Concept Samenwerkingsovereenkomst. Koninklijk Nederlands Korfbalverbond XXX. betreffende het. Nederlandse Kampioenschap veldkorfbal

Transcriptie

1 Concept Samenwerkingsovereenkomst Koninklijk Nederlands Korfbalverbond en XXX betreffende het Nederlandse Kampioenschap veldkorfbal

2 ONDERGETEKENDEN, de rechtspersoonlijkheid bezittende vereniging het Koninklijk Nederlands Korfbalverbond, gevestigd te 3707 HX Zeist aan de Woudenbergseweg 56-58, te dezer zake rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer, Rob Meijer, verder te noemen het KNKV en XXX, gevestigd te., in dezer zake rechtsgeldig vertegenwoordigd door XXX, voorzitter van, en optredend namens de verenging., verder te noemen, De vereniging verklaren de volgende samenwerkingsovereenkomst overeengekomen te zijn met betrekking tot de organisatie van het NK Veldkorfbal. IN AANMERKING NEMENDE DAT: I. Het KNKV de officiële sportbond in Nederland is op het gebied van korfbal en daarmee het overkoepelend orgaan van zo n leden en 535 korfbalverenigingen in Nederland; II. III. IV. XXX diverse sport gerelateerde activiteiten ondersteunt; KNKV en XXX samenwerken met als doelstelling een evenement te ontwikkelen en te promoten om KNKV/Korfbal zichtbaar(der) te maken voor zowel korfballend als niet-korfballend publiek; Het spelen van de finales van het kampioenschap van Nederland veldkorfbal; V. Grote stimulerende werking van het evenement naar verschillende doelgroepen in de betreffende regio. Deze groepen zijn kader, sporters in het algemeen en korfballers in het bijzonder; VI. VII. VIII. IX. Aandacht en extra inzet van media voor de korfbalsport waardoor een zo breed mogelijk publiek kennis kan nemen van korfballen; Gezamenlijke afsluiting van het korfbalseizoen; Partijen vertegenwoordigers zullen aanwijzen die als vaste contactpersonen ter naleving van deze overeenkomst zullen optreden; Partijen volledige overeenstemming hebben bereikt over alle voorwaarden van de overeenkomst en deze thans wensen vast te leggen in deze overeenkomst, hierna te noemen: de Overeenkomst. ZIJN OVEREENGEKOMEN ALS VOLGT: 2

3 Algemeen 1. XXX en het KNKV gaan deze Overeenkomst aan voor twee jaar, van rechtswege eindigend op 1 juli 2017 zonder voorafgaande opzegging na het verstrijken van deze termijn. 2. XXX en het KNKV spreken de intentie uit na afloop van deze Overeenkomst, gezamenlijk te streven naar het afsluiten van een nieuwe overeenkomst op nader te bepalen voorwaarden. 3. Partijen zullen uiterlijk 3 maanden voor de expiratiedatum van deze Overeenkomst met elkaar de mogelijkheden voor een nieuwe overeenkomst en de voorwaarden als bedoeld in artikel 1.3 bespreken. 4. In de maanden december en januari van elk jaar zal door Partijen de opstart van het evenement worden neergezet. In juni van elk jaar wordt het evenement geëvalueerd. 5. Partijen wijzen vertegenwoordigers aan die als vaste contactpersonen ter naleving van deze Overeenkomst zullen optreden. Voor XXX is de contactpersoon XXX. Voor het KNKV is dit Eric Geijtenbeek, projectleider evenementen. Programma Tijdens dit evenement, dat jaarlijks in juni wordt georganiseerd, staat het officiële Nederlands kampioenschap Veldkorfbal voor de verschillende categorieën centraal, te weten: - Kampioenschap van Nederland C-Jeugd - Kampioenschap van Nederland B-Jeugd - Kampioenschap van Nederland A-Jeugd - Kampioenschap van Nederland Senioren (Ereklasse) Daarnaast zal de organiserende vereniging tevens voorafgaand en tijdens het evenement side-events moeten organiseren (de korfbal attractiekussens, clinics, schminkstand etc.). Samenwerking 1. Het KNKV is overall eindverantwoordelijk en faciliteert XXX in de volledige uitvoering van de georganiseerde korfbal activiteiten. 2. XXX is uitvoeringspartner van het KNKV. 3. XXX en KNKV richten een Stuurgroep (SG) in die periodiek overleg voert. Stuurgroep formeert een Organisatiecomité en onderhoudt onder meer de contacten met de betrokken verenigingen. 4. De KNKV vertegenwoordiger is bevoegd toe te zien op een adequate uitvoering van hetgeen in deze overeenkomst is bepaald. 3

