstrijd Startschot 14u30 Einde wedstrijd Vlag/bel bij ingaan van de laatste ronde 14u45 Prijsuitreiking Bedanking deelnemers en vrijwilligers 15u00 Briefing afbrekers 15u10 Afbouw 3. Medewerkers Functie Naam Coördinator Persoon 1 Medewerkers opbouw Persoon 1 Persoon 2 Medewerkers bar Persoon 1 Persoon 2 Speaker Persoon 1 Wedstrijdleider Persoon 1 Ronde tellers Persoon 1 Persoon 2 Tijdopnemers Persoon 1 Persoon 2 Seingevers Persoon 1 Persoon 2 Ritbegeleider wagen/moto Persoon 1 Persoon 2 Prijsuitreikers Persoon 1 Persoon 2 Medewerkers afbraak Persoon 1 Persoon 2 Pagina 11

12 4. Materiaal Wat Aantal Wie zorgt ervoor Opmerking Bewegwijzering Onthaal Veiligheidsspelden Rugnummers Chips Spanbandjes Inschrijvingslijst Verzekeringsdocumenten lichamelijke schade Randanimatie Tent Tafels Stoelen Drank/eten (vrijwilligers) Tapinstallatie Eetkraam Podium Geluidsinstallatie/micro Wedstrijd Spandoeken, Cycling Vlaanderen, Sport- Vlaanderen en G-sport Vlaanderen 4 x aantal renners X aantal renners & Renners weten wat ze waar kunnen vinden! Beschikbaar website Dranghekken Min 20 Huur gemeente Tijdregistratiesysteem 1 Finishmat, decoder, laptop, printer & toebehoren Start- en aankomstlijn Start- en finishvlag 1 Bel (laatste ronde) 1 Prijsuitreiking Medailles Attenties X aantal renners X aantal renners / titelpartner Kan aangevraagd worden bij Parantee- Psylos Sponsors Pagina 12

13 G-veldrijden Recreatie Wordt tijdens de zomer van 2018 toegevoegd aan dit document. Pagina 13

14 Begroting UITGAVEN ACCOMMODATIE BEGROOT EFFECTIEF Huur sportinfrastructuur VRIJWILLIGERS Vrijwilligersvergoeding medewerkers/seingevers LOGISTIEK Aankoop materiaal Huur materiaal Vervoer materiaal Attenties CATERING Aankoop drank Aankoop catering Huur installaties PROMOTIE - COMMUNICATIE - FUNDRAISING Programmaboekje Flyers SECRETARIAAT + ALGEMENE LEIDING Koppies DIVERSEN varia TOTAAL UITGAVEN INKOMSTEN SUBSIDIES BEGROOT EFFECTIEF Provincie Stad/gemeente SPONSORS Natura Cash INKOMSTEN CATERING Drank Eten TOTAAL INKOMSTEN SALDO (inkomsten - uitgaven) Pagina 14

15 Contactpersonen Naam Voornaam Functie Contactgegevens Willem Stuyckens Wedstrijdleider en competitiemanager COMPETITIE G-wielrennen Peter Bastiaensen Wedstrijdleider en recreatiemanager RECREATIE G-wielrennen Massimo Van Lancker Cycling Vlaanderen afgevaardigde Lennert Fredrick medewerker Jessica De Smet Directeur Via Marc Vergauwen Voorzitter Via Olek Kazimirowski (BK) Sportdirecteur BPC Via Pagina 15