Biddocument NK Aangepast Badminton 2015

Transcriptie

1 Hoofdstuk 1 Introductie Biddocument NK Aangepast 2015 Vorige evenementen 2014 Den Haag i.s.m. BC DKC 2013 Beek i.s.m. BCG Beek (Regio Limburg) 2012 Drachten i.s.m. BC Drachten (Regio Noord) 2011 Culemborg BC Culemborg (Regio Centrum) 2010 ELO United Hengelo (Regio Oost) Status van het evenement Aangepast in sinds 2009 geïntegreerd in de organisatie van. De groep aangepast badmintonners bestaat uit ongeveer 200 spelers. Bij de voorgaande edities van het NK namen gemiddeld 50 personen deel aan het evenement. Afgesproken is om het NK te rouleren over de 7 regio s van. De regio s die nog in aanmerking komen zijn: Noord-Brabant en Noord-Holland. Doel van deze roulatie is om het aangepast badminton in alle regio s te promoten. Specifieke details Datum : 18 en 19 april 2015 Aantal wedstrijdbanen : 9 banen Aantal scheidsrechters : 4 (alleen op zondag) Aantal referees : 1 Aantal fysiotherapeuten : 1 Aantal speeldagen : 2 Format evenement Het NK Aangepast wordt georganiseerd voor de categorieën rolstoel, staand en zit. In alle categorieën kan worden ingeschreven in de onderdelen enkel, dubbel en gemengd. Uitgangspunt is dat in een poule-afval systeem wordt gespeeld. Hoofdstuk 2 Bid procedure Tijdschema bid Deadline indienen bidformulier + bijbehorende informatie. naar LCW, t.a.v. Hendrik Boosman, [email protected] De LCW maakt bekend wie als zal optreden van het NK Aangepast Met de zal z.s.m. na de toekenning een organisatie-/marketing overeenkomst afgesloten worden. Bid document NK Aangepast /8

2 Contactpersoon Alle correspondentie en vragen met partijen die zich willen aanmelden als van de NK Aangepast 2015 worden afgehandeld door Coördinerend Medewerker Wedstrijdzaken Hendrik Boosman. Alle bid documentatie dient naar hem gestuurd te worden: Telefoon: Fax: Hoofdstuk 3 Organisatie en verplichtingen In dit hoofdstuk staat gedetailleerd beschreven welke eisen worden gesteld aan het NK Aangepast 2015 en beschrijft wie verantwoordelijk is voor de organisatie en wie financieel verantwoordelijk is. 3.1 Technische specificaties Onderwerp Omschrijving Organisatie Financieel Accommodatie Moet voldoen aan Uitvoeringsregeling Accommodatie voorschriften van. Minimaal 9 banen, en 2 inspeelbanen. Tribune capaciteit Minimaal 50 personen. Baanverlichting Zie Uitvoeringsregeling Accommodatie voorschriften van. Hoogte hal Minimaal 7 meter. Vloer Een door NOC*NSF erkende sportvloer behalve tapijtvloer; minimaal een klasse-2 vloer (NOC*NSF-normering). Kleedkamers Tenminste 4 kleedkamers, twee voor vrouwen en twee voor mannen. Bid document NK Aangepast /8

3 Dopingruimte Behandelruimte fysiotherapeut Geluidsinstallatie De inrichting zal in overeenstemming zijn met de voorschriften voor Dopingcontrole en dient te bevatten: - een werktafel en 2 stoelen voor dopingofficials, - (gemakkelijke) stoelen voor spelers en begeleiders, - (bij voorkeur 2) interne toilet(en), - een afsluitbare koelkast, - 10 gesloten flessen met water zonder koolzuur, frisdrank, etc., - kranten/tijdschriften. In de directe nabijheid van de banen dient een behandelruimte voor de door aangestelde fysiotherapeut ingericht te zijn. In de accommodatie dient een geluidsinstallatie aanwezig te zijn voor het omroepen van de wedstrijden en er dient voor de juiste bediening daarvan gezorgd te worden. Andere belangrijke kenmerken Onderwerp Omschrijving Organisatie Financieel Beschikbaarheid hal 18 /19 april 2015 gehele dag. Media faciliteiten Internetaansluiting met minimale upload snelheid van 2 MB. Drank/catering vrijwilligers Er wordt voorzien in drank en catering voor vrijwilligers (circa 10) Drankvoorziening speellocatie gedurende het evenement. Aanwezigheid van drank (water) op de speellocatie voor spelers, begeleiders en wedstrijdfunctionarissen die actief zijn in de speelzaal. Horeca en catering Aanwezigheid van horeca-/catering faciliteiten in de accommodatie. Baanmaterialen Netpalen, netten en telborden. Er moeten voldoende shuttles beschikbaar zijn. Shuttle dient voor te komen op de geldende Lijst Toegestane Shuttles categorie C. Beheren en uitgeven shuttles. Bid document NK Aangepast /8