4 5. XXX betaalt het KNKV een vast bedrag van EUR 3500,00 (zegge: drieduizendvijfhonderdeuro) exclusief BTW. Verantwoordelijkheid voor de winst en verliesrekening van het evenement ligt bij XXX. Het KNKV kan geen aanspraak maken op winsten, noch zal zij aansprakelijk gehouden worden voor verliezen van het evenement. Randvoorwaarden 1. XXX beschikt over de formele toestemming van gemeentelijke instanties (vergunningen). Indien De vereniging(en) geen vergunning krijgt van de gemeente dan heeft XXX tot 31 februari 2016 de mogelijkheid de overeenkomst eenzijdig te ontbinden. 2. Het evenement heeft een professionele (top)korfbaluitstraling. Hiervoor worden elders vereisten benoemd. 3. De wedstrijden staan centraal tijdens het evenement. Verder heeft het evenement uitstraling naar andere betrokkenen binnen het korfbal en zich bij korfbal betrokken voelende individuen en groepen. 4. Indien het format van het evenement verandert dan wordt het huidige contract opengebroken en vinden nieuwe besprekingen plaats. 5. Zie bijlage voor een uitgebreide opsomming van randvoorwaarden. Media 1. XXX en het KNKV hebben het recht om met betrekking tot het NK Veldkorfbal in eigen opdracht gemaakte foto s en beeldmateriaal vrij van copyright te benutten voor promotionele doeleinden, één en ander met in achtneming van het (individueel) portretrecht van korfballers/sters. 2. XXX en KNKV maken een plan van aanpak op gebied van livestreaming, online audio en video content en overige mediazaken. Promotie / PR 1. XXX ondersteunt het KNKV in het opstellen en uitvoeren van een communicatiepromotieplan met betrekking tot het NK Veldkorfbal. Primaire verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij het KNKV. 2. Het KNKV logo wordt gebruikt op posters, programmaboek en advertenties. 4

5 3. Het ontwerp van een evenementenposter vindt eveneens in goed overleg plaats. Het KNKV is eindverantwoordelijk voor de vaststelling van het logo en de poster. De ontwerp- en drukkosten maken deel uit van de evenementenbegroting en komen voor rekening van XXX als uitvoeringspartner. 4. De publiciteit (extern en intern) is niet conflicterend met KNKV-belangen. 5. De website van het KNKV en eventuele mediapartners word(t)en gebruikt als internet-medium voor promotie van het evenement. 6. Het programmaboekje heeft een A4/ A5 plus formaat met een evenredige verdeling van fullcolour en zwart/wit pagina s, een en ander conform de standaard van het KNKV. De oplage is minimaal 1000 stuks. 7. Het KNKV zal zich inzetten om als intermediair op te treden bij diverse partijen om het korfbal in de desbetreffende regio te versterken en te promoten. 8. KNKV zet haar promotie- en POS materiaal zoveel mogelijk in ten behoeve van de aankleding op de diverse locaties Sponsoring 1. XXX zal het KNKV ondersteunen in het sponsorplan met betrekking tot het NK Veldkorfbal. 2. XXX is verantwoordelijk voor de acquisitie van de sponsors en adverteerders m.u.v. het in lid 4 (zie hieronder) aangegeven gedeelte van de sponsoring waarvoor het KNKV verantwoordelijk is. 3. Sponsors van de finales mogen niet conflicterend zijn met de KNKV-partners. Het KNKV moet bij ondertekening (vooraf) een sponsorlijst overhandigen (toestemming verlenen voor de sponsors van het evenement.) 4. Het KNKV verkrijgt het recht bestaande verplichtingen naar KNKV-partners toe na te komen. Het KNKV reserveert bij De vereniging drie advertentiepagina s in het programmaboek van deze finales. Extra pagina s kunnen worden gekocht tegen betaling van 500 euro per advertentie. 5. Bij een tv-uitzending het NK Veldkorfbal wordt de reclamering, ingevuld door De vereniging. Het KNKV kan alleen dan kosteloos haar verplichtingen tegenover haar bestaande KNKV-sponsoren (maximaal 6 plekken) tv-zijde nakomen. De vereniging bepaalt de plaatsen van deze borden. 6. De vereniging zorgt er voor dat de reclame op en rond het veld in overeenstemming is met de regels van het Commissariaat van de Media. De aanwezige reclame mag een eventuele tv-uitzending niet in de weg staan. 5

6 Toepasselijk recht 1. Op deze Overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing. Het KNKV en XXX zijn gehouden aan de regels die het Commissariaat van de Media en Reclame Code Commissie hebben bepaald. 2. Geschillen die mochten voortvloeien uit deze Overeenkomst of de op basis hiervan gemaakte afspraken, regelingen of contracten, zullen met uitsluiting van de gewone rechten worden beslecht door de arbitragecommissie sportsponsoring NOC*NSF, overeenkomstig de daarvoor geldende regels. Niettemin is in geval van spoedeisendheid de Voorzieningenrechter van de rechtbank te Utrecht in kort geding bevoegd kennis te nemen van het tussen Partijen gerezen geschil. Wijzigingsbepaling Deze Overeenkomst kent XX artikelen; wijzigingen kunnen uitsluitend schriftelijk en voorzien van handtekeningen beide Partijen tot stand worden gebracht. Aldus overeengekomen en in tweevoud getekend te Zeist op XXX. Namens XXX Namens het Koninklijk Nederlands Korfbalverbond XXX Voorzitter Dhr. R.O. Meijer Voorzitter KNKV Aldus.., 2015,