4 3.2 Personeel Onderwerp Omschrijving Organisatie Financieel Toernooicommissie De stelt een lokaal organisatiecomité samen waarin minimaal de volgende functies worde ingevuld: - Voorzitter - Secretaris - PR-functionaris Toernooileider en stelt een referee toernooileider en referee aan. De TL is eindverantwoordelijk voor de gehele organisatie van het Evenement. Bepaalde verantwoordelijkheden worden gedelegeerd aan het lokale organisatiecomité van de. Dat zal in een samenwerkingsovereenkomst worden Scheidsrechters Fysiotherapeut Tellers Chaperonnes vastgelegd. stelt voor de finaledag 4 gekwalificeerde scheidsrechters aan. stelt een fysiotherapeut aan. zorgt voor voldoende tellers. Voor geval dat dopingcontrole plaats vindt, stelt de 2 (1 man en 1 vrouw) personen aan als chaperonne. 3.3 Andere vereisten Onderwerp Omschrijving Organisatie Financieel Hotel De selecteert een Eigen bijdrage hotel voor deelnemers, toernooileider speler. en referee in de directe omgeving van het evenement. Belangrijk is dat het hotel toegankelijk is voor rolstoelen. Vooraf overleg met spelers over ééndan wel meer- persoonskamers. Programmaboekje Er worden 100 programmaboekjes Promotie materialen gemaakt. 100 posters A3 250 flyers A5 Ontwerp door. Bid document NK Aangepast /8

5 Medailles VIP Evaluatierapport stelt medailles voor de nummer 1 t/m 3 in ieder onderdeel beschikbaar. Zorgen voor drank en catering voor VIP s van of. is verantwoordelijk voor voorbereiding en het sturen van een (evaluatie) verslag 4 weken na afloop van het evenement. - Hoofdstuk 4 Marketing rechten Binnen 30 dagen nadat besloten wie als zal optreden, zullen en de een organisatie/-marketing overeenkomst afsluiten. De overeenkomst bevat wie waar verantwoordelijk is en hoe de marketingrechten geëxploiteerd worden. De marketingrechten, die initieel eigendom zijn van, bestaan uit: - TV/Uitzending rechten en productie - Commerciële rechten (denk aan boarding, advertenties, supplier, etc.) - Merchandisingrechten - Interactieve rechten In overleg met de kan bepaalde rechten overdragen aan de. Om de kosten gedekt te krijgen kan de de wens hebben om bepaalde marketingrechten te exploiteren. Bid document NK Aangepast /8

6 Formulier biddocument NK Aangepast Contact informatie Naam vereniging/organisatie Naam contactpersoon Functie contactpersoon adres Telefoonnummer Adres 2. Doel Welke doelen wil de bereiken met het organiseren van het evenement. Hoe gaat uw vereniging dit evenement gebruiken om lokaal het aangepast badminton te promoten? Wat zijn uw (mogelijke) samenwerkingspartners? En wat is hun rol? 3. Accommodatie en andere belangrijk aspecten Plaats Naam sporthal Aantal beschikbare banen Welke badmintonevenementen/-activiteiten hebben hier plaats gevonden. Hoogte hal op laagste punt boven de speelbanen. Zitplaatsen (permanent) Zitplaatsen (tijdelijk) Welke andere relevante faciliteiten zijn er in of bij de accommodatie? Welk hotel wordt aangeboden? Prijzen? En adres? Welke relevante ervaring heeft de /toernooicommissie met het organiseren van badmintonevenementen/- activiteiten? Bid document NK Aangepast /8

7 4. Begroting Het is belangrijk dat de bij de aanvraag een concept begroting meestuurt in onderstaande opmaak. Inkomsten Onderwerp Noot Begroting Toelichting Inschrijfgeld 1 Sponsors 2 Lokale, provinciale/ gemeentelijke ondersteuning 3 Overig 4 Noot Toelichting 1 Er mag een maximum van 7,50,- inschrijfgeld per persoon per onderdeel gevraagd worden. Dit inschrijfgeld komt ten goede van de. 2 Hier dient de te specificeren hoe aan dit bedrag gekomen gaat worden. 3 Geef aan of dit sponsoring betreft in: - natura en/of; - geld en/of; - een garantstelling voor eventueel verlies/te kort 4 Leg uit welke andere inkomstenbron gebruikt wordt, denk aan begunstiger, donaties, etc. Uitgaven Onderwerp Noot Begroting Toelichting Accommodatie 1 Verzorging 2 vrijwilligers Drankvoorziening 3 speellocatie Prijzen 4 Promotie en 5 Marketing Hospitality & 6 Catering Administratie 7 Onvoorzien 8 Noot Toelichting 1 Dit betreft de huur van de accommodatie inclusief halbeheer, baanmaterialen netpalen en netten), elektriciteit, schoonmaak, etc. 2 Dit betreft kosten (drankjes/catering) voor bijvoorbeeld toernooileider Bid document NK Aangepast /8

8 wedstrijdfunctionarissen, tellers, verenigingsvrijwilligers, etc. 3 Aanwezigheid van drank (water) op de speellocatie voor spelers, begeleiders en wedstrijdfunctionarissen die actief zijn in de speelzaal. 4 Specificeer hier de kosten voor de prijzen. Medailles voor de nummer 1 t/m 3 en evt. bloemen. 5 Specificeer hier de kosten voor promotie en marketing, denk aan posters, flyers, programmaboekje, etc. 6 Dit betreft kosten drankjes/catering voor bijvoorbeeld VIP s of andere genodigden. 7 Denk hierbij aan kosten voor voorbereidingsbijeenkomsten, telefoonkosten, etc. 8 Specificeer hier de onvoorziene kosten. 5. Overige ondersteunende informatie Hier kan de nadere informatie kwijt die het bid ondersteunt. Denk bijvoorbeeld aan eerdere ervaringen met het organiseren van evenementen, speciale kennis/vaardigheden die ingebracht wordt, ondersteuning en voorzieningen van overheden of bedrijven etc. Bid document NK Aangepast /8