7 BIJLAGE; Randvoorwaarden Technische Zaken Het wedstrijdreglement wordt vastgesteld door het KNKV; Het KNKV is verantwoordelijk voor de aanstelling van scheidsrechters/ assistent scheidsrechters; De speeltijden worden door het KNKV vastgesteld; De vereniging draagt zorg voor deugdelijk sportmateriaal; De vereniging draagt tevens zorg voor deugdelijk reservemateriaal (paal en korf); De vereniging beschikt over een elektronisch scorebord inclusief tijdsaanduiding; Alle wedstrijden dienen op een veldafmeting van 40x20m gespeeld te worden met grondpotten en vaste lijnen. Tevens dient het veld voorzien te zijn van een vrijebalcirkel. Accommodatie eisen: Toeschouwers capaciteit van minimaal mensen. (minimaal 750 zitplaatsen); Het KNKV krijgt de beschikking over 140 ( ) gereserveerde zitplaatsen voor haar relaties; Beschikbaarheid over minimaal 1 kunstgrasveld met verlichting (NOC*NSF goedgekeurd) t.b.v. de finalewedstrijden; Beschikbaarheid van minimaal 8 kleedkamers voor de ploegen in de nabijheid van het speelveld; Beschikbaarheid van 2 kleedkamers voor de scheidsrechters in de nabijheid van het speelveld; Adequate en representatieve hospitality-ruimte voor ontvangst van VIPS; De vereniging draagt zorg voor één of meerdere cameraplatformen (2m hoog) op de daarvoor door het KNKV aangewezen locatie (middenlijn) t.b.v. livestreaming en/of tv-opnames; Ontvangstruimte voor de pers en een adequate werkruimte (inclusief voorzieningen) voor de pers langs het speelveld; Aanwezigheid van minimaal één internet aansluiting voor de KNKV webmasters op een locatie aangrenzend aan het speelveld; Beschikbaarheid van elektriciteitsaansluitingen op een locatie aangrenzend aan het speelveld; Voorzieningen voor ontvangst en catering van het publiek (in verhouding tot de beschikbare toeschouwerscapaciteit); Parkeergelegenheid (in verhouding tot de beschikbare toeschouwerscapaciteit); Het KNKV heeft recht op 30 parkeerkaarten van gereserveerde parkeerplaatsen in de nabijheid van het speelveldencomplex van XXX. Deelnemers / begeleiding / scheidsrechters De deelnemende ploegen hebben recht op 25 consumptiebonnen per ploeg, deze zijn voor rekening van XXX; 7

8 De deelnemende ploegen ontvangen van de KNKV-sponsor AA-Drink 1 doos sportdrank per team; Elke deelnemende ploeg heeft een begeleider, aangesteld door het O.C.; De aangewezen scheidsrechters, assistent scheidsrechters en begeleiders hebben recht op 2 consumptiebonnen per persoon en een lunchpakket, deze kosten zijn voor rekening van XXX; De aangewezen scheidsrechters hebben een begeleider die wordt aangestuurd door het O.C.; De wedstrijdjury wordt aangewezen door het KNKV. Het O.C. zorgt voor de opvang van deze personen; Hostessen zijn aanwezig voor de begeleiding van de genodigden. Medische Zaken Er zijn afspraken gemaakt met een dokter c.q. de eerste hulp van het dichtstbijzijnde ziekenhuis voor het doorsturen bij calamiteiten en er is EHBO aanwezig tijdens het evenement; Er is een ruimte beschikbaar waar een eventuele dopingcontrole kan worden uitgevoerd. Deze ruimte moet voldoen aan de regels die het NeCeDo stelt. Prijzen De toegangsprijzen zijn in overleg met het KNKV vastgesteld. Richtlijn voor de kassaverkoop zal zijn: Volwassenen 7,50 en Jeugd t/m 15 jaar 2,50; Persmensen hebben op vertoon van perskaart gratis toegang; Legitimatiehouders kunnen conform de geldende regels tegen een voorafgaande betaling van de administratiekosten een toegangskaart bij het KNKV bestellen (maximaal 100 kaartjes); Het KNKV krijgt van XXX een hospitalitypakket bestaande uit: 40 VIP-kaarten voor haar bestuur en sponsors 100 tribunekaarten voor haar genodigde commissieleden 3 x 1/1 full colour advertentie voor het programmaboekje Media Het KNKV zal XXX op de hoogte houden over de afspraken die tussen het KNKV en een tv-zendgemachtigde zijn gemaakt over eventuele tv-registratie en tvuitzendingen; Er is voldoende ruimte rondom het veld voor de ring met reclameborden van sponsoren; Er is voldoende ruimte rondom het veld voor eventuele aanwezige TV-camera s; Er is voldoende ruimte voor de eventuele aanwezigheid van een TV-toren achter de hoofdtribune, of een andere soortgelijke oplossing; 8